Visma Nova käyttövinkit

Nova Sovellustuen usein kysytyt kysymykset ja kesän vinkkilista.

Novan asiakaskortistosta löytyy massamuokkaus työkalu, jolla voi massapäivittää asiakaskortiston tietoja. Alla olevassa esimerkissä kaikkien perinteisen laskutustavan asiakkaiden laskutustapa vaihdetaan verkkolaskuun.    1. Valitse asiakaskortistosta Muokkaa - Massamuokkaus  (Jos ikkuna ei aukea tarkista Novan aloitusnäkymässä Asetukset > Käyttäjäkohtaiset asetukset- ikkunasta, että käyttäjän kieli on valittuna.)   2. Ikkunan yläosan Rajaukset kohdassa määritellään ehdot minkä tietojen perusteella päivitettäviä tietoja rajataan. Paina Hae (Enter) niin järjestelmä rajaa asiakastiedot ehtojen perusteella.    3.  Rajaukset osioon määritellään tiedot mitä asiakkaille halutaan päivitettävän. Tietojen määrityksen jälkeen paina vihreää Vahvista muutokset painiketta.        4. Ohjelma kysyy vielä varmistuksen johon vastaamalla Yes ohjelma päivittää Asiakaskortistoon valitut tiedot       Jos yrityksessänne on paljon paperilaskutettavia asiakkaita, voitte vaihtaa asiakastietoihin laskutustavaksi verkkolaskun mikäli asiakasnumerolle on tallennettu y-tunnus. Verkkolaskut reitityttyvät oikealle vastaanottajalle myös pelkän y-tunnuksen perusteella. Joissakin organisaatioissa käytetään kuitenkin verkkolaskuosoitteita jotka sisältävät organisaatiotunnisteita jolloin verkkolaskuosoite on pakollinen tieto asiakaskortistossa jotta vastaanottaja organisaatio osaa kohdistaa laskun oikein. 

Novan aloitusnäkymässä Asetukset (rattaan kuva ruudun oikeassa yläkulmassa) -> Yritystiedot -> Pankkitilit -välilehdelle lisätään uusi suoritustili (pitää laittaa tilivaluutta, kirjanpitotili, tilinimi).       Tili tulee olla perustettuna tilikartassa. Tässä linkki uuden tilin lisäämiseen tilikartassa: https://ohjeet.visma.fi/articles/#!visma-nova/tilien-lis-minen-ei-ryhm-taso/q/uuden%2520tilin/qid/59443/qp/1   Käynnistetään Nova-laskutus tämän jälkeen uudelleen. Tämän jälkeen Nova-laskutuksessa Tiedosto -> Manuaali/Ulkomaan Suoritus... Laskun suorituksessa alasvetovalikosta voit valita uuden tilin suoritustiliksi.        

Miten tilaan Häiriötiedotteet sähköpostiini? Tiedotamme tärkeissä tiedotteissa mahdollisista häiriöistä, jotka voivat vaikuttaa palveluumme. Visma Novan Häiriötiedotteet löydät tämän linkin takaa.   Saat tilattua häiriötiedotteet suoraan sähköpostiisi valitsemalla Tilaa.   Mikäli haluat tilata myös muiden tuotteiden tiedotteita, valitse listalta toinen tuote ja paina myös tässäkin Tilaa.       Voit halutessasi myös perua tilauksen. Tällöin Tilaa-valinnan tilalla on Peruuta tilaus -valintamahdollisuus.   Mikäli haluat saada kaikkien tuotteiden tärkeät tiedotteet sähköpostiisi, siirry Visma Software Oy ajankohtaista -välilehdelle ja valitse täällä Tilaa.  

