Kennisbank Youforce Reporting & Analytics

Inleiding Dit is de plek waar je alle informatie kunt vinden over verzuimstatistieken. Een belangrijk onderdeel van Youforce Analytics, maar ook een onderwerp die toelichting vereist vanwege de complexere berekeningen. We leggen per berekening uit wat er precies gebeurd, waar je rekening mee moet houden en hoe je het zelf na kunt rekenen met behulp van voorbeelden.    In Youforce Analytics  zijn de volgende velden beschikbaar:   Algemene Opmerkingen   Kalenderdagen De basis voor de berekeningen van de  verzuimstatistieken is de kalenderdagmethode. Hierbij worden alle kalenderdagen in de berekening opgenomen, dus ook feestdagen, weekenden, vaste vrije dagen van parttimers, enzovoorts. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn eenvoud en aansluiting bij de CBS-methodiek. Voor verdere argumentatie, zie: “NVS Standaard voor verzuimregistratie: Nationale Verzuimstatistiek”, CBS, 31 oktober 2005.   Zwangerschap Zwangerschap wordt niet als ziekteverzuim gezien. Hiertoe worden ziektegevallen met Code Ziek = ‘ZW’ én de indicatie ‘Zwangerschapsverlof’ uitgesloten.   Cijfers per maand Het kleinste tijdvak waarover gerapporteerd kan worden is een maand.   Stuurgegeven Beaufort Met het  stuurgegeven MI_VZAR in Beaufort is het mogelijk om de arbeidsrelaties te specificeren die WEL meegenomen moeten worden in de berekening. Als er niets wordt aangegeven dan worden alle arbeidsrelaties meegenomen. Standaard Dashboards houden rekening met dit stuurgegeven, deze is opgenomen als filter in de dashboards.   LET OP: In de berekeningen en velden in het model wordt dit filter  niet standaard meegenomen. Deze filter moet je toepassen in het rapport/dashboard.  Als je zelf rapporten maakt dan kun je dit toepassen door onderstaande stappen te volgen: Ga naar de entiteit Soort Arbeidsrelatie Sleep het veld  Indicatie Verzuimstatistieken naar het filterpaneel Stel filter in op “Waar” Wanneer berekend?  Iedere nacht worden de statistieken berekend. In voorgaande oplossingen zoals Report Builder berekenen we de percentages minder vaak. Daarnaast werd een nieuwe maand pas meegerekend op de eerste dag dat een nieuwe maand was aangebroken.    In de onderstaande artikelen gaan we dieper in op de verschillende berekeningen: Verzuim %  Verzuimduurklassen  Verzuimcijfers: verschillen met verzuimmanager  Meldingsfrequentie    Binnenkort beschikbaar Gemiddelde verzuim duur

In het datamodel vind je nu een nieuwe entiteit, bovenaan “Peildata filters”:       In onderstaande tutorial wordt precies uitgelegd hoe je dit in je rapporten toe kunt passen:     In deze entiteit vind je 5 nieuwe velden die je kunt gebruiken om je rapportage te filteren op basis van een specifiek peilmoment: 6 filter velden In dienst (filter) : filteren van actieve dienstverbanden  In dienst historie (filter) : filteren van actieve dienstverbanden uit de dienstverband historie entiteit Inzet (filter): filteren van inzetregels  Dienstverband historie (filter): filteren op de historie van dienstverbanden (start en einddatum van historie) Roltoewijzing (filter): filteren van de roltoewijzing Verzuim (filter): filteren op verzuimgevallen op geselecteerde datum Peildatum (slicer)   Hoe werkt het? We hebben onderstaand rapport gemaakt waarin we op een specifiek moment willen zien welke medewerkers in dienst waren. In twee stappen kunnen we deze tabel filteren op peildatum.   STAP 1 Voeg de 'peildatum (slicer)'toe aan het rapport als Slicer. In dit geval maken we drie kleine slicers voor dag, maand en jaar:     Update Februari 2023: het is niet meer nodig om een specifieke datum te selecteren. Je kunt nu ook perioden selecteren  in de slicers, bijvoorbeeld een maand of een jaar. Ook is het mogelijk om onderstaande slicer variant te gebruiken. Alle actieve regels in de geselecteerde periode worden dan getoont.   STAP 2: Alleen het toevoegen van deze slicers is niet genoeg. We moeten de gemaakte tabel een signaal geven dat deze moet kijken naar de ingestelde slicers. Dat doen door 1 van de filter velden toe te voegen. In dit geval willen we weten of medewerkers in dienst waren op een bepaald moment, daarvoor hebben we het veld ‘In dienst (filter)’ nodig.   Deze voegen we alleen toe als filter aan de tabel en stellen we de filter in op ‘is 1’ zoals in het screenshot hieronder:     De tabel wordt nu gefilterd op basis van de gekozen peildatum.   LET OP: je kunt maar 1 datum selecteren. Als er meerdere data geselecteerd zijn werkt het niet.   Je kunt dit ook toepassen op andere gegevens, bijvoorbeeld verzuim of dienstverband historie. Dan heb je de andere filter velden nodig.

Dit dashboard geeft inzicht in het huidige verzuim van de medewerkers en de ontwikkeling van verzuim door de tijd heen.   Selecties op dashboard Ieder beschikbare dashboard geeft de mogelijkheid om verschillende keuzes te maken, zodat dit dashboard op verschillende vragen antwoord kan geven. Hieronder beschrijven we de verschillende keuzes die je kunt maken met behulp van de geleverde ‘slicers’:   Op dit dashboard kun je kiezen om de normale verzuimpercentages of de voortschrijdend gemiddelden weer te geven. Alle grafieken passen zich aan op basis van de gemaakte keuze, behalve het gedeelte ‘vorige maand’. Verder is het ook mogelijk om een keuze te maken tussen één of meerdere jaren. Ook hier passen alle grafieken zich aan naar aanleiding van je gemaakte keuze.   Vorige maand Een belangrijk onderdeel van het verzuim dashboard is inzicht in de stand van zaken. Dit gedeelte geeft hier een antwoord op door de belangrijkste waarden van de vorige maand weer te geven. Andere dashboards laten hier de huidige maand zien, maar voor verzuim is dit niet wenselijk omdat de cijfers gedurende maand nog niet zoveel betekenis hebben. Alleen ‘afgesloten’ maanden zijn waardevol. We laten hier het verzuimpercentage, nieuwe meldingen, herstelmeldingen en de meldingsfrequentie zien van de vorige maand.   Grafieken Naast de stand van zaken geeft dashboard ook inzicht in de ontwikkeling van verzuim door de tijd heen en laat dit dashboard eventuele trends zien. Onderstaande grafiek doet dit met name. Hier wordt het verzuimpercentage voor de geselecteerde jaren weergegeven.     Verder geeft dit dashboard ook inzicht in het verzuim per organisatorische eenheid. Deze grafiek is zo gesorteerd dat de afdelingen met het hoogste verzuim bovenaan staan. Deze grafiek biedt de mogelijkheid om door alle organisatorische eenheden heen te scrollen.   Als laatste geeft dit dashboard ook inzicht in de verzuim duurklassen. Onderstaande grafieken geven het totaal en de ontwikkeling door de tijd heen weer voor de verschillende duurklassen.    Filter In dit dashboard wordt een filter toegepast op het veld Ind. Verzuimstatistieken. Met dit veld kun je aangeven of je de verzuimdata gefilterd wil hebben op specifiek aangeduide arbeidsrelaties in het stuurgegeven in Beaufort (MI_VZAR). Dit dashboard geeft dus alleen de arbeidsrelaties weer die in het stuurgegeven zijn vastgelegd. Indien er geen arbeidsrelaties zijn gespecificeerd worden alle arbeidsrelaties getoond in dit dashboard.

