Nimikkeen hinta määräytyy ostotilaukselle nimikkeen hankintatietojen mukaan.
Mikäli ostotilaukselle on annettuna toimittaja, ohjelma tarjoaa nimikkeelle kyseisen toimittajan mukaisia hankintatietoja, jotka ovat määritetty Nimikekortille
Mikäli ostotilaukselle ei ole annettuna toimittajaa, nimikkeen keskihintaa tarjotaan ostohinnaksi
Mikäli tilatulle nimikkeelle ei ole perustettu annetun toimittajan hankintatietoja, käytetään nimikkeen keskihintaa hankintahinnoissa
Mikäli kuittiin ei ole vielä kirjattu maksusuoritusta, voidaan kirjattu kuitti perua Peru kuitti- painikkeella.
Kassakuitin kirjausikkunassa voit perua kuitin ”Peru kuitti” –painikkeella tai F4 näppäimellä
Kuittia johon on kirjattu maksutapahtuma, ei voida poistaa. Näissä tapauksissa kuittiin voidaan luoda hyvityskuitti ”Hyvityskuitti” toiminnolla
Mikäli kirjanpidon tulosteissa näkyy 6-numeroisia tilinumeroita omien kirjanpitotilienne sijaan omia tilejänne ei vielä ole kohdistettu ohjelman järjestelmätileille.
Tarkistakaa ensin ylävalikon Perustiedot -> Tililuettelon ylläpito -valintojen takana tarvitaanko tililuetteloonne täydennyksiä tai muutoksia. Tarvitsemanne tilinumerot saatte kirjanpitäjältänne.
Valitkaa seuraavaksi ylävalikosta Perustiedot -> Oletustilien ylläpito.
Kohdistakaa omat tilinumeronne ohjelman järjestelmätileihin valitsemalla rivi riviltä Tilinumero-sarakkeessa hiirellä valiten avautuvasta valikosta oikeat tilit. OK-napin painallus tallentaa muutokset ja sulkee ikkunan.
Koontilaskulla on mahdollista yhdistää saman asiakkaan toimituksia laskulle. Mikäli asiakkaalle on järjestelmässä kaksi tai useampia toimituksia, niin asiakkaalle voidaan luoda koontilasku.
Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun laadinta”.
Valitaan luettelosta asiakas, jolle luodaan koontilasku ja paina OK –painiketta.
Koontilaskun laadinta -ikkunassa tarkistetaan luotavan koontilaskun tiedot. Koontilaskulta on mahdollista poistaa toimituksia, mikäli niitä ei haluta vielä toimittaa. Valitaan riviosalta kyseinen lähete ja painetaan ”Poista valittu läheterivi” –painiketta.
Kun koontilaskun tiedot ovat kunnossa, painetaan OK –painiketta.
Ohjelma luo koontilaskun laskutukseen.
Koontilasku voidaan tarvittaessa myös perua. Tällöin Koontilasku poistuu laskutuksesta ja myyntitilauksien toimitukset ovat uudelleen laskutettavissa.
Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun peruminen”.
Valitaan luettelosta koontilasku, joka halutaan perua ja painetaan OK -painiketta.
Koontilasku peruuntuu ja ohjelma ilmoittaa, mitkä toimitukset ovat palautuneet ”Toimitettu” tilaan.
Toimitukset voidaan laskuttaa tarvittaessa nyt uudelleen, muokkaus ei ole mahdollista eikä toimitusta kannata poistaa sillä tilauksen tilaa ei enää päivitetä.
Toimitukset tilauksille voidaan luoda ”Tilaustenhallinnan” kautta.
Avaa Tilaustenhallinta ja valitse toimitettava myyntitilaus
Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta
Mikäli luodaan toimitus, joka vastaa myyntitilausta, niin valitaan ”Toimitetaan koko tilaus”. Tällöin myyntitilaus toimitetaan, kuten on tilattu.
Ostotilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia ostotilauksen tuotteita ei saavuteta kerralla.
