Kennisbank Visma.net HRM

Product development op basis van gebruikerservaring Customer Effort Score (CES)  Heb je weleens de vraag voorbij zien komen: ‘Hoe makkelijk was het voor jou om deze declaratie in te voeren?’ Misschien vraag je je af waarom we deze vraag stellen? Dit doen we omdat we graag de gebruikerservaring van de producten Visma.net HRM en Visma.net Payroll willen verbeteren. Wanneer je reageert op de vraag door een score tussen de 1-7 te geven en eventueel een opmerking achter te laten, zijn wij daar enorm mee geholpen. We nemen de feedback serieus en zijn heel blij dat we deze krijgen van onze directe gebruikers. We lezen alle opmerkingen, analyseren dit en gebruiken dit als richting voor onze verdere ontwikkelingen. Dit doen we in combinatie met de andere tools waar we feedback op ontvangen zoals de pNPS (De vraag in hoeverre je het product zou aanraden aan anderen), ideeen op de community en support cases.   Wat de CES anders maakt ten opzichte van de andere feedback tools is dat de feedback gericht is op 1 onderdeel in het systeem. Daar kunnen we vervolgens gericht op acteren. Hierbij een voorbeeld hoe de CES heeft gewerkt voor declaraties in Visma.net HRM.   CES als basis voor declaratie verbeteringen We weten dat declaraties een van de belangrijkste en meest gebruikte modules is in Visma.net HRM. Dit jaar hebben we daarom besloten dat we hier op een efficiënte en snelle manier enkele verbeteringen aan wilden brengen. We hebben in ongeveer een half jaar tijd 3 CES enquêtes uitgezet op deze module. Eerst hebben we de gebruikerservaring voor Smartscan voor het scannen van bijlage gevraagd, daarna het nieuwe declaratie overzicht en vervolgens het indienen van een declaratie. Elke enquête gaf ons nieuwe inzichten voor volgende verbeteringen, die zijn geïmplementeerd en vervolgens in een volgende enquête weer gemeten. We hebben inzicht gekregen in wat echt belangrijk is voor onze gebruikers en daar hebben we onze verbeteringen gericht op ingezet.    We kregen veel waardevolle feedback in de opmerkingen. Samen met de gegevens over het gebruik van de module konden we verbeteringen doorvoeren. Zo hebben we de Toevoegen en kopiëren optie beschikbaar gemaakt, de presentatie van foutmeldingen verbeterd en tonen we kort een bevestiging als een declaratieregel succesvol is toegevoegd. Het overzicht is aangepast aan de hand van de layout van de mobiele app en het is gemakkelijker en intuïtiever geworden hoe je kunt indienen. Zonder het inzicht wat de opmerkingen van de CES ons heeft gegeven, was ons niet duidelijk geworden dat hier behoefte aan was.   Deze verbeteringen zijn in korte tijd geïmplementeerd. Via onze gebruikersgegevens kunnen we zien dat de nieuwe functionaliteiten veel worden gebruikt en dat het proces van het indienen van een declaratie nu efficiënter is. Onze eerste CES enquête had een uiteindelijke score van 5.23/7 en de meest recente 5.42/7.   Jouw feedback bevordert innovatie! We begrijpen dat enquêtes soms een beetje vervelend kunnen zijn. Of je nu een nieuwe televisie hebt gekocht of een nieuwe oplader, steeds weer wordt er om jouw gebruikerservaring gevraagd! Maar weet dat jouw feedback ons cruciale inzichten geeft in hoe we de gebruikerservaring voor Visma.net HRM en Payroll kunnen verbeteren. De informatie die we via CES ontvangen, is van onschatbare waarde voor het verbeteren van de gebruikerservaring en het sturen van onze focus. We waarderen de tijd die jullie nemen om feedback te geven enorm en hopen dat jullie dit willen blijven doen, aangezien we oprecht luisteren en actie ondernemen op basis van jullie input.

