for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.
for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.
Når firmaet er opprettet, må du sørge for at lønningsansvarlig får de rette rollene. Dersom en eller flere roller mangler, vil tilgangen til de ulike tjenestene ikke fungere som ønskelig.
MERK! skal du opprett et nytt firma så tildel deg understående roller for å unngå problemer.
Gå til Admin | Brukere og roller. Dersom lønningsansvarlig er oppgitt som admin-bruker i bestillingen av Visma.net Payroll, vil brukeren allerede være opprettet og du vil se denne i listen over brukere.
Hvis lønningsansvarlig er oppført i listen, klikker du på navnet for å komme inn på selve brukeren.
Hvis lønningsansvarlig ikke er opprettet som bruker må dette gjøres før du går videre. Klikk på knappen «Legge til bruker ...» øverst til høyre.
Fyll inn informasjonen som kreves. Obligatoriske felt er markert med *.
Dersom du måtte opprette lønningsansvarlig som bruker, må du også gi tilgang til kundeforholdet. Dersom lønningsansvarlig allerede var opprettet som bruker, kan du gå videre til neste avsnitt.
I feltet «Gi tilgang til…» må du velge hvilket kundeforhold lønningsansvarlig skal ha tilgang til. Siden du allerede har opprettet firmaet ditt, vil du få flere valg i dette feltet hvorav de skilles på firma og kunde. Kunde er det overordnede kundeforholdet, der lisensene er aktivert. Firma er de enkelte firmaene som er opprettet. Lønningsansvarlig skal nå legges til med tilgang til kunde.
Når lønningsansvarlig har fått tilgang til kundeforholdet, må du legge til hvilke roller han/hun skal ha. Dette gjøres på linjen hvor kundenavnet nå er oppført. For å kunne være en adminbruker i systemet, må lønningsansvarlig minimum ha rollen Customer administrator under kolonnen Admin. Lønningsansvarlig skal ikke ha noen andre roller på på kundeforholdet enn de som ligger under kolonnen Admin.
Legg derfor til denne rollen ved å klikke på linjen med kundeforholdet, og videre klikke i feltet for Admin. Klikk på rollene som skal tildeles brukeren, slik at disse markeres med grønt. Ønsker du å fjerne roller igjen, klikk på rollen en gang til slik at den grønne markeringen fjernes.
Når du har lagt til alle rollene lønningsansvarlig skal ha for kundeforholdet klikker du et hvilket som helst sted i bildet. Det skal da se slik ut:
Husk og trykk på "Lagre og lukk" for å lagre endringene du har gjort.
Lønningsansvarlig har nå fått tilsendt en mail med beskjed om nye roller for det aktuelle kundeforholdet og firmaet. Dersom lønningsansvarlig ikke tidligere har en Visma.net bruker inneholder også denne mailen beskjed om at brukeren må aktiveres.
Du kan nå legge til roller for hvert enkelt firma du tidligere har opprettet. I feltet «Gi tilgang til…» skal du nå velge korrekt firmanavn etterfulgt av "(firma)". Firmaet legger seg som en aktiv linje under kundeforholdet.
I linjen som har lagt seg til under skal du nå klikke i kolonnene for de ulike tjenestene, og velge en eller flere roller i henhold til listen under. De valgte rollene vil bli markert med grønn farge. Har du ikke mulighet til å velge rollen kan det være at tjenesten ikke er aktivert.
MERK! En "Viewer" rolle gir bare tilgang til å se, men ikke endre. Lønningsansvarlig skal aldri har "Viewer" rolle. En "User" eller "Manager" rolle tildeles automatisk når en ansatt blir opprettet som bruker eller en leder blir lagt til. Lønningsansvarlig skal ikke tildeles disse rollene.
Når du har lagt til alle roller som kreves, vil bildet se slik ut:
Klikk på «Lagre og lukk» nederst til høyre for å lagre brukeren.
Etter at innstillingene er lagret kan lønningsansvarlig logge seg på Visma.net for å sette opp løsningen videre. Dersom du har tildelt roller til deg selv eller brukeren har vært pålogget mens rollene ble lagt til, må du/brukeren logge ut og inn igjen for å se de ulike tjenestene du har gitt tilgang til.
Lønningsansvarlig må settes opp med følgende roller for firma:
Tjeneste |
Rolle |
Beskrivelse |
App Store |
Integration Administrator |
Gir tilgang til Visma App Store. Her finner du firmaer som har ferdige integrasjoner med Visma.net Payroll. |
Approval |
Absence Approver |
Tilgang til å godkjenne fravæsforespørsler |
Expense Approver |
Tilgang til å godkjenne reiseregninger |
|
System Administrator |
Sjekke arbeidsflyt og tilordne dokumenter |
|
Timesheet Approver |
Tilgang til å godkjenne timelister |
|
AutoPay |
AutoPay Accountant |
Kansellere betalinger til kreditorer, se oversikt over betalinger til kreditorer |
AutoPay Administrator |
Oppsett av bankavtale |
|
AutoPay Approver |
Godkjenne/Kansellere betalinger til kreditorer, oversikt over betalinger til kreditorer |
|
AutoPay Payroll Accountant |
Kansellere betalinger til ansatte, se oversikt over utbetalinger til ansatte |
|
AutoPay Payroll Approver |
Godkjenne/Kansellere utbetalinger til ansatte, oversikt over utbetalinger til ansatte |
|
AutoReport
|
AutoReport User |
Kunne sette opp Autoreport og sende skattekort og A-melding. |
Calendar |
Absence Administrator |
Se en oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere fravær på vegne av den ansatte.
Trenger også denne rollen for å godkjenne betaling og sette opp et nytt firma. |
Expense |
Expense Company Administrator |
Se innstillingene til firmaet. |
HRM Analytics |
Payroll/HR Administrator |
Kan se eksisterende rapporter og opprette nye (når muligheten kommer). |
Visma.net Employee |
Administrator |
Tilgang til å registrere selskapsinnstillinger og ansatte.
|
Visma.net Payroll |
Administrator |
Tilgang til å fullføre lønnskjøringen i Payroll. |
Visma.net Time |
Time Administrator |
Se oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere timer på vegne av den ansatte. |
MERK! Noen av rollene er inkompatibel med hverandre. Setter du på flere roller enn det som er beskrevet over kan det gjøre at du ikke får tilgang til de ulike tjenestene. Dersom lønningsansvarlig skal være bruker av tjenestene Absence, Time og Expense, vil dette opprettes når lønningsansvarlig opprettes som en ansatt senere i oppsettet. Det er altså ikke nødvendig å tildele roller for dette.
Tips! Skal brukeren ha samme brukerroller mot flere firmaer (konsern) i samme kundeforhold kan brukeren med fordel knyttes til “Brukergruppe”. Brukeren vil da automatisk få tildelt de brukerroller til alle firmaer som brukergruppen er definert mot.
For å gå videre til neste steg i oppsettet, klikker du her.
Opprette et firma og aktivere tjenester
Rolleoversikt HRM området med tilhørende tjenester
Endre teksten i velkomst/rolle e-post
Gi Visma support eller partner support tilgang til ditt firma i begrenset periode
Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer
Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer
Karenlyst allé 56
0277 Oslo, Norge
Email: kundesenteret@visma.comCopyright © 2022 Visma.com. All rights reserved.