Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Het proces van desinvestering wordt toegepast voor het afvoeren van een activum. Dit kan om verschillende redenen noodzakelijk zijn, waaronder: Einde van de levensduur van het activum Verkoop van het activum Diefstal van het activum Onbruikbaarheid van het activum Let op: Het is ook mogelijk een activum tegen te boeken, wat inhoudt dat de eerdere transacties worden teruggedraaid (tegengeboekt). Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast wanneer een activum foutief was geactiveerd.  Procedure voor het desinvesteren 1. Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste desinvesteringsmethode beschikbaar is Open het venster Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste methode beschikbaar is en de juistheid van de gekoppelde grootboekrekening. 2. Uitvoeren desinvestering Open het venster Vaste activa Selecteer het activum dat afgevoerd gaat worden Kies Acties/Desinvesteren Selecteer de gewenste datum voor de desinvestering. De periode wordt overeenkomstig de datum geselecteerd, indien gewenst kan de periode nog worden gewijzigd.  (Optioneel) Voer de waarde in waarvoor het activum is verkocht. Selecteer de gewenste desinvesteringsmethode Indien nodig, markeer de optie Afschrijven voor desinvestering om afschrijvingen tot de geselecteerde periode te genereren. Vermeld de reden van desinvestering Bevestig met Ok Journaalposten  Rekening Debet Credit Rek. winst/verlies Het verlies (boekwaarde - opbrengsten, indien de boekwaarde groter is dan het opbrengsten) of 0,00 De winst (opbrengsten - boekwaarde, als de boekwaarde kleiner is dan de opbrengsten) of 0,00 Rek. vaste activa 0.00 Aanschafkosten Rek. cumulatieve afschrijvingen Bedrag cumulatieve afschrijvingen 0.00 Rek. opbrengsten* Bedrag opbrengsten 0.00   * Registratie verkooptransactie Na het uitvoeren van de desinvestering moet het geregistreerde waardebedrag, dat tijdens de desinvestering is ingevoerd, formeel als verkooptransactie worden geboekt.  Initieer hiervoor de standaardprocedure voor het maken van een verkooptransactie en gebruik dezelfde grootboekrekening die is gekozen tijdens de desinvestering (rekening Opbrengsten). 

In deze procedure leggen we stap voor stap uit hoe je Autopay kunt configureren om betaalopdrachten te kunnen goedkeuren. Dit proces omvat het toevoegen van goedkeurders, het instellen van het aantal goedkeurders, en het goedkeuren van de betaalopdrachten. Hiermee kun je ervoor zorgen dat je betalingen efficiënt en nauwkeurig worden verwerkt Configureren van Autopay  Ga naar Visma home Selecteer de tegel voor Autopay Voeg de e-mailadressen van de goedkeurders toe in een een komma-gescheiden lijst (bijvoorbeeld: a@visma.com; b@visma.com; c@visma.com). Deze goedkeurders moeten in Visma.net Admin de rol voor AutoPay Approver hebben toegekend. Bepaal hoeveel goedkeurders vereist zijn voor het goedkeuren van een betaalopdracht. Dit kunnen maximaal 4 medewerkers zijn. Let op: De aangewezen goedkeurders moeten in Visma.net Admin de rol van AutoPay Approver hebben. Betaalopdracht goedkeuren Wanneer een betaalopdracht vanuit Visma.net ERP wordt verzonden en goedkeuring vereist is in AutoPay, zal er geen betaalopdracht bij de bank worden aangeboden (bij directe bankkoppeling) en geen SEPA bestand aangemaakt worden, tot alle ingestelde goedkeurders hun goedkeuring hebben gegeven.    De 1e goedkeurder ontvangt een mail van AutoPay met de mededeling dat er betalingen klaarstaan voor goedkeuring. Open AutoPay en bekijk de betalingen onder de tab Goedkeuren. Indien desgewenst, kun je de betalingsopdracht open om de afzonderlijke betalingen te bekijken. Hier is het ook mogelijk om een afbeelding van de factuur op te vragen, als deze aan de inkoopfactuur is gekoppeld.   Indien nodig kun je een betaling uit de opdracht annuleren via de knop Betalingen annuleren.  Als de betalingen correct zijn, markeer dan de betaalopdracht en kies voor de knop Betalingen goedkeuren.  Tip: Goedkeuren via mobiele app Voor nog meer gemak en flexibiliteit, kun je betalingsopdrachten ook goedkeuren via de Visma Manager app. Deze app stelt je in staat om betalingsopdrachten te bekijken en goed te keuren, waar je ook bent.  Betaalopdracht afronden Na goedkeuring door alle goedkeurders, wordt de betaalopdracht naar de bank verstuurd (bij een directe bankkoppeling) of kan het SEPA-betaalbestand worden gedownload vanuit het onderdeel Overzicht. Hier vind je de opdracht terug onder Bewerking met de status Bestand aangemaakt. Na het open van de opdracht, zie je de HASH-code en een knop Download SEPA.

