In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.
Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet).
1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox
2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox
3. Medewerker opent bericht van Justis
4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app
5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden
Straatnaam
Wist je dat er steeds meer lange straatnamen bestaan? Gelukkig is er een vaste norm (NEN 5825)
Zo hoort bij de postcode 6922 KZ en huisnummer de volgende straatnaam:
Laan van de landinrichtingscommissie Duiven-Westervoort
Conform de norm wordt deze straatnaam ingekort naar de officiele afkorting van maximaal 24 karakters. In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) zal een medewerker dus automatish zien:
Ln vd l D-Westervoort
Postcode
In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) hanteren we voor Nederlandse postcodes het volgende formaat:
1234 AB
(= met een spatie tussen de nummers en letters).
Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.
Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.
Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe:
PY6932 Startdatum P06932 (als variabel)
In die rubriek neem je een script op zoals:
var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)
💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.
Alle processen die onderdeel zijn van 'aanvragen en uploaden' ondersteunen de volgende bestandstypen:
afbeeldingen (*.png, *,jpg, *.jpeg)
PDF
De keuze om dit te ondersteunen is:
Dit is vergelijkbaar met de mogelijkheden bij 'declaratie onkosten'
Bovenstaande bestandsformaten zijn toegestaan in Self Service
Zowel afbeeldingen en PDF-bestanden bieden mogelijkheden voor zogenaamde Optical Character Recognition (OCR). Simpel gezegd bijvoorbeeld automatisch herkennen van de 'datum' of 'bedrag' van de bijlage.
In de handleiding lees je welke 2 rubrieken moet gebruiken.
Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘VOG datum uitgifte’ of ‘Kosten VOG in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.
Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de hierboven genoemde velden toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken.
Medewerkers kunnen via de optie 'salaris berekenen' eenvoudig laten berekenen wat de netto gevolgen zijn van:
Wijziging van uren
Wijziging van salaris
Betaald ouderschapsverlof
Onbetaald ouderschapsverlof
In deze video leggen we uit hoe je dit eenvoudig activeert.
De datum VOG wordt vastgelegd op PI0379. Dit is een rubriek op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat:
Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan zijn van verschillende screeningsprofielen
Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw een VOG aan te vragen.
Maar je kunt zelf in je Self Service formulier ervoor kiezen om via een java-script de waarde uit PI0379 ook over te nemen in een persoonsrubriek zoals PO0026.
Data leert dat de workflow ‘uploaden en declareren VOG’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden:
Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker
Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.
In deze video leggen we uit hoe je de basis functionaliteiten van de Youforce App activeert.
Denk aan de mogelijkheden van 'inzicht eigen verzuim', 'personeelsdossier', 'salarisdossier' & wijzigen van eigen gegevens zoals contactgegevens, adresgegevens, veranderingen in burgerlijke staat, et cetera.
Het inloggen op de Youforce app is vergelijkbaar met het inloggen op Mijn Youforce op een laptop. Afhankelijk van wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is gaat dit via:
Single Sign On van jouw organisatie
Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com)
De medewerker vult zijn haar account in op het volgende scherm en wordt dan doorgeleid naar het Single Sign On scherm van jouw organisatie of de inlog van het Youforce account:
Om de medewerker te helpen met deze keuze hebben we daar een help-toelichting toegevoegd:
Inloggen via je organisatie (SSO)
Nadat de medewerker zijn/haar werk-email heeft ingevuld verschijnt het scherm van jouw organisatie (het zogenaamde scherm wat behoort bij jouw eigen Identity Provider (IDP)), Vanaf dit punt gelden de procedures, voorwaarden, regels van de organisatie.
Inloggen met je Youforce account
Bij het invullen van een Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com) is een tweede factor verplicht. Na het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord, zal deze gevraagd worden. In dit voorbeeld maken we gebruik van PING als tweede factor (het voordeel hiervan is dat er actief een push bericht verzonden wordt)
Na het inloggen (authenticatie) Na de eerste inlog vraagt de app om een pincode (6 cijfers) in te geven. Veelal wordt de pincode als backup gebruikt, als biometrische opties (vingerafdruk, gezichtsherkenning) niet beschikbaar zijn. (dit kan zijn omdat de telefoon dit niet ondersteund of andere redenen, zoals het dragen van een mondkapje waardoor de gezichtsherkenning simpelweg niet werkt) Vanaf nu hoeft de gebruiker in principe niet meer in te loggen, de Youforce app kan geopend worden via gezichtsherkenning of vingerafdruk. (in het ergste geval met de pincode) Swiped de gebruiker de Youforce app naar de achtergrond, zullen we na 30 seconden ook weer de gezichtsherkenning, vingerafdruk of pincode vragen. We minimaliseren hiermee misbruik van gegevens en functionaliteit indien men de telefoon onbeheerd laat.
Je ziet, we doen er alles aan om het simpel en veilig te houden!
Toch kan het voorkomen dat de Youforce app de gebruiker vraagt om opnieuw in te loggen. De app vernieuwd uit zichzelf de sessie, maar dit kan tot maximaal 300 dagen, hierna moet de gebruiker zich opnieuw aanmelden.
Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple
In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven welke informatie hiervoor nodig is.
Vanuit Self Service is het nodig om de volgende informatie te weten
De naam van de workflow die gekoppeld moet worden (b.v. Adreswijziging)
Note: er kan dus één workflow worden gekoppeld
De naam van de activiteit (b.v. Indienen MW)
Note: de activiteit moet in Self Service zijn aangemerkt als ''start activiteit''
De naam van de knop (b.v. verzenden)
Vervolgens worden de volgende gegevens vanuit de Youforce app naar Self Service verstuurd:
Item in Youforce app
Verwerking in Self Service
Opmerking
Woonadres
Ingangsdatum
FS0060
Woonadres met ingang van
P01012
Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier.
Woonland
P01024
Postcode
P01020
Huisnummer
P01016
Huisnummer toevoeging
P01018
Straat
P01014
Woonplaats
P01022
Postadres
Gebruik een specifiek postadres
A00001
De vraag ''Is dit ook uw postadres ?'' zal de waarde ''Nee'' krijgen.
De rubriek A0001 mag dus maar één keer als input veld in het Self Service formulier opgenomen worden
Postadres met ingang van
P01011
Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier.
Land
P00847
Postcode
P00313
Huisnummer
P00367
Huisnummer toevoeging
P00368
Straat
P00365
Plaats
P00847
Met het in gebruik nemen van de declaraties via de Youforce app & desktop zal de werkwijze voor de Salarisprofessional ook veranderen. Dit betekent dat de Salarisadministratie andere en extra controle mogelijkheden krijgt.
In bijgaande presentatie lichten we toe welke extra controle mogelijkheden er zijn. Ook is zichtbaar hoe dit verschilt ten opzichte van bijvoorbeeld een declaratieformulier in Self Service.
Nee, dit is niet mogelijk. In het belastingplan 2022 is een samenloop van de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor het reizen naar een vast werkplek uitgesloten.
Ja, dit kan ingericht worden. Kijk in de Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders in het hoofdstuk Gewerkte dagen. Los van de configuratie kan een medewerker nooit dagen registreren in een toekomstige maand.
Ja, een medewerker kan eenvoudig salarisstroken, jaaropgaven en andere HR-documenten downloaden. Voor Android gebruikers is dit een bekend fenomeen, voor iOS (Apple) gebruikers is dit relatief onbekend. Download je een document op een iPhone, dan kun je deze terugvinden in de Apple Bestanden app. Als de Youforce app verwijderd wordt, dan wordt de Youforce folder inclusief documenten ook verwijderd.