Kennisbank YouServe

Aanlevering salarismutaties en jaarafsluiting 2022   Aanlevering salarismutaties december 2022 (maandverloning): In verband met de feestdagen verzoeken wij u vriendelijk de salarismutaties voor de maand december uiterlijk woensdag 7 december 2022 aan te leveren (let op, geldt niet voor 4 weken verloningen). Mocht u een andere afspraak hebben gemaakt, dan geldt uiteraard die afspraak. Denkt u hierbij ook aan de eventueel verstrekte geschenken bij feestdagen (zie hoofdstuk 2), tantièmes, eindejaarsuitkeringen en à-la-carteregelingen. Als het voor u niet mogelijk is om de salarismutaties op tijd aan te leveren, neem dan tijdig contact op met uw salaristeam.  Salarisbetalingen maand december 2022:   Als u de salarisbetalingen via Equens laat verwerken, let u dan goed op de berichtgevingen van uw  bank over tijdige salarisbetalingen vanwege de feestdagen in de maand december.  Jaarafsluiting 2022, correcties en aanvullingen salarisverwerking: Wanneer u na ontvangst van uw salarisoutput over december 2022 nog correcties en/of aanvullingen constateert, verzoeken wij u deze direct, maar uiterlijk donderdag 5 januari 2023 aan uw salaristeam door te geven.   Geschenken   Geschenken aan werknemers in werkkostenruimte: De waarde van geschenken in natura (incl. BTW) aan actieve werknemers, zoals kerstpakketten of verstrekkingen met een ideële waarde, kunt u als eindheffingsloon onderbrengen in uw werkkostenruimte (WKR).    In de WKR zijn géén voorwaarden gesteld aan de waarden van uw geschenken. Let op, bij overschrijding van uw fiscale vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De totale waarde (incl. BTW) van de geschenken aan uw personeel moet uit uw boekhouding controleerbaar zijn. Een mutatie voor de salarisadministratie is dus niet nodig.    Alleen bij overschrijding van uw fiscale ruimte over 2022 dient u wel een mutatie in te sturen, uiterlijk met uw mutaties van de maand februari 2023. Uw salaristeam kan dan het eindheffingsbedrag in uw loonaangifte opnemen.    Geschenken die u niet onder uw werkkostenruimte brengt, is belastbaar loon:  Als u ervoor kiest om uw geschenken (zoals kerstpakketten) niet in uw werkkostenruimte onder te brengen, dienen de geschenken als ‘loon in natura’ verwerkt te worden bij uw werknemers op de loonstrook.  Uw werknemers betalen hierover dan loonheffingen (verlaging netto loon). Vergeet dan niet om tijdig deze mutaties, samen met uw mutaties voor de maand december 2022, aan uw salaristeam door te geven. Geschenken aan post-actieve werknemers (gepensioneerden): Voor het verstrekken van geschenken aan post-actieve werknemers zoals gepensioneerden, bent u verplicht de waarde (incl. BTW) als eindheffingsloon in uw werkkostenruimte (WKR) onder te brengen en in uw boekhouding zichtbaar te maken.   Geschenken aan overige relaties zonder dienstverband zoals vrijwilligers en zakenrelaties Voor geschenken aan vrijwilligers en zakenrelaties is ook afdracht van eindheffing mogelijk via uw loonaangifte. De waarde van deze geschenken blijven voor uw relaties dan buiten de inkomstenbelasting (IB). Maak dit ook kenbaar aan uw relaties. U kunt dit ook in uw Algemene Voorwaarden vastleggen.     Als het geschenk niet duurder is dan € 136,00 moet 45% eindheffing worden berekend. Als de waarde meer is dan € 136,00 dan past u over de gehele waarde een tarief toe van 75%. Stuurt u tijdig een mutatie in naar uw salaristeam om de totale waarde van deze eindheffing in uw loonaangifte van december 2022 te laten opnemen (Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard). Let op: u mag deze eindheffing alleen toepassen als u hetzelfde geschenk ook aan uw eigen personeel heeft verstrekt. Voor relaties kunt u niet de WKR ruimte gebruiken omdat er géén dienstverband aanwezig is.    