Vejledninger i Visma Outsourcing

 1. Introduction This guide describes how you through the menu item ”Settings”, have a selection of numerous opportunities to customize your HR-system, so it fits the processes in your company.   Visma HR consists of modules. For this reason, this guide might hold descriptions for modules that your company does not have access to. For example, some companies have access to the “Leader- Employee module and some companies have access to branch specific modules like finance.   1.1 Icons In Visma HR the following icons are used to edit, delete, update or reject a recording. 2. Settings In the menu item settings, you will find a lot of different sub-points. Below you can see a complete list of sub-points which gives you the opportunity to customize your Visma HR settings. Access to the individual sub-points is determined based on roles. The role “Administrator, Organisation” has as a rule access to all the sub-points: 2.1 My Settings Th is the only sub-point under Settings which all users (Roles) have access to in Visma HR. Misc. settings You can choose between Danish and English as language. In the cell “Start page” you can choose the menu item where you would like Visma HR to open in when you sign-in to the system. “Adjust pages to this height”: 768 pixels should be used.     Employee search If you have multiple businesses within the company, you can choose only to search for the employees in one specific business unit. In the cell “Default search field”, you can set up the criteria for search that you typically use, when you need to search for an employee.   Organisations This cell will only be shown if you have access to more organisations (Companies) in Visma HR.   2.2 Organisation In Visma HR, company will often be mentioned as “Organisation”. In the menu item “Organisation” you can maintain the company data for your company. You will have access to all cells on the page, except from the cells “Customer relation number” and “Project no. are transferred to MLE field”. See section 2.9 regarding project number setup. You can find a description on the “Absence Registration” cell in the guide “Reminders” 2.3 Lookup fields Most screen images in Visma HR has cells equipped with dropdown-menus, ex. “Employment type” and “Internal title”. A dropdown-menu is the same as “Lookup fields”. Visma HR has several Lookup fields (cells) which cannot be deleted, as they are default system fields (cells) and some of them are necessary because of the integration with the payroll system Visma Løn (MultiLøn Erhverv).   You can create and setup new “lookup fields” with lookup codes associated. The “Lookup fields” 0 to 500 is reserved for system fields, which means that the “lookup fields” you create yourself, needs to have a number higher than 500.  2.3.1 Create a new lookup field Click on “New” Writhe a number higher than 500 The cells “Extra field”, “Extra number” and “Number of decimals” should not be used Under “Language Text” you should fill in the name of the lookup field Under “Description” fill in the description for the lookup field  We recommend that you also fill in the Danish description, but this is not a demand. When the lookup table have been saved, you need to set up the relevant lookup codes.   2.4 Lookup codes Lookup codes is created by first choosing the lookup table which need to have codes associated.   Click on “New” Fill in “Code” Fill in “Language text” (Both Danish and English) End by clicking “Save”   There are some differences in how the lookup tables should be setup. Ex. If you need to add a foreign zip code in a lookup table “100 - Zip codes” this is how it is done:   Click on “New” In the cell “Code” you fill in the zip code Select Country In the cell “Language text” you should fill in the name of the city (Both in Danish and English) End by clicking “Save” 2.5 Special info. categories The different tabs, shown in “Special information”, in the menu item “Employee”, are created in the menu item “Special info. Categories”. One individual information category is equal to one tab in ”Special information”. You can create an unlimited number of special info. Categories.     The category “Miscellaneous” is automatically created when the system was converted and this category cannot be deleted. If a category does not have any special fields (Cells), the category can be deleted by clicking on the X.   This is how a new special info. Category can be created: Click on “New” Type in the name of the category End by clicking the tick sign   2.6 Special fields A special info. category always needs to have one or more special information fields associated.   Examples of special information fields:   This is how you create a new special information field (cell):   Click on “New” Select a category in the dropdown-menu Type in “Field name” (This name will show in the employee’s Special information – see below) Select “Field type” in the dropdown-menu (New fields can be created in a lookup table) End by clicking the tick sign 2.7 Absence calendar The idea behind the Absence calendar is to simplify the registration of vacation, sickness and other absence, so the system will calculate the number of absence days taking Saturdays, Sundays, public holidays and additional vacation days into consideration. 2.7.1 Create absence calendar This is how you create an absence calendar:   Click on “New” Give the calendar an expressive name Select whether Saturdays and Sundays are holidays or not Select country in “Use holidays from” Click “Add” Select public holidays in the current year (Click on each day or choose all at one time) Right click on a date to add additional holidays, ex. Christmas day, New year’s and constitution day.   The button “Make default” means that this calendar will be used as standard-absence calendar when an absence is added on an employee – except the events where the employees has chosen another calendar as standard-absence calendar.   In the screen image where absence is registered you can see the chosen calendar.   You can create multiple calendars, but only one can be the standard-absence calendar for the company.   If you need to create a calendar with foreign holidays, you will need to setup the public holidays in the lookup table “120 - Holidays” in the menu item “Settings”.   After this setup, the holidays for that country can be chosen through the dropdown-menu “Use holidays from”.   An absence calendar cannot be deleted if it has been used for absence recording.   Integration to Visma Løn When a calendar has been setup as standard-absence calendar the calendar will automatically be transferred to Visma Løn as holiday calendar.   Changes in a standard-absence calendar, that has already been transferred to Visma Løn, will automatically be updated in the system as soon as it is saved.   2.8 Document categories To get a better overview of the documents that have been uploaded/saved on an employee, it is possible to categorize the documents. This setup can be done in the menu item “Document categories”. Inhere you can setup new document categories and control the accesses for these. This is how you create a new category:   Click “New” Write the name of the category Fill in the description (The description will be shown to the users when they upload documents in that category) Fill in the similar name and description in Danish Setup rights to the right. Only roles that are in use will be shown here. End by clicking “Save”   Documents that have been uploaded before you set up the “Document categories”, will not be placed into any category. These documents can easily be moved into the relevant categories in “Employee”, “Documents”   Uploaded documents through the menu item “Salary registrations”   You are still able to upload documents when you register mileage, disbursements, travels etc. in the menu item “Salary registrations”. These attached documents will not automatically be placed into a category.   Please note that if a salary registration has the status “Processed” the uploaded document cannot be deleted in “Documents” on the employee, unless the whole salary registration is deleted by an administrator.   2.9 Project number Project number is used in connection to absence- and salary registrations. Project numbers that are used when you register salary can be transferred to Visma Løn.   2.9.1 Setup of project numbers Project numbers are setup in “Settings” – “Project number”   Click on “New” Add a project number on 10 characters at the most Give the project a name and a description Add a start and end date (Not mandatory) Mark at least one absence code or one salary registration code before you can save the project number.   When Absence code and/or salary registration code have been added to a project number, the project number cell will be mandatory when you register absence and salary.   Example of setup of project number: 2.9.2 Setup of transfer to Visma Løn It is possible to transfer project numbers for salary registrations (Not for absence registrations) to an input entry in Visma Løn. The setup must be done by Visma.   In the screen image for “Settings” (See section 2.3) the setup will be shown like this: For the ones who are interested, here is a short description of the setup in the payroll system Visma Løn:   The chart of accounts sort code needs to be setup in Visma Løn (“opsætning” - “Kontoplan” – “Sorteringskode”) before the integration to the cell “Valgfri” can be activated. You can choose integration for:   Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer (No integration, salary registrations will be transferred without project number) Kontoplanfelt 1 (Chart of accounts field 1) Kontoplanfelt 2 (Chart of accounts field 2) Kontoplanfelt 3 (Chart of accounts field 3) Kontoplanfelt 4 (Chart of accounts field 4) Kontoplanfelt 5 (Chart of accounts field 5) Kontoplanfelt 6 (Chart of accounts field 6)   Visma HR can transfer one sort code to Visma Løn. Companies with multiple employers, and with different chart of accounts, needs to have identical sort codes for all employers. The same applies if the company in Visma HR has integration to different customer relation numbers in Visma Løn.    If you change a sort code in Visma Løn you also need to change the chart of account field in Visma HR. If you delete the chart of accounts cell for the sort code you need to change this in Visma HR as well. If you have “Aflønning” as a part of the sort code in Visma Løn you need to remember that this chart of accounts field is not read in through a decentral read in. Because of this “Aflønning” should not count in the order. 2.10 User/Roles The access rights for Visma HR can be controlled in the menu item “User/Roles”. Typically, it will be the administrator, and users with similar rights, who will have access to this menu item. The menu item contains four sub-menus which are all described here below.   Before a new user (employee) can get access to Visma HR the user needs to be setup in Vismas Login-module. It is the administrator of the company who has access to create and setup new users in the login-module. It is not possible to get access to Visma HR without being setup as a user and without having a user role.   2.10.1 Users This is how you create and setup a new user:   Click “New” Fill in the Username, 40 characters at the most (The username does not have to be the same as in the login-module) Fill in “User id” from the user setup in the login-module (A user id is 13 characters long and typically consists of CVR number and a 5-digit sequential number) Select employee number and name for the user in dropdown-list Click "Save" Afterwards it is possible to edit the username, user id or entirely delete the user. Entirely deleting the user requires that the user rights are deleted as well.   The cell “Last log on” is not active in the current version of Visma HR.   Please note: Employees who need to have different accesses in Visma HR – meaning different roles – needs to be setup as many times in the login-module as in this menu.   2.10.2 Access for Special Information This menu item is used to control the access to the information categories (the tabs) in special information. As an example, you can choose that an IT-role will only get access for the tab “IT”.   Regardless of who has setup a new “Special information”, the administrator will automatically get access to the new category.   2.10.2.1 Assign access to "Special info. roles" Click on the category in the column “Special information category name”, ex. IT Add the role (Shown in the bottom part of the screen) which needs to get access to the information category Click “Save” If you click on the column “Role names” you will see the special info. categories the role has access to.   Please note: All users who has access to special information will also have access to the special information category “Miscellaneous”, which is why this category should not be used to record confidential information.   2.10.3 Roles In the menu item “Roles” the standard roles and flexible roles, which are available for your company, will be shown.   Visma HR has the following 11 standard roles: Administrator, Company Administrator, Organisation Department leader, Read Department leader, Edit Absence enrolment HR HR - Without multi-function Course administrator Salary Employee - Primarily for users of the Leader- employee module Leader - Primarily for users of the Leader- employee module   If your company is set up to use all standard roles, these will all be shown in the menu. Apart from this, your flexible roles will also be shown – roles that are customized especially for your company. If you click on a role, the setup for the role will show. You can give the role another name – Other cells cannot be edited.   Editing of roles or setup of new roles can be done by contacting Visma.   2.10.4 User/Roles User rights can be setup in this sub-menu item. This is also where you can give an employee the final access to Visma HR, after you have setup the employee as described in section 2.10.1 When you click on a line in the list of users, the company’s and/or departments that the individual employee has access to, will show in the bottom part of the screen.   2.10.4.1 Assign user rights for a user Click on “New” Select the employee in the dropdown-menu “User” Select one of the roles in the dropdown-menu “Roles” If you are assigning rights for a user who needs access to employees in one or more departments you need to mark the company and departments on the right side of the screen. Please note: Employees who only needs access to their own data does not need a mark in department! Click “Save” Please remember that you can only assign one role per user (User id).   2.11 Salary types / Absence codes When converting from Visma Løn to Visma HR all the salary types and absence codes which you use will be created. These will show in the menu item “Set up salary items/absence codes”. You can add new salary types and absence codes by clicking “New field” and selecting from the dropdown-list. Afterwards the newly added salary type or absence code will be shown in the matching lookup table. In the lookup tables 320 benefits 322 absence type 324 variable salary registrations You can setup your own codes which will not be transferred to Visma Løn. These codes needs to be different from the codes which does already exist in the payroll system Visma Løn (See Wage type catalog on Visma Community) Ex. The absence code needs to be setup with a 3-digit code.   2.12 Codes to occupation Companies who has the Leader- employee module, will also have access to the menu item “Codes to occupation”. This is where you control which wage types and absence codes that needs to be available to the individual “Codes of occupation”. This is how you add new codes of occupation:   Click on the occupation code until it is blue Open the sub-points by clicking on the arrows Click in the left side on the absence code that needs to be added to the occupation code. The code should now be shown on the right side End by clicking “Save”   Do never click on the “Remove all” button – Then the whole setup will be deleted.   The rights to register salary types and absence codes can also be setup on role-level in the menu item “Code setup”.   2.13 Work plan The menu item “Work plan” is specifically developed for customers with a finance setup or companies which has access to view balances. Other companies can also use the work plan, but for these companies the work plan cannot be transferred to the payroll system Visma Løn. In Visma HR there is a connection between work plan, work calendar and absence calendar, including absence recordings and any balances.   This is an example of a work plan for the organisation (Company): The work plan can be created on company level and on employee level. You can only create one work plan per company – even if the company has multiple customer relations in Visma Løn.   Please note: Calculation of the average work hours per week is shown in hours and minutes, in contrast to the absence recordings. Example: If the company’s work plan is 36 hours / by 5 work days, the average time per work day will be 7.20. If the average time is shown in hours = 7:12 (7 hours and 12 minutes).   2.13.1 Create work plan for the organisation (Company) Click on “New” Add “From date” and “To date” (If “To date” is not filled out the system will automatically fill in the date 31-12-2049) Fill in the cell “Description” (Will be shown the employees work calendar) Fill in “Week 1” with the relevant week days If you use the “Tab button” the cells will automatically be filled out with the time from the day before. Click on “Add week”, if the companies work plan will change from week to week Click on “Save” Click on “Transfer to salary system”   When the button “Transfer to salary system” is inactive, it means that the integration of the work plan has been successful. If you change anything in the work plan after it has been transferred to the salary system, you just need to click “Save” and the transferred work plan will automatically be updated in the salary system.   Please note: The work plan cannot be transferred if a payroll or an adjustment is initiated.   2.13.2 Create work plan for employees The employees always need to have personal work plan, if the employees work hours are different from the company’s work plan, which is also the reason that a part time employee always needs to have a personal work plan.   This info message will show when you have selected a part time employee: “Create a work plan for the employee as the work hours is different from 100%”   Click on the tab “Employee”, if you have not selected an employee in the employee list beforehand, you can find the employee by clicking “Search”. Create the work plan as described above.   If an employee with a personal work plan needs to convert to the work plan for the company, ex. If he/she changes from a part time employment to full time employment, you should fill out the cell “To date” on the employee’s personal work plan. When this is done the employee will automatically be covered by the company’s work plan.   2.14 Absence by email In this menu item, you should mark all the absence types which needs to be shown in the employee’s calendar when the recorded absence has been approved. Employees who needs to receive an email with absence needs to have an email address registered in the menu item “Employee” in the “E-mail” cell. E-mail addresses in the cell “E-mail (private)” does not trigger an email notification.   Furthermore, to receive notifications by e-mail, it is a precondition that the cell “Send e-mail with approved absence” have been filled out with “Yes”. This mark is setup on company level.  2.14.1 Rules for e-mail notifications as meeting booking The following rules applies in order to receive e-mail notifications:   Only approved absence can be sent by e-mail to the calendar At the same time as the absence recording have been approved by the leader or administrator the email notification will be sent. For companies without the Leader- employee module absence will be considered approved as soon as the absence has been recorded. When you click “save” the e-mail will be sent. Notifications is an e-mail with the text “Approved absence in Visma HR”, which are sent to the employee who is absent. The sender of the e-mail is the person who has approved the absence   Please note: It can be inconvenient to be setup with your personal e-mail as your username in Visma HR (See section 2.10.1). If a user has been setup to approve their own absence, the calendar will not always accept a “noreply” e-mail sent from your own mailbox.   Absence will be shown as a reservation from 8:00 to 18:00 in the calendar, on the day of the absence. When the recording is approved, the absence will be shown as “busy” in the calendar. Absence recordings in hours which have a timestamp, will be shown on that exact time.   If the “From date” or “To date” is changed afterwards, or if an absence is deleted completely, the calendar will automatically be updated.   2.15 Code setup In the menu item “code setup” it is possible to indicate if an absence code or salary type that needs approval, should be hidden for the employees, or if the code should not be shown at all in Visma HR. The menu item “Code setup” is only relevant to companies who has access to the Leader- employee module. Needs approval In this column, you should mark if recordings on an absence code or salary type, needs approval before they are transferred to the payroll system.   Hidden for employees In this column, you can mark if the employees, in this case Leaders, are also considered as employees, should be allowed to use all absence codes or not. “Hidden for employees” means that the employee will not be able to register anything on this absence code. Sometimes it can be a good idea to hide a code ex. Leave. Employees will be able to see all registrations for themselves, even if these have been done by the administrator in the Absence menu item or in the payroll system.   Code is shown in Visma HR In this column, you can setup whether a salary type code should be shown in Visma HR or not. The setup you make here, can be overruled in the role setup menu. Ex. You can give a specific user role access to register only on salary type “1100 – Timeløn” (Wage per hour), while you yourself as administrator will still have access to all salary types.   Is shown after salary processed This setup is primarily used for salary registrations, where the information cannot be visible to the employees, before the payroll has been processed. An ex. can be bonuses, which the Leader would like to inform the employees about, before they see it in the system. In such instances, the information should not be visible to the employees before the information has been processed in the salary.   2.16 Cost center Here below you can see all cost centers on the individual company. You can setup a new cost center like this:   Select Company and employer Click “New” Fill in “Number” – 6 characters at the most Fill in “Name” – 6 characters at the most Click on “Update”   The new cost center will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   2.17 Payment location Here below you can see all payment location on the individual company. You can setup a new payment location like this:   Select Company and employer Click “New” Fill in “Number” – 6 characters at the most Fill in “Name” – 6 characters at the most Click on “Update”   The new payment location will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.                

