Youforce - Werkgebonden personenmobiliteit (CO2 registratie)

[#1]

Youforce HR Core Beaufort- Werkgebonden personenmobiliteit

Ben je Youforce HR Core Education gebruiker, dan vind je de informatie hier.

Zoals aangegeven in het bericht van 18 juli 2023  zullen we werkgebonden personenmobiliteit ondersteunen in Youforce voor zakelijke dienstreizen en woon-werkverkeer. Registratie voor werkgebonden personenmobiliteit is verplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Meer informatie over of het voor jouw organisatie verplicht is, kun je terugvinden in de handreiking van de overheid. Je kan vanaf 1  januari 2024 de registratie van werkgebonden personenmobiliteit in Youforce vastleggen. De wettelijke verplichting hiertoe is uitgesteld naar 1 juli 2024, zie dit artikel.

Voor 1 juli 2025 moet de werkgebonden personen mobiliteit worden aangegeven in het het portaal van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). 

Wij zorgen ervoor dat in Youforce een rapportage beschikbaar komt die je kan gebruiken voor de opgave in het RVO portaal.

In dit artikel leggen we uit hoe de werkgebonden personenmobiliteit ingericht en toegepast wordt. 

Werkgebonden personenmobiliteit voor zakelijke dienstreizen 

Binnen Youforce kennen we drie vormen van kilometer declaraties:

1. Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce
2. Standaard km declaratie formulier in Self Service
3. Excel declaratie formulier/Rekenbladen in Self Service

Wij adviseren alle HR Core Online klanten om gebruik te maken van het nieuwe declaratieproces dat beschikbaar is in de Youforce app en Mijn Youforce.

Hieronder beschrijven we per declaratie vorm, wat de mogelijkheden zijn voor werkgebonden personenmobiliteit.

• Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce

De eerste stap is het configureren van de nieuwe km declaratie. Dit doe je op eenvoudige wijze door per categorie aan te geven welke vervoermiddelen door de medewerker gekozen kunnen worden.

Na de configuratie is de nieuwe km declaratie meteen te gebruiken door de medewerkers. De medewerker kiest een km categorie en het vervoermiddel dat van toepassing is. Wij tonen altijd het meest recent gebruikte vervoermiddel.

Voor meer toelichting op detailniveau verwijzen wij je naar onze uitleg op de community.

• Standaard km declaratieformulier in Self Service
  

Werkgebonden personenmobiliteit wordt niet ondersteund in de standaard km declaratieformulier Self Service. Werk je met HR Core online? Maak dan gebruik van de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce. Meer informatie vind je hier. 

Organisaties die werken met HR Core in huis, kunnen gebruik maken van het Excel declaratieformulier.

• Excel declaratieformulier in Self Service

Het Excel declaratieformulier in Self Service is een formulier dat je zelf hebt gemaakt of hebt laten inrichten specifiek voor jouw organisatie. Wij kunnen dit formulier niet standaard uitbreiden met de gegevensregistratie voor werkgebonden personenmobiliteit. 

Daarom adviseren we eerst te kijken of de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce een goed alternatief is. Klik hier voor meer informatie. 

Het gebruik van de nieuwe km declaratie levert jouw organisatie direct veel voordeel op, namelijk:

• Het activeren en inrichten is zeer eenvoudig en snel klaar
• Medewerkers kunnen voortaan snel en gemakkelijk een km declaratie indienen
• Gemiddeld scoort de nieuwe km declaratie een 6,5 (op een schaal van 1 op 7) op gebruiksvriendelijkheid.  

Kortom; je bespaart veel tijd als je voor 1 januari 2024 overstapt naar de nieuwe kilometerdeclaratie!

Mocht het niet lukken om over te stappen, dan kun je zelf het Excel declaratie formulier in Self Service aanpassen. Om de registratie van vervoermiddel mogelijk te maken, leveren we hiervoor een aantal standaard rubrieken uit. In bijgaande instructie leggen we stap voor stap uit hoe je het formulier moet aanpassen.

