Releases YouServe

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 29 juni 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Mededelingen In de vorige release is functionaliteit toegevoegd die ervoor zorgt dat bepaalde gegevens automatisch worden beëindigd wanneer een medewerker als uitdienst wordt gemeld. Dit betreft de volgende gegevens: Manager Back-up manager Roltoewijzing Deze gegevens worden onmiddellijk beëindigd zodra de uitdiensttreding is ingevoerd. Indien later blijkt dat de uitdiensttreding onjuist is ingevoerd en de datum verder in de toekomst moet liggen, worden de beëindigde gegevens niet automatisch verlengd. In dat geval moeten de gegevens handmatig opnieuw worden ingevoerd indien dit wenselijk is. Overzicht HR inrichting Waarom Om eenvoudiger te kunnen zien hoe de inrichting is in HR Core / Payroll business zijn er verschillende rapporten beschikbaar gemaakt.   In deze release zijn de volgende rapporten beschikbaar: Vrije velden - Een overzicht van vrije velden  met daarbij hoe ze zijn gedefinieerd. Vrije schermen - Een overzicht van de vrije schermen en voor welk niveau ze worden toegepast. Scherm uitbreiden - Een overzicht van schermen waarbij extra gegevens elementen zijn geplaatst. Waardenlijst - Een overzicht van alle waardenlijsten die door de gebruiker zijn gevuld. Profielen - Een overzicht van hoe de profielen zijn ingericht, dit is inclusief de gebruikte gegevens elementen en waarden die moet worden toegepast Profielgroepen - Een overzicht van alle profielgroepen waarin de profielen zijn samengevoegd. Feestdagen Cluster - Wanneer een klant gebruikt maakt van de feestdagen cluster functionaliteit, kan de feestdagen clusters worden getoond. In bij elke feestdag wordt ook de datum van de feestdag weergegeven. Functie informatie - Een overzicht van de functie informatie inrichting. Actieve signalering - Inrichting van actieve signalering. Bij elk rapport is te zien wanneer een wijziging is ingegaan en Beëindigd, en door wie de wijziging is uitgevoerd (de gebruiker). Hoe Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting Selecteer de gewenste peildatum in het scherm 'Overzicht HR inrichting'. Kies Mijn Rapporten of Gedeelde rapporten. Standaard staat het scherm op Mijn rapporten. Door het vakje achter de dik gedrukte tekst aan te vinken, worden alle rapporten binnen die groep geselecteerd of gedeselecteerd.   Door op het vinkje te klikken bij elk groep (Dik gedrukte tekst), worden alle rapporten binnen die groep geselecteerd/gedeselecteerd Klik op Maak rapport. Op basis van de keuze Mijn Rapporten of Gedeelde rapporten, zal het rapport in die menu optie verschijnen. Klik op het rapport in het rapporten overzicht (download). Actie Wanneer er informatie nodig is over de inrichting van een van de opties in de scherm HR inrichting, klik op de vinkjes en haal het rapport op. Uitlogknop toegevoegd  Waarom Voor administratiekantoren, consultants en collega's van onder andere de service desk die toegang hebben tot meerdere klantomgevingen, is het noodzakelijk om de internet browser correct af te kunnen sluiten. Zodat de inloggegevens niet vastgehouden worden en de actieve sessie op een correcte manier wordt afgesloten. Hoe Er is een uitlogknop beschikbaar gesteld die de correcte manier van uitloggen ondersteunt. Hiermee wordt de sessie beëindigd en kan je opnieuw in te loggen.    Actie Op het moment dat je wilt overschakelen naar een andere klantomgeving, kan er op de knop uitloggen worden geklikt.  Wensen van de klant  Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo Waarom  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de gebruiker momenteel handmatig het verlof inkorten voor verlof dat is aangevraagd na de datum van uitdiensttreding. Dit proces wordt nu geautomatiseerd. Alle lopende verloven na de datum van uitdiensttreding worden automatisch beëindigd en het verlofsaldo wordt bijgewerkt voor: Reguliere verlofsoorten: Voor reguliere verlofsoorten, wordt het nieuwe saldo na rato herrekend op basis van het dienstverband en de uitdienstdatum, minus het opgenomen verlof wat is opgenomen voor de datum uit dienst.  Extra individueel verlof zoals Ouderschapsverlof of Aanvullend verlof: Hierbij worden de uren die zijn opgenomen na datum uit dienst verwijderd, waardoor het totale verlofsaldo toeneemt. Deze verlofsoorten worden niet naar rato dienstverband omgerekend. Met name bij ouderschapsverlof is dit correct, het nieuwe saldo dat overblijft, gaat mee met de medewerker naar een nieuw dienstverband. Hoe  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zal op de achtergrond een proces worden gestart dat alle verlof na de datum van uitdiensttreding verwijdert en het verlofsaldo opnieuw berekent. De doorlooptijd kan maximaal 5 minuten duren. Een uitzondering hierop is zwangerschapsverlof. Deze wordt niet automatisch stopgezet.  In de volgende schermen kan het nieuwe verlofsaldo en het totaal opgenomen verlof tot en met de datum van uitdiensttreding worden bekeken: Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Actie Voor medewerkers die al uit dienst zijn gemeld, zal de automatische verwerking niet worden uitgevoerd. Hier blijft handmatige verwerking nodig. Voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na deze release (29-06-2024), zal dit proces automatisch verlopen. Indien een medewerker nog zwangerschapsverlof heeft als deze uitdienst gaat, zal dit nog handmatig stopgezet moeten worden.  Let op! Indien een medewerker achteraf onterecht uit dienst is gemeld, zullen de verwijderde verloven handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd. Deze zijn terug te zien op het mutatieverslag. Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon Waarom Wanneer het werkpatroon van een medewerker wijzigt, moet het bestaande verlof momenteel worden ingetrokken en opnieuw worden ingediend om het verlofsaldo op basis van het nieuwe werkpatroon bij te werken. Na deze release zal dit automatisch worden doorgevoerd voor dagen waarop minder uren gewerkt gaan worden. Hoe Medewerker > Contract > Dienstverband Kies bij een medewerker op de juiste peildatum wat het nieuwe werkpatroon moet zijn, let hierbij op dat de totaal uren per week van het werkpatroon op dezelfde peildatum ook zo is ingevuld bij de uren per week in het scherm arbeidscontract. Op de achtergrond wordt een proces gestart dat de verlofaanvragen na de roosterwijziging opnieuw berekent op basis van het nieuwe werkpatroon. Echter, wanneer door het nieuwe werkpatroon meer uren geboekt zouden moeten worden, wordt de verwerking niet uitgevoerd. Dit komt doordat het niet bekend is of de extra uren handmatig lager zijn gezet of dat dit komt door het oude werkpatroon. In het verlofaanvraagscherm worden de uren die niet gewijzigd kunnen worden met rode regels gemarkeerd. Actie Na deze release wordt het opgenomen verlof automatisch aangepast bij een wijziging van een werkpatroon, waarbij de werkuren minder worden op een dag. Wanneer iemand meer uren op een dag gaat werken, zal het verlof nog handmatig aangepast moeten worden.   Opgeloste meldingen  Reden korting verlofrecht niet meer te kiezen (change 5692098) Melding  Bij het toevoegen van een nieuwe reden voor korting verlofrechten in de waardenlijst, was het niet meer mogelijk om bij een medewerker een reden voor korting verlofrechten te kiezen. Oplossing  Navigeer naar: Medewerker > Verlof > Korting verlofrechten Er is een aanpassing gedaan zodat bij de medewerker de reden voor korting verlofrechten gekozen kan worden als er nieuwe waarden zijn toegevoegd in de waardenlijst. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Manager wordt niet altijd correct getoond via HR Easy docs (change 6100870) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat via HR Easy Docs een onjuiste manager werd getoond op een brief. Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat na deze release de juiste manager op een brief wordt gepresenteerd. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Mutatieverslag uitgebreid wordt niet opgeleverd (change 6379906) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat het mutatieverslag uitgebreid niet werd aangemaakt. Dit gebeurde voornamelijk wanneer alle gegevenselementen en alle looncomponenten voor een langere periode werden opgevraagd.  Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat er na deze release meer geheugen en ruimte beschikbaar is om het mutatieverslag te kunnen aanmaken. We adviseren echter om altijd bewuste keuzes te maken in het opvragen van de gewenste informatie. Dit verkort de wachttijd voor het genereren van een rapport. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.  

