Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Mogelijk ben je al bekend met termen als E-facturatie, Peppol en UBL. In een eerder bericht hebben we uitgelegd hoe je e-facturen kunt versturen vanuit Visma.net ERP: E-facturen versturen in twee eenvoudige stappen Deze keer gaan we in op hoe je e-facturen kunt ontvangen. Met onze AutoInvoice-service, standaard inbegrepen bij Visma.net ERP, kun je e-facturen ontvangen zonder extra moeite. Stap 1: Peppol-netwerk inschakelen Om e-facturen te ontvangen, is het belangrijk dat je te vinden bent in het Peppol-adresboek. Je kunt dit bewerkstelligen door de ontvangst van e-facturen via Peppol in te schakelen. Hier lees je hoe je dat kunt doen: Het Peppol-netwerk inschakelen Stap 2: Leveranciers actief benaderen Vervolgens kun je wachten tot de e-facturen binnenkomen of je kunt actief leveranciers vragen om e-facturen te sturen. Een voorbeeld van een verzoektekst om je leverancier te benaderen vind je in dit bericht: Voorbeeldtekst e-facturatieverzoek   Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen zijn terug te vinden in het venster Postvak In- Facturen van Visma.net ERP.    Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden vanuit Visma.net Home door de AutoInvoice service te starten.   Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Het aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen Voeg een nieuwe regel toe ( + ) Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Gebruik Ref. Crediteur om het externe factuurnummer vast te leggen Selecteer de crediteur Op het tabblad Documentgegevens kunnen de factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ) Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar. Overzicht statussen inkoopfactuur Status Beschrijving In balans Het totaal van de detailregels inclusief BTW is gelijk aan het factuurtotaal Geblokkeerd De optie Blokkeren is aangevinkt. Vrijgeven is niet mogelijk Open De inkoopfactuur heeft een openstaand saldo. Er kunnen wel deelbetalingen hebben plaatsgevonden Gesloten Het openstaande saldo van inkoopfactuur is nul  Vrijgeven van meerdere documenten tegelijkertijd In het venster Crediteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle crediteuren documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alle gemarkeerde (aangevinkte) inkoopfacturen vrij te geven.   TIP: Wist je dat je in Visma.net standaard de optie hebt om je inkoopfacturen volledig automatisch te ontvangen via e-facturen? Dit artikel biedt meer inzicht in hoe dit proces werkt.

Wanneer een crediteur een terugbetaling verricht, kan dit pas worden verwerkt nadat ereen debetcorrectie beschikbaar is.  Het verwerken van een terugbetaling bestaat daarom uit twee stappen: Het tegenboeken van de originele factuur Het verwerken van de ontvangst in de afschriftregels Stap 1: Tegenboeken van de originele factuur Open het venster Inkoopfacturen Open de originele (tergubetaalde) factuur Kies Acties/Tegenboeken. Hierdoor wordt een inkoopfactuur van het type Debetcorrectie aangemaakt Kies Vrijgeven Stap 2: Verwerken van de ontvangst in de afschriftregel Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de Bank-/kasrekening. Selecteer de afschriftregel, waarin de ontvangst van de crediteur is opgenomen. Kies Betaling aanmaken. Selecteer de module Crediteuren. Selecteer de betreffende crediteur. Selecteer betaalmethode handmatig. Voeg een nieuwe regel toe. Kies als documentsoort Debetcorrectie. Vul het referentienummer in van de zojuist aangemaakte debetcorrectie. Kies Verwerken.    

