Meerdere bijlagen mogelijk bij declaraties

[Anonymous]

In de meeste gevallen is 1 bijlage per declaratie prima, maar er zijn situaties waarbij het wenselijk is als er 2 of meer bijlagen kunnen worden toegevoegd. Denk hierbij aan een factuur en een afschrift als betaalbewijs voor de factuur. Voor papieren afschriften is dit vaak nog wel op 1 foto te vangen, al komt het de leesbaarheid niet ten goede. Voor digitale afschriften is dit soms niet mogelijk.

Daarom heb ik de wens om een bepert aantal bijlagen toe te staan. Dit is dan per kostensoort/categorie configurabel waarbij je aan kan geven hoeveel bijlagen er maximaal mogelijk zijn bij die categorie. Dit kan middels een schuifknop of er meerdere bijlagen mogelijk zijn, en zo ja hoeveel; of door rechtstreeks het maximumaantal uit te vragen, wat standaard op 1 staat.

[Bastiaan Friederichs]

Hi @Anonymous,

Bedankt voor de informatie, zijn er voorbeelden te geven van veel voorkomende onkostendeclaraties?
(waarbij dus 1 betaling meerdere bewijsstukken vereist)

Ik heb het voorbeeld gezien van een "Beeldschermbril" waar men naast het betalingsbewijs ook een bewijs van de opticien vereist (of arboarts), maar heb geen verder onderzoek gedaan.

[marjavanderkolk]

Hi ook wij werken met 2 verplichte bijlagen nu nog in HRSS maar in de toekomst ook met de app. Zowel de factuur als het betalingsbewijs dienen geupload te worden. Gr. Marja 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Ook hier bij ons hebben we vaak 2 bewijzen nodig.  Een factuur o.i.d. geeft niet altijd aan of er ook daadwerkelijk betaald is. Daarom vragen wij ook nog om een betaalbewijs.

[Anonymous]

Het voorbeeld waar ik aan dacht is dat van studiekosten en/of studieboeken. De factuur en het betaalbewijs staan daar vaak los van elkaar. Studieboeken kunnen ook via bol.com worden besteld, waarbij slechts een afschrift niet duidelijk maakt of het gaat om studiematerialen of een nieuwe headset. Als niet direct is afgerekend staat op een factuur dan nog geen bewijs van betaling, en heb je twee bijlagen nodig om dit te bewijzen.

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, wij willen ook graag meerdere bijlagen kunnen toevoegen aan declaraties. Hierbij gaat het om beroepsregistratie(SKJ/BIG) en studiekosten waarin het belangrijk is om zowel de factuur en het betalingsbewijs toe te laten voegen. Bij beroepsregistratie SKJ vragen wij ook om een kopie van het pasje, dus dan gaat het zelfs om 3 bijlagen.

Kan dit idee alsnog toegevoegd worden in de App?

[W Andriessen]

Ook wij zouden het wenselijk vinden als er meerdere bijlagen toegevoegd kunnen worden in de app. O.a. omdat wij tunnelvergoeding aan medewerkers betalen. Zij hebben een digitale specificatie van de factuur en de bijbehorende ritten door de tunnel. Deze specificatie bestaat uit een paar bladen. Doordat er slechts 1 bijlage/blad toegevoegd kan worden, missen we altijd informatie. Je kunt niet controleren of alle ritten werkgerelateerd waren, of ze niet dubbel gedeclareerd worden en indien het 1e blad wordt toegevoegd, mis je ook het totaalbedrag van de factuur.

[WL Janneke Slabbers]

@Bastiaan Friederichs  ook wij hebben deze wens, kan je aangeven of dit opgepakt gaat worden door VismaRaet!?

[Raymond_de_Rozario]

Hierbij enkele voorbeelden

Declaratie vakbondscontributie: Bewijs dat je lid bent van een vakbond, en bankafschrift

Declaratie studieboeken: Bewijs van bestelling (bijv. screenshot Bol.com) en bankafschrift

Declaratie collegegeld: bewijs van inschrijving studiejaar (studielink .nl o.i.d.) en bankafschrift

BIG registratie...

[Denise Kurth]

Ook wij zouden het wenselijk vinden om meerdere bijlages toe te voegen bij een declaratie in de app.