In Youforce Reporting krijg je toegang tot een standaard set aan HR rapportages. Modern vormgegeven rapporten die verschillende HR processen ondersteunen, van verlof tot salaris en van instroom tot mutatie controles. Deze rapportages zijn ontwikkeld op basis input vanuit de markt, specialisten zoals consultants en het gebruik van voorgaande rapportage oplossingen.    Op dit moment zijn het 25 standaard rapporten die in toekomst uitgebreid kunnen worden met meer rapporten.    Basis HR Core Betaald ouderschapsverlof Contact informatie Instroom Jubilea Loonverdeling Medewerkerslijst Overzicht dienstverband historie Pensioenlijst Roltoewijzingen Salarismutaties Uitstroom Verjaardagen Zwangerschapsverlof Verlof Verlofkaart Verlofopnames Verlofopbouw Verlofsaldo Salaris Individuele loonstaat Journaalpost werknemer Salarisresultaten Standenregister Verzuim Medewerkers Ziek Lange termijn verzuim Herstelmeldingen verzuim   Formatie en organisatie Formatie en Bezetting

  Autorisaties Kunnen we de wizard verbergen? Deze neemt erg veel ruimte in op het scherm. Op dit moment kan de wizard niet verborgen worden. Zoals Chris aangeeft, zal de wizard de komende tijd verbeterd worden. Dit punt zullen we meenemen in de verdere ontwikkeling.   Kunnen we ook de standaard Raet rapporten en dashboards uitzetten? Ja, dit kan op de configuratiepagina binnen Youforce Reporting. Bij Standaard Rapporten kun je bij een rapport op het oogje klikken. Dan wordt het rapport uitgezet/aangezet. Datamodel Waar komen de waarden en de rekenregels voor verzuim vandaan? De verzuimwaarden zijn gebaseerd op data uit HR Core Online en de rekenregels van de CBS Verzuimstandaard worden gehanteerd. Specifieke informatie over de berekeningen van verzuim vind je op hetvolgende artikel: Toelichting Verzuimstatistieken    Ik zie Unknown bovenaan staan in rapport. Dat is bij mij ook zo? Dat is bij jou ook zo. Deze regel staat in de database om om te kunnen gaan met eventuele medewerkers zonder dienstverbanden, of andersom. De meeste van deze waarden zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die toegang hebben tot alle data. Managers die alleen specifieke afdelingen mogen zien krijgen deze data niet te zien, omdat ze hier geen toegang voor hebben.   Ik kan niet zo snel een persoonsnummer vinden. Dit veld komt in een aantal tabellen terug, maar in het voorbeeld is deze gekozen uit de tabel 'Persoon'.   Hoe snel is een wijziging in BOL te zien in Youforce Reporting? Op dit moment wordt de data eens per uur ververst (m.u.v. Gemal-data. Deze wordt eens per dag ververst). Gezien de toevoegingen die nog gepland staan, wordt dit voor nu aangehouden. Daarna zal gekeken worden hoe we de actualiteit van de gegevens kunnen verhogen.   Wat betekent het FTE met lege OE? Ik heb dat vaak ook met een medewerker die ik niet kan plaatsen. FTE is gerelateerd aan een dienstverband en een dienstverband weer aan een OE. Als er FTE op een lege OE staat dan betekent dat de bijbehorende dienstverbanden niet op een OE zitten (op dat moment in de tijd).   Waarom komt in veel rapporten persoon unknown met personeelsnummer -1 in beeld? Deze regel staat in de database om om te kunnen gaan met eventuele medewerkers zonder dienstverbanden, of andersom. De meeste van deze waarden zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die toegang hebben tot alle data. Managers die alleen specifieke afdelingen mogen zien krijgen deze data niet te zien, omdat ze hier geen toegang voor hebben.   Is het mogelijk om van een (gebruikte) rubriek ook de rubriekcode op te zoeken zodat je zeker weet dat je de juiste rubriek gebruikt? Voor alle vrije velden is dit mogelijk. Hier kun je op zoeken. Op alle andere rubrieken niet. Wellicht is het nog een optie om een overzicht per rubriek beschikbaar te stellen.   De roltoewijzingen gelden alleen voor niveau 7, wat als ik voor niveau 6 of 5 de roltoewijzigen wil tonen? Recent hebben we een extra entiteit toegevoegd genaamd 'Roltoewijzingen Org. Eenheid' . Hiermee kun je OE's inzichtelijk brengen zonder Roltoewijzingen en de Hierarchye van de OE's zit hierin ook terug. Als het goed is zou je dit moeten kunnen zien. Anders moeten we specifiek naar jou situatie kijken.   Welk gegeven gebruik je om te filteren op alleen de actieve dienstverbanden? Dienstverband Status uit de tabel Dienstverband   Op welke manier voeg ik een leidinggevende vanuit usermanagement toe aan het bezettingsoverzicht, zodat we weten welke persoon (bijv. rolcode SLG) bij welk OE hoort? In het model is een tabel 'Roltoewijzing' beschikbaar. Hieruit kun je bijv. de naam van degene toevoegen aan je tabel. Denk er hierbij wel aan om te filteren op Roltoewijzing Code om de juiste roltoewijzing te tonen en op Roltoewijzing Status om alleen actieve rollen te tonen.   Wij werken met meerdere ceanummers in 1 database. In de ReportBuilder kunnen in de rapporten van F&O zien gebruikers van 1 ceanummer alle modellen en OE s van de database. Dat is niet wenselijk. Hoe werkt dit in Youforce Reporting? Zelfde geldt voor de salaris gegevens? F&O kent op dit moment nog geen extra autorisaties en werkt op dezelfde manier als in Report Builder. We zijn dit nog wel aan het onderzoeken, maar dit is niet eenvoudig op te lossen. De Organisatiemodellen komen niet perse overeen met de dienstverband informatie en de bijbehorende OE's. Dat geeft discrepanties. Er zit wel autorisatie op de salarisresultaten, dit is dus een verbetering ten opzichte van Report Builder.   Kan ik de P08259 ook toevoegen? Dit is zeker mogelijk. Wensen en ideeën kun je toevoegen op de ideeën pagina.   Wat als een eigen rubriek, die wel bij minimaal 1 persoon is gevuld, toch niet zichtbaar is in Youforce Reporting? In dit geval is de vraag: om welk soort gegeven gaat het? Op dit moment zitten alleen eigen rubrieken van het type DV (Dienstverband) en PS (persoon) in youforce reporting. Mocht de rubriek wel tot een van deze soorten behoren, dan kun je het beste een call aanmaken met de service center. Export/Import Is het mogelijk om een rapport dat ik maak onder een Klantnummer te exporteren naar een ander Klantnummer. Ja dit is mogelijk. Rapporten die je maakt, kun je exporteren (is een van de opties in de keuzelijst). Naast de groene knop om een rapport te maken, vind je een knop om een rapport te importeren. Denk er wel aan dat als je een berekend veld in het rapport hebt gebruikt, je deze ook in de andere omgeving opvoert.   Hoe krijg je al je data in beeld bij export naar Excel. Bij rapportages waar je kunt downdrillen op bv oe, kun je mbt '+' teken verder de diepte in. Bij export naar Excel, lukt me dat niet in Excel. De drilldown functionaliteit is niet terug te zien in de export naar excel. Met de knopjes rechtsboven, op de matrix/tabel kun je alles uitklappen en alsnog alles exporteren naar excel. Dan zie je alle data terug in de export.   Kan je de gemaakte rapporten naar Google Drive uploaden/importeren? Je kunt een rapport exporteren (of de data in het rapport), maar je kunt hierbij geen opslaglocatie aangeven. Deze komt dus eerst lokaal terecht op jouw computer. Daarna kun je dit bestand overzetten naar Google Drive   Kun je rapporten ook schedulen zodat ze automatisch worden aangemaakt en geexporteerd en op een bepaalde lokatie worden neergezet? Deze functionaliteit is helas niet beschikbaar.   Kan je ook afdrukken naar bv A4? Nee dit is helaas niet mogelijk.     Klassieke Rapporten (Report Builder) Ik kan nog steeds alleen bekijken en niet aanpassen, klassiek rapport. Klassieke rapporten zijn rapporten die met Report Builder gemaakt zijn. Deze kun je in youforce reporting alleen bekijken. Om ze aan te passen, dien je via de 'Managementinformatie-tegel - ad-hoc rapportages' Report Builder op te starten.   Migreren naar Youforce Reporting Wij hebben al people analytics, wordt dit automatisch overgezet naar youforce analytics? Als je people analytics design afneemt, dan wordt dit automatisch omgezet naar youforce analytics. In dit community bericht kan je daar meer over lezen: Ze zijn er, nieuwe dashboards!   Het is wel belangrijk dat je de dashboards zelf nog nabouwt in Youforce Analytics.   De klassieke rapporten zijn dus niet meer te benaderen via "standaard rapporten" volgende maand? Dit zal inderdaad in Q2 niet meer te benaderen zijn via de oude weg. Je kunt ze wel nog aanpassen en bewerken in Report Builder. Alleen het weergeven kan dan allen nog via Youforce Reporting. Rapporten Bouwen Als je wisselt van taal Engels Nederlands dan wordt het scherm weer leeggemaakt en ben je je al gemaakte wijzigingen kwijt. Is hier iets aan te doen? Voor nu is hier nog niet iets aan te doen. We nemen het mee voor verdere analyse.   Ik zou graag willen zien hoe ik een "kaart" kan maken, waarop het aantal actieve of inactieve personen staat. Dit afhankelijk van de slicer Als je de kaart-visualisatie selecteert en de velden Persoon status en Persoonsnummer aanklikt, dan is het zaak om Persoonsnummer op te nemen als waarde (velden kun je verslepen in het visualisatie-scherm). Als je bij het veld (in het visualisatiescherm) vervolgens op het pijltje omlaag klikt, kun je de juiste aggregatie kiezen (som/aantal/etc.).   Ik kan bij de kaart visualisatie maar 1 waarde selecteren. het plaatsen van dienstverbandstatus in het analyse veld, werkt het ook niet. ik blijf het totaal aantal persoonsnummers zien wat totaal in Beaufort staat Je dient Persoon status te gebruiken in plaats van dienstverbandstatus. Dit veld kijkt of een persoon ten minste 1 actief dienstverband heeft. In dat geval is de waarde van het veld 'Actief'. De reden dat het niet werkt met Dienstverband Status is dat door de aggregatie van Persoonsnummer er geen relatie wordt "gezien" tussen de twee tabellen. Hierdoor werkt de slicer niet. Voor de beste ondersteuning verwijzen we je graag naar het forum.   Hoe kan je gebruik maken van de som? Sommige velden zitten zo in het model, dat er meteen gesommeerd wordt. FTE is daar een van. Hier hoef je dus niets aan te doen. Mocht je willen sommeren op een veld waarbij dit niet automatisch gebeurt (je ziet dan dus niet Som van [veld] staan in je tabel, dan kun je via het deelscherm Visualisatie bij het betreffende veld op het pijltje omlaag klikken en een aggregatie-optie kiezen. Zie deze pagina op de community voor meer informatie: Tabellen aanpassen    Waar kan ik de organisatie keuze maken? In het model zit een entiteit genaamd Organisatorische Eenheid, in combinatie met de visualisatie 'Slicer' kun je een organisatie keuze toevoegen.   Kan ik de naam van mijn test rapport later aanpassen in een definitieve titel? Je kunt altijd de titel van het rapport wijzigen. Klil bij een rapport naast de knop 'Bekijken' op het pijltje omlaag. Vervolgens kies je de optie 'Naam bewerken'.   