Visma Entry käyttövinkit

Entryn työajanseurantaan tallennetut ja siellä hyväksytyt työaikatiedot on mahdollista siirtää CSV-tiedostona Visma Novaan palkanlaskentaa varten. Siirto tapahtuu manuaalisestia käyttäjän toimesta, kun tiedosto on luotu Entryn palvelusta.         Edellytykset toimivalle integraatiolle:   1. Työntekijänumero Entryssä ja Novassa käyttäjän tiedoissa nimellä Henkilönumero tulee olla samat 2. Jos työaika- ja poissaolotietoja halutaan kohdistaa projektille, on myös projektinumero täsmättävä ohjelmistojen välillä (Novassa nimellä Projekti) 3. Palkkalajit (myös poissaololajien palkkalajit) tulee määrittää vastaamaan toisiaan 4. Palkkakaudet on oltava käytössä molemmissa ohjelmistoissa Nova CSV- integraatiolla on mahdollista siirtää tietoja Entryn datan pohjalta ( sis. mm. Normaalit tunnit, Päivittäiset ylityöt, Viikottaiset ylityöt, ilta- ja yölisät, päivärahat, kilometrit). Jos integraatioon halutaan liittää esim. TES-tulkintaa, vientiä usealle eri kohdistukselle/dimensiolle tai muuta automaattista laskentaa, on integraatio toteutettava Moveniumin integraatiokonsultin toimesta. Tällaisen integraation toteutusaikataulu ja -hinta määritellään aina tapauskohtaisesti.   Kattavat ohjeet integraation käyttöönottoon löydät tästä.

Liitteenä löydät päivitetyt ohjeet Visma Entryn pääkäyttäjäohjeet miten palvelu toimii ja miten asetuksia muokataan.

Linkkinä Visma Entryn ohjemateriaalit työaikapankkiin ja työajanlyhennykseen.    Työaikapankki: https://ohjeet.visma.fi/articles/#!visma-entry/ty-aikapankki Työajan lyhennys: https://ohjeet.visma.fi/articles/#!visma-entry/ty-ajanlyhennys     

Ohjeistus Vientityökalun käyttöönottoon palkka-aineistojen viemiseksi muihin järjestelmiin.

Linkkinä Visma Entryn ohjemateriaalit Työpäiväkalenteriin sekä Ylityöt ja Lisät- osioon.   Työpäiväkalenteri: https://ohjeet.visma.fi/articles/#!visma-entry/ty-p-iv-kalenteri Ylityöt ja lisät: https://ohjeet.visma.fi/articles/#!visma-entry/ylity-t-ja-lis-t    

Visma Entry on mahdollista integroida myös muihin järjelmiin olemassa olevien vakiointegraatioiden lisäksi (Fivaldi, Netvisor, Nova ja Visma Payroll palkkaviennit). HUOM! Myös näihin ohjelmiin voidaan toteuttaa asiakaskohtainen integraatio, mikäli vakiointegraatio ei kata kaikkia tarpeita   Liitetiedostossa on tarkemmin kuvattu mahdollisen integraation toteutustarpeen kartoitus, toteutuksen eteneminen sekä mitä kaikkea integraation toteutuksessa on huomioitava.   Mikäli teillä tulee esille tarve Visma Entryn integroimiseen jonkin toisen järjestelmän kanssa, olkaa asiasta yhteydessä sovellustukeemme tai omaan Visma Entry vastuumyyjäänne.

Entry-käyttäjän työpöytänäkymä (Dashboard) muuttui ja julkaistiin kaikille käyttäjille 1.4.2020. Dashboard-sivun valinta tulee vasemmalta löytyvän valikon alle. Käyttäjän työpöytänäkymä on myös mobiiliapplikaatiossa. Muutoksesta huolimatta myös Omat projektit-sivu säilyy toistaiseksi ennallaan.       Uudesta näkymästä voi antaa tuotekehityksellemme palautetta dashboardista löytyvän palautelaatikon kautta. Otamme palautetta uudesta toiminnosta erittäin mielellämme vastaan. 

Entryn työajanseurantaan tallennetut ja siellä hyväksytyt työaikatiedot on mahdollista siirtää automaattisena tiedonsiirtona Visma Netvisoriin palkanlaskentaa varten. Siirto tapahtuu konekielisesti Web Services –kanavan kautta.         Edellytykset toimivalle integraatiolle: 1. Työntekijänumero Entryssä ja Netvisorissa käyttäjän tiedoissa tulee olla samat 2. Jos työaika- ja poissaolotietoja halutaan kohdistaa projektille, on myös projektinumero täsmättävä ohjelmistojen välillä 3. Palkkalajit (myös poissaololajien palkkalajit) tulee määrittää vastaamaan toisiaan 4. Palkkakaudet on oltava käytössä molemmissa ohjelmistoissa 5. Ohjelmistojen väliset tunnistetiedot on määriteltävä vastaamaan toisiaan 6. Netvisorin päästä on sallittava Ohjelmistorajapinta-palvelu Click-on integraatiolla on mahdollista siirtää tietoja Entryn datan pohjalta (sis. mm. Normaalit tunnit, Päivittäiset ylityöt, Viikottaiset ylityöt, ilta- ja yölisät, päivärahat, kilometrit). Jos integraatioon halutaan liittää esim. TES-tulkintaa, eri dimensioille viemistä tai muuta automaattista laskentaa, on integraatio toteutettava Moveniumin integraatiokonsultin toimesta. Tällaisen integraation toteutusaikataulu ja -hinta määritellään aina tapauskohtaisesti.    Kattavat ohjeet integraation käyttöönottoon löydät tästä.

