Leerpaden

Na de voorbereidingen in Power BI Desktop, kun je aan de slag met het maken en valideren van een nieuw berekend veld.  Klik met je rechter muisknop op één van de entiteiten in het datamodel aan de rechterkant. Screenshot: Nederlands of Engels             Voor het maken van een nieuw veld kunnen we kiezen uit Nieuwe Meting en Nieuwe Kolom. Het verschil tussen deze twee opties leggen we in het artikel: Verschil tussen berekende kolommen en metingen  verder uit.   Voor nu is het belangrijk om te weten dat het grootste verschil tussen deze twee opties te maken heeft met aggregeren van data. Wil je totalen en subtotalen berekenen, klik dan op Nieuwe Meting. Wil je een nieuwe kolom aan één van de entiteiten toevoegen, klik dan op Nieuwe Kolom.   Dit opent een formulebalk waarin de formule voor de nieuwe kolom kan worden uitgeschreven:   Op de plek waar het woord Kolom staat, kan een eigen naam voor het veld worden opgegeven. Achter het = teken kan vervolgens de formule worden opgegeven die de inhoud van het veld zal bepalen. Dit kan een simpele tekst zijn of een formule die een berekening maakt op basis van variabelen. Deze formule wordt voor elke regel in een tabel herhaald.   Klik op het vinkje (V)  in de formulebalk wanneer je klaar bent met deze nieuwe berekende kolom. Als de gebruikte formule klopt, zie je de nieuwe kolom rechts in het model staan. Je kunt nu deze nieuwe kolom valideren (bekijken of deze de juiste uitkomst heeft) door een tabel te maken en de resultaten te bekijken.         Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro . Het volgende artikel van dit leerpad is Berekend veld toevoegen aan Youforce Reporting 

In dit voorbeeld kijken we naar hoe je een berekende kolom kunt gebruiken om een berekend veld voor het brutojaarsalaris inclusief vakantiegeld (8%) te maken. Standaard hebben wij toegang tot het bruto salaris, zoals te zien in de onderstaande tabel:   Om een eigen berekende kolom toe te voegen, ga je naar de juiste entiteit (de tabel waar de kolom aan toegevoegd moet worden) en klik je op de 3 puntjes. In dit geval willen wij gebruik maken van velden in de entiteit Contract dus klikken wij hier op de 3 puntjes.   Vervolgens klik je op New column.   Dit opent een formulebalk waarin de formule voor de nieuwe kolom kan worden uitgeschreven. Je kunt deze regel vergroten door op het pijltje achter de regel te klikken.   Op de plek waar het woord Column staat, kan een eigen naam voor het veld worden opgegeven. In dit geval bijvoorbeeld Jaarsalaris inc vakantiegeld. Achter het = teken kan vervolgens de formule worden opgegeven die de inhoud van het veld zal bepalen. Dit kan een simpele tekst zijn of een formule die een berekening maakt op basis van variabelen. Deze formule wordt voor elke regel in een tabel herhaald. In dit geval kiezen we als formule het maandsalaris keer 12 en dat geheel weer + 8%. De namen van de entiteiten zijn de vinden in dit artikel.   Dit ziet er als volgt uit:   Bij het invullen van de formule verschijnen er suggesties voor de formule op het moment dat je een paar letters typt, bijvoorbeeld Gr.      Nadat je een expressie hebt gemaakt druk je op Enter of het vinkje: Power BI Desktop gaat nu de formule controleren op fouten. Indien er geen fouten zijn gevonden, wordt het veld toegevoegd aan de tabel. De formulebalk blijft dan open staan. Let op:Controleer voordat je de formulebalk sluit of je het veld ziet staan in de tabel. Als deze er niet staat en je klikt op het kruis, dan zal dit alle voortgang verwijderen. Klik na het controleren van de tabel op het kruis om de formulebalk te sluiten:   Als alles goed is gegaan, kun je de berekende kolom toevoegen aan het rapport om te zien of deze het gewenste resultaat geeft. Aan de hand van de naam die je het veld hebt gegeven kan je deze makkelijk opzoeken via de zoekfunctie. In dit geval Jaarsalaris incl vakantiegeld.     Door nu het vinkje aan te zetten komt het veld terecht in het rapport en kunnen wij het resultaat bekijken:   In dit geval is het aanmaken van de berekende kolom goed verlopen en verschijnt de juiste waarde in de kolom. Deze berekende kolom kan worden toegevoegd aan Youforce Reporting.

