Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Het corrigeren van journaaltransacties blijft beperkt tot het onderdeel grootboek. Er wordt door het corrigeren geen wijziging doorgevoerd in de deelprocessen, zoals debiteuren, crediteuren, vaste activa en bank-/kas. Een correctie ten behoeve van een deelproces, moet ten alle tijde in het betreffende deelproces worden geinitieerd.  Journaaltransacties corrigeren Open het venster Journaaltransacties of het venster Grootboekkaart Selecteer de journaaltransactie(s) die gecorrigeerd moeten worden door: In het venster Journaaltransacties de betreffende batch te openen In het venster Grootboekkaart de betreffende transacties te markeren Kies voor (Acties/)Corrigeren Het venster Transacties corrigeren wordt geopend met de betreffende transacties. De volgende gegevens kunnen gewijzigd worden:  Vestiging Rekening Subrekening Transactiedatum Omschrijving Bedrag (bij gebruik van Splitsen) Kies Verwerken. Als gevolg hiervan zal een nieuwe journaaltransactie worden aangemaakt met de gecorrigeerde gegevens. Tegenboeken van een journaaltransactie Deze actie kan gekozen worden om een volledige journaaltransactie tegen te boeken, zonder daar een correctie op uit te voeren.  Open het venster Journaaltransacties Open de journaaltransactie die tegengeboekt moet worden.  Kies voor Acties/Batch tegenboeken De volledige journaalpost wordt tegengeboekt. Kies Vrijgeven om de journaalpost definitief te maken.  

Een memoriaalboeking verwerken Open het venster Journaaltransacties Voeg een transactie toe (+) De module is altijd Grootboek. Transacties voor de overige modules ontstaan door middel van een verwerking in een van de deelprocessen, zoals Debiteuren of Crediteuren.  Geef een Datum in voor de transactie Selecteer een Periode Geef de boeking een logische omschrijving De boekingsregels kunnen worden ingevoerd met de (+) Kies Vrijgeven om de boeking te verwerken (voordat een journaaltransactie kan worden verwerkt moet het totaal debet gelijk zijn aan het totaal credit) Tip: Een geblokkeerde journaaltransactie hoeft niet in balans te zijn om op te slaan    

Het aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen Voeg een nieuwe regel toe ( + ) Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Gebruik Ref. Crediteur om het externe factuurnummer vast te leggen Selecteer de crediteur Op het tabblad Documentgegevens kunnen de factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ) Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar. Overzicht statussen inkoopfactuur Status Beschrijving In balans Het totaal van de detailregels inclusief BTW is gelijk aan het factuurtotaal Geblokkeerd De optie Blokkeren is aangevinkt. Vrijgeven is niet mogelijk Open De inkoopfactuur heeft een openstaand saldo. Er kunnen wel deelbetalingen hebben plaatsgevonden Gesloten Het openstaande saldo van inkoopfactuur is nul  Vrijgeven van meerdere documenten tegelijkertijd In het venster Crediteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle crediteuren documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alle gemarkeerde (aangevinkte) inkoopfacturen vrij te geven.   TIP: Wist je dat je in Visma.net standaard de optie hebt om je inkoopfacturen volledig automatisch te ontvangen via e-facturen? Dit artikel biedt meer inzicht in hoe dit proces werkt.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen

We leggen u graag uit hoe u uw bankkoppeling kunt wijzigen. Daarnaast leggen we specifiek voor klanten van de Rabobank uit hoe het overstappen van de RIB Pro-koppeling naar de nieuwe Premium-koppeling werkt.

