För er som alltid använder gruppkön ankomstregistrering i leverantörsfakturaflödet och vill att vissa leverantörer som alltid har referensvärde på sig skall gå direkt ut i flödet. Kan ni slå på denna funktion per leverantör - Skicka inte faktura till Ankomstkön
Gör följande:
Enhetsregister Visma DCE Administrator
Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas.
Sök upp leverantören och ändra i Enheter\Enhetsregister\Leverantörer/Extra Info
Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön
Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.
OCR-Detect är en ny funktion som innebär att Document Center automatiskt kan välja rätt språk för tolkning av PDF och bildfiler. Detta förenklar för dig som tar emot fakturor på olika språk. Funktionen fungerar för både autoimport och manuell import från version 16.10.0.
Så här aktiverar du funktionen:
Välj OCR-Detect som tolkningsspråk, längst ner till höger på huvudsidan samt i inställningarna för AutoImport.
Då kommer Document Center automatiskt att välja det bästa språket utifrån tolkningsresultat och presentera detta.
Om du använder Document Center med Visma.net Approval har du möjlighet att söka fram historik med urval på koddelar och konto. Gäller enbart avslutade processer. Du gör sökningen via Min Historik/Avslutade processer/Avancerad sökning.
Se bild:
I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.
Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.
Nu behöver ni inte välja enhet = företag varje gång ni skall flytta era fakturor från Gruppkön Överskriden tid.
Funktionen Flytta överskriden faktura innebär att faktura/fakturor som finns i steget och Gruppkön Överskriden tid kan adresseras tillbaka till användarna i föregående steg (Sakgranskning alternativt Attest). Alla fakturor kan flyttas samtidigt vilket kan liknas som en buntfunktion.
Visma Administrator Flytta överskriden faktura
Ni har väl inte missat förbättringen i senaste versionen DCE 10.10 att ni kan söka fram aktiva fakturor i flödet för samtliga enheter/företag per användare utan att först välja enhet. Välj Sök faktura och gå till valet Fakturor i flödet, välj en eller flera användare. Bra eller hur?
Från och med DCE 13 kan man göra det tvingande att lämna ett meddelade då man flaggar en faktura för bevakning eller spärrad för betalning. Detta styrs genom att aktivera enhetsparametrarna (sätta en 1 på värdet) "WatchInvoiceMessage" och "BlockPaymentMessage".
Ni som har Visma DCE version 13 eller 14 har möjlighet att använda den inbyggda funktionen Autoinvoice för att ta emot era fakturor. Detta är en hållbar och framtidsäker lösning.
Med denna funktion kommer ni ta emot era fakturor i formatet Peppol BIS 3, men era leverantörer kan skicka i andra format och Autoinvoice hanterar konvertering till Peppol Bis 3.
Fördelen med detta är bland annat att faktura och eventuella bilagor kommer i samma fil. Ni som idag tar emot i formatet Svefaktura kommer då få en enklare hantering av era bilagor ni tar emot och slipper importfel.
Fördelar:
- Hållbart
- Framtidsäkrat
- Peppol Bis 3
- Inga importfel av bilagor
Är ni intresserade av att slå på funktionen AutoInvoice kontakta er Visma partner.
Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid defbokningen bokförs periodiseringen enligt standard i redovisningen.
Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.
Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.
Hur man gör kan ni se här:
Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande även på sluthanterade fakturor?
Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i ekonomisystemet eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i DCE för lättare spårning.
Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".
Visste du att det finns en inställning i DCE som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.
Inställningen hittas i DCE Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.
När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Business behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i DCE. Inställningarna hittas i DCE admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter".
Markera den roll eller användare som ska kompletteras.
Välj om det gäller ett konto eller objekt.
Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden".
Spara ändringen.
Tänk på att inställningen kan ta några minuter innan den slår igenom i DCE-webb.
Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?
För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan
En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på:
Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta
Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura
Hyror brukar innehålla avtalsnummer
Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer
El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer
Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt. Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behövas upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura
Fråga
Varför skall man använda e-faktura i Peppolformat?
Svar
Det finns flera fördelar med att använda e-faktura i Peppol-format:
Ökat samarbete: Peppol är en internationell standard för e-faktura, vilket innebär att företag som använder Peppol kan samarbeta med andra företag oberoende av vilka system de använder. Detta kan underlätta fakturahanteringen och öka affärsmöjligheterna för företaget.
Minskade kostnader: Genom att använda e-faktura i Peppol-format kan företaget minska sina kostnader för fakturahantering, eftersom fakturor kan skickas elektroniskt och man slipper trycka och skicka pappersfakturor.
Ökad säkerhet: Peppol använder elektroniska signaturer och andra säkerhetsfunktioner för att säkerställa integriteten och giltigheten av e-fakturorna. Detta minskar risken för att fakturor manipuleras eller förfalskas.
Ökad miljövänlighet: Genom att använda e-faktura i Peppol-format kan företaget minska sin pappersanvändning och därmed bidra till en mer hållbar utveckling.
Enkel integration: E-faktura i Peppol-format kan enkelt integreras med Visma’s affärssystem och EFH system, vilket kan underlätta hanteringen av fakturor ytterligare. Använder man Visma’s e-faktura tjänst har man stöd för Peppolformat som standard.
Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i DCE. Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalning.
Funktionen går att styra så att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.
Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar i DCE-admin:
UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning.
UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön.
Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via DCE-admin>Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".
