Inleiding
Dit is de plek waar je alle informatie kunt vinden over verzuimstatistieken. Een belangrijk onderdeel van Youforce Analytics, maar ook een onderwerp die toelichting vereist vanwege de complexere berekeningen. We leggen per berekening uit wat er precies gebeurd, waar je rekening mee moet houden en hoe je het zelf na kunt rekenen met behulp van voorbeelden.
In Youforce Analytics zijn de volgende velden beschikbaar:
Algemene Opmerkingen
Kalenderdagen
De basis voor de berekeningen van de verzuimstatistieken is de kalenderdagmethode. Hierbij worden alle kalenderdagen in de berekening opgenomen, dus ook feestdagen, weekenden, vaste vrije dagen van parttimers, enzovoorts. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn eenvoud en aansluiting bij de CBS-methodiek. Voor verdere argumentatie, zie: “NVS Standaard voor verzuimregistratie: Nationale Verzuimstatistiek”, CBS, 31 oktober 2005.
Zwangerschap
Zwangerschap wordt niet als ziekteverzuim gezien. Hiertoe worden ziektegevallen met Code Ziek = ‘ZW’ én de indicatie ‘Zwangerschapsverlof’ uitgesloten.
Cijfers per maand
Het kleinste tijdvak waarover gerapporteerd kan worden is een maand.
Stuurgegeven Beaufort
Met het stuurgegeven MI_VZAR in Beaufort is het mogelijk om de arbeidsrelaties te specificeren die WEL meegenomen moeten worden in de berekening. Als er niets wordt aangegeven dan worden alle arbeidsrelaties meegenomen. Standaard Dashboards houden rekening met dit stuurgegeven, deze is opgenomen als filter in de dashboards.
LET OP: In de berekeningen en velden in het model wordt dit filter niet standaard meegenomen. Deze filter moet je toepassen in het rapport/dashboard. Als je zelf rapporten maakt dan kun je dit toepassen door onderstaande stappen te volgen:
Ga naar de entiteit Soort Arbeidsrelatie
Sleep het veld Indicatie Verzuimstatistieken naar het filterpaneel
Stel filter in op “Waar”
Wanneer berekend?
Iedere nacht worden de statistieken berekend. In voorgaande oplossingen zoals Report Builder berekenen we de percentages minder vaak. Daarnaast werd een nieuwe maand pas meegerekend op de eerste dag dat een nieuwe maand was aangebroken.
In de onderstaande artikelen gaan we dieper in op de verschillende berekeningen:
Verzuim %
Verzuimduurklassen
Verzuimcijfers: verschillen met verzuimmanager
Meldingsfrequentie
Binnenkort beschikbaar
Gemiddelde verzuim duur
Meldingsfrequentie
Voor de meldingsfrequentie hebben we twee varianten: meldingsfrequentie en meldingsfrequentie (jaarbasis). Deze twee varianten vind je terug in de folder verzuim en in de folder voortschrijdend verzuim. Uiteindelijk hebben we dus 4 verschillende meetwaarden voor meldingsfrequentie.
Berekening Meldingsfrequentie
Deze meetwaarde kijkt naar het aantal nieuwe verzuimgevallen en deelt dit door het aantal gewerkte dagen wat weer gedeeld is door het totaal aantal dagen in de periode:
Bij de verzuimmeldingen wordt er geen onderscheid gemaakt tussen verschillende percentages van verzuim. Iedere melding telt gewoon mee. Onder de streep wordt er eigenlijk gekeken naar het aantal dienstverbanden, maar hierin wordt er rekening gehouden met hoe lang een dienstverband actief was in die periode. Als een dienstverband halverwege de maand is geëindigd dan wordt dit dienstverband ook voor de helft meegerekend. In de meeste gevallen zal dit niet zo zijn en zal het aantal gewerkte dagen en het aantal dagen in periode per dienstverband gelijk zijn.
Berekening Meldingsfrequentie (jaarbasis)
Bij deze variant wordt de eerder beschreven meetwaarde op jaarbasis berekend. Bovenstaande berekening is in dit geval uitgebreid met het volgende:
Op deze manier ontstaat er een geëxtrapoleerd gemiddeld aantal meldingen per medewerker per jaar.
Verschil met report builder
In report builder werd de meldingsfrequentie net iets anders berekend, namelijk op basis van FTE. Als een dienstverband minder dan 1 FTE heeft dan wordt dit dienstverband ook minder dan 1 meegeteld in de telling onder de streep. Dit kan er dus voor zorgen dat de meldingsfrequentie in Report Builder wat hoger uit kan vallen.
