Mine områder
Hjelp

Opprette og tildele roller til lønningsansvarlig

19-09-2017 12:22 (Sist oppdatert 30-08-2023)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 8607 Visninger
Dette brukertipset er en del av dokumentasjonen "Kom i gang med Payroll". Ønsker du å se alle stegene i oppstartsdokumentasjonen, klikk her.

 

Når firmaet er opprettet, må du sørge for at lønningsansvarlig får de rette rollene. Dersom en eller flere roller mangler, vil tilgangen til de ulike tjenestene ikke fungere som ønskelig.

MERK! skal du opprett et nytt firma så tildel deg understående roller for å unngå problemer.

 

Tildele roller

Gå til Admin | Brukere og roller. Dersom lønningsansvarlig er oppgitt som admin-bruker i bestillingen av Visma.net Payroll, vil brukeren allerede være opprettet og du vil se denne i listen over brukere.  

7.PNG

Hvis lønningsansvarlig er oppført i listen, klikker du på navnet for å komme inn på selve brukeren.

 

Hvis lønningsansvarlig ikke er opprettet som bruker må dette gjøres før du går videre. Klikk på knappen «Legge til bruker ...» øverst til høyre.

2.PNG

 

Fyll inn informasjonen som kreves. Obligatoriske felt er markert med *. Informasjon på bruker.PNG

Gi lønningsansvarlig tilgang til kundeforholdet

Dersom du måtte opprette lønningsansvarlig som bruker, må du også gi tilgang til kundeforholdet. Dersom lønningsansvarlig allerede var opprettet som bruker, kan du gå videre til neste avsnitt. 

 

I feltet «Gi tilgang til…» må du velge hvilket kundeforhold lønningsansvarlig skal ha tilgang til. Siden du allerede har opprettet firmaet ditt, vil du få flere valg i dette feltet hvorav de skilles på firma og kunde. Kunde er det overordnede kundeforholdet, der lisensene er aktivert. Firma er de enkelte firmaene som er opprettet. Lønningsansvarlig skal nå legges til med tilgang til kunde.

legge til for kunde.png

 

Når lønningsansvarlig har fått tilgang til kundeforholdet, må du legge til hvilke roller han/hun skal ha. Dette gjøres på linjen hvor kundenavnet nå er oppført. For å kunne være en adminbruker i systemet, må lønningsansvarlig minimum ha rollen Customer administrator under kolonnen Admin. Lønningsansvarlig skal ikke ha noen andre roller på på kundeforholdet enn de som ligger under kolonnen Admin.

Legg derfor til denne rollen ved å klikke på linjen med kundeforholdet, og videre klikke i feltet for Admin. Klikk på rollene som skal tildeles brukeren, slik at disse markeres med grønt. Ønsker du å fjerne roller igjen, klikk på rollen en gang til slik at den grønne markeringen fjernes. 

3a.PNG 

 

Når du har lagt til alle rollene lønningsansvarlig skal ha for kundeforholdet klikker du et hvilket som helst sted i bildet. Det skal da se slik ut: 4.PNG

Husk og trykk på "Lagre og lukk" for å lagre endringene du har gjort. 

 

Lønningsansvarlig har nå fått tilsendt en mail med beskjed om nye roller for det aktuelle kundeforholdet og firmaet. Dersom lønningsansvarlig ikke tidligere har en Visma.net bruker inneholder også denne mailen beskjed om at brukeren må aktiveres. 

 

Gi lønningsansvarlig tilgang til de ulike tjenestene for firmaet

Du kan nå legge til roller for hvert enkelt firma du tidligere har opprettet. I feltet «Gi tilgang til…» skal du nå velge korrekt firmanavn etterfulgt av "(firma)". Firmaet legger seg som en aktiv linje under kundeforholdet.

legge til for firma.png

 

 

I linjen som har lagt seg til under skal du nå klikke i kolonnene for de ulike tjenestene, og velge en eller flere roller i henhold til listen under. De valgte rollene vil bli markert med grønn farge. Har du ikke mulighet til å velge rollen kan det være at tjenesten ikke er aktivert. 

aktivere roller.png

MERK! En "Viewer" rolle gir bare tilgang til å se, men ikke endre. Lønningsansvarlig skal aldri har "Viewer" rolle. En "User" eller "Manager" rolle tildeles automatisk når en ansatt blir opprettet som bruker eller en leder blir lagt til. Lønningsansvarlig skal ikke tildeles disse rollene. 