Een overzicht van alle algemene procedures.   Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net

Voor het verzenden van e-mails vanuit Visma.net, adviseren we over het algemeen om een eigen mailserver te gebruiken. Dit is echter niet altijd mogelijk. Daarom biedt Visma een mailserver waar gebruik van gemaakt kan worden. Volg onderstaande stappen om hiervan gebruik te maken. Instellen van een E-mailaccount Deze instructies zijn bedoeld voor situaties waarin een eigen e-maildomein wordt gebruikt. Open het venster E-mailaccounts (systeem) Geef een naam aan het nieuwe e-mailaccount. Vul het e-mailadres in van waaruit de e-mails zullen worden verzonden. Voer het antwoordadres in dat de ontvanger van de e-mail zal zien. Het selectievakje "Gebruik de standaardserver voor uitgaande e-mail" staat standaard ingeschakeld. Laat dit zo staan. Na het opslaan verschijnen een aantal regels in dit scherm. Configureren van DKIM en CNAME records Kopieer deze DKIM- en CNAME-regels en deel ze met de ICT-beheerder of e-mailbeheerder, zodat ze deze aan de DNS-records kunnen toevoegen. Zodra dit is uitgevoerd, moet gewacht worden tot de synchronisatie met de Visma mailserver is voltooid. Dit kan direct gebeuren, maar soms duurt het 2-4 uur. Als alles correct is ingesteld, zullen de regels verdwijnen uit het scherm "E-mailaccounts" in het systeem, en kan de mail gebruikt worden.    Let op:Wanneer de sleutels in E-mail accounts (systeem) zijn gegenereerd, zijn deze slechts 72 uur geldig. Als het langer duurt voordat deze zijn ingevoerd door de ICT-beheerder, kan het nodig zijn om de sleutels te heractiveren. Neem in dat geval contact op met jouw support contactpersoon. Geen eigen DNS-record? Als je geen eigen DNS-record hebt, kun je in dat geval het e-mailadres no-reply@finance.visma.net gebruiken. De e-mails worden dan direct via het Visma-domein verzonden. In het veld Antwoordadres kun je nog steeds een eigen domein invullen met de bedrijfsnaam, zodat de ontvangers van de e-mails weten waar de e-mail vandaan komt.    

Om een reguliere inkoopfactuur af te boeken, is er een directe actie beschikbaar vanuit de inkoopfactuur. Voor inkoopfacturen van het type Debetcorrectie is deze actie echter niet beschikbaar. Om een restantsaldo bij een debetcorrectie toch af te kunnen boeken, volg je de onderstaande procedure. Restitutie crediteur aanmaken Zorg voor een "fictieve" bank-/kasrekening die kan worden gebruikt voor dergelijke afboekingen. Eventueel kan hiervoor ook de Bank-/kasrekening “VRF - Vereffeningsrekening” gebruikt worden.  Open het venster Crediteurbetalingen  Maak een nieuwe betaling aan en selecteer het Soort Restitutie crediteur Selecteer de betreffende crediteur Selecteer Handmatige betalingen voor de Betaalmethode  Selecteer de eerder genoemde "fictieve" Bank-/kasrekening  Onder Te koppelen documenten, selecteer de debetcorrectie die je wilt afboeken  Vul het Te betalen bedrag in, zodat het Onverwerkt saldo op 0,00 komt te staan Kies Vrijgeven om de afboeking te voltooien Journaaltransactie aanmaken voor het afgeboekte bedrag Nadat de crediteurenrestitutie is verwerkt, zal er een saldo zijn ontstaan op de rekening die gekoppeld is aan de gebruikte “fictieve” bank-/kasrekening. Om dit saldo over te boeken naar de gewenste kostenrekening, moet een journaaltransactie worden aangemaakt." Open het venster Journaaltransacties Maak een nieuwe journaaltransactie aan Selecteer op de eerste regel de kostenrekening voor het geboekte bedrag van de afboeking Selecteer op de tweede regel de grootboekrekening, gekoppeld aan de gebruikte bank-/kasrekening, voor de tegenboeking Kies Vrijgeven om de journaaltransactie te verwerken Controleer ter volledigheid of het saldo van de gekoppelde grootboekrekening nu gelijk is aan 0. Er zijn ook twee alternatieve werkwijzen beschikbaar In de eerste stap wordt een restitutie crediteur aangemaakt in het venster Crediteurbetalingen. Vanuit de debetcorrectie kan dit ook worden gerealiseerd te kiezen voor de actie Restitutie aanmaken. Hierdoor wordt het af te boeken document direct gekoppeld. Let op: Zorg ervoor dat de juiste Betaalmethode en Bank-/kasrekening zijn geselecteerd Door gebruik te maken van een fictieve bank-/kasrekening kan het afboeken van een debetcorrectie ook worden behandeld als het verwerken van een bankafschrift. In het venster Import afschriftregels is het mogelijk om specifieke afschriftregels voor deze verwerking toe te voegen. Maak een nieuw afschrift aan met minimaal twee regels: een uitgave en een ontvangst. De uitgave kan worden gebruikt om de debetcorrectie af te boeken en de ontvangst om een kostenboeking te maken. Door deze werkwijze zal het saldo van de fictieve kas-/bankrekening altijd op 0 blijven staan.   

