Om de premie te berekenen geeft Raet aan het VF-PF het bruto maandsalaris nodig, % vakantiegeld, WTF en gewerkte dagen door. Deze gegevens worden vanuit HR Core aangeleverd aan het VF-PF. Het vervangingsfonds berekent de af te dragen premie. Hiervan stuurt zij een nota. Wij lopen er nu tegen aan dat het VF-PF te veel premie in rekening brengt. De berekening gaat mis bij korttijdelijk aanstellingen en bij een gebroken maand berekening. In deze situatie wordt bij het VF-PF de verkeerde grondslag berekend (met als gevolg dat er een verkeerde afdracht wordt gefactureerd). Gemal berekent echter wel de juiste grondslag en afdracht. De tip is om naast het bruto salaris ook de grondslag door te geven aan het VF-PF om tot een juiste premie berekening te komen. ... View more

Het aanbieden van documenten via Zenden en Ontvangen is bedoeld voor het importeren van grotere hoeveelheden document in één keer. Ondanks dat het importbestand aan alle eisen voldoet gaat het vaak inhoudelijk fout, en is er controle nodig op de resultaten. Dit in tegenstelling tot het handmatig uploaden door een gebruiker die bewust de medewerker en de documentsoort kiest, of door het aanbieden van één document per keer door bijvoorbeeld een andere module waarbij de medewerker en de documentsoort automatisch door het systeem wordt bepaald. Pas als na het importeren van grotere hoeveelheden een beheerder de controle heeft uitgevoerd en vervolgens de import heeft goedgekeurd worden de documenten zichtbaar voor 'gewone' gebruikers. Het importmechanisme wordt soms echter ook gebruikt om een ander systeem documenten aan te laten leveren. Dat zijn dan losse documenten of een aantal documenten die bijvoorbeeld over een dag zijn verzameld, waar de import in principe niet voor bedoeld/geschikt is. Voor dit soort toepassingen is de Dossier Connector beschikbaar. Daarmee kunnen externe systemen de afzonderlijke documenten 'real time' aanbieden aan Personeelsdossier op basis van een specifieke gebruikersactie. Omdat het document naar aanleiding van deze  gebruikersactie wordt toegevoegd (een gebruiker kiest bijvoorbeeld de meta-gegevens op een scanner) wordt het document wel meteen zichtbaar voor andere gebruikers. Het automatisch goedkeuren van een import moet om bovenstaande reden minimaal instelbaar zijn per organisatie. Omdat het importeren los staat van Personeelsdossier zelf, betekent dat dat het niet eenvouding is om automatisch goed te keuren zonder ingrijpende aanpassingen aan het importproces. Gezien deze impact ten opzichte van het doel van het importproces en de beschikbaarheid van de Dossier Connector is het niet waarschijnlijk dat dit idee gerealiseerd zal gaan worden. ... View more

Bij het uploaden van een document worden eerst de meta-gegevens gevraagd, en daarna wordt het document geüpload. Om de documentomschrijving te kunnen gebruiken moet in feite eerst het document worden geüpload voordat de naam kan worden gebruikt. Het document kan dan nog niet worden opgeslagen, omdat op dat moment de meta-gegevens nog ontbreken. Er is daarom bewust voor deze volgorde gekozen, omdat we anders documenten steeds tijdelijk in geheugen moeten bewaren totdat alle gegevens bekend zijn om het document op te kunnen slaan. In principe zou het dus wel kunnen door de werkvolgorde aan te passen, maar met name bij grote documenten heeft dat gevolgen voor de werking van het systeem. Een belangrijke afweging is dan de wenselijkheid ten opzicht van de impact van een dergelijke redesign. Alhoewel het vullen van de huidige datum een bekende wens waarvan er wordt overwogen om deze te realiseren, is er destijds bewust voor gekozen om dit veld leeg te laten. In principe moet de ingangsdatum worden gevuld met de datum waarop de inhoud van het document van toepassing is. Stel dat er op 15 mei een document wordt geüploadt die op 1 april naar de medewerker is gestuurd dat er per afgelopen 1 januari een loosverhoging is geweest. Dan zou de ingangsdatum in principe 1 januari moeten zijn, of anders 1 april, terwijl 15 mei dan wordt voorgesteld. In vrijwel alle gevallen is dan de voorgestelde datum niet de juiste. ... View more

Documenten worden in Personeelsdossier gekoppeld aan het (technisch) medewerkernummer (bijvoorbeeld een kopie ID-bewijs) of aan het (technisch) medewerkernummer en het dienstverbandnummer (bijvoorbeeld een beoordelingsverslag). Dit zijn de gegevens waarmee een medewerker uniek wordt geïdentificeerd. In sommige gevallen is het persoonsnummer gelijk aan het medewerkernummer (zoals in Beaufort), maar in bijvoorbeeld HR Core Business wordt het persoonsnummer bepaald door de organisatie en het medewerkernummer door het HR-systeem zelf. In prinicipe is het dus mogelijk om documenten alleen aan de medewerker of aan één van de dienstverbanden te koppelen. Als de 'dienstverbanden' echter feitelijk verschillende medewerkernummers zijn met hetzelfde persoonsnummer, dan betreft het zuiver gezien een andere medewerker. In dat geval moet er worden gekozen aan welke 'medewerker' het document moet worden gekoppeld. Het is niet mogelijk om een document aan een persoonsnummer te koppelen, omdat deze technisch gezien een medewerker niet uniek identificeerd. Om hierin enigzins een oplossing te bieden is de mogelijkheid toegevoegd om een document te kunnen kopiëren. Tot voor kort konden documenten alleen worden verplaatst, maar met de optie 'Acties > Naar medewerker kopiëren' kan een document in elk geval eenvoudig aan beiden worden gekoppeld. ... View more