 

Når du har lagt til alle roller som kreves, vil bildet se slik ut:

5a.png

 

Klikk på «Lagre og lukk» nederst til høyre for å lagre brukeren.

6.PNG

 

Etter at innstillingene er lagret kan lønningsansvarlig logge seg på Visma.net for å sette opp løsningen videre. Dersom du har tildelt roller til deg selv eller brukeren har vært pålogget mens rollene ble lagt til, må du/brukeren logge ut og inn igjen for å se de ulike tjenestene du har gitt tilgang til. 

 

Lønningsansvarlig må settes opp med følgende roller for firma: 

Tjeneste

Rolle

Beskrivelse

App Store

Integration Administrator

Gir tilgang til Visma App Store. Her finner du firmaer som har ferdige integrasjoner med Visma.net Payroll.

Approval

Absence Approver

Tilgang til å godkjenne fravæsforespørsler

Expense Approver

Tilgang til å godkjenne reiseregninger

System Administrator

Sjekke arbeidsflyt og tilordne dokumenter

Timesheet Approver

Tilgang til å godkjenne timelister

AutoPay

AutoPay Accountant

Kansellere betalinger til kreditorer, se oversikt over betalinger til kreditorer

AutoPay Administrator

Oppsett av bankavtale

AutoPay Approver

Godkjenne/Kansellere betalinger til kreditorer, oversikt over betalinger til kreditorer

AutoPay Payroll Accountant

Kansellere betalinger til ansatte, se oversikt over utbetalinger til ansatte

AutoPay Payroll Approver

Godkjenne/Kansellere utbetalinger til ansatte, oversikt over utbetalinger til ansatte


AutoReport

 

AutoReport User

Kunne sette opp Autoreport og sende skattekort og A-melding.

Calendar

Absence Administrator 

Se en oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere fravær på vegne av den ansatte.

 

Trenger også denne rollen for å godkjenne betaling og sette opp et nytt firma.

Expense

Expense Company Administrator

Se innstillingene til firmaet.

HRM Analytics

Payroll/HR Administrator

Kan se eksisterende rapporter og opprette nye (når muligheten kommer).

Visma.net Employee 

Administrator

Tilgang til å registrere selskapsinnstillinger og ansatte.

 

Visma.net Payroll

Administrator

Tilgang til å fullføre lønnskjøringen i Payroll.

Visma.net Time

Time Administrator 

Se oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere timer på vegne av den ansatte.

 

MERK! Noen av rollene er inkompatibel med hverandre. Setter du på flere roller enn det som er beskrevet over kan det gjøre at du ikke får tilgang til de ulike tjenestene. Dersom lønningsansvarlig skal være bruker av tjenestene Absence, Time og Expense, vil dette opprettes når lønningsansvarlig opprettes som en ansatt senere i oppsettet. Det er altså ikke nødvendig å tildele roller for dette.

 

Tips! Skal brukeren ha samme brukerroller mot flere firmaer (konsern) i samme kundeforhold kan brukeren med fordel knyttes til “Brukergruppe”. Brukeren vil da automatisk få tildelt de brukerroller til alle firmaer som brukergruppen er definert mot.

 

For å gå videre til neste steg i oppsettet, klikker du her.

Relaterte brukertips

Opprette et firma og aktivere tjenester

Rolleoversikt HRM området med tilhørende tjenester

Endre teksten i velkomst/rolle e-post

Gi Visma support eller partner support tilgang til ditt firma i begrenset periode

Brukergrupper, firmagrupper

 

Aktuelt brukertips
Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"