Hoe krijg je die kolom som FTE? In dit artikel op de community leggen we dit uit: Tabellen aanpassen    Kan je ook subtotalen maken? Subtotalen worden automatisch ingesteld wanneer je voor de matrix-weergave kiest. Je kunt dan eventueel in het visualisatiescherm bij de subtotalen instellen voor welke groepen je subtotalen toont. Zie dit artikel op de community voor meer informatie over de matrix: Matrix visualisatie instellen    Is het ook mogelijk om totalen te zien van de verschillende afdelingen en vervolgens het totaal van alle afdelingen die behoren tot 1 directeur? Ja dit kan met behulp de matrix visualisatie. Door gebruik te maken van totalen en subtotalen. Zie dit artikel op de community voor meer informatie: Matrix visualisatie instellen . We zullen nog een specifiek artikel wijden aan het maken van totalen en subtotalen!   Komt de mogelijkheid om een bewerkt rapport meteen op te slaan als nog wel in de toekomst ipv een kopie maken en hernoemen? Dit is een beetje omslachtig. Wij hopen van wel, maar dit is een aanpassing die Microsoft zal moeten doen aan Microsoft.   Is het mogelijk om de titel van de gegevens aan te passen in het rapport? (Voorbeeld is geboortedatum-maand vervangen door Geb.maand)" Ja dit is mogelijk. In het deelscherm 'Visualisaties' kun je bij kolommen (hier staan de velden die je hebt gebruikt) dubbelklikken om de naam aan te passen.   Kan je ook een kolomkop toevoegen en samenvoegen zodat deze boven meerdere kolommen komt te staan? Deze optie is alleen mogelijk als je met kolomgroepen werkt, zoals in de webinar is toegelicht. Een mooi voorbeeld hiervan is het Standaard Rapport 'Standenregister'. Hier wordt dit toegepast.   Hoe creer je een veld voor een eigen rubriek (E-rubrieken)? en hoe plaats je die in het rapport? Of heb je hier de PRO-versie voor nodig? Alle eigen rubrieken (persoon en dienstverband) zijn beschikbaar in het datamodel. We noemen dit 'vrije velden'. Hiervoor hebben we twee entiteiten: 'Persoon vrije velden' en 'Dienstverband vrije velden'. Hier vind je de velden in terug die worden gebruikt in HR Core Online. Als je de rubriekcode weet kun je hier ook op zoeken in de zoekbalk, vlak boven het datamodel.   Kan er ook een peildatum toegevoegd worden? In het volgende artikel leggen we uit hoe je een peildatum kunt gebruiken in een rapport: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting    Ik ben ook benieuwd hoe ik de peildatum in het rapport krijg die je zelf kunt typen of via een soort van kalender kunt kiezen. Voorbeeld peildatum dient of 1-1-2023 te zijn of 31-1-2023. Dus eerste of laatste dag van een maand. Ik krijg dat niet voor elkaar om dat als slicer te gebruiken. En deze peildatum gebruiken we voor bijna alle rapporten. In het volgende artikel leggen we uit hoe je een peildatum kunt gebruiken in een rapport: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting   Wanneer gebruik je filter peildatum dienstverband en dienstverband historie? Er zijn twee tabellen in het datamodel die dienstverband informatie laten zien, namelijk 'Dienstverband' en 'Dienstverband Historie'. In deze beide entiteiten vind je de Datum in dienst en Datum uit dienst terug. Afhankelijk vanuit welke entiteit je werkt heb je de 'In dienst (filter)' of 'In dienst historie (filter)' nodig. Die eerste heb je nodig als je met velden uit de dienstverband entiteit werkt, die tweede als je met velden uit de Dienstverband HIstorie entiteit werkt. De derde optie is 'Dienstverband historie (filter)', deze gebruik je als je een peildatum wil gebruiken die kijkt naar Startdatum en Einddatum van de Dienstverband Historie. Zie voor meer informatie het volgende artikel: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting    Is er ook een peildatum voor F&O? Deze vindt je in de tabel Formatie & Organisatie Peildatum   Ik zie jullie steeds, als jullie de eerste keer een gegeven willen toevoegen, het velden gegevens breder maken omdat de gegevens niet allemaal zichtbaar zijn. Is hier nog iets aan te doen? Hier is helaas niet iets aan te doen.   Kun je ook een dropdown tonen en lege kostenplaatsen/kostensoorten niet laten zien? De gegevens in een slicer kun je filteren door op de slicer te klikken en in het filterscherm 'Filters voor deze visual' te filteren op het veld. Daar kun je de gewenste kostenplaatsen wegfilteren. Zie het volgende artikel voor meer informatie over filteren: Filter instellen    Zou hier inzet ook kunnen worden toegevoegd om FTE's verdeling gelijk te krijgen met Loonverdeling? Het is mogelijk om inzet toe te voegen aan tabellen waar dienstverband kolommen zijn toegevoegd. Op het volgende artikel vind je meer informatie over Inzet en in welke situaties je deze tabel wel of niet kunt gebruiken: Inzet    En inzet waarin functie gelijk bij de bijbehorende kostensoort wordt geplaatst Voor specifieke rapportvragen verwijzen we je naar het forum. Daar kunnen we je beter helpen met concrete rapportage vragen.   Kan je geselecteerde kolommen ook niet zichtbaar maken op je rapport? Bv bij meerdere instellingen, dan filter je op een instelling maar die kolom wil je niet zien Het is mogelijk om te filteren of een slicer te gebruiken, zonder dat die kolom in de tabel wordt gebruikt. Je kunt hiervoor gewoon een slicer maken zoals je dat normaal ook doet. Als het gaat om filteren dan moet je het veld waarop je wil filteren vanuit het model rechtstreeks naar het filter paneel slepen. Dan wordt deze niet zichtbaar als kolom in de tabel.   Is het mogelijk om bij geslachtskeuze het veld 'unknown' te veranderen in 'other (anders)'? Je zou met een berekend veld waarden kunnen aanpassen in de gewenste weergave. De unknown is waarschijnlijk afkomstig van de medewerker -1. Je kunt in Beaufort namelijk alleen nog M of V kiezen. Dit wodt in de toekomst wel ondersteund, meerdere opties worden hier dan beschikbaar om in te voeren. Dit wordt dan ook zichtbaar in Youforce Reporting.   Komt groeperen zo ook aan bod, om bijv een medewerkers telling te kunnen maken? Groeperen is aanbod gekomen in de webinar en zal later ook in een artikel worden toegelicht op de community.   Kun je ook een eigen stijl definiëren? Nee dit is helaas niet mogelijk   Als ik een overzicht maak met daarin de OE (niet vanuit de inzet) en ik filter op dienstverband = actief, dan krijg ik per medewerker nog steeds meerdere (incl. oude) OE's te zien. Welk filter kan ik gebruiken om alleen de actieve OE (uit het in- en uit dienst scherm) per dienstverband te zien? We hebben meer informatie nodig om je vraag goed te kunnen beantwoorden. Kan het zijn dat je de kolommen uit de entiteit Dienstverband Historie haalt? Dan heb je ook het veld 'Actueel' nodig. Dat veld geeft aan of deze waarde van het dienstverband vandaag actief is of niet.   Hoe kun je inrichten dat je rapport peildatum 'now/vandaag' krijgt. filteren op? We werken aan een toegankelijke oplossing hiervoor, zodat je als peildatum vandaag en andere opties makkelijk kunt gebruiken. Houdt de community in de gaten voor de ontwikkelingen hiervan.   Geldt die control klik ook voor gebruikers? Ja dit geldt voor iedereen die het rapport bekijkt.   Dien je bij alle niveau's de filter toe te voegen "is niet leeg" als je deze niet willen laten zien als slicer? Nee, dit is niet aan te raden. De kans bestaad namelijk dat je bij deze optie ook dienstverbanden wegfilterd. Het advies is om hierin goed te kijken of het mogelijk is. Waarschijnlijk kan het wel op de 1e en 2e Org. Eenheid niveau.   Een vergelijking zoals uren dienstverband is ongelijk aan uren inzet - kan dit in Reporting of kan dit alleen in de Pro versie? Vergelijkingen tussen twee velden kunnen niet binnen de standaardfunctionaliteit van Youforce Reporting. Hiervoor is dus een berekend veld nodig, gemaakt vanuit de Inzet-tabel. Hiervoor is Pro voor nodig.   Kun je ook een rapport maken met alleen gegevens (eigen velden) uit persoonsgegevens. Dus personen die niet in dienst zijn of zijn geweest. Wij zetten daar bv vrijwilligers in. Je kunt rapporten maken met alleen gegevens uit de tabellen Persoon en Persoon Vrije Velden. Het volgende is hierbij wel van belang. De autorisatie van medewerkers die getoond worden in youforce reporting is gebaseerd op dienstverbanden. Personen zonder dienstverband zullen dus niet getoond worden. Oplossing hiervoor is om in Autorisatiebeheer de optie 'Toegang tot alle data (beheerders)' aan te zetten. Daarmee worden ook personen zonder dienstverband zichtbaar.   Moet je evengoed als je slicer dienstverband status ook nog filteren dan? In principe niet. Anders gaan de filters stapelen, dus wie was er indienst op de peildatum en wie daarvan is ook actief vandaag.   Het rapport Betaald ouderschapsverlof blijft leeg. Enig idee waar dat door komt? Het rapport Betaald ouderschapsverlof kijkt naar specifieke rubrieken in beaufort. Als het rapport leeg is, dan zijn deze rubrieken dus niet gevuld. Ik zal vragen aan Chris om het artikel op de community over dit rapport uit te breiden met de rubrieken die gebruikt worden.   Rapporten Weergeven Als ik op standaard rapporten klik zie ik onder in het scherm 40 van 76 staan. Hoe krijg ik de laatste 26 te zien? De overige rapporten worden vanzelf zichtbaar als je naar beneden scrollt.   Ik ga er vanuit dat de drie puntjes bij de slicer voor de gebruiker minder opties bevat dan dat ik net zag zoals bijv het verwijderen. Klopt dit? Ja dit klopt. Dit zou je zelf ook kunnen testen als je een rapport bekijkt. Dezelfde opties zijn beschikbaar voor andere gebruikers.   Je kunt kiezen uit een lijst met rapporten of met icoontjes. Deze iconen zijn vrij groot en bevatten voor eindgebruikers info die niet relevant is. Is het ook mogelijk om met kleine iconen te werken? Hiervoor hebben we speciaal de 'Lijst-weergave' in het leven geroepen. Vooral als je veel rapporten tot je beschikking hebt kan deze weergave handig zijn. Zie het volgende artikel, onder het kopje 'Weergave Aanpassen' hoe je dit kunt doen Rapporten en dashboards raadplegen    Youforce Analytics Overig Is het met Youforce Reporting nog nodig om lijst 1917 af te roepen? Nee dit is niet nodig. Voor Youforce Reporting werken we niet met 1917 bestanden, maar werken we rechtstreeks met GEMAL via een API. Het is alleen nodig als je met PKB werkt, dan moeten deze 1917 bestanden gewoon in BO4 ingelezen worden om de resultaten in Reporting te kunnen zien.   Wat is power BI dan? Youforce Reporting is gebaseerd op PowerBI, moderne data analyse technologie van Microsoft. Vergelijkbaar met applicaties als Report Builder en Excel maar met andere en uitgebreidere mogelijkheden.   Is Power BI online voldoende voor Reporting Pro, of is de desktop functie nodig? Voor Reporting Pro is PowerBI desktop nodig. Deze software is gratis beschikbaar, maar vereist wellicht afstemming met je IT-afdeling.   Waarom wordt er nooit een filter ingebouwd om op arbeidsrelatie te kunnen filteren? Ik mis deze eigenlijk altijd in de Raet rapportages. Ik raad aan om dit op de community te posten als idee, of in het forum. Het product is nog volop in ontwikkeling: als wij weten wat de behoefte is bij onze klanten, dan kunnen we beter afwegen welke aanpassingen/toevoegingen we prioriteit geven.  