  Nieuw Grondslag "CO2 - Prive verbijzondering zak. km" CO2 aangifte Het komt voor dat een organisatie meerdere werklocaties heeft. Voor de CO2 aangifte geldt dat elke reis naar een werklocatie van de organisatie gezien moet worden als een reis van het soort Woon/Werk.  Wanneer deze reis bewegingen worden vastgelegd via de arbeidsvoorwaarde reiskosten via de elementen Kilometers 1 t/m 10 (in het onderdeel declaraties), willen we voorkomen dat de werknemer elke keer moet kiezen voor het feit dat het gaan om het soort reis woon/werk.   Om dit te voorkomen, is voor de inrichting in de payroll gekozen om een grondslag te maken waarin kan worden vastgelegd welke elementen niet als zakelijke reis maar als woon/werk reis moet worden opgenomen in de aangifte. Hoe  Menu bijvoorbeeld: Instellingen > Berekening > Grondslag Controleer de juiste peildatum (zorg in ieder geval dat deze is ingericht op peildatum 1-7-2024). Kies de grondslag CO2 - Prive verbijzondering zak. km In de grondslag kies voor de gegevenselementen die als woon/werk reisbewegingen behandeld moeten worden Hiervoor zal in het algemeen gekozen kunnen worden voor de elementen: Kilometers declaratie x - Reiskosten declaratie telling (volgnummer 1 t/m 10) klik op opslaan Actie  Wanneer er sprake is van het hebben van meerdere werklocaties waar een werknemer naar toe kan reizen en deze worden geboekt via de gegevenselementen Kilometers declaratie 1 t/m 10, richt deze grondslag in om ervoor te zorgen dat de aangifte CO2 deze elementen worden doorgegeven als Woon/werk. Gewijzigd en verbeterd  Betaald ouderschapsverlof aanpassing PMT Waarom Voor bedrijven die onder de pensioenregeling van PMT vallen, gelden specifieke regels voor het wel of niet doorlopen van de pensioenopbouw tijdens ouderschapsverlof. Dit gaat om bedrijven die voornamelijk onder de CAO's voor de Metaal en Techniek vallen. Voor de basis pensioenregeling geldt dat werknemers de keuze hebben om de pensioenopbouw door te laten lopen. Wanneer de pensioenopbouw doorloopt, dan is de opbouw daarbij echter maar 50% van het premiebedrag over het gedeelte van de ouderschapsverlof. Dit kan gelden voor zowel betaald als onbetaald ouderschapsverlof. Voor onbetaald ouderschapsverlof ondersteunen wij dit al voor het pensioenfonds PME (CAO Metalektro). Omdat vanaf 2025 de premie aanlevering via de UPA aangifte gaat lopen, zal dit op de correcte wijze berekend en ingericht moeten worden en hebben wij de inrichting hierop aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2024 zijn de volgende aanpassingen hiervoor gedaan.  Op het bedrijfsschermen Pensioen (vaste grondslag) (benoemd) en Pensioen eigen rgl. (vaste grondslag) zijn de volgende aanpassingen gedaan: Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens Voor onbetaald ouderschapsverlof waren er al velden bestaande velden die hernoemd zijn: Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME) is hernoemd naar Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME/PMT) {*} Ouderschapsverlof Procentueel WN-deel pens. (PME) is hernoemd naar Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME/PMT) {*}   Toegevoegde velden: Voortzetting pens (Onb ouderschapsverl - PME/PMT) {*} Voortzetting pens (Bet ouderschapsverl - PMT) Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PMT) Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PMT) *Deze velden waren eerst alleen voor het pensioenfonds PME in gebruik en kunnen nu ook voor PMT gebruikt worden.   Op de medewerkerschermen Pensioen (vaste grondslag) (benoemd) en Pensioen eigen rgl. (vaste grondslag) zijn de volgende aanpassingen gedaan: Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Voor onbetaald ouderschapsverlof waren er al velden bestaande velden die hernoemd zijn: Voortzetting pensioen (ouderschapsverlof - PME) is hernoemd naar Voortzetting pens (Onb ouderschapsverl - PME/PMT) {*} Toegevoegde veld: Voortzetting pens (Bet ouderschapsverl - PMT) is toegevoegd aan het scherm {*}Deze velden waren eerst alleen voor het pensioenfonds PME in gebruik en kunnen nu ook voor PMT gebruikt worden.   Voor de berekening van de premie verwijzen wij naar de online help. Actie Wanneer er sprake is van betaald of onbetaald ouderschapsverlof en het bedrijf is aangesloten bij het pensioenfonds PMT, dan kan met ingang van 1-1-2024 gebruik worden gemaakt van deze velden voor het aansturen van de pensioenberekening bij ouderschapsverlof.   APG Woondiensten/ ABP "Originele resultaten i.p.v actueel overige pensioensoorten Waarom De pensioenfondsen voor de Woondiensten en ABP verwachten dat salarisverhogingen met terugwerkende kracht geen invloed hebben op de pensioengrondslag van het huidge jaar. Met de release van 2024-04 was voor de vaste pensioenregeling Pensioen al functionaliteit uitgerold. Nu is deze functionaliteit ook beschikbaar voor de pensioenregeling WIA hiaat, WIA hiaat extra, AOP en Opleidingsfonds. Hoe Op de bedrijfsschermen en - medewerkersschermen van deze pensioenregelingen is het veld Toepassen salarisverhoging (pens.srt) toegevoegd. Het veld heeft twee waardes: Actueel Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het huidige pensioenjaar meegenomen. Dit is de huidige werking en de default instelling. Origineel Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het nieuwe pensioenjaar meegenomen.  