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Valuta.   Valutakoersen automatisch importeren

Het verwerken van een PIN-betaling op een verkoopfactuur kan in twee stappen worden uitgevoerd: Verwerken van de betaling in de bank; in deze stap wordt het bedrag van de pin ontvangen in de bank.  Afletteren van de verkoopfactuur; Na verwerking van de bank, is het belangrijk een betaling te koppelen aan de juiste verkoopfactuur. Dit proces wordt afletteren genoemd en zorgt ervoor dat de openstaande factuur als Gesloten wordt gemarkeerd Voordat we deze stappen kunnen uitvoeren moet een klein stukje aanvullende inrichting worden gedaan, namelijk het aanmaken van een bank-/kasrekening, betaalmethode en invoersoort.  Inrichting - Aanmaken bank-/kasrekening Maak een Bank-/kasrekening aan voor PIN-betalingen in het venster Bank-/Kasrekeningen. Let op: Zorg ervoor dat de bankrekening is uitgesloten van AutoPay. De gekoppelde grootboekrekening voor PIN-betalingen is een tussenrekening die eventueel nog aangemaakt moet worden in het venster Rekeningschema. Inrichting - Aanmaken betaalmethode Maak een betaalmethode aan voor de PIN in het venster Betaalmethoden Markeer de optie Gebruik in debiteuren zodat de betaalmethode alleen beschikbaar is voor het debiteurenproces. Voeg aan de Toegestane bank-kasrekeningen  de zojuist aangemaakte Bank-/kasrekening toe en markeer Standaard (debiteuren) Inrichting van het proces - Aanmaken invoersoort Maak de invoersoort PIN aan in het venster Invoersoorten Gebruik het type Ontvangst. Koppel de invoersoort aan de Bank-/kasrekening waarop de bijschrijving van de PIN-betaling wordt verwerkt.  Het verwerken van de betaling in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken Boek het ontvangen bedrag op de bankrekening naar de tussenrekening PIN door gebruik te maken van de invoersoort PIN Kies Verwerken   Afletteren van de verkoopfactuur Zoek in het venster Verkoopfacturen de factuur die is betaald via de pin Wijzig op de tab Financiële gegevens de betaalmethode naar PIN (Let op: De Bank-/kasrekening wijzigt hierdoor ook naar PIN) Kies onder Acties voor Betalingen aanmaken In het geopende venster Debiteurbetalingen kan het bedrag desgewenst worden aangepast in geval van een deelbetaling. Na Vrijgeven is het saldo van de betaling tegengeboekt op de tussenrekening PIN

Wisselen van bedrijf in de Visma 360 app: Open het menu door te klikken op het pictogram in de linkerbovenhoek van het scherm. Klik op de naam van het momenteel geselecteerde bedrijf. Uit de lijst van beschikbare bedrijven, selecteer het gewenste bedrijf om te wisselen.  