Wanneer een crediteur een terugbetaling verricht, kan dit pas worden verwerkt nadat ereen debetcorrectie beschikbaar is.  Het verwerken van een terugbetaling bestaat daarom uit twee stappen: Het tegenboeken van de originele factuur Het verwerken van de ontvangst in de afschriftregels Stap 1: Tegenboeken van de originele factuur Open het venster Inkoopfacturen Open de originele (tergubetaalde) factuur Kies Acties/Tegenboeken. Hierdoor wordt een inkoopfactuur van het type Debetcorrectie aangemaakt Kies Vrijgeven Stap 2: Verwerken van de ontvangst in de afschriftregel Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de Bank-/kasrekening. Selecteer de afschriftregel, waarin de ontvangst van de crediteur is opgenomen. Kies Betaling aanmaken. Selecteer de module Crediteuren. Selecteer de betreffende crediteur. Selecteer betaalmethode handmatig. Voeg een nieuwe regel toe. Kies als documentsoort Debetcorrectie. Vul het referentienummer in van de zojuist aangemaakte debetcorrectie. Kies Verwerken.    

Voor het verzenden van e-mails vanuit Visma.net, adviseren we over het algemeen om een eigen mailserver te gebruiken. Dit is echter niet altijd mogelijk. Daarom biedt Visma een mailserver waar gebruik van gemaakt kan worden. Volg onderstaande stappen om hiervan gebruik te maken. Instellen van een E-mailaccount Deze instructies zijn bedoeld voor situaties waarin een eigen e-maildomein wordt gebruikt. Open het venster E-mailaccounts (systeem) Geef een naam aan het nieuwe e-mailaccount. Vul het e-mailadres in van waaruit de e-mails zullen worden verzonden. Voer het antwoordadres in dat de ontvanger van de e-mail zal zien. Het selectievakje "Gebruik de standaardserver voor uitgaande e-mail" staat standaard ingeschakeld. Laat dit zo staan. Na het opslaan verschijnen een aantal regels in dit scherm. Configureren van DKIM en CNAME records Kopieer deze DKIM- en CNAME-regels en deel ze met de ICT-beheerder of e-mailbeheerder, zodat ze deze aan de DNS-records kunnen toevoegen. Zodra dit is uitgevoerd, moet gewacht worden tot de synchronisatie met de Visma mailserver is voltooid. Dit kan direct gebeuren, maar soms duurt het 2-4 uur. Als alles correct is ingesteld, zullen de regels verdwijnen uit het scherm "E-mailaccounts" in het systeem, en kan de mail gebruikt worden.    Let op:Wanneer de sleutels in E-mail accounts (systeem) zijn gegenereerd, zijn deze slechts 72 uur geldig. Als het langer duurt voordat deze zijn ingevoerd door de ICT-beheerder, kan het nodig zijn om de sleutels te heractiveren. Neem in dat geval contact op met jouw support contactpersoon. Geen eigen DNS-record? Als je geen eigen DNS-record hebt, kun je in dat geval het e-mailadres no-reply@finance.visma.net gebruiken. De e-mails worden dan direct via het Visma-domein verzonden. In het veld Antwoordadres kun je nog steeds een eigen domein invullen met de bedrijfsnaam, zodat de ontvangers van de e-mails weten waar de e-mail vandaan komt.    

Een Debetcorrectie is een negatieve inkoopfactuur en kan worden gebruikt als aflettering van een reguliere inkoopfactuur. Een debetcorrectie kan handmatig worden aangemaakt of via de actie Tegenboeken vanuit een geopende Inkoopfactuur.    Het verrekenen van een inkoopfactuur met een debetcorrectie gaat als volgt: Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de te verrekenen debetcorrectie Kies Acties/Crediteurbetaling aanmaken   De debetcorrectie wordt nu als Crediteurenbetalingen geopend in een apart venster Voeg op het tabblad Te koppelen documenten de te verrekenen documenten toe door in  de kolom Referentienr.  de factuur te selecteren. Let op: De debetcorrectie kan worden gebruikt om meerdere facturen te verrekenen. Er blijft een saldo openstaan wanneer het totaal van de facturen kleiner is dan het bedrag van de debetcorrectie. Kies Vrijgeven De inkoopfacturen worden met elkaar verrekend en de status beide documenten zal Gesloten zijn, indien er geen restsaldo is.    