 

Näin saat käyttöösi Palkkalajierittely-raportin sekä Kertymät-widgetin helposti!

 

Ohessa löydät ohjemateriaalia Visma Entryn ja Payrollin väliseen integraatioon.

Tuoreelle käyttäjän dashboardille on julkaistu uusi Työaikapankki-näkymä, josta käyttäjä näkee helposti oman työaikapankkinsa kertymän, jos palvelussanne on käytössä Työaikapankki-toiminto.      Työaikapankin saa toimintaan siirtymällä Asetukset --> Työajanseurannan alta löytyvä "näytä lisäasetukset" --> Työaikapankki.

Kesän lähestyessä herää monesti kysymys, miten lomien suunnitteleminen Visma Entryssä onnistuisi näppärästi? Kuinka esihenkilö näkisi helposti alaistensa lomien käytön, kuka milloinkin on aloittamassa lomien pitämisen ja kuinka pitkä olisi toivotun loman kesto? Entä onkohan työvoimaa riittävästi lomakauden yli vastaamaan tarpeelliseen kysyntään?   Vinkkinä neuvon esihenkilöä menemään Entryssä Poissaolot-sivulle ja sieltä välilehdelle Poissaolokalenteri. Tässä näkymässä esihenkilö voi tarkastella esim. omien alaistensa lomapyyntöjä tai pääkäyttäjä voi vaihtoehtoisesti tarkastella jonkun esihenkilön alla olevien käyttäjien lomapyyntöjä. Klikkaamalla poissaolokalenterissa näkyvää merkintää, saat näkyville infoikkunan, joka kertoo enemmän valitusta poissaolomerkinnästä.       Tarkemmin lomien käsittelystä voit lukea tästä käyttövinkistä.

Olemme uudistaneet Palkkalajien käsittelyn palveluissamme. Uudistus tuodaan asteittain asiakkaidemme palveluihin. Uudistuksen tarkoitus on monipuolistaa työajan tulkintaa ja helpottaa palkkalajien käsittelyä Visma Entryssä.        Palkkalajit löytyvät jatkossa Asetukset --> Palkanmaksu --> Palkkalajit (aiempi sijainti oli vasemman menun Palkanmaksun alla)  Palkkalajeja voi nyt passivoida, eivätkä ne katoa lopullisesti Palkkalajit määritellään jatkossa pakollisten työaikatyyppien alle.  Jokaisella palvelulla on oltava vähintään yksi työaikaryhmä ja sen alla työaikatyyppi; kun palkkalajit otetaan käyttöön, muodostaa palvelu automaattisesti oletustyöryhmän ja -työaikaaikatyypin.   Ohjeet palkkalaji 2.0 versioon löydät tästä linkistä.   Mikäli haluat uudet Palkkalajit heti käyttöönne, otathan yhteyttä sovellustukeemme sovellustuki@visma.com

Saat integraation päälle Entryn inapp-kaupasta ostoskärrykuvakkeen  takaa tai olemalla yhteydessä sovellustuki@visma.com tai yhteyshenkilöösi.   Inapp-kaupassa voit aktivoida integraation klikkaamalla "Nova automaatti-integraatio".         Edellytykset toimivalle integraatiolle Novassa Web Service -rajapinta asennettu (WSDK). Asennuksen tekee Novan tekninen tiimi ja asennusmaksu on 400,00 euroa. Työajanseurantatuotteen asetuksiin tarvitaan URL ja Hash avaimet. Nämä saat asennusraportista, mikäl toimitetaan aina Web Service -rajapinnan asennuksen jälkeen. Novassa tarvitaan Työajan kirjaus (WTT) lisenssi. Jos tapahtumia halutaan käsitellä myös palkanlaskennassa, tulee teillä olla lisäksi Palkanlaskenta (WPL) lisenssi. Novan sisällä tietojen siirto Työajan kirjauksista Palkanlaskentaan tapahtuu tiedostopohjaisena siirtona.  Työajanseurantajärjestelmän (Entry) ja Novan asetukset läpikäyty.   Tarkemmat ohjeet integraatiosta löydät täältä: https://ohjeet.visma.fi/articles/#!visma-entry/nova-web-service