 1. Introduction You can use ”Reminders” to ensure that you remember birthdays, jubilees and other selected events. The access to the menu item “Reminders” is determined by role.   You can create reminders for: Birthdays (Fødselsdage) Milestone birthdays (Runde fødselsdage) Jubilees (Jubilæer) Absence recordings (Fraværsregistrering) Approved recordings (Godkend registreringer) Absence refunds (Fraværsregistreringer)   The reminder tool in in Danish, but you can create the content for your employees in English. When you select the menu item “Reminders” you can see the reminders you have created (Oprettede påmindelser). To view future reminders, which will be send out during the next 3 months you should click on the line with the reminder you want to view (Kommende begivenheder). If you want to create a new reminder, click “New” First you should choose a topic “Emne”, then you will get the possible cells which fits the selected topic. 2. Create reminder When you have selected the reminder type you want to create, then the template will change so you will only see the relevant cells for that reminder. In the reminder for absence recordings you can deselect that the reminder should apply to all employees and tick off the cell all except (Alle undtagen) and after this deselect certain occupation codes if you need to.   On the reminder for “Milestone birthdays” (Runde fødselsdage) the cell “age” (alder) will appear and you need to mark which milestone birthdays you want to receive reminders for. On the reminder for Jubilees (Jubilæer) the cell “Jubilee” (Jubilæer) will appear, and you need to mark which jubilees (Jubilæer) you want to receive reminders for.    In general, you need to go through the following when you first setup a reminder:   Click on “Ny” (new) Choose “Emne” (topic) in the dropdown-menu Fil in the cell “Påmindelse” (Reminder) with an expressive name Fill in “Beskrivelse” (description) Keep on setting up the reminders as described below for the different reminder types. If you would like you can adjust the text which is send out by e-mail (Ex. write the text in English) and choose when the reminders should be sent.   3. Birthdays Below you can see what the template for milestone birthdays (runde fødselsdage) looks like. The template for birthdays (fødselsdage) is similar, except form the fact that the cell “alder” (age) will not be shown, and for “Modtagere” (recipients) there will be an extra option called “Fødselarens afdeling” (The birthday boys/girls department).   3.1 Age (Alder) This cell can be found in “runde fødselsdage” (Milestone birthdays) and you should mark the milestone birthdays which you want to receive reminders for.   3.2 Recipients (Modtagere) You should mark at least one recipient (modtager). The closest leader and department for the employees who are celebration the milestone birthday is determined by the setup in “employee”. If you choose the department of the birthday boy/girl, please note that the birthday employee him-/herself will also receive the reminder.   3.3 Text in the reminder e-mail (Tekst I påmindelses-mailen) In the grey box on the left side of the page you will see the standard text that will be sent out with the reminder. You can edit this text so it fits your company’s specific needs ex. write it in English. Below the text box you will find several merge-cells which you can use in the text. To add the merge-cell you just click on it.     You can delete a merge-cell by placing the mouse right behind the mark and pressing “backspace” or in front of the mark and pressing “delete”.   4. Jubilee (Jubilæer) This the template for jubilees (Jubilæer)     4.1 Jubilees (jubilæum) Tick off the jubilees for which you want to receive a reminder. (år = years) You can mark all the jubilees you want to.   4.2 Recipients (Modtagere) You should mark at least one recipient (modtager). The closest leader and department for the employees who are celebrating the milestone birthday is determined by the setup in “employee”. If you choose the department of the birthday boy/girl the, please note that birthday employee him-/herself will also receive the reminder. “Andre medarbejdere” (Other employees) can be chosen if you want employees from other departments to receive the reminder. The same applies to “Andre e-mailadresser” (Other e-mail addresses), which can be used if the recipients should be someone who are not an employee.   4.3 Test in the reminder e-mail (Tekst I påmindelses-mailen) In the grey box on the left side of the page you will see the standard text that will be sent out with the reminder. You can edit this text so it fits your company’s specific needs ex. write it in English. Below the text box you will find several merge-cells which you can use in the text. To add the merge-cell you just click on it. You can delete a merge-cell by placing the mouse right behind the mark and pressing “backspace” or in front of the mark and pressing “delete”.   5. Absence recordings (Fraværsregistrering) Below you can see what the template for absence recordings (fraværsregistrering) looks like. This is used to remind an employee or leader to register their absence. In the menu item “Settings” in the sub-menu item “Organisation” you can change the settings for these reminders if you want to avoid sending reminders for employees who has already recorded their absence or for employees who has not had any absence.     5.1 About who? (Om hvem?) This is the only reminder where you need to choose if the reminder should be sent to all employees (alle) or if you want to leave some employees out (Alle undtagen). If there are employees who should not receive this reminder you can deselect single occupation categories (Stillingskategorier) when you tick off the box “All except” (Alle undtagen). When you have done this, you should be able to click on the blue “minus” button to the left after which the occupation category will appear under “Udvalgte medarbejdere” (Deselected employees)     5.2 Recipients (Modtagere) You should mark at least one recipient (modtager). The closest leader and department of the employees who are celebration the milestone birthday is determined by the setup in “employee”. If you choose the department of the birthday boy/girl, please note that the birthday employee him-/herself will also receive the reminder. “Andre medarbejdere” (Other employees) can be chosen of you want employees from other departments to receive the reminder. The same applies to “Andre e-mailadresser” (Other e-mail addresses), which can be used if the recipients should be someone who are not an employee.   5.3 Test in the reminder e-mail (Tekst I påmindelses-mailen) In the grey box on the left side of the page you will see the standard text that will be sent out with the reminder. You can edit this text so it fits your company’s specific needs ex. write it in English. Below the text box you will find several merge-cells which you can use in the text. To add the merge-cell you just click on it. You can delete a merge-cell by placing the mouse right behind the mark and pressing “backspace” or in front of the mark and pressing “delete”.   5.4 Setup of absence recording for the organization You can choose if you want your employees to confirm that their absence is ready for approval. Select “Settings” then “Organisation” in the menu on the left, after this fill out the cell “Absence registrations”, here you will have 3 possibilities in the dropdown-menu.   Send reminders to everyone If you choose the setting “Send reminders to everyone”, all employees will receive an e-mail regardless whether they have already registered absence, have already submitted absence for approval or have not been on this page at all.   Send reminders, until the employee marks their absence ready for approval If you choose the setting “Send reminders, until the employee marks their absence ready for approval” the employees will get a button called “Ready for approval” in the absence menu. The employee can confirm that he/she does not have any more absence to register up until today – and then avoid getting reminders to register absence for the next 24 hours.   All employees who has not clicked on the button “Ready for approval” will get an e-mail with a reminder to register absence. The button will be visible to all roles who has access to the menu item employee, but only the employees themselves can push the button.   Even if the employee has not pressed the ”Ready for approval” button the leader can still approve the absence.   Send reminder, until the employee has visited the page “Absence” If you choose “Send reminders, until the employee has visited the page absence”, the absence will appear as ready for approval when the employee enters the page “absence”.   This automatic control, records that the employee has been on the page for absence, and the system will therefor assume, that the employee has registered all his/her absence. The button “Ready for approval” will therefore not show on the absence page.   By entering the page “absence” the employee will avoid being reminded to register absence for 24 hours. All employees who has not visited the “Absence” page will receive a reminder by e-mail.   6. Approve recordings (Godkend registreringer) “Approve recordings” (Godkend registreringer) is used to send reminders for the leaders or others who can approve absence. 6.1 Recipients (Modtagere) You can choose between “immediate leader” (Nærmeste leder), Other employees (Andre medarbejdere) or Other e-mail addresses (Andre e-mailadresser). If the immediate leader is also the approver you should only mark “Nærmeste leder”.   6.2 Test in the reminder e-mail (Tekst I påmindelses-mailen) In the grey box on the left side of the page you will see the standard text that will be sent out with the reminder. You can edit this text so it fits your company’s specific needs ex. write it in English. Below the text box you will find several merge-cells which you can use in the text. To add the merge-cell you just click on it.   You can delete a merge-cell by placing the mouse right behind the mark and pressing “backspace” or in front of the mark and pressing “delete”.   7. Absence refund (Fraværsrefusion) Is used for reminders to seek refunds for absence. The reminder will be send on the 31 st day of the unfinished absence (Sickness). To receive the reminder, it is very important that you do not fill in an “End date” on the absence registration. This should only be done when the employee is well and returns to work.   7.1 Recipients (Modtagere) You can choose between “immediate leader” (Nærmeste leder), “Other employees” (Andre medarbejdere) or “Other e-mail addresses” (Andre e-mailadresser). It is important that you select “Andre medarbejdere” and mark the individual people who are responsible for seeking the refund.   7.2 When? (Hvornår?) The reminder for “absence refund” will be send on the 31 st day of the unfinished absence. Therefore, you will only be able to choose what time the reminder should be sent out.   7.3 Unfinished absence (Fravær uden slutdato) The “absence refund” reminder will only be send for unfinished absence, so in order to be able to use this feature, you need to allow absence to be recorded without an end date. This can be done in “Organisation” under “Settings”. Please note that absence without end date will not show the absence duration. To view a list of recorded absence without end date you can use “Reports” and the report “Absence list”.   Sickness with a duration below 31 days and sickness without end date will be shown, if you click on the line for the reminder to seek refund, below “Future reminders” (Kommende påmindelser). When the sickness exceeds this period, it will no longer show in Visma HR. The reminder itself will be send on the 31 st day. The absence period should be uninterrupted. 7.3.1 Possible absence codes (Mulige fraværskoder) It is possible to record absence without end date, for absence connected to sickness. Please note that project number can also be used on absence without end date, if the project number itself is without end date. Absence without end date can be used on the following absence codes.     Hvis du burger Visma Løn  If you use Visma Løn  10 Sygdom med løn Sickness with pay, salaried employee 12 Sygefravær dagpenge, funktionær Sickness, sickness compensation, salaried employee 13 Barn syg Sick child 14 Sygdom med dagpenge, timeløn Sickness, sickness compensation, hourly paid employee 15 Sygdom med timeløn Sickness with pay, hourly paid employee 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. Sickness with pay, 4 week average 17 Sygdom med sygeløn, egen sats Sickness with pay, own rate 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats Sickness, sickness compensation, own rate 19 Sygdom med sygeløn, kvt. Gns. Sickness with pay, quarterly average 20 Sygdom med dagpenge, kvt. Gns. Sickness, sickness compensation, quarterly average 21 Sygdom med sygeløn beløb Sickness with pay, amount 22 Sygdom med dagpenge beløb Sickness, sickness compensation, amount 23 Sygdom med dagpenge 4 ug. Gns. Sickness, sickness compensation, 4 week average 24 Sygdom ifm. arbejdsskade Sickness, work-related injury 25 Barn syg Sick child 26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel Sickness with pay, rate in template 27 Dagpenge med sats i reultattabel Sickness compensation, rate in template 35 Sygdom ifm. graviditet Sickness, related to pregnancy   The absence codes below will trigger a reminder to seek refund.   Hvis du burger Visma Løn  If you use Visma Løn  10 Sygdom med løn Sickness with pay, salaried emploee 12 Sygefravær dagpenge, funktionær Sickness, sickness compensation, salaried employee 14 Sygdom med dagpenge, timeløn Sickness, sickness compensation, hourly paid employee 15 Sygdom med timeløn Sickness with pay, hourly paid employee 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gns. Sickness with pay, 4 week average 17 Sygdom med sygeløn, egen sats Sickness with pay, own rate 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats Sickness, sickness compensation, own rate 19 Sygdom med sygeløn, kvt. Gns. Sickness with pay, quarterly average 20 Sygdom med dagpenge, kvt. Gns. Sickness, sickness compensation, quarterly average 21 Sygdom med sygeløn beløb Sickness with pay, amount 22 Sygdom med dagpenge beløb Sickness, sickness compensation, amount 23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gns Sickness, sickness compensation, 4 week average 24 Sygdom ifm. arbejdsskade Sickness, work-related injury 26 Sygdom med sygeløn, sats I tabel Sickness with pay, rate in template 27 Dagpenge med sats I reultattabel Sickness compensation, rate in template 35 Sygdom ifm. graviditet Sickness, related to pregnancy  

1. Reports As a rule, the reports will be shown in Excel format. A few reports can however also be shown in PDF format. Only selected cells will be shown in the PDF as the PDF format has a limited amount of space compared to Excel.   Report overview When you select the menu item “Reports” you will enter the “Report Overview”. As standard the reports will be shown as icons, but you can change this to a list view in the top right corner.     Reports with standard setup: Absence list Anniversaries Birthdays Employee list Employment and resignations Salary items Seniority   Reports where the setup can be changed: Salary, pension and benefits Employment Contact information Education You can choose which reports are shown in the overview by using the dropdown-menu in the top of the page.   Below each report you will see one or more small icons.   Please note that everyone who has right and access to reports can delete the company’s own reports.   1.1 Access to "Reports" The access to “Reports” is role determined and depends on the access for departments. To get access you will as a minimum need to have read access for “Employment” and “Employee information” and have access to the departments for which you need to see the data for.   If you need access to the reports “Salary items” and Absence list” you will also need a read access for Absence and Variables. Please contact your customer support center if you need to change one or more roles.   2. Standard or self-defined reports All reports can be found in a standard version. Some reports offer you the opportunity to change how the report should look. These are:   Salary, pension and benefits Employment Contact information Education When you click on a report you will get the opportunity to define what you want to view in the report. This is done by clicking on “Add/remove columns” and then selecting the information you want included in the report.   Apart from Add/remove columns you can also add a filter.   Here below you can find an example form the report “Employment” where you can select which departments the report should apply to. If you do not choose any departments then all departments will be included in the report. When you have finished, you can click on “Download Excel” to view the report. If this is a report that you frequently use, you can give the report a name, in the bottom part of the page under “Save template” and then press “Save”. When you have done this, the report can be seen in the report overview.   Please note that you cannot name multiple reports under the same name. If you choose a name for a report that already exists one of the following things will happen: If the report has the same name as one of the standard reports you will not be able to use it. You will get an error message and be asked to choose another name. If the name is the same as one of your self-defined reports you will get the oppertunity to overwrite. Should you choose to do this, the ole rept will be replaced by the report you are trying to save. If you need to keep both reports you need to give the report another name.  