Ter ondersteuning van de module Personele Kostenbekwaking (PKB) in HR Core Online is de entiteit journaalpost werknemer beschikbaar in het datamodel. Met deze module worden de salariskosten nauwkeuriger verdeeld dan de standaard aanlevering vanuit Gemal.   Nu de entiteit journaalpost werknemer beschikbaar is in het datamodel hebben we gekeken naar de toegevoegde waarde van een bijbehorend standaard rapportage. Veel organisaties gebruiken journaalpost werknemer rapportage om de verdeelde resultaten inzichtelijk te krijgen.  Opbouw rapport In dit rapport zie je de resultaten per Opdrachtgever, Instelling, Registratienummer, Dienstverband en Tegenrekening. Per groep laten we ook de totalen zien. Via onderstaande knoppen heb je de mogelijkheid om minder of meer details weer te geven in het rapport. Deze knoppen vind je rechtsboven de tabel wanneer je er met de muis overheen gaat:       De resultaten hebben we opgesplitst in Debit en Credit. Daarnaast staan FTE en Uren ook in de tabel.      

In deze entiteit vind je de Roltoewijzing informatie uit BO4. Alle noodzakelijke velden vind je hierin terug, zoals je dat ook gewend bent in report builder. In sommige gevallen is de naamgeving iets gewijzigd. In de tabel rechts kun je deze informatie terugvinden.   Deze entiteit is zo opgebouwd dat je verschillende velden kunt selecteren die horen bij de roltoewijzing. Wil je de naam weten van bijvoorbeeld de manager   dan gebruik je hiervoor de velden die beschikbaar zijn in de folder ‘naamgegevens’. Je kunt hiervoor niet de velden uit de entiteit persoon gebruiken.    Zie onderstaande voorbeeld: Er zijn twee kolommen ‘Naam Volledig’, waarvan de eerste uit de entiteit roltoewijzing en de tweede uit de entiteit Persoon. Naam Volledig (Roltoewijzing) =  naam van de manager Naam Volledig 2 = naam van medewerker          Het model is zo opgebouwd om jou een zo gebruiksvriendelijk en toegankelijk mogelijke ervaring te bieden. Daarom bieden we nu 1 gegevensmodel in plaats van meerdere losse modellen. De bedoeling is dat je zoveel mogelijk entiteiten met elkaar kunt combineren in rapportages, maar in sommige gevallen is dit niet mogelijk of het geeft je gewoonweg geen relevante informatie:   Niet te combineren met: Bank Info  Dienstverband Historie Formatie en organisatie Inzet Journaalpost Werknemer Loonverdeling Salarismutaties Salarisresultaten Standenregister Systeemmutaties Verlof Verlof details Verzuimgeval Verzuim tijdvak   Veldnaam Folder BO4 Table Report Builder Roltoewijzing Code     Rol Roltoewijzing     Omschrijving roltoewijzing Voornaam Roltoew _Naamgegevens     Achternaam Roltoew _Naamgegevens     Persoonsnummer     Persoonsnummer Naam Volledig Roltoew _Naamgegevens     Startdatum     Ingangsdatum roltoewijzing Jaar_Startdatum       Maand_Startdatum       Kwartaal_Startdatum       Einddatum     Einddatum roltoewijzing Jaar_Einddatum       Maand_Einddatum       Kwartaal_Einddatum       Roltoewijzing Status       Voorletters Roltoew _Naamgegevens     Roepnaam Roltoew _Naamgegevens     Organisatorische Eenheid     Operationele org.eenheid Korte Naam Org. Eenheid       Kostenplaats       Maand_Startdatum       Maand_Einddatum      

