Användartips för Visma Control

Har du hittat till Visma Trust Centre? Håll dig uppdaterad för här uppdateras information löpande. Visma Trust Centre är en plats på vår webb där vi samlar information om säkerhet, integritet och dataskydd i våra lösningar och hos Visma i stort. Du finner länken till Trust Centre längst ned på alla visma.com-sidor. Eller på länken https://www.visma.com/trust-centre/ På vår sida i Visma Trust Centre har en avdelning för "Security" och en för "Privacy".   Under Privacy finner du Vismas Privacy Statement och du kan läsa om vårt dataskyddsprogram och om dina rättigheter och skyldigheter som individ och som kund till Visma.   Under Security kan du läsa om de säkerhetsprogram som Visma följer vid utveckling och leverans av våra produkter och tjänster. Ett väldigt bra sätt att finna rätt information om säkerhet är att använda produktsöken: När du fyller i namnet på din produkt/lösning från Visma får du fram uppgifter om vilket datacenter som används för en molntjänst och om var (i vilket land) data lagras fysiskt. Dessutom finner du uppgift om våra underleverantörer, som är del i leveransen (exempelvis om vi använder en lösning för användarvägledning). Du kan också läsa om de säkerhetsprogram som gäller för vår leverans. Vismas säkerhetsprogram gäller också för lösningar som inte är molntjänster. Pröva gärna att söka på både Control och Visma.net AutoPay.   Har ni frågor kan ni alltid kontakta supporten på e-post  visma.control@visma.com 

Med Visma Control finns möjlighet att periodisera i ett försystem, direkt i Controls kund- eller leverantörsreskontra, alternativt att skapa manuella periodiseringar i redovisningen. Att tänka på vid en manuell bokning är att du anger kostnads- respektive intäktskonto i själva verifikationen, periodiserar med mapp eller kryssrutor, och låter värdet i “Ägartyp” vara kvar som det är.      Om du gjort en manuell bokning och istället råkat använda ett periodiseringskonto, kan konsekvensen bli att det inte finns någon tillhörande periodiseringspost i periodiseringsregistret, alternativt att koppling mellan verifikationsrad och periodisering saknas. Då får du en differens mellan rapporten “Periodiseringar, specifikation” och huvudboken.    Det som länkar periodiseringsposten till verifikationen är fälten “Ägartyp” och “Skapat av”. Så här kan du hitta verifikationer där informationen saknas i fälten: Gå in under Redovisning / Sök, och välj “Verifikationsrader” i dropplistan.  Fyll i affärsenhet, from/tom datum samt periodiseringskonto. Låt Ägartyp och Verifikationsserie innehålla värdet ALLA.  Lämna fälten Skapat av och Löpnummer tomma.  Klicka Ladda.    Verifikationsraderna som laddas fram kan sorteras genom att dubbelklicka på rubriken "Ägartyp". De rader som inte innehåller värdet "Periodisering" i denna kolumn är bokade manuellt. På en korrekt verifikationsrad hittar du aktuellt PeriodiseringsID för registerposten i fältet “Skapat av”.  

Visma Control support har märkt ett ökat antal frågor om vilka fält som ska användas som adressfält på leverantörer.   Vi rekommenderar att du kontrollerar dina inställningar som finns under Inställningar / Betalningar / Autopay (bild 1), och säkerställer att adressfälten på varje leverantör under Inköp / Register / Leverantörer är uppsatta på samma sätt (bild 2). Följande begränsningar gäller i antalet tecken:   AddressLine (adress) max 70 tecken PostCode (postnummer) max 16 tecken PostOffice (ort) max 35 tecken Adressfält under inställningar   Adressfält på leverantören   Hör gärna av dig med frågor och funderingar till visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.

När du har skapat en faktura under Försäljning / Fakturering och fliken “Skapa faktura” och sparar den, flyttas fakturan automatiskt vidare till fliken “Bokför fakturor”. Fakturan har då status skapad, vilket innebär att ändringar kan göras och fakturan kan raderas.  För att redigera en faktura på fliken “Bokför fakturor”, dubbelklickar du på fakturan eller klickar på knappen “Redigera”.   Om du vill radera en faktura med status skapad, väljer du Försäljning / Sök och ändrar till “Kundfakturor” i dropplistan. Ladda fram fakturalöpnummer eller kund och markera aktuell rad. Klicka på “Radera skapade”.   När du bokfört fakturan ändras status till bokförd och reskontra och redovisning uppdateras. Det innebär att ändringar då inte längre kan göras på fakturan. Har du frågor om fakturering? Kontakta oss på visma.control@visma.com.