Deze procedure legt uit hoe een terugbetaling van een crediteur kan worden verwerkt zonder dat er al een debetcorrectie is aangemaakt in de administratie. De procedure bestaat uit twee onderdelen: 1. Terugbetaling crediteuren verwerken (afschriftregels) Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de betreffende afschriftregel (ontvangst). Ga naar het tabblad Betaling aanmaken. Markeer de optie Aanmaken. Selecteer de module Crediteuren. Kies de Crediteur waarop de terugbetaling betrekking heeft. Zorg ervoor dat een betaalmethode van het type Handmatig is gekoppeld.* Het is niet (meer) nodig om een document te koppelen om de afschriftregel te verwerken. Klik op Opslaan. Klik op Verwerken. *TIP: Leg de betaalmethode voor handmatige betalingen vast in het venster Voorkeuren bank/kas in het veld Betaalmethode afschriftregels verwerken. 2. Terugbetaling crediteur afletteren Na het verwerken van de afschriftregels ontstaat er een openstaande crediteurbetaling van het type Restitutie crediteur met de status Open. Deze moet uiteindelijk worden afgeletterd door te koppelen met een Debetcorrectie of Vooruitbetaling Open het venster Crediteurbetalingen. Open de betreffende betaling (type: Restitutie crediteur, status: Open). Koppel de gewenste documenten onder het tabblad Te koppelen documenten. Klik op Vrijgeven.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Crediteuren.   Aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Afboeken van een reguliere inkoopfactuur Afboeken van inkoopfacturen van het type Debetcorrectie Inkoopfactuur corrigeren Inkoopfactuur verrekenen met een debetcorrectie Verwerken terugbetaling crediteur E-facturen ontvangen Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum Configureren en goedkeuren van betaalopdrachten Toepassen van een G-rekening bij inkoopfacturen Aanpassen van de periode voor inkoopfacturen in batch

In situaties waarin een openstaand saldo op een factuur naar verwachting niet meer zal worden betaald, kan besloten worden om het saldo af te schrijven. Deze procedure geldt eveneens voor creditfacturen of debiteurbetalingen met een openstaand saldo. Instellen van een afboekingslimiet op debiteurniveau Open het venster Debiteuren  Open de stamgegevens van de betreffende debiteur Controleer of het veld Afboekingen inschakelen is gemarkeerd Leg op het tabblad Algemene informatie de gewenste afboekingslimiet vast. Bewaar de wijzigingen Tip! Zorg ervoor dat de basisinstellingen in het Debiteurtype is vastgelegd, zodat bij het aanmaken van een nieuwe debiteur de instelling direct is vastgelegd. Afboeken van een specifieke verkoopfactuur Open het venster Verkoopfacturen Open de verkoopfactuur die u wilt afboeken Kies Acties/afboeken  Het venster Saldo afboeken wordt geopend. In het veld Redencodes staat de redencode van de afboeking. Hierin is de tegenrekening van de boeking vastgelegd.  Kies Verwerken om het openstaande saldo af te boeken Meerdere verkoopfacturen tegelijkertijd afboeken Open het venster Saldo afboeken Kies de Soort “Afboeking”. Let op: wanneer een creditfactuur of debiteurbetaling moet worden afgeboekt, kies dan voor de Soort “Creditafboeking” Eventueel kan een aanvullende selectie op vestiging en/of debiteur worden gemaakt De redencode wordt gebruikt voor het bepalen van de tegenrekening van de boeking Geef een Limiet in voor het maximaal af te boeken bedrag. Let op: de afboekingslimiet die is vastgelegd in de stamgegevens van de debiteur is hierbij dus niet van toepassing. Markeer de facturen die afgeboekt moeten worden Kies Verwerken om het openstaande saldo in bulk af te boeken  

Wist u dat het mogelijk is om een SEPA bestand ook vanuit Visma.net Autopay te downloaden?

Een nieuw boekjaar kan in Visma.net op elk gewenst moment worden toegevoegd. In het lopende boekjaar kunt u gewoon blijven werken. 

Eenvoudig inzicht wie iets heeft aangemaakt en wie de laatste wijziging heeft gedaan via de Audithistorie.

Een debiteur een ander code geven of bijvoorbeeld een artikel een ander nummer. In Visma.net is dat eenvoudig mogelijk.