Voorbeeld:

Reiskosten OV woon-werk meerdere bijlages: bewijs van betaling (bankafschrift) en de factuur. 

[Sermin]

Wat ik graag zou willen weten is waarom er een beperking is tot 1 bijlage.

Je kunt niet altijd van te voren inschatten hoeveel bijlagen er bij een declaratie kunnen/moeten zitten.

Uploaden van een bijlage is verplicht in alle gevallen. Laat de medewerker aangeven hoeveel bijlagen hij wilt uploaden en beperk het in ieder geval niet.

[Raymond_de_Rozario]

Ik zou heel graag de aandacht willen vragen voor dit idee. Zoals meerdere mensen hier aangeven is het belang van meerdere bijlagen voor processen. Het is  voor mij in ieder geval niet duidelijk waarom een gewild idee als dit de status "niet ingepland" heeft gekregen. Op dit moment staat de Kudo teller op 27, maar dat kunnen we vast wel omhoog krijgen. Misschien dat anderen nog meer voorbeelden kunnen opnoemen, waarbij het verplicht is.

[Bastiaan Friederichs]

@Raymond_de_Rozario de status "niet ingepland" betekent dat ik nu (en toen) nog geen concreet plan heb om meerdere bijlagen te ondersteunen.

Op dit moment werkt mijn team aan Verlof als onderdeel van de Youforce app (en desktop) en zelfs dat moeten we even pauzeren om wat aanpassingen te doen voor de "Werkgebonden personenmobiliteit".

We doen ons best om de community goed te volgen en antwoorden te geven als dat kan. Ik hoop tegen het eind van dit jaar weer een aantal ideeen op te nemen in de planning.

[Raymond_de_Rozario]

@Bastiaan Friederichs ik heb volledig begrip dat jullie aanpassingen moeten doen aan de "werkgebonden personenmobiliteit", aangezien dit wettelijk wordt opgelegd. Ik hoop alleen dat jullie ook rekening houden met de wensen (voor ons verplichtingen) van de klanten (stakeholders) bij het maken van die planning. 

[Ilona Meurs]

Ook wij zouden het wenselijk vinden om meerdere bijlages toe te voegen bij een declaratie in de app. Dit is voor ons belangrijk punt voor de live gang van de Declaratie app. @Bastiaan Friederichs Wij hopen daarom dat er voor 1 december 2023 een oplossing komt.

Medewerkers moeten nu in Selfservice de factuur en betalingsbewijs indienen en dat kan nu niet in de app. We willen ook niet dat het voor de medewerkers veel moeilijker wordt om een declaraties in te dienen via de app, omdat ze eerst twee bijlagen moeten gaan samenvoegen voordat ze de declaratie kunnen indienen.

Hoe gaan andere werkgevers hier mee om?

[Sandra11]

Bij AFAS kan je via een app wel meerdere bijlage toevoegen.

De eerste simpele declaratie gemaakt voor de app maar nemen het niet in gebruik om deze reden.

Erg jammer.

[Bastiaan Friederichs]

@Ilona Meurs om de verwachtingen duidelijk te maken; dit jaar (2023) zullen we geen uitbreiding naar meerdere bijlagen implementeren. 

We gaan eerst verder werken aan een item op onze roadmap; Verlof.

Daarna zullen we zeker de declaratiemodule uitbreiden met onder andere ideeen van de community.
Ik had in een ander idee al toegezegd dat ik - voordat we gaan implementeren - jullie hulp ga vragen om een aantal goede ideeen te prioriteren.

[ArianneB]

Ook voor ons is het een prio dat er meerdere bijlagen toegevoegd kunnen worden.

Zowel een bon/factuur als betaalbewijs moet geüpload worden.

Dit gaat voor werknemers echt een ding worden als ze moeite moeten gaan doen om er 1 document van te maken.

Zou toch wel heel fijn zijn als dit zsm geregeld gaat worden.

[Lonneke M]

Dit heeft prioriteit. Ook wij vragen meerdere bewijzen. Handig een app om je declaraties in te dienen, maar om het bewijs toe te voegen moet je eerst je laptop/computer openen om van al je bewijzen één document te maken. Hoe onhandig is dat! Dit kan niet de bedoeling zijn. Voor ons is dit een reden om geen gebruik te maken van de mogelijkheid om te declareren via de App. Dat is echt zonde...

