Användartips för Visma Control

Slutet på året närmar sig med stormsteg, och det finns en del viktiga saker att tänka på i Visma Control i samband med årsskiftet. Missa inte vårt kostnadsfria webinar om Årsbytesrutinen den 9:e december.

Då man gör en manuell betalning av en kund eller leverantörsreskontrapost som har valuta är det viktigt att tänka på hur det hanteras.  Nedan två exempel är bra att ha som "regler". 1. En reskontrapost med valuta ska slutbetalas och generera valutakursskillnad. -I registrera betalningar väljer man "inte skickad via fil eller Autopay" samt "Standardbokning" och laddar fram den reskontrapost som ska betalas.  För att generera valutakursskillnad ska det inhemska beloppet ändras alternativt kursen ska ändras. Det utländska beloppet ska vara samma som tidigare vid en slutbetalning 2. En reskontrapost med valuta ska delbetalas dvs inte slutbetalas. -I Registrera betalningar väljs samma som punkt 1 och reskontraposten laddas fram. I det här fallet ändras alltid det utländska beloppet. Ändras det inhemska beloppet genererar det som under punkt 1 en valutaskillnad och man får en slutbetald post. Ändras det utländska beloppet skapas en DB-rad i reskontran.    I båda fallen rekommenderar vi att använda knappen "förhandsgranskning" längst ner i betalningsbilden innan man sparar. Markera raden och tryck förhandsgranska för att få upp en vy med två flikar. En flik för hur reskontran kommer att se ut och en flik för verifikationen.   Tänk på att om "SEK" används i valutafältet ska de posterna hanteras på samma sätt som annan valuta.  

Vi på Visma har många namn och benämningar och jag förstår att det inte är helt lätt att hänga med när vi pratar om våra processer  och våra tjänser Visma.net  AutoInvoice och Visma.net Autopay med Visma Control.  Dessa  kan enkelt förklaras såhär:    Visma.net AutoInvoice är en tjänst som har två huvudfunktioner, att skicka kundfakturor samt att ta emot leverantörsfakturor. AutoInvoice hanterar alla fakturor, oavsett om det är pappersfakturor, PDF eller e-fakturor (XML).       Visma.net AutoPay automatiserar manuella steg för att skicka och ta emot elektroniska in- och utbetalningar. AutoPay tar bort den manuella hanteringen av bankfilerna som traditionellt måste hämtas och skickas via externa program. Med AutoPay kan du sköta in- och utbetalningar direkt via ditt affärssystem.        

Steget Leveranskontroll ligger i Sakgranskningssteget. Funktionen är till för om bolaget har användare som bara skall ”godkänna” inköpet men inte kontera det. Förslagsvis skapas en ny roll där rättigheten för "kontera fakturor" inte tilldelas. (se förslag nedan)     Exempel på flödet kan vara att fakturan skickas till en ”Godkännare” med automatik via adresseringsreferensen på fakturan. Fakturamottagaren godkänner hela fakturan och vidarebefordrar den till vald sakgranskare som konterar fakturan och skickar vidare till attest.   När en användare tar emot och ska godkänna en fakturan för leveranskontroll går dom via Övriga åtgärder>Leveranskontroll. En ruta dyker då upp med automatik för att välja till vilken sakgranskare fakturan ska gå och "godkännarens" signatur läggs i fältet "Leveranskontroll sign".  

Det är i Visma Control möjligt att öppna applikationen Sie-Export direkt inifrån Control-applikationen, istället för att öppna det via en separat genväg. För att göra detta så använder man sig av funktionaliteten för ”Länkar” i Control.

I Control är det möjligt att logga förändringar i flera register, till exempel leverantörsregistret. Nedan är ett kortare beskrivning på hur man går tillväga.    I detta exempel vill vi logga förändringar på leverantörsnamn.    Steg 1 Gå till Inställningar - Systeminställningar - Loggning - Loggningsmallar. Välj där sedan "Leverantör" och markera "Leverantörsnamn".      Steg 2 När det sedan har skett en förändring på ett leverantörsnamn så går detta att utläsa i loggningsrapporten som finns under Inställningar - Systeminställningar - Loggningsrapport. Resultat visas likt bilden nedan. Där går det bland annat att utläsa gammalt värde, nytt värde, händelsedatum och vilken användare som utförde förändringen.      

