Användartips för Visma Business

Att löneväxla handlar om att byta en del av sin kontanta bruttolön mot andra förmåner. I praktiken innebär det att arbetsgivaren drar av exempelvis 5 000 kronor på arbetstagarens bruttolön och istället sätter in det beloppet i vald förmån.   Det finns ingen standard löneart för detta ändamål i Payroll SE utan man får skapa en egen under Lönearter - Löneartsregister. Ställ in att lönearten ska påverka bruttolönen.   För att visa ackumulerat saldo på lönespecifikation för löneväxlingen behöver du skapa egen statistik. Det gör du på fliken Allmänt under Egen statistik   Du får skapa en separat löneart för att visa ackumulerat värde på utskriften   Ett enkelt exempel kan du se nedan. Men det kan skilja sie beroende på vilket semesteravtal, anställningsform mm man har.   Månadslön är på 25 000 kr och det görs ett bruttolöneavdrag på 5 000 kr, då kommer skatt och arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolönen 20 000 kr.        

Det är viktigt att du som Superanvändare i Visma.net Payroll SE följer denna beskrivning för att alla på ditt företag ska kunna komma igång med löneadministration i Payroll SE.   Superanvändaren är den mailadress som var angiven i beställningen skickad av er Partner. Den måste redan vara upplagd i Admin sedan tidigare.   Instruktioner för att upprätta kopplingen mellan Visma Home och Payroll SE hittar du även i dokumentationen här och i välkomstmailet som skickas ut automatiskt när licensen är upplagd.   Klicka på länken https://lon33.kontek.se/ för att upprätta kopplingen Klicka på knappen Logga in med Visma  - då läggs ikonen Payroll till i Visma Home. Du kan logga ut och in igen för att kontrollera att den finns tillgänglig.   Inne i Visma.net Payroll SE har man som standard tillgång till ett Demoföretag - det kan du se i övre högra hörnet.   Du behöver skapa ett nytt företag som ska integreras med Payslipp och de övriga Visma.net produkterna. Det kommer att användas som ert skarpa bolag. Gå till Företag - Företagsregistret Tryck på plusknappen och fyll i grundinformation på fliken Allmänt     I nästa steg måste du ge tillgång till företaget för andra användare. OBS! En mailadress kan endast finnas på en licens. Så är affärslogiken för licenskontrollen i Payroll SE uppbyggd. Det innebär att man inte kan vara superanvändare på flera licenser. En tips här: om ni använder Gmail kan man skapa e-postalias och på så sätt administrera användare på flera licenser. Mer information hittar du på Googles Supportsidor. Gå till Admin - Administrera användare och lägg upp användare genom att trycka på plusknappen. Se till att de registreras med samma mailadress som används i Connect.   Användarna behöver också logga in via  https://lon33.kontek.se/ och upprätta kopplingen till Visma Home genom att trycka på knappen Logga in med Visma. Skulle de omdirigeras till Konteks inloggningssida och URL:en https://lon1.kontek.se/ betyder det att de inte är upplagda som användare i Visma.net Payroll SE. OBS! Det kan också vara ett annat tal i Konteks URL. För Payroll SE gäller endast lon33. Det är lätt att se skillnaden, sidorna har olika layouts och knappen Logga in med Visma saknas på Konteks sida  

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".     För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

I Tid/Kalender-vyn erbjuds användarna en omfattande översyn över ansökt samt beviljad frånvaro.   I huvudmenyn gå till Tid och sedan välj Kalender Det är enkelt och intuitivt att navigera och använda kalendervyn för frånvarohantering: Välj Tidsperiod: I Kalendervyn börjar du med att välja den tidsperiod du önskar överskåda. Detta ger dig möjligheten att fokusera på specifika datum och perioder för ett enklare hanteringssätt. Översyn av Frånvaro: När du valt önskad period presenteras en detaljerad sikt över ansökt och redan beviljad/registrerad frånvaro. Här framgår tydligt vilka frånvaroansökningar som väntar på behandling samt vilka som redan är godkända eller avslagna. Hantering av Frånvaroansökningar: Genom att dubbelklicka på en specifik frånvaroansökan öppnas information om den anställdes frånvaro och ansökning, där du direkt kan välja att godkänna eller avslå ansökan. Denna funktion förenklar processen och gör det möjligt att hantera ansökningar på ett mer direkt sätt.   Filtrering För ytterligare förenkling och specialisering erbjuder Tid/Kalender möjligheten att filtrera vilken information som visas. Genom att använda filtret kan du välja att enbart visa frånvaro baserat på olika statuskategorier eller andra specifika kriterier.   För att använda denna funktion, klicka på Filter i menyn överst i Kalender-vyn. Följande fönster öppnas då:      