Voor het verrekenen van een verkoopfactuur met een creditfactuur zijn meerdere mogelijkheden Direct vanuit de verkoopfactuur Vanuit de creditfactuur (volledig of gedeeltelijk) 1. Direct vanuit de verkoopfactuur Open het venster Verkoopfacturen  Open de factuur die moet worden gecorrigeerd Kies Acties/Tegenboeken en verrekenen Een nieuwe verkoopfactuur wordt aangemaakt van het soort Creditnota Kies Vrijgeven De oorspronkelijke factuur en de creditnota worden met elkaar verrekend en krijgen de status Gesloten Let op: voor verkoopfacturen waarop al een betaling heeft plaatsgevonden vindt de verrekening plaats, maar zal het resterende saldo van de creditnota met status Open worden getoond.  2. Vanuit de creditfactuur (volledig of gedeeltelijk) Ga naar het venster Verkoopfacturen  Selecteer en open de creditfactuur die moet worden verrekend (creditfacturen zijn niet zichtbaar in de tab Facturen, maar wel in de tab Alle regels of Creditnota’s Kies Acties/Betaling aanmaken Het venster Debiteurenbetalingen wordt geopend Voeg op het tabblad Te koppelen documenten de te verrekenen documenten toe door in de kolom Referentienr.  de factuur te selecteren. TIP: de creditnota kan worden gebruikt om meerdere facturen te verrekenen of er blijft een saldo openstaan als het factuurbedrag kleiner is dan het bedrag van de creditnota Kies Vrijgeven De verschillende documenten worden met elkaar verrekend en afhankelijk van het saldo van de verrekening kan een document nog de status Open behouden.