Afhankelijk van de situatie kan een een inkoopfactuur op meerdere manieren worden gecorrigeerd: Tegenboeken; de inkoopfactuur wordt geheel tegengeboekt en kan vervolgens verrekend worden met de oorspronkelijke inkoopfactuur. Deze methode gebruik je wanneer de inkoopfactuur niet meer van toepassing is. Document corrigeren; de inkoopfactuur wordt geheel tegengeboekt en verrekend en er wordt een nieuwe inkoopfactuur als volledige kopie aangemaakt. Deze methode gebruik je wanneer de inkoopfactuur wel van toepassing is, echter er moeten een aantal zaken gecorrigeerd worden zoals de crediteur of de boekingsperiode. Tegenboeken Open het venster Inkoopfacturen Open de factuur die moet worden tegengeboekt Selecteer Acties/Tegenboeken Er wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt van het soort Debetcorrectie Kies Vrijgeven De volgende stappen kunnen gebruikt worden om de debetcorrectie te verrekenen: Selecteer Acties/Crediteurbetaling aanmaken Het venster Crediteurbetalingen wordt geopend Bij Te koppelen documenten kan de te verrekenen inkoopfactuur worden toegevoegd (+) Na vrijgeven krijgen beide documenten de status Gesloten Document corrigeren Let op: Document corrigeren is alleen mogelijk als de factuur de status Open heeft en er nog geen betalingen zijn gekoppeld Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de factuur die moet worden gecorrigeerd Kies voor Acties/Document corrigeren Er wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt met een koppeling naar het oorspronkelijke document Wijzig de gegevens die gecorrigeerd moeten worden, zoals de Crediteur of de Boekingsperiode.  Kies Vrijgeven Op de achtergrond is een debetcorrectie aangemaakt voor de oorspronkelijke factuur. De inkoopfactuur en de debetcorrectie zijn ook meteen met elkaar verrekend.

Voor het afboeken van een reguliere inkoopfactuur is een directe actie beschikbaar in de inkoopfactuur. In deze procedure zijn de stappen beschreven voor het uitvoeren van deze actie. Voor het afboeken van een Debetcorrectie kunnen de stappen uit deze procedure worden gevolgd.  Het instellen van de afboekingslimiet Open het venster Voorkeuren crediteuren Leg de Afboekingslimiet vast Selecteer een Redencode; de redencode bevat de informatie voor de tegenrekening van de afboeking. Kies Opslaan Het afboeken van een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen Open de inkoopfactuur die afgeboekt moet worden Kies voor Acties/Afboeken Een Crediteurbetaling van het type Debetcorrectie wordt gegenereerd voor het openstaande saldo, waarbij ook de optie 'Afboeken' is gemarkeerd om aan te geven dat dit geen standaard debetcorrectie betreft. Onder Te koppelen documenten is de factuur geselecteerd, waarbij ook de redencode zichtbaar is zoals deze eerder is ingesteld in de voorkeuren en kan deze indien nodig nog worden aangepast. Kies Vrijgeven om het openstaande saldo af te boeken

