Användartips för Visma Control

Om du råkat skriva en månad tidigare än du tänkt dig för att börja kostnadsföra en periodisering, så kan du ändra. Så här gör du om du ännu inte hunnit utföra någon månad:    Gå in under Redovisning / Register och välj Periodiseringar i listan. Ändra t o m datum i grunduppgifterna.  Stryk därefter översta raden.  Lägg till en ny rad genom att klicka på nedersta plustecknet.  Välj den sista perioden på månadsraden och fyll i belopp och utländskt belopp.  Klicka på Spara.  Gå in i registerposten igen och ändra fr o m datum.  Spara igen.    Har du frågor eller funderingar om periodiseringar? Kontakta visma.control@visma.com

Från och med version 14 så är det möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

Om du har missat att utföra periodiseringar för en tidigare period, kan du utföra dem i en öppen period. Under Redovisning / Operationer väljer du då Utför periodiseringar, och periodens datum, t ex 2022-11 samt aktuellt bokföringsdatum, t ex 2023-02-22.     Ett annat sätt är att bokföra periodiseringen samtidigt som övriga nästa gång du ska periodisera. Då kan du välja att istället ändra parametrarna i periodiseringsposten under Redovisning / Register / Periodiseringar i två steg. Först behöver du ändra ”T o m Datum” i grunduppgifterna till den sista dagen i som står på tur att bokföras nästa gång, och spara.     När du sparat kan du ändra raden med den missade perioden till den period som skall bokföras nästa gång, och spara igen. När du utför periodiseringarna nästa gång, kommer den ändrade raden att periodiseras tillsammans med övriga periodiseringar för månaden.    Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor.

Under Redovisning / Valutaomvärdering kan beräkna orealiserade valutakursvinster eller förluster. Omvärderingsdifferensen beräknas som saldot multiplicerat med respektive valutakurs för aktuell period. Det betyder att förändringar i saldot påverkar, liksom förändringar i aktuell valutakurs under perioden.  Det är möjlighet att räkna om valutan flera gånger per månad, om exempelvis kursen skulle förändras efter gjord omräkning. Valutakurserna hämtas från Redovisning / Register / Valutor och en valutakurs gäller fr o m angivet datum och fram tills ny kurs finns angiven.    Omvärderingen hamnar som en verifikationslogg så att du kan granska den innan den överförs. En vändning av din tidigare omvärderingsverifikation görs automatiskt i den nya omvärderingsverifikationen. 

Om du skulle får meddelande att din Visma DCE licens har gått ut när du är arbetar i Visma DCE Administrator, gör du så här:   - Gå in under System / Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad   Om du fortfarande får felmeddelande eller har frågor, kontakta Visma DCE supporten; visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.

När du slagit ihop två anläggningstillgångar är anläggningsnumret för huvudanläggningen samma som tidigare och anläggningningens ID är sökbart i fältet anläggnings ID, medan den tillkommande anläggningen inte finns kvar i listan.    Om du vill hitta ursprungligt anläggnings ID för den tillkommande anläggningen, kan du gå in under Anläggning / Sök och Ladda fram huvudanläggning från listan (111 i bilden). Då ser du alla händelser på anläggningen.   Ta därefter fram fältet Historikinfo genom att klicka på kugghjulet (gulmarkerat i bilden) och därefter på texten Historikinfo i listan.      I kolumnen Historikinfo syns nu det ursprungliga anläggningsnumret på den anläggning som huvudanläggningen slagits ihop med (115 i bilden).    Vill du veta mer om anläggningstillgångar i Visma Control? Läs mer, och anmäl dig till till vårt webbinar den 16 mars kl 14:00.

