Passeli+ Professional käyttövinkit

Myyntitilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia tilauksen tuotteita ei toimiteta kerralla. Avaa Tilaustenhallinta ja valitse toimitettava myyntitilaus Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta Valitse toimitustyyppi ”Uusi toimitus (osatoimitus)” Muuta toimituksen kirjaus-ikkunassa nimikkeiden määrä-kenttään toimitettava määrä Tallenna muutokset ja voit tulostaa Lähetteen työkalurivin ”Tulosta” painikkeesta

Rakenteellinen nimike on mahdollista siirtää varastossa tuotantoon, jolloin varastovalmisteen komponenttien osat varataan tuotantoon kyseistä varastovalmistetta varten. Huomioi. että Nimikkeen rakennetta ei saa muuttaa kun nimike on tuotannossa. Varastovalmisteen siirto tuotantoon Avaa Varastokirjanpito-osiosta ”Varasto” –valikosta” Nimikerakenne: Siirto tuotantoon” Syötä Nimikekoodi ”Koodi” -kenttään, tai hae nimike ”Haku” -toiminnolla Syötä Määrä kenttään saldo, montako kappaletta nimikettä siirretään tuotantoon. Mikäli valitset ”Otetaan myös alarakenteet tuotantoon”, ohjelma luo rakenteessa olevista varastovalmisteista myös tuotantolistat Paina ”Luo tuotantolistat” -painiketta Ohjelma luo tuotantolista rakenteen mukaan. Tuotanto voidaan vielä perua, mutta tallentamisen jälkeen tuotantoa ei voi enää perua. Paina työkaluriviltä Tallenna -painiketta tallentaaksesi tuotannon   Kun varastovalmiste saavutetaan takaisin myyntivarastoon, päivitetään komponenttien varastosaldot tuotannon mukaan. Avaa Varastokirjanpito-osion ”Varasto” -valikosta ”Nimikerakenne: siirto myyntivarastoon” Syötä tuotantolistan numero tai hae tuotantolista ”Haku” -toiminnolla Syötä valmistunut määrä kenttään tuotannosta valmistunut määrä. Yhdellä kerralla käsitellään koko tuotanto, eli mikäli saavutetaan vähemmän kuin on siirretty tuotantoon, loput menet hävikkiin ja vaikuttavat valmistuneen nimikkeen keskihintaan. Paina ”Tallenna” -painiketta, jolloin siirto myyntivarastoon suoritetaan

Maksukehotuksia on mahdollista tulostaa asiakkaille, joilla on avoinna laskuja ja laskut ovat myöhässä enemmän kuin asetuksissa annettu sallittu myöhästyminen. Asiakkaalle pitää olla myös valittuna asiakaskortistossa ”Muut tiedot” -välilehdellä maksukehotukset valinta. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Maksukehotukset ja perintä” Tarkista laskuille annettava maksuaika ja huomautuskulut ”Asetukset” valikosta Valitse laskut, joista haluat tulostaa maksukehotuksen Paina lopuksi ”Tulosta” painiketta maksukehotuksien tulostamiseksi

Laskun kirjauksessa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla. Avaa nimikehaku Valitse nimike hakuikkunasta Paina Ctrl -näppäin pohjaan ja valitse toinen nimike. Pidä Ctrl -näppäin pohjassa koko ajan Kun olet valinnut haluamasi nimikkeet, paina OK -painiketta Laskun kirjausikkunan riviosalle tulee kaikki valitsemasi nimikkeet

Tarjoukselle on valittavissa haluttu voimassaoloaika. Asetuksissa voidaan myös määritellä oletustoiminto, kun tarjouksen voimassaoloaika on umpeutunut. Valitse tarjoukset osio aktiiviseksi Avaa Asetukset -valikosta ”Passeli asetukset” Valitse vasemmalla olevasta hakemistopuusta Tarjoukset ”Oletus voimassaoloaika” kenttään annetaan tarjousten voimassaoloaika päivinä Valitaan ”Oletustoiminto voimassaolon päätyttyä” -kenttään haluttu toimenpide. Paina OK –painiketta

Tarjouksen kirjausikkunassa voidaan määritellä, mitä tietoja näytetään tarjouksen riviosalla. Näitä tietoja ovat Varastopaikka, Toimitusaika, Erä, Alennus %, Kredit–tili, Kustannuspaikka, Finvoice-tili, Finvoice-kustannuspaikka, Ostajan nimikekoodi ja Toimittaja. Avaa tarjouksen kirjausikkuna Paina riviosan työkalurivillä Näytä sarakkeet -painiketta Valitse näytettävät sarakkeet Tämän jälkeen tarjouksen kirjauksessa näytetään ne sarakkeet, jotka olet valinnut

Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille. Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta. Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot. Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot. Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot. Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla. Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.

Tarjoukset, jotka eivät johtaneet tilaukseen, voidaan merkitä käsitellyiksi tarjoustenhallintaikkunassa. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä ”Merkitse valitut tarjoukset käsitellyiksi” -painiketta, tai paina Ctrl + A näppäimistöltä

Maksuaineiston luonnissa on mahdollista luoda ostolaskulle myös osamaksu. Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti” Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu Syötä ”Maksuun” –kenttään summa, jonka haluat maksaa Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jäljelle jäävä summa jää avoimeksi, ja on myöhemmin maksettavissa.