Oma Säästöpankin asiakaspalvelu haluaa vielä korostaa, että muutos koskettaa ainoastaan Eurajoen Säästöpankista siirtyneitä pankkitilejä eli kaikkiaan tilinumero muutos koskettaa vain noin 1300 yritysasiakasta.   ***   Oma Säästöpankki tiedottaa omilla sivuillaan tulevasta tilinumero muutoksesta. 30.10.2022 ei enää ole käytössä Eurajoen Säästöpankin tilinumerot jotka ovat muotoa FIXX 4450 XXXX XXXX XX. eli tilinumero tulee muuttumaan. Tämä voi tulla Nova-ohjelmissa ajankohtaiseksi jos maksut eivät yhtäkkiä onnistukaan tutulle toimittajalle tai palkansaajalle jolla on ollut käytössään Eurajoen Oma Säästöpankin tilinumero ja tätä ei ole huomattu korjata ajantasalle ennen tuota muutoksen voimaan astumista.   Muutos ei siis vaikuta kaikkiin Oma Säästöpankin tilinumeroihin vaan koskettaa vain pientä osaa. Nova Toimittajakortistosta voi tilinumerot tarkistaa hakemalla ITELFIHH BIC arvolla ja avaamalla lista-näkymän josta voi tuplaklikkauksella käydä toimittajat läpi ja korjata tarvittaessa tilinumero.  (Tietysti toimittajien tulisi itse tämä muuttunut tilinumero myös ilmoittaa yhteistyökumppaneille)     Nova Palkanlaskennan henkilötiedoissa voi myös hakea BIC-arvoa ITELFIHH ja käydä palkansaajat läpi. Oma Säästöpankki tiedottaa asiasta seuraavalla tavalla: "Oma Säästöpankissa toteutetaan 30.10.2022 tilinumeromuutos. Eurajoen Säästöpankki on 1.12.2021 yhdistynyt Oma Säästöpankkiin. Tällöin kaikki Eurajoen Säästöpankin asiakkaat sekä heidän palvelunsa ja sopimuksensa siirtyivät Oma Säästöpankin alle. Eurajoen Säästöpankin aikaisten sopimusten tilinumerot muutetaan vastaamaan OmaSp:n tilinumerosarjaa. Muutos koskee noin 1300 yritysasiakasta, joiden tilinumero on tällä hetkellä 4450-sarjasta, muutoksen yhteydessä heidän tilinumeronsa vaihdetaan 4108-sarjaan. Käytännössä tämä tilinumerosarja esiintyy IBAN-tilinumerossa kohdassa FIXX 4450 XXXX XXXX XX. Pankin numero, BIC-koodi (ITELFIHH) tai muut tiedot eivät muutu, vain uusi tilinumero tulee päivittää ohjelmiin asiakkaan tietoihin. Olemme ohjeistaneet asiakkaita ilmoittamaan uudet tilinumeronsa kaikille yhteistyötahoille. Luonnollisesti tämä voi joltain unohtua ja siitä syystä on hyvä, että myös teillä on tieto tulevasta muutoksesta. Tilinumerot muutetaan olemassa oleville maksuliikennesopimuksille pankin toimesta 30.10.2022. Asiakkaan ei tarvitse tehdä uusia sopimuksia, eikä toimittaa uutta pankkiyhteysvaltuutusta. Sopimusten sisältö, aineistojen määritelmät sekä palvelutunnukset ja verkkolaskuosoitteet säilyvät ennallaan. Mikäli asiakkaalle on tärkeää, että IBAN -muotoinen verkkolaskuosoite noudattaa kulloinkin voimassa olevaa tilinumeroa, tulee hänen siinä tapauksessa olla yhteydessä pankkiimme. Tämä ja muut ohjeet löytyvät asiakaskirjeeltä sekä Q&A-sivultamme." Lisätietoa muutoksesta saa Oma Säästöpankin sivuilta tai asiakaspalvelusta.

Novasta löytyy automaattinen integraatio sekä työajanseurantajärjestelmä Visma Entryyn että rakennusalalle suunnattuun Visma Moveniumiin. Työaikatiedot työajanseurantajärjestelmästä voi siis viedä rajapinnan kautta suoraan Novaan, mikä helpottaa palkanlaskentaa, laskutusta ja projektien seurantaa ja raportointia.    ▶Tässä ohjeessa on kuvattu integraation käyttöönotto Novassa.   ▶Tällä videolla ohjeistetaan miten kätevästi työaikatiedot voi viedä työajanseurantajärjestelmä Visma Entrystä suoraan Visma Novan palkanlaskentaan.    ▶Tässä videossa taas kerrotaan, miten Visma Entrystä tuodut työaika- ja tapahtumatiedot voidaan viedä ja laskuttaa Visma Novalla hyödyntäen järjestelmien välistä automaatti-integraatiota.   Integraatio on kaksisuuntainen ja seuraavat tiedot luetaan Novasta Entryyn/Moveniumiin työaikakirjauksia varten: Asiakas  Materiaalit (Novassa “Tuote”) Tehtävät (Novassa “Projektivaiheet”) Projektit Kustannuspaikat Entrystä/Moveniumista puolestaan tuodaan Novan palkanlaskentaan hyväksytyt työajat ja poissaolot.    Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä tästä!