Uw actie Alleen als de pensioenen bij ABP pensioenfonds of APG Woondiensten lopen moet u per pensioenpeildatum in 2024 het veld Toepassen salaris verhoging (pens.) op Origineel zetten. Anders hoeft u niets te doen. Let op, wanneer dit veld per 1-1-2024 wordt omgezet, dan zal dit gelden voor toekomstige salarisverhogingen met terugwerkende kracht.   Opgeloste meldingen Kolom vorig in Rapport "Afdrachten en totalen Loonaangifte " gaf onjuiste bedragen (6386904) Hotfix 20-06-2024 Melding Wanneer er meerdere keren een correctie periode vorig jaar in de aangifte terecht kwam ( dus meerdere keren een correctie salarisberekening vanuit 2024 over 2023 in de correctiemodus ) dan werd de kolom vorig niet juist getoond. De bedragen uit de kolom vorig werden willekeurig door het rapport overgenomen van 1 van de vorige aangifte correcties. Hierdoor klopte de totaaltellingen niet van de rapportages en leek het alsof de aangifte niet juist was vanuit de salarisberekening. Dit was echter wel het geval, maar de kolom vorig gaf niet de juiste data. het totaalblad ( eerste blad ) en de XML naar de belastingdienst bevatte wel de juiste informatie. Oplossing We hebben dit op donderdag avond 20 juni opgelost met een Hotfix naar productie, waandoor het rapport nu ALTIJD naar de laatste vorige aangifte kijkt die verwerkt is over die periode. Actie Wanneer het rapport niet juist werd getoond is het voldoende om het rapport nogmaals te draaien. Hier zullen dan de juiste gegevens opstaan. Geen aangifte wijziging als er een gegevenselement is gewijzigd is (UPA/APG) (6143099) Hotfix 06-06-2024 Melding Wanneer er voor een medewerker een mutatie wordt gedaan die geen pensioengevende gevolgen heeft (bijvoorbeeld een geboortedatum) dan werd er reeds wel een correctie gemaakt voor de Loonaangifte, maar nog niet voor de Pensioen aangifte. Hiervoor was het altijd nodig om ook een payroll element te wijzigen. Oplossing  Vanaf nu zal er ook een correctie aangifte worden aangemaakt voor de Pensioenaangiftes en niet alleen meer voor de Loonaangifte. Actie Voor nieuwe gevallen zal de wijziging nu direct doorgaan, mocht je een wijziging hebben die reeds gedaan is en je wilt deze alsnog doorkrijgen in de Pensioenaangifte, dan kun je het beste de mutatie bij de medewerker nog een keer vastleggen, zodat het systeem bij een eerstvolgende afsluitende payroll de mutatie meeneemt richting de Pensioenaangifte.   Personeelsnummer moet altijd 15 posities zijn (APG-ABP) Hotfix 06-06-2024 Melding Voor de pensioenkoppeling APG-ABP moet het personeelsnummer in het bestand worden aangeleverd met 15 posities, opgevuld met nullen aan de voorkant. Wanneer het personeelsnummer korter dan 15 posities is wordt het gehele bestand afgekeurd door APG. Oplossing  In de payroll resultaten hebben we toegevoegd dat wanneer een personeelsnummer korter is dan 15 posities deze wordt opgevuld met nullen aan de voorkant, zoals de specificaties van APG-ABP voorschrijven. Actie Er is geen actie nodig. De personeelsnummers worden nu automatisch door de payroll opgevuld met nullen tot 15 posities.   Meetellingswaarde moet voor elk product worden meegegeven (APG-ABP) Hotfix 06-06-2024 Melding Voor de pensioenkoppeling APG-ABP moeten voor alle pensioenregelingen, die moeten worden doorgegeven, de meetellingswaarde worden gevuld en gelijk zijn voor elk product. Dit werd nu alleen bij de pensioenvariant OP/NP gevuld en nog niet bij de AAOP. Wanneer dit niet bij alle pensioenregelingen gevuld is wordt het gehele bestand afgekeurd door APG met "onverwerkbare signalen" Oplossing  We hebben dit opgelost door de meetellingswaarde op het interface scherm APG ABP ook te gaan gebruiken in de payroll resultaten voor AAOP. Actie Er is geen actie nodig. De meetellingswaarde die al werd weggeschreven bij OP/NP wordt nu ook weggeschreven bij de AAOP.   Geen aangifte wijziging als er een gegevenselement is gewijzigd is (UPA/APG) (6143099) Hotfix 06-06-2024 Melding Wanneer er voor een medewerker een mutatie wordt gedaan die geen pensioengevende gevolgen heeft (bijvoorbeeld een geboortedatum) dan werd er reeds wel een correctie gemaakt voor de Loonaangifte, maar nog niet voor de Pensioen aangifte. Hiervoor was het altijd nodig om ook een payroll element te wijzigen. Oplossing  Vanaf nu zal er ook een correctie aangifte worden aangemaakt voor de Pensioenaangiftes en niet alleen meer voor de Loonaangifte. Actie Voor nieuwe gevallen zal de wijziging nu direct doorgaan, mocht je een wijziging hebben die reeds gedaan is en je wilt deze alsnog doorkrijgen in de Pensioenaangifte, dan kun je het beste de mutatie bij de medewerker nog een keer vastleggen, zodat het systeem bij een eerstvolgende afsluitende payroll de mutatie meeneemt richting de Pensioenaangifte. CO2 KVK Rapportage neemt onterecht nevencontract mee (6337631) Melding Bij het bepalen van de toetsingsplicht voor de CO2 werd in het rapport ten onrechte de nevencontracten (zoals de contracten van Transitievergoedingen) meegeteld. Dit is onjuist. Oplossing  We hebben de programmatuur aangepast zodat deze nevencontracten niet meer worden meegenomen voor het bepalen van de toetsingsplicht.  Actie Het is raadzaam om het rapport nogmaals te draaien om de toetsingsplicht met de juiste data te kunnen beoordelen.