PI0368	Auto benzine zakelijk
PI0369	Auto diesel zakelijk
PI0370	Auto plug in hybride zakelijk
PI0371	Auto 100% elektrisch zakelijk
PI0372	Auto andere brandstoffen zakelijk
PI0373	Motorfiets benzine zakelijk
PI0374	Motorfiets elektrisch zakelijk
PI0375	Bromfiets/scooter benzine zakelijk
PI0376	Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk
PI0377	E-bike/ fiets/ lopen zakelijk

Hoe werkt het?

We hebben een voorbeeld gemaakt waarin we laten zien hoe je de Exceldeclaratie kunt inrichten. 

• In het rekenblad voeg je per regel een keuzelijst toe (een extra kolom) waarin wordt gevraagd met welk vervoermiddel is gereisd. Dit komt overeen met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

• In het formulier moet de lijst met export rubrieken worden aangevuld met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

• Wanneer op alle rubrieken wordt gedeclareerd, ziet dit er (bijvoorbeeld) zo uit:

• Tot slot moet er een telling gemaakt worden per vervoermiddel, waarna deze waarden kunnen worden opgeteld en geëxporteerd.

• De nieuwe rubrieken die zijn aangemaakt zijn gekenmerkt als variabele rubrieken, maar zijn het feitelijk niet. Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van een koppeling naar Gemal. Deze rubrieken zijn uitsluitend bedoeld voor rapportagedoeleinden omtrent werkgebonden personenmobiliteit. Elke mutatie op deze speciale rubrieken aangeleverd vanuit Self Service wordt opgeslagen in de Beaufort tabel DPIC301. Deze tabel vormt de bron voor de rapportages.
• In de Exceldeclaratie is openbaar vervoer (OV) buiten beschouwing gelaten. Deze kosten worden in euro’s gedeclareerd. We raden aan hier een aparte declaratie van te maken met een eigen invoercode, waarop je kunt rapporteren. 
• Aan dit artikel is een voorbeeld exceldeclaratieformulier ter inspiratie vinden.

Werkgebonden personenmobiliteit voor woon-werkverkeer

Omdat niet alle organisaties een kilometerregistratie bijhouden voor woon-werk heeft de overheid bepaald dat je een steekproef mag doen door middel van een representatieve enquête. Voor deze enquête hebben we een best practice Self Service formulier ontwikkeld die je kan gebruiken om de gevraagde informatie te verzamelen. 

Dit formulier kan worden binnengehaald via: 

• Beheer
• Tabblad Formulierdefinitie
• Tegel  Definities importeren

Stap 1: Selecteer de klant Raet Template HRC (99999999)

Stap 2: Selecteer vervolgens het formulier: F_Enqueteformulier_Co2_v20230916BU.

Stap 3: Klik op de knop “Importeren”

Het formulier is dan beschikbaar in de betreffende sandbox- of productieomgeving en je kunt er een workflow voor inrichten die er zo uit zou kunnen zien:

Aandachtspunt: We hebben in het voorbeeld de stap “Indienen MW Co2” genoemd, omdat er dan makkelijk op te selecteren valt.

Als je werkt met HR Core online, dan kun je de signaalrubriek (PI0353) gebruiken om het proces door middel van actieve signalering op te starten. Je vult dan de brondatum in bij de respondenten, zodat het signaal kan worden gegenereerd.

Werk je nog niet met actieve signaleringen, maar wil je hier wel mee aan de slag? Doe dan alle benodigde kennis op via onze e-Learning HR Core Beaufort Actieve signalering

Een korte uitleg bij het formulier:

• We vragen 7 dagen uit in de enquête. Wanneer de organisatie enkel een 5-daagse werkweek kent, dan kunnen de zaterdag en zondag op hidden worden gezet, waarbij dan wel “soort werkdag” default moet worden gevuld met de waarde “03” (Geen werkdag).
• De info tekst kan worden gevuld met iedere willekeurige tekst. 
• De uitleg is wel relevant, want op een niet-werkdag moeten de gegevens verder niet worden gevuld. Overigens voorziet het formulier wel in controles hierop.