Nimikkeen menossa kentän arvo kertoo, kuinka monta kappaletta kyseistä nimikettä on valittuna myyntitilauksilla, joita ei ole vielä toimitettu. Mikäli haluat, että nimikkeen menossa kentän arvo palautuu nollaan, tulee käsitellä kaikki myyntitilaukset, joissa kyseinen nimike on valittuna.

Kassan ohjaustiedoissa pitää olla valittuna käytettävä kassa, ennen kuin kassakuittien luonti voidaan avata. Kassan avauksessa määritellään myyjä ja pohjakassa. Avaa ”Kassakuittien luonti”, jolloin pääset kassakuitin kirjausikkunaan Valitse kuitille asiakas, jonka jälkeen voit valita nimiketietoja kassakuitille Nimiketietoja voidaan lisätä antamalla Nimikekoodi, Nimikehaulla, Viivakoodinlukijalla tai ”Kassan ohjaustiedoissa” määritellyillä pikanäppäimillä. Maksutapahtuman pääset kirjaamaan ”Kuitin maksutapahtuma” –painikkeesta tai F5 näppäimestä

Koontilaskulla on mahdollista yhdistää saman asiakkaan toimituksia laskulle. Mikäli asiakkaalle on järjestelmässä kaksi tai useampia toimituksia, niin asiakkaalle voidaan luoda koontilasku. Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun laadinta”. Valitaan luettelosta asiakas, jolle luodaan koontilasku ja paina OK –painiketta. Koontilaskun laadinta -ikkunassa tarkistetaan luotavan koontilaskun tiedot. Koontilaskulta on mahdollista poistaa toimituksia, mikäli niitä ei haluta vielä toimittaa. Valitaan riviosalta kyseinen lähete ja painetaan ”Poista valittu läheterivi” –painiketta. Kun koontilaskun tiedot ovat kunnossa, painetaan OK –painiketta. Ohjelma luo koontilaskun laskutukseen. Koontilasku voidaan tarvittaessa myös perua. Tällöin Koontilasku poistuu laskutuksesta ja myyntitilauksien toimitukset ovat uudelleen laskutettavissa. Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun peruminen”. Valitaan luettelosta koontilasku, joka halutaan perua ja painetaan OK -painiketta. Koontilasku peruuntuu ja ohjelma ilmoittaa, mitkä toimitukset ovat palautuneet ”Toimitettu” tilaan. Toimitukset voidaan laskuttaa tarvittaessa nyt uudelleen, muokkaus ei ole mahdollista eikä toimitusta kannata poistaa sillä tilauksen tilaa ei enää päivitetä.

Laskun kirjauksessa voidaan muuttaa kirjanpitotilit tarvittaessa. Ohjelma tarjoaa laskunkirjauksessa oletustilien mukaisia tilejä. Mikäli riviosalla ei näy kredit-tili saraketta, tulee kyseinen sarake valita näkyviin riviosan työkalurivin ”Näytä sarakkeet” -painikkeesta

Toimitus on mahdollista poistaa myyntitilaukselta tilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta. Avaa ”Tilaustenhallinta” Valitse ”Näkymä” kohtaan ”Toimitukset” Valitse toimitukset näkymässä haluttu toimitus Paina Poista valitut toimitukset -painiketta, tai Ctrl + del näppäinyhdistelmää. Mikäli toimitus on laskutettu tilassa, sitä ei ole mahdollista poistaa

Laskentaryhmän ja palkkakauden valinta -toiminnossa valitaan ohjelmassa käytössä oleva laskentaryhmä ja sen aktiivinen palkkakausi. Palkkatapahtumien kirjaus tapahtuu aina aktiiviselle laskentaryhmälle ja sen palkkakaudelle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Laskentaryhmän ja palkkakauden valinta” Valitse Laskentaryhmä Valitse Palkkakausi Paina ”OK” –painiketta Uusia palkkakausia voidaan luoda seuraavasti: Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Palkkakaudet” Valitse ”Laskentaryhmä”, jolle luodaan uusi palkkakausi Paina työkalurivin ”Uusi” -painiketta Anna palkkakaudelle tunnus ja selite. Ajanjakson pituudeksi ohjelma tarjoaa laskentaryhmälle määriteltyä laskentajaksoa. Tarkista että palkkakauden tiedot ovat oikein. Tallenna palkkakausi työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella

 Kassalle määritelty myyjä voidaan vaihtaa kassakuitin kirjausnäkymässä. Myyjä on mahdollista vaihtaa kun kuittiin on kirjattu maksutapahtuma. Kesken kuitinkirjausta myyjän vaihtaminen ei ole mahdollista. Myyjä voidaan vaihtaa painamalla ”Myyjän vaihto” -painiketta tai painamalla F9 näppäintä Mikäli Myyjän vaihto -painike ei ole valittavissa, kuitin kirjaus on kesken, tai kassa on suljettu