Överskriden tid är en gruppkö i Visma DCE dit fakturor flyttas när en angiven tidsgräns passeras. Om steget är aktivt eller inte styrs av enhetsparametern "UseExpire".   När hamnar en faktura i Överskriden tid? Enhetsparametrarna "AttestdeadlinePercentage" eller "CheckDeadlinePercentage" styr hur många procent av fakturans livslängd den får ligga i varje steg.   Exempel hur det fungerar med en faktura som har 30 dagar som betalningsvillkor: Sakgranskning CheckDeadlinepercentage 50% 30 dagar x 50% = 15 dagar ExpireDays 1 dag 15 dagar + 1 dag = Efter 16 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget sakgranskning   Attest AttestDeadlinepercentage 70 % 30 dagar x 70% = 21 dagar ExpireDays 1 21 dagar + 1 dag= Efter 22 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget Attest.   Parametrarna "AttestDeadlinePercentage" och "CheckDeadlinePercentage" utgår alltid från hela antalet förfallodagar på en faktura och de hör ej ihop. Därav mer än 100% tillsammans. Om ni skulle stänga av överskriden tid, "UseExpire", så skulle fakturorna istället ligga kvar hos användaren i det steget den befinner sig.

Visste du att det finns en inställning i DCE som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i DCE Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Om du har ny mobiltelefon behöver du lägga till din inloggning till VismaNet-Autopay i din nya mobiltelefon. För att göra detta så kan du använda följande steg.      Gå till home.visma.com fyll i din mejladress och ditt personliga lösenord. När man sedan kommer till och ska fylla i den 6-siffriga koden från Google Authenticator så kan du klicka på ”Prova ett annat sätt”. Där kan man välja att skriva in en engångskod. Engångskoden (XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX) fick man första gången som man loggade in i VismaNet-Autopay och lade till Google Authenticator. Fyll i den och sedan gå vidare. När man loggar in med engångskoden så blir den förbrukad, så tänk på att spara den nya koden som kommer upp på skärmen eftersom den behövs till senare. (Om man inte har kvar den koden så kan man skicka ett mejl till visma.control@visma.com och meddela att man har en ny mobiltelefon och sedan vilken mejladress man använder för att logga in i VismaNet-Autopay, så kommer en ny engångskod att skickas ut) När man väl är inloggad så klicka på sitt namn uppe till höger och välj sedan ”Mina uppgifter”. Inne på ”Mina uppgifter” så kan man scrolla ner till ”Inaktivera tvåstegsverifiering” och klicka där. Skriv in vanliga lösenordet och sedan när dem ber om den sex-siffriga koden så tryck på "Förlorat min telefon" och välj engångskod och skriv in koden som du fick vid inloggningen. Efter att man har inaktiverat tvåstegsverifieringen så kan man välja att ”Aktivera tvåstegsverifiering”. Följ stegen och där kommer där komma fram en QR-kod som man kan scanna av med sin nya mobiltelefon. Efter det så kommer man behöva skriva in den 6-siffriga koden som nu finns i Google Authenticator i mobiltelefonen. Sedan fortsätt följa instruktionerna på skärmen. Som sista åtgärd så kan man alltid säkerställa att det fungerar genom att logga ut helt från VismaNet-Autopay och sedan prova att logga in igen. Förhoppningsvis fungerar allt som det ska nu, men skulle det vara några problem så är det bara att höra av sig till visma.control@visma.com så kommer du få hjälp.

Om en faktura gått ut i flödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer kan du välja att starta om den istället för att skanna den på nytt. Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i ekonomisystemet och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning.    

Om du ska utföra en automatkontering och det finns flera hundra transaktioner på det utlösande kontot, så kommer du att få lika många rader med automatkonteringar.    Ett sätt att få alla automatkonteringar på en och samma rad, är att kryssa i "Bunta likadana rader" längst ner till höger på sidan där du utför automatkonteringen. Redovisning / Operationer / Automatkonteringar.    Behöver du andra tips än vad du hittar under rubriken "Användartips"? Skriv din fråga till visma.control@visma.com.  