Om du lagt in beräkningar i din ColRows raddefinition, kommer beräkningarna inte att fungera om du hämtar upp definitionen i Utskriftcentralen. Det är ett exempel på tillfälle, där du istället kan använda Analys för Excel.   Välj Rapportering / Analys för Excel, och börja med att välja språk och aktuell rad- och kolumndefinition från ColRows.      I Analys för Excel kan du göra följande urval:    Radstyrning används för att styra gruppering i rapporten. Du kan välja konto eller kontogrupper eller SRU, om du har SRU-koder angivna i din raddefinition, alternativt EUBAS95. Presentera kontogrupp kryssas i om du bara vill visa kontogrupp.  Presentera <Tomma> värden avser konton som saknar kontering på objekt.  År och period används av Analys för Excel där du har relativa värden i ColRows.  Gruppera på affärsenhet innebär att alla affärsenheter skrivs ut i en totalsumma istället för var och en för sig. Gruppera Budget kan väljas om du gjort en raddefintion med budget och har flera budgetar. Då kan du också välja vilken budget som skall visas.  Valuta kan du välja om värdetyp summa utländskt belopp är definierat i kolumndefinitionen.   Funktionsindelad resultaträkning markeras om sådan ska användas. Därefter väljer du <Radbaserad> i dropplistan, om du har valt funktionstyp i din raddefinition. I annat fall väljer du aktuell objekttyp som skall användas för funktionen. Brytningsnivåer finns i upp till 3 nivåer. Urval kan då göras på 3 objekttyper eller grupper som är upplagda under respektive objekttyp.  Detalj kryssas för att visa exempelvis vilka kostnadställen som det konterats på inom vald objektgrupp när urval på grupp har valts.  Intervall används för att välja objekt inom en objektstyp. Export till Excel och Starta Excel kryssas för att direkt se rapporten i Excel när du trycker på Ladda.   Välj därefter vad du vill visa i Excelarket genom att kryssa respektive ruta: Visa Radtyp innebär att en kolumn i Excelarket visar den radtyp, d v s etikett, data, gruppfot och gruppsumma eller summa rad, som rapportraden motsvarar i ColRows. Visa Grupperingsnivå innebär att det nummer som angivits som Grupperingsnivå i Raddefinitionen hämtas ut i en kolumn. Du kan då använda filtrering på Grupperingsnivå i Excelarket. Vill du veta mer om ColRows eller Analys för Excel? Kontakta visma.control@visma.com.

På Vismas Statussida kan du som är kund hitta all information om planerade arbeten och eventuella driftstörningar som kan påverka tjänster som Visma Autopay.     Du kan prenumerera på notiser via mail när Visma Cloud Services skapar, uppdaterar eller löser en incident.   Hör av dig om du har frågor till visma.control@visma.com

Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.   Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.   Guiden presenterar sig när du ska godkänna betalningar.     Du kan också aktivera guiden igen när du vill, genom att klicka på symbolen:  

Med den nya import av verifikationer som tidigare var en anpassning, får du en flexibel hantering av Excelunderlag. Du kan mappa upp information i Excel, och importera den som verifikationer i en logg. För att göra mappningen behöver du privilegiet “Mappning av Excelfiler” som finns i kategorin Plugin under Systeminställning / Användare; välj aktuell användare och fliken Privilegier. Du kan ange flera bolag samtidigt och även göra koncerninterna bokningar. Vi rekommenderar att du inte blandar raderna för olika bolag, eftersom de läses in i turordning. Flera mappningsmallar kan användas utifrån olika underlag, och filen kan läsas in flera gånger. Att tänka på är att det inte finns stöd för bilagor eller för Approvalverifikationer. Om du byter inloggningsspråk i Visma Control behöver du göra en ny mappning. Så här gör du:   Spara Excelfilen på valfri destination. Välj Import / Export och fliken Excel Importinställningar och klicka på “Ny”. Kryssa i rutan Kolumnhuvud om översta raden i din Excelfil innehåller rubriker. Kategorisera kolumnerna efter kolumntyp, där N/A står för “Används ej”; columnindex motsvaras av kolumnnummer i Excelfilen och custom är ett fast värde.   Gå in under Redovisning / Verifikationer / Överför verifikationsloggar/Import för att importera filen. Välj filen och klicka på “Starta”. Bekräfta att importen är ok. 