Tuotteen taakse määritellään vaihtoehtokoodi, vaatii monikoodisuus lisenssin (WMK). Esimerkissä määrittelin vaihtoehtokoodin asiakkaalle 111. Eli kun tehdään tilaus kyseiselle asiakkaalle ja kyseiselle koodille (VAIHTOKOODI) niin tuo ehdottuu tilaukselle.   Tilaukselle olen lisännyt Asetukset -> Taulukkomäärittelyistä TXT kentän näkyviin   Tuo saadaan tulostumaan tilausvahvitukseen, Tulostus -> Tilausvahvistus ja valitaan raporttipohja, johon halutaan tulostuvan ja sitten valitaan Lomake   Lomakemäärittelyistä valitaan Muut asetukset välilehti täpätään Tulosta riviteksti, jolloin tulee nimikkeen alle teksti Koodinne: VAIHTOKOODI ja lopuksi Tallenna. Jos riviteksti halutaan käyttöön muille kielikoodeille tulee sama asetus laittaa päälle kielikoodikohtaisesti Yleiset-välilehdellä.   Ja tämän jälkeen tulostuu seuraavasti   Kun tilaus on toimitettu ja laskutettu niin siirtyy myös laskulle tuo vaihtoehtokoodi. Laskutukseen olen myös lisännyt TXT kentän näkyviin Asetukset -> Taulukkomäärittelyistä   Verkkolaskuaineistoon vaihtoehtokoodi tiedon saa menemään kun Lakuta -> Aloita Laskutus -> Asetukset ikkunassa on valittuna optio Lisää riviteksti aineistoon    

Jos käyttäjällä on ongelmia tallentaa tiedostoja sovelluspalvelussa, niin kannattaa tarkistaa Citrixin käyttöoikeudet.   Esimerkiksi Access to the path (tiedostopolku) is denied.   Valitse Windowsin piilotetut kuvakkeet –kuvake näytön oikeasta alareunasta, ja sieltä löytyy Citrix workspace -kuvake:   Klikkaa hiiren oikealla kuvakkeen päällä, ja valitse Connection Center:   Connection center –ikkunasta valitaan Preferences ja tarkistetaan että on valittu Read and write  

 Nimikelista ( Laskutus & Myyntitilaus )   (Nova Sovelluspalvelussa 6.6.2023 alkaen, OnPrem asiakkaille loppuvuodesta.)   Nimikelistaa on päivitetty ja nyt voi valita tuotteita yksitellen tai valita useampia tuotteita kerralla. Ctrl + hiiren vasemmalla valita yksittäisiä tuotteita ja lopuksi Enter, niin valitut tuotteet tulevat ohjelman rivinäkymään.   Kaikki tuotteet voi valita Ctrl + A  > Enter näppäinyhdistelmällä.   Nimikelistan tuotteet taulukkolaskentaan. Valitse haluamasi tuotteet, paina Ctrl + C ja liitä valitut tuotteet taulukkolaskentaohjelmaan (Ctrl + V)   Nimikelistaan on lisätty Taulukkomäärittelyt (Ctrl+P), joilla voi rajata hakua Nimikelistassa.    

Tässä käydään läpi miten saadaan lisättyä Varastokirjanpidon Näytä -> Varastotapahtumat ikkunaan sarakkeet Vanha saldo ja Uusi saldo. Sarakkeita voidaan käyttää varastosaldojen tarkistamiseen.   Valitaan varastosta Näytä -> Varastotapahtumat ja sieltä Asetukset -> Taulukkomäärittelyt     Sitten valitaan Uusi sarake (valkoinen paperikuvake), annetaan Otsikko Vanha saldo ja Kenttä alasvetovalikosta valitaan VANHASALDO, sitten lisätään samalla tavalla Uusi saldo, kenttä alasvetovalikosta löytyy UUSISALDO.   Kentät saa siirrettyä haluamaansa kohtaan valitsemalla ensin hiirellä alemmasta taulukosta Vanha saldo ja sitten uudestaan pitämällä hiiren painike pohjassa, jolloin tulee näkyviin kaksi nuolen päätä ja raahataan kenttä haluttuun kohtaan.   Nyt näkyy varastotapahtumissa Vanha saldo ennen esim myytyä määrää ja mikä on Uusi saldo myynnin jälkeen. Lopuksi klikataan Tallenna. Tämä asetus on käyttäjäkohtainen.    

Voit kirjoittaa muistilappuun yrityksen sisäiseksi tiedoksi tarkoitettua tekstiä. Muistilapun maksimimerkkimäärä on 2000 merkkiä. Muistilappu aukeaa työkalurivillä muistilappu painikkeesta. Myyntitilausten puolella: Tallennuksen jälkeen muistilapulle kirjoitettu teksti näkyy alla olevan kuvan mukaisesti  Ja Laskutuksen puolella muistilappu näkyy seuraavasti