Verlof Overzicht: Als een werknemer alleen buitengewoon verlof had in zijn arbeidsvoorwaarden, was de optie om verlof aan te vragen niet beschikbaar in de oude verlof interface. In deze versie hebben we de aanvraag optie opnieuw beschikbaar gesteld voor alle medewerkers waarbij dit van toepassing is.

Persoonsgegevens Normuren Wanneer er verschillende tijdvakken (Maand, 4-weken) in gebruik waren binnen dezelfde normuren, kon er een foutmelding bij Werktijden ontstaan.  Dit is nu opgelost. Salaris Overig tabblad Er kon een foutmelding ontstaan wanneer een gebruiker niet was geautoriseerd voor een van de secties op dit tabblad, maar wel voor het tabblad zelf. Ook al zal dat in de praktijk niet voorkomen is dit nu wel verholpen.  Goedkeuren taken In bepaalde gevallen kon een foutmelding naar voren komen bij het goedkeuren van een taak. In de foutmelding stond dat de functienaam niet gevonden kon worden. De oorzaak hiervan is nu opgelost.

Is het je opgevallen dat schermen er de laatste tijd anders uit zijn gaan zien in Visma.net HRM? En vraag je je af waarom deze schermen er anders uitzien en anders werken? We nemen je graag mee in de mooie aanpassingen en verbeteringen die we doorvoeren.   Visma.net HRM is een zeer complete en robuuste applicatie met functionaliteiten die onze gebruikers al meer dan 20 jaar ondersteunen bij hun werkzaamheden. We begrijpen hoe belangrijk gebruiksvriendelijkheid is en willen graag dat het systeem voor iedereen fijn werkt. Of je nu een medewerker bent, manager, HR administrateur of applicatiebeheerder.  Het ontvangen van feedback van onze gebruikers is hierbij cruciaal. We maken daarbij gebruik van verschillende enquetes (CES en pNPS) en de ideeën op de community om te weten waar we zoal in kunnen verbeteren. En we hebben jullie gehoord, luid en duidelijk: Jullie willen een verbeterde en meer moderne gebruikerservaring! We hebben jullie feedback ter harte genomen en hebben daarom nu een scherpe focus op gebruiksvriendelijkheid in Visma.net HRM.   De toekomst van Visma.net HRM vormgeven Wat doen we dan zoal? We vernieuwen de User Interface (UI), bestaande schermen worden waar mogelijk opgeschoond, we voegen meer ruimte toe op paginas zodat het rustiger oogt, groeperen velden en introduceren daarboven kopteksten, maken onderdelen van het scherm inklapbaar en maken prominente knoppen groen. We hebben ook gewerkt aan details in schermen die toch een groot verschil kunnen maken, zoals stappen in een proces intuïtiever maken, verbeterde presentatie van foutmeldingen en het tonen van een pop-up melding wanneer een actie is geslaagd. We hebben aan verschillende schermen benodigde (medewerker)informatie toegevoegd zodat een actie gemakkelijker kan worden afgerond.   Hoe gaan we deze verbeteringen uitleveren? Gezien de omvang van Visma.net HRM hebben we besloten de verbeteringen geleidelijk door te voeren. Dit betekent dat je in verschillende schermen een andere look en feel zult zien dan op schermen die we nog niet hebben aangepast. Maar wees niet bang! Stap voor stap zullen we ook deze schermen aanpakken. We focussen nu op de meest gebruikte schermen van het systeem. De schermen die we al verbeterd hebben zijn onder andere het actie overzicht, declaratieoverzicht en invoerscherm en de verlofkalender en aanvraag.    Jouw stem telt Het goede nieuws is dat we dit niet alleen doen. We werken tijdens dit proces hand in hand samen met jullie, onze fantastische gebruikers. Het is een samenwerking waarbij we samen bepalen hoe de nieuwe look en feel bijdraagt aan een betere gebruikerservaring. En de feedback die jullie hebben gegeven en nog steeds geven helpt daarbij enorm! We nemen contact op om te begrijpen voor welke uitdagingen jullie staan, presenteren potentiële oplossingen tijdens gebruikersbijeenkomsten, testen hoe effectief deze zijn en vragen feedback na de uitlevering via de CES (Customer Effort Score). Door deze feedback in de vorm van talloze opmerkingen zijn wij in staat bij te sturen en te focussen op die onderdelen die voor jullie belangrijk zijn.   Laten we Visma.net HRM blijven verbeteren! Vooruitkijkend is het ons doel om steeds te blijven werken aan verbeteringen in de gebruikersvriendelijkheid in HRM. We pakken belangrijke onderwerpen aan en zorgen ervoor dat het systeem fris, modern en consistent blijft. Ons enthousiasme om jullie gebruikerservaring te verbeteren is niet te stoppen en graag doen we dit samen met jou. Dus, heb je vragen, feedback of wil je deel uitmaken van dit proces neem dan contact op met Gillian.mcgee@visma.com of Marinka.eweg@visma.com.