------------------
LET OP:
De beschrijving van bovenstaande meetwaarden zijn pas van toepassing vanaf de release die is gedaan op 7 december 2023. Vóór 7 december waren er andere meldingsfrequentie velden aanwezig in het datamodel, genaamd Ziekmeldingsfrequentie en Ziekmeldingsfrequentie (gewogen). Deze velden waren nog niet correct en zijn in deze release vervangen.
Verzuimduurklassen
In dit artikel geven we je meer inzicht in de wijze waarop de verzuimduurklassen tot stand komen. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen:
Verzuim % Kort
Verzuim % Middellang
Verzuim % Lang
Verzuim % Extra Lang
Verzuimduurklasse (uit entiteit verzuimgeval)
Verzuimdagen Kort
Verzuimdagen Middellang
Verzuimdagen Lang
Verzuimdagen Extra Lang
In de entiteit Verzuimgeval is ook een kolom beschikbaar die de duurklassen kan weergeven. Dit veld kun je gebruiken in combinatie met Verzuim %.
De indeling van de verzuimduur klassen is gebaseerd op verzuimstandaard van het CBS. Het datamodel hanteert dan ook dezelfde definities:
Duurklassen
Aantal dagen (tot en met)
Kort
1 - 7
Middellang
8 - 42
Lang
43 - 365
Extra Lang
366+
De verzuimduurklassen gaan uit van hele ziektedagen. Een halve ziektedag of een parttime-ziektedag telt dus als een hele ziektedag.
Bepaling duurklassen
Het bepalen van de duurklasse van een verzuimgeval gebeurt op basis van het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van de verzuim melding tot de hersteldatum(of de einddatum van de verslagperiode indien het een lopend ziektegeval is). Het gaat dus niet alleen om de dagen binnen de verslagperiode. Een verzuimgeval valt altijd maar in één verzuimduur klasse! Het is dus niet zo dat de eerste zeven dagen van een verzuimgeval altijd in de klasse Kort verzuim vallen.
Openstaande ziektegevallen
Verzuimstatistieken worden berekend over volledige maanden. Ook de maand waarin het rapport gedraaid wordt meegerekend, ook al is de maand nog niet voorbij. Houd hier rekening mee wanneer het je het rapport draait en de maand nog niet voorbij is. De uiteindelijke verzuimcijfers zijn pas bekend wanneer de maand voorbij is en alle gegevens compleet.
Indien er sprake is van een openstaand verzuimgeval op het moment dat het rapport gedraaid wordt is er geen hersteldatum bekend. In dit geval houden we de einddatum van de openstaande maand aan in de berekeningen.
Tip: er is een veld beschikbaar in de tabel Periode Velden ‘Huidige maand’. Dit veld geeft een ‘1’ bij de huidige maand en een ‘0’ bij de overige maanden. Als je niet de huidige maand wil zien in je rapportage dan kun je deze eruit filteren met behulp van dit veld.
Het verschil tussen duurklassen en jaren
Je kunt verzuimcijfers die gesplitst zijn op basis van de duurklasse niet vergelijken met verzuimcijfers die verdeeld zijn over jaren. Dit komt doordat bij verdeling op basis van duurklasse, alle verzuimdagen in één specifieke duurklasse geplaatst worden, terwijl bij verdeling over jaren verzuimdagen zowel in het eerste als tweede jaar vallen. Bijvoorbeeld, als een werknemer 465 dagen ziek is geweest, worden deze dagen bij verdeling op basis van duurklasse in de categorie 366 tot 730 dagen geplaatst, maar bij verdeling over ziektejaren vallen de eerste 365 dagen in het eerste ziektejaar en de resterende 100 dagen in het tweede ziektejaar.
Hieronder nog een paar voorbeelden die het verschil tussen duurklassen en verzuim jaren goed weer geven:
Verzuimgeval
Totaal Verzuimdagen
1e Jaar
Verzuimdagen
2e Jaar
Verzuimdagen
3e Jaar
Verzuimdagen
Duurklassen
1
6
6
0
0
Kort
2
40
40
0
0
Midden
3
180
180
0
0
Lang
4
400
365
35
0
Extra Lang
5
800
365
365
70
Extra Lang
Verschil met Report Builder
Er zijn een aantal verschillen in de berekening van de duurklassen ten opzichte van de berekeningen in Report Builder. In Report Builder werd er anders omgegaan met de duurklassen Lang en Extra Lang, namelijk:
Extra lang: verzuimgevallen die langer dan 365 dagen duren worden hierin meegeteld, alleen worden de dagen van het eerste verzuim jaar niet meegerekend. De dagen die meegenomen worden zijn de dagen vanaf het tweede verzuim jaar (vanaf 365 dagen). In essentie kun je dit te vergelijken met de metingen Verzuim % 2e jaar en Verzuim % 3e jaar bij elkaar opgeteld.