Myyntitilauksen luonnissa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla. Avaa nimikehaku Valitse nimike hakuikkunasta Paina Ctrl -näppäin pohjaan ja valitse toinen nimike. Pidä Ctrl -näppäin pohjassa koko ajan Kun olet valinnut haluamasi nimikkeet, paina OK -painiketta Myyntitilauksen riviosalle tulee kaikki valitsemasi nimikkeet  

Tarjous on siirrettävissä myyntitilauksiin tai laskutukseen tarjoustenhallinnassa, jolloin tarjouksen tiedot siirtyvät myyntitilauksen tai laskun pohjaksi. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä Hyväksy valittu tarjous -painiketta, tai paina F3 painiketta näppäimistöltä Valitse ”Myyntitilauksiin” tai  ”Laskutukseen” ja paina OK Siirron jälkeen tulee ilmoitus tulostetaanko luotu tilaus tai lasku ja siirretyn tarjouksen tila päivitetään

Kirjanpito-osioon voidaan tuoda kirjanpitoon valitut tapahtumat annetulta aikaväliltä. Tapahtumat voidaan tuoda laskutus/ myyntireskontrasta, ostoreskontrasta, kassasta, palkanlaskennasta ja matkalaskuista. Kirjanpitoon tuotavat tiedot luetaan suoraan yrityksen tietokannoista. Kirjanpitoaineisto voidaan myös tuoda erillisestä siirtotiedostosta. Kirjanpitoaineistojen tuontiin pääset valitsemalla ”Tuonti osakirjanpidosta” -toiminnon Tuotavat aineistot valitaan osiokohtaisesti ”Tuontiaineistot” valinnasta. Tuontitapa sekä Tositteen yleistiedot määritetään ikkunan oikeassa reunassa. Jos tuonti tuodaan siirtotiedostosta, pitää tiedosto hakea ”Tiedosto” kentän oikean reunan painikkeesta, jossa on kolme pistettä. HUOM! Jos tuonnissa määritelty aineisto sisältää keskeneräinen tilassa olevia myynti- tai ostolaskuja, joiden prioriteetti on hyväksymätön, keskeytyy tuonti eikä tapahtumia siirretä kirjanpitoon. Tällöin tapahtumat tulee hyväksyä ennen kuin tuonti tehdään. Aineistojen tuonnin yhteydessä toiminto lukitsee tuotujen osioiden tapahtumat.

Factoringin käyttöönotto: Ennen kuin voidaan luoda Factoring laskuja, tulee ohjelmaan syöttää käytettävän rahoitusyhtiön tiedot ja valita asiakkaalle käytettävä factoringsopimus. Rahoitusyhtiön tietojen syöttäminen ohjelmaan Avaa ”Perustiedot” -valikosta ”Yrityksen yhteystiedot” Mene Factoring välilehdelle Paina Factoring välilehden työkalurivin ”Uusi rahoitusyhtiö” -painiketta Anna rahoitusyhtiön tiedot Factoring välilehdelle Paina ”Sopimustiedot” -painiketta Anna Factoring sopimuksen yksilöintitiedot. Syötä myös ”Viitenumero” ja käytettävä ”Siirtoteksti”, joka tulostuu jokaiselle factoringlaskulle. Paina ”OK” –painiketta tallentaaksesi tiedot Valitaan asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö Avaa ”Kortistot” -valikosta ”Asiakaskortisto” Hae asiakas, jolle haluat luoda Factoring laskuja Ota asiakkaan tiedot muokkaukseen painamalla asiakaskortiston työkaluriviltä Muokkaa -painiketta Mene ”Muut tiedot” -välilehdelle Valitse ”Factoring sopimus” -kenttään käytettävä rahoitusyhtiö Mikäli asiakas on kotimainen, anna vielä asiakkaan Y-tunnus. Tallenna tiedot painamalla Tallenna -painiketta Nyt voit luoda kyseiselle asiakkaalle Factoring laskuja.   Laskujen pankkitilitiedot: Kun asiakkaalle on valittu Factoring sopimus, tulostuu laskulle rahoitusyhtiön pankkitilitiedot. Factoringlaskun tunnistat Laskutuksenhallinnan F-sarakkeen merkinnästä ja laskujen kirjauksessa laskutusaiheen oikealla puolella olevasta Factoringlasku -tekstistä. Factoring aineiston luonnin epäonnistuessa Jos factoringlaskut tulostuvat vain esikatseluun tai paperille niin tarkista seuraavat tiedot: Jos lasku tulostuu kahteen kertaan esikatseluun tai laskusta tulee kaksi kopiota paperisena, niin virhe on laskulla. Tarkista laskulta, että ”Toimitusaika” ja muut laskutustiedot ovat oikein. Sekä tarkista, että laskulla ei esiinny erikoismerkkejä, koska verkkolaskuaineistossa ei saa olla mukana erikoismerkkejä. Jos lasku tulostuu esikatseluun tai paperille ja haluaisitte lähettää asiakkaallenne kyseisen laskun verkkolaskuna. Tarkista asiakaskortilta, että asiakkaalle on aktivoitu ”Verkkolasku” ja verkkolaskuosoite ja välittäjän osoite on annettuna