Passeli+ Professional käyttövinkit

Ostoreskontran Vastaanota toiminnolla voidaan noutaa saapuneet laskut suoraan ostoreskontraan. Maventa palveluiden käyttöönotto Passelissa, toimenpiteisiin on tutustuttavissa ohjelman Ostoreskontra ohjeesta, Vastaanota Maventalla ohjeesta Maventan käyttöönotto kohdasta. Avaa Ostoreskontran Vastaanota –toiminto ja valitse ”Vastaanota laskuja” Vastaanota toiminto hakee automaattisesti saapuneet ostolaskut, joita ei ole vielä tallennettu ostoreskontraan Ostolasku siirretään ostoreskontraan työkalurivin ”Luo ostolaskut” painikkeesta Ostolasku siirtyy ostoreskontraan ”Keskeneräiseksi” ostolaskuksi. Ostolaskut ovat ”Keskeneräisiä” niin kauan, kun lasku on tarkistettu ja hyväksytty. Hyväksyntä tehdään ottamalla keskeneräinen ostolasku ”Muokkaus” tilaan ja tallennetaan lasku.

Vanhan tarjouksen tiedot on kopioitavissa uuden tarjouksen pohjaksi. Kopiointi voidaan suorittaa tarjoustenhallinnassa Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo uusi tarjous kopioimalla” tai paina Ctrl + C näppäimistöltä Valitse kopioidaanko koko tarjous vai tarjouksen yläosa ja paina OK -painiketta Tarkista uuden tarjouksen tiedot, tee mahdolliset muutokset ja tallenna tarjous avoimeksi tarjoukseksi Tarjoukset kirjausikkunassa Avaa Uusi tarjous Hae tarjous jonka tiedot haluat kopioida, työkalurivin etsi -toiminnolla, tai työkalurivin nuolipainikkeilla. Valitse muokkaus -valikosta ”Kopioi tarjous uudeksi tarjoukseksi” Valitse kopioidaanko koko tarjous vai tarjouksen yläosa ja paina OK -painiketta Tarkista uuden tarjouksen tiedot, tee mahdolliset muutokset ja tallenna tarjous avoimeksi tarjoukseksi

Rakennuspalveluiden ja romumyynnin myyntilaskun kirjaaminen helpottuu myyntialueiden luomisen kautta. Valitaan ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Myyntialueet” Lisätään myyntialueiden ylläpitoon uusi rivi ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja kirjataan selitteeseen laskuille tulostuva selite voimassaolevasta direktiivistä. (esim. AVL 8 C §:ään tai direktiiviin(Art. 199, Dir.2006/112/EY)) tai vastaavat tiedot romumyynnin osalta. Tallennetaan myyntialue ”OK” painikkeella Avataan Asiakaskortisto ja valitaan asiakkaan ”Muut tiedot” välilehdelle myyntialueeksi luotu ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja tarkistetaan että asiakaskortilla on annettuna asiakkaan Y-tunnus ja ALV-tunnus. Valitaan oletustilien ylläpidosta Rakennuspalveluille oletus myyntitili ja samoin romumyynnille. Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Oletustilien ylläpito” Valitse ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” myyntialueelle haluamasi kirjanpidon myyntitili, jotta myynti ohjautuu kirjanpidollisesti oikealle tilille. Nyt voit luoda laskun asiakkaalle ja laskutulosteella näkyy rakennuspalveluiden ja romumyynnin myynnissä vaaditut tiedot laskun verottomuudesta.

Myöhässä olevien suoritusten korot on vietävissä korkorekisteriin. Korkorekisteristä voidaan laatia asiakaskohtainen korkolasku. Asiakaskortilla pitää olla valittuna ”Korkolaskut” valinta Tilanteessa, jossa laskun suoritus on ollut myöhässä ja laskulle on kertynyt korkosaatavia, voidaan korot ohjata suorituksen kirjauksissa korkorekisteriin. Suorituksen kirjausikkunassa pitää ensiksi tarkistaa suorituksen kirjauspäivä, jolloin ohjelma laskee automaattisesti myöhässä olevat päivät ja kertyneen koron. Korko lasketaan asetuksissa määritetyllä viivästyskorolla. Suorituksen kirjausikkunassa on valinta ”Vienti korkorekisteriin”, mistä korko ohjataan korkorekisteriin. Korkorekisteriin pääsette valitsemalla Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Korkolaskut” Korkorekisteristä valitaan laskutettava asiakas ja tarkistetaan korkolaskujen yleistiedot. Painetaan lopuksi ”Laadi laskut”, jolloin korkolasku luodaan laskutukseen