Op donderdag 20 juni hebben we een Hotfix uitgerold voor onderstaand probleem.   Kolom vorig in Rapport "Afdrachten en totalen Loonaangifte " gaf onjuiste bedragen (6386904) Hotfix 20-06-2024 Melding Wanneer er meerdere keren een correctie periode vorig jaar in de aangifte terecht kwam ( dus meerdere keren een correctie salarisberekening vanuit 2024 over 2023 in de correctiemodus ) dan werd de kolom vorig niet juist getoond. De bedragen uit de kolom vorig werden willekeurig door het rapport overgenomen van 1 van de vorige aangifte correcties. Hierdoor klopte de totaaltellingen niet van de rapportages en leek het alsof de aangifte niet juist was vanuit de salarisberekening. Dit was echter wel het geval, maar de kolom vorig gaf niet de juiste data. het totaalblad ( eerste blad ) en de XML naar de belastingdienst bevatte wel de juiste informatie. Oplossing Bij het oplossen van bovenstaande fout is er echter afgelopen week de fout ingeslopen dat ook vorige periodes in het huidige jaar niet meer juist werden getoond wanneer daar nu correcties voor zijn gemaakt in de huidige aangifte periode.   We hebben dit op donderdag avond 20 juni opgelost met een Hotfix naar productie, waandoor het rapport nu ALTIJD naar de laatste vorige aangifte kijkt die verwerkt is over die periode. Actie Wanneer het rapport niet juist werd getoond is het voldoende om het rapport nogmaals te draaien. Hier zullen dan de juiste gegevens opstaan.