Geschenken in geld:  Dit valt niet onder de geschenkenregeling zoals de Belastingdienst voorschrijft. U kunt als werkgever uiteraard uw werknemers een (bruto) geldbedrag schenken. De verstrekte bedragen worden dan gewoon gezien als loon waarover loonheffingen en premies voor de sociale verzekeringen betaald moeten worden. U kunt de loonheffingen en sociale verzekeringspremies ook voor eigen rekening nemen door de waarde van de geschenken in geld te laten bruteren (netto-bruto). Indien van toepassing dient u hiervoor een mutatie in te sturen.   Sinterklaasfeest:    Alleen als u het sinterklaasfeest op de werkplek organiseert kunt u de kosten van het feest en de consumpties van uw werknemers, partners en kinderen onder de nihilwaardering van de WKR brengen. Wordt het sinterklaasfeest ergens anders georganiseerd dan kunt u de waarde van de consumpties en alle andere kosten van het feest onderbrengen in uw WKR ruimte (zie hoofdstuk 2.1 Werkkosten).    Cadeaus: Cadeaus of snoepgoed verstrekt aan de kinderen van uw medewerkers vormen altijd loon, ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt. U kunt de waarde in het economisch verkeer ook weer onderbrengen in uw WKR ruimte. Anders moet u de waarde hiervan belasten bij uw werknemers.   Cadeaus en consumpties voor niet-werknemers: Voor gezinnen van uitzendkrachten en freelancers, kunnen cadeaus en consumpties niet onder de WKR gebracht worden. U kunt als werkgever wel via een eindheffing deze verstrekkingen onbelast laten. Zie hiervoor de informatie bij het onderwerp Geschenken, onderdeel 2.4 op deze pagina.   Jaaropgaven 2022     De jaaropgaven over het jaar 2022 zullen wij aan het eind van de week van 23 januari beschikbaar stellen in het Salarisdossier / naar u opsturen zoals u dat gewend bent. Dit betekent dat uiterlijk 27 januari de jaaropgaven in het Salarisdossier online zijn toegevoegd.   Bij gebruik van het Medewerkerdossier Online kunnen uw medewerkers ook zelf tijdig over hun jaaropgave 2022 beschikken.    Afdrachtverminderingen, Subsidieregeling Praktijkleren en Loonkostensubsidies   Afdrachtverminderingen: U kunt op grond van de Wet Vermindering Afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WVA), gebruik maken van een vermindering van de belasting- en premieafdracht voor verschillende groepen werknemers of voor bepaalde kosten die u maakt. U hoeft dan minder loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing af te dragen dan u hebt aangegeven. U kunt recht hebben op de volgende twee afdrachtverminderingen: Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk Afdrachtvermindering zeevaart Wij adviseren u na te gaan of u optimaal gebruik heeft gemaakt van deze afdrachtverminderingen. In het Handboek Loonheffing in  hoofdstuk 26 treft u alle informatie hierover aan.     Beschikking Whk en Aof premies 2023 Heeft u de ‘Beschikking Whk en Aof’ voor het kalenderjaar 2023 al ontvangen van de Belastingdienst?    Aanleveren beschikking 2023 aan uw salaristeam: Om vanaf 2023 in uw loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij u de nieuwe Whk / Aof beschikking 2023 uiterlijk voor 30 december 2022 aan te leveren.  Hier staat ook beschreven of u kleine  dan wel middelgrote / gorte werkgever bent. Dit bepaald welke premie AOF je als werkgever betaald.   Laat uw salaristeam ook weten als u eigenrisicodrager bent geworden per 1 januari 2023, of juist weer bent teruggegaan naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvangt u ook een beschikking.    Controle van uw beschikking en bezwaar maken: Het is belangrijk dat u de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist. Voor de toegerekende uitkeringslasten kunt u een specificatie instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. U heeft de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.    Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2023. Tegen de hoogte van de sectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.    