Om te voldoen aan de voorschriften van de Belastingdienst, is het belangrijk om zorgvuldig met factuurnummers te werken. De regelgeving vereist dat factuurnummers opeenvolgend en uniek te zijn om transparantie en traceerbaarheid te garanderen.  Ontbrekende factuurnummers Het kan voorkomen dat er gaten ontstaan in de opeenvolgende nummering van facturen, bijvoorbeeld door het verwijderen van (concept)facturen. Het is belangrijk op te merken dat een 'verwijderde' factuur niet daadwerkelijk uit de administratie wordt gewist, maar gemarkeerd wordt als 'verwijderd'. Om de integriteit van de factuurnummering te waarborgen en eventuele gaten te verklaren, zijn twee hulpmiddelen beschikbaar:    Controle referentienummers (overzicht): Dit venster biedt een overzicht van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Het identificeert ontbrekende nummers in de reeks en toont in een samengevatte regel hoeveel nummers ontbreken om de reeks compleet te maken. Door Gegevens weergeven te markeren, wordt een specificatie getoond van elke transactie, of deze nog niet is verwerkt of als 'verwijderd' is gemarkeerd. Ter illustratie: in de afbeelding hieronder is te zien dat er acht ontbrekende nummers zijn tussen de nummers 2021F0009 en 2021F0018 uit de module Debiteuren. Controle referentienummer (gedetailleerd): Dit venster toont een gedetailleerde analyse van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Door de optie Alleen verwijderde weergeven te selecteren, worden alleen de verwijderde transacties getoond. Ter illustratie: de afbeelding hieronder laat zien welke facturen uit de module Debiteuren zijn verwijderd.   ... Meer weergeven

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van inkoopfactuurnummers in de omschrijvingen van bankafschriften. Herkenning inkoopfacturen In tegenstelling tot verkoopfacturen, zijn inkoopfactuurnummers moeilijker te herkennen in een omschrijving. Dit komt doordat elke leverancier eigen unieke nummerreeksen hanteert. Over het algemeen is dit ook minder vaak nodig bij inkoopfacturen, aangezien deze vanuit het systeem bij betalen al worden afgeboekt. Toch moeten bepaalde inkoopfacturen wel op deze manier worden herkend, bijvoorbeeld inkoopfacturen die via incasso worden afgeschreven.   Hieronder volgt een schema met voorbeelden die illustreren hoe een een inkoopfactuur  herkend wordt. Een uitleg over het aanmaken van voorlooptekens en hoe deze het herkenningsproces kunnen bevorderen, wordt verderop in de procedure beschreven.    Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking factuur: 12345 Ja Factuurnummer "12345" Op basis van het voorloopteken ("factuur") * 56789 Ja Factuurnummer "56789" De omschrijving bevat enkel een nummer en er staat een inkoopfactuur open met dit nummer als referentienummer of extern referentienummer. A12345 Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat enkel een nummer waarin letters voorkomen. Letters in een factuurnummer worden niet ondersteund. "12345 98765" Ja Factuurnummer "98765" De omschrijving bestaat uit twee nummers, waarbij het eerste nummer is vastgelegd als extern debiteurnummer in het veld Referentie van de crediteur en het tweede nummer als openstaande inkoopfactuur kan worden herkend. "12345/98765" Ja Factuurnummer "98765" Zie vorige; echter een scheidingsteken is gebruikt. Toegestane scheidingstekens:  : , . / - ; | "12345 98765 88890" Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat meer dan twee nummers. "facnr: A12345" Ja Factuurnummer "A12345" Op basis van de prefix "facnr" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van letters in factuurnummers is ondersteund.   "fac: 2020.12345" Ja Factuurnummer "2020.12345" Op basis van de prefix "fac" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van de scheidingstekens . - is ondersteund:  *Voorlooptekens vastleggen Door het instellen van voorlooptekens kunnen inkoopfactuurnummers herkend worden wanneer deze voorlooptekens voorkomen in de omschrijving van de afschriftregel. In het venster Bank/-kasrekeningen kan de deze lijst met voorlooptekens beheerd worden, waarbij de te herkennen voorlooptekens door een komma gescheiden worden.     ... Meer weergeven

