Passeli+ Professional käyttövinkit

Factoring laskulle voidaan kirjata suoritus aivan kuten normaaleille laskuillekin. Factoring-suorituksen kirjaamisen normaalista erottaa yleensä suoritukselle määritettävä kirjanpitotili. Factoringlaskujen kirjanpidon tili tulee Factoring sopimuksen tiedoista. Katso tarvittaessa suorituksen kirjaamisen ohje Laskutus ja myyntireskontra osiosta.

Tositekirjausikkunassa voidaan tositelajin ja päiväyksen lisäksi valita mm. tositekohtainen selite, tunniste, kustannuspaikka tai antaa jokaiselle riville itse kyseiset tiedot.   Mikäli tositteelle annetaan tositekohtaiset selite, tunniste ja kustannuspaikka tiedot ennen rivien luontia, ohjelma ehdottaa jokaiselle kirjattavalle riville annettavaksi näitä tositekohtaisia tietoja, riville tullutta tietoa voi käyttäjä muuttaa. Mikäli tositekirjausikkunassa ei näy kustannuspaikka ja tunniste tietoja, määrittele kirjanpidon ohjaustiedoista kustannuspaikka ja tunniste -valinta voimaan. Tositetyypin valinnan merkitys Normaali tyyppisille tositteille kirjataan useimmat kirjanpidon tapahtumat. Alv-laskennassa huomioidaan ainoastaan normaali tyyppisiä tositteita. Alv-kirjaus tyyppisiä tositteita käytetään arvonlisäverojen kirjauksiin. Ohjelma luo alv-kirjaus tyyppisen tositteen alv-kirjausajon yhteydessä. Alv-kirjaus tyyppisiä tositteita ei huomioida alv-laskennassa. Tilinpäätösvienti tyyppisiä tositteita käytetään tilinpäätösvientien kirjauksissa. Näitä tositteita ei huomioida alv-laskennassa. Alkusaldo tyyppisiä tositteita käytetään kirjanpidon alkusaldojen kirjaamiseen. Tilinpäätöstoiminnon yhteydessä ohjelma luo alkavalle tilikaudelle alkusaldo tyyppisen tositteen, jossa näkyvät taseen alkusaldot. Alkusaldo tyyppisiä tositteita ei huomioida alv-laskennassa.

Factoringin käyttöönotto: Ennen kuin voidaan luoda Factoring laskuja, tulee ohjelmaan syöttää käytettävän rahoitusyhtiön tiedot ja valita asiakkaalle käytettävä factoringsopimus. Rahoitusyhtiön tietojen syöttäminen ohjelmaan Avaa ”Perustiedot” -valikosta ”Yrityksen yhteystiedot” Mene Factoring välilehdelle Paina Factoring välilehden työkalurivin ”Uusi rahoitusyhtiö” -painiketta Anna rahoitusyhtiön tiedot Factoring välilehdelle Paina ”Sopimustiedot” -painiketta Anna Factoring sopimuksen yksilöintitiedot. Syötä myös ”Viitenumero” ja käytettävä ”Siirtoteksti”, joka tulostuu jokaiselle factoringlaskulle. Paina ”OK” –painiketta tallentaaksesi tiedot Valitaan asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö Avaa ”Kortistot” -valikosta ”Asiakaskortisto” Hae asiakas, jolle haluat luoda Factoring laskuja Ota asiakkaan tiedot muokkaukseen painamalla asiakaskortiston työkaluriviltä Muokkaa -painiketta Mene ”Muut tiedot” -välilehdelle Valitse ”Factoring sopimus” -kenttään käytettävä rahoitusyhtiö Mikäli asiakas on kotimainen, anna vielä asiakkaan Y-tunnus. Tallenna tiedot painamalla Tallenna -painiketta Nyt voit luoda kyseiselle asiakkaalle Factoring laskuja.   Laskujen pankkitilitiedot: Kun asiakkaalle on valittu Factoring sopimus, tulostuu laskulle rahoitusyhtiön pankkitilitiedot. Factoringlaskun tunnistat Laskutuksenhallinnan F-sarakkeen merkinnästä ja laskujen kirjauksessa laskutusaiheen oikealla puolella olevasta Factoringlasku -tekstistä. Factoring aineiston luonnin epäonnistuessa Jos factoringlaskut tulostuvat vain esikatseluun tai paperille niin tarkista seuraavat tiedot: Jos lasku tulostuu kahteen kertaan esikatseluun tai laskusta tulee kaksi kopiota paperisena, niin virhe on laskulla. Tarkista laskulta, että ”Toimitusaika” ja muut laskutustiedot ovat oikein. Sekä tarkista, että laskulla ei esiinny erikoismerkkejä, koska verkkolaskuaineistossa ei saa olla mukana erikoismerkkejä. Jos lasku tulostuu esikatseluun tai paperille ja haluaisitte lähettää asiakkaallenne kyseisen laskun verkkolaskuna. Tarkista asiakaskortilta, että asiakkaalle on aktivoitu ”Verkkolasku” ja verkkolaskuosoite ja välittäjän osoite on annettuna