Overige wijzigingen 2023 Voor het jaar 2023 staan er nog een aantal andere belangrijke zaken in de wacht om aangepast te worden. Half december is de verwachting dat de 2e kamer een besluit zal gaan nemen over een aanpassing in de Netto te vergoeden reiskosten per kilometer en de thuiswerkvergoeding.   De verwachting is dat de netto vergoeding per kilometer van 0,19 naar 0,21 cent gaat.  De verwachting van de thuiswerkvergoeding is dat deze zal stijgen van 2,00 naar 2,15.  Wanneer in 2022 bovenstaande bedragen gebruikt worden in de salarisverwerking zullen we deze bedragen aanpassen naar de nieuwe bedragen die gaan gelden voor 2023. Hier hoeft u niets voor te doen. Alleen als u Bezwaar heeft tegen deze automatische verhoging dan ontvangen wij deze graag van u.   Verlofregistratie 2023 Maakt u gebruik van HR Core Business voor uw verlofregistratie? Wij gaan het jaar 2023 op dinsdag 3 januari en woensdag 4 collectief voor al onze klanten vrijgeven. Het is hiervoor niet meer noodzakelijk om eerst alle verlof mutaties voor 2022 af te ronden, omdat bij het systeem zelf over de jaargrens heen de nieuwe standen gaat bepalen wanneer er nog een verlofaanvraag ingediend wordt over het jaar 2022.   Heeft u wijzigingen in de verlofregeling of andere bijzonderheden dan vragen wij u dit uiterlijk 30 december aan ons aan te leveren zodat wij dit direct aan kunnen passen alvorens we het nieuwe jaar openstellen.   Ook belangrijk is om alle collectieve vrije dagen die binnen u organisatie reeds bekend zijn vast door te voeren over het jaar 2023 alvast door te voeren voor 30 december.   Sluitingstijden rond de komende feestdagen De feestdagen staan weer voor de deur. Maandag 2 januari 2023 is Visma|YouServe gesloten.  

Het einde van het jaar nadert. Dat betekent dat het tijd is om vooruit te kijken naar de jaarafsluiting en de voorbereidingen voor 2025. Om je hierbij te ondersteunen, hebben we alle belangrijke data, deadlines en aandachtspunten gebundeld in onze nieuwsbrief jaarwerk. Aanleveren salarismutaties december 2024 (maandverloning) In verband met de feestdagen verzoeken we je vriendelijk om de salarismutaties voor de maand december uiterlijk vóór vrijdag 6 december aan te leveren (let op: dit geldt niet voor 4 weken verloningen). Zo kunnen we garanderen dat de mutaties op tijd worden verwerkt. Heb je een andere afspraak met je salaristeam? Dan geldt uiteraard deze afspraak. Denk ook aan de eventueel verstrekte geschenken bij feestdagen, tantièmes, eindejaarsuitkeringen en à-la-carte regelingen.  Jaarafsluiting 2024: correcties en aanvullingen salarisverwerking Als je na ontvangst van de salarisoutput over december 2024 nog correcties en/of aanvullingen constateert, verzoeken we je om deze direct, maar uiterlijk vrijdag 3 januari 2025 aan het salaristeam door te geven.   Geschenken Geschenken aan werknemers in de werkkostenregeling De waarde van geschenken in natura (incl. btw) aan actieve werknemers, zoals kerstpakketten of verstrekkingen met een ideële waarde, kun je als eindheffingsloon onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR).    In de WKR zijn geen voorwaarden gesteld aan de waarden van de geschenken. Let op: bij overschrijding van de fiscale vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De totale waarde (incl. btw) van de geschenken aan het personeel moet uit de boekhouding controleerbaar zijn.    Alleen bij overschrijding van de fiscale ruimte over 2024 dien je een mutatie in te sturen, uiterlijk met de mutaties van de maand februari 2025. Het salaristeam kan dan het eindheffingsbedrag opnemen in de loonaangifte.  