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van factuurnummers in omschrijvingen van bankafschriften door het implementeren van specifieke nummerreeksen. Activeren van nummerreeksen Voor de herkenning van factuurnummers dient de nummerreeks ARINVOICE gebruikt te worden. Deze reeks wordt standaard gebruikt voor het uitdelen van eigen factuurnummers. Daarom wordt deze ook weer gebruikt voor het herkennen van factuurnummers in omschrijvingen in de bank. Als er naast de factuurnummers die door Visma Net worden uitgedeeld nog andere reeksen zijn die ook herkend moeten worden kunnen deze hier worden vastgelegd met een begindatum in het verleden.  Proces van herkennen Het systeem begint met het zoeken naar factuurnummers binnen de omschrijving van de afschriftregels, zowel tijdens het importeren van de afschriftregels als na het handmatig activeren door op de knop Factuurnummers aanvullen te klikken. Herkenning van potentiele factuurnummers gebeurd aan de hand van alle reeksen binnen de nummerreeks ARINVOICE. De reeksen worden beoordeeld op basis van de Begindatum (aflopend van nieuwste naar oudste). Als er een match wordt gevonden stopt het zoekproces.   Om het herkenningsproces te illustreren is hieronder een schermafbeelding te zien van een aantal reeksen met daaronder een verklaring van de herkenning van factuurnummers in de afschriftregels.        Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking 202404889 klantnr 9099145071 Ja Factuurnummer: "202404889" Op basis van nummerreeks 01-01-2024 7028226/6205473 376171 Ja Factuurnummer: "7028226" Op basis van nummerreeks 01-01-1907 7028226/4205473 S.Dekker 52980 Ja Factuurnummer: "4205473" Op basis van nummerreeks 01-01-1909 SEPA overschrijving 120824/ABC-XY006857 Ja Factuurnummer: "ABC-XY006857" Op basis van nummerreeks 01-01-1908 2500AB9999 Ja Factuurnummer: "2500AB9999" Op basis van nummerreeks 01-01-1906 2500AC9999 Nee Geen match gevonden Doordat "AC" niet past binnen de nummerreeks ABC500 Ja Factuurnummer: "ABC500" Op basis van nummerreeks 01-01-1905 ABC500X Nee Geen match gevonden Doordat de extra "X" niet past binnen de nummerreeks   ... Meer weergeven

Na het vrijgeven van transacties, worden deze doorgaans direct gejournaliseerd. Echter, er kunnen omstandigheden zijn waardoor een journaaltransactie de status Niet-gejournaliseerd krijgt: Bewuste keuze voor apart journaliseren: dit is de situatie wanneer in het venster Voorkeuren Grootboek de optie Bij vrijgeven, automatisch journaliseren niet is gemarkeerd.  Fout in de vewerking: er kan een fout zijn opgetreden tijdens het verwerkingsproces waardoor het journaliseren, de laatste stap, niet voltooid is.   Dit resulteert in het niet verschijnen van deze transacties in financiële rapportages en analyses.    Het is essentieel om tijdens de maandafsluiting te controleren op de aanwezigheid van niet-gejournaliseerde journaaltransacties. Dit kan snel en eenvoudig door het venster Transacties journaliseren te openen. Indien er transacties zichtbaar zijn, selecteer dan de optie Alle journaliseren om deze transacties alsnog te journaliseren.    Let op: Soms wordt er bij de verwerking van de afschrijvingen in het vaste activaproces een activatransactie van 0 euro aangemaakt. Deze transacties zullen ook de status Niet-gejournaliseerd krijgen omdat ze niet kunnen resulteren in een journaaltransactie. Deze transacties zijn dan correct verwerkt en hoeven niet verder gejournaliseerd te worden.  ... Meer weergeven

