Användartips för Visma Control

Om du har missat att utföra periodiseringar för en tidigare period, kan du utföra dem i en öppen period. Under Redovisning / Operationer väljer du då Utför periodiseringar, och periodens datum, t ex 2022-11 samt aktuellt bokföringsdatum, t ex 2023-02-22.     Ett annat sätt är att bokföra periodiseringen samtidigt som övriga nästa gång du ska periodisera. Då kan du välja att istället ändra parametrarna i periodiseringsposten under Redovisning / Register / Periodiseringar i två steg. Först behöver du ändra ”T o m Datum” i grunduppgifterna till den sista dagen i som står på tur att bokföras nästa gång, och spara.     När du sparat kan du ändra raden med den missade perioden till den period som skall bokföras nästa gång, och spara igen. När du utför periodiseringarna nästa gång, kommer den ändrade raden att periodiseras tillsammans med övriga periodiseringar för månaden.    Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor.

När du slagit ihop två anläggningstillgångar är anläggningsnumret för huvudanläggningen samma som tidigare och anläggningningens ID är sökbart i fältet anläggnings ID, medan den tillkommande anläggningen inte finns kvar i listan.    Om du vill hitta ursprungligt anläggnings ID för den tillkommande anläggningen, kan du gå in under Anläggning / Sök och Ladda fram huvudanläggning från listan (111 i bilden). Då ser du alla händelser på anläggningen.   Ta därefter fram fältet Historikinfo genom att klicka på kugghjulet (gulmarkerat i bilden) och därefter på texten Historikinfo i listan.      I kolumnen Historikinfo syns nu det ursprungliga anläggningsnumret på den anläggning som huvudanläggningen slagits ihop med (115 i bilden).    Vill du veta mer om anläggningstillgångar i Visma Control? Läs mer, och anmäl dig till till vårt webbinar den 16 mars kl 14:00.

Om du lagt in beräkningar i din ColRows raddefinition, kommer beräkningarna inte att fungera om du hämtar upp definitionen i Utskriftcentralen. Det är ett exempel på tillfälle, där du istället kan använda Analys för Excel.   Välj Rapportering / Analys för Excel, och börja med att välja språk och aktuell rad- och kolumndefinition från ColRows.      I Analys för Excel kan du göra följande urval:    Radstyrning används för att styra gruppering i rapporten. Du kan välja konto eller kontogrupper eller SRU, om du har SRU-koder angivna i din raddefinition, alternativt EUBAS95. Presentera kontogrupp kryssas i om du bara vill visa kontogrupp.  Presentera <Tomma> värden avser konton som saknar kontering på objekt.  År och period används av Analys för Excel där du har relativa värden i ColRows.  Gruppera på affärsenhet innebär att alla affärsenheter skrivs ut i en totalsumma istället för var och en för sig. Gruppera Budget kan väljas om du gjort en raddefintion med budget och har flera budgetar. Då kan du också välja vilken budget som skall visas.  Valuta kan du välja om värdetyp summa utländskt belopp är definierat i kolumndefinitionen.   Funktionsindelad resultaträkning markeras om sådan ska användas. Därefter väljer du <Radbaserad> i dropplistan, om du har valt funktionstyp i din raddefinition. I annat fall väljer du aktuell objekttyp som skall användas för funktionen. Brytningsnivåer finns i upp till 3 nivåer. Urval kan då göras på 3 objekttyper eller grupper som är upplagda under respektive objekttyp.  Detalj kryssas för att visa exempelvis vilka kostnadställen som det konterats på inom vald objektgrupp när urval på grupp har valts.  Intervall används för att välja objekt inom en objektstyp. Export till Excel och Starta Excel kryssas för att direkt se rapporten i Excel när du trycker på Ladda.   Välj därefter vad du vill visa i Excelarket genom att kryssa respektive ruta: Visa Radtyp innebär att en kolumn i Excelarket visar den radtyp, d v s etikett, data, gruppfot och gruppsumma eller summa rad, som rapportraden motsvarar i ColRows. Visa Grupperingsnivå innebär att det nummer som angivits som Grupperingsnivå i Raddefinitionen hämtas ut i en kolumn. Du kan då använda filtrering på Grupperingsnivå i Excelarket. Vill du veta mer om ColRows eller Analys för Excel? Kontakta visma.control@visma.com.

För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.   Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): visma.control@visma.com då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.   Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på visma.control@visma.com. 