IBAN-nummer är obligatoriskt när du skapar en utbetalningsfil med filtyp ISO 20022. I denna artikel kommer vi att gå igenom hur du använder funktionen Beräkna IBAN för anställda, som finns tillgänglig i Payroll SE.      Funktionen genererar IBAN-nummer baserat på de anställdas befintliga clearingnummer och kontonummer. Observera att funktionen endast kan skapa IBAN-nummer för svenska bankkonton.     Vänligen notera att för vissa Nordea-kontotyper, dvs. Personkonto och PlusGiro, kan denna beräkningsfunktion inte tillhandahålla något IBAN-nummer. Vid dessa fall behöver du manuellt tilldela dina anställdas IBAN-nummer i deras anställningsprofiler.   När du använder funktionen Beräkna IBAN för anställda, kan du välja om IBAN-nummer ska genereras för Alla anställda eller begränsas Enligt urval. Du kan också granska resultatet innan du gör den slutliga begäran genom att trycka på knappen Förhandsgranska. Vi rekommenderar att du först granskar resultatet innan du genererar IBAN-nummer.  Klicka på knappen Förhandgranska. Välj om du vill se resultatet i samma fönster eller öppna det i PDF resp. CSV formatet.     När du klickar på knappen Beräkna, kommer de genererade IBAN-numren att lagras i Personalregistret under fliken Allmänt och sektionen Bank. Dessutom genereras information för fälten BIC och Landskod, vilka finns på samma ställe   Rapporten som skapas av denna funktion ger dig information om vilka anställda som har blivit godkända eller ej. Dessutom genereras en rapport med namnet "IBAN - beräknade kontonummer", som automatiskt sparas i Filhantering under mappen Exportera, i undermappen Utbetalning.    Denna rapport ger en detaljerad redovisning av de beräknade IBAN-numren.

Det finns tillfällen då det kan vara nödvändigt att justera semesterrätten för anställda under ett redan pågående intjänandeår. I denna artikel hittar du en enkel steg för steg guide för att gå igenom processen så smidigt som möjligt.   Gå till Personal - Personalregistret  Öppna fliken Semester     Justera Semesterrätt Brutto: Inom fliken Semester ska du se en översikt över semesterrättigheter. Leta upp knappen med tre punkter som finns till höger om fältet Semesterrätt Brutto. Klicka på denna knapp för att påbörja ändringar av semesterrätten. OBS! Det måste finnas ett semesteravtal för att knappen ska vara aktiv!   Lägg in datum och ny semesterrätt: Efter att du har klickat på knappen för att ändra semesterrätt, kommer ett nytt popup-fönster upp. Här trycker du på plusknappen för att lägga till en ny rad. Ange det datum då den nya semesterrätten börjar gälla och det nya värdet.   Bekräfta ändringarna genom att klicka sedan på knappen spara. Payroll SE kommer nu att ta hand om de matematiska beräkningarna och uppdatera den anställdas semesterrätt baserat på de informationer du angav. Vi hoppas denna artikel har hjälpt dig att uppdatera semesterrätten för dina anställda. Om du skule stöta på några oklarheter tryck på F1-knappen för att nå dokumentationen till just denna modul du jobbar i!

Om du har svårigheter med att komma åt ditt konto i Time&Absence, oavsett om du har glömt ditt lösenord eller önskar uppdatera det befintliga, följer här steg-for-steg instruktioner för att återställa eller ändra ditt lösenord på ett säkert och enkelt sätt. För användare som har glömt sitt lösenord Vid inloggningsskärmen, välj Glömt inloggning.     Ange din E-postadress eller Användarnamn i fältet som visas och klicka sedan på Skicka. OBS! Det är viktigt att ange endast e-postadressen eller användarnamnet Ett e-postmeddelande med ett tillfälligt lösenord kommer skickas till dig. Kontrollera din inkorg samt skräppost om e-postmeddelandet inte kommer in omedelbart i din inkorg. För Användare som önskar ändra sitt befintliga lösenord Gå till din Profil genom att klicka på symbolen belägen uppe till höger i programinterfacet (ofta visas med dina initialer).  Under Lösenord och säkerhetsinställningar, ange ditt nya önskade lösenord i fälten Nytt lösenord och Bekräfta nytt lösenord. Klicka på Spara för att bekräfta ändringen. Du kommer då att ombeds ange det nya lösenordet igen för bekräftelse. Efter detta, är det nya lösenordet aktivt och kommer att användas vid framtida inloggningar.   Viktiga punkter att notera Om du inte mottar e-postmeddelandet för återställning av lösenord, var god och kontrollera din skräppostmapp innan du försöker igen. Se till att inte ange både användarnamnet och e-postadressen för att återställa lösenordet. För din säkerhet, välj ett lösenord som är svårt för andra att gissa och som inkluderar en blandning av bokstäver, siffror och specialtecken. Med dessa enkla steg kan du smidigt återställa eller ändra ditt lösenord för Time&Absence och säkerställa att din tillgång till systemet förblir skyddad och säker.

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla. Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.