Om een reguliere inkoopfactuur af te boeken, is er een directe actie beschikbaar vanuit de inkoopfactuur. Voor inkoopfacturen van het type Debetcorrectie is deze actie echter niet beschikbaar. Om een restantsaldo bij een debetcorrectie toch af te kunnen boeken, volg je de onderstaande procedure. Restitutie crediteur aanmaken Zorg voor een "fictieve" bank-/kasrekening die kan worden gebruikt voor dergelijke afboekingen. Eventueel kan hiervoor ook de Bank-/kasrekening “VRF - Vereffeningsrekening” gebruikt worden.  Open het venster Crediteurbetalingen  Maak een nieuwe betaling aan en selecteer het Soort Restitutie crediteur Selecteer de betreffende crediteur Selecteer Handmatige betalingen voor de Betaalmethode  Selecteer de eerder genoemde "fictieve" Bank-/kasrekening  Onder Te koppelen documenten, selecteer de debetcorrectie die je wilt afboeken  Vul het Te betalen bedrag in, zodat het Onverwerkt saldo op 0,00 komt te staan Kies Vrijgeven om de afboeking te voltooien Journaaltransactie aanmaken voor het afgeboekte bedrag Nadat de crediteurenrestitutie is verwerkt, zal er een saldo zijn ontstaan op de rekening die gekoppeld is aan de gebruikte “fictieve” bank-/kasrekening. Om dit saldo over te boeken naar de gewenste kostenrekening, moet een journaaltransactie worden aangemaakt." Open het venster Journaaltransacties Maak een nieuwe journaaltransactie aan Selecteer op de eerste regel de kostenrekening voor het geboekte bedrag van de afboeking Selecteer op de tweede regel de grootboekrekening, gekoppeld aan de gebruikte bank-/kasrekening, voor de tegenboeking Kies Vrijgeven om de journaaltransactie te verwerken Controleer ter volledigheid of het saldo van de gekoppelde grootboekrekening nu gelijk is aan 0. Er zijn ook twee alternatieve werkwijzen beschikbaar In de eerste stap wordt een restitutie crediteur aangemaakt in het venster Crediteurbetalingen. Vanuit de debetcorrectie kan dit ook worden gerealiseerd te kiezen voor de actie Restitutie aanmaken. Hierdoor wordt het af te boeken document direct gekoppeld. Let op: Zorg ervoor dat de juiste Betaalmethode en Bank-/kasrekening zijn geselecteerd Door gebruik te maken van een fictieve bank-/kasrekening kan het afboeken van een debetcorrectie ook worden behandeld als het verwerken van een bankafschrift. In het venster Import afschriftregels is het mogelijk om specifieke afschriftregels voor deze verwerking toe te voegen. Maak een nieuw afschrift aan met minimaal twee regels: een uitgave en een ontvangst. De uitgave kan worden gebruikt om de debetcorrectie af te boeken en de ontvangst om een kostenboeking te maken. Door deze werkwijze zal het saldo van de fictieve kas-/bankrekening altijd op 0 blijven staan.   

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Valuta.   Valutakoersen automatisch importeren

Het verwerken van een PIN-betaling op een verkoopfactuur kan in twee stappen worden uitgevoerd: Verwerken van de betaling in de bank; in deze stap wordt het bedrag van de pin ontvangen in de bank.  Afletteren van de verkoopfactuur; Na verwerking van de bank, is het belangrijk een betaling te koppelen aan de juiste verkoopfactuur. Dit proces wordt afletteren genoemd en zorgt ervoor dat de openstaande factuur als Gesloten wordt gemarkeerd Voordat we deze stappen kunnen uitvoeren moet een klein stukje aanvullende inrichting worden gedaan, namelijk het aanmaken van een bank-/kasrekening, betaalmethode en invoersoort.  Inrichting - Aanmaken bank-/kasrekening Maak een Bank-/kasrekening aan voor PIN-betalingen in het venster Bank-/Kasrekeningen. Let op: Zorg ervoor dat de bankrekening is uitgesloten van AutoPay. De gekoppelde grootboekrekening voor PIN-betalingen is een tussenrekening die eventueel nog aangemaakt moet worden in het venster Rekeningschema. Inrichting - Aanmaken betaalmethode Maak een betaalmethode aan voor de PIN in het venster Betaalmethoden Markeer de optie Gebruik in debiteuren zodat de betaalmethode alleen beschikbaar is voor het debiteurenproces. Voeg aan de Toegestane bank-kasrekeningen  de zojuist aangemaakte Bank-/kasrekening toe en markeer Standaard (debiteuren) Inrichting van het proces - Aanmaken invoersoort Maak de invoersoort PIN aan in het venster Invoersoorten Gebruik het type Ontvangst. Koppel de invoersoort aan de Bank-/kasrekening waarop de bijschrijving van de PIN-betaling wordt verwerkt.  Het verwerken van de betaling in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken Boek het ontvangen bedrag op de bankrekening naar de tussenrekening PIN door gebruik te maken van de invoersoort PIN Kies Verwerken   Afletteren van de verkoopfactuur Zoek in het venster Verkoopfacturen de factuur die is betaald via de pin Wijzig op de tab Financiële gegevens de betaalmethode naar PIN (Let op: De Bank-/kasrekening wijzigt hierdoor ook naar PIN) Kies onder Acties voor Betalingen aanmaken In het geopende venster Debiteurbetalingen kan het bedrag desgewenst worden aangepast in geval van een deelbetaling. Na Vrijgeven is het saldo van de betaling tegengeboekt op de tussenrekening PIN