I flödet Kontoavstämning kan du ta fram verifikationsrader som ska stämmas av och markera dem som avstämda. Du har samma filtreringsmöjlighet på raderna som under Redovisning / Sök. Men här kan du även bocka av dina avstämningar digitalt; som en elektronisk avprickning av huvudboken, och spara det du stämt av till ett senare tillfälle.    Vid nästa framläsning är det möjligt att välja om du vill ta med eller utesluta redan avstämda rader.   Välj Redovisning / Kontoavstämning för att stämma av ett konto i Kontoavstämningen. Ange vilket balanskonto du vill stämma av mot och vilken tidsperiod som avses.  Vill du även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, kryssar du i fältet “Ladda även raderade rader”.  Om sortering ska göras efter absoluta belopp, kan även detta markeras så att lika belopp i debet och kredit kommer efter varandra. Därefter klickar du på Ladda. I listan kan du börja att titta på IB och UB, och stämmer de, så behöver du inte ens pricka i listan.  Utöver den filtreringen som laddas fram, så kan du kan du filtrera ytterligare, genom att i den på sökraden under rubrikerna ange olika kriterier. T ex om du vet att du söker en differens på 5 070, men inte vet om det är ett eller flera belopp, så kan du välja “Mellan” och ange 0 till 5 070. Eller så vill du kanske filtrera fram en verifikationsserie eller en reskontratyp. Efter genomgång kan bockar du av i kolumnen Avstämd. För att enklare kunna följa totalt avstämt belopp, uppdateras beloppet nere till höger fönstret då en rad bockas för som avstämd.   Om du håller nere CTRL eller SHIFT och sedan markera hela raden, kan du bocka av flera rader samtidigt när du klickar på knappen “Markera valda”.    Klicka på Spara för att kunna ta fram avstämningen vid ett senare tillfälle. 

För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.   Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): visma.control@visma.com då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.   Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på visma.control@visma.com. 

Nu när julen är nära och många vill vara lediga vill vi påminna om möjligheten att lägga till en vikarie som ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till personen. Det administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Numera ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura från attestanten. Om du har en äldre version behöver du även kontrollera attestbeloppen ifall ersättaren skall attestera fakturor.   Du som användare kan själv lägga till en vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger och välja användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas väljer du fliken "Hantera ersättare" och klickar på knappen "Lägg till".   Hör av dig med frågor och funderingar visma.control@visma.com.

Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat  kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning. Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare.  Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen  och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning. All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.         

I Visma Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2022 och 2023, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2021. Innan du byter år behöver du låsa 2021, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta innevarande år till 2023, behöver du vara SA-användare eller ha en användare med rollen dbo i SQL server, och alla användare bör vara utloggade. När du bytt år rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Läs mer om våra rekommendationer gällande årsbyte. Visma Control 14 (inkl 11-13) Visma Control 7-10 

I gruppkön ankomst och egenskapade ankomstköer har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Det innebär om du saknar eller har felaktig referens på fakturan eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.  Om du ändrar till rätt referensvärde och har kopplat på funktionen återkommande faktura kan du välja att matcha om fakturan mot återkommande fakturamallen. Välj knappen Övriga åtgärder och Återmatchning och fakturan matchas mot mallen och blir automatiskt signerade  i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.            

När du gjort en manuell bokning där du använt ett periodiseringskonto istället för att periodisera från kostnadskontot, kan konsekvensen bli att kopplingen mellan verifikationsrad och periodisering saknas.   Om det finns en motsvarande periodisering i registret kan du  koppla registerposten till verifikationsraden.   Hämta verifikationen under Redovisning / Verifikationer och Öppna/Redigera verifikation. Stryk verifikationsraden med minustecknet på raden.  Registrera en ny rad genom att trycka på plus.  På den nya raden ska periodiseringskontot registreras.  På den nya raden ska det stå “Periodisering” i fältet “Ägartyp” och numret på tillhörande registerpost i fältet “Skapat av”. Spara verifikationen.    Tips! Om perioden är där verifikationen finns är stängd kan du istället skapar en bokföringsorder där du vänder den felaktiga raden, och bokar ny rad enligt ovan.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor. 