1. Introduction In our HR system Visma HR you will find a line of available standard roles and these can be freely used by all companies who use Visma HR. The standard roles are setup based on the roles and processes which are most common in Danish companies.   This document contains a brief description of these standard roles.   2. Users/Roles (Standard roles) The following standard roles can be found in Visma HR: Administrator, organisation Administrator, company Leader, read Leader, edit Absence enrolment HR HR - Without multi-function Course administrator Salary Employee - Primarily for users of the Leader- employee module Leader - Primarily for users of the Leader- employee module   2.1 Menu items The role descriptions follow the structure in the menu items. Company Employee Approve absence and salary registrations – Only Leader- employee module Courses and education Common reporting absence Absence via Excel Reports Selection Multi-function Settings   3. Role description The companies access to Visma HR is first and foremost determined by the modules that the company has access to. Hereafter it is the individual setup of roles which determines which menu items and cells a user can access. The access can be controlled through modules or through rights (Create, read, edit, delete or yes/no).   3.1 Administrator, Organisation At least one person at the company needs to have this role. (See exceptions under administrator, company). The administrator will by default have access to all employees and cells in Visma HR.   Company This role has all rights (Create, read, edit and delete) for the company’s organisation, including the company, the departments and the department leaders.   Employee This role has all rights (Create, read, edit and delete) for the employees: Personal information Relatives Employment development Salary, pension and salary changes Benefits Absence Salary registrations - Only Leader- employee module Education Special information Documents   This role can possible view: balances from the last payroll, frame/step information, real time balances of vacation etc. and work calendar.   Approve absence and salary registrations (Only Leader- employee module) This role can approve or decline the employee’s absence and salary registrations.   Courses and education This role can administrate courses and education by using the menu items Course catalog, course provider and define levels of education.   Common reporting and absence and Absence via Excel This role has four different options for registration of absence on the employee within these categories: Employee and employment Salary, pension and benefits Absence Education Other reports All reports can be saved in excel, word or PDF format. This role can save and reuse their own report settings.                       Selection This role can create and save selection list as base for search, reports and          multi-function.                                             Multi-function Multifunction can be used to setup or change on more employees at the same time. This role has full access to all the multi-function areas: Special information, education, absence, employment, benefits as well as salary and pension. In the multi-function salary and pension this role can make salary simulations about salary adjustments.   Settings This role will by accessing the menu item settings have access to impact the       company settings of Vism HR in many ways. Ex. Content in look-up in charts, Special information and information category, Absence calendar, document category, work plan, project numbers, absence through e-mail, setup of salary- and absence codes, folders administration etc.   3.2 Administrator, Company The standard role “Administrator, Company” has almost the same rights as the role                  “administrator, organisation”. Typically, the “Administrator, company” role is used   when you need to have more than one administrator, who are not allowed to have access to each other’s company data. The same applies if the company has only one Visma HR solution which integrates two different customer relationships in Visma Løn.   If the company does not have a user of the “Administrator, organisation” role, they will                       need to have at least one person who has the role “Administrator, company”   Below we will only mention the items where the two roles have different accesses and rights.                       Company This role has rights (create, read, edit and delete) to the company’s organisation                       including company, departments and department leaders. This role cannot create new companies.                       Settings Under the menu item Settings this role has certain limits compared to the “Administrator, organisation” role. The limitations are ex. In the ability to edit user accesses and look-up codes.   3.3 Leaders, Read This role is created for companies who does not use the Leader- employee module.   Company This role has read only access to the company’s organisation, including company, departments and Leaders.   Employee This role had read only access to their own employees: Personal information Relatives Employment development Salary, pension and salary changes Benefits Absence Education Special information Documents - role determined This role can possible view: balances from the last payroll, frame/step information, real time balances of vacation etc. and work calendar.   Courses and education This role has read only access to the course catalog, course provider and education level.   Reports This role can create all available standard reports within these categories: Employee and employment Salary, pension and benefits Absence Education Other reports All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Selection This role can create and save selection list as base for search and reports.   Settings This role has a very limited access to the menu item settings. But this role is able to                       view the content in special cells, information categories and the absence calendar.                      3.4 Leader, Edit The role “Department leader, edit” is created for companies who does not use the                     Leader- and employee module.                       Company This role has a read only access to the company’s organisation, including company,                       departments and department leaders.                       Employee This role has different rights connected to the employee screen display: Personal information - Read and edit Relatives - Full access Employment and employment development - Read, but full access to the tab employment remarks Salary, pension and salary changes – read Benefits – Read Absence - Full access Education – Read Special information - Full access Documents - Role determined                     This role can possible view: balances from the last payroll, frame/step information, real time balances of vacation etc. and work calendar.   Courses and education This role has read only access to the course catalog, course provider and education level.   Reports This role can create all available standard reports within these categories: Employee and employment Salary, pension and benefits Absence Education Other reports                     All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Selection This role can create and save selection list as base for search and reports.   Settings This role has a very limited access to the menu item settings. But this role has full                       access to special cells, information categories and has read only access to the absence calendar.   3.5 Absence enrolement The role “Absence enrolment” is primarily created for companies who does not use     the Leader- employee module.   Company This role has a read only access to the company’s organisation, including company,                       departments and department leaders.                       Employee This role has rights to the employees: Personal information – Read Absence - Create, read, edit and delete This role can possible view the work calendar.   Common reports for absence and absence via Excel This role can also register absence for an employee through the menu item common                       reports for absence and absence through Excel.   Reports This role can create the following absence reports: Absence columns Absence list Absence report The reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Selection This role can create and save selection list as base for search and reports and can create common reporting of absence.   Settings This role only has access to the menu item settings and can view the absence calendar.   3.6 HR The HR role has full access to most menu items in the system except from the items regarding salary. The role is as a rule, not developed with companies who uses the Leader- employee module in mind.   Company This role has all rights (Create, read, edit, delete) connected to the company organisation including Company, departments and department leaders. The role cannot create new companies.    Employee This role has full access (Create, read, edit and delete) to the employee’s: Personal information Relatives Employment and employment development Benefits Absence Education Special information Documents - Role determined The role can possible view balances from the latest payroll, real time balances of                       vacation etc. and the work calendar.   Courses and education The role can administrate courses and education by accessing the menu items   course catalog, course provider and define education levels.   Reports This role can create all available standard reports in the following categories: Employee and employment - Except from identity card report Salary, pension and benefits - Only the reports benefits, total benefits and special information Absence Education All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.                       Selection This role can create and save selection list as base for search, reports and multi-function.   Multi-function Multi-function can be used to create or make change one more employees at the                       same time. The role has full access to multi-function on the following arears: Special information,                       education, absence, employment and benefits.   Settings The access to the menu items is limited to the content in special information, information categories, work plans, absence calendar and project numbers.   3.7 HR - Without Multi-function This HR role has exactly the same rights as described above, except from the fact that this role cannot use the multi-function.   3.8 Course administrator The role “Course administrator” has the rights to administrate courses on employee- and company level.   Company This role can view the organisation of the company including company, departments and department leaders.   Employee This role has access to employee information through the menu items: Personal information – read Relatives – read Education – create, read, edit and delete Special information – Create, read, edit and delete   Courses and education This role can administrate courses and education through the menu items Course                          catalog. Course provider and can define needed education levels.   Reports This role can create all standard reports regarding education: Education Education participant lists Education catalog Education matrix Education status list, person Education status list, total                    The reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Selection This role can create and save selection list as base for search, reports and multi-function.   Multi-function Multi-function can be used to create or make change one more employees at the                       same time. The role has access to multi-function for Special information and education.   Settings This role only has access to My settings in the menu item settings.   3.9 Salary The salary role has access to Visma HR with the purpose to administrate payroll data and transfer these information to the payroll system Visma Løn.   Company The role can view the organisation of the company including company, departments and department leaders.   Employee The role has access to the employees: Personal information -Read Relatives – Read Employment and employment development - Create, read, edit and delete Salary, pension and salary changes - Create, read, edit and delete Benefits – Read Absence – Read Education – Read Special information - Create, read, edit and delete Documents – Read The role can possible view: Salary registrations, balances from latest payroll, frame/step information, real time balances for vacation etc. and work calendar.   Selection This role can create and save selection list as base for search, reports and multi-function.                       Multi-function Multi-function can be used to create or make change one more employees at the                       same time. The role has access to multi-function for the arears employment record, Salaryl and                       pension. In Multi-function salary and pension role can make salary simulations connected to salary changes.   Settings The role has through the menu item settings limited access to influence the company’s Visma HR setup. But the “Salary” role can view absence calendar, edit in special information, information categories, project numbers, settings for Salary- and absence codes.   3.10 Employee This role is only used by companies who uses the leader- employee module.   Employee This role has access to their own data within below menu items: Personal information - Can edit address, e-mails, phone numbers and account information Relatives Employment and employment changes Absence - Cannot edit already processed absence Salary registrations - Cannot edit already processed payroll data Documents - Role determined The role can possible view: balances from latest payroll, frame/step information, real                       time balances for vacation etc. and work calendar.   Reports This role can create all absence and payroll data reports on their own data. All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Settings This role only has access to My settings in the menu item settings.   3.11 Leader This role is only used by companies who uses the Leader- employee module. Lear has access to their own data in the same way as employee. Further leader has access to several information on their own employees.   Employee The role has access to their employee’s data within the below menu items: Personal information - Can edit address, e-mails, phone numbers and account information Relatives Employment and employment changes – Read Employment remarks Absence - Cannot edit already processed absence Salary registrations - Cannot edit already processed payroll data Documents – Read The role can possible view: balances from latest payroll, frame/step information, real                       time balances for vacation etc. and work calendar.   Approve absence and salary registrations The role can approve or decline their employee’s absence- and salary registrations.   Reports The role can on its own employee’s data create all absence reports and the salary                       registration report. All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Settings The role has through the menu item settings only access to my settings.   4. Flexible roles In Visma HR it is possible to create customer adapted roles. Mainly small adjustments of existing standard roles can be made. Ex. That leader can approve their own absence- and salary registrations. It can also be the setup of entirely new role ex. For an IT administrator role with access to handed out IT equipment.   Changes/setup of roles has to be done by a Visma consultant and the service is invoiceable.

