Kennisbank Youforce App

Ja, eventuele notities zijn zichtbaar. Dit is uiteraard afhankelijk van de instellingen binnen Dossier.    

Voor salarisstroken en jaaropgaven geldt dat deze zichtbaar zijn voor de medewerker als deze zijn gepubliceerd.

Wanneer een manager een ziekmelding via de Youforce app doet is er geen reden om deze ook nog eens naar Self Service te sturen. De ziekmelding zal rechtstreeks naar Beaufort gaan. We proberen bij elk proces het aantal betrokken systemen zo laag mogelijk te houden omdat elke integratie tussen systemen, complexiteit en mogelijke problemen met zich mee kan brengen.  

Ja, als je ziek- en herstel melden in de Youforce app beschikbaar maakt voor medewerkers kan je ook nog de huidige Self Service workflows actief houden. Maar de verwachting is dat managers in de Youforce app  (of de desktop schermen) eenvoudiger vinden. Je bepaald dus als organisatie zelf hoe lang de huidige Self Service workflows nog nodig/gewenst zijn.  

Een veel gehoorde opmerking vanuit medewerkers was dat het onduidelijk was wanneer een in Self Service ingediende declaratie zou worden uitbetaald. Ondanks notificaties was het bijvoorbeeld voor een medewerkers vaak niet duidelijk of een declaratie bij het huidige salaris of het daaropvolgende salaris zou zitten. Met de directe integratie met Gemal is het mogelijk geworden om de medewerker in de Youforce app direct te laten zien of de declaratie in deze salarisperiode wordt uitbetaald.   Tevens willen wij binnen Visma|Raet we de gegevensuitwisseling binnen Youforce zo betrouwbaar, snel en eenvoudig mogelijk houden. Een directe integratie tussen de Youforce app --> Gemal past daar volledig bij. Een integratie vanuit Youforce app --> Self Service --> HR Core Beaufort --> Gemal zou vele malen complexer zijn.  

Hoewel uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten door middel van steekproeven achteraf, de variabele mutaties (declaraties) controleren hebben we een volledige export beschikbaar gemaakt voor de beheerder. Je kunt voor zowel onkosten- als kilometerdeclaraties een CSV-bestand downloaden die je kunt gebruiken om controles en analyses op uit te voeren. Naast een export op basis van de Datum van indiening, kun je ook exporteren op basis van de Verwerkingsperiode Gemal. Zo zorgen we ervoor dat je eenvoudig alle declaraties van een bepaalde salarisrun kunt controleren. (dit kun je op ieder moment doen, dus ook voor het draaien van de betreffende periode)     Daar waar we bij de combinatie HR Self Service / Beaufort zien dat er reeds geaggregeerd wordt in HR Self Service (denk aan de rekenbladen), heb je in dit geval de beschikking over (bijna) alle detail-gegevens. Je kunt dus een zeer gedetailleerde controle uitvoeren.   Ook declaraties die nog niet volledig zijn goedgekeurd, zijn onderdeel van de export:  