• Het formulier voorziet uiteraard ook in controles op een onvolledige invoer.
• Achter de eerste regels zijn keuzetabellen toegevoegd. Deze worden in de samenvatting gebruikt in de scripting.
• Per werkdag halen we de gegevens van het woonadres op uit Beaufort om mee te rekenen. Mocht de medewerker deze gegevens nog moeten aanpassen, dan kan dat. Je kunt er ook voor kiezen deze velden te verbergen.
• De medewerker vult zelf de postcode en het huisnummer in van het werkadres (of je kunt hier zelf een tabel achter zetten of de waarde default vullen). Land is niet relevant (ondanks dat internationale afstandsberekening wordt gehanteerd), want buitenlandse vestigingen worden buiten beschouwing gelaten.
• Vanuit het formulier wordt ook de systeemdatum gevuld op de signaalrubriek. Op die manier kan er (naast dat je de openstaande formulieren in Self Service ziet) ook in Beaufort geselecteerd worden op respondenten die de enquête wel of niet ingevuld hebben.
• Achter de schermen - daarmee belasten we de respondenten niet - worden de waarden opgeteld en op verschillende rubrieken geëxporteerd. Deze waarden worden vastgelegd in Beaufort, zodat deze gebruikt kunnen worden voor de rapportage ten behoeve van de berekening van de totalen die moeten worden doorgegeven via het RVO portaal.

Indien er sprake is van een zakelijk vervoermiddel, worden de kilometers ook geregistreerd op een extra set rubrieken om het onderscheid te kunnen maken. In de handreiking van het ministerie wordt dit ook aangegeven. Openbaar vervoer is hier buiten beschouwing gelaten, omdat er geen vervoermiddel gebruikt wordt dat van de organisatie is.

We hebben voor de uitvoer van de enquête een aantal rubrieken aangemaakt die we gebruiken in het formulier om de uitvraag goed uit te kunnen voeren.

PI0350	Soort werkdag
PI0351	Soort vervoermiddel
PI0352	Zakelijk vervoermiddel
PI0353	AS start Enquete

Aan deze rubrieken zijn de volgende referentietabellen gekoppeld:

PI0350	01	Thuiswerkdag
PI0350	02	Reisdag
PI0350	03	Geen werkdag
PI0351	01	Auto benzine
PI0351	02	Auto diesel
PI0351	03	Auto plug in hybride
PI0351	04	Auto 100% elektrisch
PI0351	05	Auto andere brandstoffen
PI0351	06	Motorfiets benzine
PI0351	07	Motorfiets elektrisch
PI0351	08	Bromfiets/scooter benzine
PI0351	09	Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)
PI0351	10	E-bike/ fiets/ lopen
PI0351	11	Openbaar vervoer
PI0352	01	Ja
PI0352	02	Nee

Voor de registratie van de kilometers zijn twee sets met rubrieken aangemaakt:

• Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een eigen voertuig te registreren

PI0338	Auto benzine	Auto benzine
PI0339	Auto diesel	Auto diesel
PI0340	Auto plug in hybride	Auto plug in hybride
PI0341	Auto 100% elektrisch	Auto 100% elektrisch
PI0342	Auto andere brandstoffen	Auto andere brandstof
PI0343	Motorfiets benzine	Motorfiets benzine
PI0344	Motorfiets elektrisch	Motorfiets elektrisch
PI0345	Bromfiets/scooter benzine	Bromf./scooter benz.
PI0346	Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)	Bromf./scooter elect.
PI0347	E-bike/ fiets/ lopen	E-bike/ fiets/ lopen
PI0348	Openbaar vervoer	Openbaar vervoer

• Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een zakelijk vervoermiddel te registreren.