In deze procedure wordt het proces van automatische incasso doorlopen.  Hierbij gaan we ervan uit dat een basisinrichting aanwezig is met de juiste betaalmethoden en bank-/kasrekening voor incasso’s onderweg. Het incassoproces wordt aan de hand van een aantal stappen verder toegelicht: Vastleggen incassogegevens bij de debiteur Verwerken van de verkoopfacturen Verwerken van de incasso’s Verwerken van incasso’s in de bank Verwerken van storneringen in de bank Overzicht Overige zaken Vastleggen incassogegevens bij de debiteur  Ga naar het venster Debiteuren Open de stamgegevens van een debiteur Ga naar het tabblad Automatische incasso en vul de machtigingsgegevens in Er kunnen per debiteur meerdere machtigingen actief zijn.  Denk hierbij ook aan  eenmalige incasso’s. Zet bij de meest gebruikte overeenkomst een vinkje in de kolom Is standaard. Ga naar het tabblad Betaalmethode en zet een vinkje in het veld Is Standaard bij de juiste incasso methode (CORE of B2B). Verwerken van de verkoopfacturen Maak uw verkoopfacturen op de reguliere manier aan. Op het tabblad  Factuuradres  kan de machtiging voor een incasso worden gekoppeld. Als de machtiging als standaard is gemarkeerd in de debiteur dan zal deze automatisch al geselecteerd zijn. Wanneer de debiteur meerdere machtigingen heeft kan hier worden aangegeven welke machtiging gebruikt moet worden. Op het tabblad  Financiële gegevens is de betaalmethode zichtbaar. Zorg ervoor dat hier een van de twee incasso methoden is geselecteerd (CORE of B2B) Voordat een incasso verwerkt kan worden moeten de facturen zijn vrijgegeven. Afhankelijk van de  Afdruk- en e-mailopties  moet de factuur zijn gemaild, afgedrukt of verzonden naar Autopay. Verwerken van de incasso Visma.net maakt per betaalmethode een batch aan die eventueel nog gesplitst wordt in eerste en volgende incasso’s. Dit betekent dat max. 4 batches worden aangemaakt bij de verwerking van twee verschillende betaalmethoden. Houdt hier rekening mee als het totaal in te sturen batches per week door uw bank is gelimiteerd. Houdt tevens rekening met een eventuele maximale limiet per batch die door de bank wordt aangehouden. De vervaldatum van de factuur wordt als incassodatum aangehouden (mits deze niet in het verleden ligt). Open het venster Automatische incasso’s verwerken Vul de gewenste betaalmethode in. Afhankelijk van de inrichting wordt nu ook de gekoppelde bank-/kasrekening en rekening vereffening ingevuld. Pas deze, indien gewenst, aan.  Met het veld Tot aan vervaldatum kan worden bepaald dat alleen incasso’s met een vervaldatum lager dan deze datum worden getoond. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal dagen verwerking dat nodig is bij de bank (vastgelegd bij de betaalmethode). Vink de gewenste incasso’s aan en klik op Verwerken of kies voor Alle verwerken.  Let op: bij veel facturen kan de verwerking veel tijd in beslag nemen. Wacht daarom altijd totdat het proces volledig is afgerond, alvorens een nieuwe verwerking te starten. Direct na het verwerken wordt een incassobestand aangemaakt en ter download aangeboden. Deze kan worden ingelezen in uw bankprogramma. Bij gebruik van de directe bankkoppeling wordt het incassobestand direct ingelezen in de bank. Na het verwerken van de incasso's zijn  Debiteurbetalingen  aangemaakt en gekoppeld aan de betreffende facturen. Deze betalingen zijn gekoppeld aan de bank-/kasrekening  Incasso Onderweg . Daarnaast is een Inkomende betaling onderweg aangemaakt waarin alle debiteurbetalingen gekoppeld zijn. Deze inkomende betaling onderweg wordt gebruikt om te matchen met de afschriftregel van de ontvangst van deze incassobatch.  Let op:  geef deze inkomende betaling nooit zelf vrij, dit gebeurd automatisch na het koppelen aan de afschriftregel.  Verwerken van incasso’s in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken en klik op Matchen Selecteer de regel waarop de incasso batch als ontvangst is geboekt.  Controleer in het rechterdeel van het scherm of de juiste incassobatch (inkomende betaling onderweg) is geselecteerd. De herkenning van de incasso in de bank gaat in principe automatisch omdat  op basis van de bankreferentie automatisch de regel wordt herkend. Indien geen automatische match is gemaakt, kunt u een vinkje zetten bij Gekoppeld. Kies Verwerken .  De Inkomende betalingen onderweg heeft nu de status "Vrijgegeven" gekregen. Verwerken van storneringen in de bank Storneringen worden door Visma.net automatisch herkend doordat in de afschriftregel een EREF nummer staat.  Kies voor Storneringen verwerken. De betreffende openstaande post wordt hierbij automatisch gematcht Klik op Verwerken.  Hiermee wordt de betaling teruggedraaid en komt de factuur beschikbaar om opnieuw te incasseren. Let op: Het automatisch storneren van incasso's is alleen mogelijk onder de volgende voorwaarden: Incasso's zijn aangemaakt vanuit Visma.net Incasso is ook daadwerkelijk op de vervaldatum uitgevoerd Afschrifregels zijn ingelezen via een CAMT bestand of directe bankkoppeling Incassobatch is verwerkt (ontvangst) Instelling Annuleren via de vereffeningsrekening is niet gemarkeerd in de betaalmethode voor incasso Instelling Annuleringsdatum standaard gelijk aan documentdatum is niet gemarkeerd in de betaalmethode die voor de incasso is gebruikt. Overzicht In het venster  Overzicht automatische incasso’s  is een historie van alle incasso’s terug te vinden. Bij eventuele foutmeldingen kunnen incasso's opnieuw worden aangeboeden. Let op: om opnieuw te kunnen versturen moet de status "Fout bij verzenden naar Autopay" worden geselecteerd en moet een Betaalmethode gekozen zijn.    Overige zaken Incassant-ID Controleer in het venster  Organisaties  en/of  Vestigingen  in het tabblad Betalingsinstellingen  of het veld  Incassant is ingevuld. Dit veld is verplicht om een incasso te kunnen verwerken.  Uitvoeringstermijn Houd rekening met de uitvoeringsstermijn van de incasso’s bij de bank. Bij de meeste banken is dit de volgende werkdag, indien de incasso's tijdig zijn aangeleverd. Hierbij is tegenwoordig geen onderscheid tussen een eerste of doorlopende incasso. Meer informatie hierover kunt u navragen bij uw bank.  In de betaalmethode kan de uitvoeringstermijn worden vastgelegd voor zowel eerste als doorlopende incasso's.  Datum laatste incasso De eerste keer bij het verwerken van de incasso's verschijnt een melding rechts bovenin het venster. Deze melding geeft aan dat bij machtigingen waarbij al eerder (via een vorig systeem) geïncasseerd werd, de datum laatste incasso moet worden ingevoerd. Na het verwerken van de incasso's is het niet meer mogelijk deze datum aan te passen.   