Waarom heb je deze entiteit nodig?   Door deze datumvelden te gebruiken kun je precies zien wat de stand is van de bezetting op de geselecteerde datum.       Dit is een speciale entiteit die maar een paar velden bevat. De reden dat deze entiteit is toegevoegd is om met zo min mogelijk datumvelden te kunnen filteren in de Formatie en Organisatie (F&O) rapportages. Verschillende onderdelen van F&O hebben een start en einddatum, namelijk formatieplaats, formatieplaatsomvang, formatieplaatstoewijzing en organisatiemodel.  Zonder de entiteit F&O Peildatum heb je alle start en einddata nodig van de eerder genoemde onderdelen. Dat maakt het rapporteren op dit onderwerp erg ingewikkeld.

In het datamodel hebben we verschillende peildata filters beschikbaar, maar hoe maak je nou zelf zo'n peildatum? En hoe kun je er 1 maken die naar meerdere velden kijkt uit het datamodel? Onderstaande toelichting helpt je hiermee verder. Template Expressie BELANGRIJK dat je het uiteindelijke resultaat als een Meting toevoegt en niet als berekende kolom!     Voorbeeld Peildatum = MINX( 'Contract Custom Fields', Switch(TRUE(), AND([Kolom 01]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 01]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 02]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 02]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 03]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 03]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 04]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 04]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 05]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 05]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, 0 ) ) // ----------------------------------------------------------------------// // Wil je op meer velden filteren? Voeg dan onderstaande expressie toe // na de laatste komma in bovenstaande expressie. // AND([Kolom 00]<=MAX('Reference date filters'[Date]), // [Kolom 00]>=MIN('Reference date filters'[Date])), // 1, // ----------------------------------------------------------------------//         Pas de template expressie als volgt aan: Voeg een nieuwe Meting toe in Power BI Desktop Plak de template expressie in de formule balk Vervang Kolom 01 t/mt 05 met eigen velden uit je datamodel: Voeg velden toe of haal velden weg uit de template expressie: Pas de tabel aan en test het resultaat        

Meldingsfrequentie   Voor de meldingsfrequentie hebben we  twee varianten: meldingsfrequentie en meldingsfrequentie (jaarbasis). Deze twee varianten vind je terug in de folder verzuim en in de folder voortschrijdend verzuim. Uiteindelijk hebben we dus 4 verschillende meetwaarden voor meldingsfrequentie.   Berekening Meldingsfrequentie Deze meetwaarde kijkt naar het aantal nieuwe verzuimgevallen en deelt dit door het aantal gewerkte dagen wat weer gedeeld is door het totaal aantal dagen in de periode:     Bij de verzuimmeldingen wordt er geen onderscheid gemaakt tussen verschillende percentages van verzuim. Iedere melding telt gewoon mee. Onder de streep wordt er eigenlijk gekeken naar het aantal dienstverbanden, maar hierin wordt er rekening gehouden met hoe lang een dienstverband actief was in die periode. Als een dienstverband halverwege de maand is geëindigd dan wordt dit dienstverband ook voor de helft meegerekend. In de meeste gevallen zal dit niet zo zijn en zal het aantal gewerkte dagen en het aantal dagen in periode per dienstverband gelijk zijn.   Berekening Meldingsfrequentie (jaarbasis) Bij deze variant wordt de eerder beschreven meetwaarde op jaarbasis berekend. Bovenstaande berekening is in dit geval uitgebreid met het volgende:     Op deze manier  ontstaat er een geëxtrapoleerd gemiddeld aantal meldingen per medewerker per jaar.   Verschil met report builder In report builder werd de meldingsfrequentie net iets anders berekend, namelijk op basis van FTE. Als een dienstverband minder dan 1 FTE heeft dan wordt dit dienstverband ook minder dan 1 meegeteld in de telling onder de streep. Dit kan er dus voor zorgen dat de meldingsfrequentie in Report Builder wat hoger uit kan vallen.     ------------------ LET OP: De beschrijving van bovenstaande meetwaarden zijn pas van toepassing vanaf de release die is gedaan op 7 december 2023. Vóór 7 december waren er andere meldingsfrequentie velden aanwezig in het datamodel, genaamd Ziekmeldingsfrequentie en Ziekmeldingsfrequentie (gewogen). Deze velden waren nog niet correct en zijn in deze release vervangen.    

Verzuimduurklassen In dit artikel geven we je meer inzicht in de wijze waarop de verzuimduurklassen tot stand komen. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen: Verzuim % Kort Verzuim % Middellang Verzuim % Lang Verzuim % Extra Lang Verzuimduurklasse (uit entiteit verzuimgeval) Verzuimdagen Kort Verzuimdagen Middellang Verzuimdagen Lang Verzuimdagen Extra Lang In de entiteit Verzuimgeval is ook een kolom beschikbaar die de duurklassen kan weergeven. Dit veld kun je gebruiken in combinatie met Verzuim %.    De indeling van de verzuimduur klassen is gebaseerd op verzuimstandaard van het CBS. Het datamodel hanteert dan ook dezelfde definities: Duurklassen Aantal dagen (tot en met) Kort 1 - 7 Middellang 8 - 42 Lang 43 - 365 Extra Lang 366+   De verzuimduurklassen gaan uit van hele ziektedagen. Een halve ziektedag of een parttime-ziektedag telt dus als een hele ziektedag.   Bepaling duurklassen Het bepalen van de duurklasse van een verzuimgeval gebeurt op basis van het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van de verzuim melding tot de hersteldatum(of de einddatum van de verslagperiode indien het een lopend ziektegeval is). Het gaat dus niet alleen om de dagen binnen de verslagperiode. Een verzuimgeval valt altijd maar in één verzuimduur klasse!  Het is dus niet zo dat de eerste zeven dagen van een verzuimgeval altijd in de klasse Kort verzuim vallen.  Openstaande ziektegevallen Verzuimstatistieken worden berekend over volledige maanden. Ook de maand waarin het rapport gedraaid wordt meegerekend, ook al is de maand nog niet voorbij. Houd hier rekening mee wanneer het je het rapport draait en de maand nog niet voorbij is. De uiteindelijke verzuimcijfers zijn pas bekend wanneer de maand voorbij is en alle gegevens compleet. Indien er sprake is van een openstaand verzuimgeval op het moment dat het rapport gedraaid wordt is er geen hersteldatum bekend. In dit geval houden we de einddatum van de openstaande maand aan in de berekeningen.    Tip: er is een veld beschikbaar in de tabel Periode Velden ‘Huidige maand’. Dit veld geeft een ‘1’ bij de huidige maand en een ‘0’ bij de overige maanden. Als je niet de huidige maand wil zien in je rapportage dan kun je deze eruit filteren met behulp van dit veld.   Het verschil tussen duurklassen en jaren Je kunt verzuimcijfers die gesplitst zijn op basis van de duurklasse niet vergelijken met verzuimcijfers die verdeeld zijn over jaren. Dit komt doordat bij verdeling op basis van duurklasse,  alle verzuimdagen in één specifieke duurklasse geplaatst worden, terwijl bij verdeling over jaren verzuimdagen zowel in het eerste als tweede jaar vallen. Bijvoorbeeld, als een werknemer 465 dagen ziek is geweest, worden deze dagen bij verdeling op basis van duurklasse  in de categorie 366 tot 730 dagen geplaatst, maar bij verdeling over ziektejaren vallen de eerste 365 dagen in het eerste ziektejaar en de resterende 100 dagen in het tweede ziektejaar.   Hieronder nog een paar voorbeelden die het verschil tussen duurklassen en verzuim jaren goed weer geven:   Verzuimgeval Totaal Verzuimdagen 1e Jaar Verzuimdagen 2e Jaar Verzuimdagen 3e Jaar Verzuimdagen Duurklassen 1 6 6 0 0 Kort 2 40 40 0 0 Midden 3 180 180 0 0 Lang 4 400 365 35 0 Extra Lang 5 800 365 365 70 Extra Lang