In de nieuwe layout zie ik per rubriek in het declaratie overzicht maar 2 declaratieregels! Mogelijk heeft dit te maken met de beeldscherminstellingen.   Bovenstaand voorbeeld is de weergave als of de beeldscherm instellingen vanuit Windows, of het zoomlevel van de browser op 150% procent staat.   In onderstaande screenshot is het hele overzicht te zien, zonder scrollbar aan de rechterkant van de pagina. Ook zijn er meer declaraties zichtbaar per groepering.    

Hoe kan ik zien of bij alle medewerkers waarbij dat verplicht is de VOG is toegevoegd? Is er iemand bij ons in de organisatie die op dit moment ingezet kan worden in het thuiszorgteam?   Inzicht in de verplichte documenten en opleidingen. Daar is veel behoefte aan. Want je moet wel snel kunnen zien of alle medewerkers beschikken over de juiste registraties. En ook wil je kunnen zien of er binnenkort wellicht iets verloopt. Daarbij wil je misschien ook de beoordeling kunnen zien.   En wat als je per direct wilt zien of iemand voldoet aan alle verplichte voorwaarden om even in te kunnen vallen in een team? Dan heb je snel inzicht nodig in de behaalde diploma's en verplichte officiële documenten voor die functie waar jij iemand voor zoekt.    Het overzicht ‘Functieprofielanalyse’ kan je daarbij helpen.  Met dit overzicht zijn 2 analyses mogelijk: Vergelijken met de eisen van de huidige functie. Het overzicht geeft het ook aan wanneer een opleiding of officieel document binnenkort verloopt. Vergelijken met de eisen van een andere functie: Met deze analyse kan inzichtelijk worden gemaakt welke werknemers het meest geschikt zijn voor een vacature.   Omdat dit artikel vrij uitgebreid is, is de uitleg toegevoegd als PDF bestand aan dit artikel.

Wil je graag een stuk tekst of 1 woord in een document krijgen, wat niet voor elke medewerker precies hetzelfde is? Maar is het niet mogelijk dit op basis van de samenvoegvelden in het sjabloon te zetten? Er zijn vaak variabelen binnen een brief die niet te vullen zijn met gegevens vanuit Visma.net HRM, omdat deze gewoonweg niet zijn geregistreerd. Dan is de optie invulvelden in Word wellicht de uitkomst!   Hieronder zie je een voorbeeld van een invulveld die in het sjabloon is gebruikt. In Visma.net HRM geef je de tekst in die dan direct in het document komt te staan.      Omdat deze instructie vrij uitgebreid is, kun je deze vinden als bijlage aan dit artikel.