1. Introduction It is possible to give your employees access to Visma HR through the “Leader- employee module”, so they can record their own absence and variable salary registrations. Ex. Mileage, over time, absence and subsistence allowances.   Among other things, it is also possible to give the employees access to, their own personal data, employment record and vacation and absence balances. The module is process supported which means that the leaders automatically will be able to view salary- and absence recordings that are ready for approval. As soon as the leader approves the recordings they will be transferred to the payroll system (Visma Løn)   There will be access to the pages in Visma HR for the employee, leader and HR/Administrator in the organisation. This guide is mainly aimed at the administrator of the company and contains a description of the individual menu items and the access for these.   2. Icons When you record wage types and absence the following icons will be used for editing, deleting, updating and regret recording.     3. Visma’s security solution – Login module All users who need access to Visma HR need to be setup as users in Visma’s login-module, which is a security solution which are used for all Visma’s products.   As soon as the user has been setup in the login-module he/she will receive an e-mail with the text   “Du er den dd-mm-yyyy oprettet som burger af Vismas produkter med følgende oplysninger: CVR-nummer: xxxxxxxxxx Brugernavn: xxxxxxxxx Mobilnummer: xxxxxxxx E-mail: xxxxx@xxxx.com. Har du ændringer til dine oplysninger bør du kontakte din brugeradministrator. Før du kan logge ind på et Bluegarden produkt skal du oprette en adgangskode. Klik på nedenstående link. Vær opmærksom på, at nedenstående link er aktivt i 30 dage fra du modtager mailen. Hvis du ikke når at klikke inden for de 30 dage, skal du logge ind via mitbluegarden.dk og finde dit produkt under "System genveje". Når du har valgt dit produkt, klikker du på "Hvad gør jeg hvis jeg har glemt min adgangskode" og følger vejledningen på skærmen. Link til Login Modul Bemærk at denne mail ikke kan besvares. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte teknisk support” (You have been setup as a user of Visma’s products with the following informations: CVR-number: xxxxxxxxxx User name: xxxxxxxxx Phone number: xxxxxxxx E-mail: xxxxx@xxxx.com). If you have any changes to your information please contact your user administrator. Before you can login to a Visma product you need to create a password. Click on the link below. Please note that the link below will be active for 30 days from you receive this e-mail. If you do not click on the link within the 30 days you need to login through Visma community, click on the Danish flag, select “Visma Løn & HR-administration” and then select your Visma Product in the Link menu on the right. When you have selected your product select “Glemt adgangskode?”. Link to Login-module. Please note that this e-mail. If you have any questions you are welcome to contact our technical support.)   To be setup and get a one-time-password, users must as a minimum provide his/hers e-mail address. Users who are not setup with phone number only has 72 hours to create a new password.   4. Log on Visma HR Using the above-mentioned information plus password the user can now log on to the pages he/she has been given access to in Visma HR. Go to http://community.visma.com/t5/Visma-HR/ct-p/DK_EN_Visma-HR and find the Links menu to the right. Click on “Log på Visma HR”     Fill in your company CVR-number, Username and the one-time-password which have been sent by sms or e-mail.   5. Employee access to Visma HR Employees will as a standard have access the following menu items: Employee            - Employee            - Relatives            - Employment            - Employment development            - Absence            - Salary registrations Reports Settings  In addition to this you can give an employee access to the following menu items:   Salary and pension Salary development Benefits Education Special information Documents Work calendar Vacation-/Absence balance 5.1 Employee All employees have access to view but not edit their own employee information.   However, the system can be setup so you can give the employee access to edit certain cells if you want it to. The following options can be edited: All cells, address, Phone number, e-mail and reg./AccountNo.   5.2 Absence and Salary registrations In connection to absence and salary registrations some “status codes” have been setup. These shows where in the process the individual recording is now. Pending – registrations is pending for Leader approval Approved – registrations are approved by the Leader Redjected – registrations have been rejected by the Leader Processed – registrations have been processed in the payroll system “Visma Løn”. The registrations can only be changed or edited by the administrator. Approved absence can be sent as a meeting booking for the employees electronically calendar if this is setup on company level.   5.2.1 Absence In the menu item Absence, the employees can record their own absence which will automatically get the status Pending.     The employee can edit or delete the recorded absence as long as the absence has not been processed and transferred to the payroll system Visma Løn.     If the leader approves the absence it will be transferred to payroll. The recording will now get the status Processed. Neither the employee nor the Leader can edit or delete approved absence.   If a leader declines the absence it will be shown to the employee with the status Rejected together with a reject comment. The employee can now edit or delete the rejected absence. The employees should click on Edit (Ret) and on update when the absence have been edited. The absence will now get the status “Pending” and will be re-sent to the Leader for approval. The employee should click on Delete. The absence will not be submitted for approval or payroll. The employee can choose to create a new absence recording. In the top right corner of the absence image a filter for showing absence can be selected. The filter is used to choose a specific absence type or period. As a standard, the image will show all absence for the current vacation year.   If the absence need to be recorded on a project, it can only be done if it has been setup on company level.   5.2.2 Salary registrations In the menu item Salary registrations, the employee can create his/her own variable salary registrations. These will automatically get the status Pending. The employee can edit and delete their own recordings as long as they have not been processed and transferred to the payroll system Visma Løn.     When the Lader approves the salary registrations it will be transferred to the payroll system. Neither the Leader nor the employee can edit or delete absence that has been processed and transferred to the payroll system.   If a Leader declines the salary registrations it will be shown to the employee with the status Rejected together with a reject comment. The employee can now edit or delete the rejected salary registrations. The employees should click on Edit (Ret) and on update when the absence have been edited. The absence will now get the status Pending and will be re-sent to the Leader for approval. The employee should click on Delete. The absence will not be submitted for approval or payroll. The employee can choose to create a new absence recording.     Regardless of the salary registration type it is possible for the employee to upload a document or write a comment connected to the registration. As an example, this could be a week’s recording of hours saved as an Excel-file.   The total amount of hours is recorded as one joint salary registrations and the file will be uploaded as support. When recording mileage, it is mandatory to fill out the cell “remark”. There is no validation on how the “remark” cell is filled out. It is also possible to attach a document that shows more details for the mileage recording. This means that it is only necessary to record one total recording for mileage. In the top right corner of the absence image a filter for showing absence can be selected. The filter is used to choose a specific wage type or period. If the wage types need to be recorded on a project, it can only be done if it has been setup on company level.   5.3 Work calendar The work calendar gives you an overview of: Own absence Additional vacation days Public holidays Work schedule - either the companys work schedule or the employees individual work schedule 5.4 Balances last payroll In the menu item “Balances last payroll” it is possible to have the different vacation- and absence balances shown from the payroll system. Only the balances made available by the HR department will be shown.   5.5 Reports The employees have access to the absence reports and a salary registrations report.     5.6 Settings (Indstillinger) In “My settings” you can choose another language. Danish is the standard language but the employee can choose English as language.   All other cells in “My settings” should as a rule not be used or changed.   6. Leader   The Leaders only has access to information about the employees in their own department. This is determined in the setup of users and accesses.   6.1 Employee The Leader will through the menu item “Employee” have access to the following menu items:  Employee          - Employee          - Relatives          - Employment          - Employment development          - Absence          - Salary registrations          - Approve absence and salary registrations Reports Settings   In addition to this you can give a Leader access to the following menu items: Salary and pension Salary development Benefits Education Special information Work calendar Vacation-/Absence balance    6.1.1 Employee overview In the menu item “All employees” the Leaders can only view the employees in their own department. When the Leader clicks on the individual employee the personal data for this employee will appear.     6.1.2 Personal data The Leader can only view, not edit, the employee’s personal data. This is a standard setup for the Leader role in Visma HR. It is possible to give access so the Leader can maintain address, e-mail, and if he Leader is given permission, edit, delete and update the employee’s personal information. See screen image in section 6.1.   6.1.3 Employment The Leader can view, not edit, the employee’s employment record.     6.1.4 Absence The Leader can view, approve or reject the employee’s absence. As a rule, it is the menu item “Approve absence and salary registrations” which is used to approved absence.   Approve the absence on a single employee Absence that needs approval has the status “Pending”.     The Leader can choose to: Approve the absence by clicking the “Edit” button on the individual absence recording and change the status to “Approved” Reject the absence by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the absence is rejected.   In the top part of the screen image totals for recorded absence are shown and you can search on a specific period and type of absence.   6.1.5 Salary registrations The Leader can view, approve or reject the salary registrations for the employees. The menu item “Approve absence and salary registrations” is as a rule used to approve Salary registrations.   Approve Salary registrations on a single employee   Salary registrations that needs approval has the status “Pending”.    The Leader can choose to: Approve the salary registrations by clicking the “Edit” button on the individual salary registration recording and change the status to “Approved” Reject the salary registrations by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the salary registrations are rejected. In the top part of the screen image the Leader can search on a specific period and wage type. On the bottom of the screen image totals are shown for each recorded wage type.   6.1.6 Approve absence ans salary registrations This screen image consists of the tab “Absence” and “salary registrations”. This is where the Leader can view all registrations with the status “Pending” which are ready for approval. The registrations can be approved individually or all together by using the tick mark.   Below you can see the approval menu for absence – equivalent can be found for salary registrations.     The Leader can choose to: Approve the absence by tick marking the individual absence recording or all the recordings and clicking the “Approve marked” button. Reject the absence by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the salary registrations are rejected. In the top part of the screen image the Leader can search on a specific employee, period, absence type and department. On the bottom of the screen image totals per wage type. By clicking the column headers, you can sort the contents of the columns.   6.1.7 Leaders own absence and salary registrations A Leader can as a standard not approve his/her own absence and salary registrations.   6.2 Reports The Leader had access to different standard reports for the employee’s employment, salary and pension including absence.   Please see the “Guide for reports in Visma HR” for a detailed description of the menu item reports.   6.3 Settings In “My settings” you can choose another language. Danish is the standard language but the Leader can choose English as language.   This is also where the Leader can choose whether he or she wants to receive an e-mail when there are salary or absence recordings ready for approval. All other cells in “My settings” should as a rule not be used or changed.   7. Administrator The company always need to have one or more people who has administrator rights in Visma HR. Typically, it will be the employees in HR or in the finance department. The administrator has access to the menu items: Company Employee Courses and education Reports Multifunction Settings Import/Export If you as a company which already uses Visma HR and you also buy the module that allows the employees to register in the system themselves you will also get access to the menu item “Approve absence and salary registrations”.   7.1 Employee All the items in the menu item “Employee” is described in section 6 – Leader. Compared to the leaders the administrator will have access to view all employees and also have a few more powers. These are described below.   7.2 Edit approved absence and salary registrations It is only the administrator and the employees themselves who can edit or delete absence or salary registrations (with the status “Pending” or “approved”).   7.2.1 Edit processed absence An absence recording that has been processed and transferred to the payroll system (Visma Løn - MultiLøn Erhverv) can still be edited by an administrator. The following cells in the absence recordings can be edited: Absence type, start or end date Amount/number of absence Absence rate If the administrator edits the absence after a payroll the payroll consultant needs to remember to make an adjustment in the payroll system Visma Løn, after which the employee can make the correct recording.   7.3 Reports The administrator has access to all standard reports for employment, salary and pension including absence and education for all employees and departments.   7.4 Settings In the menu item “Settings” the administrator has access to the following: My settings - See section 6.3 Organisation Lookup fields Lookup codes Special info. Categories Special Fields Absence calendar Document categories Project number User/Roles Salary types/ absence codes Codes to occupation Work plan Absence by e-mail Code setup Cost center Payment location Real time balances – Finance customers Some companies might not have access to all menu items in the menu item “settings”. Below some of these items are described.   7.4.1 Lookup fields and lookup codes This is where lookup fields and lookup codes can be created and maintained.   7.4.2 Users/Roles This is where other users can be setup and given access to the system. Detailed description of “User/roles” can be found in “Guide for standard roles in Visma HR”.   7.4.3 Salary types/Absence codes In the menu item “Salary types/Absence codes” the administrator can add new salary types. It is only salary types and absence codes that already exist in the payroll system Visma Løn. which will be transferred to the payroll system Visma Løn.   7.4.4 Code to occupation Salary types and absence codes can be added to all or some job categories. This means that ex. salaried employees with the job category 1001 or 1002 can have access to different salary types and absence codes.   7.4.5 Code setup In this menu item, the administrator can choose the absence and salary registrations which needs approval and choose it these should be hidden for the employees and Leaders.   7.4.6 Cost center In this menu item, the administrator can setup new cost centers. New cost centers will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   7.4.7 Payment location In this menu item, the administrator can setup new payment locations. New payment locations will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   Please see the separate “Guide for settings in Visma HR” where you will find a detailed description on how to setup all settings in Visma HR.        

Hjælpevideoer til Visma HR   Opret medarbejder: https://youtu.be/ZWWZrvKSOmA Sådan logger du på første gang: https://youtu.be/gKYZ9ljPTp4 (åbner i nyt vindue) Sådan godkender du løn- og fravær i leder-/medarbejdermodulet: https://youtu.be/zW4NnWSfQ2A (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du påmindelser: https://www.youtube.com/watch?v=2bfWdrbkmqE (åbner i nyt vindue) Sådan retter du medarbejders stamoplysninger: https://www.youtube.com/watch?v=WtelyB2QQsA (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du rapporter: https://www.youtube.com/watch?v=zNEVdiGykIQ(åbner i nyt vindue) Saldi vist i realtid: https://www.youtube.com/watch?v=43gn4qFwfk8&feature=youtu.be(åbner i nyt vindue)  Har du behov for andre hjælpevideoer, så kommentér denne artikel.