Het aanmaken en vrijgeven van een verkoopfactuur Open het venster Verkoopfacturen Voeg een nieuwe regel toe ( + ) Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Selecteer de debiteur De Externe referentie en de Factuurtekst zijn optionele gegevens Op het tabblad Documentgegevens kunnen de factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ) Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar Overzicht statussen verkoopfactuur Status Beschrijving In balans Het totaal van de detailregels inclusief BTW is gelijk aan het factuurtotaal Geblokkeerd De optie Blokkeren is aangevinkt. Vrijgeven is niet mogelijk Open De verkoopfactuur heeft een openstaand saldo. Er kunnen wel  deelbetalingen hebben plaatsgevonden.  Gesloten Het openstaande saldo van verkoopfactuur is nul Verwerken van meerdere documenten In het venster Debiteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle debiteuren documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alle gemarkeerde (aangevinkte) documenten vrij te geven Verzenden van verkoopfacturen In het venster Facturen verzenden is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te verwerken, afhankelijk van de gekozen actie. Mogelijke acties zijn onder andere: Facturen emailen Facturen afdrukken Naar AutoInvoice verzenden Op basis van de gekozen actie en het datumbereik worden de verkoopfacturen getoond die aan de criteria voldoen Kies Alle verwerken om alle verkoopfacturen te verwerken of kies Verwerken om alle gemarkeerde (aangevinkte) verkoopfacturen te verwerken

Voor het verrekenen van een verkoopfactuur met een creditfactuur zijn meerdere mogelijkheden Direct vanuit de verkoopfactuur Vanuit de creditfactuur (volledig of gedeeltelijk) 1. Direct vanuit de verkoopfactuur Open het venster Verkoopfacturen  Open de factuur die moet worden gecorrigeerd Kies Acties/Tegenboeken en verrekenen Een nieuwe verkoopfactuur wordt aangemaakt van het soort Creditnota Kies Vrijgeven De oorspronkelijke factuur en de creditnota worden met elkaar verrekend en krijgen de status Gesloten Let op: voor verkoopfacturen waarop al een betaling heeft plaatsgevonden vindt de verrekening plaats, maar zal het resterende saldo van de creditnota met status Open worden getoond.  2. Vanuit de creditfactuur (volledig of gedeeltelijk) Ga naar het venster Verkoopfacturen  Selecteer en open de creditfactuur die moet worden verrekend (creditfacturen zijn niet zichtbaar in de tab Facturen, maar wel in de tab Alle regels of Creditnota’s Kies Acties/Betaling aanmaken Het venster Debiteurenbetalingen wordt geopend Voeg op het tabblad Te koppelen documenten de te verrekenen documenten toe door in de kolom Referentienr.  de factuur te selecteren. TIP: de creditnota kan worden gebruikt om meerdere facturen te verrekenen of er blijft een saldo openstaan als het factuurbedrag kleiner is dan het bedrag van de creditnota Kies Vrijgeven De verschillende documenten worden met elkaar verrekend en afhankelijk van het saldo van de verrekening kan een document nog de status Open behouden.