Releasenotes Visma.net HRM v.1.138.13 - 27 mei 2023   Verbeteringen in:  - Persoonsnummer validatie - Actie overzicht performance

Super handig die knoppen op het startscherm! Maar het zijn er zoveel en ik gebruik eigenlijk maar de helft!     Wanneer je de autorisatie hebt voor bepaalde menu’s verschijnt daarvoor automatisch ook een knop op het startscherm. Denk aan: Declaraties, Ziek melden en Taken.  Daarnaast is het mogelijk om bij processen die gemaakt zijn in Persoonsgegevens en Workflow plus een knop aan te maken. Iedereen die het proces mag starten heeft dan de knop automatisch op het startscherm.    Het aantal knoppen kan dan behoorlijk oplopen. En dan is het maar de vraag of ze nog wel zo handig zijn.    Zelf knoppen selecteren Gelukkig kan door een gebruiker zelf worden aangegeven welke knoppen zichtbaar moeten zijn. Zo kan iedereen zelf kiezen welke actie als snelmenu beschikbaar moet zijn. En minder gebruikte acties kunnen dan gewoon via het menu worden opgestart.   Ga hiervoor in de Blauwe balk bovenin naar Mijn Instellingen.   Daar vind je de optie voor zowel Mijn Talent als Talent om daarvan het startscherm in te richten.     Let op: Als een applicatiebeheerder een nieuw proces beschikbaar maakt met een knop op het startscherm, is deze niet automatisch beschikbaar voor gebruikers die zelf het menu hebben samengesteld. De gebruiker moet dan zelf het proces hier selecteren voor het ook op het startscherm beschikbaar is als knop.

Workflow Plus - Openstaande taken bleven in de takenlijst van de gebruiker staan nadat in een beslissingstaak de optie “Taak opnieuw uitvoeren” was geselecteerd. Dit probleem is opgelost.  

Releasenotes Visma.net HRM 1.138.10 20 Mei 2023   Workflow Plus taak Genereren document: Uploaden PDF bestand Het was in een bepaalde situatie niet mogelijk om een PDF document te uploaden terwijl conversie naar PDF wel was toegestaan. Dit probleem is opgelost.  

Ik moet voor de hele maand woon-werk kilometers invullen en alle regels lijken op elkaar, alleen de datum is anders. Moet ik dit nu echt 20 keer veld voor veld invullen? Of misschien heb je 1 maandoverzicht van de NS ontvangen en moet voor elke treinreis een aparte declaratieregel worden aangemaakt. Dan wil je niet voor elke treinreis hetzelfde document opnieuw uploaden.  Toevoegen en kopiëren knop Gelukkig kan dat beter! Sinds 1 april 2023 is de knop Toevoegen en kopiëren beschikbaar.     Daarmee kun je de declaratieregel kopiëren, eventueel de datum aanpassen en ook die toevoegen (en kopiëren).   Het was al mogelijk om een eerder gebruikte route te selecteren. Hiermee hoef je niet elke keer dezelfde adressen in te voeren.  Ook is het mogelijk om vastgelegde routes te kiezen. Een vastgelegde route kan worden toegevoegd door de applicatiebeheerder (Declaraties - Onderhoud - Vaste routes). Bijvoorbeeld als er meerdere vestigingen zijn is het handig die afstanden daartussen vast te leggen. De invoerder hoeft dan alleen nog maar de route te selecteren en het juiste aantal kilometers word direct ingevuld.  