  Nieuw Overzicht Uitdiensttredingen: Nieuw Rapport Waarom  Op verzoek van verschillende gebruikers is er een nieuw rapport voor uitdiensttredingen gemaakt. Dit rapport biedt meer inzicht in de medewerkers die tussen twee opgegeven datums uit dienst zijn gegaan. Dit betekent dat het huidige rapport 'Overzicht uitdiensttredingen' uit de verschillende profielen zal worden verwijderd.  Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, zullen alle medewerkers die uit dienst gaan tussen de opgegeven datums worden getoond. Bij een opvraag op klantniveau moet worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Hoe Navigeer naar: Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Het rapport bevat een overzicht van wie er uit dienst is gegaan, met de reden van uitdiensttreding, en biedt toegang tot verschillende tabbladen: Basis: Overzicht van de medewerkers die uit dienst zijn gegaan, met een indicatie of de medewerker valt in een van de volgende tabbladen. Manager: Indicatie of de medewerker manager is van een organisatorische eenheid. Backup Manager: Indicatie of de medewerker backup manager is van een organisatorische eenheid. Roltoewijzing: Indicatie voor welke organisatorische eenheid de medewerker een rol heeft en welke rol. Verzuim: Indicatie of er een actief verzuim open staat bij het uit dienst gaan. Verlof: Overzicht van actief verlof van de medewerker vanaf de datum dat hij uit dienst gaat en daarna. OSV: Overzicht van het totaal opgenomen ouderschapsverlof. Loonbeslag: Overzicht van lopende loonbeslagen bij een medewerker. Wazo: Overzicht van zwangerschapsverlof tijdens het uit dienst gaan. Actie  Wanneer je een overzicht van medewerkers wilt hebben die tussen twee opgegeven ingangsdatums uit dienst zijn gegaan, kun je dit rapport gebruiken. Dit rapport wordt in de profielen die door Visma YouServe worden onderhouden toegevoegd. Maakt je gebruik van een ander profiel, dan dient het rapport hier nog te worden toegevoegd.  Gewijzigd en verbeterd  Organisatorische Eenheid: Toevoeging Vervanger en Reden Vervanging Waarom  Ter voorbereiding op de wensen om vanuit de YouServe App vervanging te kunnen toekennen, is de optie geïntroduceerd om tijdelijk een vervanger voor een manager toe te wijzen bij de organisatorische eenheid. Daarbij kan ook aangegeven worden wat de reden voor de vervangining is.  Hoe Navigeer naar: Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Aan dit scherm zijn twee elementen toegevoegd: Vervanger Reden Vervanging Bij het element 'Vervanger' kan elke medewerker binnen de organisatie worden gekozen. De 'Reden Vervanging' is een waardenlijst die via het menu: Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst kan worden gevuld. Hiermee kunnen redenen worden gedefinieerd die specifiek voor de organisatie gelden. Beide velden zijn tijdsgebonden, wat betekent dat je de juiste peildatum moet kiezen om een vervanging in te richten en de juiste peildatum om deze weer te beëindigen. Het beëindigen wordt gedaan door de velden 'Vervanger' en 'Reden Vervanging' weer leeg te maken op de juiste peildatum. Actie Omdat dit een voorbereiden betreft, zijn op dit moment de nieuwe velden nog niet muteerbaar. Dit is om te voorkomen dat er onjuiste verwachtingen zijn. In een volgende PI zullen andere teams hierop alsluiten en zullen deze velden muteerbaar worden. Roltoewijzing User Management: Gedelegeerde  Waarom Ter voorbereiding op de wensen om vanuit de YouServe App een gedelegeerde te kunnen toekennen, is de optie geïntroduceerd om een gedelegeerde aan een rol toe te wijzen. Daarbij kan ook aangegeven wroden wat de reden voor het toewijzen van de gedelegeerde taak is. Hoe Navigeer naar: Medewerker > Arbeidsrelatie > Roltoewijzing UM De onderliggende velden zijn tijdsgebonden, wat betekent dat de peildatum juist moet zijn om een rol te delegeren. Om een gedelegeerde te beëindigen, kies eerst de juiste peildatum. In dit scherm zijn drie velden toegevoegd: Gedelegeerde: Kies een medewerker aan wie de rol moet worden gedelegeerd. Reden Delegeren: Kies een vooraf gedefinieerde reden waarom de rol wordt gedelegeerd. Onderliggende Niveaus Uitsluiten: Wanneer de optie 'Inclusief Onderliggende Niveaus' in een rol op Ja is gezet, kunnen gedelegeerden nu individuele onderliggende eenheden (OE's) uitsluiten van toegang door deze optie naar 'Nee' te wijzigen. Dit stelt je in staat om onderliggende OE's uit te sluiten van de toegang van gedelegeerden, zelfs als de rol normaal gesproken toegang heeft tot deze onderliggende eenheden. Actie Omdat dit een voorbereiden betreft, zijn op dit moment de nieuwe velden nog niet muteerbaar. Dit is om te voorkomen dat er onjuiste verwachtingen zijn. In een volgende PI zullen andere teams hierop alsluiten en zullen deze velden muteerbaar worden.