Avaa Ostotilaustenhallinta
Valitse toimitettava ostotilaus ja valitse työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus” tai paina F3 -painiketta
Valitse toimitustyypiksi ”Uusi ostotoimitus” ja kirjaa vapaavalintaiset ostotoimituksen yksilöintitiedot
Ostotoimituksen kirjausikkunassa voit kirjata nimikkeiden toimitetut määrät ”Toimitettu” sarakkeeseen
Kirjausikkunassa voit myös vaihtaa toimituksen päiväyksen ja syöttää ostotoimituksen yksilöintitiedot, kuten ”Lähete” ja ”Rahtikirja”
”Tallenna muutokset työkalurivin ”Tallenna” -painikkeesta
Tarjoukselle on valittavissa haluttu voimassaoloaika. Asetuksissa voidaan myös määritellä oletustoiminto, kun tarjouksen voimassaoloaika on umpeutunut.
Valitse tarjoukset osio aktiiviseksi
Avaa Asetukset -valikosta ”Passeli asetukset”
Valitse vasemmalla olevasta hakemistopuusta Tarjoukset
”Oletus voimassaoloaika” kenttään annetaan tarjousten voimassaoloaika päivinä
Valitaan ”Oletustoiminto voimassaolon päätyttyä” -kenttään haluttu toimenpide.
Paina OK –painiketta
Tarjoukset, jotka eivät johtaneet tilaukseen, voidaan merkitä käsitellyiksi tarjoustenhallintaikkunassa.
Avaa Tarjoustenhallinta
Valitse haluttu tarjous
Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä ”Merkitse valitut tarjoukset käsitellyiksi” -painiketta, tai paina Ctrl + A
näppäimistöltä
Kirjanpito-osioon voidaan tuoda kirjanpitoon valitut tapahtumat annetulta aikaväliltä.
Tapahtumat voidaan tuoda laskutus/ myyntireskontrasta, ostoreskontrasta, kassasta, palkanlaskennasta ja matkalaskuista. Kirjanpitoon tuotavat tiedot luetaan suoraan yrityksen tietokannoista. Kirjanpitoaineisto voidaan myös tuoda erillisestä siirtotiedostosta.
Kirjanpitoaineistojen tuontiin pääset valitsemalla ”Tuonti osakirjanpidosta” -toiminnon
Tuotavat aineistot valitaan osiokohtaisesti ”Tuontiaineistot” valinnasta. Tuontitapa sekä Tositteen yleistiedot määritetään ikkunan oikeassa reunassa.
Jos tuonti tuodaan siirtotiedostosta, pitää tiedosto hakea ”Tiedosto” kentän oikean reunan painikkeesta, jossa on kolme pistettä.
HUOM! Jos tuonnissa määritelty aineisto sisältää keskeneräinen tilassa olevia myynti- tai ostolaskuja, joiden prioriteetti on hyväksymätön, keskeytyy tuonti eikä tapahtumia siirretä kirjanpitoon. Tällöin tapahtumat tulee hyväksyä ennen kuin tuonti tehdään. Aineistojen tuonnin yhteydessä toiminto lukitsee tuotujen osioiden tapahtumat.
Tarjous on siirrettävissä myyntitilauksiin tai laskutukseen tarjoustenhallinnassa, jolloin tarjouksen tiedot siirtyvät myyntitilauksen tai laskun pohjaksi.
Avaa Tarjoustenhallinta
Valitse haluttu tarjous
Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä Hyväksy valittu tarjous -painiketta, tai paina F3 painiketta näppäimistöltä
Valitse ”Myyntitilauksiin” tai ”Laskutukseen” ja paina OK
Siirron jälkeen tulee ilmoitus tulostetaanko luotu tilaus tai lasku ja siirretyn tarjouksen tila päivitetään
Laskun kirjauksessa voidaan muuttaa kirjanpitotilit tarvittaessa. Ohjelma tarjoaa laskunkirjauksessa oletustilien mukaisia tilejä.