Voit luoda verkkolaskuaineistoja Passeli ohjelmassa, joita voit lähettää asiakkaillesi pankin tai muun operaattorin kautta. Syötä asiakkaasi asiakaskortille verkkolaskutiedot. Tiedot syötetään asiakaskortin ”Muut tiedot” välilehdelle. Asiakkaalle pitää olla valittuna ”Verkkolasku”, jotta Verkkolasku osoite ja Verkkolaskuvälittäjän osoite voidaan antaa. Syötä myös tarvittaessa OVT-tunnus. Tiedot saatte asiakkaaltanne. Luo asiakkaallesi normaalisti lasku. Lasku voidaan tulostaa verkkolaskuaineistoksi normaalin tulostuksen yhteydessä, kun tulostuskohteena on ”Finvoice”. Finvoice-tulostuksen yhteydessä valitaan lähetystapa ”Pankkiaineiston mukana” tai ”Muu tapa”. Mikäli välität verkkolaskut pankin kautta, niin silloin on valittava vaihtoehto ”Pankkiaineiston mukana”. Verkkolaskut voidaan myös tulostaa kootusti yhteen verkkolaskutiedostoon. Tällöin tulostukseen pääsee Laskutus ja myyntireskontran toiminnosta ”Verkkolaskutus”. Listassa näkyy niiden asiakkaiden laskut, joilla on asiakaskortilla valittuna ”Verkkolasku”. Valitse aineistoon tulevat verkkolaskut näppäimistön CTRL-painike pohjassa ja paina työkalurivin ”Tulosta” –painiketta. Jos haluat laskut yhteen tiedostoon niin valitse ”Lisää kaikki laskut yhteen tiedostoon”, muussa tapauksessa jokaisesta laskusta tulee erillinen finvoice-tiedosto. Valitse ”Finvoice-hakemisto” kenttään kansio, johon haluat verkkolaskuaineistot tallentuvan ja paina lopuksi OK –painiketta Finvoice-hakemistoon ilmestyi verkkolaskuaineistot (XML-tiedostot), jotka voit lähettää eteenpäin esimerkiksi pankin verkkopalvelusta.

Voit luoda uuden palkansaajan seuraavasti: Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkansaajat” Paina työkaluriviltä ”Uusi palkansaaja” -painiketta Anna palkansaajan yleistiedot Siirry työsuhdevälilehdelle ja paina ”Uusi työsuhde” -painiketta Anna työsuhdetiedot, sekä työsuhteen perus-, vero-, palkkatiedot. Voit myös määritellä palkansaajalle vakiopalkkojen luonnin yhteydessä luotavat palkkatiedot. Tallenna tiedot työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella   Mikäli palkansaajan palkkatiedot muuttuvat, palkansaajalle luodaan uudet palkkatiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä. Avaa perustiedot valikosta ”Palkansaajat” Siirry ”Työsuhteet” -välilehdelle Siirry ”Palkkatiedot” -välilehdelle Valitse palkansaaja muokkaus tilaan painamalla palkansaaja työkalurivin ”Muokkaa” -painiketta Paina palkkatiedot välilehden työkaluriviltä ”Uusi palkkatieto” -painiketta Valitse tunnus ja anna hinta/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle päättymispäivämäärän automaattisesti. Uusi palkkatieto on käytössä alkaen päivästä lähtien. Tallenna palkansaajan tiedot ”Tallenna” –painikkeesta   Mikäli palkansaajan verotiedot muuttuvat, palkansaajalle luodaan uudet verotiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä. Avaa Perustiedot valikosta ”Palkansaajat” Siirry ”Työsuhteet” -välilehdelle Siirry Verotiedot -välilehdelle Valitse palkansaaja muokkaus tilaan painamalla palkansaaja työkalurivin ”Muokkaa” -painiketta Paina verotiedot välilehden työkaluriviltä ”Uudet verotiedot” -painiketta. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi Anna uudet verotiedot ja tarkista että ”Tiedot voimassa alkaen” päivämäärä on oikein verotietojen työkaluriviltä Tallenna palkansaajan tiedot ”Tallenna” –painikkeesta