1. Indledning Adgang til Visma HR er blevet væsentlig udvidet, således at det nu er muligt at give adgang til systemet på en mere fleksibel måde. Dette betyder, at Visma HR kan ’åbnes’ for medarbejdere, der skal have mere eller mindre begrænset adgang til systemet.   Vi imødekommer dermed behovet for at kunne give adgang til andre arbejdsfunktioner, end dem vi allerede har I systemet i dag. Nu kan der opsættes roller, der får adgang til Visma HR på lige netop det niveau, som disse arbejdsfunktioner kræver. Det kan f.eks. være adgang for medarbejdere i en IT afdeling.   Ligeledes kan der gives udvidet adgang til allerede eksisterende brugerroller, f.eks. fraværsregistrator. Denne vejledning beskriver i detaljer, hvorledes opsætning af brugerroller foregår. Endvidere har vi udvidet muligheden for at kunne registrere organisationens afdelingsledere, herunder om lederen har adgang til Visma HR eller ej. Beskrivelse findes i afsnit 6 længere nede.   1.1. Fleksible roller Fremover skelner vi mellem standardroller (brugerrettigheder), som hele tiden har eksisteret, og fleksible roller, som er den nye fleksible måde at få adgang til systemet på. Opsætning af en ny fleksibel rolle kan kun foretages af Visma. Ved opsætning skal adgang til følgende punkter afklares: Menupunkter (moduler) Firma og afdelinger Sikkerhedsfunktioner (adgangsrettigheder)   1.1.1. Adgang til menupunkter Adgang til menupunkterne – modulerne, som vi også kalder dem – kan der efter behov åbnes og lukkes for. I nogle tilfælde er menupunkterne afhængige af hinanden, således at der skal gives adgang til mere end et menupunkt for at opnå den ønskede brugeradgang.   1.1.2. Adgang til firmaer og afdelinger Der kan gives adgang til et eller flere firmaer inkl. underfirmaer, afdelinger og underafdelinger, eller der kan gives adgang til én enkelt afdeling.   1.1.3. Adgang via sikkerhedsfunktioner Vi har indført noget, der hedder sikkerhedsfunktioner (se eksempel i 3.2). Disse bruges kun af Bluegarden til opsætning eller ændring af fleksible roller. Det er via sikkerhedsfunktionen at adgangsrettigheder til menupunkterne tildeles, dvs. de handlinger (Opret, Læs, Ret eller Slet) brugeren må benytte i et bestemt menupunkt.   Med udvikling af sikkerhedsfunktioner kan vi nu give differentieret adgang til Visma HR, der kan kombineres den adgang, der gives via modulerne.   1.2. Bruger / adgang Menupunktet ’Indstillinger’ er udvidet til brug for administration af brugere og brugerrettigheder, herunder adgang til specielle oplysninger. Under ’Bruger/adgang’ er der følgende fire undermenuer: Brugere - Her oprettes nye brugere Specielle opl. adgang - Her defineres, hvem der skal have adgang til hvilke specielle oplysninger Roller - Her vises et overblik over de roller – inkl. fleksible roller – som I har adgang til Bruger/adgang - Her tildeles eller ændres brugerrettigheder til systemet   2. Sådan oprettes en ny bruger I dette afsnit beskrives hvorledes nye brugere får adgang til Visma HR.   2.1. Bruger i Login-modul Inden en ny bruger kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Visma Login-modul. Gå på https://logon.bluegarden.dk/?applicationname=Administration. Virksomheder, der anvender vores løsninger, har allerede fået oprettet en Administrator i Login-modulet. Det er denne administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i systemet. Det er det bruger-id, der bliver tildelt i dette system, som skal bruges ved oprettelse af nye brugere i Visma HR. Brugeren modtager en mail med oplysning om adgangskode.   Skærmbillede til oprettelse af ny bruger i Login-modul: 2.2. Bruger i Visma HR Sådan oprettes ny bruger i Visma HR: Vælg menupunktet 'Indstillinger' Vælg undermenuen ’Bruger/adgang' og herefter ’Brugere’ Klik på Ny og opret bruger med Brugernavn og Bruger id fra Login-modulet Vælg evt. også personalenummer og navn på brugeren i Medarbejder dropdown listen. Klik på Gem Efterfølgende er det muligt at rette Brugernavn, Bruger id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver dog, at den pågældende brugers adgangsrettigheder er slettet. Hvis en bruger har oprettet og gemt et Udvalg, rapporter eller lønsimuleringer, kan brugeren heller ikke slettes.   Bruger id skal være identisk med Bruger id i Login-modulet. Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.   3. Bruger / adgang (Brugerrettigheder) Brugerrettigheder tildeles i menupunktet, der nu hedder ’Bruger / adgang’. I dette skærmbillede vises medarbejdere med adgang til Visma HR, herunder hvilke rettigheder (roller) de er tildelt, og de firmaer og/eller afdelinger de har adgang til. Der kan foretages søgning på Bruger, Rolle, Personalenr. eller Medarbejder navn.   Ved klik på en medarbejder i kolonnen ’Brugernavn’ vises i nederste del af skærmbilledet de firmaer/afdelingen, den pågældende medarbejder har adgang til.   3.1. Tildel brugerrettighed til en bruger Klik på Ny I dropdown menuen ’Bruger’ vælges den netop oprettede bruger I dropdown menuen ’Rolle’ vælges der mellem standardrollerne eller eventuelle fleksible roller, der er oprettet af Bluegarden  Yderst til højre markeres de firmaer og afdelinger, brugeren skal have adgang til Klik på Gem Flere brugere kan tilknyttes den samme rolle.   3.2. Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres organisation har til rådighed. Pt. indeholder Visma HR følgende elleve standardroller: Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursusadministrator Løn I skærmbilledet nedenfor ses de elleve standardroller samt én fleksibel rolle, Specielle oplysninger. Medarbejdere med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Administrator, firma’ kan klikke på Ret Slet under ’Aktion’, hvorved opsætningen (rolle detaljer) af den enkelte rolle vises - se skærmbilledet på næste side. Du har ikke mulighed for at ændre i denne opsætning, bortset fra navnet på rollen.   Eksempel på opsætning af en rolle: HUSK: Nye fleksible roller kan kun oprettes af Visma   4. Adgang til Specielle oplysninger Menupunktet ’Specielle opl. Adgang’ er udviklet med det formål, at kunne give visse medarbejdere adgang til én eller flere specielle oplysninger. F.eks. vil medarbejderne i en Itafdeling kunne få adgang til den specielle oplysningskategori (fane), der viser registreret it udstyr.   4.1. Opret ny ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Specielle oplysningskategorier’ Klik på Ny Skriv kategori navn Klik på Opdater Når det oprettes en ny ’Speciel oplysningskategori’ får rollen ’Administrator, organisation’ automatisk adgang til oplysningskategorien.   4.2. Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Bruger / adgang’ Vælg Specielle opl. adgang’ (se skærmbilledet nedenfor) Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, f.eks. IT Udstyr Tilføj rollen, der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på Gem   Nu er det kun medarbejdere, der har adgang til Visma HR med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Specielle oplysninger, der har adgang til at se og registrere udleveret IT udstyr.   I dette eksempel er rollen ’Specielle oplysninger’ oprettet som en fleksibel rolle. Bemærk, alle brugere, der har adgang til Specielle oplysninger, har også adgang til Oplysningskategorien ’Diverse’. Derfor bør der ikke registreres fortrolige oplysninger i ’Diverse’. 5. Afdelingsleder med eller uden adgang til Visma HR I menuen ’Afdelingsleder’ under ’Firma’ har vi tilføjet en ny kolonne, med det formål at kunne skelne mellem ’Leder med adgang til Visma HR og ’Leder uden adgang til Visma HR.   Den nye kolonne hedder ’Afd. Leder med brugeradgang’. Kolonnen bliver automatisk opdateret, hver gang en bruger får tildelt adgang til en eller flere afdelinger, samt bliver oprettet med en af følgende roller: Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger   5.1. Opret afdelingsleder uden brugeradgang Vælg menupunktet ’Firma’ Vælg ’Afdelingsledere’ Klik på knappen ’Ret’ ud for den ønskede afdeling Klik på dropdown-menuen og vælg en medarbejder fra listen Klik på ’Opdater’ Bemærk at kun personer, der er oprettet i Visma HR, kan oprettes som afdelingsleder uden brugeradgang.   5.2. Opret afdelingsleder med brugeradgang Afdelingsleder med brugeradgang oprettes som beskrevet i afsnit 3 og 3.1. Flere ledere kan have brugeradgang til den samme afdeling. Når en leder er oprettet med brugeradgang, betyder det, at den pågældende leder har adgang til Visma HR, hvor lederen kan se medarbejdere i relevante afdelinger.   Afdelingslederne blevet automatisk opdateret i følgende to skærmbilleder: Organisationsoversigten  Klik på en afdeling, hvorefter billedet nedenfor vises i højre side   Firma og afdelinger  Klik på Vælg ud for en afdeling, hvorefter afdelingen vises    

1. Indledning Menupunktet ’Fravær via Excel’ bruges til masseindlæsning af fraværsregistreringer og kan eksempelvis bruges til at indlæse fravær fra et tidsregistreringssystem eller fra andre registreringssystemer.   Med ’Fravær via Excel’ kan du indlæse både standard-fraværskoder og de fraværskoder, du selv har oprettet. Hvis de indlæste fraværsregistreringer ikke kræver godkendelse, vil de få status som godkendte og kan umiddelbart integreres til lønbehandling. Fraværsregistrering, som kræver godkendelse, vil få status som ’Afventer’.   2. Beskrivelse af fil-format Når du indlæser fravær i Vma HR, skal det være i Excel-format. Nedenfor kan du se de felter, du kan indlæse i Visma HR. Hvert feltnavn svarer til en kolonneoverskrift. Det er vigtigt, at overskrifterne på kolonnerne skrives på engelsk og nøjagtigt som vist nedenfor, så filen kan indlæses uden valideringsfejl.   Danske feltnavn Engelske feltnavne Felt/kolonne i Excel-fil Personalenr. EmployeeNumber Obligatorisk Fraværskode AbsenceTypeCode Obligatorisk Fraværsenheder AbsenceNumber Obligatorisk Kalender AbsenceCalendarName Er ikke obligatorisk Startdato StartDate Obligatorisk Slutdato EndDate Obligatorisk Beløb Amount Er ikke obligatorisk Bemærkninger Remark Er ikke obligatorisk   3. Eksempel på fraværsfil Kolonnernes placering/rækkefølge har ingen betydning for indlæsningen i Visma HR, så længe kolonnerne har de rigtige engelske overskrifter.   3.1. Formatering af kolonnerne ’Startdato’ og ’Slutdato’ Understøttede datoformater er følgende: dd-mm-åååå dd-mm-åå ddmmåå ddmmåååå. Dog skal du være opmærksom på, at datokolonner skal formateres som tekst ved talformaterne ddmmåå og ddmmåååå for at undgå sletning af foranstillede nuller. På fraværsregistreringer, hvor fraværstypen er i timer, kan du skrive klokkeslæt sammen med datoformatet.   3.2. Formatering af kolonnerne ’Personalenummer’ og ’Fraværsenhed’ Personalenummer og fraværsenhed er alfanumeriske felter i Visma HR. Derfor skal disse kolonner også formateres som tekst i Excel-filen, hvis du vil sikre dig, at for eksempel foranstillede nuller ikke fjernes. Du formatere kolonnerne på følgende måde: Marker kolonnen Vælg ’Formater celler’ (kan vælges ved højreklik på musen) Vælg ’Tekst’ Klik ’OK’ for at gemme formatering   Talformatet i antal- og beløbskolonnerne skal være #,##. Det vil sige, at decimalseparatoren som udgangspunkt skal være ’komma’. Modulet kan dog håndtere punktum som decimalseparator på visse betingelser. Hvis programmet afvikles med internationale indstillinger, er talformatet #.##. Talformatet må ikke indeholde tusindtalsseparatorer.   4. Indlæsning af Excel-fil Log på Orkidé og vælg ’Fravær via Excel’. Se afsnit 4.1, hvis virksomheden består af flere firmaer. Klik på upload-ikonet Klik på "åbn fil med fraværsregistreringer" Hvis filen er uden fejl, vil data blive indlæst, og du får en kvittering for indlæsningen, som ser ud som følgende: I dette billede kan du rette eller slette fravær. Indlæst fravær kan også ses under den enkelte medarbejder eller i menupunktet ’Fælles rapportering fravær’.   Hvis der er fejl i filen som for eksempel overlap på startdato, fravær over årsskifte eller ugyldig fraværskode, vil der komme en validering som vist nedenfor:   Du kan sætte markering/flueben ved ’Importer kun markerede linjer’. Klik på ’Importer fraværsregistreringer’ og indlæs fraværslinjer uden fejl. Du kan også manuelt fjerne nogle af fluebenene ud for fraværslinjerne, hvorefter disse linjer ikke vil blive indlæst i Visma HR.   Fraværslinjer med fejl kan rettes i Excel filen, hvorefter filen indlæses igen. Kun fravær, der ikke allerede er indlæst, vil blive indlæst igen.   4.1. Flere firmaer i virksomheden Hvis der er flere firmaer i virksomheden, vil du se en dropdown menu, hvor du kan vælge det aktuelle firma. Fravær vil kun blive indlæst på medarbejdere, der er ansat i det valgte firma. Du kan ikke indlæse fravær på medarbejdere i forskellige firmaer på én gang. Årsagen er, at der kan være sammenfaldne medarbejdernumre i flere firmaer, og du derfor skal lave én Excel-fil pr. firma.   Ellers vil alt fravær, der er registreret på medarbejdere med sammenfaldne medarbejdernumre, blive indlæst i det først valgte firma.

1. Introduktion Du bruger ’Påmindelser’ til at sikre, at I husker fødselsdage, jubilæer og andre udvalgte hændelser. Adgangen til ’Påmindelser’ er rollestyret.   Du kan oprette påmindelser for: Fødselsdage Runde fødselsdage Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Påmindelsesværktøjet er på dansk, men du kan selv oprette indhold på engelsk til dine medarbejdere. Når du vælger venstremenupunktet ’Påmindelser’, kan du se de påmindelser, du har oprettet. For at se kommende påmindelser, som bliver sendt i løbet af de næste 3 måneder, skal du klikke på linjen med den ønskede påmindelse.     Hvis du vil oprette en ny påmindelse, klikker du på ’Ny’. Først vælger du et ’Emne’, hvorefter du får de muligheder, der passer til emnet. 2. Opret en påmindelse Når du har valgt hvilken type påmindelse du vil oprette, så tilrettes formularen, så kun relevante felter vises. På påmindelsen til fraværsregistrering, kan du fravælge at den omhandler alle medarbejdere, og sætte prik i ’Alle undtagen’ og derefter fravælge bestemte stillingskategorier.   På påmindelsen ’Runde fødselsdage’ vil der komme punktet ’Alder’, hvor du skal markere hvilke runde fødselsdage I vil have påmindelser til. På påmindelsen ’Jubilæum’ vil der komme punktet ’Jubilæum’, hvor du skal markere hvilke jubilæer, der skal sendes påmindelser om.   Generelt, når du opretter en påmindelse, så skal du igennem disse punkter: Klik på ’Ny’ i oversigtsbilledet. Vælg emne i dropdown-menuen. Udfyld feltet ’Påmindelse’ med et sigende navn. Udfyld evt. feltet ’Beskrivelse’. Fortsæt med at oprette påmindelsen som beskrevet i de forskellige påmindelsestyper nedenfor. Tilpas teksten, der sendes som e-mail, efter behov. Vælg hvornår påmindelsen skal sendes   3. Fødselsdage og Runde fødselsdage Sådan ser formularen ud for Runde fødselsdage. For Fødselsdage er den magen til bortset fra, at der ikke vises punktet ’Alder’ og under ’Modtagere’ vil der være en ekstra valgmulighed i form af ’Fødselarens afdeling’.   3.1. Alder Dette punkt findes under ’Runde fødselsdage’, og du sætter markering i de runde fødselsdage, som I ønsker der skal sendes påmindelser ud ved.   3.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Fødselarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Fødselarens afdeling’, vil fødselaren også selv modtage påmindelsen.   ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   3.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’. 4. Jubilæer Sådan ser formularen ud:     4.1. Jubilæum Sæt markering i de jubilæer, hvor der skal sendes en påmindelse. Du kan markere alle de jubilæer, der er relevante for jer.   4.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Jubilarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Jubilarens afdeling’, vil jubilaren også selv modtage påmindelsen. ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   4.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5. Fraværsregistrering Sådan ser formularen ud og bruges til at sende ud for at huske medarbejdere eller ledere på at fraværsregistrere. I skærmbilledet ’Organisation’ under ’Indstillinger’ kan du ændre indstillingerne for påmindelsen, hvis du vil undgå at sende påmindelser til de medarbejdere, der har registreret fravær eller ikke har noget fravær at tilføje.   5.1. Om hvem? Dette er den eneste påmindelse, hvor du skal tage stilling til, om påmindelsen skal omhandle alle medarbejdere, eller om der er nogle, du vil undlade, at den skal vedrøre. Hvis der er medarbejdere, denne påmindelse ikke omhandler, kan du fravælge stillingskategorier, når du sætter prik i ’Alle undtagen’.   Så vil du kunne klikke på det blå minus-felt til højre, hvorefter stillingskategorien vil fremgå til højre under ’Udvalgte medarbejdere’. Se eksempel her: 5.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager, men kan godt sende til flere. Sæt markering i ’Medarbejderen’, hvis det er medarbejderen der skal have påmindelsen eller i ’Nærmeste leder’, hvis det er lederne, der skal minde medarbejderne om at fraværsregistrere. Hvis der er andre end nærmeste leder, der har behov for påmindelsen, kan man vælge ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’.   5.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5.4. Opsætning af fraværsregistrering på ’Organisation’ Du kan selv vælge, om jeres medarbejdere skal bekræfte, at deres fravær er klar til godkendelse. Vælg ’Indstillinger’ og ’Organisation’ i venstremenuen og brug derefter feltet ’Fraværsregistrering’ i højre side af billedet, hvor der er tre valgmuligheder.   Send påmindelser til alle Hvis du vælger indstillingen ’Send påmindelser til alle’, bliver der sendt en e-mail til alle medarbejdere, uanset om de har registreret fravær, sat fravær klar til godkendelse eller slet ikke har været på siden.   Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse’, får medarbejderen en ny knap ’Klar til godkendelse’ på skærmbilledet ’Fravær’. Her kan medarbejderen godkende, at han eller hun ikke har mere fravær at registrere frem til dags dato – og undgå at blive mindet om at registrere fravær de næste 24 timer.   Alle medarbejdere, der ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, vil få mail med påmindelsen. Knappen er synlig for alle roller med adgang til medarbejdere, men det er kun medarbejder selv, der kan klikke på knappen.   Selvom medarbejder ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, kan godkender godt godkende registreret fravær.   Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’ Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’’, vil klargøring af fravær til godkendelse blive aktiveret, når medarbejder går ind på skærmbilledet med eget fravær.   Denne automatiske kontrol registrerer, at medarbejder har været inde på skærmbilledet med eget fravær, og systemet antager dermed, at medarbejder har registreret alt sit fravær. Der vises altså ingen knap med ’Klar til godkendelse’.   Dermed vil medarbejderen undgå at blive mindet om at registrere fravær 24 timer efter, han har været inde på siden fravær. Alle medarbejdere, der ikke har været inde på siden med eget fravær, vil modtage en e-mail med påmindelsen. 6. Godkend registreringer Bruges til at sende påmindelser til godkendere af fraværs- eller lønregistreringer.   6.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Hvis nærmeste leder også er godkender, så markeres blot denne.   6.2. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   7. Fravær refusion Bruges til påmindelser om at søge refusion for sygdom. Påmindelsen sendes på dag 31 af det uafsluttede fravær (sygdom). For at modtage påmindelsen, er det vigtigt, at du IKKE sætter slutdato på fraværet. Det skal først gøres, når medarbejderen er tilbage på arbejde.   7.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Det er vigtigt, at du markere den eller de personer, som er ansvarlige for at søge sygedagpengerefusion.   7.2. Hvornår? Påmindelsen ’Fravær refusion’ sendes automatisk dag 31 ved fravær uden slutdato. Derfor er det kun klokkeslættet, du selv kan opsætte.   7.3. Fravær uden slutdato Denne påmindelse sendes kun for uafsluttet sygdom, så for at kunne anvende den, skal I tillade at fravær registreres uden slutdato. Det gøres under ’Indstillinger’ og ’Organisation’:   Vær opmærksom på at fravær uden slutdato ikke får vist varighed. For at se en liste over registreret fravær uden slutdato, brug ’Rapporter’, ’Fraværsliste’.   Sygdom med en varighed op til 31 dage eller sygdom uden slutdato vil indtil dag 31 blive vist under kommende påmindelser, hvis du klikke på linjen med påmindelsen om at søge refusion. Herefter kan den ikke længere ses i Visma HR. Selve påmindelsen vil blive sendt på dag 31. Fraværet skal være over en sammenhængende periode.     7.3.1. Mulige fraværskoder Det er muligt at registrere fravær uden slutdato på fravær, der skyldes sygdom. Bemærk at projektnummer kan anvendes på fravær uden slutdato, hvis selve projektnummeret er uden slutdato. Fravær uden slutdato kan benyttes på følgende koder:     Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 13 Barn syg 11 Sygdom 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 12 Barns sygedag §81 stk. 1 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats 32 Barns hospitalsindl. §81 stk. 2 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats 33 Pasning sygt barn §81 stk. 6 19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     25 Barn syg     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet       Fraværskoder, der vil aktivere påmindelse om refusion   Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 11 Sygdom 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats     18 Sygdom med dagpenge, eg. sats     19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet        

1.         Indledning Denne vejledning beskriver, hvorledes du i menupunktet ’Indstillinger’ har en række muligheder for at tilpasse dit HR-system, så det passer til arbejdsgangene i din virksomhed.   Orkidé består af moduler, og der kan derfor være beskrivelser af løsninger, som din virksomhed ikke har adgang til. Eksempler herpå er virksomheder, der har adgang til Leder-medarbejdermodulet, eller virksomheder med finansoverenskomst. 1.1.       Ikoner I Orkidé bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   2.         Indstillinger Menupunktet ’Indstillinger’ består af en lang række underpunkter. Her ser du en komplet liste med underpunkter, der giver dig mulighed for at tilpasse jeres Visma HR-opsætning. Adgangen til de enkelte punkter styres på rolleniveau. Rollen ’Administrator, organisation’ har som hovedregel adgang til alle punkter.   2.1.       Mine indstillinger Dette er det eneste menupunkt under ’Indstillinger’, som alle brugere (roller) med adgang til Visma HR kan se.     Diverse indstilling Der kan vælges mellem dansk og engelsk sprog. I Startside kan du vælge det menupunkt, som Orkidé skal åbne op i, når du logger på systemet. Juster sider til denne højde: 768 pixels anvendes.   Medarbejdersøgning Er der flere firmaer i virksomheden, kan du vælge kun at søge medarbejdere i ét firma. I ’Valgt søgefelt’ kan du opsætte, det søgekriterie, du typisk anvender, når du skal søge en medarbejder frem.   Organisationer Dette felt vises kun, hvis du har adgang til flere organisationer (virksomheder) i Visma HR. 2.2.       Organisation I Visma HR er ’Virksomhed’ mange steder benævnt som ’Organisation’. I menupunktet ’Organisation’ kan du vedligeholde stamdata på jeres virksomhed. Du har adgang til at vedligeholde samtlige felter i skærmbilledet bortset fra felterne ’Kundeforholdsnummer’ og ’Projektnummer overføres til Visma Løn felt’. Se punkt 2.9 vedrørende opsætning af projektnummer.   Du kan se en beskrivelse af feltet ’Fraværsregistrering’ i vejledningen ’Påmindelser’.           2.3.       Opslagstabeller De fleste skærmbilleder i Visma HR har felter, der er forsynet med dropdown-menuer, som for eksempel her ved ’Ansattype’ og ’Intern titel’.   En dropdown-menu svarer til en ’opslagstabel’. Visma HR har en række opslagstabeller, der ikke kan slettes, da de er systemtabeller, og nogle er nødvendige for forbindelsen til Visma Løn.   Du kan selv oprette nye opslagstabeller med tilhørende opslagskoder. Opslagstabellerne 0 til 500 er reserveret til systemtabeller, så dem, du opretter, skal have et nummer, der er højere end 500.   2.3.1.        Opret en ny opslagstabel Klik på ’Ny’ Skriv et nummer, der er over 500 Felterne ’Ekstra felt’, ’Ekstra nummer’ og ’Antal decimaler’ skal ikke bruges Under ’Tekst’ skriver du navnet på opslagstabellen Under ’Bemærkning’ skriver du en beskrivelse af opslagstabellen Vi anbefaler, at du også skriver teksten på engelsk, men det er ikke et krav.     Når opslagstabellen er gemt, skal du oprette de relevante opslagskoder. 2.4.       Opslagskoder Opslagskoder oprettes ved først at vælge den opslagstabel, der skal have koder tilknyttet.   Klik på ’Ny’ Udfyld kode Udfyld tekst (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   Der er lidt forskel på, hvordan opslagstabellerne er oprettet. Hvis du for eksempel skal tilføje et udenlandsk postnummer i opslagstabel ’100 – Postnumre’, gør du således:   Klik på ’Ny’ Ved kode skriver du postnummeret Vælg land Under ’Tekst’ skriver du bynavnet (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   2.5.       Specielle oplysningskategorier De faner, der vises i skærmbilledet med medarbejderens specielle oplysninger, opretter du i menupunktet ’Specielle oplysningskategorier’. Én speciel oplysningskategori svarer til én fane i specielle oplysninger. Du kan oprette et ubegrænset antal specielle oplysningskategorier.   Eksempler på specielle oplysningskategorier:     Kategorien ’Diverse’ oprettes automatisk i forbindelse med konverteringen, og kategorien kan ikke slettes. Hvis en kategori ikke har tilhørende specielle felter, kan kategorien slettes ved klik på X.   Du opretter en ny speciel oplysningskategori således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Afslut med 'flueben' 2.6.       Specielle felter En speciel oplysningskategori skal altid have tilknyttet ét eller flere specielle felter.   Eksempler på specielle oplysningsfelter:   Du opretter et nyt specielt oplysningsfelt således:   Klik på ’Ny’ Vælg en kategori i dropdown-menuen Udfyld feltnavn (feltnavnet vises på medarbejderens specielle oplysninger – se nedenfor) Vælg felttype i dropdown-menuen (nye felttyper kan oprettes i en opslagstabel) Afslut med 'flueben'     Specielle oplysninger på medarbejder:   Du kan kun slette et specielt oplysningsfelt, hvis medarbejderne ikke har registreret noget på feltet.   2.7.       Fraværskalender Formålet med fraværskalenderen er at forenkle registrering af ferie, sygdom og andet fravær, så systemet automatisk udregner antal fraværsdage under hensyntagen til lørdage, søndage, helligdage og eventuelle ekstra fridage.     2.7.1.        Opret fraværskalender Sådan opretter du en fraværskalender:   Klik på ’Ny’ Giv kalenderen et sigende navn Vælg, om lørdage og søndage er fridage eller ej Vælg land i ’Benyt helligdage fra’ Klik på ’Tilføj’ Vælg helligdage i det relevante år – klik på dem enkeltvis eller vælg alle på en gang Højre klik på en dato for at tilføje ekstra fridage, eksempelvis juledag, nytårsdag og Grundlovsdag   Knappen ’Gør til standard’ betyder, at denne kalender bliver firmaets standard-fraværskalender, når der tilføjes fravær på en medarbejder - medmindre medarbejder har valgt en anden kalender som standard-fraværskalender.   I skærmbilledet, hvor der registreres fravær, kan man se den valgte kalender.      Der kan oprettes flere forskellige kalendere, men kun én af dem kan være virksomhedens standard-fraværskalender.   Hvis der er behov for at oprette en kalender med udenlandske helligdage, skal helligdagene først oprettes i opslagstabel ’120 – Helligdage’ under ’Indstillinger’. Herefter kan helligdagene fra dette land vælges via drop Down-listen ’Benyt helligdage fra’.   En fraværskalender kan ikke slettes, hvis den har været brugt i en fraværsregistrering.   Integration til Visma Løn Når en kalender er gjort til virksomhedens standard-fraværskalender, bliver kalenderen automatisk overført til Visma Løn som helligdagskalender.   Ændringer i en standard-fraværskalender, der allerede er overført, opdateres automatisk i lønsystemet, så snart der klikkes på ’Gem’. 2.8.       Kategorier til dokumenter For at få et bedre overblik over de dokumenter, der er uploadet/gemt på en medarbejder, er det muligt at kategorisere dokumenterne. Denne opsætning sker i menupunktet ’Kategorier til dokumenter’. Her kan du oprette nye dokument-kategorier og styre adgangen til disse.      Ny kategori oprettes således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Udfyld Beskrivelse (beskrivelsen vises til brugerne, når de uploader dokumenter i kategorien) Udfyld tilsvarende navn og beskrivelse på engelsk Opsæt rettigheder i højre side. Det er kun roller, der er i brug, der vises her Afslut med ’Gem’ Dokumenter, der er uploadet, inden du opsætter ’Kategorier til dokumenter’, er ikke placeret i nogen kategori. Dokumenterne kan nemt flyttes til relevante kategorier under ’Medarbejder’, ’Dokumenter’.   Uploadede dokumenter via menupunktet ’Lønregistreringer’ Der er fortsat adgang til at uploade dokumenter, når der registreres kørsel, udlæg, rejse osv. i menupunktet ’Lønregistreringer’. Disse vedhæftede dokumenter bliver ikke automatisk placeret i en kategori.   Vær opmærksom på, at hvis en lønregistrering har status ’Lønbehandlet’, så kan det uploadede dokument ikke slettes under ’Dokumenter’ på medarbejderen, med mindre hele lønregisteringen slettes af administrator. 2.9.       Projektnummer Projektnummer bruges i forbindelse med fraværs- og lønregistreringer. Projektnumre, der bruges ved lønregistreringer, kan overføres til Visma Løn.   2.9.1.        Opsætning af Projektnummer Projektnummer opsættes under ’Indstillinger’, ’Projektnummer’.   Klik på ’Ny’ Tildel et projektnummer på højst 10 karakterer Giv projektet et navn og evt. en beskrivelse Tilføj start- og slutdato (felterne er ikke obligatoriske) Marker mindst én fraværskode eller én lønregistreringskode, før du kan gemme projektnummeret Når fraværskode og/eller lønregistreringskode er knyttet til projektnummer, er projektnummer blevet et obligatorisk felt ved fraværs- og lønregistreringer.   Eksempel på oprettelse af projektnummer:     2.9.2.        Opsætning af overførsel til Visma Løn Det er muligt at overføre projektnummer på lønregistreringer (ikke på fraværsregistreringer) til input kontering i Visma Løn. Opsætning foretages af Visma.   