Mikäli riviosalla ei näy kredit-tili saraketta, tulee kyseinen sarake valita näkyviin riviosan työkalurivin ”Näytä sarakkeet” -painikkeesta
Myyntitilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia tilauksen tuotteita ei toimiteta kerralla.
Avaa Tilaustenhallinta ja valitse toimitettava myyntitilaus
Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta
Valitse toimitustyyppi ”Uusi toimitus (osatoimitus)”
Muuta toimituksen kirjaus-ikkunassa nimikkeiden määrä-kenttään toimitettava määrä
Tallenna muutokset ja voit tulostaa Lähetteen työkalurivin ”Tulosta” painikkeesta
Toimitus on mahdollista poistaa myyntitilaukselta tilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta.
Avaa ”Tilaustenhallinta”
Valitse ”Näkymä” kohtaan ”Toimitukset”
Valitse toimitukset näkymässä haluttu toimitus
Paina Poista valitut toimitukset -painiketta, tai Ctrl + del näppäinyhdistelmää. Mikäli toimitus on laskutettu tilassa, sitä ei ole mahdollista poistaa
Myyntitilaukselle luotu toimitus on siirrettävissä laskutukseen. Lähete voidaan siirtää ”Tilaustenhallinnassa” toimitukset näkymässä, tai ”Siirto laskutukseen” toiminnolla.
Avaa ”Siirto laskutukseen” –toiminto.
Valitse, siirretäänkö kaikki tulostetut lähetteet vai valitaanko laskutettavat lähetteet.
Mikäli haluat valita laskutettavat lähetteet, niin aukeaa ikkuna, josta on valittavissa mitkä toimitukset siirretään laskutukseen. Valinnan jälkeen painetaan OK –painiketta.
Ohjelma varmistaa laskujen päivämäärän muodostamisen. Tee valinta ja paina OK –painiketta.
Valitut toimitukset on siirretty laskutukseen ja ne voidaan tulostaa siirron jälkeen.
Tarjouksen kirjausikkunassa voidaan määritellä, mitä tietoja näytetään tarjouksen riviosalla.
Näitä tietoja ovat Varastopaikka, Toimitusaika, Erä, Alennus %, Kredit–tili, Kustannuspaikka, Finvoice-tili, Finvoice-kustannuspaikka, Ostajan nimikekoodi ja Toimittaja.
Avaa tarjouksen kirjausikkuna
Paina riviosan työkalurivillä Näytä sarakkeet -painiketta
Valitse näytettävät sarakkeet
Tämän jälkeen tarjouksen kirjauksessa näytetään ne sarakkeet, jotka olet valinnut
Myyntitilauksen luonnissa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla.
Avaa nimikehaku
Valitse nimike hakuikkunasta
Paina Ctrl -näppäin pohjaan ja valitse toinen nimike. Pidä Ctrl -näppäin pohjassa koko ajan
Kun olet valinnut haluamasi nimikkeet, paina OK -painiketta
Myyntitilauksen riviosalle tulee kaikki valitsemasi nimikkeet
Kassalle määritelty myyjä voidaan vaihtaa kassakuitin kirjausnäkymässä.
Myyjä on mahdollista vaihtaa kun kuittiin on kirjattu maksutapahtuma. Kesken kuitinkirjausta myyjän vaihtaminen ei ole mahdollista.
Myyjä voidaan vaihtaa painamalla ”Myyjän vaihto” -painiketta tai painamalla F9 näppäintä
Mikäli Myyjän vaihto -painike ei ole valittavissa, kuitin kirjaus on kesken, tai kassa on suljettu
Factoringin käyttöönotto:
Ennen kuin voidaan luoda Factoring laskuja, tulee ohjelmaan syöttää käytettävän rahoitusyhtiön tiedot ja valita asiakkaalle käytettävä factoringsopimus.