PI0356	Auto benzine zakelijk	Auto benzine
PI0357	Auto diesel zakelijk	Auto diesel
PI0358	Auto plug in hybride zakelijk	Auto plug in hybride
PI0359	Auto 100% elektrisch zakelijk	Auto 100% elektrisch
PI0360	Auto andere brandstoffen zakelijk	Auto andere brandstof
PI0361	Motorfiets benzine zakelijk	Motorfiets benzine
PI0362	Motorfiets elektrisch zakelijk	Motorfiets elektrisch
PI0363	Bromfiets/scooter benzine zakelijk	Bromf./scooter benz.
PI0364	Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk	Bromf./scooter elect.
PI0365	E-bike/ fiets/ lopen zakelijk	E-bike/ fiets/ lopen

Rapportage werkgebonden personenmobiliteit

Beaufort Online Youforce Reporting 

Voor alle HR Core Online klanten wordt er een nieuw standaardrapport beschikbaar gesteld in Youforce Reporting. In dit rapport vind je alle informatie die je nodig hebt om de juiste gegevens in het RVO Portaal in te voeren.

Hieronder een eerste conceptversie van hoe dit rapport eruit kan gaan zien:

Op dit rapport vind je onder andere:

• Aantal medewerkers op 1 januari van het geselecteerde jaar
• Belangrijke keuze opties aan de linkerkant om bijvoorbeeld het jaartal en de arbeidsrelaties te selecteren
• Een pagina voor degene die de App gebruiken voor declaraties
• Een pagina voor diegene die Self Service gebruiken voor declaraties
• Alle belangrijke km’s en kosten die je nodig hebt voor het RVO portaal

Het makkelijke aan dit rapport is dat je eenvoudig de benodigde waarden kunt kopiëren, zodat je zeker weet dat je het juiste getal invoert in het RVO portaal:

1. Klik met je rechtermuis op de benodigde waarde in het rapport, 
2. klik Waarde kopiëren.
3. Plak de waarde in het RVO portaal

Wanneer je werkt met HR Core Beaufort in huis, dan kun je zelf met Impromptu het benodigde rapport samenstellen

[wmvanee]

@Sylvia van Horick, Roel_Harmsen: mijn gevoel zegt de test mutaties via de app verwijderen in de app en gemal. Daarnaast de geexporteerde velden van de enquete in beaufort leeghalen. Dan die personen voor tactische modules afroepen. Zal wel enige tijd kosten voordat het verwerkt is en doorwerkt. Bijvoorbeeld de volgende dag testen of het rapport nu leeg is.

groet, Willem van Ee

[Roel_Harmsen]

@wmvanee ; Wij hebben via formulier gedeclareerd. Ik kreeg te horen om dit via indirecte mutaties met -800 op de werknemer aan te passen, werkt jammer genoeg niet (of ik doe iets fout).

[Mdbusser]

Kan iemand helpen bij de instellingen in de rubriekenlijst in Beaufort voor onderstaande rubrieken?

PI0350	Soort werkdag
PI0351	Soort vervoermiddel
PI0352	Zakelijk vervoermiddel

Wij maken toekomstig pas gebruik van HR Core online en hebben nu niet de bovenste 3 rubrieken in Beaufort staan.

[AnnekeK]

Goedemorgen,

Is het ook mogelijk een preferent vervoersmiddel vast te leggen in Beaufort?

[Anja Brouwer1]

@Christiaan Sluis Wij hebben problemen met het enquête formulier van onze medewerkers die in Duitlsand wonen. Het formulier accepteert de Duitse postcode niet van hun woonadres. Heb jij hier zo antwoord op of moet ik een ticket aanmaken.

• Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een niet bekende postcode gebruikt.
• Huisnummer is ongeldig, alleen getallen toegestaan
• Postcode werkadres is ongeldig, geen geldige Nederlandse postcode, gebruik het formaat '9999 AA', de spatie is verplicht
• Postcode woonadres is ongeldig, geen geldige Nederlandse postcode, gebruik het formaat '9999 AA', de spatie is verplicht

In de enquête vragen we je op te geven hoe je in de voorgaande week naar het werk bent gereisd. Je moet hier voor iedere dag de gegevens invullen. 

