Brukertips i Visma Global

Fra versjon 15.00 er det mulig å forhåndsgodkjenne betalingen i samme steg som man godkjenner fakturaen i Visma.net Approval. Det vil si at når betalingen sendes fra Visma Global til Visma.net Autopay, så er den allerede ferdig godkjent og vil sendes direkte fra Visma.net Autopay til banken.    Vedlagt dokument viser steg for steg hvordan dette settes opp og gjøres.

Denne artikkel tar for seg hva som må gjøres i de forskjellige integrasjonene mot Visma Global dersom en klient skal bytte organisasjonsnummer og/eller endre kundeforhold.   Visma.net Autoinvoice I Visma.net AutoInvoice må firmaet med det nye organisasjonsnummeret registreres som et nytt firma i AutoInvoice, og deretter kobles mot ERP systemet (slik som en ny-registrering i AutoInvoice).    Visma.net tjenestene Her kan dere selv logge inn i Visma.net for å endre organisasjonsnummeret. Gå i Admin / Firmaer. Finn deretter det aktuelle selskapet og bytt ut gammelt organisasjonsnummer med nytt. For å endre kundeforhold må dere kontakte lisens (lisens@visma.com) som da kan flytte klientene over på nytt kundeforhold. Det skal da også vedlegges bekreftelse på at kundeforholdet skal flyttes.   Webfaktura Her kan dere selv logge inn i webfaktura for å endre organisasjonsnummer. Gå til Innstillinger / Mitt firma og legg inn nytt organisasjonsnummer.   For å endre kundenummer i Webfaktura må dere logge inn med en byråbruker. Gå til Byrå innstillinger / Byrå og bytt ut gammelt serienummer med nytt serienummer (kundenummer).

Visste du at 90% av alle henvendelser tidlig i et purreløp (som betyr når en kunde mottar en betalingspåminnelse eller et inkassovarsel) er spørsmål om fakturakopi? Kunden finner faktisk ikke fakturaen! Bruker du AutoInvoice og AutoCollect? Da kan vi hjelpe hverandre ved at vi får tilgang på fakturakopien!  Vi vet at dette sparer alle parter for tid og fører til raskere betaling av forfalt faktura. Andre fordeler: Vi får tilgang på fakturakopi på saker du har sendt oss for oppfølging med et enkelt tastetrykk i vårt produksjonssystem Fakturakopi på inkassosaken blir tilgjengelig for sluttkunden i vår sluttkundeportal "MinSide" Ved kontakt med sluttkunden bistår vi med fakturakopi Hvordan komme i gang om du har en klient / et firma?  Logg inn i Autoinvoice kontoen din: www.autoinvoice.no  Gå til Innstillinger / brukere Legg til ny bruker ​Brukeren må ha navnet svc_autoinvoicevfs@visma.com  Brukeren må ha adminrettigheter Lagre Hvordan komme i gang om du har flere klienter / firmaer?  Logg inn i Autoinvoice kontoen din: www.autoinvoice.no  Gå til Innstillinger / brukere Legg til ny bruker ​Brukeren må ha navnet svc_autoinvoicevfs@visma.com  Brukeren må ha adminrettigheter Trykk på “Flere firma” (liste med alle firmaer / klienter fremkommer) Trykk på knappen “Alle admin(xx)” (*xx* henviser til antall klienter) Lagre    Tada! Så enkelt og så effektfull!   PS! Lurer du på hva AutoCollect er? Bli kjent med tjenesten her AutoCollect - hvordan fungerer det?

Som nevnt tidligere i "Product & Support Update", vil Microsoft begynne å rulle ut oppdatering KB5004442 den 14. mars. Tekniske detaljer rundt denne oppdateringen finner du her.   Denne oppdateringen gjør en endring på sikkerhetsrammene rundt protokollen DCOM, som benyttes av bl.a. Visma Global og Visma Lønn. Det er derfor viktig at dersom du kjører Visma Global i servermiljø med klient/tjener, så MÅ Visma Global i forkant av 14. mars oppgraderes til minimum versjon 16.10.2. Denne versjonen har støtte for de nye protokollendringene fra Microsoft.   Dersom man av ulike årsaker ikke har mulighet til å få oppgradert Visma Global før dette inntreffer, anbefales det å vente med installasjonen av KB5004442 (Windows update) til en oppgradering av Global kan utføres.

Fra versjon 15.10 av Global, er at du nå kan resende faktura til Visma.net Autoinvoice.   Hvis du går inn på Forespørsel / Fakturakopi i Global, så vil du nå se denne knappen “Send til Autoinvoice”. Det er altså mulig å resende fakturaer som allerede er sendt til AutoInvoice - samme muligheten som du har fra Aktiv Edi-Sentral. I tillegg så er det mulig å sende faktura på nytt dersom den av ulike årsaker har feilet og da ikke ligger i Aktiv Edi-sentral. Tidligere så måtte du kreditere og fakturere når fakturaen ikke var overført til Aktiv EDI-sentral, så nå kan du da velge å sende til AutoInvoice på nytt, og XML-filen vil da genereres. Men denne knappen, «Send til AutoInvoice», vil kun være aktiv dersom det er en faktura som er registrert med en EDI-profil.    

En faktura som er mottatt eller sendt via Autoinvoice, kan du velge å laste ned i et spesifikt format, for eksempel Peppol Bis 3.0. Du kan da logge inn Autoinvoice portalen og derfra konvertere en inngående eller utgående fakturaer.    Gå på Innstillinger. Firmaverktøy. Eksporter fakturaer. Her vil du få en liste over både inngående og utgående fakturaer til selskapet. Du kan for eksempel velge at kun mottatte fakturaer skal vises i listen. Velg fakturaen/fakturaene du ønsker konvertere. Under Eksportfilformat velger du ønsket format, for eksempel Peppol Bis 3.0. Klikk så Eksporter fakturaer.  

I MVA-melding fom 2022 er det i versjon 17.00 lagt inn en ny fane, ‘3 MVA-melding fom 2022 spesifisert oversikt’: I det skjermbildet vil du få en mer detaljert oversikt over hva som danner grunnlaget for den valgte mva-terminen. Du kan bruke denne oversikten til å avstemme mva-skattemeldingene dine.   Oversikten har fast sortering på SAF-T mvakode og SAF-T spesifikasjonskode og de forskjellige vises nedover, og ikke i kolonner. Du har kolonner for grunnlag, hva som er registrert for utgående og inngående mva og kolonner for kalkulert mva som er basert på hva som er registrert på grunnlag og mva prosent fra avgiftsklassen.  

Arbeidsflyter i Visma.net Expense går ut på flyten mellom Visma.net Expense, lønnssystemet og regnskapssystemet. I Visma.net Expense har du valget mellom fire forskjellige arbeidsflyter. Du finner dem under “Innstillinger / Oppsett / Arbeidsflyt”. Hvilke av disse kunden kan bruke er avhengig av hvilke andre systemer som kunden har lisens for. I dokumentet vedlagt beskriver vi de forskjellige arbeidsflytene, går igjennom oppsettet i forbindelse med disse og viser hvordan rutinene gjøres.   Oppsettet forutsetter at VCG allerede er på plass. Se denne community posten dersom du er usikker på hvordan det gjøres. 

Visma Cloud Gateway - VCG  For å kunne sette opp Visma Global mot Visma.net må VCG være installert. Dette må gjøres på serveren hvor Visma Global er installert. Forberedelser VCG brukes av Visma Global, Visma Document Center og Visma Lønn for å kommunisere med Visma.net Når du installerer må du være pålogget som administrator på server. Brukeren som legges inn i installasjonen av VCG må være "Customer administrator" i Visma.net - har du ingen "Customer administrator"  kan du sende e-post til lisens (bestilling@visma.com) så vil de kunne oppretteen bruker til deg (kan være lurt å ha en egen bruker for dette - this user) Link til installasjon av VCG finner du under Nedlastninger på Community. Pass på at du har siste versjon! For at  "Visma Cloud Gateway - VCG" skal kunne kommunisere med Visma.net så må følgende være åpnet i brannmur:   Utgående TCP-kommunikasjon til 91.123.56.26:18181 Utgående TCP-kommunikasjon til 91.123.56.26:38181 Utgående TCP-kommunikasjon og SSH-protokoller er tillatt til 91.123.56.26:2233 MEN BRUK HELST DNS odg.visma.net Installasjon Lastet ned og pakk ut zip filen Høyreklikk på installasjonsfilen og velg "Kjøre som administrator" Vi anbefaler at du også installer Visma Update - da vil VCG automatisk oppdateres til siste versjon til enhver tid Neste steg er å legge inn bruker. Her må du legge inn "Customer administrator" Du vil nå få opp kundelisten - velg riktig kundeforhold (samme som du ser i Visma.net Admin) Feilsøking Under installasjonen har du mulighet til å vise utvidet informasjon. Her kan du ha mulighet til å se hvor det feiler i installasjonen VCG har også en egen logg fil. Den finner du her: C:\ProgramData\Visma\OPGatewayService\6.3\Logging\log Du kan sette loggingen til høyt nivå i filen som heter: Visma.Services.OPGateway.OPGatewayService.exe.Config. Den filen finner du her: C:\Program Files(x86)\Visma\OnPremisesGateway\OPGatewayService. SeverityLevel i filen kan settes til Info (default), Error, All. (All bør ikke benyttes som standard da loggene fylles med meldinger, så husk å endre denne tilbake igjen.)    Det må være et 1-1 forhold mellom Visma Global klienten og Visma.net kunden (en Visma.net Installasjon kan bestå av mange klienter / firma).  Dette betyr at 1 Visma Global klient ikke kan knyttes opp mot 2 ulike Visma.net kunder, eller omvendt.  Kontroller dette ved at kundenr. i Visma Global (lisensinfo) er identisk med det som ligger under lisens i Visma.net.   Relaterte brukertips Hvordan sette opp integrasjonen mellom Visma Global og Visma.net?   

I AutoInvoice-portalen finnes det 3 steder man kan deaktivere varsling:   1.Innstillinger -> Firmainnstillinger -> Firmaopplysninger -> Deaktiver varsling - Denne gjør at alle varslinger på det valgte selskapet deaktiveres for alle brukere.   2. Innstillinger -> Personlige innstillinger -> Detaljer -> Deaktiver varsling av fakturahandlinger - Denne gjør at varslinger man får vedrørende selve fakturaene deaktiveres for den valgte brukeren.   3. Innstillinger -> Personlige innstillinger -> Detaljer -> Deaktiver varsling - Denne gjør at alle varslinger deaktiveres for den valgte brukeren.

Den nye SAF-T MVA-meldingen er implementert i Visma Global versjon 16.01.   Her følger en beskrivelse av den nye MVA-meldingen for Visma Global.    Ønsker du å se kurs vedr MVA-melding, kan du klikke her.   

Hvis du benytter deg av funksjonen, kopiering av innkjøpsordre til salgsordre, så er det fra versjon 16.00 av Visma Global lagt inn mulighet for at salgsordren skal opprettes med kostnadsbærere fra kunden som registreres. Et nytt valg er tilgjengelig når man velger å kopiere til salgsordre: 'Bruk kundens kostnadsbærere'.   Dette gjøres på følgende måte:  1) På kundekortet, legg inn en kostnadsærer. Under ser du at vi har lagt inn kostnadsbærer på avdeling:    2) Etter at du har opprettet innkjøpsorderen, og klikket på avslutt, husk å huk av for 'Kopier til salgsordre'.   3) Da vil du få opp ett nytt vindu, 'Kopiering til ordre'. Her ser du det nye parameteret 'Bruk kundens kostnadsbære', som du huker av for.     4) Går du i ordre-ticker eller på salgsorderen, vil du kunne se at kostnadsbærer avdeling er lagt til i salgsorderen.  

Til versjon 16.00 er det nå mulig å sette opp automatisk oppdatering av bunter. Den tidsstyrte jobben settes opp under Verktøy / Administrator rutiner / System / Satsvise rutiner tidsstyrt. Under Journaler finner du «Oppdater buntjournal».    Som standard vil den oppdatere kun klargjorte bunter. Dersom du ønsker å oppdatere alle bunter, så er det et nytt parameter under Verktøy / Firmainstillinger / Økonomi. Under Tilleggsinstillinger finner du en ny knapp «Satsvise rutiner». Som standard står det avkrysset for «Oppdater kun klargjorte bunter», men dersom du fjerner haken så vil alle bunter oppdateres automatisk når den tidsstyrte rutinen kjøres. Bunter som ikke går i null, eller av annen årsak feiler, vil ikke bli oppdatert.

Denne feilmeldingen kommer dersom du sender en faktura via bankens nettverk hvor forfallsdatoen på fakturaen er mindre enn fire arbeidsdager. Fakturaen blir da avvist og forsøkt sendt på e-post.

Noen benytter fremdeles avtaler på Gammelt format i Visma.net AutoPay. Fra 31.12.21 vil det ikke lengre være mulig å remittere via disse. Anbefaler derfor at man endrer slike avtaler til Nytt format ( ISO20022) så snart som mulig.   For mer info, se dette brukertipset

Ved registrering av salgsordre har du tilgang til alle fakturaer på kunden. Ved å trykke på knappen faktura-arkiv får du fram alle fakturerte ordrelinjer for kunden.     I faktura-arkivet kan du velge mellom å kopiere eller å kreditere alle eller 1 linje.   Hvis faktura-arkiv benyttes, så er det følgende regler som gjelder ved henting av innpris:   Når du krediterer faktura eller krediter linje så hentes innpris fra fakturaarkivet. Ved kreditering har vi valgt å bruke fakturaarkivets innpris da det ofte er en tilbakelevering og da bør det benyttes samme innpris som ved salg.   Når du kopierer linje så hentes beløp fra artikkelregisteret. Det spiller ingen rolle om innpris er 0 eller ikke på artikkelen. Hvis innprisen er 0 på artikkelkortet blir det 0 også på den kopierte linjen, selv om du har overstyrt innpris på den fakturaen de kopierte fra. Grunnen for dette er at når du henter innpris fra artikkel ved "kopiering", så anses dette som en "ny" registrering og det er da mest naturlig å bruke artikkelens innpris.   

I Visma Global har du en knapp på verktøylinjen, som tar deg til de siste skjermbildene du var i. Denne er kjekk å bruke dersom du lukker et skjermbildet, men deretter ønsker å gå tilbake til det.