Een creditnota kan handmatig worden toegevoegd of als tegenboeking van een bestaande factuur. Handmatig aanmaken creditnota Open het venster Verkoopfacturen Voeg een nieuwe factuur toe ( + ) Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Selecteer de debiteur De Externe referentie en de Factuurtekst zijn optionele gegevens Op het tabblad Documentgegevens kunnen factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ). Let op:  bedragen moeten positief worden ingevoerd Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar. Tegenboeken van een bestaande factuur Open het venster Verkoopfacturen Zoek de factuur waarvoor een creditnota aangemaakt moet worden Kies Acties/Tegenboeken De creditnota is aangemaakt Sla de factuur op met Kies Vrijgeven Overzicht statussen creditnota Status Beschrijving In balans Het totaal van de detailregels inclusief btw is gelijk aan het factuurtotaal. Geblokkeerd De optie Blokkeren is gemarkeerd. Vrijgeven is niet mogelijk. Open De creditnota heeft een openstaand saldo.  Eventueel kunnen er al wel  deelbetalingen hebben plaatsgevonden. Gesloten Het openstaande saldo van de creditnota is nul. Vrijgeven van meerdere creditnota's In het venster Debiteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle beschikbare documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) documenten vrij te geven Verzenden van creditnota’s In het venster Facturen verzenden is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te verzenden, afhankelijk van de gekozen actie. Mogelijke acties zijn onder andere: Facturen e-mailen Facturen afdrukken Naar AutoInvoice verzenden Op basis van de gekozen actie en het datumbereik worden alle verkoopfacturen getoond die aan deze criteria voldoen Kies Alle verwerken om alle creditnota's te verwerken of kies Verwerken om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) creditnota's te verwerken

In situaties waarin een openstaand saldo op een factuur naar verwachting niet meer zal worden betaald, kan besloten worden om het saldo af te schrijven. Deze procedure geldt eveneens voor creditfacturen of debiteurbetalingen met een openstaand saldo. Instellen van een afboekingslimiet op debiteurniveau Open het venster Debiteuren  Open de stamgegevens van de betreffende debiteur Controleer of het veld Afboekingen inschakelen is gemarkeerd Leg op het tabblad Algemene informatie de gewenste afboekingslimiet vast. Bewaar de wijzigingen Tip! Zorg ervoor dat de basisinstellingen in het Debiteurtype is vastgelegd, zodat bij het aanmaken van een nieuwe debiteur de instelling direct is vastgelegd. Afboeken van een specifieke verkoopfactuur Open het venster Verkoopfacturen Open de verkoopfactuur die u wilt afboeken Kies Acties/afboeken  Het venster Saldo afboeken wordt geopend. In het veld Redencodes staat de redencode van de afboeking. Hierin is de tegenrekening van de boeking vastgelegd.  Kies Verwerken om het openstaande saldo af te boeken Meerdere verkoopfacturen tegelijkertijd afboeken Open het venster Saldo afboeken Kies de Soort “Afboeking”. Let op: wanneer een creditfactuur of debiteurbetaling moet worden afgeboekt, kies dan voor de Soort “Creditafboeking” Eventueel kan een aanvullende selectie op vestiging en/of debiteur worden gemaakt De redencode wordt gebruikt voor het bepalen van de tegenrekening van de boeking Geef een Limiet in voor het maximaal af te boeken bedrag. Let op: de afboekingslimiet die is vastgelegd in de stamgegevens van de debiteur is hierbij dus niet van toepassing. Markeer de facturen die afgeboekt moeten worden Kies Verwerken om het openstaande saldo in bulk af te boeken  