[marjavanderkolk]

Wij vinden het ook heel handig als je een bijlage bij de app kunt invoeren mbt OV Kosten 

Nu staat er al 1 onder onkosten  voor dienstreizen maar voor woon-werk kan dit weer niet omdat er via de km declaraties een max te vergoeden aan km's moet worden ingesteld en dat kan niet onder onkosten. 

Dus ja ook voor onze organisatie zou dit heel handig zijn.

[shabnambechan]

Voor wat het waard is, ook wij hebben behoefte aan meerdere bijlagen. Voor dezelfde reden als hierboven al omschreven wordt.

[Raymond_de_Rozario]

Goedemorgen @Harro Bleijenberg.,

Nogmaals bedankt voor de presentatie van afgelopen dinsdag tijdens het Inspire event. Je gaf aan dat niets ons mag weerhouden om de applicatie te gebruiken. Daar gaf ik ook al aan dat op dit moment wij alleen de app kunnen gaan inzetten voor inzage in de loonstrookjes, PDOL documenten,  en het wijzigen van adres/bereikbaarheidsgegevens omdat de app niet meerdere bijlages ondersteund. Wanneer je hierboven kijkt zijn er meerdere bedrijven/instanties/organisaties die hierop met smart zitten te wachten. Ik hoop van harte dat jij je belofte waar kan maken en meerdere bijlages hoog op de prioriteitenlijst gaat zetten.

Met vriendelijke groeten,

Raymond de Rozario

[Bastiaan Friederichs]

Voor de kerst heb ik @Raymond_de_Rozario  gesproken over dit idee. Bedankt daar voor!

Hij heeft nogmaals het belang benadrukt en diverse voorbeelden genoemd zoals een bewijs van inschrijving voor de Vakbondscontributie, een factuur en betaalbewijs voor boeken, etc.

Op mijn beurt heb ik toegelicht dat we momenteel werken aan het ontsluiten van verlof in de Youforce app (en Mijn Youforce) en dat we daar eerst concrete stappen in willen maken voordat we verbeteringen doorvoeren in de declaratiemodule.

Ook heb ik aangegeven dat ik later dit jaar (na Q1 verwacht ik) een top 10 aan ideeen zal publiceren en "de community" te vragen om te helpen prioriteren.

Dit idee zal ongetwijfeld in de top 3 eindigen en we doen ons best om daar zo snel mogelijk aan toe te komen.

[oscarwolbrink]

extra toevoeging: wij hebben bijv. ICT middelen voor thuiswerken, beeldscherm, muis, toetsenbord met een max van € 250,- 1 x per 5 jaar. Dit kunnen meerdere facturen zijn

[Evelien]

Is er misschien al bekend wanneer dit ongeveer gerealiseerd zou kunnen worden? 

[oscarwolbrink]

@Bastiaan Friederichs 
Al enig idee wanneer dit op de agenda komt?

[oscarwolbrink]

In de declaratie app is het nu mogelijk om meerdere bijlage toe te voegen.

Is het nu dan ook mogelijk bij de onkosten declaraties?

Uploaden en declareren Verklaring Omtrent Gedrag - Visma Community

[Raymond_de_Rozario]

Hoi @oscarwolbrink heb ik het officiële bericht gemist, of ben je hier zelf achter gekomen? Dit biedt echt mogelijkheden.

[Remco te Ronde]

Hoi @Raymond_de_Rozario,

Inderdaad het voorbeeld gedeeld door @oscarwolbrink gaat in dit voor geval over het aanleveren van de 'Verklaring Omtrent Gedrag' (VOG). Dat is de essentie van het proces, het vergoeden van de kosten aan de werknemer is ''bijzaak''.

We zien meerdere vergelijkbare processen. In het artikel benoemen we:

• ‘Uploaden diploma of certificaat’
• ‘Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app’

De VOG en deze processen hebben de veelal de volgende overeenkomsten:

• Er moet een document naar het Personeelsdossier
• Je wil data registeren in HR Core Beaufort (b.v. om te rapporteren/signaleren op geldigheid VOG)
• Invoer door medewerker is simpel & gestandaardiseerd (Past op één scherm in van Youforce app)
  
• Flexibiliteit in proces is voor organisaties die met Youforce werken een must (b.v. omdat bij de ene organisatie de manager een rol heeft in de VOG of organisaties zelf willen bepalen of een VOG voor de persoon of dienstverband geldt)
  
• Het volume van het proces is hoog. Bijvoorbeeld zowel 'diploma', 'werkgeversverklaring' & 'VOG' zijn processen die organisaties vandaag de dag veel gebruiken in Self Service.