Bij het valideren van de verzuimcijfers in rapportages wordt er door sommige organisaties vergelijkingen gedaan met de rapporten die Verzuimmanager zelf beschikbaar stelt. In de praktijk kom je dan verschillen tegen tussen Verzuimmanager en Youforce Reporting. Deze verschillen zijn niet per definitie ‘fout’, maar hebben te maken met een verschillende manier van berekenen en het hanteren van andere definities. In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn tussen deze rapporten in Verzuimmanager en Youforce Reporting.   Voor meer informatie over de berekeningen van verzuimpercentages in Youforce Reporting worden gebruikt Toelichting Verzuimstatistieken    Algemene opmerkingen De centrale plek voor alle verzuimrapportages is Youforce Reporting. Dit wordt ook door het verzuimmanagement team zo benadrukt. Hier hebben we meerdere redenen voor, maar het belangrijkste is dat er binnen Youforce Reporting meer mogelijkheden zijn. Youforce Reporting is een veel krachtigere oplossing voor het bieden van moderne en flexibele rapporten.  Ons advies is dan ook om deze rapporten binnen Youforce Reporting te gebruiken in plaats van de rapporten van Verzuimmanager.   Parameters bij Verzuimmanager Bij het draaien van rapporten binnen Verzuimmanager moet je eerst bepaalde keuzes maken. Zorg dat je goed oplet en dezelfde keuzes op de juiste manier toepast binnen de rapportages van Youforce Reporting. Denk hierbij aan arbeidsrelaties, periode en vangnetgevallen.  In Youforce Reporting wordt automatisch rekening gehouden met een specifieke set aan arbeidsrelaties die in een stuurgegeven in HR Core Online zijn vastgelegd. Voor meer informatie hierover zie Toelichting Verzuimstatistieken  Dit gebeurt niet vanzelf in Verzuimmanager, dus let hierin ook goed op dat je de juiste arbeidsrelaties selecteert. Berekeningsverschillen Vangnetgevallen Binnen Youforce Reporting worden alle vangnetgevallen meegenomen behalve het vangnetgeval Zwangerschap/bevalling indien er geen sprake is van zwangerschapsverlof. Zie ook onderstaande tabel, waarbij dus alleen de onderste regel wordt uitgesloten in de verzuim berekeningen. Belangrijk om dit goed mee te nemen in de keuzes die je maakt bij het genereren van een rapport in verzuimmanager Binnen Verzuimmanager kun je ‘Inclusief’ of ‘Exclusief’ kiezen, oftewel alles of niet. Dat geeft verschillen in de berekeningen. Gemiddelde FTE/medewerkers In de basis bereken je het verzuimpercentage door het aantal verzuimdagen te delen door het aantal beschikbare dagen in een periode. Een verschil in het verzuimpercentage hoeft dus niet alleen een afwijking te betekenen in de verzuimgevallen die wel of niet worden meegerekend, maar kan ook te maken hebben met het aantal beschikbare dagen.  Het aantal beschikbare dagen is gebaseerd op de dienstverbanden die in de geselecteerde periode actief waren. In Youforce Reporting worden deze dagen precies berekend en gebruikt in de berekening van het percentage In Verzuimmanager wordt er iets minder nauwkeurig gerekend met deze beschikbare dagen. Hier wordt een gemiddelde gepakt van de maand, namelijk stand van begin en einde van de maand, gedeeld door 2. Dit levert kleine afwijkingen op in de percentages ten opzichte van Youforce Reporting. Verzuimgevallen langer dan 2 jaar In Youforce Reporting worden de verzuimgevallen die langer duren dan 2 jaar ook meegenomen in de verschillende meetwaarden (verzuim %, Verzuim % Extra lang ect.) In Verzuimmanager worden de verzuimgevallen vanaf de 1e dag van het derde jaar niet meer meegerekend in de maand dat het derde jaar begint. In alle maanden daarvoor zie je dit verzuimgeval wel gewoon in de percentages terug, maar vanaf het derde jaar niet meer.   

  Wat is de deadline voor de overige rapporten en het gebruik van Report Builder? De deadline voor verlof en verzuim is bekend. Voor de overige rapporten nog niet, deze tijdslijn zullen we nog gaan opstellen.   Is de in- en uitstroom op basis van dienstverband of persoon? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Wat is de defintie van instroom en uistroom? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Waarom is er in de filtering bovenin niet de OE te selecteren? Deze filtering wordt meegenomen als optie in de update van de dashboards   Wij maken minder gebruik van de namen van de OE's maar meer van de nummering van de OE's, is deze ook te tonen? Er is een veld beschikbaar 'Niveau Org. Eenheid' die de het nummer aangeeft per OE.   Wanneer komen de updates van de dashboards beschikbaar? In juni zullen de updates beschikbaar zijn   Waar kan ik de rekenregels voor Verzuim vinden? Zie het volgende artikel voor de rekenregels van verzuim Toelichting Verzuimstatistieken    Waar kan ik de definities vinden achter de velden zoals het veld 'FTE categorie'? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Wanneer komen de vrije velden in Dienstverband historie beschikbaar? Dat is nog onbekend. Voor het gewone reporting datamodel is deze al wel beschikbaar, maar voor analytics nog niet   Kan ik ook meerdere soorten lijnen gebruiken in 1 grafiek om bijv jaren te onderscheiden als de data dicht bij elkaar liggen? Ja dat kan zeker. Dit heb ik live in de webinar toegelicht vanaf minuut 1:09.10. Zie Overzicht Webinars Youforce Reporting  voor een link naar de opname.   Je had het eerder over canvas, zodat je het dashboard groter kan maken/scrollen. Kan je dit nog laten zien? Live in de webinar beantwoord vanaf minuut 1:26.45