Mikäli kirjanpidon tulosteissa näkyy 6-numeroisia tilinumeroita omien kirjanpitotilienne sijaan omia tilejänne ei vielä ole kohdistettu ohjelman järjestelmätileille. Tarkistakaa ensin ylävalikon Perustiedot -> Tililuettelon ylläpito -valintojen takana tarvitaanko tililuetteloonne täydennyksiä tai muutoksia. Tarvitsemanne tilinumerot saatte kirjanpitäjältänne. Valitkaa seuraavaksi ylävalikosta Perustiedot -> Oletustilien ylläpito. Kohdistakaa omat tilinumeronne ohjelman järjestelmätileihin valitsemalla rivi riviltä Tilinumero-sarakkeessa hiirellä valiten avautuvasta valikosta oikeat tilit. OK-napin painallus tallentaa muutokset ja sulkee ikkunan.

Suorituksia on mahdollista poistaa laskutuksenhallinta ikkunan suoritukset näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa. Suorituksen poistaminen laskutuksenhallinnassa Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näkymäksi ”Suoritukset” Valitse suoritus, jonka haluat poistaa Paina Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä ”Poista valitut suoritukset” –painiketta. Lukittua suoritusta ei voida poistaa Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK -painiketta Suorituksen poistaminen suorituksen kirjausikkunassa Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Etsi suoritus työkalurivin suurennuslasi -kuvakkeesta Suorituksen tiedot tulevat suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitse suoritus muokkaus-tilaan painamalla ”Muokkaa” –painiketta. Paina työkaturiviltä Poista –painiketta poistaaksesi suorituksen. Lukittua suoritusta ei voi poistaa. Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta

Päättyneen tilikauden tiedot kirjataan vuoden viimeiselle päivälle, kvartaaleittain tai kuukausittain sen mukaan miten vertailutietoja halutaan tulosteissa näkyvän. Mikäli haluat vertailutietojen näkyvän kuukausittain, syötä jokaisen kuukauden tapahtumien saldo tileittäin, päiväyksenä kuukauden viimeinen päivä. Avaa Kirjanpito -osiosta ”Uusi tosite”. Valitse haluamasi tositelaji, tositetyypiksi ”Alkusaldo”. Tarkista myös että oikea tilikausi on valittuna. Vertailutiedoista tulee muodostaa tositteet sillä aikajaksotuksella, millä halutaan vertailutietoja käyttää. Syötä tositteelle tapahtumien saldot tileittäin ja tallenna tosite työkalurivin ”Tallenna” –painikkeesta Avaa Kirjanpito -valikosta ”Tilinpäätös”, jolloin ohjelma luo Alkusaldo-tyyppisen tositteen uudelle tilikaudelle ja kopioi päätetyn taseen arvot alkusaldoiksi. ”Alkusaldo” tositteella päätetyn tilikauden voitto/tappio tyyppisen tilin saldo on siirretty edellisten tilikausien voitto/tappio tyyppiselle tilille.

Lähetteiden tulostaminen on mahdollista tilaustenhallinnan toimitukset näkymässä, tai Lähetteiden tulostus -toiminnossa. Avaa Tulosteet -valikosta Lähetteet tai valitse kuvakkeesta ”Lähetteiden tulostus” Valitse listasta lähetteet, jotka haluat tulostaa Paina OK -painiketta Valitse tulostusikkunasta tulostuskohde ja paina OK –painiketta Tulostusasetuksissa voidaan määritellä lähetteen tiedot siten, ettei lähetteelle tulostu nimikkeen hintatietoja. Avaa Myyntitilaus osio ja valitse yläpalkista ”Asetukset” – ”Lomakeasetukset” Tarkista, että lomaketyyppinä on ”Lähete” Ota ”Lomake” ja ”Riviosa” välilehdiltä ”Tulostetaan” -valinta pois niiltä riveiltä, joissa on hintatietoja Paina OK –painiketta

Nimikkeen hinta määräytyy ostotilaukselle nimikkeen hankintatietojen mukaan. Mikäli ostotilaukselle on annettuna toimittaja, ohjelma tarjoaa nimikkeelle kyseisen toimittajan mukaisia hankintatietoja, jotka ovat määritetty Nimikekortille Mikäli ostotilaukselle ei ole annettuna toimittajaa, nimikkeen keskihintaa tarjotaan ostohinnaksi Mikäli tilatulle nimikkeelle ei ole perustettu annetun toimittajan hankintatietoja, käytetään nimikkeen keskihintaa hankintahinnoissa

 Kassan ohjaustiedoissa on mahdollista määritellä kassoille 48 kappaletta pikanäppäimiä eri nimikkeille tai nimikeryhmille. Käytännössä näppäimiä voi olla rajoittamattomasti. Pikanäppäimet voidaan märitellä kassakohtaisesti. Avaa Kassa-osiosta ”Asetukset” – ”Kassan ohjaustiedot” Valitse ”Pikanäppäimet” välilehti Määrittely tehdään valitsemalla hiirellä haluttu pikanäppäin ja valitaan, että lisätäänkö näppäimeen nimikeryhmä vai nimike. Myös pikanäppäimen väri on valittavissa tässä lisäysikkunassa. Jos valitaan Nimike, niin aukeaa ”Nimikehaku”, josta valitaan pikanäppäimelle tuleva nimike. Tehdyt valinnat voidaan tarvittaessa poistaa hiiren ”2. painikkeella” Jos halutaan luoda pikanäppäimelle Ryhmä, valitaan tällöin vaihtoehto ”Uusi ryhmä” ja kirjoitetaan ryhmälle nimi ja painetaan ”OK” –painiketta Kun ryhmä on luotu, niin voit valita ryhmälle uusia alaryhmiä tai nimiketietoja. Ryhmän taakse pääset hiirenklikkauksella. Luodut pikanäppäimet voidaan kopioida kaikille kassoille käyttöön ”Kopioi pikanäppäimet kaikille kassoille” –painikkeesta ja pikanäppäimet voidaan tallentaa ”Käytä” –painikkeesta.

Toimitukset tilauksille voidaan luoda ”Tilaustenhallinnan” kautta. Avaa Tilaustenhallinta ja valitse toimitettava myyntitilaus Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta Mikäli luodaan toimitus, joka vastaa myyntitilausta, niin valitaan ”Toimitetaan koko tilaus”. Tällöin myyntitilaus toimitetaan, kuten on tilattu.

Keräilylista tulostaminen on mahdollista ”Tilaustenhallinnan” tilaukset näkymässä, tai tulosteet valikosta löytyvässä ”Keräilylistat” -toiminnossa. Avaa Tulosteet -valikosta Keräilylistat Valitse listasta tilaukset, joista haluat tulostaa keräilylistan Paina OK -painiketta Valitse tulostusikkunasta tulostuskohde ja paina OK -painiketta Huomioi, että ”Keräilylistassa” näkyy vain myyntitilauksen toimittamattomat nimikkeet, jotka ovat perustettu nimikekortistoon.

Järjestelmään tallennettujen ostolaskujen pohjalta voi muodostaa maksuaineistoja, jotka toimitetaan pankkiyhteysohjelmalla pankkiin maksettaviksi. Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti” Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu Valitse listalta avoimet ostolaskut, joista muodostetaan maksuaineisto Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jos käytössäsi on Pankkiyhteys-osio, niin maksuaineisto voidaan lähettää suoraan Pankkiyhteys-ohjelmasta. Mikäli aineistoon on valittu samalle toimittajalle sekä hyvityslaskuja että ostolaskuja, niin hyvityslaskut kohdistuvat automaattisesti avoimiin ostolaskuihin ja maksuaineistoon siirtyy ostolaskuun mahdollisesti jäljelle jäävä summa. HUOM! Maksuaineiston luonnin jälkeen aineisto pitää toimittaa pankkiin, jotta ostolaskut tulevat maksetuiksi. Huolehdi, että aineisto toimitetaan pankkiin.

Yrityksen tilikarttaa ylläpidetään Tilikartta-näkymässä, jossa näkyy yrityksen käytössä oleva tilikartta. Ikkunan vasemmassa reunassa olevasta hakemistopuusta valitun tason/tilin tiedot näkyvät ikkunan oikeassa laidassa. Kun halutaan ”Muokata” tai ”Luoda uusi tili”, valitaan hakemistopuussa se kohta, jota halutaan muokata ja painetaan työkaluriviltä ”Muokkaa” -painiketta. Tämän jälkeen voidaan tehdä halutut muutokset tilikarttaan. Uusi tili/taso on luotavissa painamalla ”Uusi” -painiketta. Muutokset voidaan tallentaa painamalla ”Tallenna” -painiketta tai ottamalla muokkaustila pois päältä painamalla ”Muokkaa” -painiketta.

Myyntitilaukselle luotu toimitus on siirrettävissä laskutukseen. Lähete voidaan siirtää ”Tilaustenhallinnassa” toimitukset näkymässä, tai ”Siirto laskutukseen” toiminnolla. Avaa ”Siirto laskutukseen” –toiminto. Valitse, siirretäänkö kaikki tulostetut lähetteet vai valitaanko laskutettavat lähetteet. Mikäli haluat valita laskutettavat lähetteet, niin aukeaa ikkuna, josta on valittavissa mitkä toimitukset siirretään laskutukseen. Valinnan jälkeen painetaan OK –painiketta. Ohjelma varmistaa laskujen päivämäärän muodostamisen. Tee valinta ja paina OK –painiketta. Valitut toimitukset on siirretty laskutukseen ja ne voidaan tulostaa siirron jälkeen.

Mikäli kuittiin ei ole vielä kirjattu maksusuoritusta, voidaan kirjattu kuitti perua Peru kuitti- painikkeella. Kassakuitin kirjausikkunassa voit perua kuitin ”Peru kuitti” –painikkeella tai F4 näppäimellä Kuittia johon on kirjattu maksutapahtuma, ei voida poistaa. Näissä tapauksissa kuittiin voidaan luoda hyvityskuitti ”Hyvityskuitti” toiminnolla

Rakenteellinen nimike on mahdollista siirtää varastossa tuotantoon, jolloin varastovalmisteen komponenttien osat varataan tuotantoon kyseistä varastovalmistetta varten. Huomioi. että Nimikkeen rakennetta ei saa muuttaa kun nimike on tuotannossa. Varastovalmisteen siirto tuotantoon Avaa Varastokirjanpito-osiosta ”Varasto” –valikosta” Nimikerakenne: Siirto tuotantoon” Syötä Nimikekoodi ”Koodi” -kenttään, tai hae nimike ”Haku” -toiminnolla Syötä Määrä kenttään saldo, montako kappaletta nimikettä siirretään tuotantoon. Mikäli valitset ”Otetaan myös alarakenteet tuotantoon”, ohjelma luo rakenteessa olevista varastovalmisteista myös tuotantolistat Paina ”Luo tuotantolistat” -painiketta Ohjelma luo tuotantolista rakenteen mukaan. Tuotanto voidaan vielä perua, mutta tallentamisen jälkeen tuotantoa ei voi enää perua. Paina työkaluriviltä Tallenna -painiketta tallentaaksesi tuotannon   Kun varastovalmiste saavutetaan takaisin myyntivarastoon, päivitetään komponenttien varastosaldot tuotannon mukaan. Avaa Varastokirjanpito-osion ”Varasto” -valikosta ”Nimikerakenne: siirto myyntivarastoon” Syötä tuotantolistan numero tai hae tuotantolista ”Haku” -toiminnolla Syötä valmistunut määrä kenttään tuotannosta valmistunut määrä. Yhdellä kerralla käsitellään koko tuotanto, eli mikäli saavutetaan vähemmän kuin on siirretty tuotantoon, loput menet hävikkiin ja vaikuttavat valmistuneen nimikkeen keskihintaan. Paina ”Tallenna” -painiketta, jolloin siirto myyntivarastoon suoritetaan

Lähetä -toiminto mahdollistaa laskujen lähettämisen asiakkaille Maventan kautta. Palvelun käyttöönotto vaatii rekisteröitymisen kyseisen palvelun käyttäjäksi.   Lasku lähetetään tulostuspalveluun pakotetusti, jos verkkolaskuosoite kenttään kirjoitetaan PRINT tai TULOSTUS. Tällöin Maventa tulostaa laskun ja postittaa asiakkaallenne siinä kirjeluokassa, joka on määritetty Maventan asetuksissa (Priority / Economy). Mikäli asiakaskortilla on annettu sähköpostiosoite ja sähköpostiin lähetystä ei ole erikseen kielletty Maventan palvelussa olevalla asetuksella, niin lasku lähetetään sähköpostiin.   Tämän jälkeen lasku luodaan normaalisti ja lasku voidaan lähettää Lähetä-toiminnon kautta. Jos sähköpostiosoitetta ei ole annettu asiakaskortilla eikä asiakaskortilla ole määritettynä verkkolaskuosoitteita sekä tulostuspalveluun lähetystä ei ole Maventan palvelussa erikseen kielletty, niin lasku lähetetään tulostuspalveluun.   Lasku lähetetään sähköpostiin myös tilanteissa, mikäli asiakkaalle ei ole mahdollista lähettää laskua finvoicena ja sähköpostiin lähetystä ei ole erikseen kielletty.