Ja, Als beheerder richt je voor een bepaalde (KM-)categorie in dat de vermindering beschikbaar is voor de medewerker en een maximum.     Diverse CAO's (bijv. Gehandicaptenzorg, Huisartsenzorg, Ziekenhuizen) kennen een maximale vergoeding voor woon-werkverkeer. Dit maximum (bijv. 30 km) is ingericht in Gemal zodat daar de vergoeding gemaximeerd kan worden. Is de afstand woon-werk groter dan dit maximum, dan wordt daar geen vergoeding over toegekend, maar wordt wel fiscale ruimte opgebouwd. In Beaufort kennen we de rubriek Fiscale reisafstand woon-werk enkele reis (P00372); deze rubriek bevat de totale (werkelijke) afstand woon-werk.   Medewerker Op het moment dat een medewerker een KM-declaratie wil indienen en gekozen heeft voor een categorie waarbij Woon-werkverkeer in mindering gebracht mag worden, ziet deze een extra optie (schakelaar) met daar achter de afstand die hoort bij een retour woon-werk. In onderstaand voorbeeld is de waarde van rubriek P00372, 8,75 (km) Was de waarde P00372 groter geweest dan het maximum (in dit voorbeeld 30 km), dan had het systeem 60 km (2 x 30 km; heen en terug) in mindering gebracht.     Standaard wordt de vermindering toegepast. De medewerker moet zelf de schakelaar omzetten om de vermindering ongedaan te maken De medewerker ziet dan direct dat de afstand van de declaratie is aangepast.     Indien voor het betreffende dienstverband geen waarde bekend is in Beaufort voor woon-werkverkeer (P00372), wordt de schakelaar ook niet weergegeven.   Controle Tijdens de controle (veelal door de manager) van de declaratie, tonen we - indien de vermindering is toegepast - een beknopt overzicht. Hierdoor kan men eenvoudig en snel zien wat de totale afstand van de route was, de vermindering en het totaal van de declaratie.     Beheerder Ook beheerders zijn we niet vergeten, de export van KM-declaraties hebben we uitgebreid met het veld Correctie woon-werkverkeer. Daarnaast hebben we het veld Reisbewegingen geintroduceerd zodat er meer mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld controles. De declaraties op regel 2 en 3 zijn van het type A --> B --> C; dus 2 bewegingen (van A --> B en van B --> C) Op regel 4 betreft het een route met 3 reisbewegingen (A --> B --> C --> D).      

Nee, we hebben ook geen concrete plannen om ondersteuning voor directe doorbelasting toe te voegen daar er een zeer kleine groep klanten is die dit gebruikt.  

Op dit moment zijn de declaraties voor onkosten en kilometers gescheiden. Mogelijk gaan we in de toekomst de kilometer-declaraties uitbreiden zodat daar ook een aantal onkosten aan toegevoegd kunnen worden (denk aan parkeerkosten of tol).

Als een toekomstige medewerker een account heeft voor Youforce kan hij/zij ook gewoon inloggen in de Youforce app. De medewerker zal alle functionaliteiten zien die geautoriseerd zijn. Een medewerker kan zo bijvoorbeeld zijn dossier zien of zijn adresgegevens wijzigen.   In de onderdelen waar de medewerker een declaratie kan indienen (dus zowel gewerkte dagen, onkosten als kilometers) zal de volgende melding worden weergegeven.     In Profiel / Dienstverbanden zal de medewerker zien dat er nog geen actief dienstverband is. Dit ziet de medewerker als  volgt.    Vanaf de eerste werkdag kunnen de volledige functionaliteiten van de Youforce app worden gebruikt door de medewerker.  

Nee, anders dan de tokens die nodig zijn om de gebruiker toegang te verlenen, worden er geen gegevens opgeslagen op de telefoon. Deze tokens worden beveiligd opgeslagen conform best practices (iOS - Keychain, Android - Secure Preferences) Indien de gebruiker documenten download (bijv. een salarisstrook) worden deze uiteraard wel opgeslagen op de telefoon. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor downloads vanuit apps, ook de Youforce app.  

De Youforce app is gebouwd met de nieuwste technieken. Ook is er directe integratie met gegevens in HR Core Beaufort Online. Daardoor ziet de medewerker altijd actuele gegevens in de Youforce app. Daarom is de app alleen beschikbaar voor HR Core Beaufort Online.  

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) staat de inrichting van de app stap voor stap beschreven. Maar vanzelfsprekend kan je vaste Customer Success Manager samen met een consultant altijd ondersteunen met de implementatie. En ook de Visma|Raet Servicedesk collega's staan altijd klaar om je vragen te beantwoorden.

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven hoe de beheerder per veld kan bepalen of deze zichtbaar of wijzigbaar moet zijn.