Ibland kan visningsfel eller andra konstigheter uppstå i DCE-webb. Det kan exempelvis vara att någon knapp blir avaktiverad eller att en vy ser felaktig ut.
Oftast löses problemen lätt genom att gå igenom följande steg:
Logga ut ur DCE.
Rensa webbinformation i webbläsaren.
Logga in i DCE och gå till "Användarinställningar", uppe till höger.
Välj här "Återställ" för Listor i fakturamodulen.
Stäng användarinställningarna, sidan kommer nu laddas om.
En funktion som många inte känner till är de snabbkommando som finns i DCE. Dom kan nyttjas för att snabbare navigera till menyer och hantera fakturor i flödet.
I nedan tabell listas kommando tillsammans med en beskrivning:
<Shift> + T
Öppna mallar Anm : Samma kommando kan användas inne i funktionen mallar när man ska lägga till ny mall.
<Shift> + N
Lägg till rad Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att lägga till rad i en ny mall.
<Shift> + D
Ta bort rad i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att ta bort en rad i vid upplägg av ny mall.
<Alt> + <Shift> + A
Välj alla konteringsrader i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar.
<Alt> + <Shift> + Q
Ta bort valda konteringsrader i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar.
<Shift> + S
Skicka faktura
<Alt> + <Shift> + P
Skriv ut fakturabild
<Alt> + <Shift> + F
Öppna faktura i full vy
<Ctrl> + <Shift> + 1
Fokus första fält
<Ctrl> + <Shift> + 2
Ta bort fokus fält
<Shift> + Z
Övriga åtgärder - Annullera faktura
<Shift> + I
Övriga åtgärder - Skicka faktura till utredning
<Shift> + Y
Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget sakgranskning
<Shift> + X
Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget attest
<Shift> + G
Övriga åtgärder - Starta om faktura
<Shift> + K
Övriga åtgärder - Skicka kopia på faktura
<Shift> + W
Övriga åtgärder - Bevaka faktura
Fråga
Vad händer inom e-faktura området 2023?
Svar
Det är svårt att säga exakt vad som kommer att hända inom e-faktura området 2023, men det finns några förväntade utvecklingar:
Ökad digitalisering av fakturering och betalning: Fler företag och organisationer kommer att implementera e-faktura och andra digitala betalningslösningar, vilket kommer att minska behovet av papper och manuell hantering av fakturor.
Stärkt säkerhet och integritet: E-faktura teknik och säkerhetsåtgärder kommer att fortsätta att utvecklas för att säkra fakturering och betalningar mot bedrägeri och dataintrång.
Ökat fokus på automatisering: Fler företag kommer att automatisera sina faktureringsprocesser, vilket kommer att minska den manuella arbetsbördan och öka effektiviteten.
Ökat användande av mobila enheter: Fler personer kommer att använda mobila enheter för att hantera sin fakturering, vilket kan innebära att fler företag kommer att erbjuda mobila faktureringslösningar.
Ökat samarbete mellan företag: Fler företag kommer att samarbeta för att skapa gemensamma faktureringslösningar och standarder, vilket kan förenkla fakturering för alla parter.
Nu går vi mot semestertider och lämpligt att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig. Alternativt ladda ner Visma Manager appen.
Registrerar vikarie:
Logga in i Visma.net Approval
Välj Inställningar
Vikarie
Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument)
Du kan välja tre olika alternativ:
Inaktiv
Aktiv nu
Aktiv i perioden (registrera vilka datum som är aktuella )
Du kan även ladda ner Visma Manager appen som är en del av Visma.net Approval.
Visma Manager appen
I hanteringen av löner är det viktigt att förstå skillnaden mellan en ordinarie lönekörning och en extra lönekörning. Dessa två typer av lönekörningar spelar olika roller i löneadministrationen, och deras funktioner anpassar sig efter olika behov inom företaget.
Ordinarie lönekörning
Ordinarie lönekörningar sker regelbundet varje månad för att generera arbetsscheman för anställda. För den aktuella löneperioden, vare sig det är månadslön eller timlön, skapas ett arbetsschema baserat på fördefinierade mallar som finns tillgängliga i Payroll SE. Förutom att använda dem, erbjuds också alternativet att importera arbetsscheman direkt från ditt tidredovisningssystem. Detta ger en smidig och effektiv process för att ställa samman de nödvändiga uppgifterna för lönekörningen.
Extra lönekörning
Ibland uppstår situationer där det blir nödvändigt att utföra utbetalningar utöver den vanliga lönen. Det är där extra lönekörningar kommer in i bilden. Detta alternativ bör användas när du behöver göra utbetalningar som inte ingick i den ordinarie lönekörningen, såsom retroaktiv lön eller separat utbetalning av exempelvis reseräkningar. Viktigt att notera är att extra lönekörningar inte har möjlighet att generera eller importera arbetsscheman, vilket skiljer dem tydligt från de ordinarie lönekörningarna.
Man bör se till att noggrant planera för både ordinarie och extra lönekörningar för att säkerställa att alla utbetalningar görs korrekt samt i enlighet med interna riktlinjer och externa lagkrav. Korrekt användning av dessa två typer av lönekörningar underlättar en effektiv och problemfri löneprocess.
För ytterligare information och vägledning om när och hur man bör använda ordinarie respektive extra lönekörningar, vänligen konsultera vår användarmanual eller kontakta din partner.