Bij het verwerken van afschriftregels kunnen er nulregels zichtbaar zijn. Aangezien deze waarschijnlijk niet verwerkt kunnen worden is het mogelijk de regels te verbergen. Deze actie kan voor meerdere regels worden uitgevoerd. Kolom zichtbaar maken Open het venster Afschriftregels verwerken Selecteer een Bank-/kasrekening. Open de configuratie kolommen Zorg ervoor dat de kolom Verbergen aan de Geselecteerde kolommen is toegevoegd Kies OK Geselecteerde verbergen Via de kolom Verbergen kunnen een of meerdere afschriftregels worden gemarkeerd. Markeer de nulregels die verborgen moeten worden. Kies de knop Geselecteerde verbergen Kies Ja op de waarschuwing die verschijnt De regels verdwijnen uit het venster Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken. Let op: Controleer altijd of de juiste regels zijn gemarkeerd voor het verwerken. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel 

Deze procedure betreft het inlezen van bankafschriften via een bestand. Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de koppeling via Autopay, waardoor deze procedure overbodig is. Voor bankrekeningen waarvoor geen directe bankkoppeling beschikbaar is, kunnen bankafschriften worden ingelezen in het CAMT053 of MT940 formaat. Vooraf dient het volgende gecontroleerd te worden Navigeer naar het venster Bank-/kasrekeningen  Selecteer de bank-/kasrekening waarop een handmatig bestand moet worden geïmporteerd Controleer of het vinkje Bestanden handmatig uploaden is gemarkeerd Selecteer het juiste bestandsformaat Let op: MT940 bestanden van banken die niet in de lijst staan zijn vaak alsnog te importeren via één van de banken die in de standaardlijst staan Importeren bankafschriften Navigeer naar het venster Import afschriftregels Klik op het + icoon Selecteer de bank-/kasrekening waarop het bestand geïmporteerd dient te worden Klik op de knop Bestand uploaden Selecteer het bestand dat ingelezen moet worden Let op: een MT940 bestand dient van het formaat .txt te zijn. Dit is vast te leggen in de eigenschappen van het bestand. Klik na verwerking op Opslaan De afschriftregels zijn beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken  

Wanneer een koppeling opgezet is met een eigen identiteitsprovider (idP) om door middel van SSO in the loggen in Visma kan het wenselijk zijn om de Visma credentials uit te schakelen. Hierdoor kunnen alle gebruikers binnen het geregistreerde domein enkel nog inloggen met de credentials van de eigen identiteitsprovider.   De optie om de Visma credentials uit te schakelen is te vinden op de tab “Beleid”. Eventueel andere inlogmogelijkheden zoals Google kunnen hier ook uitgeschakeld worden. De functionaliteit is enkel beschikbaar indien Single Sign On is ingeschakeld.   Zodra de Visma.net credentials zijn uitgeschakeld wordt de klant via de my domain (https://[mydomain].my.connect.visma.com/) pagina direct naar de inlogpagina van de externe identiteitsprovider geredirect. Wanneer de Visma.net credentials zijn uitgeschakeld zijn bepaalde opties uit de basisfunctionaliteit (zoals bijvoorbeeld het genereren van een 2FA-backupcode of een wachtwoord reset) niet meer beschikbaar.  Let op: zorg er voor dat de koppeling eerst getest is en dat je er zeker van bent dat het inloggen via de eigen identiteitsprovider mogelijk is.