Geschenken die je niet onder de werkkostenregeling wil laten vallen, zijn belastbaar loon  Kies je ervoor om geschenken (zoals kerstpakketten) niet in de werkkostenregeling onder te brengen, dan dienen de geschenken als ‘loon in natura’ te worden verwerkt. Je werknemers betalen hierover dan loonheffingen (verlaging netto loon). Deze mutatie moet worden doorgegeven met de salarisrun van december. Geschenken aan postactieve (gepensioneerden) werknemers Voor het verstrekken van geschenken aan postactieve werknemers, zoals gepensioneerden, moet de waarde (incl. btw) als eindheffingsloon in de werkkostenregeling (WKR) zijn ondergebracht en moet deze in de boekhouding zichtbaar zijn. Geschenken aan overige relaties zonder dienstverband Voor geschenken aan overige relaties, zoals vrijwilligers en zakenrelaties, is ook afdracht van eindheffing mogelijk via de loonaangifte. De waarde van geschenken blijft voor relaties dan buiten de inkomstenbelasting (IB). Maak dit kenbaar aan je relaties. Je kunt het eventueel vastleggen in je Algemene Voorwaarden.     Als het geschenk niet duurder is dan € 136,00, moet er 45% eindheffing worden berekend. Als de waarde meer is dan € 136,00, dan pas je over de gehele waarde een tarief toe van 75%. Stuur op tijd een mutatie in naar het salaristeam om de totale waarde van deze eindheffing in de loonaangifte van december 2024 te laten opnemen, het bedrag van de eindheffing vermeld je in de rubriek ‘Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard’. Let op: je mag deze eindheffing alleen toepassen als hetzelfde geschenk ook aan het eigen personeel is verstrekt. Voor relaties kun je niet de WKR-ruimte gebruiken omdat er geen dienstverband aanwezig is.  Geschenken in geld  Dit valt niet onder de geschenkenregeling zoals de Belastingdienst voorschrijft. Je kunt als werkgever uiteraard de werknemers een (bruto) geldbedrag schenken. De verstrekte bedragen worden dan gewoon gezien als loon, waarover loonheffingen en premies voor de sociale verzekeringen moeten worden betaald. Je kunt de loonheffingen en sociale verzekeringspremies ook voor eigen rekening nemen, door de waarde van de geschenken in geld te laten bruteren (netto-bruto). Indien van toepassing dien je hiervoor een mutatie in te sturen. Sinterklaasfeest - Consumpties Alleen wanneer je het sinterklaasfeest op de werkplek organiseert, kun je de kosten van het feest en de consumpties van de werknemers, partners en kinderen onder de nihilwaardering van de WKR brengen. Wordt het sinterklaasfeest ergens anders georganiseerd dan kun je de waarde van de consumpties en alle andere kosten van het feest onderbrengen in de WKR- ruimte.    Cadeaus Cadeaus of snoepgoed verstrekt aan de kinderen van de werknemers vormen altijd loon, ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt. Je kunt de waarde in het economisch verkeer ook weer onderbrengen in de WKR-ruimte. Anders dien je de waarde hiervan te belasten bij de werknemers.   Cadeaus en consumpties voor niet-werknemers Voor gezinnen van uitzendkrachten en freelancers, kunnen cadeaus en consumpties niet onder de WKR worden gebracht. Je kunt deze verstrekkingen als werkgever wel via een eindheffing onbelast laten.    Jaaropgaven 2024  Wij stellen de jaaropgaven over het jaar 2024 aan het eind van de week van 27 januari beschikbaar in het Salarisdossier, óf we sturen ze op naar de werknemer, zoals je dit gewend bent. Dit betekent dat uiterlijk 31 januari de jaaropgaven in het Salarisdossier zijn toegevoegd, tenzij een andere datum is afgesproken. Afdrachtverminderingen, Subsidieregeling Praktijkleren en Loonkostensubsidies   Afdrachtverminderingen Je kunt op grond van de Wet Vermindering Afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WvA) gebruik maken van een vermindering van de belasting- en premieafdracht, voor verschillende groepen werknemers of voor bepaalde kosten die je maakt. Je hoeft dan minder loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing af te dragen dan je hebt aangegeven. Je kunt recht hebben op de volgende twee afdrachtverminderingen:  Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk  Afdrachtvermindering zeevaart Wij adviseren je na te gaan of je optimaal gebruik hebt gemaakt van deze afdrachtverminderingen. In het Handboek Loonheffingen 2024 hoofdstuk 26 tref je alle informatie hierover aan.   