Waar is die werktijdenwijziging nou gebleven die ik vanmorgen heb ingediend? Is dat nieuwe contract nu al aangemaakt voor Sandra? Zou ik dat doen of ging mijn collega die invoeren? Wat voor mutaties heb ik eigenlijk gedaan? En welke salariswijzigingen zijn er gedaan voor Hugo?   Zomaar een aantal vragen die je te binnen kunnen schieten tijdens een drukke werkdag. En dan wil je overzicht. Je wilt gemakkelijk en snel het antwoord op je vraag kunnen krijgen. Daarvoor hebben we het actie overzicht beschikbaar gemaakt.     Heb jij dit overzicht (nog) niet beschikbaar? Vraag dan aan je HR afdeling of je de autorisaties hiervoor kunt krijgen!   Nieuwsgierig naar het actieoverzicht? Lees hieronder snel meer of bekijk de video(s) en ga aan de slag!   Actie overzicht Hier vind je een link naar 2 video’s waarin het actieoverzicht wordt toegelicht.   Het actie overzicht moet makkelijk inzicht komen op de volgende vragen: Welke acties heb ik gedaan? Welke acties zijn gedaan voor werknemer x?   Het overzicht is beschikbaar bij Persoonsgegevens - Overzichten - Actie Overzicht. In de volgende alinea’s beschrijven we hoe het overzicht werkt en wat erop getoond wordt. Zoeken werknemer In het overzicht kan er gezocht worden op een werknemer. Dit is handig als je de vraag beantwoord wilt krijgen: Welke acties zijn er gedaan voor werknemer x? Voorwaarden Je kunt alleen zoeken op werknemers waarvoor je ook autorisatie hebt.  Er moeten minimaal 3 letters worden ingevoerd bij het zoeken. Bij het zoeken op het werknemersnummer moet het volledige nummer worden ingegeven.  Bij de zoekresultaten worden de voornaam, achternaam en het werknemersnummer getoond van de betreffende medewerker. De weergave hangt af van de instelling ‘Schrijfwijze verkorte naam werknemer’ die is ingesteld bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Instellingen.  Bij het ingeven van de zoekopdracht wordt gezocht op voornaam, roepnaam, achternaam en werknemersnummer. In onderstaande voorbeeld wordt gezocht op ‘ann’.       In de uitkomsten komen onder andere Hanny, Anne en Marianne naar voren. Maar ook bijvoorbeeld Tineke van Aalbers - Hettinga. De reden is dan dat zij in haar voornamen de combinatie ‘ann’ heeft.    Actie filter Naast het werknemer zoekscherm is een actie filter opgenomen.   Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor alleen de actie nieuw contract.  Zijn er geen werknemers geselecteerd en staat het filter op actie nieuw contract, dan zullen alle nieuwe contract acties getoond worden van de werknemer waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Ook is het hiermee mogelijk een bepaalde wijziging in beeld te brengen voor een specifieke werknemer.  De vraag is: Welke acties zijn er gedaan in sectie y voor werknemer x? Bijvoorbeeld: Je wilt zien wanneer er roosterwijzigingen zijn gedaan voor werknemer Greet Hendriks. Je selecteert dan eerst de werknemer. Vervolgens kies je bij proces de sectie Werktijden.  Alle acties waarin deze sectie is gewijzigd komen nu naar voren.  Filter knoppen Onder de blauwe balk zijn 5 knoppen beschikbaar.   Wie is betrokken Kies hier wie er betrokken is bij de actie. Mijn acties: acties waarbij de ingelogde gebruiker betrokken is geweest. Dat kan zijn dat deze de actie heeft gestart, maar het kan ook (een van) de goedkeurder(s) zijn.  Alle acties: hierbij worden alle acties getoond, ongeacht of de ingelogde gebruiker hieraan gemuteerd heeft. Voor deze knop is een aparte autorisatie (PAY.31978) beschikbaar. Hierdoor kun je deze knop voor gebruikers al dan niet beschikbaar maken. Status Wordt uitgevoerd: alle acties die op dit moment open staan. Dit kan zijn wacht op goedkeuring, of is nog niet ingediend. Gereed: alle acties die gereed zijn. Dat kan zijn doordat de actie is goedgekeurd, maar ook vervallen en afgekeurde acties worden getoond. Alle statussen: een combinatie van de statussen Wordt uitgevoerd en Gereed.  Resultaten De resultaten die worden weergegeven worden bepaald op basis van de combinatie van de ingestelde filters. Ook gegevens van acties die voor de releasedatum zijn ingevoerd worden weergegeven. Standaard wordt het filter op ‘Mijn Acties’ en ‘Wordt uitgevoerd’ gezet. Je ziet dan alle nog niet afgeronde acties waarbij jij als gebruiker betrokken bent geweest. Daarbij worden de volgende gegevens getoond: Werknemer: Werknemer naam en werknemersnummer Actie: De naam van de actie Status: Status van de actie Gestart op: De datum waarop de actie is gestart Effectief vanaf: De datum waarop de wijziging ingaat Status workflow: Meer informatie over de status van de workflow Bekijk details: Wanneer hierop geklikt wordt komt een pop up naar voren met daarin meer informatie over de wijzigingen die zijn gedaan.  Popup actie Er zijn 3 tabbladen beschikbaar in de popup: Overzicht, Details en Invoernotities. Overzicht Dit tabblad toont algemene informatie over de wijzigingen. Welke secties zijn in de actie aanwezig, wie heeft het voltooid, op welke datum. Hoe lang stond de actie open.    Details De details tonen de volledige historie van de actie. Op veldniveau wordt getoond wie wanneer heeft gewijzigd en wie uiteindelijk heeft goedgekeurd. (zie meer informatie in de releasenotes 1.135.00 bij Historie actie of het tips & tricks artikel)       Invoernotities Hier worden de invoernotities getoond. Hierbij worden eventueel de vragen en antwoorden getoond als de actie vragen in gebruik zijn. (zie voor meer informatie in de releasenotes 1.136.00 bij Actie vragen of het tips en tricks artikel)            