Betalar du med Autopay? För att se var i flödet betalningen befinner sig, kan du använda statusuppdateringarna under Inköp / Sök.   Du laddar fram den eller de fakturor du vill veta mer om. Ifall din betalning innehåller många fakturor, är det ett tips att välja ut en av fakturorna. Då kan du söka fram status genom att ange fakturans löpnummer.      Om det finns en betalningsrad på fakturan, kan du börja med att kontrollera kolumnen status: Betalningsförslag innebär att det finns ett betalningsförslag, och att du hittar fakturan under "Inköp / Skapa betalning" och på fliken "Förbered betalning", som är nästa steg. Välj datum, betalningssätt och status "Betalningsförslag" för att ladda fram betalningsförslaget på nytt efter t ex ett avbrott i betalningen. Status "För automatbetalning" innebär att fakturan har sparats på fliken "Förbered betalning", och att du kan ladda fram den på nytt på fliken "Skapa betalning". Ange datum och betalningssätt och klicka på "Ladda". "För återrapportering" innebär att fakturan är ivägskickad för godkännande eller väntar på att skicka en signal tillbaka att den är betald.    Om någonting har blivit fel i en betalning, kan du kontrollera Inköp / Sök och kolumnen Autopay meddelande, där det ofta finns ytterligare information. Du kan också kontrollera kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. Om reskontratypen är DB; Betalning, innebär det att du kan stryka betalningsraden och börja om på nytt med din betalning.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om betalningar.

Under Redovisning / Avstämning bokslut kan du enkelt stämma av balanskonton vid bokslutet. Du anger vilken affärsenhet och period som ska stämmas av. När du klickar på Ladda, ser du IB, UB och periodens förändring per konto. Från version 14 kan du välja om du vill inkludera konton med nollsaldo eller inte. Så här gör du: Ange avstämt belopp i kolumnen "Avstämt belopp". Om det finns en differens som du kontrollerat, och som du väljer att acceptera, kan du markera raden som avstämd trots differensen. Ett exempel är att du vet att differensen rättar till sig i månaden efter, och att den därför inte spelar någon roll. Du kan också välja att inte kryssa i "Avstämt belopp". Bifoga eventuella anteckningar med bilagor (från ver 14), som exempelvis “felkontering, bör korrigeras”, och bifoga t ex en bild av verifikationen.  Genom att klicka på pilen i kolumnen UB Period, anges automatiskt UB beloppet i kolumnen Avstämt belopp. Kontot blir då automatiskt markerat som låst, och kan låsas upp genom att ta bort bocken. Det är möjligt att låsa ett konto även om det finns en differens, eftersom differensen kan ha uppstått före avstämd period. Klicka på Spara när avstämning är klar. Kontot får status avstämt och det är möjligt att se vem som stämt av.  Om du vill bifoga rapporten Avstämning Bokslut med anteckningar till ditt bokslut, kan du skriva ut den under den från Rapportcentralen under Månadsrapporter, och bilägga den med anteckningar till ditt bokslut.   Hör av dig till oss med frågor och funderingar på visma.control@visma.com.

Om du använder funktionen “Vänd automatiskt verifikat” när du skapar en ny verifikation, kopplas vändningen automatiskt till den ursprungliga verifikationen. Men du kan koppla verifikationer manuellt och i efterhand, t ex vid en korrigering: Välj Redovisning/Verifikationer/Skapa verifikation  Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation (alternativt Redigera / Öppna verifikation).   Välj affärsenhet och verifikationsserie Om du vill ange en förklaring kan du skriva i fältet fritext.    Kryssa i “Koppla verifikat”. Fält för att hämta upp den verifikation som ska kopplas visas.   Kontera verifikationen och klicka på Spara.  I Redovisning/Sök finns en kryssruta för att visa en kolumn med kopplingar. Klicka på ikonen för att se vilken koppling som finns. Om du har frågor eller funderingar, hör av dig på 010-141 27 50 eller visma.control@visma.com.

I Visma Control 14 har ett nytt fält tillkommit för enklare hantering av moms, vilket även underlättar redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms.    Det innebär att du numera fyller i momskoden både på intäktskontot och på momskontot, medan du på momskontot kryssar i rutan “Momskonto”.    Så här ser det ut på exempelvis konto 3011: och så här ser det ut på exempelvis konto 2611:   Ytterligare information om gällande regler finns på www.skatteverket.se, där även förslag och rekommendationer finns från BAS-kontogruppen om val av konton.