Betalar du med Autopay? För att se var i flödet betalningen befinner sig, kan du använda statusuppdateringarna under Inköp / Sök.   Du laddar fram den eller de fakturor du vill veta mer om. Ifall din betalning innehåller många fakturor, är det ett tips att välja ut en av fakturorna. Då kan du söka fram status genom att ange fakturans löpnummer.      Om det finns en betalningsrad på fakturan, kan du börja med att kontrollera kolumnen status: Betalningsförslag innebär att det finns ett betalningsförslag, och att du hittar fakturan under "Inköp / Skapa betalning" och på fliken "Förbered betalning", som är nästa steg. Välj datum, betalningssätt och status "Betalningsförslag" för att ladda fram betalningsförslaget på nytt efter t ex ett avbrott i betalningen. Status "För automatbetalning" innebär att fakturan har sparats på fliken "Förbered betalning", och att du kan ladda fram den på nytt på fliken "Skapa betalning". Ange datum och betalningssätt och klicka på "Ladda". "För återrapportering" innebär att fakturan är ivägskickad för godkännande eller väntar på att skicka en signal tillbaka att den är betald.    Om någonting har blivit fel i en betalning, kan du kontrollera Inköp / Sök och kolumnen Autopay meddelande, där det ofta finns ytterligare information. Du kan också kontrollera kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. Om reskontratypen är DB; Betalning, innebär det att du kan stryka betalningsraden och börja om på nytt med din betalning.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om betalningar.

Om du råkat ange fel valuta på en leverantörsfaktura, kan du korrigera valutan i efterhand. Så här gör du:   Gå in under Inköp / Leverantörsreskontra. Välj fliken Definitivbokning. Välj alternativet Standarddefinitivbokning. Välj fakturan i listan Öppna / Redigera. Fyll i fälten Valuta och kurs, och kontrollera fälten Utländskt belopp och Belopp.  Klicka på knappen Skapa verifikation. Kontrollera konteringarna på raderna.  När du är helt nöjd, klicka på Spara.

Vid användning av sambandsregler kontrolleras samtliga verifikationsrader efter spärrade konteringskombinationer för affärsenhet, konto och objekt. Det kan vara ett enstaka värde, ett intervall eller en serie av värden som inte får kombineras. Det är möjligt att använda spärrade alternativt tillåtna kombinationer, och giltighetstid kan anges.    En konteringsrad spärras om minst en träff är spärrad. För att förtydliga en spärrad kombination kan ett meddelande lämnas.       För att sätta upp sambandsregler, väljer du Inställningar / Systeminställningar / Sambandsregler: Klicka på Ny för att registrera en sambandsregel. Ange för vilka affärsenheter, konto och objekt som regeln ska omfattas av. Du kan även ange intervall Klicka bort bocken i “Spärra sambandsregler” om sambandsregeln ska vara tillåten. Du kan också ange giltighetsdatum, samt ett eget förtydligande meddelande, för regeln. Klicka på Spara.       För att redigera en befintlig sambandsregel, markera regeln och klicka på Redigera.      Ifall du har många regler, kan du söka genom att lägga in ett kontonummer eller objekt från verifikationen på sökraden, eller söka på första siffran/siffrorna av numret för att hitta ett intervall. 

För att fullt ut kunna använda funktionaliteten för periodiseringskonto, behöver funktionen Periodiseringar finnas på kontot under Redovisning / Register / Konto.    Det innebär att när du sätter upp en ny verifikation, slussas du vidare till periodiseringsregistret och kan sätt upp en länkad registerpost. Det gör du genom att klicka på mappen periodisera, eller kryssa rutorna för periodisera flera rader. Ett tips är att i verifikationen klicka på + för att generera nästa lediga verifikationsnummer. Då undviker du dubbletter om ni är flera personer som arbetar i systemet samtidigt.    Registerposten används därefter för att kostnads- eller intäktsföra beloppet över de månader som du anger. Om du periodiserar över årsskriftet, behöver du först ha skapat det nya året. Året behöver däremot inte vara aktiverat eller ha öppna perioder förrän du kostnads- eller intäktsför beloppen.   När du sparat registerposten, slussas du med kopplingen tillbaka till verifikationen, som nu i fältet Ägartyp innehåller “Periodisering”, och där fältet Skapat av nu innehåller registerpostens ID nummer på den periodiserade raden. Intäkts- eller kostnadskontot har också ändrats till periodiseringskontot.   När du redigerar en rad med en periodisering, behöver du säkerställa att fälten Ägartyp och Skapat av hänger med. Även på den nya raden behöver fältet Ägartyp innehålla “Periodisering” och fältet “Skapat av” behöver innehålla periodiseringsnumret från aktuell post i periodiseringsregistret. Det behövs för att rapporten “Periodisering, specifikation” ska kunna visa din periodisering, så att du kan stämma av den mot huvudboken.      Hör av dig till oss på visma.control@visma.com om du har frågor om periodiseringar.

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Har du funderingar över hur momsrapporten är uppbyggd och var dess siffror hämtas ifrån? Om så är fallet har supporten en beskrivning. Är du intresserad av att ta del av denna skicka ett mail till visma.control@visma.com. Märk mailet med  "Momsrapport" i ämnesraden. 

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är på plats  hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Om man vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att man inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar man i under Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Detta kan man göra både på fliken "Betalningsförslag" och på fliken "Förbered betalning". Ladda därefter om posterna. Då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp".      Detta är en inställning som sparas lokalt per arbetsstation, och Control kommer ihåg den inställningen mellan sessioner. Inställningen faller bort vid ny- eller ominstallation av klienten och kan även behöva ställas in efter vissa uppdateringar.