Lang: de verzuimgevallen die langer dan 42 dagen duren worden hierin meegeteld. Alle verzuimdagen tussen de 43 en 365 worden hierin meegeteld, ook van de verzuimgevallen die langer dan 365 dagen duren en eigenlijk in de duurklasse Extra lang vallen zoals dat in Youforce Reporting wordt gedaan. In essentie kun je dit vergelijken met de meting Verzuim % 1e jaar als je de de verzuimgevallen die korter dan 43 dagen duren niet mee zou tellen.
Deze twee belangrijke verschillen zorgen ervoor dat het totaal van de duurklassen Kort, Midden, Lang en Extra Lang bij elkaar opgeteld wel overeenkomen met het totaal in Youforce Reporting, maar dat onderlinge verdeling bij de duurklasse andere resultaten geeft bij de duurklassen Lang en Extra Lang. Kijkend naar de vorige paragraaf waarin het verschil tussen verzuimjaren en duurklassen wordt toegelicht, lijkt het erop dat in het verleden deze twee elkaar zijn gaan overlappen in Report Builder. Bij het ontwerpen van de berekeningen binnen Youforce Reporting hebben we dit soort keuzes opnieuw gemaakt om nog meer aan de CBS definitie te voldoen. Hoe kun je bovenstaande verschillen herkennen als je resultaten tussen Report builder en Youforce Reporting met elkaar vergelijkt? In de meeste gevallen betekent dit dat de cijfers voor Lang in Report builder hoger zullen uitvallen en de cijfers voor Extra Lang in Youforce Reporting hoger uit zullen vallen.
In dit artikel geven we meer inzicht en toelichting over de berekening van het bekende Verzuimpercentage. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen:
Verzuim %
Verzuim % 1e Jaar
Verzuim % 2e Jaar
Verzuim % 3e Jaar
Het verzuimpercentage geeft een aanwijzing van de omvang van het ziekteverzuim in relatie tot de arbeidscapaciteit. De basisberekening voor het verzuimpercentage is:
Het aantal verzuimdagen is het aantal dagen dat een medewerker ziek was of bijvoorbeeld het totale aantal verzuimdagen op een afdeling. Het aantal beschikbare dagen is het aantal kalenderdagen in de rapportageperiode of het totaal aantal kalenderdagen dat de medewerkers van een afdeling in dienst waren.
Hierbij kun je wel of geen rekening houden met een deeltijdpercentage en/of een percentage ziek. In Youforce Reporting houden we rekening met beide, deeltijdpercentage en percentage ziek.
Als het deeltijdpercentage wordt meegewogen, komt het zowel in de teller als in de noemer van de breuk voor. De berekening voor deze rekenmethodiek (gewogen naar deeltijd en partieel verzuim) ziet er dan als volgt uit:
Voor iedere medewerker worden hierbij de verzuimdagen vermenigvuldigd met de deeltijdfactor en het percentage dat hij ziek is. Het aantal beschikbare dagen wordt ook vermenigvuldigd met de deeltijdfactor.
Voorbeeld:
Een medewerkster werkt vier dagen per week (0,8 FTE). Gedurende de maand januari is zij vijf dagen voor 50% ziek. Haar verzuimpercentage over de maand januari is dan:
Berekening per organisatorische eenheid Voor de berekening van het verzuimpercentage van een afdeling of organisatie telt deze methode eerst de afzonderlijke dagen van alle medewerkers bij elkaar op en voert daarna pas de deling uit. Om een verzuimpercentage volgens deze rekenmethodiek in zijn geheel met de hand uit te rekenen zijn de volgende stappen nodig:
Bepaal voor elke medewerker de som van de verzuimdagen (binnen de verslagperiode en het dienstverband). Gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend.
Vermenigvuldig voor elke medewerker het aantal dagen uit stap 1 met de deeltijdfactor (=fulltime-equivalent). Voor fulltimers verandert er dus niets.
Tel de uitkomsten uit stap 2 van alle medewerkers bij elkaar op.
Bereken van elke medewerker het aantal kalenderdagen dat hij/zij in de verslagperiode in dienst was.
Vermenigvuldig het aantal kalenderdagen uit stap 4 met de deeltijdfactor;
Tel de uitkomsten uit stap 5 van alle medewerkers op
Deel de uitkomst uit stap 3 door de uitkomst van stap 6
Vermenigvuldig de uitkomst van stap 7 met 100%.