De Visma YouServe releases van deze maand      Zaterdag 01 juni 2024   Product Release Opmerkingen YouServe - HR Core Business-NL  Ja  -  YouServe - Payroll Business-NL  Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Gewijzigd en verbeterd Roltoewijzing Usermanagement automatisch beëindigd bij uitdiensttreding.  Waarom Om het proces rondom medewerkers die uit dienst treden te vereenvoudigen, introduceren we een nieuw veld in het scherm Roltoewijzing Usermanagement (UM): de 'Einddatum'. Dit veld is alleen-lezen en helpt bij het stroomlijnen van het beheer van gebruikersrollen na uitdiensttreding. Wanneer een medewerker uit dienst wordt gemeld, wordt automatisch de laatste werkdag ingevuld in dit veld. Dit zorgt ervoor dat de Usermanagement API direct weet dat de betreffende medewerker na de opgegeven datum geen rol meer heeft. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker> Arbeidsrelatie> Roltoewijzing UM In dit scherm hoef je zelf geen actie te ondernemen. Zodra een medewerker uit dienst wordt gemeld, wordt het veld 'Einddatum' automatisch gevuld met de laatste werkdag van de medewerker. Actie Geen actie nodig. Er zal geen conversie plaats vinden van alle bestaande medewerkers die reeds uit dienst zijn. De 'Einddatum' wordt alleen automatisch ingevuld voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na de uitrol van deze functionaliteit in release 2024-05 (gepland op 04-05-2024).   Manager en/of backup manager beëindigd bij Organisatorische eenheid Waarom Om het proces rondom medewerkers die uit dienst treden te vereenvoudigen, wordt bij het uit dienst gaan van een medewerker die manager en/of backup manger is bij een Organisatorische eenheid, de manager en/of backup manager bij de organisatorische eenheid beëindigd op de laatste werkdag. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie Als je een medewerker uit dienst wilt melden, doe dit dan via de workflow 'uit dienst' of zet de dienstverband indicatie om naar 'Uit dienst' op de juiste peildatum. Als een medewerker manager en/of backup manager is, zal in het scherm Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorisch eenheden vanaf de laatste werkdag van de medewerker deze medewerker geen manager meer zijn. Als er op een toekomstige datum al een andere manager en/of backup manager is toegewezen, blijft deze behouden. Actie Geen actie nodig. Er vindt geen conversie plaats van alle bestaande medewerkers die reeds uit dienst zijn.  Managers en of backup mangers bij een organisatorische eenheid worden alleen beëindigd na het melden van uitdiensttreding en na de uitrol van deze functionaliteit in release 2024-05 (gepland op 04-05-2024). Overzicht HR inrichting Waarom We hebben goed nieuws! We breiden het Overzicht HR Inrichting uit met nieuwe rapporten. Dit doen we om je een completer en gedetailleerder overzicht te geven van je HR-inrichting. Organisatorische eenheid Hiermee krijg je een overzicht van de inrichting van je organisatorische eenheden. Werklocaties bij Organisatorische eenheden Dit rapport toont je de gekoppelde werklocaties bij een specifieke organisatorische eenheid. Werklocaties Je ziet hier de vastgelegde data voor elke werklocatie. Rol toewijzing Dit rapport geeft je een overzicht van de roltoewijzingen en voor welke organisatorische eenheid ze gelden. Hoe Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting We hebben het scherm een beetje aangepast. De rapporten zijn nu gegroepeerd voor een makkelijkere navigatie. Met het bovenste vinkje kun je alle rapporten binnen een groep in één keer selecteren of deselecteren. Elk rapport verschijnt in een apart tabblad in Excel, zo houden we het overzichtelijk. Naast de nieuwe rapporten kan ook worden gekozen of het rapport moet worden uitgevoerd naar 'Mijn rapporten' of 'Gedeelde rapporten'. Actie Heb je een overzicht nodig van de inrichting zoals beschreven in de nieuwe rapporten? Selecteer dan het gewenste rapport door het vinkje aan te zetten en voer het rapport uit.   Samenvoegen brief werkt niet meer via 'Mijn YouServe' (change 6100553)  Melding Samenvoegen brief werkt niet meer via 'Mijn YouServe'.   Oplossing Wanneer u documenten genereert, opent er nu een apart tabblad in uw browser.  Actie De eerste keer dat u dit doet, kan er een blokkerende melding verschijnen. Na één keer de blokkerende melding te hebben goedgekeurd, zal deze niet meer getoond worden. 