Beschikking Whk en Aof premies voor 2025 Heb je de ‘Beschikking Whk en Aof’ voor het kalenderjaar 2025 al ontvangen van de Belastingdienst?    Aanleveren beschikking 2025 aan het salaristeam Om vanaf 2025 in de loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken we je de nieuwe Whk / Aof beschikking 2025 uiterlijk vóór vrijdag 27 december 2024 aan te leveren.  Eigenrisicodrager geworden per 1 januari 2025? Of juist weer bent teruggegaan naar de publieke verzekering via UWV? In deze situaties ontvang je ook een beschikking.  Deze staat ook op de beschikking en is ook noodzakelijk voor een juiste premie berekening en aangifte richting de Belastingdienst.   Controle van je beschikking en bezwaar maken Het is belangrijk dat je de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist? Voor de toegerekende uitkeringslasten kun je een ‘specificatie instroomgegevens’ bij de Belastingdienst opvragen. Je hebt de mogelijkheid om binnen 6 weken na de dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.    Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2025. Tegen de hoogte van de sectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.    Tijdspaarfonds Vanaf 2024 is het verplicht om, wanneer daar binnen de cao of het bedrijf sprake van is, door te geven aan de Belastingdienst of er sprake is van een tijdspaarfonds.   Mochten er bij je cao of eigen arbeidsvoorwaarden sprake zijn van een tijdspaarfonds dan moet je salaristeam dit uiterlijk 27 december weten, zodat we dit op tijd kunnen verwerken voor de Loonaangifte van januari 2025. Als we dit niet op tijd doen en de Belastingdienst verwacht dit wel, dan zullen er brieven met een foutcode worden verstuurd.. Dat willen we uiteraard voorkomen. Overige wijzigingen 2025 Voor het jaar 2025 staat er nog een aantal belangrijke zaken in de wacht om aangepast te worden. De Tweede Kamer moet nog een definitief besluit nemen over een aanpassing in de thuiswerkvergoeding.  De verwachting is dat  de thuiswerkvergoeding zal stijgen van € 2,35 naar €2,40  Wanneer in 2024 bovenstaand bedrag gebruikt wordt in de salarisverwerking, zullen we dit bedrag aanpassen naar het nieuwe bedrag dat gaat gelden voor 2025. Hier hoef je niets voor te doen. Alleen als je bezwaar hebt tegen deze automatische verhoging dan ontvangen we dit graag van je.   Verlofregistratie 2025     Maak je gebruik van HR Core Business voor je verlofregistratie? Wij zullen op donderdag 2 januari en vrijdag 3 januari collectief het jaar 2025 vrijgeven voor al onze klanten. Het is niet noodzakelijk om hiervoor alle verlof mutaties uit 2024 af te ronden, omdat het systeem zelf over de jaargrens heen de nieuwe standen bepaalt wanneer er nog een verlofaanvraag wordt ingediend over het jaar 2024.   Heb je wijzigingen in de verlofregeling, collectieve vrije dagen of andere bijzonderheden dan vragen we je om dit uiterlijk vrijdag 27 december 2024 aan ons door te geven. Zo kunnen we dit direct aanpassen voordat we het nieuwe jaar openstellen Salarisbetalingen via Worldline (Equens) Let dan goed op de berichtgeving van de bank over tijdige salarisbetalingen vanwege de feestdagen in de maand december.  Overzicht van alle data en werkzaamheden Nr Actie Actiehouder Datum 1 Mutaties December run Klant uiterlijk 06 december 2 Correcties December run Klant uiterlijk 03 januari 3 Geschenken geen WKR Klant Run december 4 Jaaropgaven 2024 YouServe Week 27-31 januari 5 Beschikking WHK / Eigen risicodrager Klant uiterlijk 27 december 6 Tijdspaarfonds Klant uiterlijk 27 december 7 Verlof ( wijzigingen / coll dagen) Klant uiterlijk 27 december 8 Verlofjaar 2025 openzetten YouServe 2 en 3 januari   Heb je vragen over een van de onderwerpen of heb je hulp nodig? Neem dan gerust contact op met je salaristeam.