Er is een verschil tussen de sortering van alle resultaten die aan het filter voldoen (alle resultaten), en de resultaten die daadwerkelijk worden getoond in de lijst (de eerste 1000). De resultaten die worden getoond in de lijst kunnen naar wens worden gesorteerd door op de koptekst te klikken. Eventueel kan er op meerdere kolommen worden gesorteerd door de CTRL-toets ingedrukt te houden (zie de Toelichting - Zoekresulaten sorteren). Deze sortering wordt ook bewaard per gebruiker, zodat deze de volgende keer wederom wordt toegepast. De sortering van alle resultaten die aan het filter voldoen is grotendeels afhankelijk van het gebruikte filter. Het sorteren van alle resultaten kan, vooral bij organisaties met zeer veel medewerkers, zeer lang duren gezien de grote hoeveelheid documenten. Daarom wordt de 'standaard' sortering gebruikt bij het ophalen van de eerste 1000 resultaten, zodat dit resultaat zo snel mogelijk beschikbaar is. Om deze redenen is het zinvol om zo goed mogelijk te filteren (bijvoorbeeld minimaal filteren op 1 CEA- of bedrijfsnummer en een jaar/periode). ... View more

Personeelsdossier werkt op basis van een set van dienstverbandgegevens die binnen Youforce beschikbaar zijn. Daaronder vallen bijvoorbeeld organisatieonderdeel, afdelingscode, afdelingsnaam en verkorte afdelingsnaam. Dit zijn gegevens die elk HR-systeem aanlevert (HR Core Beaufort, HR Core Education en HR Core Business). Arbeidsrelatie is helaas niet beschikbaar in dienstverbandgegevens. De impact om dit gegeven beschikbaar te maken is groot. Enerzijds omdat hiervoor meerdere modules aangepast moeten worden (inclusief export- en importmechanismen). Anderzijds is dit een gegeven wat niet als zodanig beschikbaar is in de andere HR-systemen, waardoor het overal 'optioneel' zou moeten worden gemaakt en moeten worden onderdrukt voor gebruikers van andere HR-systemen. ... View more

Zorg er voor dat in de gebruikte rol de optie 'Beheer > Dossiers verwijderen' aan gevinkt is. Selecteer vervolgens een bepaalde medewerker en open het dossier door er op te klikken. Vervolgens kan het dossier met 'Acties > Dossier verwijderen'' worden verwijderd. Dit is alleen mogelijk als er géén documenten meer aanwezig zijn (let op dat er niet nog documenten in de prullenbak staan) en als de medewerker ook niet meer in Youforce aanwezig is. ... View more

Het zoeken naar meerdere persoonsnummer is mogelijk door ze te scheiden met een |-teken. Bijvoorbeeld: 01871 | 01975 | 10052 Kijk voor meer informatie over het filteren in de onlinehelp onder het vraagteken. Daar staan nog meer voorbeelden van de mogelijkheid tot filteren. Aandachtspunt daarbij is dat het personeelsnummer een alfanumeriek gegeven is, en dus ook letters en leestekens kan bevatten. Om deze reden kan het gebruik van bijvoorbeeld groter dan of kleiner dan wellicht onverwachte resultaten opleveren. ... View more

Kan je aangeven wat voor velden je in gedachten hebt? Bij het ontwerpen van  deze functie konden we niet meer schermen/velden bedenken. Achteraf kan ik er nog één bedenken maar die is niet helemaal standaard, maar wel standaard per bedrijf: ARBO koppeling conform de bedrijfsinrichting aanzetten indien van toepassing. ... View more

Ditzelfde geldt voor het basisonderwijs voor bovenschoolse P&O afdelingen en voor schooldirecteuren. ... View more

Goed idee! Zou een hoop werk schelen omdat je de opmaak gelijk kan controleren. ... View more

Aangezien wij de komende tijd onze functietabel in Beaufort drastisch gaan in korten is dit voor ons ook zeer een zeer wenselijke optie. ... View more

In RVM maak ik hier vaak gebruik van waardoor de ondersteuning van gebruikers veel soepeler verloopt. Dit zou wat mij betreft zeer wenselijk zijn in HRSS ... View more

Dat zou veel misverstanden oplossen en minder mutaties geven. ... View more

Te vervallen verlofuren in Selfservice (SLSR-I-96) Merged De uren die getoond worden als "te vervallen uren" worden in het begin van het jaar bepaald. Dit is een statisch gegeven, dus wanneer de medewerker de uren opgenomen heeft, blijven de uren staan als te vervallen. Beter zou zijn hier een dynamisch gegeven van te maken zodat dit geen verwarring oplevert bij de medewerker. ... View more

Wij werken niet met RVM maar het lijkt mij een goed idee! Het mooiste zou zijn om dit als gebruikersrol in te kunnen richten zodat P&O medewerkers op deze manier ook mee kunnen kijken met leidinggevenden, die blijven hangen op een formulier. ... View more