Work in progress   Wanneer stopt report builder? In Youforce Reporting geen mogelijkheid om query aan te passen bij de klassieke rapporten. Report Builder wordt in stappen uitgefaseerd. Bij iedere stap worden er 1 of meerdere report builder modellen niet meer beschikbaar, waardoor de rapporten die deze modellen gebruiken niet meer werken. De rapporten blijven bestaan, maar ze zullen dan niet meer werken. Alle andere rapporten die nog wel werkende modellen hebben, blijven werkend en voorlopig heb je ook nog de mogelijkheid om deze rapporten aan te passen. Verlof stop als eerst, eind september, verzuim eind januari 2024 en andere modellen later in 2024. De klassieke rapporten zijn zichtbaar in youforce reporting op basis van de autorisaties binnen de Managementinformatie-tegel, maar het aanpassen ervan gebeurd nog steeds via 'Ad-hoc rapportages' op de MI-tegel.   Kun je dan ook in Verzuimmanagement geen rapporten meer draaien in januari 2024? Dus alleen in Youforce Reporting? Verzuimmanagement is een aparte applicatie. De rapporten hierbinnen staan los van youforce reporting. Je kunt deze dus blijven draaien.   Vervallen de rapporten met label 'standaard' en 'klassiek' ook of alleen met label 'klassiek'? Het gaat om rapporten met het label 'klassiek'. Sommige rapporten hebben twee labels inderdaad, 'klassiek' en 'standaard', deze komen dus ook te vervallen.   Wat als je geen Mijn Youforce hebt of snel gaat krijgen, blijft dan wel Youforce Report Builder actief? Nee, het maakt niet uit of je wel of geen gebruik maakt van Mijn Youforce, het gaat om Report Builder zelf.   Worden de rapporten die ooit door Raet zijn gemaakt als standaard rapport wel omgezet naar Reporting? of moet je die ook zelf aanpassen? Raet heeft een nieuwe set aan standaardrapporten en dashboards in Youforce Reporting gemaakt. Daarin is op basis van het gebruik van de rapporten de keuze gemaakt om een reporting-variant te maken. Je zult dus niet een-op-een de lijst met standaardrapporten zien.   Kun je in Report builder nog wel de "bouw" benaderen als de data niet meer beschikbaar is? Je kunt via de managementinformatie-tegel nog wel report builder openen en de rapporten, maar er zullen wel beperkingen zijn in wat je kunt zien binnen het rapport. Je kunt bijvoorbeeld niet in de query (gegevensset), maar je kunt wel de bewerkingen buiten de query zien.   Een rapport kan je opslaan, maar kan een collega's er dan ook bij? Als je een rapport in Youforce Reporting maakt, dan is deze alleen nog maar zichtbaar voor jou. Je kunt dit rapport promoveren (let op: promoveren is een apart recht dat in Autorisatiebeheer aangezet moet zijn). Daarmee stel je het beschikbaar aan andere (groepen) gebruikers.   Kan er inzichtelijk worden gemaakt hoe een Klassiek rapport is opgebouwd, zodat dit kun (na)bouwen in Youforce reporting? Veel rapporten heb ik niet gebouwd, dus moet ik eerst weten hoe het klassieke gebouwd is. Je kunt via 'Ad-hoc rapportages' op de managementinformatie-tegel Report Builder opstarten. Daarin kun je de klassieke rapporten openen om te zien welke velden gebruikt zijn,welke berekende velden gemaakt zijn, welke filters zijn toegepast etc.   (vervolg) Maar er is niet een totaaloverzicht of iets dergelijks van ee rapport? Nee, je zal per rapport moeten kijken wat er precies nodig is. Ons advies is om rapporten niet letterlijk na te bouwen op basis van de opbouw van een report builder rapport. Soms zijn er omwegen of work arounds in report builder gebruikt, vanwege de beperkingen in die applicatie. Dit hoeft niet het geval te zijn in Youforce Reporting. Begin met het gewenste eindresultaat voor ogen.   Er is nu een rapport verlofsaldo, bestaat een dergelijk rapport straks ook in Youforce Reporting? Of moeten we dat zelf ombouwen? Er bestaat ook in Youforce Reporting een standaard rapport verlofsaldo. Dit toont op medewerkerniveau het verlofsaldo.   Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van reporting pro? Hiervoor kan je het beste contact opnemen met Customer Success Manager, zij kunnen dit met je bespreken   Ik heb alleen licenties staan. Wat nu? Dan heb je geen beheerrechten. In Autorisatiebeheer kun je 'Instellingen beheren' (laten) aanzetten.   Kan je een berekeningen opslaan en een collega deze laten gebruiken? Als je een berekening toevoegt aan het model, dan kan iedereen die rapporten mag bouwen deze berekening gebruiken.   Ik heb hier de melding dat er geen gebruikerslicentie is. Wat nu? Waarschijnlijk staat Youforce Reporting Pro niet aan. Als het niet aan staat, dan kun je contact opnemen met je Customer Succes Manager om dit te bespreken en aan te zetten.     Is Power BI alleen om berekende velden te maken, of kun je hier ook de rapporten in (om)bouwen? In PowerBI zou je ook het rapport kunnen maken. Als je dit opslaat, dan kun je dit in youforce reporting importeren (knop links naast de groene knop om rapporten te maken). Het is alleen wel iets foutgevoeliger als je ook berekende velden gebruikt, omdat je namen hiervan wel moet beginnen met een '@' teken. Zo worden ze namelijk in het model opgeslagen als je ze toevoegt (dit moet je nog steeds doen in youforce reporting). Dit komt later in het webinar nog voorbij.   Op dit moment wordt berekend veld gebruikt op tabel personen. Stel dat je een berekend veld hebt met gegevens uit 2 verschillende tabellen. Waar zet je het berekend veld dan neer? En kan dit dit uberhaubt want soms heb je natuurlijk 1 : N relaties. Als je te maken hebt met een 1:N relatie, dan maak je de kolom in de 'N'-tabel. Zo krijg je een waarde voor iedere N. Als je in de kolom niet kunt verwijzen naar de andere tabel, dan kun je gebruik maken van de related functie om dat veld op te halen (staat niet op de planning vandaag). Als dat ook niet kan, dan ga je richting de measures.   Moet je steeds spaties geven als je if formule gebruikt (dus bv tussen de = "V"of kan je de gegevens ook gewoon achter elkaar typen? Je kunt ook Person[Gender]="V" typen   Als het uitkomst 0 is, hoe kan je dan zorgen dat deze regel uit de tabel blijft? Je kunt in het rapport filterenop dit veld en de waarden eruit filteren die je niet wilt zien.   Waarom geef je in de kolom toevoegen 1 aan en een @? Als je een veld toevoegt aan het model, wordt het met een '@' voor de opgegeven naam toegevoegd. Dus als je in reporting het veld 'Test' aanmaakt, dan heet dit in het model '@Test'. Dan is het handig als je in powerbi desktop al het veld met @ in de naam zet. Dan kun je het rapport makkelijk importeren in youforce reporting.   Uitvoercodes in de regel in combinatie met maand en jaar als parameter, dit mis ik hier? Als je in het rapport slicers opneemt voor jaar en maand, of daarop filtert in het filterscherm, dan krijg je de waarde van die periode te zien. Dat hoeft je dus niet in het berekende veld op te nemen.   Staat er straks een lijst op de community welke tekens je waarvoor gebruikt, zoals nu || voor OF? Ja deze komt er nog. Op dit moment staat dit nog niet op de community. Voor nu deel ik wel de volgende pagina van microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/dax/dax-operator-reference   Kun je vanuit report builder inzichtelijk maken welke eigen / berekende velden op dit moment gebruikt worden in de huidige rapporten binnen reportbuilder? Als je een rapport in report builder geopen hebt, kun je op drie plekken te maken hebben met berekende velden. In de tabel zelf, daarin zie je dan een tekstvak met de tekst "expr". In de eigenschappen van de gegevensset, daarin zie je bij de velden dan een veld met in het waardetekstvak "expr", of in de query zelf. Deze laatste is wat minder overzichtelijk, omdat je in feite iedere tabel waaruit je gegevens hebt gebruikt, afmoet om te kijken of er berekende velden zijn aangemaakt in de tabel. Deze herken je aan het feit dat in het scherm linksonder ('Velden') je er met je rechtermuisknop op kunt klikken en de opties kunt selecteren (bij de standaardvelden heb je dit niet).   Groepering OE codes is wel bewerkelijk. Bij nieuwe OE codes moet je deze berekende kolom aanpassen. Je zou het wellicht kunnen versimpelen door bijvoorbeeld formules te clusteren. Switch(left([veld], 2), "01", "Cluster SA", etc.). Met het veld left kijk je dus naar de eerste X tekens, waarbij je zelf aangeeft wat X is. Zo zou je in plaats van specifieke OE's ook kunnen kijken naar bijv. het veld 'Autorisatie niveau nieuw'.  

In dit artikel geven we meer inzicht en toelichting over de berekening van het bekende Verzuimpercentage. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen: Verzuim % Verzuim % 1e Jaar  Verzuim % 2e Jaar   Verzuim % 3e Jaar    Het verzuimpercentage geeft een aanwijzing van de omvang van het ziekteverzuim in relatie tot de arbeidscapaciteit. De basisberekening voor het verzuimpercentage is:     Het aantal verzuimdagen is het aantal dagen dat een medewerker ziek was of bijvoorbeeld het totale aantal verzuimdagen op een afdeling. Het aantal beschikbare dagen is het aantal kalenderdagen in de rapportageperiode of het totaal aantal kalenderdagen dat de medewerkers van een afdeling in dienst waren.   Hierbij kun je wel of geen rekening houden met een deeltijdpercentage en/of een percentage ziek. In Youforce Reporting houden we rekening met beide, deeltijdpercentage en percentage ziek.    Als het deeltijdpercentage wordt meegewogen, komt het zowel in de teller als in de noemer van de breuk voor. De berekening voor deze rekenmethodiek (gewogen naar deeltijd en partieel verzuim) ziet er dan als volgt uit:       Voor iedere medewerker worden hierbij de verzuimdagen vermenigvuldigd met de deeltijdfactor en het percentage dat hij ziek is. Het aantal beschikbare dagen wordt ook vermenigvuldigd met de deeltijdfactor.    Voorbeeld:  Een medewerkster werkt vier dagen per week (0,8 FTE). Gedurende de maand januari is zij vijf dagen voor 50% ziek. Haar verzuimpercentage over de maand januari is dan:     Berekening per organisatorische eenheid Voor de berekening van het verzuimpercentage van een afdeling of organisatie telt deze methode eerst de afzonderlijke dagen van alle medewerkers bij elkaar op en voert daarna pas de deling uit. Om een verzuimpercentage volgens deze rekenmethodiek  in zijn geheel met de hand uit te rekenen zijn de volgende stappen nodig: Bepaal voor elke medewerker de som van de verzuimdagen (binnen de verslagperiode en het dienstverband). Gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend. Vermenigvuldig voor elke medewerker het aantal dagen uit stap 1 met de deeltijdfactor (=fulltime-equivalent). Voor fulltimers verandert er dus niets. Tel de uitkomsten uit stap 2 van alle medewerkers bij elkaar op. Bereken van elke medewerker het aantal kalenderdagen dat hij/zij in de verslagperiode in dienst was. Vermenigvuldig het aantal kalenderdagen uit stap 4 met de deeltijdfactor; Tel de uitkomsten uit stap 5 van alle medewerkers op Deel de uitkomst uit stap 3 door de uitkomst van stap 6 Vermenigvuldig de uitkomst van stap 7 met 100%.   Verzuim jaren De verzuimstandaard van het CBS maakt onderscheid tussen het eerste en het tweede jaar van het verzuim. Daarnaast hebben we vanuit meerdere klanten ook de behoefte gehoord om het 3e verzuimjaar in kaart te kunnen brengen. Ook deze is nu beschikbaar in het datamodel. Dit betekent dat de verschillende verzuimpercentages zijn gebaseerd op het volgende:   Verzuim %: totaal van verzuimdagen Verzuim % 1e jaar:  tot maximaal de eerste 365 verzuimdagen Verzuim % 2e Jaar: tussen de 365 en de 730 verzuimdagen Verzuim % 3e Jaar: vanaf 730 verzuimdagen Hieronder wordt het wat beter zichtbaar met een aantal voorbeelden van verschillende afgesloten verzuimgevallen:   Verzuimgeval Totaal verzuimdagen 1e Jaar (dagen)  2e Jaar (dagen) 3e Jaar (dagen) 1 6 6 0 0 2 40 40 0 0 3 180 180 0 0 4 400 365 35 0 5 800 365 365 70  