Voor de velden E-mail privé (P01034) en E-mail werk (P01035) wordt gecontroleerd is er minimaal en maximaal één @ wordt gebruikt, minimaal en maximaal één punt (.) achter het @, minimaal één teken vóór @, mininmaal één teken achter @ en minimaal één teken achter de punt (.).     De aanwezige controle in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.  

Gelukkig vergissen medewerkers zich niet zo vaak. Als ze een nieuw adres opgeven in de Youforce app is dit in meer dan 99% van de gevallen natuurlijk juist. Is er toch een reden om het te verwijderen? Dan werkt het als volgt: In Self Service zijn er twee manieren om een workflow te verwijderen. De volgende activiteit (b.v. Salarisadministratie) stuurt de workflow retour en daarna verwijderd de medewerker in Te doen van Self Service de workflow. Of de Functioneel Beheerder verwijderd het via Beheer / Verwijderen formulierinstanties. In beide gevallen zal de medewerker in de Youforce app toch nog een tijdje zijn gewijzigde adres zien. Want de Youforce app had verwacht om na verloop van tijd vanuit Beaufort het gewijzigde adres door te krijgen. Na verloop van tijd zal de Youforce app toch weer het ongewijzigde adres vanuit HR Core Beaufort laten zien. Wil je dit proces versnellen? Doe dan een (fictieve) wijziging in HR Core Beaufort bij de adresgegevens van de medewerker. Zoals het toevoegen van een huisnummer toevoeging, opslaan, die daarna weer verwijderen en opnieuw opslaan.  

De Youforce app is beschikbaar in de App store van Apple (https://apps.apple.com/nl/app/youforce/id1541134359) en in de Play store van Google (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.visma.raet.mobile.exp&hl=nl_NL&gl=NL) Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple

De Youforce app is bedoeld voor gebruik op een telefoon. Tablets, laptops en PC’s ondersteunen we middels Mijn Youforce desktop.

Declaraties beoordelen (goedkeuren of afkeuren) kan heel eenvoudig in de Youforce app op je smartphone. Maar we weten dat er ook mensen zijn die het fijner vinden op declaraties te beoordelen vanaf hun pc/laptop. Daarom zijn er twee mogelijkheden.   De manager (of andere rol die geautoriseerd is) gebruikt de Youforce app In de Youforce app ziet de manager (of andere rol die geautoriseerd) onder Declaraties eenvoudig alle declaraties die moeten worden beoordeeld         De manager (of andere rol die geautoriseerd is) beoordeelt de declaraties via pc/laptop Alle functionaliteit die beschikbaar is in de Youforce app is ook te vinden via https://expense.youforce.com         Vanuit Home naar https://expense.youforce.com Indien de gebruiker inlogt op Home is de optie Declaraties eenvoudig beschikbaar in het onderdeel Jouw applicaties     Vanuit Youforce naar https://expense.youforce.com  Als Home bij jouw organisatie nog niet in gebruik is dan zullen managers (of andere rol die geautoriseerd is) geïnformeerd moeten worden over de link https://expense.youforce.com/ Als beheerder van Youforce kun je overwegen om de links op te nemen via Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Gebruikersinstellingen beheren. De link is dan als volgt zichtbaar:   Let op: het vinkje bij de optie ''Gebruikers mogen favoriete hyperlinks instellen in rubriek websites'' moet ook geactiveerd zijn om het onderdeel links te tonen op Youforce  

Wanneer je als manager naar een (zieke) medewerker navigeerd krijg je daar ook indien bekend een telefoonnummer te zien waardoor je makkelijk vanaf je telefoon direct de medewerker kunt opbellen.      Het telefoonnummer dat hier zichtbaar is is het eerste telefoonnummer dat we vinden wanneer we zoeken in de onderstaande volgorde: Mobiel telefoonnummer (P01036) Privé telefoonnummer (P01027) Werk telefoonnummer (P01037)