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om Btw te verwerken bij het boeken van journaaltransacties. Hoewel het aanbevolen is Btw alleen te verwerken via de standaardprocessen voor Debiteuren, Crediteuren, Bank/Kas of middels een Btw-correctie, biedt deze procedure richtlijnen voor situaties waarin Btw direct bij een journaalpost betrokken moet worden. 1. Activeren van de functionaliteit Om Btw te kunnen verwerken in journaaltransacties, moet eerst de desbetreffende functionaliteit geactiveerd zijn. Volg onderstaande stappen als deze nog niet is ingeschakeld: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Markeer de optie Btw-invoer vanuit Grootboek Klik op Inschakelen 2. Journaaltransacties boeken met Btw Voor het verwerken van een transactie met Btw, zoals het overboeken van een tussenrekening naar de omzet, waarbij Btw meegenomen dient te worden, ga je als volgt te werk: Open het venster Journaaltransacties Voeg een nieuwe journaaltransactie toe Markeer de optie Btw-transacties aanmaken Specificeer voor de omzet- of kostenrekening de btw-categorie (bv hoog of laag) Voer voor de Btw-rekening zowel de btw-categorie als de te gebruiken btw-code in   ... Meer weergeven

In het venster Transacties afletteren zijn twee nieuwe kolommen toegevoegd om het herkennen van transacties te vergemakkelijken:   Absoluut bedrag: Deze kolom laat het debet- of creditbedrag als een positief getal zien. Hierdoor kunnen debet- en credittransacties met dezelfde waarde eenvoudig naast elkaar worden geplaatst door op deze kolom te sorteren. Referentie: Deze kolom vertoont, indien van toepassing, de debiteur- of crediteurcode. Deze toevoeging is met name waardevol bij het afletteren van transacties in de modules Debiteuren en Crediteuren.   ... Meer weergeven

De bankkoppeling met ING, die voorheen uitsluitend beschikbaar was voor gebruikers van Mijn ING Zakelijk, is nu uitgebreid. Hierdoor kunnen ook gebruikers van ING InsideBusiness (IBP) hiervan profiteren. De PSD2-koppeling met IBP ondersteund op dit moment alleen het ophalen van bankafschriften. Betaalbestanden moeten nog altijd uitgewisseld worden via het SEPA-bestandsformaat. Bankafschriften worden viermaal per dag gesynchroniseerd. Bovendien is het noodzakelijk dat elke 180 dagen de toestemming vanuit IBP wordt vernieuwd.   Het activeren van de koppeling is eenvoudig en kan door binnen Autopay een nieuwe bankkoppeling met ING aan te maken. Tijdens het aanmeldproces wordt een aanvullende vraag gesteld, om te bevestigen of er gebruik wordt gemaakt van InsideBusiness.   LET OP: In het Inside Business (IB) portaal, moet een IB-gebruiker eerst een PSD2-abonnement aanvragen om toestemming te kunnen geven aan een TPP (Third Party Provider) voor toegang tot de rekening. Raadpleeg de ING-documentatie (PSD2 subscription request) voor meer informatie.      ... Meer weergeven