Dus inderdaad super fijn om te horen dat jullie beiden enthousiast zijn over de nieuwe mogelijkheden voor de VOG. Maar weet dat het door Visma|Raet wordt gezien als een proces gerelateerd aan 'uploaden & aanvragen', waar toevallig ook kosten mee worden vergoed. Het is dus geen uitbreiding binnen de huidige 'declaratie onkosten'.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Remco te Ronde 

Het is inderdaad een mooi proces. En de 2 processen die je noemt zijn ook veelgebruikte processen.

Maar declaraties wordt nog heel veel vaker gebruikt dan deze processen. Dit idee wat nog niet is ontwikkelt houdt veel bedrijven tegen om gebruik te gaan maken van de declaratie onkosten module.

Ik zou willen adviseren om toch wat meer prioriteit aan dit idee te geven dan aan de uploaden een aanvragen module.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Bas Menken - Gemeente Leiden, 

Heldere en terechte feedback. En vanuit mijn eigen historie als beheerder van Youforce snap ik jouw mening heel goed. Toch zal ik proberen met onderstaande reactie proberen om toe te lichten dat het helaas net iets complexer is.

In basis is de Youforce App een ''schil''. Als je op een van de functionaliteiten klikt kom je in een webview van dat onderdeel met specifieke functionaliteiten. Bijvoorbeeld in Mijn dossier. Elke van die functionaliteiten hebben een team met eigen ontwikkelaars en Product Owners.

Op die manier zijn we gestart met 'Mijn dossier', 'Declaraties', 'Gewerkte dagen' en 'Profiel'. De de loop van de jaren zijn 'Verzuim', 'Vervanging' en 'Salaris berekenen' daar aan toegevoegd. En ook in de toekomst komen er uitbreidingen met 'Verlof' en 'Flex Benefits'.

Mijn team is verantwoordelijk voor 'Vervanging' en 'Profiel'. Vanuit 'Profiel' hebben we het proces 'adres wijziging'. Daarmee hebben we de kennis en exerptise om dit soort processen te koppelen aan Self Service. Hetgeen we dus ook doen voor 'VOG', 'Diploma' en 'Werkgeversverklaring'.

Het team van mijn collega Bastiaan is verantwoordelijk voor 'Gewerkte dagen', 'Declaraties' en 'Verlof'. Waarbij op dit moment veel organisaties erg blij worden zodra 'verlof' ook beschikbaar komt in de App.

En dan de complexiteit. Je kunt software ontwikkelen best goed vergelijken met veel werkzaamheden binnen jouw eigen organisatie. Mogelijk speelt er bij jouw organisatie een groot project op de Salarisadminstie. Wellicht kan iemand van de Financiele Administratie best even helpen, maar ondanks dat beide iets met cijfers te maken hebben is het een unieke expertise.

Of stel jij wil als beheerder van Youforce een volledig nieuw indienst proces realiseren. De applicatiebeheerder van bijvoorbeeld het zaak-systeem is vast bereid om je te helpen, maar mist de unieke expertise die jij zelf hebt over HR en Youforce. Ditzelfde principe geldt bij onze software ontwikkelaars. Rouleren/verschuiven binnen teams is niet eenvoudig.

Hopelijk geeft dit iets meer achtergrondinformatie. En wellicht nog leuk om postitief af te sluiten. De ontwikkelingen rondom 'VOG', 'Diploma' of 'Werkgeversverklaring' zijn volledig afkomstig uit ideeen van beheerders van Youforce. Die ideeen hebben óók veel stemmen/kudo's gekregen. Dus daar gaan we ook veel mensen blij maken.