Let op: Het veld "Soort werkdag" is voor alle weekdagen een verplicht veld. Werkte je thuis of niet, dan is dat het enige wat je bij die dag hoeft in te vullen.

[Christiaan Sluis]

Hoi @Anja Brouwer1 ,

Daarvoor kan je de rubrieken op Tekst weergave zetten in plaats van postcode. Dit hebben wij gedaan op PCENV4 waar dit eerder nog stond op Postcode.

Voor de werkadressen hanteren wij standaard wel het formaat Postcode omdat werklocaties wel in Nederland liggen.

[Anja Brouwer1]

@Christiaan Sluis Hallo Christiaan, moet ik dan de huidige workflow kopiëren en opnieuw koppelen of kan ik in gebruik zijnde workflow zo aanpassen aangezien ik de rubriekcode niet wijzig? 

[Christiaan Sluis]

Dag @Anja Brouwer1,

Dat hangt af van je situatie. Als je geen maatwerk hebt aangebracht dan kan je gewoon het formulier uit de Templateomgeving importeren over je huidige heen. Heb je dit wel, dan kan je dit via een eventuele sandbox overschrijven (als jullie die afnemen). Heb je wel maatwerk, geen sandbox/testomgeving en al openstaande mutaties waardoor je dit niet kan aanpassen, maak dan een ticket aan zodat we samen een oplossing kunnen zoeken.

[Roel_Harmsen]

@margreet doornbosch ; moet deze op A gezet worden of op G blijven staan? men vind de waardes namelijk vreemd overkomen. Bedrag staat nu hoger dan het werkelijk is, maar dat is hetzelfde met afstand natuurlijk als je het veranderd naar A. Hoor graag.

Ben ook benieuwd wat andere collega's gedaan hebben.

[Christiaan Sluis]

Dag @Roel_Harmsen ,

Onze mooiste oplossing is uiteraard de app (&desktop) voor Declaraties.

Ik zag eerder in de comments dat @MBoekhoudt de weergave op T zetten en de kolom Tijd verborg. Misschien dat je dat kan proberen?

[Roel_Harmsen]

Dag @Christiaan Sluis ; Ik ga eens kijken of dat een oplossing bied. het maakt niet uit op welke letter het staat; A, T of G?

Als het dan sowieso doorgaat wordt dat de oplossing.

En dan nog een vraag. Hoe kan ik zorgen in een formulier dat het veld vervoersmiddel een verplicht veld moet zijn. Kan dit in excel?

[Christiaan Sluis]

Dag @Roel_Harmsen,

De keuze zorgt voor een weergave en in welke kolom het gepresenteerd wordt. Dit heeft geen invloed op de export.

Het is inderdaad mogelijk met de functie SYS.CHECK waarbij je gebruik maakt van Foutniveau 3. Hier kan je meer over vinden in de Beheerdershandleiding binnen Self Service onder het onderwerp Excelfuncties.

[Roel_Harmsen]

Dag @Christiaan Sluis,

Ik ga het op T zetten en niet zichtbaar, dan wordt dat de oplossing, dankjewel!

Wat betreft Sys.check, ik ga ermee aan de slag.

bedankt!

[Roel_Harmsen]

Dag,

Er kwam een vraag bij de enquête vanuit HR. Wat als men carpoolt, hoe moet je dit aangeven. Je kunt het namelijk niet kiezen als 'vervoersmiddel'. Hoe doet men dit elders en wat is wijsheid?

[Anja Brouwer1]

@Roel_Harmsen staat in de handreiking  Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit december 2023 op bladzijde 16. 

[Roel_Harmsen]

@Anja Brouwer1 ; Ik ga dat eens doorsplitten, dankjewel!

[Roel_Harmsen]

@Christiaan Sluis 

Met excel ben ik niet super goed. Ik krijg een foutmelding als ik dit goed. Wat doe ik verkeerd? Los van de waardes die er in staan.

=SYS.CHECK(OR(A12>=0, A12<=24),"Eindtijd moet tussen 0 en 24 uur liggen.", 3)

[Christiaan Sluis]

Dag @Roel_Harmsen,

Dit lijkt mij niet echt de plek voor maatwerk support.  Maar het kan liggen aan dat jouw Excel is ingesteld om te werken met ; in plaats van , als separator. Dit is een regionale instelling.

Mocht dit niet het geval zijn dan kan je een support ticket openen.

@Anja Brouwer1 dankjewel voor je bijdrage 🙂

[Ralph]

Aangezien bij ons nog niet iedereen met de app dienstreizen declareert, heb ik het proces (rekenblad) in HRSS aangepast
tellingen worden gemaakt op de PI0xx rubrieken. Gaat prima. Ik wil ze alleen niet getoond hebben op het DE formulier.

Moet de eenheid van de rubriek A zijn, of kan ik deze wijzigen naar G ?

[Roel_Harmsen]

Dag,

Dit mag A, G of T zijn. Ik heb er een T van gemaakt en deze onzichtbaar gemaakt, zodat deze niet in de tellingen naar voren komen.

[Ralph]

@Roel_Harmsen  bedankt voor je antwoord. Echter:  "niet in de tellingen" naar voren komen. Daarmee bedoel je, niet in de tellingen op het DE formulier? Moet wel meekomen in de rapportage qua tellingen uiteraard.

[Roel_Harmsen]

Dag @Ralph

Ik bedoel, dan zie je het niet hier. Het rapport wordt wel gevuld.

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Roel_Harmsen gebruiken jullie een Self Service DE formulier? Dus zonder Excel rekenblad? Voor een regulier Self Service declaratieformulier is dit inderdaad een goede oplossing om de betreffende velden onzichtbaar te maken. Voor een Excel rekenblad werkt dit volgens mij net iets anders.

@Ralph ik denk dat dit komt door de formule die je gebruikt in het Excel rekenblad. Ik heb het rekenblad declaratie reiskosten ook aangepast voor de CO2 registratie, omdat wij functioneel rijders hebben die nog declareren via Self Service. Ik heb er met een formule voor gezorgd dat alleen de waarden die ingevuld zijn op het rekenblad doorkomen op de betreffend P en PI rubrieken. Met een ALS formule op de betreffende PI rubriek: =ALS(xxxx=0;"";xxxx). Hiermee blijven de export rubrieken leeg indien dit niet ingevuld zijn. Nu lijkt het er op het rekenblad een waarde 0,00 staat op de PI rubrieken, die dus ook mee gaat richting het DE formulier.

Waar ik wel benieuwd naar ben is of jullie ook vragen hebben gekregen dat de P en PI rubriek bij elkaar opgeteld worden? Medewerkers denken nu dat de KM's dubbel uitbetaald worden. Wij hebben dit nu ondervangen met een toelichting voor de medewerker op het rekenblad. Maar het mooiste is natuurlijk indien dit niet bij elkaar opgeteld wordt. Als ik jullie reacties even lees dan zou ik de betreffende PI rubrieken om kunnen zetten naar T Tijd en dan de betreffende rubriek op het formulier op hidden kunnen zetten?

[Roel_Harmsen]

Dag @Bart Kok - Gemeente Venlo ; Wij gebruiken met rekenblad. Als dat anders is, heb ik niks gezegd

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Roel_Harmsen ok helder. Uit de printscreen leek het op een Self Service formulier. Dan heb ik niets gezegd 😉. Even voor mij, zoals jij ook aangaf in een eerdere reactie. Als ik de PI rubrieken dus omzet naar T en dan onzichtbaar maak op het formulier voor de medewerker dan komen deze dus niet mee in de totaal tellingen?

[Gerdine]

Zijn er organisaties, waarbij de enquete met AS vanuit BOL naar SS goed werkt?

Wij hebben sinds 1 mei nog steeds een call openstaan, waarbij AS wel signaal genereert en taak klaar zet in Youforce, echter blijft deze hangen op actief signaal en komt deze niet bij de medewerker te staan. Ik ben heel benieuwd naar de ervaringen van anderen. Ik begin langzamerhand te vrezen dat we er ons op moeten voorbereiden dat we een hoop handmatig werk moeten gaan doen om de CO-2 van woonwerk te gaan verzamelen. 

[Roel_Harmsen]

Hallo @Gerdine ,

Ik hoop niet dat anderen dit hebben, wij gaan dit volgende week doen namelijk.

[Roel_Harmsen]

@Bart Kok - Gemeente Venlo ,

Dat zou zo moeten werken ja

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Roel_Harmsen dank voor je reactie. We hebben dit maandag zo ingericht en dit werkt voor ons inderdaad. 

[Anja Brouwer1]

@Bart Kok - Gemeente Venlo @Gerdine  Wij sturen de enquête via actieve signalering gekoppeld aan de workflow en het werkt perfect.  

[Roel_Harmsen]

@Gerdine ;

Ook hier werkt de actieve signalering zoals hierboven beschreven.

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Anja Brouwer1 dank voor je reactie. In ons geval ging het om de declaratie dienstreis via Self Service. De enquête voor woon-werkverkeer wordt bij ons begin oktober voor iedereen klaargezet via AS.

[Roel_Harmsen]

Dag,

Is er op 1 of andere manier in B4 te herleiden wie de enquête wel of niet ingevuld heeft?
Wij willen graag aan degene die het niet gedaan hebben een herinnerings mail sturen. 

[Anja Brouwer1]

@Roel_Harmsen wij controleren dit in selfservice, heel handig - filteren op actief ja - en je ziet meteen wie de enquête nog moet invullen.

[Roel_Harmsen]

@Anja Brouwer1 , Dat heb ik ook gedaan, maar ik wil ze niet handmatig aanschrijven, maar via actieve signalering nogmaals een mail sturen ter herinnering. Maar ik ben bang dat het niet gaat lukken...

[Marcel Bouman]

@Roel_Harmsen Dat gaat vast wel lukken hoor. Je kan in Beaufort een selectie maken van de medewerkers/dienstverbanden bij wie bepaalde rubrieken nog geen waarde bevatten; die hebben het dus nog niet ingevuld. En die rubrieken kun je gebruiken om de conditie van het signaal goed aan te sturen.
(PS: uiteraard kun je nog andere selecties toepassen, bijvoorbeeld voor stagiaires, kleine dienstverbanden etc.)

[Alfaro Pentury]

Dag allen, en misschien @Christiaan Sluis  in het bijzonder, ik heb een vraag mbt de rapportage Werkgebonden Personenmobiliteit. 

Wij hebben de enquete getest, en de gegevens (benzine kilometers) komen door in het rapport. Máár, we hebben dit vandaag dus ingevoerd, alleen in het rapport heb je enkel de keuzes over de jaren 2023/2024 en de maanden januari/juli.
Welke periode we ook selecteren, de gegevens uit de enquete worden zichtbaar. Hoe kan dit?

[Roel_Harmsen]

Dag @Marcel Bouman ; Op wlke rubriek kan ik filteren om te kijken wie het wel of niet ingevuld heeft?

[Marcel Bouman]

@Roel_Harmsen als je het standaard enqueteformulier hebt gebruikt dan hoop ik eigenlijk dat je een eigen rubriek hebt toegevoegd als bijvoorbeeld "C02-enquete ingevuld" (met waarden 'ja'/'nee', een datum oid), en deze waarde naar Beaufort laat exporteren. Dan heb je snel en eenvoudig een overzicht wie wel en niet heeft ingevuld.

Zo niet, dan is het inderdaad een optie om de openstaande mutaties in Self Service te bekijken zoals @Anja Brouwer1 voorstelt. Maar als je veel openstaande mutaties krijgt is dit veel handwerk.

En wellicht kun je deze openstaande mutaties middels statistieken wat eenvoudiger en sneller in een rapportage krijgen? En daarmee alsnog een rubriek in Beaufort ten behoeve van actieve signalering gaan gebruiken?

Het is dus wel wat werk maar ik hoop dat je hiermee verder kan?

[Chris van den Berg]

@Alfaro Pentury  

Goede vraag! De enquete rubrieken in HR Core kennen geen historie, waardoor ze altijd de actuele waarden laten zien. In reporting hebben we daardoor geen mogelijkheden om de data te filteren op periode wat betreft de enquete rubrieken. 

[Roel_Harmsen]

Dag @Marcel Bouman ;

Helaas geen eigen veld toegevoegd voor wie hem wel ingevuld heeft. Slim als je dat wel gedaan hebt!

Maar dan ga ik een andere manier zoeken... dankjewel!

[Nicolette2]

Goedemorgen, 

Ik wil de tegel met de enquête voor iedereen beschikbaar stellen. Is dit een rare stap? Omdat ik lees over actieve signalering aan zetten?

[Mdbusser]

Zojuist een signalering ingesteld en deze gewenst handmatig te genereren maar er word geen signaal gegenereerd en de workflow word niet opgestart. We hebben er een conditie ingezet dat de signaaldefinitie kijkt naar een bepaalde geboortenaam zodat we het kunnen testen. Hangt dit ook nog van een batchopdracht af of zou dit nu via de signaaldefinitie moeten gaan?

[Mdbusser]

pI0353 word niet gebruikt in het enquete formulier of ergens geregistreerd in Beaufort, hoe zorg ik nu dat daar een workflow voor de enquete op word gestart? We hebben alles ingesteld zoals uitgelegd in de e-learning maar er word na handmatig sign. genereren geen signaal gegenereerd.. waar word er bijgehouden dat PI0353 gevuld is of niet? in de best practice form komt deze ook niet terug. 

[Adam Sadz]

@Mdbusser Op de rubriek PI0353 moet de gewenste datum vastgelegd worden waarop jullie de enquête willen laten klaarzetten bij de medewerkers. Dit kan door een collectieve mutatie in beaufort uit te voeren bij de betreffende medewerkers. Zodra de rubriek PI0353 gevuld is met deze datum kan het signaal handmatig gegenereerd worden voor deze actie. 

[Mdbusser]

@Adam Sadz dankjewel voor je input, vind het raar dat dit dan niet naar voren komt in de e-learning van de actieve signaleringen

[Gerdine]

Bij ons werkt alles nu eindelijk.  Wat echter wel gebeurd is dat de testpersonen twee x deze taak krijgen, twee dagen achter elkaar. Hoe dit te ondervangen?

[GAM Rademakers]

@Gerdine Wat bij ons het geval was (en misschien bij jou ook wel) is dat in de download van het formulier voor de enquête de rubriek waarop je de startdatum van de enquête (in Beaufort) muteert, de PI0353, bij het verwerken van de enquête weer wordt geëxporteerd met de datum van de dag van verzenden van de workflow. Dit betekende in ons geval dat de rubriek startdatum PI0353 in Beaufort opnieuw werd gevuld met een datum en dat het signaal daardoor nog een keer af ging. Dit heb ik opgelost door de export van deze rubriek in het Youforce formulier uit te zetten. Misschien kun je dat eens proberen?

[Gerdine]

@GAM Rademakers Dat is een goede inderdaad, ik heb export uitgezet. Ik vul liever de nieuwe datum zelf via CMT, zodat ik er meer controle over houd. We zijn nu live met de enquête, morgen worden ze klaar gezet voor de medewerkers. Ik hoop dat alles goed gaat. 

[brussaard-c]

@margreet doornbosch 

Kunt u aangeven wat het advies is als personen de enquête hebben ingevuld, en een volgende keer weer moeten invullen?

Is dan de bedoeling dat voorafgaand voor het invullen de rubrieken worden leeggemaakt voor een representatief resultaat?

Als iemand de enquête namelijk niet invult wordt anders namelijk wel het resultaat meegenomen in het eindtotaal.

Alvast bedankt!

Groet, 

Christian