Het tijdelijk onderbreken van het genereren van een afschrijving kan overwogen worden in verschillende specifieke situaties. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn in het kader van een operationele onderbreking, een reorganisatie of in afwachting van een beslissing aangaande het toekomstig gebruik. Verder kan het onderbreken van de afschrijvingen ook worden toegepast tijdens de opbouw van een activum, waarbij start van de afschrijvingen worden uitgesteld totdat het activum volledig bedrijfsklaar is.  Afschrijvingen onderbreken Open het venster Vaste activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen moeten worden onderbroken Ga naar het tabblad Saldo Controleer in de kolom Laatste afschrijvingsperiode vanaf wanneer de onderbreking effectief wordt, namelijk de eerstvolgende periode. Als er geen laatste periode vermeld staat, zal de onderbreking ingaan op de eerste periode waarop de eerste afschrijving zou worden gegenereerd. Kies Acties/Onderbreken   Het activum wordt nu gemarkeerd als status Onderbroken, wat inhoudt dat er momenteel geen afschrijvingen voor dit activum gegenereerd worden. Afschrijvingen opnieuw activeren Wanneer de afschrijvingen weer in gang gezet moeten worden: Open het venster Vaste activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen onderbroken zijn Kies Acties/Opnieuw activeren Bij het opnieuw activeren wordt gevraagd om de huidige periode te kiezen. Specifieer de periode waarin de afschrijvingen hervat moeten worden en kies Ok.     De laatste periode waarin zal worden afgeschreven zal nu worden verschoven doordat het aantal overgeslagen periode hieraan wordt toegevoegd. De nieuwe laatste afschrijvingsperiode kun je vinden op het tabblad Saldo in de kolom Afschrijvingen tot periode.  ... Meer weergeven

Het is nu mogelijk om bij de VIES-controle ook de NAW-gegevens te bekijken zoals deze geregistreerd staan in het VIES-register. Dit biedt extra zekerheid dat het btw-nummer daadwerkelijk is gekoppeld aan de desbetreffende organisatie. Om de NAW-gegevens te raadplegen, beweeg de muis over het groene vinkje; de gegevens zullen dan worden weergegeven.     ... Meer weergeven

De naam van het rapport Betalingsanalyse (periode) is gewijzigd naar Ouderdomsanalyse (periode). Deze nieuwe benaming sluit beter aan bij het doel van het rapport: het bieden van inzicht in de ouderdom van posten op de gegeven periode.     ... Meer weergeven

Het proces van desinvestering wordt toegepast voor het afvoeren van een activum. Dit kan om verschillende redenen noodzakelijk zijn, waaronder: Einde van de levensduur van het activum Verkoop van het activum Diefstal van het activum Onbruikbaarheid van het activum Let op: Het is ook mogelijk een activum tegen te boeken, wat inhoudt dat de eerdere transacties worden teruggedraaid (tegengeboekt). Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast wanneer een activum foutief was geactiveerd.  Procedure voor het desinvesteren 1. Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste desinvesteringsmethode beschikbaar is Open het venster Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste methode beschikbaar is en de juistheid van de gekoppelde grootboekrekening. 2. Uitvoeren desinvestering Open het venster Vaste activa Selecteer het activum dat afgevoerd gaat worden Kies Acties/Desinvesteren Selecteer de gewenste datum voor de desinvestering. De periode wordt overeenkomstig de datum geselecteerd, indien gewenst kan de periode nog worden gewijzigd.  (Optioneel) Voer de waarde in waarvoor het activum is verkocht. Selecteer de gewenste desinvesteringsmethode Indien nodig, markeer de optie Afschrijven voor desinvestering om afschrijvingen tot de geselecteerde periode te genereren. Vermeld de reden van desinvestering Bevestig met Ok Journaalposten  Rekening Debet Credit Rek. winst/verlies Het verlies (boekwaarde - opbrengsten, indien de boekwaarde groter is dan het opbrengsten) of 0,00 De winst (opbrengsten - boekwaarde, als de boekwaarde kleiner is dan de opbrengsten) of 0,00 Rek. vaste activa 0.00 Aanschafkosten Rek. cumulatieve afschrijvingen Bedrag cumulatieve afschrijvingen 0.00 Rek. opbrengsten* Bedrag opbrengsten 0.00   * Registratie verkooptransactie Na het uitvoeren van de desinvestering moet het geregistreerde waardebedrag, dat tijdens de desinvestering is ingevoerd, formeel als verkooptransactie worden geboekt.  Initieer hiervoor de standaardprocedure voor het maken van een verkooptransactie en gebruik dezelfde grootboekrekening die is gekozen tijdens de desinvestering (rekening Opbrengsten).  ... Meer weergeven