En over het idee rondom 'meerdere bijlage bij onkosten' heeft mijn collega Bastiaan aangegeven 'realisatie waarschijnlijk' ná de introductie van verlof inclusief de toelichting:

''Ook heb ik aangegeven dat ik later dit jaar (na Q1 verwacht ik) een top 10 aan ideeen zal publiceren en "de community" te vragen om te helpen prioriteren. Dit idee zal ongetwijfeld in de top 3 eindigen en we doen ons best om daar zo snel mogelijk aan toe te komen.''

We zullen dus zeer zeker opvolging geven aan dit idee.

[Frankhan1]

Goedemiddag,

Is er ondertussen toevallig al meer bekend over wanneer dit gerealiseerd zal worden?

[Evelienvv]

Ben ook heel benieuwd! Het gaat vaak fout bij aanleveren van bewijs van betaling en factuur bij de onkosten declaratie.

[MarvinTergooi]

Wat is hiervan de status? Het verbaast me dat dit al vanaf 2022 open staat eerlijk gezegd. 

Wij zijn pas overgestapt op de app voor declaraties i.v.m. de rapportage verplichting personenmobiliteit (co2 registratie). Precies dit is de reden dat wij enkel maar over zijn naar de app voor kilometerdeclaraties en OV-kosten. De rest blijven we via Self Service doen (wat we liever niet doen overigens). Meerdere bijlagen per declaratie (betalingsbewijs + factuur) zijn een vereiste voor de andere soorten declaraties. De leidinggevenden en de salarisadministratie moeten immers kunnen controleren of het bedrag klopt én of het daadwerkelijk de medewerker is die betaalt heeft. Medewerkers vragen om meerdere PDF documenten samen te voegen is geen realistische optie, dan gaat de app z'n doel voorbij.

Simpel voorbeeld: medewerker koopt een koptelefoon voor thuiswerken en mag dit declareren. Medewerker koop dit bij bol.com. Enkel een bankafschrift waar alleen maar bol.com staat, zonder vermelding van het gekochte product, is natuurlijk niet voldoende. Enkel een factuur van bol.com is ook niet volgende, hoe weten we dat dit niet voor de buurjongen is gekocht? Een combinatie van beide bijlagen zijn dus noodzakelijk. Enkel zo kan er gecontroleerd worden wat het product is, of dat gedeclareerd mag worden, of het bedrag klopt, en of het de medewerker is die de betaling heeft gedaan.

[Marin ZHGA]

Ben ik ook benieuwd naar. Minimaal 2 bijlagen is voor ons erg wenselijk omdat wij ook én een factuur én een betaalbewijs vragen.

[Marcel Bouman]

Ik heb dit recent nog met de collega's van de SA overlegd. Een gespecificeerde bon/factuur (liefst op naam) is voor hen noodzakelijk om te kunnen uitbetalen, een betaalbewijs hiervan niet. Als meerdere bijlagen in de app aangeboden gaan worden is het voor ons dus een vereiste om de optie hebben deze tweede (of meerdere) bijlage als 'niet verplicht' te kunnen instellen.

[MarvinTergooi]

@Marcel Bouman goede toevoeging over een tweede bijlage verplicht stellen. Een tweede bijlage is niet in alle gevallen verplicht. Bij een traditioneel bonnetje bijvoorbeeld niet (dan heb je factuur en betalingsbewijs in één document), maar bij een factuur en los betalingsbewijs is een tweede bijlage wel nodig.

Het zou fijn zijn als we als beheerder per declaratie kunnen inrichten welke velden we verplicht stellen. Of in ieder geval welke bijlagen.

[Paul Wevers - Ikazia]

Kan er iets aangegeven worden of dit idee gerealiseerd gaat worden en op welke termijn?

Wij hebben hier net de nieuwe declaratiemodule uitgerold en krijgen van uit de interne auditor de vraag waarom er geen betaalbewijzen bij zitten. De medewerker voegt nu alleen de factuur toe.

[Bastiaan Friederichs]

Dit idee (het ondersteunen van meerdere bijlagen) gaan we zeker realiseren. Een termijn kan ik niet noemen.

[ArianneB]

@Paul Wevers - Ikazia wij laten werknemers meerdere bijlagen samenvoegen in één document.

Absoluut geen wenselijke situatie, maar we moeten wat als work around.

Mss is het voor jullie ook iets voorlopig.

PDF samenvoegen - Gratis PDF-bestanden combineren online (smallpdf.com)