Kassan ohjaustiedoissa pitää olla valittuna käytettävä kassa, ennen kuin kassakuittien luonti voidaan avata. Kassan avauksessa määritellään myyjä ja pohjakassa. Avaa ”Kassakuittien luonti”, jolloin pääset kassakuitin kirjausikkunaan Valitse kuitille asiakas, jonka jälkeen voit valita nimiketietoja kassakuitille Nimiketietoja voidaan lisätä antamalla Nimikekoodi, Nimikehaulla, Viivakoodinlukijalla tai ”Kassan ohjaustiedoissa” määritellyillä pikanäppäimillä. Maksutapahtuman pääset kirjaamaan ”Kuitin maksutapahtuma” –painikkeesta tai F5 näppäimestä

Ostoreskontran Vastaanota toiminnolla voidaan noutaa saapuneet laskut suoraan ostoreskontraan. Maventa palveluiden käyttöönotto Passelissa, toimenpiteisiin on tutustuttavissa ohjelman Ostoreskontra ohjeesta, Vastaanota Maventalla ohjeesta Maventan käyttöönotto kohdasta. Avaa Ostoreskontran Vastaanota –toiminto ja valitse ”Vastaanota laskuja” Vastaanota toiminto hakee automaattisesti saapuneet ostolaskut, joita ei ole vielä tallennettu ostoreskontraan Ostolasku siirretään ostoreskontraan työkalurivin ”Luo ostolaskut” painikkeesta Ostolasku siirtyy ostoreskontraan ”Keskeneräiseksi” ostolaskuksi. Ostolaskut ovat ”Keskeneräisiä” niin kauan, kun lasku on tarkistettu ja hyväksytty. Hyväksyntä tehdään ottamalla keskeneräinen ostolasku ”Muokkaus” tilaan ja tallennetaan lasku.

Maksukehotuksia on mahdollista tulostaa asiakkaille, joilla on avoinna laskuja ja laskut ovat myöhässä enemmän kuin asetuksissa annettu sallittu myöhästyminen. Asiakkaalle pitää olla myös valittuna asiakaskortistossa ”Muut tiedot” -välilehdellä maksukehotukset valinta. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Maksukehotukset ja perintä” Tarkista laskuille annettava maksuaika ja huomautuskulut ”Asetukset” valikosta Valitse laskut, joista haluat tulostaa maksukehotuksen Paina lopuksi ”Tulosta” painiketta maksukehotuksien tulostamiseksi

Lomakeasetuksissa on mahdollista vaikuttaa tulostettavan lomakkeen ulkoasuun. Lomakeasetuksissa voidaan valita mitä tietoja tulostetaan lomakepohjakohtaisesti sekä määritellä kenttien paikkoja ja tulosteen otsikkotietoja. Lomakeasetuksiin pääset osion ”Asetukset” -> ”Lomakeasetukset” valinnan kautta Lomaketyyppikentässä näkyy muokattavan lomakepohjan nimi. Kieli kentässä valitaan kieli jonka lomakepohjaa muokataan. Lomakepohjia muokataan kielikohtaisesti. Oletuslomake kentässä valitaan lomakepohja, jota käytettään lomakekohtaisesti oletuksena. Lomake, riviosa, yritystiedot ja muut tiedot välilehdillä määritellään lomakepohjan otsikkotiedot ja niiden tietokentät, sekä tulostetaanko kyseinen tieto lomakepohjalle. Voit muuttaa halutessasi tietoja. Kun lomakeasetukset on muokattu haluamaksenne, niin ”Käytä” tai ”OK” painikkeella tallennat tehdyt muutokset.

Yrityksen tilikarttaa ylläpidetään Tilikartta-näkymässä, jossa näkyy yrityksen käytössä oleva tilikartta. Ikkunan vasemmassa reunassa olevasta hakemistopuusta valitun tason/tilin tiedot näkyvät ikkunan oikeassa laidassa. Kun halutaan ”Muokata” tai ”Luoda uusi tili”, valitaan hakemistopuussa se kohta, jota halutaan muokata ja painetaan työkaluriviltä ”Muokkaa” -painiketta. Tämän jälkeen voidaan tehdä halutut muutokset tilikarttaan. Uusi tili/taso on luotavissa painamalla ”Uusi” -painiketta. Muutokset voidaan tallentaa painamalla ”Tallenna” -painiketta tai ottamalla muokkaustila pois päältä painamalla ”Muokkaa” -painiketta.