Om nu eigen berekende velden te kunnen toevoegen is nog 1 stap nodig: het maken van een lokaal model. Aan dit lokale model kun je vervolgens de berekende velden toevoegen. Om een lokaal model toe te voegen klik je eerst rechtsonder in het scherm op “Make changes to this model” En vervolgens op Add a local model.   In het volgende scherm zal standaard elke tabel aangevinkt zijn en staat ook de Include tables added later aangevinkt. Zorg dat deze aangevinkt blijven en klik vervolgens op Submit.   Je hebt nu een tijdelijk lokaal model aangemaakt. Deze is beschikbaar totdat de Power BI Desktop-applicatie weer wordt afgesloten. Nu heb je de mogelijkheid om berekende velden toe te voegen in de vorm van kolommen en/of measures.    Let op: het lokale model kijkt naar de originele veldnamen. Deze zijn in het engels. Een handig  tabel met vertalingen kan je hier vinden: Datamodel Informatie        Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro . Het volgende artikel van dit leerpad is Berekende velden maken en valideren in PowerBI desktop 

Open de applicatie Power BI Desktop op jouw computer.  Eenmalig: Power BI Desktop instellingen aanpassen Eenmalig moet de optie DirectQuery for PBI datasets and AS worden aangevinkt. Dat doe je als volgt:   Ga via File naar Options en settings en vervolgens naar Options. Klik vervolgens op Preview features. Daar kun je DirectQuery for PBI datasets and AS aanvinken. Verbinding maken met het datamodel Iedere keer als je met PowerBI Desktop gaat werken, zul je een live verbinding moeten maken met de server en daarmee met het datamodel. Op die manier heb je altijd de meest recente versie van het datamodel. Op de volgende manier maak je verbinding: De server informatie is te vinden in Youforce Reporting via Instellingen -> Licenties   Via de Kopieren knop kan je de de server kopiëren om deze in onderstaande stappen op de juiste plek te kunnen plakken. Ga in PowerBI desktop via de menuopties bovenin naar Home Klik op Get data. Er verschijnt een drop down menu. Klik op Analysis Services   Er verschijnt nu een nieuw pop up scherm. Doorloop nu de volgende stappen: Vul hier de server in waarop jullie rapportagedatabase staat.  Zorg dat Connect live is geselecteerd (Standaard) Klik op OK Authenticatie Na het drukken op OK wordt je gevraagd om in te loggen. Inloggen gaat via de optie Microsoft Account. Klik op de knop Sign in.   Er wordt nu een apart venster geopend om een Microsoft account te selecteren. Je moet hier kiezen voor het mailadres waar je een actieve Youforce Reporting Pro licentie voor hebt. Als deze nog niet in de lijst staat, kies je voor Use another account.   Vul jouw mailadres in en klik op Next.   Je ontvangt nu een mail met een eenmalige verificatiecode.    Kopieër de code uit de mail en plak deze in het venster. Klik op Sign in.  Je komt nu terug bij het scherm waar je Microsoft account had geselecteerd. Er staat nu dat je ingelogt bent. Klik op Save om het proces af te ronden. Je hebt nu verbinding met de server. Database selecteren  In het nieuwe scherm dat verschijnt kun je de database selecteren. Doe dit door deze open te klappen en op Operational te klikken.   Vervolgens klik je weer op OK. Het datamodel is nu ingeladen in Power BI Desktop.        Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro . Het volgende artikel van dit leerpad is Lokaal model maken 

We gaan een berekend veld in de vorm van een berekende kolom creëren om op te kunnen sorteren. Dit doen we aan de hand van een simpel voorbeeld met een kledingstuk. Dit kledingstuk is beschikbaar in maat S, M, L, XL en XXL. Deze hebben verschillende kleuren en, afhankelijk van de maat, een andere prijs.   Als deze gegevens in Youforce Reporting zouden worden ingeladen, dan kan niet gesorteerd worden op de maat van klein naar groot. Dit komt omdat de alfabetische volgorde afwijkt van de maat volgorde, zoals hieronder te zien is: Via een column kan toch bereikt worden dat we een juiste ordening kunnen krijgen voor de maten.  Om een berekende kolom toe te voegen, ga je naar de juiste entiteit (de tabel waar de kolom aan toegevoegd moet worden) en klik je op de 3 puntjes    Vervolgens klik je op New column.   Dit opent een formulebalk waarin de formule voor de nieuwe kolom kan worden uitgeschreven. Je kunt deze regel vergroten door op het pijltje achter de regel te klikken.   Op de plek waar het woord Column staat, kan een eigen naam voor het veld worden opgegeven. In dit geval bijvoorbeeld Sortering op maat. Achter het = teken kan vervolgens de formule worden opgegeven die de inhoud van het veld zal bepalen. Dit kan een simpele tekst zijn of een formule die een berekening maakt op basis van variabelen. Deze formule wordt voor elke regel in een tabel herhaald.   Om nu te kunnen sorteren op maat, kunnen we de sortering op maat-kolom zo maken dat deze oploopt van klein naar groot. Dat ziet er als volgt uit:     We maken hier gebruik van een SWITCH-functie, die afhankelijk van de waarde in een bepaalde lijst of kolom een bepaalde waarde kan weergeven. Zo zie je dat in deze berekende kolom een waarde 1 wordt weergeven als er in de kolom Maat een waarde “S” staat. In de formulebalk is dit nu zo ingesteld dat dit getal oploopt van S naar XXL. Nadat je een expressie hebt gemaakt druk je op Enter of het vinkje.   Power BI Desktop gaat nu de formule controleren op fouten. Indien er geen fouten zijn gevonden, wordt het veld toegevoegd aan de tabel. De formulebalk blijft dan open staan. Let op:Controleer voordat je de formulebalk sluit of je het veld ziet staan in de tabel. Als deze er niet staat en je klikt op het kruis, dan zal dit alle voortgang verwijderen. Sluit na het controleren van de tabel op het kruis om de formulebalk te sluiten:   Nu kunnen we de tabel sorteren op basis van de maten.      Natuurlijk willen we de eerste kolom eigenlijk niet zien in een tabel. Dit stel je later, na het toevoegen van de berekende kolom, in bij Youforce Reporting. In dit geval is het aanmaken van de berekende kolom in ieder geval goed verlopen en verschijnt de juiste waarde in de kolom. Deze berekende kolom moet nog worden toegevoegd aan Youforce Reporting.

In dit voorbeeld gaan we kijken naar een toepassing van een zelf gemaakte meting. We gaan een nieuwe meting maken die een gemiddelde salaris per geslacht weergeeft. In PowerBI desktop gaan we dit veld maken en valideren. Klik op de entiteit PayrollResults (Salarisresultaten) met de rechtermuisknop en klik dan op ‘Nieuwe meting’    Dan verschijnt er boven het werkblad een formule balk waar we aan de slag kunnen gaan met de nieuwe meting We zijn opzoek naar het gemiddelde van het salaris. Hiervoor hebben we het juiste veld nodig. In Youforce Reporting staat in de entiteit Salarisresultaten het veld ‘Waarde’. Deze hebben we nodig in onze formule. In het engels noemen we dit ‘PayrollResults’. Het maken van een nieuwe meting werkt net iets anders dan het maken van een nieuwe kolom. Als je een nieuwe meting maakt moet je in de meeste gevallen beginnen met een aggregatie (SUM, Average, MAX ect.). Dat gaan we nu ook doen.  In dit geval zijn we opzoek naar een gemiddelde en hebben we de AVERAGE - functie nodig en dan typen we veld in wat we nodig hebben. PowerBI helpt ons hierbij door suggesties te geven:       Klik op het veld PayrollResults[PayrollResult] en sluit de formule weer af met een ‘)’. Daarna kunnen we ook de naam van dit nieuwe veld aanpassen naar bijvoorbeeld ‘Gem. Waarde’:   Nadat je de meting hebt gemaakt, klik je op Enter of het vinkje.   Power BI Desktop gaat nu de formule controleren op fouten. Indien er geen fouten zijn gevonden, wordt het veld toegevoegd aan de tabel. De formulebalk blijft dan open staan. Let op: Controleer voordat je de formulebalk sluit of je het veld ziet staan in de tabel. Als deze er niet staat en je klikt op het kruis, dan zal dit alle voortgang verwijderen.   Klik na het controleren van de tabel op het kruis om de formulebalk te sluiten:   Als alles goed is gegaan, kun je de berekende kolom toevoegen aan het rapport om te zien of deze het gewenste resultaat geeft. Aan de hand van de naam die je het veld hebt gegeven kan je deze makkelijk opzoeken via de zoekfunctie. In dit geval Gem. Waarde       Als we een nieuwe tabel maken en dit veld toevoegen krijgen we het onderstaande resultaat. Per uitvoercode zien we nu het gemiddelde resultaat.     Dit kunnen we nog een stap verder brengen door de kolom Geslacht toe te voegen. Dan zien we heel mooi het gemiddelde voor de mannen en de vrouwen naast elkaar: Nu we weten dat dit nieuwe veld goed werkt kunnen we het toevoegen aan Youforce Reporting. Kopieer het gedeelte na het ‘=’ teken en voeg het toe aan de ‘Expressies’ pagina in Youforce Reporting.

Om te kunnen werken met Reporting Pro heb je extra rechten nodig. Deze kan de beheerder van jullie omgeving vergeven binnen de instellingen van Youforce Reporting.   1) De beheerder gaat binnen Youforce Reporting naar instellingen 2) De beheerder gaat naar het tabje Licenties.   Op deze pagina kan de beheerder een gebruiker selecteren (3) en een e-mail (4) opgeven.   3) Voor het opgeven van een gebruiker geldt dat deze lijst alleen gevuld wordt met mensen die al minimaal 1 keer hebben ingelogd in Youforce Reporting. Je moet dus al minimaal 1 keer Youforce Reporting (niet Pro) hebben opgestart, voordat de beheerder aan jou de rechten kan geven. 4) Het mailadres dat hier opgegeven wordt, is het mailadres waarop een bevestigingsmail wordt ontvangen. Dit moet dus een actueel en werkend mailadres zijn. Nadat de beheerder jou heeft toegevoegd als gebruiker, ontvang je de bevestigingsmail met de mogelijkheid om de licentie te activeren door de uitnodiging te accepteren.   Als je de uitnodiging hebt geaccepteerd, krijg je de melding dat jouw licentie geactiveerd is. Je kunt nu aan de slag in de Power BI Desktop-applicatie.       Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro . Het volgende artikel van dit leerpad is Connectie maken met het datamodel 

In Youforce Reporting en Reporting Pro werk je op basis van formules als het gaat om berekende velden. De taal waarin deze formules staan heet DAX (Data Analysis Expressions). Er is op het internet veel informatie te vinden over DAX die je kan helpen om allerlei handige berekende velden te maken. Hieronder een lijst met handige sites die we jullie graag meegeven: https://dax.guide/today/ - Biedt een uitgebreid overzicht van alle DAX functies https://docs.microsoft.com/en-us/dax/new-dax-functions - Geeft een overzicht van nieuwe toevoegingen aan DAX https://www.daxformatter.com/ - Biedt hulp bij het handig formatteren en opmaken van formules. Op deze site kan je een code invoeren en deze zal dan in een net format worden gezet.        Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro . Je bent aan het einde gekomen van het leerpad. Hopelijk heb je alle kennis opgedaan om aan de slag te gaan.

Youforce Reporting Pro werkt via Power BI Desktop van Microsoft. Deze is te downloaden via de website van Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=58494    Het kan zijn dat je jouw via interne IT afdeling nodig hebt om de applicatie te installeren.       Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro . Het volgende artikel van dit leerpad is Licentie aanvragen door beheerder 

Youforce Reporting is een toegankelijke en laagdrempelige oplossing voor veel informatiebehoeften en rapportage vraagstukken. Dit betekent niet dat er alsnog behoefte is aan specifieke oplossingen die niet generiek of eenvoudig opgelost kunnen worden. Daarvoor is Youforce Reporting Pro in het leven geroepen.   Reporting Pro is een add-on die bovenop Youforce Reporting wordt geleverd en waarmee gevorderde gebruikers het datamodel kunnen uitbreiden met berekende velden. Dit biedt een heel scala aan mogelijkheden om nog meer uit je rapportages te halen.    Reporting Pro is een oplossing die gebruikers in staat stelt:    Verbinding te maken met het datamodel en berekende velden te ontwerpen met behulp van PowerBI Desktop,  Deze berekende velden te kopiëren naar Youforce Reporting, dat vervolgens het datamodel uitbreidt met deze zelfgemaakte berekende velden. Ervoor zorgt ervoor dat de zelf toegevoegde velden altijd beschikbaar zijn bij het bouwen van nieuwe rapportages, nadat deze eenmalig zijn toegevoegd. Voorbeelden: Toevoegen van een nieuwe groepering voor bijvoorbeeld Organisatorische Eenheden Rekenen met één of meerdere bestaande velden, bijvoorbeeld FTE. Samenvoegen van velden  Filter gebruiken in rapportage die kijkt naar meerdere velden (OF Filter)       Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro . Het volgende artikel van dit leerpad is Voorbereiding Youforce Reporting Pro .

Als je een rapport gaat maken is, inzicht in het datamodel (de lijst met velden in de kolom Velden) belangrijk. In deze lijst staan alle data waarover je kunt rapporteren. Daarnaast is het belangrijk dat je inzicht hebt in de onderlinge afhankelijkheid van de mappen. Je kunt namelijk niet altijd alle data uit alle mappen met elkaar combineren.      Via de optie Zoeken kun je gericht zoeken naar velden in het datamodel. Na bevestiging met enter wordt de zoekopdracht uitgevoerd.     De data die bij elkaar horen zijn ondergebracht onder een gezamenlijke map. Zo staan alle data die met de bankgegevens van een medewerker te maken hebben bij elkaar in de map Bank Info en alle data die met de het Dienstverband van de medewerker te maken hebben staan bij elkaar in de map Dienstverband.   Door de map te openen zie je alle in deze map opgenomen data. Binnen een map kan weer met submappen gewerkt worden. De map Dienstverband bevat bijvoorbeeld een submap Datumvelden met daarin alle datumvelden die dienstverband gerelateerd zijn.    Een veld, bijvoorbeeld Datum in dienst, kan weer meerdere onderliggende velden zoals Jaar, Kwartaal of Maand datum in dienst bevatten.    Spelregels Je kunt niet alle informatie afkomstig uit alle mappen aan elkaar koppelen. Er zijn een paar spelregels waaraan je je moet houden. Bijvoorbeeld:    Informatie betreffende verzuim of verlof kun je wel combineren met informatie uit dienstverband, maar niet met dienstverband historie. De informatie afkomstig uit Gemal de uitvoercodes kun je niet combineren met dienstverband maar wel met dienstverband historie. Voor iedere map hebben we een apart artikel gemaakt waar je meer details kan vinden. Per map beschrijven we de ‘spelregels’ en nog veel meer, zoals de naamgeving ten opzichte van de velden in de tool Report Builder.   Klik hier voor een overzicht van deze artikelen: Datamodel Informatie        Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Velden toevoegen en verplaatsen .  

Alle rapporten in de persoonlijke werkomgeving ('Mijn rapporten') kunnen worden gepromoveerd door de beheerder. Om een rapport te promoveren, selecteer je de optie ‘Promoveren’ uit het menu op de kaart van het rapport. Vervolgens verschijnt er een venster met daarin de groepen waaraan het rapport kan worden toegewezen. De gebruikers die tot de geselecteerde groepen behoren zullen als enigen toestemming krijgen om het gepromoveerde rapport te zien. Een gepromoveerd rapport verschijnt in de gezamenlijke werkomgeving (‘Standaardrapporten’).     Om het aantal gebruikers in een groep te actualiseren, druk je op de knop in de kolom Gebruikers.         Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Feedback op het leerpad .  

Totalen toevoegen Bij numerieke velden, herkenbaar aan het sigma teken Σ, wordt automatisch middels de Som functie een eindtotaal berekend.     In de kolom Visualisaties kun je bij Waarden bij het betreffende veld via het drop down menu aangeven dat je geen eindtotaal wilt van dit veld (Niet samenvatten) of een ander eindtotaal bijvoorbeeld een Gemiddelde of de Minimum of Maximum waarde. Je kunt hier ook aangeven dat je de waarde wilt weergeven als een percentage van het totaal.   In de kolom Visualisaties kun je bij Indeling bij totaal aangeven of je wel of niet een eindtotaal wilt zien.   Sorteren Standaard wordt een rapport gesorteerd op kolom volgorde. Het gaat daarbij om de volgorde waarin een kolom initieel is opgenomen in het rapport. Het achteraf verplaatsen van de kolommen bij Waarden heeft geen invloed op de sorteervolgorde.     Het rapport met bovenstaande waarden is gesorteerd op Persoonsnummer, omdat Persoonsnummer als eerste was opgenomen in het rapport en dus niet omdat deze bovenaan staat.Om een andere sorteervolgorde te krijgen kun je onder of aan de zijkant van het rapport de puntjes aanklikken:     Eerst bepaal je of er oplopend of aflopend gesorteerd moet worden. Vervolgens geef je met de optie Sorteren op op welk veld gesorteerd moet worden.     Na het klikken op Oplopend sorteren en vervolgens Kostenplaats is het rapport op Kostenplaats gesorteerd.   Je kunt ook op een andere manier sorteren. In de weergave View kun je sorteren op de kolomkoppen. Daarbij kun je oplopend en aflopend sorteren, via de pijltjes bij de kolom.     Door op het pijltje bij Uitvoercode te klikken, is het rapport op Uitvoercode gesorteerd.   Je kunt ook op meer kolommen sorteren waarbij je bijvoorbeeld eerst op Kostenplaats en daarbinnen op Uitvoercode wilt sorteren. Je sorteert dan eerst of de kolom die als hoofdsortering dient, in dit geval Kostenplaats. Vervolgens houd je de Shift toets ingedrukt en klik je op de volgende kolom waarop je wilt door sorteren, in dit geval Uitvoercode. Sorteren op veld dat je niet wilt tonen Om op een veld te kunnen sorteren moet je het toevoegen aan het rapport. Het kan voorkomen dat je wel op een veld wilt sorteren maar dat je het niet wilt tonen. Bijvoorbeeld sorteren op het veld Achternaam maar het veld Naam volledig tonen. Je dient dan bij Indeling bij Kolomkoppen en bij waarden de Tekstterugloop uit te zetten. Vervolgens versmal je de sorteerkolom in het rapport zodanig dat deze niet meer getoond wordt. Tenslotte sorteer je op het veld.       Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Verschil tussen een filter en een slicer .

Voor een rapport zijn er meerdere mogelijkheden om de layout aan te passen. Kolomkop aanpassen In de kolom Visualisaties bij het onderdeel Waarden kun je via naam van deze visual (kolomkop) wijzigen.   Layout van onderdelen aanpassen In de kolom Visualisaties bij het onderdeel Indeling kun je de layout van onderdelen van het rapport aanpassen.      Je kunt hierbij denken aan:   de voor en achtergrondkleur van de kolomkoppen, de opgenomen waarden en het totaal aanpassen. het totaal uitzetten of van een ander label voorzien. een rapporttitel toevoegen en opmaken.       Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Tabellen aanpassen 

Als je een nieuw rapport maakt kun je ook kiezen voor de visualisatie matrix. Een matrix biedt de mogelijkheid om gegevens gegroepeerd weer te geven. Hierbij kun je gebruik maken van zowel rij- als kolomgroepen. Een matrix is vergelijkbaar met een kruis- of draaitabel in Excel. Je gebruikt de matrix als je wilt groeperen en wilt werken met subtotalen. Je kunt hierbij alleen totalen krijgen voor numerieke velden. Gebruik dus alleen numerieke velden voor je berekeningen.   De stappen bij het maken van een matrix zijn:     Klik in de kolom Visualisaties op het matrix icoontje (zie hierboven) Vink het veld aan dat je als rijgroep wilt opnemen. Vink het numerieke veld aan waarmee je een subtotaal wilt berekenen. Kies in de kolom Waarden de gewenste functie: Som is optellen Aantal (uniek) is tellen waarbij identieke waardes maar 1 keer meegeteld worden Aantal is tellen waarbij identieke waardes iedere keer meegeteld worden Geef bij Waarde weergeven als aan hoe het totaal weergegeven moet worden.  Geen berekening is weergeven als absolute waarde Afhankelijk van het aantal subtotalen dat je wilt weergeven kun je meer numerieke velden toevoegen. Ook kun je hetzelfde veld meermalen toevoegen als je bijvoorbeeld het subtotaal als absolute waarde en als relatieve waarde wilt weergeven. Je kunt passende kolomtitels maken door de naam van de velden (visualisatie) aan te passen.     Je kunt een extra rijgroep toevoegen door het betreffende veld te slepen naar het onderdeel Rijen. Daar kun je het als hoofd of als onderliggende groep opnemen door het veld aldaar nog te verslepen.     In bovenstaand voorbeeld is Opdrachtgevernummer de hoofdgroep. Dit leidt tot het onderstaande resultaat:     Als je een opdrachtgevernummer uitvouwt verschijnt de onderliggende rijgroep:     Door met je rechtermuisknop te klikken op de hoofdrijgroep kun je er ook voor kiezen om alle onderliggende rijgroepen in een keer uit of in te vouwen:     Je kunt een kolomgroep toevoegen door het betreffende veld te slepen naar het onderdeel Kolommen. Als je meer kolomgroepen opneemt kun je de kolommen slepen in de door jou gewenste volgorde.       Bekijk hier ook de tutorial over het gebruik van de matrix:  

Overzicht visualisaties   In Youforce Reporting zijn veel verschillende soorten visualisaties beschikbaar. Door met de muis op een visualisatie te gaan staan, is de naam van de visualisatie in tekst zichtbaar. Veelgebruikte visualisaties zijn: Grafieken Matrix Slicer Tabel Visualisatie wijzigen Standaard wordt bij een nieuw rapport de visualisatie Tabel gebruikt. Om een visualisatie te wijzigen, selecteer je de visualisatie die je wilt wijzigen en kies je daarna de gewenste visualisatie in de kolom Visualisaties.  Matrix visualisatie Als je een nieuw rapport maakt kun je ook kiezen voor de visualisatie matrix. Een matrix biedt de mogelijkheid om gegevens gegroepeerd weer te geven. Hierbij kun je gebruik maken van zowel rij- als kolomgroepen. Een matrix is vergelijkbaar met een kruistabel of draaitabel in Excel. Je gebruikt de matrix als je wilt groeperen en wilt werken met subtotalen. Bekijk het artikel Matrix visualisatie instellen  als je hier meer over wilt weten.       Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Tabellen aanpassen .  

Door het benodigde veld in de kolom Velden aan te vinken voeg je het toe aan de visualisatie. Door het veld weer uit te vinken in de kolom Velden verdwijnt het uit de visualisatie. Als het een datumveld betreft heb je meer opties, degene die je niet wilt gebruiken vink je uit.     De toegevoegde velden verschijnen automatisch in de kolom Visualisaties en Filters. Als je een veld uit een bepaald mapje gebruikt hebt zie je dat aan het gele vinkje. Veld verplaatsen In de kolom Visualisaties bij het onderdeel Waarden kun je een veld verplaatsen door het te verslepen.             Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Layout aanpassen .

Als je een rapport bouwt doe je dat door velden in een visualisatie op te nemen. De visualisatie verschijnt in het werkblad. Het rapport kan uit één pagina bestaan waarbij je op die ene pagina meer visualisaties kunt opnemen.      Het bovenstaande werkblad bevat twee visualisaties, in dit geval twee tabellen. Standaard wordt bij een nieuw rapport de visualisatie Tabel gebruikt. Pagina toevoegen aan een werkblad Je kunt ook meer pagina’s gebruiken in een rapport. Iedere pagina bevat weer een werkblad waarin je een of meer visualisaties kunt opnemen. Onderaan kun je via gele de plus-knop een extra pagina toevoegen. Op de nieuwe pagina verschijnt weer een leeg werkblad waaraan je weer 1 of meer visualisaties toevoegen.   Als je met je rechtermuisknop onderaan op het paginanummer klikt verschijnen er een aantal opties. Als je de pagina verbergt dan ziet de eindgebruiker de pagina niet meer.         Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Inzicht in de beschikbare velden (datamodel) .

Om een rapport te gaan maken, klik je op de groene knop.. De ontwerper wordt geopend. De ontwerper bestaat uit vier kolommen:     Werkblad Aan de linkerzijde is het werkblad zichtbaar. Dit is het werkblad waarin het rapport gebouwd gaat worden.    Filter De kolom Filters geeft alle filters weer die op dit werkblad zijn ingesteld. Daarover later meer.   Visualisaties De kolom Visualisaties geeft de verschillende mogelijkheden voor visualisaties weer en biedt de mogelijkheid om de opties van de visualisaties in te stellen.   Velden Aan de rechterzijde is de kolom Velden te zien die onderdeel zijn van het datamodel Dit zijn de velden die gebruik kunnen worden voor het maken van een rapport.   Kolommen verbergen Bij het bouwen van een rapport kun je een kolom verbergen zodat deze inklappen en je zodoende beter zicht hebt op wat je aan het doen bent.    Dat doe je met de de < of > knop boven de kolomnaam. Nieuw rapport opslaan Nadat je een nieuw rapport hebt gemaakt, sla je deze op via Bestand-Opslaan als:       Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Werkblad gebruiken .

Wie rapporten kan maken, bekijken en welke medewerkers je te zien krijgt in een rapport is afhankelijk van de toegekende autorisaties.  Hierbij is er sprake van een functionele autorisatie (wat mag ik?) en een organisatorische autorisatie (wie mag ik zien?). Deze autorisaties kunnen worden ingesteld door de beheerder.   Onderstaande informatie geeft je een idee hoe dit werkt. Als je geen beheerder bent, kun je indien gewenst door naar het volgende artikel. Functionele autorisatie instellen via Policy Management De functionele autorisatie is geregeld via de tool Autorisatiebeheer. Deze tool maakt gebruik van de rollen zoals die bekend zijn in het het Youforce Portaal (User Management). Daarnaast kun je in deze tool ook voor de handmatig in Self Service toegekende rollen individuele rechten toekennen.    De uitleg voor beheerders over deze autorisatie in Autorisatiebeheer staat toegelicht in het volgende artikel: Beginnen met Youforce Reporting  Organisatorische autorisatie instellen via Self Service De organisatorische autorisatie verloopt via de rollen zoals deze zijn ingericht in Self Service. Dat betekent dat je in de rapporten dezelfde medewerkers ziet als die je in Self Service vanuit jouw rol ziet. In Self Service kun je via Beheer > Autorisatie > Inzicht autorisatie een overzichtelijke lijst aanmaken van de rollen en de bijbehorende organisatorische eenheden.       Onderdeel van leerpad Dit artikel is onderdeel van het Leerpad: Starten met Youforce Reporting . Het volgende artikel van dit leerpad is Rapporten raadplegen .