Det finns flera kortkommandon och snabbval som kan vara bra att använda för att göra arbete och flöde smidigare i Visma Control.  Vilka dessa kortkommandon är finns under följande länk:   https://help.visma.net/se_sv/control/content/online-help/system/snabbval.htm?supportpanelMode=true

För att administrera vilka användare om får mailutskick från Visma Autopay om när betalningar finns att godkänna eller t.ex. när betalningar blivit avvisade behöver man göra inställningar på respektive bankavtal inne i Visma Autopay. Detta är inställningar som behöver göras per affärsenhet och bankavtal.   En användare behöver ha admin-rättigheter i Visma.Net för att kunna genomföra dessa ändringar.   I fältet ”Epostkontaktlista” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om avvisade betalningar. I fältet ”E-postadress för godkännare…” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om att det finns betalningar att godkänna. Observera att man även behöver ha rollen Autopay Approver för affärsenheten för att kunna godkänna betalningarna. Denna inställning styr endast om man får mail om att det finns betalningar att godkänna.   Vill man lägga till flera epostadresser i samma fält så separerar man med semicolon (;) (I fältet ”Antal godkännare” kan man ställa in hur många godkännare som krävs för betalningar) --- Nedan steg  går igenom hur man enklast ändrar dessa inställningar.   1: Gå in på Visma.net AUTOPAY 2: Välj rätt affärsenhet man vill ändra, man kan endast ändra en åt gången. 3: Gå till Fliken Administration 4: Klicka på pennan på avtalsraden.   - Gå till fliken Lägg till information om betalaren - I fältet "Epostkontaktlista" fyller man i de mailadresser som ska få utskick. - I fältet "Epostadress till godkännare" ska de som ska få godkännande mail fyllas i. - Ska flera epostadresser läggas till i samma fält så separerar man med semicolon. - Glöm inte att spara!  

  Med tilläggsprogrammet SIE Export kan man ta ut SIE 1-Sie 4 filer från Visma Control. SIE Export är en extern applikation som är kopplad till Visma Control. Om du har SIE Export i licensen finns applikationen i Installationsmappen och går att lägga till som genväg under "länkar". Se inlägg här för hur man gör: Länka Sie Export   

Här kommer ett tips nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i  EFH modulen DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

Nu när det börjar närma sig årsskifte finns del en del viktiga saker att tänka på i Visma Control. Några viktiga punkter: -Man kan ha två år öppna samtidigt i Control. I dagsläget innebär det att man låser 2021 och aktiverar 2022. Året 2021 går fortfarande att boka på. -När man aktiverar ett år via rutinen "byt år" betyder det att det nya året blir "innevarande år". Dvs 2022. -Lås perioder för att undvika felbokningar då man är inne och arbetar i två år samtidigt. Det betyder att man endast bör ha öppet december 2021 och januari 2022. Lås alla andra perioder. Skulle något behöva bokas går det att öppna tillfälligt. -Det går att periodisera framåt även om ett år inte är aktiverat. Det räcker att året är skapat. Först då periodiseringar ska bokföras i periodiseringsrutinen under redovisning-operationer måste året vara aktivt och perioden öppen.   Missa inte vårt kostnadsfria webinar om Årsbytesrutinen den 9:e december.Mer information och anmälan till webinaret hittar ni via följande länk: Kostnadsfritt webinar - Årsbytesrutin    Via länken nedan finns instruktioner på de olika stegen som ska göras i samband med årsskiftet 2020/2021.  Dokumentet avser versioner från Control 7 upp till  Control 13. Årsbytesrutin 2021    Har du frågor kontakta oss gärna på Visma.control@visma.com

För att ange vilka fält som ska vara obligatoriska för att kunna spara en kund, leverantör, konto ​eller ​objekt i Visma Control, går du in under ​Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält längst upp till vänster på skärmen.   Markera de fält för respektive register som skall vara obligatorisk för att kunna spara och klicka på ​Uppdatera​. Kontrollen sker när man sparar och om något inte är ifyllt får man ett meddelande om vilket fält som inte är angivet. Klicka på ​Spara​. Som obligatoriska fält för ​Konto ​och ​Objekt ​kan enbart ​Grupper ​sättas som obligatoriska​. Har du frågor? Kontakta visma.control@visma.com.  

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid  defbokningen uppdateras periodiseringsregistret i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

Om du ska utföra en automatkontering och det finns flera hundra transaktioner på det utlösande kontot, så kommer du att få lika många rader med automatkonteringar.    Ett sätt att få alla automatkonteringar på en och samma rad, är att kryssa i "Bunta likadana rader" längst ner till höger på sidan där du utför automatkonteringen. Redovisning / Operationer / Automatkonteringar.    Behöver du andra tips än vad du hittar under rubriken "Användartips"? Skriv din fråga till visma.control@visma.com.