Uuden kassan luominen Käytettävät kassat luodaan Kassaosion perustiedoissa. Avaa Kassa-osio ja valitse yläpalkista ”Perustiedot” – ”Kassat” Kirjoita ”Kassat” ikkunan riville uuden kassan tunnus ja valitse mahdollinen kustannuspaikka OK –painikkeen jälkeen, kassa on valittavissa ”Kassan ohjaustiedoissa”   Käytettävän kassan määrittäminen käyttöön Ennen kassakuittien luontia, tulee Kassa-osioon määritellä tietokoneella käytettävä kassa. Kassa valitaan käyttöön Kassan ohjaustiedoissa. Avaa Kassa-osio ja valitse yläpalkista ”Asetukset” – ”Kassan ohjaustiedot” ”Käytä kassaa” –valikossa on valittavissa ne kassat, joita ei ole muilla tietokoneilla käytössä Kun olet valinnut kassan, tallenna muutokset ”Käytä” painikkeesta

Keräilylista tulostaminen on mahdollista ”Tilaustenhallinnan” tilaukset näkymässä, tai tulosteet valikosta löytyvässä ”Keräilylistat” -toiminnossa. Avaa Tulosteet -valikosta Keräilylistat Valitse listasta tilaukset, joista haluat tulostaa keräilylistan Paina OK -painiketta Valitse tulostusikkunasta tulostuskohde ja paina OK -painiketta Huomioi, että ”Keräilylistassa” näkyy vain myyntitilauksen toimittamattomat nimikkeet, jotka ovat perustettu nimikekortistoon.

Koontilaskulla on mahdollista yhdistää saman asiakkaan toimituksia laskulle. Mikäli asiakkaalle on järjestelmässä kaksi tai useampia toimituksia, niin asiakkaalle voidaan luoda koontilasku. Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun laadinta”. Valitaan luettelosta asiakas, jolle luodaan koontilasku ja paina OK –painiketta. Koontilaskun laadinta -ikkunassa tarkistetaan luotavan koontilaskun tiedot. Koontilaskulta on mahdollista poistaa toimituksia, mikäli niitä ei haluta vielä toimittaa. Valitaan riviosalta kyseinen lähete ja painetaan ”Poista valittu läheterivi” –painiketta. Kun koontilaskun tiedot ovat kunnossa, painetaan OK –painiketta. Ohjelma luo koontilaskun laskutukseen. Koontilasku voidaan tarvittaessa myös perua. Tällöin Koontilasku poistuu laskutuksesta ja myyntitilauksien toimitukset ovat uudelleen laskutettavissa. Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun peruminen”. Valitaan luettelosta koontilasku, joka halutaan perua ja painetaan OK -painiketta. Koontilasku peruuntuu ja ohjelma ilmoittaa, mitkä toimitukset ovat palautuneet ”Toimitettu” tilaan. Toimitukset voidaan laskuttaa tarvittaessa nyt uudelleen, muokkaus ei ole mahdollista eikä toimitusta kannata poistaa sillä tilauksen tilaa ei enää päivitetä.

Laskun kirjauksessa voidaan muuttaa kirjanpitotilit tarvittaessa. Ohjelma tarjoaa laskunkirjauksessa oletustilien mukaisia tilejä. Mikäli riviosalla ei näy kredit-tili saraketta, tulee kyseinen sarake valita näkyviin riviosan työkalurivin ”Näytä sarakkeet” -painikkeesta

Laskentaryhmän ja palkkakauden valinta -toiminnossa valitaan ohjelmassa käytössä oleva laskentaryhmä ja sen aktiivinen palkkakausi. Palkkatapahtumien kirjaus tapahtuu aina aktiiviselle laskentaryhmälle ja sen palkkakaudelle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Laskentaryhmän ja palkkakauden valinta” Valitse Laskentaryhmä Valitse Palkkakausi Paina ”OK” –painiketta Uusia palkkakausia voidaan luoda seuraavasti: Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Palkkakaudet” Valitse ”Laskentaryhmä”, jolle luodaan uusi palkkakausi Paina työkalurivin ”Uusi” -painiketta Anna palkkakaudelle tunnus ja selite. Ajanjakson pituudeksi ohjelma tarjoaa laskentaryhmälle määriteltyä laskentajaksoa. Tarkista että palkkakauden tiedot ovat oikein. Tallenna palkkakausi työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella

Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille. Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta. Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot. Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot. Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot. Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla. Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.