Aantal Medewerkers en Dienstverbanden Iedere medewerker dat een actief dienstverband heeft gehad in de betreffende maand wordt meegeteld in deze meting. Ook al gaat het om 1 dag, dan wordt de medewerker en het dienstverband meegeteld.  Een medewerker kan uiteraard meerdere actieve dienstverbanden hebben. Deze worden dan ook meegeteld bij de meting aantal dienstverbanden.   FTE (Gewogen gemiddelde) De bron voor dit veld is gebaseerd op het veld ‘Percentage Deelbetrekking’ uit Beaufort.  Zoals eerder beschreven berekenen we deze metingen niet specifieker dan per maand. De vraag is hoe bereken je FTE per maand? Je kunt ze namelijk niet allemaal bij elkaar optellen en wat gebeurd er als het Percentage Deelbetrekking verandert gedurende de maand? We kunnen de volgende situaties onderscheiden:   Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking gedurende de maand   Per dienstverband berekenen we het FTE op basis van onderstaande berekening. Al deze FTE’s tellen we bij elkaar op en zo ontstaat het totaal FTE per maand.   (Percentage Deelbetrekking x Aantal dagen) / Totaal aantal dagen in periode   Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking In dit geval wordt voor dit dienstverband het percentage deelbetrekking meegenomen wat voor die maand geldt.   Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking In dit geval moeten we rekening houden met meerdere percentages deelbetrekking van hetzelfde dienstverband gedurende de maand. Dit doen we als volgt:   Voorbeeld: Percentage deelbetrekking (PD 1) is in de eerste 10 dagen 1.0 Percentage deelbetrekking (PD 2) is in de laatste 21 dagen 0.5   (PD 1 x Aantal dagen 1) + (PD 2  x Aantal dagen 2) / Totaal aantal dagen in periode   (1.0 x 10) + (0.5  x 21) / 31  =  0.661   Verschil met People analytics: daar rekenden we met de beschikbare dagen van het dienstverband. Als een dienstverband halverwege de maand is ingestroomd met 1 FTE, dan telden we daar 0.5 FTE voor die maand.   Dagen in periode Deze meting geeft het aantal beschikbare dagen van de geselecteerde periode weer. Dus als de maand januari van 2022 is geselecteerd zijn er 31 beschikbare dagen. Deze meting wordt gebruikt bij het berekenen van de andere metingen, maar kan ook relevant zijn voor zelf gemaakte rapportages.   Beschikbare dagen Dit is het totaal van het aantal dagen per dienstverband dat beschikbaar is geweest in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de hele maand actief is geweest rekenen we voor bijvoorbeeld januari 2022 31 beschikbare dagen voor het actieve dienstverband. Als het dienstverband halverwege de maand is ingestroomd dan geeft deze meting 15 of 16 dagen weer afhankelijk van de maand.   Gewogen beschikbare dagen Deze meting is vergelijkbaar met ‘Beschikbare dagen’ met het verschil dat er rekening wordt gehouden met het FTE van het dienstverband in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de gehele maand actief is geweest, maar een FTE heeft van 0.5 dan tellen we voor de maand januari 2022 15.5 gewogen beschikbare dagen.   In- en uitstroom Dit is het totaal van in- en uitstroom van de geselecteerde periode waarbij instroom een positief getal is uitstroom een negatief getal.    Dus als er 3 instromers zijn en er zijn 5 uitstromers, dan tellen we een totaal in- en uitstroom van -2.   Instroom Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is ingestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Eerste datum in dienst’. Dit veld kijkt of ‘Datum in dienst CAO’ is gevuld in Beaufort Online en als deze leeg is dan wordt er gekeken naar ‘Datum in dienst’.   Instroom % Deze meting geeft de verhouding van instromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode.   Uitstroom Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is uitgestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Laatste datum in dienst’. Dit veld kijkt naar de laatste datum uit dienst per medewerker.    Uitstroom % Deze meting geeft de verhouding van uitstromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode. 

In dit artikel kom je alles te weten over het datamodel voor Youforce Analytics

Dit dashboard geeft inzicht in de salarisresultaten en de ontwikkeling door de tijd heen   Selecties op dashboard Ieder beschikbare dashboard geeft de mogelijkheid om verschillende keuzes te maken, zodat dit dashboard op verschillende vragen antwoord kan geven. Hieronder beschrijven we de verschillende keuzes die je kunt maken met behulp van de geleverde ‘slicers’:   Op dit dashboard kun je veel keuzes maken met behulp van vijf verschillende slicers, namelijk Kostenplaats, Kostensoort, Uitvoercode, Jaar en Salariscomponent. De vier eerstgenoemde slicers vind je in dit gedeelte links bovenin.   Aan de linkerkant van het dashboard zie je de verschillende ‘knoppen’. Dit is ook een slicer, maar dan voor Salariscomponent. Salariscomponent is een groepering van meerdere uitvoercodes: Grafieken De eerste twee grafieken laten het totaal aan salarisresultaten zien, op basis van de gemaakte keuzes in de slicers, per Opdrachtgever en per Instelling. Ook hier is het weer mogelijk om een specifieke opdrachtgever of instelling te selecteren. Het hele dashboard past zich aan op basis van de selectie.    Aan de rechterkant van het dashboard laten we als eerst het totaal van de resultaten weer zien, maar dan per maand. Dit geeft inzicht in de ontwikkeling van dit totaal door te tijd heen. Daaronder laten we het totale verschil aan resultaten zien ten opzichte van de voorgaande periode. Hiermee brengen we (on)verwachte veranderingen duidelijk in beeld. Deze verschillen kunnen zowel positief als negatief zijn uiteraard.

Dit dashboard geeft inzicht in de instroom en uitstroom van de medewerkers en de ontwikkeling van verzuim door de tijd heen.   Selecties op dashboard Ieder beschikbare dashboard geeft de mogelijkheid om verschillende keuzes te maken, zodat dit dashboard op verschillende vragen antwoord kan geven. Hieronder beschrijven we de verschillende keuzes die je kunt maken met behulp van de geleverde ‘slicers’:   De eerste keuze die gemaakt kan worden is tussen Instroom, Uitstroom en het totaal aan in- en uitstroom cijfers. Door te klikken op één van de buttons verandert het dashboard. Daarnaast is het ook mogelijk om één of meerdere jaren te selecteren.   Huidige maand Op dit dashboard kun je ook weer zien wat de huidige stand van zaken is. Rechtsboven in het dashboard zie je de belangrijkste waarden voor de huidige maand. Deze waarden laten altijd de huidige maand zien, ook al verander je in het dashboard het jaar dat je wilt bekijken.   Grafieken De eerste grafiek geeft de ontwikkeling van instroom, uitstroom of in- en uitstroom weer door de tijd heen. Zo is het mogelijk om 1 of meerdere jaren weer te geven en eventuele trends te herkennen.   Verder worden de gekozen waarden ook weergegeven ten opzichte van verschillende dimensies, namelijk geslacht, leeftijd, arbeidsrelatie, organisatorische eenheid en reden uitstroom. Deze laatste dimensie is alleen zichtbaar als je uitstroom geselecteerd hebt bij de slicers. Deze vervangt de dimensie organisatorische eenheid die op bij de andere twee waarden Instroom en In- en uitstroom wel zichtbaar is.