Har du hittat till Visma Trust Centre? Håll dig uppdaterad för här uppdateras information löpande. Visma Trust Centre är en plats på vår webb där vi samlar information om säkerhet, integritet och dataskydd i våra lösningar och hos Visma i stort. Du finner länken till Trust Centre längst ned på alla visma.com-sidor. Eller på länken https://www.visma.com/trust-centre/ På vår sida i Visma Trust Centre har en avdelning för "Security" och en för "Privacy".   Under Privacy finner du Vismas Privacy Statement och du kan läsa om vårt dataskyddsprogram och om dina rättigheter och skyldigheter som individ och som kund till Visma.   Under Security kan du läsa om de säkerhetsprogram som Visma följer vid utveckling och leverans av våra produkter och tjänster. Ett väldigt bra sätt att finna rätt information om säkerhet är att använda produktsöken: När du fyller i namnet på din produkt/lösning från Visma får du fram uppgifter om vilket datacenter som används för en molntjänst och om var (i vilket land) data lagras fysiskt. Dessutom finner du uppgift om våra underleverantörer, som är del i leveransen (exempelvis om vi använder en lösning för användarvägledning). Du kan också läsa om de säkerhetsprogram som gäller för vår leverans. Vismas säkerhetsprogram gäller också för lösningar som inte är molntjänster. Pröva gärna att söka på både Control och Visma.net AutoPay.   Har ni frågor kan ni alltid kontakta supporten på e-post  visma.control@visma.com 

Med Visma Control finns möjlighet att periodisera i ett försystem, direkt i Controls kund- eller leverantörsreskontra, alternativt att skapa manuella periodiseringar i redovisningen. Att tänka på vid en manuell bokning är att du anger kostnads- respektive intäktskonto i själva verifikationen, periodiserar med mapp eller kryssrutor, och låter värdet i “Ägartyp” vara kvar som det är.      Om du gjort en manuell bokning och istället råkat använda ett periodiseringskonto, kan konsekvensen bli att det inte finns någon tillhörande periodiseringspost i periodiseringsregistret, alternativt att koppling mellan verifikationsrad och periodisering saknas. Då får du en differens mellan rapporten “Periodiseringar, specifikation” och huvudboken.    Det som länkar periodiseringsposten till verifikationen är fälten “Ägartyp” och “Skapat av”. Så här kan du hitta verifikationer där informationen saknas i fälten: Gå in under Redovisning / Sök, och välj “Verifikationsrader” i dropplistan.  Fyll i affärsenhet, from/tom datum samt periodiseringskonto. Låt Ägartyp och Verifikationsserie innehålla värdet ALLA.  Lämna fälten Skapat av och Löpnummer tomma.  Klicka Ladda.    Verifikationsraderna som laddas fram kan sorteras genom att dubbelklicka på rubriken "Ägartyp". De rader som inte innehåller värdet "Periodisering" i denna kolumn är bokade manuellt. På en korrekt verifikationsrad hittar du aktuellt PeriodiseringsID för registerposten i fältet “Skapat av”.  

Klicka på knappen ”Sök & Kopiera…”. Kopiera konteringen från en tidigare faktura och även från olika leverantörer. Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera kontering”. Det är preliminär- och definitivbokade fakturor som visas i listan samt fakturor från innevarande och föregående år.   Klicka på knappen ”Sök & Kopiera”.  Fönstret ”Kopiera kontering” öppnas med sökresultat utifrån de sökrättigheter användaren har tillgång till. Välj ”Datum från” och ”Datum till” och klicka på ”Sök” för att få fram leverantörens tidigare konterade fakturor. Om du vill få fram en annan leverantör än den leverantör som dyker upp fönstret ”Kopiera kontering”, så får du skriva leverantörens id eller delar av leverantörens namn i fältet ”Id” och klicka på ”Sök”, alternativt klicka på ikonen   ikonen som heter ”Klicka för att öppna sökdialogen”   Markera en faktura (med vänster musknapp) för att se hur den markerade fakturan var konterad. Konteringen visas i den nedre rutan. Klicka på knappen för att titta på fakturans fakturabild. I nedersta fältet med kolumner ser du hur den markerade fakturan är konterad och sakgranskning/attestsignatur om det finns på fakturan. Klicka på knappen ”Kopiera kontering” för att få samma kontering på den nuvarande fakturan som du arbetar med.  En varningsruta visas. Klicka på “Ja” Notera att det är bara konteringen som kopierats.