Met de komst van de nieuwe Rabobank Premium koppeling is er e.e.a gewijzigd.   Eén van deze wijzigingen is dat er bij wijzigingen altijd toestemming gegeven moet worden voor alle rekeningen waar toegang toe is, niet alleen de rekening waar een wijziging voor gemaakt wordt op dat moment.    Specifiek gaat het hier om de stap in de Rabobank waarbij de rekeningen worden geselecteerd in de Rabobank (stap 6) en er gekozen moet worden voor Ondertekenen (stap 7). Hierbij moet dus altijd voor alle rekeningen ondertekend worden. De beschreven stappen zijn op onderstaande pagina van de Rabobank terug te vinden:   https://www.rabobank.nl/bedrijven/service/online-bankieren/rekeningen-koppelen-aan-boekhoudpakket   Dit is dus afwijkend ten opzichte van de ‘oude’ Rabobank koppeling.   De Rabobank heeft inmiddels onderkend dat dit niet handig is en is een pilot gestart waarin een beoogde oplossing wordt gevalideerd. De Rabobank verwacht dat deze oplossing begin oktober definitief wordt doorgevoerd.

Het gebruik van filters is een veelgebruikte functie in Visma.net, maar wist je dat er ook diverse voorgedefinieerde parameters beschikbaar zijn voor het maken van gebruikers- en/of datum-afhankelijke condities? Onderstaande lijst geeft een overzicht van de beschikbare parameters:   Parameter Betekenis @Me De huidige ingelogde gebruiker @MyGroups De werkgroep(en) waarvan de ingelogde gebruiker een lid is (exclusief onderliggende groepen). Gebruik hierbij de condities "In" en "Niet In". De inrichting van de werkgroepen is terug te vinden in het venster Organisatiestructuur.  @MyWorkTree De werkgroep(en) waarvan de ingelogde gebruiker een lid is (inclusief onderliggende groepen).  @Today Huidige datum @WeekStart Startdatum van de huidige week. Het is mogelijk om te rekenen met parameters, door simpelweg optellen en aftrekken (zie illustratie voor een vervaldatum volgende week). @WeekEnd Einddatum van de huidige week.  @MonthStart Startdatum van de huidige maand @MonthEnd Einddatum van de huidige maand @QuarterStart Startdatum van het huidige kwartaal @QuarterEnd Einddatum van het huidige kwartaal @PeriodStart Startdatum van de huidige financiële periode @PeriodEnd Einddatum van de huidige financiële periode @YearStart Startdatum van het huidige jaar @YearEnd Einddatum van het huidige jaar  

Kies de voor u beste werkwijze om uw creditcard transacties te verwerken.

Indien op de activa-tussenrekening transacties staan die niet gekoppeld zijn aan een specifiek activum, kun je afletteren door de volgende stappen te volgen: Open het venster Aankopen activeren Markeer de betreffende transactie Markeer de optie Afgeletterd in de regel Kies Verwerken  

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden:  Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling. 1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:   Open het venster Voorkeuren bank/kas Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.  Correctieprocedure: Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Zoek naar de foutieve betaling en open deze. Klik op de knop Annuleren De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking. 2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies:  Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd. Ga naar de tab Betalingshistorie Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag)  Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven 3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening:  Open het venster Grootboekkaart Kies de relevante periode en de specifieke rekening Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening Kies Verwerken    4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen: Open het venster Transacties (in het onderdeel bank/kas) Zoek en open de foutieve transactie Kies de knop Acties/Tegenboeken Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.  

Deze procedure beschrijft hoe een factuur, die enkel uit btw bestaat zoals bij invoerbelastingen, verwerkt wordt. In dit voorbeeld wordt uitgelegd hoe een factuur wordt verwerkt, waarbij het volledige bedrag als btw (voorbelasting) onder rubriek 5b wordt opgenomen. 1. Btw-code aanmaken Ga naar het venster Btw Voeg een nieuwe btw-code toe Gebruik de code "5b" met omschrijving Invoer btw-factuur Selecteer Btw in Soort btw Markeer de optie Vanuit btw-factuur invoeren Selecteer de Belastingdienst in het veld Belastingkantoor Voeg een regel toe onder onder de tab Agenda btw met de volgende kenmerken Btw-tarief: 21% Rapportagegroep: Aankoop 5b Voeg btw-categorie 1 toe onder de tab Categorieen Voeg btw-gebied NL toe onder de tab Zones Selecteer de gewenste grootboekrekeningen voor Te betalen btw en Te vorderen btw. Kies Opslaan 2. Btw-factuur verwerken Open het venster Btw-facturen Voeg een nieuwe regel toe Selecteer een crediteur Klik op de knop Documenten toevoegen onder de tab Btw toepassen op Zoek de bijbehorende inkoopfactuur waarvoor de btw geboekt moet worden Controleer de ingevoerde gegevens Klik Vrijgeven om de verwerking definitief te maken  