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 04 mei 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag  30 maart 2024   Op zaterdagochtend  30 maart 2024 brengen wij de april release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, March 30 2024, we will bring the April release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application is temporarily unavailable.

Gewijzigd en verbeterd Importdefinitie HR gegevens Opgeloste meldingen Helptekst aanpassen: AVG verwijderen, woonland, nationaliteit en burgelijke staat niet correct. change 5872238 Waardenlijst werk niet goed via het inloggen middels 'Mijn YouServe' (change 5872226) (Hotfix 18-03-2024) Niet mogelijk om gegevenselement te voorzien van een alternatieve omschrijving via het inloggen middels 'Mijn YouServe' (change 5898487) (Hotfix 18-03-2024) Foutmelding bij het toekennen van collectieve dagen(change 5594321) Gewijzigd en verbeterd  Importdefinitie HR gegevens Waarom  Voor de vereenvoudiging van het inlezen van de Kamer van Koophandel nummer in HR core op het niveau Organisatorische eenheid, is de KvK nr toegevoegd aan de Import definitie Importeren Organisatorische eenheden. Deze optie is gemaakt omdat voor de aangifte CO2 het van nodig is dat de KvK nr op de juiste niveau is vastgelegd om zo de medewerkers te kunnen groeperen. Hoe Menu bijvoorbeeld: Beheer > Import/Export > Import definitie HR gegevens Met deze menu keuze kan bekeken worden, welke gegevens elementen voor een gekozen entiteit zoals organisatorische eenheden welke gegevens elementen kan worden geïmporteerd. Met behulp van de menu optie Beheer > Import/Export >Aanmaken Excel bestand (Consultant) wordt dan een export template aangemaakt waar vanaf deze release ook de KvK nr staat. Bij het importeren van deze excelsheet (wel in csv formaat), kan dan in het veld KvKnr de nummer gezet worden voor zover deze afwijkt van de KvK nr op klant niveau. Actie Indien het niveau organisatorische eenheden het niveau is waarbij medewerkers voor de CO2 aangifte gegroepeerd kunnen worden, via deze weg kan voor verschillende Organisatorische eenheden de KvK nr's worden ingelezen.  Opgeloste meldingen Helptekst aanpassen: AVG verwijderen, woonland, nationaliteit en burgerlijke staat niet correct. change 5872238 Melding Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens (AVG) Bij het verwijderen via de functionaliteit Wissen persoonsgegevens (AVG) worden niet alle velden leeggemaakt.  Oplossing De velden burgerlijke staat, nationaliteit en woonland worden op een standaard waarde gezet omdat dit een verplicht veld is. Om deze reden worden deze velden niet leeggemaakt.  De online help is met deze informatie aangepast.  Actie Er is geen actie nodig.  Waardenlijst werk niet goed via het inloggen middels 'Mijn YouServe' (change 5872226) (Hotfix 18-03-2024) Melding Via het inloggen via 'Mijn YouServe' was het niet mogelijk om een waarde toe te voegen in de waardenlijst. Nadat op het icoon met de diskette (opslaan) geklikt werd gebeurde er geen vervolgactie.  Oplossing Er is een aanpassing gedaan zodat het mogelijk is om via de nieuwe manier van inloggen de wijzigingen in de waardenlijst op te slaan.  Actie Er is geen actie nodig.    Niet mogelijk om gegevenselement te voorzien van een alternatieve omschrijving via het inloggen middels 'Mijn YouServe' (change 5898487)  (Hotfix 18-03-2024) Melding Via het inloggen via 'Mijn YouServe' was het niet mogelijk om een alternatieve omschrijving op te zoeken, zodat deze aangepast kon worden.    Oplossing Er is een aanpassing gedaan zodat het mogelijk is om via 'Mijn YouServe' een gegevenselement op te zoeken en vervolgens de alternatieve omschrijving op te geven.  Actie Er is geen actie nodig.    Foutmelding bij het toekennen van collectieve dagen(change 5594321)  Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat na het toekennen collectief verlof er een onduidelijk melding verscheen in het verwerkingsverslag, ondanks dat het collectief verlof wel correct was toegekend.   Oplossing De programmatuur is aangepast waardoor in het verwerkingsverslag duidelijk wordt aangegeven indien er een fout is opgetreden.  Actie Er is geen actie nodig.       