I Visma Control är det möjligt att ange ett konto som funktionskonto. Det finns t ex funktioner för valutadifferenser, fakturaavgift, differensbortbokning m fl. Detta görs genom Redovisning - Register - Konto. Sök fram och markera ett konto och tryck redigera. Tryck på knappen Koppla på raden Funktion.  Viktigast att ha inställt är konto för utjämningsfunktionen då denna träder in om annat konto saknas.

Tips till er som lägga upp nya användare. Utnyttja funktionen Kopiera för att enkelt kunna skapa en ny användare med samma eller liknande inställningar som en befintlig användare. Uppgifter som går att kopiera, för en eller samtliga enheter är: Enhetstillhörigheter Kö- och rollmedlemsskap Rättigheter för enhet Sök-, konterings- och attestbehörigheter Ersättare Börja med att skapa användaren som vanligt via Redigera>Ny användare alternativt Arkiv>Importera användare. Komplettera informationen efter behov och spara. Gå därefter till fliken Kopiera. Här går det att välja att kopiera alla inställningar eller specifika. I exemplet nedan väljer jag att kopiera alla inställningar från Anders till min nya användare, men endast för enheten AB2.

Detta är två stycken anpassningar som vi nu som vi ni har ett erbjudande på för er som har version 11 eller senare av Control. Detta erbjudandet gäller fram till den 31/8 2021 och om ni är intresserade så klicka in på länken nedan för mer information.    Klicka här för mer informationen gällande detta erbjudandet 

 Här kommer några tips du kan undersöka om det är problem med att radera en användare i DCE.     - Kontrollera att användaren inte har några fakturor i sina köer genom att i DCE välja utökat sökläge och välja användaren i fältet för Fakturor i flödet, se bild ovan. Om det finns kan du i DCE Admin under Operationer och fliken Flytta faktura flytta de till en annan användare eller till utredning.    -Kontrollera att det inte finns några preliminärbokade fakturor i DCE där användaren har en konto-, sakgransknings- eller attestsignatur. Signaturen måste då tas bort eller måste den defintivbokas. För att undersöka detta väljer du utökat sökläge i DCE. Välj status Preliminärbokad och sen gör en sökning för varje typ av signatur, se bild ovan.   - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i DCE Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren.   - Om ni har Avtal i DCE får användaren inte ligga med sitt namn i fältet Påminnelse till för några avtal. Om det finns måste du ta bort/byta användaren i fältet Påminnelse till för alla avtal.   Om det fortfarande inte skulle gå att radera användaren även om du gått igenom ovanstående punkter kan du ta kontakt med DCE supporten för hjälp.  

Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i DCE. Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalning.      Funktionen går att styra så att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar i DCE-admin: UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via DCE-admin>Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".    

Det kan hända oss alla att vi missar att utföra en månads automatkontering, och att vi upptäcker det först när vi ska utföra den för nästa period. Ingen fara, den går att göra i efterhand. Det finns några saker att tänka på. Perioden behöver vara öppen. Det är möjligt att tillfälligt öppna perioden, utföra automatkonteringen och stänga perioden igen. Du öppnar och stänger perioder under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder Välj år genom att dubbelklicka på det.   Markera aktuell period och välj Lås upp.   Nu kan du utföra automatkonteringen. För att det inte ska bli dubbletter av redan utförda automatkonteringar, behöver du också välja att bara göra just den automatkonteringen som ni missat. Välj Redovisning / Operationer och fliken Utför Automatkontering.   Markera den automatkontering du vill göra och välj föregående period.   Det datum du anger som bokföringsdatum avgör på vilken period automatkonteringen hamnar. Du kan på så sätt välja innevarande månad, om du inte vill ändra saldon i den förra. Välj bokföringsdatum för förra eller den här perioden. Kontrollera att allt stämmer och klicka på Utför. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

För att se vilken version av DCE som ni har gör du enklast så här. Klicka på ditt användarnamn uppe till höger i DCE Välj "Användarinställningar" I botten av rutan som öppnas ser du version  

Om du behöver ändra kostnadskontot som används i en periodisering.

I de fall då en betalning har blivit betald i Autopay, men inte blivit återrapporterad i Control kan man starta felsökningen i Inköp - Sök för att få reda på anledningen till att återrapporteringen inte har skett korrekt.