In OneStop Reporting zijn drie verschillende versies beschikbaar: Start -> alleen standaardrapporten kunnen worden gebruikt Smart -> Naast standaardrapporten kunnen ook eigen rapporten en de Publisher worden gebruikt Compleet -> Naast standaardrapporten, eigen rapporten en de Publisher is ook Budgettering beschikbaar. Omgevingsniveau wijzigen Open het onderdeel Beheer Ga naar de tab Eenheden Selecteer een of meerdere eenheden, waarvoor het niveau moet worden aangepast Kies de knop Acties/Wijzig omgevingsniveau Selecteer het gewenste niveau: Start, Smart of Compleet Let op: het wijzigen naar een lager niveau kan resulteren in het verlies van gegevens    

In de praktijk is het vaak wenselijk om journaaltransacties onder te kunnen brengen in verschillende categorieën. Hoewel het al mogelijk is om middels een deelproces onderscheid te maken (zoals debiteuren, crediteuren, bank/kas), ontbreekt er binnen het deelproces grootboek een verdere specificatie. Zo is het lastig om bijvoorbeeld loonjournaalposten en correcties apart te kunnen identificeren. Hiervoor kun je een extra veld, Transactiecode, beschikbaar maken in de journaaltransactie. Functionaliteit activeren Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Selecteer de optie Transactiecodes onder Financieel Klik op Inschakelen Transactiecodes aanmaken Open het venster Transactiecodes Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen Selecteer de module Grootboek Kies Grootboekinvoer in Transacties module  Voer een code en een omschrijving in Klik opOpslaan Transactiecodes gebruiken Open het venster Journaaltransacties Klik op + om een nieuwe transactie aan te maken Selecteer de gewenste transactiecode Voer, zoals gebruikelijk, de transacties in  

De administratiedatum (ook bekend als de systeemdatum) speelt een cruciale rol als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses. Het aanpassen van deze datum kan bijzonder nuttig zijn wanneer je werkt in een vorige periode. Door de datum naar een dag in die specifieke periode te wijzigen, wordt automatisch de juiste periode voorgesteld in alle toepassingen. De stappen om de administratiedatum aan te passen, zijn als volgt: Administratiedatum wijzigen Klik in de rechterbovenhoek op je naam om de contextselector te openen (of gebruik de sneltoets Alk+K) Klik op Administratiedatum of op de kalender Selecteer nu de datum die je als standaard wilt gebruiken Klik Ok De geselecteerde datum (en periode) zal nu gebruikt worden als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses.    

Wanneer er reeds transacties op een bepaalde grootboekrekening zijn uitgevoerd, is het niet mogelijk het veld Soort aan te passen in het venster Rekeningschema. Onderstaande procedure beschrijft de stappen om alsnog de rekeningsoort te kunnen aanpassen. Rekeninggegevens bewerken Open het venster Rekeninggegevens bewerken. Voeg een nieuwe regel toe door op de + te klikken. Selecteer de grootboekrekening waarvan de soort gewijzigd moet worden. Kies de nieuwe rubriek, en daarna de bijbehorende nieuwe soort. Zorg ervoor dat de nieuwe rubriek overeenkomt met de nieuwe soort van de grootboekrekening. Klik op de Verwerken knop om de wijziging te bevestigen. Let op: Deze procedure dient te worden uitgevoerd op een moment waarop er geen andere gebruikers transacties invoeren om conflicten te voorkomen.    

Als je werkt met samengestelde artikelen die een houdbaarheidsdatum hebben, is het mogelijk om deze datum automatisch te bepalen op basis van de productiedatum. Volg deze stappen om automatisch de houdbaarheidsdatum te berekenen bij het assembleren van deze artikelen.   Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het samengestelde artikel waarbij een Partij-/serietype is gekoppeld met de optie Houdbaarheidsdatum traceren geselecteerd.  Ga naar het tabblad Bevoorradingsgegevens Als er nog geen regel beschikbaar is, maak dan een nieuwe regel aan en zorg ervoor dat de volgende parameters zijn vastgelegd: Kies een Bevoorradingstype van het type "Inkoop". Selecteer bij Seizoenspatroon het type "Geen". Kies bij Bron voor "Productie". Kies bij Methode voor "Min/max". Leg in het veld Max. Houdbaarheid (dgn.) het aantal dagen vast waarop het geproduceerde artikel houdbaar is vanaf de productiedatum.   Bij het aanmaken van een Assemblage zal nu automatisch een houdbaarheidsdatum worden ingesteld voor de geproduceerde artikelen.