Indien u met een directe bankkoppeling werkt, dan worden bankafschriften normaal gesproken automatisch voor u klaar gezet om te verwerken in het scherm Afschriftregels Verwerken. Soms is er echter een probleem waardoor de afschriften niet automatisch worden klaar gezet.   Bankafschriften komen als eerste binnen in de AutoPay service. Bij ontbrekende afschriften is de eerste plek, om te controleren of de afschriften zijn binnen gekomen, dan ook AutoPay.    Hieronder staat beschreven hoe nagegaan kan worden waar het probleem precies zit en hoe dit vaak zelfstandig is op te lossen. Blijft het probleem terugkomen? Schakel dan uw vaste aanspreekpunt in. 1. Autopay openen Open AutoPay vanuit Visma.net Home of via het menu linksboven. 2. Controleer de ontvangen bankafschriften Kies in AutoPay voor het tabblad Overzicht en vervolgens voor Bankdownloads in het linkermenu. Dit geeft het overzicht weer van alle ontvangen bankafschriften. Bovenaan kan er onder andere op basis van het rekeningnummer en de datum gefilterd worden. Hebben één of meerdere afschriften geen downloaddatum gekregen in de kolom Gedownload óf staat er de downloaddatum 01-01-2001, ga dan verder met stap 4 om de afschriften alsnog handmatig te downloaden. Is dit niet het geval, ga dan verder met stap 5. Staan de betreffende afschriften helemaal niet in AutoPay? Neem dan contact op met uw vaste aanspreekpunt.     3.Afschriften opnieuw downloaden Selecteer de gewenste afschriften en klik rechtsonderaan op de groene Downloadopties  knop. Opnieuw afschriften downloaden kan met de onderste optie Voor downloaden beschikbaar stellen. Let op: Is de Voor download beschikbaar stellen knop niet beschikbaar, kies dan eerst voor de optie Als gedownload markeren. Hierna is de knop wel beschikbaar.   4. Controleer of de afschriften binnenkomen in Visma.net ERP De afschriften zullen nu binnen komen in Visma.net ERP in het scherm Postvak In - AutoPay. In de meeste gevallen worden de afschriften op gezette tijden, automatisch verwerkt via de ingestelde automatiseringsagenda's. Hierdoor zijn de afschriftregels automatisch beschikbaar in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Afhankelijk van de instellingen in de betreffende automatiseringsagenda’s worden afschriften één of meerdere keren per dag verwerkt. Staan er afschriften van meerdere dagen in dit overzicht, controleer dan de instellingen in de automatiseringsagenda’s (zie stap 6) of vraag om aanvullende ondersteuning via het vaste aanspreekpunt. 5. Overzicht automatiseringsagenda’s Ga naar het venster Overzicht automatiseringsagenda’s en identificeer alle agenda’s voor het venster CA.50.40.0S. Dit kan ook door te filteren op de kolom Scherm. Let op dat alleen actieve agenda’s worden gebruikt in deze stap. Te herkennen aan het vinkje in de kolom Actief.     Lijken de agenda’s correct te zijn ingesteld? Ga dan verder met stap 7. In deze stap kan de agenda direct gestart worden om de afschriften te verwerken. Stap 7 is ook te gebruiken als er niet gewacht kan worden totdat de automatiseringsagenda de afschriften periodiek heeft verwerkt. 6. Agenda uitvoeren Open de agenda en kies rechtsboven voor de optie Agenda uitvoeren     De afschriften zullen nu verwerkt worden en beschikbaar komen in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Zijn de afschriftregels toch niet beschikbaar in Afschriftregels Verwerken? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon voor aanvullende ondersteuning.