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 30 maart 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

Op zaterdag ochtend 2 september brengen wij de september release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, September 2, we will bring the September release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2 maart 2024 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja geen release notes YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe HRYou - Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement

HRCore/Payroll Business - Release op zaterdag 27 januari 2024   Op zaterdagochtend 27 januari brengen wij de februari release van HRCore en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, January 27, we will bring the February release of HRCore and Payroll Business to production. As a result, our application is temporarily unavailable.

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 27 januari 2024 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja geen release notes YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement      

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 30 december 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement      

Opgeloste melding AVG verwijderen - niet alle geselecteerde medewerkers werden verwijderd (5378624) Melding Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens (AVG) Niet alle medewerkers die waren geselecteerd in het scherm Wissen persoonsgegevens (AVG) werden ook daadwerkelijk verwijderd. Als een medewerker tijdens zijn dienstverband deels in het buitenland had gewoond, ging het verwijderproces niet goed. Bij het anoniem maken van de gegevens worden gegevens zoals postcode, omgezet naar een niet te herleiden postcode. Dit ging echter fout met de combinatie buiten Nederland. De medewerker kwam dan niet meer voor in de lijst met te selecteren medewerkers, maar was niet verwijderd. Oplossing We hebben dit opgelost door het Land ook weer naar Nederland weg te schrijven, zodat het anonimiseren van de postcode weer klopt met het land. Hierdoor worden ook deze gegevens op de juist manier geanonimiseerd en wordt de medewerker wel verwijderd. Actie Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release zal het verwijderen alsnog plaatsvinden. Voor nieuwe situaties zoals hierboven beschreven, geldt dat het verwijderen voortaan correct plaatsvindt.   

Solved message Remove GDPR - not all selected employees were removed (5378624) Message Workflows > Outflow > Erase person data (GDPR) Not all employees selected in the Erase personal data (GDPR) screen were actually removed. If an employee had lived partly abroad during his employment, the removal process did not go well. When anonymizing the data, data such as zip code is converted into a non traceable zip code. However, this went wrong with the combination outside the Netherlands. The employee then no longer appeared in the list of employees to be selected, but was not removed. Solution We have solved this by writing the Country back to the Netherlands, so that anonymizing the zip code corresponds with the country again. As a result, this data will also be anonymized correctly and the employee will be deleted. Action  No specific action is required. From this release onwards, the removal will still take place. For new situations as described above, removal will take place correctly from now on.  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2 december 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

Opgeloste meldingen Collectief verlof toegekend aan medewerker zonder verlofregeling (4773615) Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Instellingen > Verlof > Collectief verlof Melding  Bij het toekennen van collectief verlof, is er ook een verlofdag toegekend aan medewerkers die niet aan een verlofregeling zijn gekoppeld.      Oplossing Vanaf release 2023-12 is dit opgelost. Bij het invoeren van collectief verlof in HR Core Business, wordt aan medewerkers zonder verlofregeling geen verlof toegekend. Actie Als in jouw organisatie aan een medewerker zonder verlofregeling, toch een collectieve verlofdag is toegekend, dan kan je dit op 2 manieren herstellen:  Door de collectieve verlofdag via Instellingen > verlof > Collectief verlof te verwijderen en opnieuw in te voeren  OF Door bij de betreffende medewerkers via Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof de betreffende verlofaanvraag te verwijderen