Mikäli kirjanpidon tulosteissa näkyy 6-numeroisia tilinumeroita omien kirjanpitotilienne sijaan omia tilejänne ei vielä ole kohdistettu ohjelman järjestelmätileille. Tarkistakaa ensin ylävalikon Perustiedot -> Tililuettelon ylläpito -valintojen takana tarvitaanko tililuetteloonne täydennyksiä tai muutoksia. Tarvitsemanne tilinumerot saatte kirjanpitäjältänne. Valitkaa seuraavaksi ylävalikosta Perustiedot -> Oletustilien ylläpito. Kohdistakaa omat tilinumeronne ohjelman järjestelmätileihin valitsemalla rivi riviltä Tilinumero-sarakkeessa hiirellä valiten avautuvasta valikosta oikeat tilit. OK-napin painallus tallentaa muutokset ja sulkee ikkunan.

Maksuaineiston luonnissa on mahdollista luoda ostolaskulle myös osamaksu. Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti” Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu Syötä ”Maksuun” –kenttään summa, jonka haluat maksaa Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jäljelle jäävä summa jää avoimeksi, ja on myöhemmin maksettavissa.

 Myyntitilaus tai -toimitus maksetaan kassaan Kassakuitin kirjaus-toiminnossa. Avaa kassakuitin kirjausikkuna Anna kassakuitille asiakas, jonka myyntitilauksen tai -toimituksen tiedot haetaan kassakuitille. Avaa Riviosa -valikosta ”Lisää myyntitilaus kuitille” tai ”Lisää toimitus kuitille” ja valitaan listasta haluttu myyntitilaus tai -toimitus. Myyntitilaukselta tai -toimitukselta tulevia nimiketietoja ei voida muokata, mutta voit lisätä kuitille uusia nimikkeitä Mahdollisten lisäysten jälkeen voit kirjata kuitille maksutapahtuman Maksusuorituksen jälkeen myyntilauksen sekä myyntitoimituksen tila päivittyy oikeaksi

 Kassan ohjaustiedoissa on mahdollista määritellä kassoille 48 kappaletta pikanäppäimiä eri nimikkeille tai nimikeryhmille. Käytännössä näppäimiä voi olla rajoittamattomasti. Pikanäppäimet voidaan märitellä kassakohtaisesti. Avaa Kassa-osiosta ”Asetukset” – ”Kassan ohjaustiedot” Valitse ”Pikanäppäimet” välilehti Määrittely tehdään valitsemalla hiirellä haluttu pikanäppäin ja valitaan, että lisätäänkö näppäimeen nimikeryhmä vai nimike. Myös pikanäppäimen väri on valittavissa tässä lisäysikkunassa. Jos valitaan Nimike, niin aukeaa ”Nimikehaku”, josta valitaan pikanäppäimelle tuleva nimike. Tehdyt valinnat voidaan tarvittaessa poistaa hiiren ”2. painikkeella” Jos halutaan luoda pikanäppäimelle Ryhmä, valitaan tällöin vaihtoehto ”Uusi ryhmä” ja kirjoitetaan ryhmälle nimi ja painetaan ”OK” –painiketta Kun ryhmä on luotu, niin voit valita ryhmälle uusia alaryhmiä tai nimiketietoja. Ryhmän taakse pääset hiirenklikkauksella. Luodut pikanäppäimet voidaan kopioida kaikille kassoille käyttöön ”Kopioi pikanäppäimet kaikille kassoille” –painikkeesta ja pikanäppäimet voidaan tallentaa ”Käytä” –painikkeesta.

Nimikkeen hinta määräytyy ostotilaukselle nimikkeen hankintatietojen mukaan. Mikäli ostotilaukselle on annettuna toimittaja, ohjelma tarjoaa nimikkeelle kyseisen toimittajan mukaisia hankintatietoja, jotka ovat määritetty Nimikekortille Mikäli ostotilaukselle ei ole annettuna toimittajaa, nimikkeen keskihintaa tarjotaan ostohinnaksi Mikäli tilatulle nimikkeelle ei ole perustettu annetun toimittajan hankintatietoja, käytetään nimikkeen keskihintaa hankintahinnoissa

Mikäli kuittiin ei ole vielä kirjattu maksusuoritusta, voidaan kirjattu kuitti perua Peru kuitti- painikkeella. Kassakuitin kirjausikkunassa voit perua kuitin ”Peru kuitti” –painikkeella tai F4 näppäimellä Kuittia johon on kirjattu maksutapahtuma, ei voida poistaa. Näissä tapauksissa kuittiin voidaan luoda hyvityskuitti ”Hyvityskuitti” toiminnolla