I skærmbilledet ’Indstillinger’ (se afsnit 2.3) vises opsætningen således:   For interesserede er her en kort beskrivelse af opsætningen i lønsystemet:   Kontoplanens sorteringskode skal sættes op i Visma Løn (’Opsætning’, ’Kontoplan’, ’Sorteringskode’), inden integration til feltet ’Valgfri’ kan aktiveres. Du kan vælge integration til:   Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer Kontoplanfelt 1 Kontoplanfelt 2 Kontoplanfelt 3 Kontoplanfelt 4 Kontoplanfelt 5 Kontoplanfelt 6   Orkidé kan overføre til én sorteringskode i Visma Løn. Virksomheder med flere arbejdsgivere og med forskellige kontoplaner, skal have enssorteringskoder på alle arbejdsgivere. Det samme gælder, hvis virksomheden i Visma HR har integration til flere forskellige kundeforhold i Visma Løn.   Ændrer du i sorteringskoden i Visma Løn, skal du også ændre kontoplanfelt i Visma HR. Sletter du et kontoplanfelt i sorteringskoden, skal du også ændre i Visma HR. Har du ’Aflønning’ som en del af sorteringskoden i Visma Løn, skal du huske, at dette kontoplanfelt ikke indlæses i decentral indlæsning. Derfor skal ’Aflønning’ ikke tælle med i rækkefølgen. 2.10.       Bruger/adgang I menupunktet ’Bruger/adgang’ styres adgangsrettighederne til Visma HR. Typisk er det administrator og brugere med lignende rettigheder, der har adgang til dette menupunkt. Menupunkter indeholder fire undermenuer, der alle er beskrevet nedenfor.   Inden en ny bruger (medarbejder) kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Vismas login-modul. Det er virksomhedens administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i login-modulet.   Det er ikke muligt at få adgang til Visma HR uden at være oprettet som bruger og uden at have en brugerrolle.   2.10.1.        Brugere Sådan opretter du en ny bruger:   Klik på ’Ny’ Udfyld brugernavn på højst 40 karakterer (dette behøver ikke at være det samme som i login-modulet) Udfyld ’Bruger id’ fra medarbejderens oprettelse i login-modulet (et bruger-id er på 13 karakterer og består typisk af CVR-nummer og et femcifret løbenummer). Bruger-id skal være identisk i de to systemer Vælg personalenummer og navn på brugeren i drop Down-listen Klik på ’Gem’     Efterfølgende er det muligt at rette brugernavn, bruger-id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver, at brugers adgangsrettigheder også er slettet.   Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.   Bemærk: Medarbejdere, der skal have forskellige adgange til Orkidé – altså forskellige roller – skal oprettes lige mange gange i login-modulet og i dette menupunkt. 2.10.2.        Adgang til specielle oplysninger Dette menupunkt bruges til at styre adgangen til oplysningskategorierne (fanerne) i specielle oplysninger. Du kan for eksempel vælge, at en IT-rolle kun får adgang til fanen ’IT’.   Uanset hvem der opretter en ny ’Speciel oplysningskategori’, får administrator automatisk adgang til den nye kategori.   2.10.2.1.         Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, eksempelvis IT Tilføj rollen (vises nederst i skærmbilledet), der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på ’Gem’   Omvendt kan du også klikke på en rolle, så du ser de specielle oplysningskategorier, rollen har adgang til.   Bemærk: Alle brugere, der har adgang til specielle oplysninger, har også adgang til oplysningskategorien ’Diverse’, hvorfor denne kategori ikke bør bruges til at registrere fortrolige oplysninger. 2.10.3.        Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres virksomhed har til rådighed.   Orkidé har følgende 11 standardroller:   Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursus administrator Leder Løn Medarbejder   Disse vises i oversigten, hvis jeres virksomhed er sat op til at bruge alle standardroller. Derudover vises jeres eventuelle fleksible roller – roller som er tilpasset specifikt til jer.     Klikker du på en rolle, får du vist rollens opsætning. Du kan give rollen et andet navn – øvrige felter kan du ikke redigere.   Ændring af roller eller oprettelse af nye roller sker ved henvendelse til Visma. 2.10.4.        Bruger/adgang I dette under-menupunkt tildeles brugerrettigheder. Det er altså her, du giver en medarbejder den endelige adgang til Visma HR, efter du har oprettet medarbejderen som beskrevet i punkt 2.10.1.     Når du klikker på en linjen i oversigten med brugere, vises de firmaer/afdelinger, den pågældende medarbejder har adgang til, i nederste del af skærmbilledet.   2.10.4.1.         Tildel brugerrettigheder til en bruger  Klik på ’Ny’ Vælg medarbejderen i drop Down-menuen ’Bruger’ Vælg en af rollerne i drop Down-menuen ’Rolle’ Hvis det er en bruger, der med den valgte rolle skal have adgang til medarbejdere i en eller flere afdelinger, skal du yderst til højre sætte markering i de relevante firmaer/afdelinger Bemærk: Medarbejdere, der kun skal have adgang til egne data, skal IKKE have markering ud for en afdeling! Klik på ’Gem’     Husk, at du kun kan oprette en rolle pr. bruger (bruger-id). 2.10.       Løndele/fraværskoder I forbindelse med konvertering af data fra Visma Løn til Visma HR oprettes de løndele og fraværskoder, som I anvender i lønsystemet. Disse vises i skærmbilledet ’Opsætning af løndele/fraværskoder’.     Du kan tilføje nye løndele og fraværskoder ved at klikke på ’Nyt felt’ og vælge fra drop Down-listen. Herefter vises den netop tilføjede løndel eller fraværskoder i respektiv opslagstabel.     I opslagstabellerne   320 Personalegoder 322 Fraværstype 324 Variable lønregistrering   kan du oprette egne koder, som ikke overføres til Visma Løn. Koderne skal være forskellige fra dem, der eksisterer i lønsystemet (se lønartskataloget på Visma Community). F.eks. oprettes fraværskoderne som 3-cifrede. 2.12.       Stillingskategori, koder Virksomheder, der har Leder-medarbejdermodulet, har også adgang til menupunktet ’Stillingskategori, koder’. Her styrer du hvilke lønarter og fraværskoder, der skal være tilgængelige på de enkelte stillingskategorier.     Du tilføjer nye koder til en stillingskategori således:   Klik på stillingskategorien, så den bliver blå Åbn underpunkterne ved at klikke på pilene Klik i venstre side på fraværskoden, der skal tilføjes den valgte stillingskategori. Koden vises nu i højre side Afslut med ’Gem’   Klik aldrig på ’Fjern alle’ – så mister du hele opsætningen.   Adgang til at kunne registrere på løndele og fraværskoder kan også opsættes på rolleniveau i menupunktet ’Opsætning af koder’. 2.13.       Arbejdsplan Menupunktet ’Arbejdsplan’ er specifikt udviklet til virksomheder med finanssetup eller virksomheder der har adgang til Saldovisning. Øvrige virksomheder kan også bruge arbejdsplanen, men for disse gælder det, at arbejdsplanen ikke kan overføres til lønsystemet. I Visma HR er der sammenhæng mellem arbejdsplan, arbejdskalender og fraværskalender og dermed også til fraværsregistreringer og eventuelle realtidssaldi/saldovisning.   Eksempel på arbejdsplan på organisationen (virksomheden):     Arbejdsplanen kan oprettes på virksomhedsniveau og på medarbejderniveau. Du kan kun oprette én arbejdsplan i virksomheden – også selvom virksomheden har to eller flere kundeforhold i Visma Løn.   Bemærk: Beregning af den gennemsnitlige arbejdstid pr. uge vises i timer og minutter i modsætning til fraværsregistreringerne. Eksempel: Hvis virksomhedens arbejdsplan er 36 timer / 5 arbejdsdage, er gennemsnitstid pr. uge beregnet i 7,20. Vi viser gennemsnitstiden i timer = 7:12 (7 timer og 12 minutter).  2.13.1.       Opret arbejdsplan på organisation (virksomhed)   Klik på ’Ny’ Tilføj ’Fra dato’ og ’Til dato’ (hvis ’Til dato’ ikke udfyldes, indsætter systemet automatisk datoen 31-12-2049) Udfyld feltet ’Beskrivelse’ (vises i medarbejderens arbejdskalender) Udfyld ’Uge 1’ med tidspunkter i de relevante ugedage Hvis du bruger ’tab’ knappen, udfyldes felterne automatisk med forrige dags klokkeslæt Klik på ’Tilføj uge’, hvis virksomhedens arbejdsplan ændrer sig fra uge til uge Klik på Gem Klik på ’Overfør til lønsystem’   Når knappen ’Overfør til lønsystem’ er inaktiv, betyder det, at integration af arbejdsplan til Visma Løn er gennemført med succes. Hvis du ændrer i arbejdsplanen, efter den er overført til lønsystemet, er det nok blot at klikke på ’Gem’, så bliver den overførte plan automatisk opdateret i lønsystemet.   Bemærk: Hvis der er lønkørsel eller efterregulering i gang, kan arbejdsplanen ikke overføres. 2.13.2.       Opret arbejdsplan på medarbejder Medarbejderen skal altid have en personlig arbejdsplan, hvis medarbejderens arbejdstid er forskellig fra virksomhedens arbejdsplan, og derfor skal der også altid oprettes arbejdsplan på deltidsansatte medarbejdere.   Denne info-bjælke vises, hvis du har valgt en deltidsansat medarbejder: Klik på fanen ’Medarbejder’. Hvis du ikke har valgt en medarbejder i ’Medarbejderoversigt’, kan du finde medarbejderen ved at klikke på ’Søg’. Opret arbejdsplanen som beskrevet ovenfor.   Hvis en medarbejder med personlig arbejdsplan skal overgå til virksomhedens arbejdsplan, for eksempel i forbindelse med en ændring fra deltidsansættelse til fuldtidsansættelse, udfylder du feltet ’Til dato’ på medarbejderens arbejdsplan. Herefter er medarbejderen automatisk omfattet af virksomhedens arbejdsplan.   2.14.       Fravær via e-mail I dette menupunkt markerer du de fraværstyper, der skal vises i medarbejdernes kalendere, når registreret fravær er godkendt.    Medarbejdere, der skal modtage e-mail med fravær, skal i skærmbilledet ’Medarbejder’ have en e-mailadresse i feltet ’E-mail’. E-mailadresse i feltet ‘E-mail (privat)’ udløser ingen e-mails.   Endvidere er det en forudsætning for at modtage notifikationer via e-mail, at der er en markering i ’Ja’ i feltet ’Send e-mail med godkendt fravær’. Denne markering sættes på firmaniveau. 2.14.1.       Regler for e-mail notifikation som ’mødebooking’ Følgende regler gælder for modtagelse af e-mail notifikationer:   Det er kun godkendt fravær, der sendes via e-mail til kalenderen I det øjeblik, fraværsregistreringen bliver godkendt af leder eller administrator, sendes e-mailen. For virksomheder uden Leder-medarbejdermodul betragtes fravær som godkendt, så snart fraværet er registreret. Når du klikker på ’Gem’, sendes e-mailen. Notifikationen består af en e-mail med teksten ’Godkendt fravær fra Visma HR’, der sendes til medarbejderen, der har fraværet Afsender af e-mailen er den person, der har godkendt fraværet   Bemærk: Det kan være uhensigtsmæssigt at være oprettet med egen e-mailadresse som brugernavn i Visma HR (se afsnit 2.10.1). Hvis en bruger er opsat til at kunne godkende eget fravær, er det ikke altid, kalendersystemet vil modtage en ’noreply’ e-mail sendt fra egen mailboks.   Eksempel på en fraværsregistrering, der er sendt fra Visma HR som en mødeindkaldelse i Outlook:      Fraværet vises som en reservation fra 8.00 til 18.00 i kalenderen den pågældende dag. Når registreringen accepteres, vises fraværet som ’Optaget’ i kalenderen. Fraværsregistreringer, der er registreret i timer, og hvor der ved registreringen er anført klokkeslæt, vises i korrekt tidsrum.   Hvis start- eller slutdato på en fraværsregistrering efterfølgende ændres, eller fraværsregistreringen helt slettes, sker der automatisk en opdatering i kalenderen.   2.15.       Opsætning af koder I skærmbilledet ’Opsætning af koder’ er det muligt at angive, om en fraværskode eller en lønkode kræver godkendelse, skal skjules for medarbejderne eller om koden i det hele taget skal vises i Orkidé. Menupunktet ’Opsætning af koder’ er kun relevant for virksomheder med Leder-medarbejdermodul.       Kræver godkendelse I denne kolonne markerer du, om registreringer på en fraværskode eller en lønkode skal godkendes, inden de bliver overført til lønsystemet.   Skjules for medarbejdere Her kan du markere, om medarbejdere – i denne sammenhæng er Leder også medarbejder - skal have lov til at registre på alle fraværskoder eller ej. ’Skjules for medarbejdere’ betyder, at medarbejderen ikke kan registrere på fraværskoden. Dette kan f.eks. være en god idé i forhold til Orlov. Medarbejderen kan godt se registreringer, som administrator har foretaget under ’Fravær’, eller for den sags skyld i lønsystemet.   Kode vises i Visma HR Her kan du opsætte, om en lønregistreringskode skal være synlig i Viosma HR eller ej. Den opsætning, du foretager her, kan overstyres i opsætning af rollerne. Du kan f.eks. give medarbejderrollen adgang til kun at kunne registrere på 1100 – timeløn, mens du selv som administrator har adgang til alle lønkoder.   Vises når lønbehandlet Denne opsætning skal du primært bruge til lønregistreringer, hvor informationen først må komme til medarbejderens kendskab efter en lønkørsel. Et eksempel kan være en Bonus, som lederen gerne vil informere medarbejderen om. Her skal oplysningen ikke skal være synlig for medarbejderen, blot fordi informationen er lagt ind i lønsystemet.   2.16.       Realtidssaldi Menupunktet ’Realtidssaldi’ har hidtil været forbeholdt virksomheder med finanssetup, der har adgang til realtidssaldi på medarbejderne. Nu er visning af realtid også blevet tilgængelig for øvrige virksomheder. I dette menupunkt markerer du de saldi, der skal vises på medarbejderne i menupunktet ’Fravær’, ved at sætte flueben ud for teksten.     2.16.1.       Grænseværdier, validering på minimum og maksimum værdier Du kan vælge mellem fire grænseværdier på de valgte realtidssaldi. Formålet er, at medarbejdernes registreringer ikke må overskride de foruddefinerede grænseværdier, og at der evt. kommer en advarsel, når en registrering nærmer sig en grænseværdi.   Minimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Minimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om en timebank:     Advarsel, min. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, min.’, kan medarbejderen godt opdatere registreringen. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank:     Advarsel, maks. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, maks.’, kan registreringen godt opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.     Maksimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Maksimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.       Undtagelser Nedenfor kan du se en række undtagelser for validering på grænseværdier:   Nyansatte medarbejdere Validering på grænseværdier er ikke mulig for medarbejdere, der endnu ikke er lønbehandlet og derfor ikke har saldi i MultiLøn Erhverv. Godkendelse af lønkørsel Der kan ikke valideres under en lønkørsel. Det betyder, at medarbejdernes registrering opdateres, selvom grænseværdierne er overskredet. Følgende menupunkter har ikke validering på grænseværdier: Fravær via Excel Fælles rapportering fravær Godkend fravær og lønregistreringer 2.17.       Costcenter Her ses alle costcentre på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt costcenter således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye costcenter bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.   2.18.       Udbetalingssted Her ses alle udbetalingssteder på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt udbetalingssted således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye udbetalingssted bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.    