Rahoitusyhtiön tietojen syöttäminen ohjelmaan
Avaa ”Perustiedot” -valikosta ”Yrityksen yhteystiedot”
Mene Factoring välilehdelle
Paina Factoring välilehden työkalurivin ”Uusi rahoitusyhtiö” -painiketta
Anna rahoitusyhtiön tiedot Factoring välilehdelle
Paina ”Sopimustiedot” -painiketta
Anna Factoring sopimuksen yksilöintitiedot. Syötä myös ”Viitenumero” ja käytettävä ”Siirtoteksti”, joka tulostuu jokaiselle factoringlaskulle.
Paina ”OK” –painiketta tallentaaksesi tiedot
Valitaan asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö
Avaa ”Kortistot” -valikosta ”Asiakaskortisto”
Hae asiakas, jolle haluat luoda Factoring laskuja
Ota asiakkaan tiedot muokkaukseen painamalla asiakaskortiston työkaluriviltä Muokkaa -painiketta
Mene ”Muut tiedot” -välilehdelle
Valitse ”Factoring sopimus” -kenttään käytettävä rahoitusyhtiö
Mikäli asiakas on kotimainen, anna vielä asiakkaan Y-tunnus.
Tallenna tiedot painamalla Tallenna -painiketta
Nyt voit luoda kyseiselle asiakkaalle Factoring laskuja.
Laskujen pankkitilitiedot:
Kun asiakkaalle on valittu Factoring sopimus, tulostuu laskulle rahoitusyhtiön pankkitilitiedot.
Factoringlaskun tunnistat Laskutuksenhallinnan F-sarakkeen merkinnästä ja laskujen kirjauksessa laskutusaiheen oikealla puolella olevasta Factoringlasku -tekstistä.
Factoring aineiston luonnin epäonnistuessa
Jos factoringlaskut tulostuvat vain esikatseluun tai paperille niin tarkista seuraavat tiedot:
Jos lasku tulostuu kahteen kertaan esikatseluun tai laskusta tulee kaksi kopiota paperisena, niin virhe on laskulla. Tarkista laskulta, että ”Toimitusaika” ja muut laskutustiedot ovat oikein. Sekä tarkista, että laskulla ei esiinny erikoismerkkejä, koska verkkolaskuaineistossa ei saa olla mukana erikoismerkkejä.
Jos lasku tulostuu esikatseluun tai paperille ja haluaisitte lähettää asiakkaallenne kyseisen laskun verkkolaskuna. Tarkista asiakaskortilta, että asiakkaalle on aktivoitu ”Verkkolasku” ja verkkolaskuosoite ja välittäjän osoite on annettuna
Nimikkeen menossa kentän arvo kertoo, kuinka monta kappaletta kyseistä nimikettä on valittuna myyntitilauksilla, joita ei ole vielä toimitettu.
Mikäli haluat, että nimikkeen menossa kentän arvo palautuu nollaan, tulee käsitellä kaikki myyntitilaukset, joissa kyseinen nimike on valittuna.
Lomakeasetuksissa on mahdollista vaikuttaa tulostettavan lomakkeen ulkoasuun. Lomakeasetuksissa voidaan valita mitä tietoja tulostetaan lomakepohjakohtaisesti sekä määritellä kenttien paikkoja ja tulosteen otsikkotietoja.
Lomakeasetuksiin pääset osion ”Asetukset” -> ”Lomakeasetukset” valinnan kautta
Lomaketyyppikentässä näkyy muokattavan lomakepohjan nimi.
Kieli kentässä valitaan kieli jonka lomakepohjaa muokataan. Lomakepohjia muokataan kielikohtaisesti.
Oletuslomake kentässä valitaan lomakepohja, jota käytettään lomakekohtaisesti oletuksena.
Lomake, riviosa, yritystiedot ja muut tiedot välilehdillä määritellään lomakepohjan otsikkotiedot ja niiden
tietokentät, sekä tulostetaanko kyseinen tieto lomakepohjalle. Voit muuttaa halutessasi tietoja.
Kun lomakeasetukset on muokattu haluamaksenne, niin ”Käytä” tai ”OK” painikkeella tallennat tehdyt muutokset.