Ni som har Visma DCE version 13 eller 14 har möjlighet att använda den inbyggda funktionen Autoinvoice för att ta emot era fakturor.  Detta är en hållbar och framtidsäker lösning. Med denna funktion kommer ni ta emot era fakturor i formatet Peppol BIS 3, men era leverantörer kan skicka i andra format och Autoinvoice hanterar konvertering till Peppol Bis 3.   Fördelen med detta är bland annat att faktura och eventuella bilagor kommer i samma fil. Ni som idag tar emot i formatet Svefaktura kommer då få en enklare hantering av era bilagor ni tar emot och slipper importfel.   Fördelar: - Hållbart - Framtidsäkrat - Peppol Bis 3 - Inga importfel av bilagor   Är ni intresserade av detta går det bra att kontakta oss på mail: visma.control@visma.com

Om du råkat ange fel valuta på en leverantörsfaktura, kan du korrigera valutan i efterhand. Så här gör du:   Gå in under Inköp / Leverantörsreskontra. Välj fliken Definitivbokning. Välj alternativet Standarddefinitivbokning. Välj fakturan i listan Öppna / Redigera. Fyll i fälten Valuta och kurs, och kontrollera fälten Utländskt belopp och Belopp.  Klicka på knappen Skapa verifikation. Kontrollera konteringarna på raderna.  När du är helt nöjd, klicka på Spara.

Vid användning av sambandsregler kontrolleras samtliga verifikationsrader efter spärrade konteringskombinationer för affärsenhet, konto och objekt. Det kan vara ett enstaka värde, ett intervall eller en serie av värden som inte får kombineras. Det är möjligt att använda spärrade alternativt tillåtna kombinationer, och giltighetstid kan anges.    En konteringsrad spärras om minst en träff är spärrad. För att förtydliga en spärrad kombination kan ett meddelande lämnas.       För att sätta upp sambandsregler, väljer du Inställningar / Systeminställningar / Sambandsregler: Klicka på Ny för att registrera en sambandsregel. Ange för vilka affärsenheter, konto och objekt som regeln ska omfattas av. Du kan även ange intervall Klicka bort bocken i “Spärra sambandsregler” om sambandsregeln ska vara tillåten. Du kan också ange giltighetsdatum, samt ett eget förtydligande meddelande, för regeln. Klicka på Spara.       För att redigera en befintlig sambandsregel, markera regeln och klicka på Redigera.      Ifall du har många regler, kan du söka genom att lägga in ett kontonummer eller objekt från verifikationen på sökraden, eller söka på första siffran/siffrorna av numret för att hitta ett intervall. 

För att fullt ut kunna använda funktionaliteten för periodiseringskonto, behöver funktionen Periodiseringar finnas på kontot under Redovisning / Register / Konto.    Det innebär att när du sätter upp en ny verifikation, slussas du vidare till periodiseringsregistret och kan sätt upp en länkad registerpost. Det gör du genom att klicka på mappen periodisera, eller kryssa rutorna för periodisera flera rader. Ett tips är att i verifikationen klicka på + för att generera nästa lediga verifikationsnummer. Då undviker du dubbletter om ni är flera personer som arbetar i systemet samtidigt.    Registerposten används därefter för att kostnads- eller intäktsföra beloppet över de månader som du anger. Om du periodiserar över årsskriftet, behöver du först ha skapat det nya året. Året behöver däremot inte vara aktiverat eller ha öppna perioder förrän du kostnads- eller intäktsför beloppen.   När du sparat registerposten, slussas du med kopplingen tillbaka till verifikationen, som nu i fältet Ägartyp innehåller “Periodisering”, och där fältet Skapat av nu innehåller registerpostens ID nummer på den periodiserade raden. Intäkts- eller kostnadskontot har också ändrats till periodiseringskontot.   När du redigerar en rad med en periodisering, behöver du säkerställa att fälten Ägartyp och Skapat av hänger med. Även på den nya raden behöver fältet Ägartyp innehålla “Periodisering” och fältet “Skapat av” behöver innehålla periodiseringsnumret från aktuell post i periodiseringsregistret. Det behövs för att rapporten “Periodisering, specifikation” ska kunna visa din periodisering, så att du kan stämma av den mot huvudboken.      Hör av dig till oss på visma.control@visma.com om du har frågor om periodiseringar.

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik     Öppna ärendet och välj Hantera dokument och E-post Approval   Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på OK och mailet skickas. Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren  

Har du funderingar över hur momsrapporten är uppbyggd och var dess siffror hämtas ifrån? Om så är fallet har supporten en beskrivning. Är du intresserad av att ta del av denna skicka ett mail till visma.control@visma.com. Märk mailet med  "Momsrapport" i ämnesraden. 