  1. Indledning Det er muligt at give jeres medarbejdere adgang til Visma HR via det såkaldte leder-medarbejdermodul, så de kan registrere eget fravær og variable lønregistreringer, for eksempel KM-godtgørelse, overarbejde og diæter.   Det er også muligt at give medarbejderen adgang til blandt andet egne stamdata, ansættelses- og lønoplysninger samt ferie- og fraværssaldi. Modulet er procesunderstøttet, hvorved ledere automatisk får vist løn- og fraværsregistreringer, der ligger klar til godkendelse. Så snart registreringerne er godkendt, kan de overføres til Visma Løn.   Der vil være adgang til siderne i Visma HR for medarbejder, leder og HR/administrator i organisationen. Denne vejledning er hovedsagligt rettet mod virksomhedens administrator med beskrivelse af de enkelte menupunkter og adgange hertil.   2. Ikoner Ved registrering af lønarter og fravær bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   3. Bluegardens sikkerhedsløsning – login modul Alle brugere, der skal have adgang til Visma HR, skal først være oprettet som bruger i Vismas login modul, som er den sikkerhedsløsning, der bruges til alle Bluegardens produkter.   Så snart brugeren er oprettet her, modtager han eller hun en mail med teksten: Du er den 21-10-2015 oprettet som bruger af Bluegardens produkter med følgende oplysninger: CVR-nummer: xxxxxxxx Brugernavn: demotest1 Mobilnummer: xxxxxxxx E-mail: xxx@firma.dk   Har du ændringer til dine oplysninger bør du kontakte din brugeradministrator. Før du kan logge ind på et Visma produkt skal du oprette en adgangskode. Klik på nedenstående link. Vær opmærksom på, at nedenstående link er aktivt i 30 dage fra du modtager mailen. Hvis du ikke når at klikke inden for de 30 dage, skal du logge ind via community.visma.com og finde dit produkt under "Links". Når du har valgt dit produkt, klikker du på "Hvad gør jeg hvis jeg har glemt min adgangskode" og følger vejledningen på skærmen. Link til Login Modul Bemærk at denne mail ikke kan besvares. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte teknisk support   Brugeren skal som minimum have mailadresse, han eller hun kan blive oprettet og får tilsendt en engangskode. Brugere, som ikke er oprettet med mobiltelefonnummer, har kun 72 timer til at lave en adgangskode.   4. Log på Visma HR Med ovennævnte oplysninger + adgangskode kan brugeren nu logge på de sider i Visma HR, som han eller hun har fået adgang til. Gå ind på https://community.visma.com/t5/Visma-HR/ct-p/DK_EN_Visma-HR og find links-menuen i højre side af billedet. Klik på "Log på Visma HR"    Her indtastes nu den engangspinkode, som tilsendes pr. sms eller e-mail.   5. Medarbejderadgang til Visma HR Medarbejder har som standard adgang til følgende menupunkter: Medarbejder Stamoplysninger Pårørende Ansættelse Ansættelsesudvikling Fravær Lønregistrering Rapporter Indstillinger Derudover kan du give medarbejderen adgang til følgende menupunkter: Løn og pension Lønudvikling Personalegoder Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter Arbejdskalender Ferie-/fraværssaldi 5.1. Stamoplysninger Alle medarbejdere har adgang til at se - men ikke rette - egne stamoplysninger.   Systemet kan dog sættes op, så du kan give medarbejderen adgang til at redigere visse felter, hvis I ønsker det. Der er følgende muligheder for redigering: Alle felter Adresse Telefonnummer og e-mail Reg./kontonr.   5.2. Fravær og lønregistreringer I tilknytning til fravær og lønregistreringer er der oprettet statuskoder, der viser, hvor i processen den enkelte registrering er: Afventer – registrering venter på ledergodkendelse Godkendt - registrering er godkendt af Leder Afvist - registrering er afvist af Leder Overført – overført til lønbehandling i Visma Løn. Det betyder, at registreringen kun kan slettes eller ændres af administrator. Godkendt fravær kan sendes som mødebooking til medarbejderens elektroniske kalender, hvis dette er valgt på virksomhedsniveau.   5.2.1. Fravær I menupunktet ’Fravær’ opretter medarbejderen sit eget fravær, der automatisk får tildelt status som ’Afventer’.  Medarbejder kan rette eller slette registreret fravær, så længe fraværet ikke er overført til Visma Løn. Hvis leder godkender fraværet, overføres dett til lønbehandling. Registreringen figurerer nu med status som ’Overført’. Hverken medarbejder eller leder kan herefter rette eller slette fraværet.   Hvis leder afviser fraværet, bliver det vist hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejder kan nu rette eller slette det afviste fravær. Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Fravær får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder. Medarbejder klikker på ’Slet’. Fravær kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejder kan vælge at oprette nyt fravær. I øverste højre hjørne af fraværsbilledet er der et filter til visning af fravær. Filteret bruges til at vælge en specifik fraværstype og/eller periode. Som standard vises indeværende ferieår i periode og alle fraværstyper.   Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte fraværsregistrering, kan det kun sker, hvis dette er sat på på virksomhedsniveau.   5.2.2. Lønregistreringer I menupunktet ’Lønregistrering’ opretter medarbejderen egne lønregistreringer (variabel lønoplysninger), der automatisk får tildelt status som ’Afventer’. Medarbejderen kan rette eller slette lønregistreringen, så længe denne ikke er overført til Visma Løn.   Når lederen godkender lønregistreringen, kommer den til lønbehandling. Hverken medarbejder eller leder kan rette eller slette en overført lønregistrering.   Hvis lederen afviser lønregistreringen, vises den hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejderen kan nu rette eller slette den afviste lønregistreringen.   Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Lønregistrering får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder. Medarbejder klikker på ’Slet’. Lønregistrering kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejderen kan vælge at oprette ny registrering. Uanset lønregistreringstype er det muligt for medarbejderen at uploade et dokument eller skrive en kommentar i tilknytning til registreringen. Det kan for eksempel være en hel uges timeregistrering, der er gemt som Excel-fil.   Det totale antal timer tastes på én lønregistrering, og filen uploades som dokumentation. Ved registrering af kørselsgodtgørelse er det obligatorisk at udfylde feltet ’Bemærkning’. Der er ingen validring på, hvordan feltet udfyldes. Også her er det muligt at uploade et dokument, der viser specificerede kørsler i en given måned.   Dermed skal der kun ske én registrering med det samlede antal kilometer. I øverste højre hjørne af skærmbilledet er der et filter til visning af lønregistreringer. Filteret bruges til at vælge en bestemt lønart eller periode, der ønskes vist.   Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte lønregistrering, kan det kun ske, hvis dette er sat op på virksomhedsniveau.   5.3. Arbejdskalender Arbejdskalenderen giver et overblik over: fravær (eget fravær) ekstra fridage (ekstra firmafridage) helligdage arbejdsplan (enten vises firmaets arbejdsplan eller medarbejderens personlige arbejdsplan) 5.4. Saldi I menupunktet ’Saldi sidste lønkørsel’ er det muligt at få vist forskellige ferie-/fraværssaldi fra lønsystemet. Her vises kun se de saldi, som HR afdelingen har valgt at gøre tilgængelige.   5.5. Rapporter Medarbejder har adgang til fraværsrapporter og en lønregistreringsrapport.   5.6. Indstillinger I ’Mine indstillinger’ kan vælges andet sprog. Dansk er standardsprog, men medarbejderen kan også vælge engelsk som sprog.   Øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.   6. Leder Leder har kun adgang til oplysninger om medarbejdere i sin egen afdeling(er). Dette styres i opsætning af bruger/adgange.   6.1. Medarbejder Leder har via menupunktet ’Medarbejder’ adgang til følgende menupunkter: Medarbejderoversigt Stamoplysninger Pårørende Ansættelse Ansættelsesudvikling Fravær Dokumenter Lønregistrering Godkend fravær og lønregistreringer Rapporter Indstillinger Der kan gives yderligere adgang til følgende menupunkter: Løn og pension Lønudvikling Personalegoder Uddannelse Specielle oplysninger Arbejdskalender Ferie-/fraværssaldi 6.1.1. Medarbejderoversigt Under ’Medarbejderoversigt’ kan leder kun se medarbejdere i sin egen afdeling. Når lederen klikker på den ønskede medarbejder, vises dennes stamoplysninger.   6.1.2. Stamoplysninger Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes stamoplysninger. Dette er standardopsætning for lederrollen i Visma HR. Der er muligt at åbne op for, at lederen kan vedligeholde adresse, e-mail og - hvis lederen får adgang til at rette, slette og opdatere - stamoplysninger. Se skærmbillede i afsnit 6.1.   6.1.3. Ansættelse Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes ansættelsesoplysninger. 6.1.4. Fravær Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders fravær. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende fravær.   Godkend fravær på en enkelt medarbejder Fravær, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.   Leder kan vælge at: godkende fravær ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte fraværsregistrering og ændre status til ’Godkendt’ afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fravær afvises. I skærmbilledets øverste del vises totaler på registreret fravær, og der kan søges på en specifik periode og på fraværstypen.   6.1.5. Lønregistrering Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders lønregistrering. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende lønregistreringer.   Godkend lønregistrering på en enkelt medarbejder Lønregistrering, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.     Leder kan vælge at:  godkende lønregistrering ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte registrering og ændre status til ’Godkendt’ afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistrering afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik periode og på lønart. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler.   6.1.6. Godkend fravær og lønregistreringer Dette skærmbillede består af fanerne fravær lønregistrering. Det er her, leder kan se alle registreringer, der har status som ’Afventer’ og dermed er klar til godkendelse. Registreringerne kan godkendes enkeltvis eller samlet ved at bruge fluebensmarkeringen.   Nedenfor ses godkendelsesmenuen for fravær – tilsvarende findes på lønregistreringer. Leder kan vælge at: godkende fravær ved at sætte flueben ud for den enkelte fraværsregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’ afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fraværet afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, fraværstype og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises fraværstotaler.     Leder kan vælge at godkende fravær ved at: sætte flueben ud for den enkelte lønregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’ afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistreringen afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, lønart og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler. Ved klik på kolonneoverskrifterne sorteres der på kolonnens indhold.   6.1.7. Leders eget fravær og lønregistrering Leder kan som standard ikke godkende egne fraværs- og lønregistreringer.   6.2. Rapporter Leder har adgang til forskellige standardrapporter for medarbejdernes ansættelse, løn og pension samt fravær.   6.3. Indstillinger I ’Mine indstillinger’ kan der skiftes sprog fra dansk til engelsk. Det er også her, leder vælger, om han eller hun vil have tilsendt en mail, når der ligger en løneller fraværsregistrering til godkendelse. De øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.   7. Administrator Virksomheden skal altid have en eller flere personer, der har administratorrettigheder i Orkidé. Typisk er det medarbejdere i HR eller økonomiafdelingen. Administrator har adgang til menupunkterne: Firma Medarbejder Kurser og uddannelse Rapporter Multifunktion Indstillinger Import/Eksport Hvis du som virksomhed allerede bruger Visma HR og tilkøber muligheden for, at medarbejderne selv kan registrere i systemet, får du også adgang til menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’.   7.1. Medarbejder Alle menupunkter under menuen ’Medarbejder’ er beskrevet i Afsnit 6 – Leder. I forhold til leder har administrator adgang til at se samtlige medarbejdere og har derudover lidt flere beføjelser. Disse er beskrevet nedenfor.   7.2. Ret godkendt fravær og lønregistrering Der er kun administrator – og medarbejder selv – der kan rette eller slette registreret fravær eller lønregistrering (med status som ’Afventer’ eller ’Godkendt’).   7.2.1. Ret overført fravær En fraværsregistrering, der er overført til Visma Løn, kan stadig rettes af administrator. Følgende felter i fraværsregistreringen kan rettes: Fraværstype Start- og slutdato Antal fraværsenheder Fraværssats Hvis administrator retter efter lønkørsel, skal lønbogholderen huske at starte en efterregulering i MultiLøn Erhverv, når registreringen er overført.   7.2.2. Ret overført lønregistrering Hvis en lønregistrering er overført til Visma Løn, kan den ikke rettes. Registreringen kan kun slettes, hvorefter medarbejderen kan lave en korrekt registrering.   7.3. Rapporter Administrator har adgang til alle standardrapporter for ansættelse, løn og pension samt fravær og uddannelse for alle medarbejdere og afdelinger.     7.4. Indstillinger I menupunktet ’Indstillinger’ har administrator har adgang til følgende: Mine indstillinger (se afsnit 6.3) Organisation Opslagstabeller Opslagskoder Specielle oplysningskategorier Specielle felter Fraværskalender Kategorier til dokumenter Projektnummer Bruger/adgang Løndele/fraværskoder Arbejdsplan Stillingskategori, koder Fravær via e-mail Opsætning af koder Realtidssaldi (Finanskunder) Der kan være virksomheder, der ikke har adgang til alle menupunkter under ’Indstillinger’.   Nedenfor er nogle af emnerne beskrevet. 7.4.1. Opslagstabeller og opslagskoder Her kan opslagstabeller og opslagskoder oprettes og vedligeholdes.   7.4.2. Brug/adgang Her tildeles øvrige brugere adgang til systemet. Detaljeret beskrivelse af bruger/adgang findes i ’Vejledning i brugeradgang til Visma HR.   7.4.3. Løndele/fraværskoder Under ’Løndele/fraværskoder’ kan administrator tilføje nye lønarter. Det er kun lønarter og fraværskoder, der allerede eksisterer i Visma Løn, der bliver overført til Visma Løn.   7.4.4. Stillingskategori, koder Lønarter og fraværstyper kan tildeles til alle eller til nogle stillingskategorier. Det betyder, at for eksempel funktionærer med stillingskategori 1001 eller 1002 kan have adgang til forskellige lønarter og fraværstyper.   7.4.5. Opsætning af koder Under dette menupunkt kan administrator vælge de fravær- og lønregistreringer, der kræver godkendelse, og om disse skal skjules for medarbejder og leder.   7.5. Import/Eksport Her kan administrator starte integration til Visma Løn og se integrationsrapporter. En detaljeret beskrivelse af integrationen findes i vejledning ´Visma HR integration til Visma Løn’. Det er også her, det er muligt at eksportere data fra Visma HR til Excel. Se beskrivelse i vejledningen ’Eksport af data fra Visma HR’.

1. Introduction In the menu item “Import information” you can import common absence. This can ex. be used to import absence recordings from a time recording system or from other recording systems.   With “Absence via Excel” you can import both standard absence codes and the absence codes you have created yourself. If all the absence recordings do not need approval they will get the status “Approved” and they can immediately be transferred to the payroll system. Absence recordings which needs approval will get the status “Pending”.   2. Description of file-format When you import absence in Visma HR the file needs to be in an Excel-format. Below you can see which fields cells you can import to Visma HR. Every cell matches a column heading. It is important that the headings are written in English exactly as shown here below, then the file can be imported without any validation errors.   3. Example of absence-file (Excel) The placement/order of the columns has no influence on the import in Visma HR as long as the columns has the correct Headings.   3.1 Format for the "StartDate" and "EndDate" columns The following date formats are supported: dd-mm-yyyy, 11-mm-yy, ddmmyy, ddmmyyyy. However, you should note that the date columns should be formatted as numbers if you choose ddmmyy or ddmmyyy to avoid deleting prefixed zeros. For absence recordings where the absence type is recorded in hours you can writhe the time together with the dates.   3.2 Format for the "EmployeeNumber" and "AbsenceTypeCode" columns “EmployeeNumber” and “AbsenceTypeCode” are alphanumeric cells in Visma HR. For this reason, these columns need to be formatted as text in the Excel-file if you want to ensure that the prefixed zeros are not deleted. You can format the columns in the following way:   Mark the column Select “Format cells” (By right-clicking the mouse) Select “Text” Click “Ok” to save the formats The number format in the number and amount columns need to be #,##. That means that the decimal separator as a rule should be comma. The system can under some circumstances however handle period as decimal separator. If the program is run with international settings the number format can be #.##. The number format cannot contain thousands separator.   4. Import of the Excel-file Log into Visma HR and select the menu item “Import information”. See section 4.1 if the company has more than one employer.   Click on the Upload icon  Click on “Open absence file   If the file has no errors the data will be imported and you will get a receipt for the import. When you get this receipt, you will be able to edit or delete the absence. The imported absence can also be found on the individual employee or in the menu item “Common reporting absence”.   If there is an error in the file Ex. because of overlapping start dates, absence across years or invalid absence codes you will get an error message telling you what is wrong.   On the right you can mark each line which does not have errors and select “only import marked lines” to import these lines without errors. Unmarked lines will not be transferred to Visma HR.   Absence recordings with errors can be edited in the excel file and then be imported again. Only absence that has not already been imported will be imported again.   4.1 Multiple employers in the same company If the company has more than one employer you will see a dropdown-menu where you should select which employer you want to import absence for. Only absence for the selected employer will be imported. You cannot import absence for employees hired by different employers at the same time. The reason for this is that some employees might have identical employee numbers within the different employers, which is why you need to make an Excel-file for each employer. Otherwise all the recorded absence for employees with identical employee numbers will be imported on the employer that was selected first.