Deze procedure betreft het inlezen van bankafschriften via een bestand. Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de koppeling via Autopay, waardoor deze procedure overbodig is. Voor bankrekeningen waarvoor geen directe bankkoppeling beschikbaar is, kunnen bankafschriften worden ingelezen in het CAMT053 of MT940 formaat. Vooraf dient het volgende gecontroleerd te worden Navigeer naar het venster Bank-/kasrekeningen  Selecteer de bank-/kasrekening waarop een handmatig bestand moet worden geïmporteerd Controleer of het vinkje Bestanden handmatig uploaden is gemarkeerd Selecteer het juiste bestandsformaat Let op: MT940 bestanden van banken die niet in de lijst staan zijn vaak alsnog te importeren via één van de banken die in de standaardlijst staan Importeren bankafschriften Navigeer naar het venster Import afschriftregels Klik op het + icoon Selecteer de bank-/kasrekening waarop het bestand geïmporteerd dient te worden Klik op de knop Bestand uploaden Selecteer het bestand dat ingelezen moet worden Let op: een MT940 bestand dient van het formaat .txt te zijn. Dit is vast te leggen in de eigenschappen van het bestand. Klik na verwerking op Opslaan De afschriftregels zijn beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken  

Het versturen van aanmaningen bestaat in basis uit 3 stappen: Verkoopfacturen beschikbaar maken of uitsluiten van de aanmaning Voorbereiden van aanmaningen Het verwerken (afdrukken of e-mailen) van aanmaningen 1. Verkoopfacturen beschikbaar  maken of uitsluiten van de aanmaning In de stamgegevens van de debiteur wordt vastgelegd of aanmaningen verstuurd moeten worden Open het venster Debiteuren  Selecteer het tabblad Factuurinstellingen Controleer of het veld Aanmaningen per e-mail verzenden en/of Aanmaningen afdrukken is gemarkeerd. Als beide niet zijn gemarkeerd, dan is de debiteur uitgesloten van het aanmaningenproces Tip: de instelling van het debiteurtype wordt overgenomen, dus zorg ervoor dat daar de meest gebruikte instelling is vastgelegd.     Om een individuele verkoopfactuur uit te sluiten van de aanmaning kan op het tabblad Financiële gegevens van de verkoopfactur het veld Ingetrokken worden gemarkeerd 2. Voorbereiden van aanmaningen In deze stap wordt een selectie gemaakt welke aanmaningen verzonden of afgedrukt moeten worden. Open het venster Aanmaningen voorbereiden In het venster kan door gebruik te maken van Debiteurtype en/of Debiteur een selectie worden gemaakt uit alle openstaande posten De Aanmaningsdatum wordt gebruikt als peildatum om te bepalen of een document vervallen is De optie Alle vervallen documenten neemt het document mee in de aanmaning, ongeacht hoe vaak de factuur al aangemaand is De optie Aanmaningsniveau bepaalt voor welk aanmaningsniveau de facturen opgenomen zullen worden De optie Overige open documenten meenemen zal ook de niet-vervallen documenten  meenemen in de aanmaning De optie Creditnota’s meenemen zal ook creditnota’s meenemen in de aanmaning De optie Op referentienummer splitsen zal in plaats van te groeperen per debiteur/aanmaningsniveau alle individuele documenten in het overzicht tonen Markeer desgewenst specifieke regels in het overzicht om niet alle regels aan te manen, gevolgd door Verwerken. Met de knop Alle verwerken worden alle regels, ongeacht markering, in het overzicht meegenomen. Het voorbereiden is gereed 3. Het afdrukken/verzenden van de aanmaningen Open het venster Aanmaningen afdrukken / vrijgeven Een overzicht van de voorbereidde aanmaningen is zichtbaar Via de optie Bekijk aanmaning kan de aanmaning nog worden gewijzigd. Bijvoorbeeld voor het verwijderen de aanmaning en het alsnog intrekken (uitsluiten) van de openstaande post  Selecteer de actie Aanmaning afdrukken of Aanmaning e-mailen Kies Alle verwerken om de actie af te ronden   Let op: wanneer in het venster Voorkeuren debiteuren de optie Aanmaningen automatisch vrijgeven niet is gemarkeerd, moeten de aanmaningen voor het afdrukken/verzenden eerst worden vrijgegeven. Dit kan gedaan worden in hetzelfde venster door de actie Aanmaningen vrijgeven te selecteren.