Releasenotes Visma.net HRM 1.138.06 25 April 2023    Een probleem bij het toevoegen van e-mails aan E-Dossier via MS Exchange integratie is met deze update opgelost.

CES Vraag in Declaratiemodule Omdat we graag feedback willen van onze eindgebruikers op de wijzigingen die zijn doorgevoerd in de declaratiemodule, zetten wij tijdelijk een CES (Customer Effort Score) enquetevraag uit. Deze komt naar voren nadat een item is toegevoegd.  De vraag die wordt gesteld is hoe makkelijk het was een declaratie in te voeren. De gebruiker kan een rating geven op een schaal van 1-7.   

Komt dit je bekend voor? Je wil een functie wijziging doorvoeren, maar in plaats van alleen het veld ‘Functie’ komen er veel meer velden naar voren. Wanneer je ook nog de werktijden wil wijzigen, moet er op de volgende stap worden geklikt waar ook weer veel velden zichtbaar zijn, die niet aangepast hoeven te worden.     Maar dit kan ook anders!   Hiervoor kun je een mutatieformulier (laten) maken waarin alleen die velden staan die ook daadwerkelijk gewijzigd moeten worden. En dat ziet er dan zo uit:   Mutatieformulieren Meer weten over het in gebruik nemen en het inrichten van deze mutatieformulieren? Bekijk dan de handleiding of de video! En ga aan de slag!

Releasenotes Visma.net HRM 1.138.05 22 April 2023   Hierin zijn de volgende aanpassingen gedaan: - Loonkostenverdeling in nieuw contract validaties gewijzigd - Bij rooster leeg in nieuw contract werd bij de goedkeuring de vaste uren en werktijdfactor op 0 gezet - Er kon een foutmelding komen in het onderhoudsscherm soorten aanstellingen en acties.    Lees de bijlage voor meer informatie.

Er is een probleem bij het genereren van PDF documenten vanuit de Workflow taken. Het genereren van de PDF liep op onverwachte momenten tegen fouten aan waardoor de taak niet of niet correct wordt uitgevoerd. Er zijn verschillende issues gemeld die hierdoor worden veroorzaakt. In deze update hebben we dit opgelost en zal worden geplaatst op 8 april 2023.  

DUO machtiging OWP gegevens In de release notes van 1 april 2023 (1.138.00) leest u dat DUO een machtiging vereist vanwege de nieuwe manier van aanleveren van de OWP gegevens.  Dit geldt voor de schoolbesturen in Visma.Net HRM. Een aantal klanten in Onderwijs (vooral administratiekantoren) vragen zich af hoe dat zit voor de schoolbesturen die nog in RAET Youforce zitten: Voor de schoolbesturen die nog in RAET Youforce zitten (die dus nog niet zijn gemigreerd) zal door DUO niet gecontroleerd worden op een machtiging. Voor de besturen die nog in Youforce zitten hoeft u dus geen actie te ondernemen.

Releasenotes Visma.net HRM v.1.138.00 1 April 2023