Kennisbank YouServe

1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? 2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? 2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat? 2.4 Waarom werkt Visma|raet niet automatisch alle UPi’s bij? 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? 2.6 Wanneer er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? 2.7 Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen (bijvoorbeeld Workday of SAP) of via een workflow HRSS? 3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? 3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? 3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hierarchische laag persoon? 4.2 Wanneer de Wanneer je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig? 4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd? 4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? 4.5 Indien er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld, of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? 1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? Antwoord: Applicaties die integreren met HR Core business, kennen de laag “Persoon”. Applicaties hebben nu complexe logica nodig om een medewerker te vertalen naar een persoon. Om medewerkers te identificeren die dezelfde persoon zijn, is de UPI geïntroduceerd.  UPI  wordt al gebruikt in Self Service, voor het rehire-proces Sinds de mei release wordt dit optioneel geleverd aan het portaal In de (nabije) toekomst is het de Persoonsidentificatie voor: Verzuim 2.0 Employee Experience platform IAM API Generieke API’s 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? Antwoord: De Identity wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker.  Binnen de Youforce omgeving wordt deze specifiek toegepast om een gebruiker te identificeren in het portaal tbv onze Youforce omgeving.  Identity wordt hiermee gebruikt om onderscheid tussen gebruikers te kunnen maken.  De UPI wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon.  De UPI zorgt er voor dat medewerkers geïdentificeerd kunnen worden als 1 persoon. De UPI wordt gebruikt om (gekopieerde) medewerkers (persoon + contract) aan elkaar te koppelen, als dit dezelfde persoon betreft. 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? Antwoord: De uniciteitscheck vindt plaats op basis van de achternaam en geboortedatum van de medewerker. Wanneer de ingevoerde UPI al een keer voorkomt bij iemand met een andere achternaam en geboortedatum, resulteert de invoer in een foutmelding.  2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? De huidige uniciteitscheck op basis van achternaam en geboortedatum kan mogelijk  fout gaan wanneer tweelingen bij hetzelfde bedrijf werken. Welke oplossing wordt hiervoor voorzien? Antwoord: De uniciteitscheck zal uitgebreid worden met een check op BSN, en indien BSN niet aanwezig er gecheckt wordt op achternaam. De verwachte uitlevering van deze functionaliteit staat nu gepland voor oktober.  2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat?  Antwoord: Je kunt dit doen door de UPI bij te werken. Tot de release van september 2020 is het mogelijk dit te doen op het scherm Medewerkers. Na de release van september 2020 dien je hiervoor naar het scherm Wijzigen UPI te gaan.  2.4 Waarom werkt Visma|raet niet automatisch alle UPi’s bij? Antwoord: Veel klanten kennen al een identifier voor personen, of hebben al een mechaniek om identieke medewerkers aan elkaar te koppelen. De identificatie die hiervoor gebruikt wordt kan uitstekend toegepast worden op de UPI. Voor de klanten die niets hebben voorzien is er de mogelijkheid de UPI te laten vullen met de medewerkercode en in de nabije toekomst met een unieke persoonscode. Bestaande medewerkers kunnen worden bijgewerkt door, bijv. via import, het veld bijwerken UPI te importeren. Let er wel op dat hier eventueel dubbele medewerkers in staan. Deze moeten handmatig de UPI van de originele medewerker krijgen.  Zie ook 4.4. 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? Antwoord: Het is niet de bedoeling dat de UPI van een medewerker wijzigt. Het kan echter voorkomen dat een verkeerde UPI gecorrigeerd dient te worden. Hiervoor zal aparte functionaliteit beschikbaar worden gesteld.  2.6 Wanneer er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? Antwoord: Bij deze medewerkers zul je initieel handmatig de UPI moeten vullen. Er zal in de toekomst wel functionaliteit komen om deze UPI’s als voorgestelde waarde op te kunnen halen op basis van het BSN.  2.7 Bij het automatisch genereren van de UPI wordt initieel nog niet gekeken naar bestaande UPI’ s bij dezelfde medewerkers. De UPI moet handmatig gecorrigeerd worden. Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? Antwoord: Initieel zal dit nog via rapportages plaats moeten vinden. Er zal wel in de nabije toekomst aan het terug kunnen geven van een reeds bestaande UPI bij dezelfde BSN als voorgestelde waarde. 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen (bijvoorbeeld Workday of SAP) of via een workflow HRSS? Antwoord: Ja, de uniciteitscheck zal ook plaatsvinden wanneer de UPI via een import wordt ingevoerd, of via HR Self Service.   3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? Antwoord: Alleen voor klanten die zullen on boarden op de generieke IAM API zal de UPI verplicht worden in het Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling. Het portaal zal de UPI gaan gebruiken om unieke personen aan gebruikers te kunnen koppelen.  3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? Antwoord: Je kunt dit controleren door in HR Core Business naar het menu Instellingen > Gegevensuitwisselingen > Raet koppelingen HR te gaan. Wanneer je uit de lijst “Youforce gebruikers uitgebreid selecteert, staat er een vinkje bij Automatische export. Wanneer dit vinkje aangevinkt is, betekent dit dat je reeds gebruik maakt van de Youforce Gebruikers Uitgebreid interface.  3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? Antwoord:  Voor klanten die gebruik maken van één (of meer) van de volgende oplossingen zal het UPI gevuld moeten zijn alvorens te on boarden op de betreffende oplossing: Employee Experience platform IAM API (Public) API’s   Voor andere klanten wordt er met de introductie van de Persoonslaag functionaliteit en gelegenheid geboden om unieke personen te definiëren, en daarmee (gekopieerde) medewerkers als 1 persoon te herkennen. Over de datum waarop dit verplicht wordt zal nog expliciet en tijdig worden gecommuniceerd. 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hierarchische laag persoon? Antwoord: Het voordeel is dat de persoonslaag het koppelen van de persoonsgegevens van de medewerkers ondersteund. Zo kunnen aanpalende systemen, die vaak een eigen logica hebben om medewerkers te kunnen koppelen, in een uitvraag de persoonsgegevens en de onderliggende dienstverbanden, in de vorm van medewerkers ontvangen.  4.2 Wanneer je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig?  Antwoord: We hebben met zorg getracht te voorkomen dat er met iedere persoonsupdate een herberekening zou plaatsvinden. Echter in het geval dat een adreswijziging tussen medewerkers wordt gesynchroniseerd kan het voorkomen dat er een nieuwe reiskostenberekening plaatsvindt. We zullen hier voorafgaand de ingebruikname van het Persoonsniveau over communiceren.  4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd?  Antwoord: De persoonslaag zal eerst geactiveerd worden voor de klanten die gebruik gaan maken van de IAM API’s, gevolgd door andere generieke API’s. Wanneer de persoonslaag breder uitgerold gaat worden, zal dit voor alle klanten beschikbaar worden gesteld. Met het oog op de timing en de eindejaars activiteiten die doorgaans extra druk op HR- en salarisadministratie leggen, wordt er de voorkeur aan gegeven de persoonslaag pas in kwartaal 1 van 2021 voor alle klanten te activeren.  4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? Antwoord: Voordat UPI’s bijgewerkt kunnen worden is het wenselijk om eerst de dubbele medewerkers te herkennen, zodat deze door middel van dezelfde UPI aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Als de medewerkercode 1 op 1 zou worden doorvertaald naar de UPI, dan zou iedere medewerker 1 persoon worden, terwijl je wellicht wil dat een dubbele, (gekopieerde) medewerker aan diezelfde persoon gekoppeld gaat worden.  4.5 Indien er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld, of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? Antwoord: De nieuwste waarde, dus in dit voorbeeld de lege waarde, zal als actuele waarde gelden. In dit specifieke voorbeeld zal de nieuwe lege BSN in het meest extreme geval tot een nieuwe aangifte kunnen leiden van de medewerker met het eerdere dienstverband.  Voordat de conversie naar de Persoonlaag gestart wordt, is het dan ook ten zeerste te adviseren dat de laatste, actuele waardes correct zijn. Verder zullen we blijven investeren in gebruikersvriendelijkheid bij de data-invoer, waarbij ook specifieke vraagstukken rondom het BSN en het synchroniseren hiervan in ogenschouw worden genomen, evenals de wettelijke toepasbaarheid en gebruik van de BSN.  

Bijgevoegde slideset kan handvatten bieden voor het implementeren van een UPI en Personen.  Implementatieplan Persoon.pdf

Hier vindt u de opname van de webinar UPI & Personen