Om via een eigen identiteitsprovider (Zoals Azure AD, ADFS, Google Workspace, HelloID, Okta, Surfconext, Ping Identity en OneLogin) door middel van Single Sign On in te loggen in Visma moet eerst toegang verkregen worden tot Authentication Settings. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten.    In onze veelgestelde vraag ‘Hoe kan ik als beheerder onze gebruikers beheren?’ wordt beschreven hoe je de beheerder toegang kan geven tot Authentication Settings en hoe een domein kan worden geregistreerd. Doorloop deze stappen eerst.    Na het registreren van het domein kan gegaan worden naar de tab Single Sign-On waar gekozen kan worden voor ‘Identiteitsprovider toevoegen’. Kies vervolgens jouw identiteitsprovider uit de lijst. Indien jouw identiteitsprovider er niet tussen staat kan gekozen worden voor de optie ‘Your Identity Provider’ hiermee komt u in een algemene setup wizard.   Nadat de identiteitsprovider is gekozen kan deze toegevoegd worden. Via het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden waar per provider een uitgebreid stappenplan beschikbaar is over hoe SSO in te stellen. Het activeren van Single Sign-On via een externe identiteitsprovider valt onder de geavanceerde opties van Authentication Settings. Andere geavanceerde opties zijn onder andere het zelf uitschakelen van de Visma.net-credentials en via SCIM, ofwel System for Cross-domain Identity Management, geautomatiseerde provisioning van gebruikers mogelijk maken. Let op: de geavanceerde opties zijn niet gratis. De geavanceerde opties zijn op dit moment onderdeel van de Basisbundel Visma.net ERP. Indien dit in de toekomst wijzigt zullen we hier opnieuw over berichten.

Als beheerder kan het handig zijn om een overzicht te hebben van alle gebruikers binnen de organisatie die werken met de software van Visma. Hiervoor is nu het self service portaal Authentication Settings beschikbaar. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten. Wanneer je een authenticatie beleid wilt instellen dat afwijkt van het door Visma ingestelde standaardbeleid, dan zijn hiervoor nu mogelijkheden beschikbaar.   In dit artikel laten we zien hoe gebruik gemaakt kan worden van de basisfunctionaliteit. De basisfunctionaliteit maakt het mogelijk om vanuit Authentication Settings een lijst met alle beschikbare gebruikers op te vragen binnen een bepaald domein (tab Gebruikers) waarbij gebruikersgegevens direct bewerkt kunnen worden (voornaam, achternaam, e-mailadres, land, taal). Ook is er informatie te vinden wanneer een gebruiker voor het laatst ingelogd is en het aantal keer dat een gebruiker in een bepaalde applicatie heeft ingelogd.   De beheerder krijgt tevens uitgebreide informatie te zien over het wachtwoord en de tweestapsverificatie (2FA)-opties van de desbetreffende gebruiker. Ook kan hij vanuit het venster gebruikers een aantal acties uitvoeren, zoals;   Verzenden reset wachtwoord e-mail (Send reset password e-mail) Genereer een eenmalig wachtwoord (Generate a one-time password) Genereer een eenmalige 2FA-backupcode (Generate a one-time emergency code) De Visma.net-gebruiker kan toegang krijgen door voor de verantwoordelijke medewerker de Authentication Settings service op klantniveau in te schakelen. Dit doe je door via Visma.net Admin de rol Authentication administrator toe te voegen aan het bedrijf waar (klant) achter staat. Indien je voor verschillende bedrijven een apart authenticatiebeleid wilt instellen kan de service ook op bedrijfsniveau worden ingeschakeld via Visma.net Admin. Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld per bedrijf met een ander domein werkt waarvoor je ook een apart beleid wilt instellen.   Schakel in dit geval eerst de service authentication settings in op bedrijfsniveau. Hierna kan op gebruikersniveau de rol Authentication administrator worden toegekend waarna de gebruiker rechten zal krijgen tot Authentication Settings voor de specifieke bedrijven. De verantwoordelijke medewerker kan nu inloggen in Visma Home waar de tegel Authentication Settings zichtbaar is geworden. Om gebruik te maken van de functionaliteit moet via Authentication Settings een domein geregistreerd worden. Na het registreren van het domein is de hierboven beschreven basisfunctionaliteit direct beschikbaar..    Wanneer je gebruik wilt maken van de geavanceerde opties zoals Single Sign-On dan kan een koppeling met een eigen identiteitsprovider opgezet worden op de tab Single Sign-On. Lees hierover meer in de volgende veelgestelde vraag. Let op: deze geavanceerde opties zijn niet gratis.   Binnen het portaal in het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden hoe het domein vastgelegd en geverifieerd kan worden, deze is ook beschikbaar via de volgende link.