Verzuim jaren
De verzuimstandaard van het CBS maakt onderscheid tussen het eerste en het tweede jaar van het verzuim. Daarnaast hebben we vanuit meerdere klanten ook de behoefte gehoord om het 3e verzuimjaar in kaart te kunnen brengen. Ook deze is nu beschikbaar in het datamodel. Dit betekent dat de verschillende verzuimpercentages zijn gebaseerd op het volgende:
Verzuim %: totaal van verzuimdagen
Verzuim % 1e jaar: tot maximaal de eerste 365 verzuimdagen
Verzuim % 2e Jaar: tussen de 365 en de 730 verzuimdagen
Verzuim % 3e Jaar: vanaf 730 verzuimdagen
Hieronder wordt het wat beter zichtbaar met een aantal voorbeelden van verschillende afgesloten verzuimgevallen:
Verzuimgeval
Totaal verzuimdagen
1e Jaar (dagen)
2e Jaar (dagen)
3e Jaar (dagen)
1
6
6
0
0
2
40
40
0
0
3
180
180
0
0
4
400
365
35
0
5
800
365
365
70
Aantal Medewerkers en Dienstverbanden
Iedere medewerker dat een actief dienstverband heeft gehad in de betreffende maand wordt meegeteld in deze meting. Ook al gaat het om 1 dag, dan wordt de medewerker en het dienstverband meegeteld.
Een medewerker kan uiteraard meerdere actieve dienstverbanden hebben. Deze worden dan ook meegeteld bij de meting aantal dienstverbanden.
FTE (Gewogen gemiddelde)
De bron voor dit veld is gebaseerd op het veld ‘Percentage Deelbetrekking’ uit Beaufort.
Zoals eerder beschreven berekenen we deze metingen niet specifieker dan per maand. De vraag is hoe bereken je FTE per maand? Je kunt ze namelijk niet allemaal bij elkaar optellen en wat gebeurd er als het Percentage Deelbetrekking verandert gedurende de maand? We kunnen de volgende situaties onderscheiden:
Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking
Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking gedurende de maand
Per dienstverband berekenen we het FTE op basis van onderstaande berekening. Al deze FTE’s tellen we bij elkaar op en zo ontstaat het totaal FTE per maand.
(Percentage Deelbetrekking x Aantal dagen) / Totaal aantal dagen in periode
Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking
In dit geval wordt voor dit dienstverband het percentage deelbetrekking meegenomen wat voor die maand geldt.
Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking
In dit geval moeten we rekening houden met meerdere percentages deelbetrekking van hetzelfde dienstverband gedurende de maand. Dit doen we als volgt:
Voorbeeld:
Percentage deelbetrekking (PD 1) is in de eerste 10 dagen 1.0
Percentage deelbetrekking (PD 2) is in de laatste 21 dagen 0.5
(PD 1 x Aantal dagen 1) + (PD 2 x Aantal dagen 2) / Totaal aantal dagen in periode
(1.0 x 10) + (0.5 x 21) / 31 = 0.661
Verschil met People analytics: daar rekenden we met de beschikbare dagen van het dienstverband. Als een dienstverband halverwege de maand is ingestroomd met 1 FTE, dan telden we daar 0.5 FTE voor die maand.
Dagen in periode
Deze meting geeft het aantal beschikbare dagen van de geselecteerde periode weer. Dus als de maand januari van 2022 is geselecteerd zijn er 31 beschikbare dagen. Deze meting wordt gebruikt bij het berekenen van de andere metingen, maar kan ook relevant zijn voor zelf gemaakte rapportages.
Beschikbare dagen
Dit is het totaal van het aantal dagen per dienstverband dat beschikbaar is geweest in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de hele maand actief is geweest rekenen we voor bijvoorbeeld januari 2022 31 beschikbare dagen voor het actieve dienstverband. Als het dienstverband halverwege de maand is ingestroomd dan geeft deze meting 15 of 16 dagen weer afhankelijk van de maand.
Gewogen beschikbare dagen
Deze meting is vergelijkbaar met ‘Beschikbare dagen’ met het verschil dat er rekening wordt gehouden met het FTE van het dienstverband in de geselecteerde periode.
Als een dienstverband de gehele maand actief is geweest, maar een FTE heeft van 0.5 dan tellen we voor de maand januari 2022 15.5 gewogen beschikbare dagen.
In- en uitstroom
Dit is het totaal van in- en uitstroom van de geselecteerde periode waarbij instroom een positief getal is uitstroom een negatief getal.
Dus als er 3 instromers zijn en er zijn 5 uitstromers, dan tellen we een totaal in- en uitstroom van -2.
Instroom
Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is ingestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Eerste datum in dienst’. Dit veld kijkt of ‘Datum in dienst CAO’ is gevuld in Beaufort Online en als deze leeg is dan wordt er gekeken naar ‘Datum in dienst’.
Instroom %
Deze meting geeft de verhouding van instromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode.
Uitstroom
Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is uitgestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Laatste datum in dienst’. Dit veld kijkt naar de laatste datum uit dienst per medewerker.
Uitstroom %
Deze meting geeft de verhouding van uitstromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode.