Användartips för Visma Business

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från DCE version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13  

Ibland kan visningsfel eller andra konstigheter uppstå i DCE-webb. Det kan exempelvis vara att någon knapp blir avaktiverad eller att en vy ser felaktig ut. Oftast löses problemen lätt genom att gå igenom följande steg: Logga ut ur DCE. Rensa webbinformation i webbläsaren. Logga in i DCE och gå till "Användarinställningar", uppe till höger. Välj här "Återställ" för Listor i fakturamodulen. Stäng användarinställningarna, sidan kommer nu laddas om.

När du hanterar reseräkningar och registrerar utlägg i Travel erbjuds möjligheten att kvitton automatiskt tolkas. Detta innebär att du inte behöver manuellt mata in alla detaljer från dina kvitton. För att aktivera denna funktion,  följ stegen nedan: Gå till Inställningar i menyn. Välj Resa från de tillgängliga alternativen. Navigera till Utlägg & representation, följt av Generellt. Inom avsnittet Elektroniska bilagor, markera rutan för Använd kvittotolkning. Genom att aktivera kvittotolkning, kommer Travel automatiskt att identifiera och utfylla information från kvitton som du fotograferar i appen                                        eller drar och släpper på webben  Följande uppgifter kan hämtas från ditt kvitto:   Datum: När tjänsten eller produkten betalades. Belopp: Den totala summan för produkten eller tjänsten. Moms: Den totala momsen som betalades. OBS!  Om det finns olika momssatser på kvittot, delas de inte på separata rader. Hantera Valuta Ett område där Travel dock inte tolkar data är valutan. Detta innebär att du själv behöver ange vilken valuta som utlägget gjordes i.   För att kunna ändra valutan gå till Inställningar - Resa - Utlägg & Representation - Koder Leta upp utläggskoden du vill kunna redigera valutan på På fliken Registreringsregler välj kan anges i rullmenyn för valuta samt vad som ska gälla för valutakursen     Leta upp fältet Valuta när du registrerar ditt utlägg. Klick på förstoringsglaset bredvid Valuta-fältet för att öppna registret med tillgängliga valutor. Sök igenom listan och välj den korrekta valutan för ditt utlägg.   Viktigt att Komma Ihåg Se till att all information på ditt kvitto är korrekt och läsbar innan du bifogar det till Travel. Om kvittot innehåller information i en annan valuta än SEK, kom ihåg att manuellt ändra detta för att spegla utläggets riktiga valuta. Kontrollera att datumen och beloppen matchar dina fysiska kvitton för att undvika diskrepanser i din reseräkning.     Med dessa instruktioner hoppas vi förenkla processen för att rapportera dina reseräkningar och utlägg. En korrekt och noggrant ifylld reseräkning säkerställer snabb bearbetning och ersättning för dina företagsrelaterade utgifter.

Det är viktigt att du som Superanvändare i Visma.net Payroll SE följer denna beskrivning för att alla på ditt företag ska kunna komma igång med löneadministration i Payroll SE.   Superanvändaren är den mailadress som var angiven i beställningen skickad av er Partner. Den måste redan vara upplagd i Admin sedan tidigare.   Instruktioner för att upprätta kopplingen mellan Visma Home och Payroll SE hittar du även i dokumentationen här och i välkomstmailet som skickas ut automatiskt när licensen är upplagd.   Klicka på länken https://lon33.kontek.se/ för att upprätta kopplingen Klicka på knappen Logga in med Visma  - då läggs ikonen Payroll till i Visma Home. Du kan logga ut och in igen för att kontrollera att den finns tillgänglig.   Inne i Visma.net Payroll SE har man som standard tillgång till ett Demoföretag - det kan du se i övre högra hörnet.   Du behöver skapa ett nytt företag som ska integreras med Payslipp och de övriga Visma.net produkterna. Det kommer att användas som ert skarpa bolag. Gå till Företag - Företagsregistret Tryck på plusknappen och fyll i grundinformation på fliken Allmänt     I nästa steg måste du ge tillgång till företaget för andra användare. OBS! En mailadress kan endast finnas på en licens. Så är affärslogiken för licenskontrollen i Payroll SE uppbyggd. Det innebär att man inte kan vara superanvändare på flera licenser. En tips här: om ni använder Gmail kan man skapa e-postalias och på så sätt administrera användare på flera licenser. Mer information hittar du på Googles Supportsidor. Gå till Admin - Administrera användare och lägg upp användare genom att trycka på plusknappen. Se till att de registreras med samma mailadress som används i Connect.   Användarna behöver också logga in via  https://lon33.kontek.se/ och upprätta kopplingen till Visma Home genom att trycka på knappen Logga in med Visma. Skulle de omdirigeras till Konteks inloggningssida och URL:en https://lon1.kontek.se/ betyder det att de inte är upplagda som användare i Visma.net Payroll SE. OBS! Det kan också vara ett annat tal i Konteks URL. För Payroll SE gäller endast lon33. Det är lätt att se skillnaden, sidorna har olika layouts och knappen Logga in med Visma saknas på Konteks sida  

Ibland kan det uppstå förvirring kring semesterdagars förflyttning till förskjutet saldo efter semesteruppdateringen. Till exempel, efter senaste uppdateringen har en anställd noterat att de har fem dagar i förskjutet saldo. Varför detta?   För att förstå detta, är det viktigt att reflektera över semesterlagens regler. Enligt lagstiftningen kan anställda endast spara de betalda semesterdagar som överstiger 20 vid starten av semesteråret. I det scenario som vi gått igenom här, kan det vara så att den anställde inte hade full betald semester under det nuvarande året. Antagligen mottog denne bara 20 betalda semesterdagar. Om den anställde bara hade tagit ut 15 av dessa dagar, blir de återstående fem dagarna förskjutna enligt de lagstadgade principerna. När semestern uppdateras nästa gång, kommer dessa fem dagar i 'förskjutet saldo' verka till den anställde som om de 'räknas dubbelt'. Men i själva verket representerar de bara de oanvända dagarna från föregående års semester som har sparats enligt Semesterlagen.

IBAN-nummer är obligatoriskt när du skapar en utbetalningsfil med filtyp ISO 20022. I denna artikel kommer vi att gå igenom hur du använder funktionen Beräkna IBAN för anställda, som finns tillgänglig i Payroll SE.      Funktionen genererar IBAN-nummer baserat på de anställdas befintliga clearingnummer och kontonummer. Observera att funktionen endast kan skapa IBAN-nummer för svenska bankkonton.     Vänligen notera att för vissa Nordea-kontotyper, dvs. Personkonto och PlusGiro, kan denna beräkningsfunktion inte tillhandahålla något IBAN-nummer. Vid dessa fall behöver du manuellt tilldela dina anställdas IBAN-nummer i deras anställningsprofiler.   När du använder funktionen Beräkna IBAN för anställda, kan du välja om IBAN-nummer ska genereras för Alla anställda eller begränsas Enligt urval. Du kan också granska resultatet innan du gör den slutliga begäran genom att trycka på knappen Förhandsgranska. Vi rekommenderar att du först granskar resultatet innan du genererar IBAN-nummer.  Klicka på knappen Förhandgranska. Välj om du vill se resultatet i samma fönster eller öppna det i PDF resp. CSV formatet.     När du klickar på knappen Beräkna, kommer de genererade IBAN-numren att lagras i Personalregistret under fliken Allmänt och sektionen Bank. Dessutom genereras information för fälten BIC och Landskod, vilka finns på samma ställe   Rapporten som skapas av denna funktion ger dig information om vilka anställda som har blivit godkända eller ej. Dessutom genereras en rapport med namnet "IBAN - beräknade kontonummer", som automatiskt sparas i Filhantering under mappen Exportera, i undermappen Utbetalning.    Denna rapport ger en detaljerad redovisning av de beräknade IBAN-numren.

I Payroll SE kan man ställa in en automatisk kontroll att kontona på lönearter finns med i kontoplan man vill använda. Är kontrollen på men det saknas kontoplan svarar systemet med följande felmeddelande:     Gå till Lönearter - löneartsregistret och välj lönearten som du ser i felmeddelandet. Gå till fliken Kontering - där ser du standardkonto eventuellt flera konton om du konterar per kategori/anställd   Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring   Under Kontoplan kryssa i ingen kontroll eller importera din kontoplan i SIE4 filformat. Alternativet är att lägga upp alla konton manuellt i tabellen till höger    

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".     För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor. Klicka här för att läsa mer om att ärva attestbelopp.     Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan också flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.