Met de komst van de nieuwe Rabobank Premium koppeling is er e.e.a gewijzigd.   Eén van deze wijzigingen is dat er bij wijzigingen altijd toestemming gegeven moet worden voor alle rekeningen waar toegang toe is, niet alleen de rekening waar een wijziging voor gemaakt wordt op dat moment.    Specifiek gaat het hier om de stap in de Rabobank waarbij de rekeningen worden geselecteerd in de Rabobank (stap 6) en er gekozen moet worden voor Ondertekenen (stap 7). Hierbij moet dus altijd voor alle rekeningen ondertekend worden. De beschreven stappen zijn op onderstaande pagina van de Rabobank terug te vinden:   https://www.rabobank.nl/bedrijven/service/online-bankieren/rekeningen-koppelen-aan-boekhoudpakket   Dit is dus afwijkend ten opzichte van de ‘oude’ Rabobank koppeling.   De Rabobank heeft inmiddels onderkend dat dit niet handig is en is een pilot gestart waarin een beoogde oplossing wordt gevalideerd. De Rabobank verwacht dat deze oplossing begin oktober definitief wordt doorgevoerd.

Ontvangt u nog uw facturen van MKB Brandstof als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Al langere tijd is het mogelijk om van MKB Brandstof een e-factuur te ontvangen. Veel van onze klanten ontvangen al de inkoopfacturen van MKB Brandstof als e-factuur.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Een e-factuur komt bijvoorbeeld direct in het Postvak In van Visma.net Financials terecht, inclusief alle details zoals deze door de leverancier zijn meegestuurd. Het gaat dan bijvoorbeeld om factuurregel informatie, kostenplaatsen, projectcodes enzovoort.   Het is bij een e-factuur niet meer nodig om de factuur nog naar een scanservice te sturen, dit scheelt dus in het aantal handelingen maar ook zeker qua kosten. Ter vergelijk; op dit moment betaald u 39 cent om een factuur door de premium scanservice te laten verwerken terwijl het ontvangen van een e-factuur u slechts 20 cent kost.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   Met 3 simpele stappen op de website van MKB Brandstof kunt u ervoor zorgen dat u in het vervolg e-facturen van MKB Brandstof ontvangt.   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Hiermee heeft u dus al 2 van de 3 stappen doorlopen om een e-factuur van MKB Brandstof te ontvangen.    Heeft MKB Brandstof het juiste kvk-nummer? Dan zult u hierna automatisch e-facturen van MKB Brandstof ontvangen. Indien dit niet het geval is, dan kunt u via uw MKB Brandstof Dashboard nagaan of het juiste kvk-nummer bekend is.  Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice Welke leveranciers kunnen al e-facturen sturen?