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är på plats  hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Om man vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att man inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar man i under Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Detta kan man göra både på fliken "Betalningsförslag" och på fliken "Förbered betalning". Ladda därefter om posterna. Då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp".      Detta är en inställning som sparas lokalt per arbetsstation, och Control kommer ihåg den inställningen mellan sessioner. Inställningen faller bort vid ny- eller ominstallation av klienten och kan även behöva ställas in efter vissa uppdateringar.

För att få uppdateringar från de tjänster som berörs för Visma Control, vid tex planerat servicefönster eller vid ett problem med någon tjänst, så ska man prenumerera på uppdateringar från Vismas status sida, https://status.visma.com/. Genom detta kommer ni få en notifiering, te x mail, när något är inträffar.   Aktuella tjänster är Visma.net Autopay, Approval och Autoinvoice.   1. Gå till https://status.visma.com/ 2. Klicka på Subscribe to update 3. Ange din email address:  xxx.yyy@företag.se 4. Klicka på Subscribe via email   Möjligt att välja andra alternativ är t ex via sms, och då väljer man det istället.     5. Välj därefter tjänsterna som är aktuella för Visma Control: Klicka på Common Services och markera tjänsterna Visma.net Approval, Autoinvoice och Autopay.         6. Gå längst ner på sidan och klicka på Save. Man måste nu bekräfta prenumerationen, och har man valt prenumeration via e-mail har ett mail nu skickats till tidigare angiven e-mailadress som måste bekräftas.   Öppna mailet från avsändare Visma Cloud Services Status och klicka på Confirm subscription. Se nedan exempel:     7. Ett exempel på ett mail från Visma.net Approval ang ett planerat servicefönster den 4/2 kl 06:00    

Det finns flera kortkommandon och snabbval som kan vara bra att använda för att göra arbete och flöde smidigare i Visma Control.  Vilka dessa kortkommandon är finns under följande länk:   https://help.visma.net/se_sv/control/content/online-help/system/snabbval.htm?supportpanelMode=true

Statusuppdatering! Nedan problem kommer att lösas kommande vecka med en systemuppdatering i Autopay. Den senaste veckan har det skett en förändring i utskicken från Autopay för vissa banker. Det som har skett är att det kommer med ett valuteringsdatum i inbetalningsfilerna tillsammans med bokföringsdatum. Om det finns med ett valuteringsdatum i filen kommer Control att välja detta datum som bokföringsdatum. Detta enligt den information vi har fått gällande ISO2022 formatet. Vi utreder nu detta med hög prio, tillsammans med Autopay, hur det ska lösas på bästa sätt. Tills vidare, finns en tillfällig lösning för att själv kunna justera till rätt bokföringsdatum, och det är att aktivera “Manuellt flöde” i Control under Inställningar - Betalningar - Autopay. Då kommer inga inbetalningar att läsas in automatiskt utan istället hamna på avvikelselistan så att de går att hantera manuellt. Vi är medvetna om att detta inte är en hållbar lösning i längden, utan tillfällig, tills vi har en lösning på plats.

För att administrera vilka användare om får mailutskick från Visma Autopay om när betalningar finns att godkänna eller t.ex. när betalningar blivit avvisade behöver man göra inställningar på respektive bankavtal inne i Visma Autopay. Detta är inställningar som behöver göras per affärsenhet och bankavtal.   En användare behöver ha admin-rättigheter i Visma.Net för att kunna genomföra dessa ändringar.   I fältet ”Epostkontaktlista” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om avvisade betalningar. I fältet ”E-postadress för godkännare…” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om att det finns betalningar att godkänna. Observera att man även behöver ha rollen Autopay Approver för affärsenheten för att kunna godkänna betalningarna. Denna inställning styr endast om man får mail om att det finns betalningar att godkänna.   Vill man lägga till flera epostadresser i samma fält så separerar man med semicolon (;) (I fältet ”Antal godkännare” kan man ställa in hur många godkännare som krävs för betalningar) --- Nedan steg  går igenom hur man enklast ändrar dessa inställningar.   1: Gå in på Visma.net AUTOPAY 2: Välj rätt affärsenhet man vill ändra, man kan endast ändra en åt gången. 3: Gå till Fliken Administration 4: Klicka på pennan på avtalsraden.   - Gå till fliken Lägg till information om betalaren - I fältet "Epostkontaktlista" fyller man i de mailadresser som ska få utskick. - I fältet "Epostadress till godkännare" ska de som ska få godkännande mail fyllas i. - Ska flera epostadresser läggas till i samma fält så separerar man med semicolon. - Glöm inte att spara!