Användartips för Visma Control

I de fall då en enskild reskontrapost är betald i Autopay men blir inte återrapporterad i Control vill vi tipsa om hur ni kan felsöka i inköp-sök. I kolumnerna Autopaystatus och Autopaymeddelande  får man information om anledningen till att återrapporteringen inte kunnat slutföras i Control. Syns inte kolumnerna plockas dessa fram under kugghjulet. Det kan t ex stå "period/datum kan inte användas" vilket beror på att perioden inte är öppen i Control.  Då måste perioden öppnas och sen kan återrapporteringen göras.         

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet.   Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.  

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.      Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget sakgranskning, men användaren har inte denna kö. Saknar du någon kolumn,  Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till. Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.  

Från version 13 av DCE går det att styra om ett meddelande måste anges eller ej vid användning av funktionen "Spärra för betalning". Inställningen hittas i DCE-admin under enhetsparametrar och heter "BlockPaymentMessage". Parametern kan ha värde 1 och 0, där 1 anger att ett meddelande alltid måste anges om en faktura bockas i för "Spärra för betalning".  

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare. Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Om ni som kund alltid använder steget ankomst i leverantörsfaktura flödet kan nu styra funktionen på leverantören om inkommande fakturor inte skall stanna i steget ankomst om referensvärde finns med på fakturan. Förutsättningar är att ni har senaste versionen DCE 13.00 Inställningar i Enhetsregister Visma Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i leverantörsdata/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.    

Från Visma Control 13 kan man även schemalägga bokföring av verifikat. De verifikationer som är godkända via Visma Approval kan numera läggas till i Schemaläggaren och bokas automatiskt. Sedan tidigare är det möjligt att schemalägga periodiseringar, skicka fakturor och skapa påminnelser.

I tidigare versioner av DCE behövde användare ha rättigheten "Redigera kontering på låsta konton" för att kunna kopiera en kontering som innehöll ett låst konto. Detta medförde att användaren även fick behörighet att manuellt kunna redigera konteringsrader med låsta konton.   Från version 13 av DCE har istället en ny nivå lagts till på rättigheten "Kopiera kontering". Nivån möjliggör en användare att nyttja låsta konton i funktionen, men endast då.    

Under sommaren och semestertider så kan användare behöva ta över varandras arbetsuppgifter och fakturaflöden. Nedan finns arbetsgångar på den lättaste hanteringen samt tips på de vanligaste felen som kan uppstå i samband med ersättare.   Lägga till vikarie  Temporära roller  Försvunna fakturor 

  En ny modul i hotbaren som handhar Schemaläggning. Där kan Periodiseringar och Påminnelser schemaläggas efter vissa kriterier beroende på vilken typ som valts. När man skapar en ny schemaläggning så väljer man först typ (Periodisering eller Påminnelser), namn och Schemainformation, d.v.s. när och hur ofta man vill att detta ska upprepas:   Trevlig Sommar!  

Hej!   Det finns ett stort antal kortkommandon eller snabbval som man kan göra i control som kan vara smidiga när man väl lär sig dem. Vilka dessa kortkommandon är kan ni finns under följande länk:   https://help.visma.net/se_sv/control/content/online-help/system/snabbval.htm?supportpanelMode=true   Glad sommar!  

2FA (tvåfaktor-autentisering) är obligatoriskt för signering av betalningar i visma.net/autopay. 2FA är en säkrare betalningshantering. När betalningar signeras anges lösenordet till visma.net kontot samt en 6-siffrig kod som genereras via appen Google Authenticator. Vid första inloggningstillfället uppmanas du att ladda hem appen google authenticator. En QR-kod genereras som scannas via appen. När detta är gjort är din smartphone kopplad till det konto som du loggat in med.   Visma.net/autopay saknar stöd för Internet Explorer   From 1 juni finns inget stöd för Internet Explorer för visma.net/autopay, vilket innebär att betalningar inte går att signera om Internet Explorer används som webbläsare. Crome, Edge och Firefox har fortsatt stöd för visma.net/autopay. 

Hej!   Nu när semestern närmar sig finns det en del att tänka på i Visma Control. -Om ni har semestervikarier tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som vikarien ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats som vanligt hela sommaren. Ett separat inlägg kommer här på Communityt med våra öppettider under sommaren.  Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen kontakta supporten för mer hjälp.

För er kunder som har betalningstjänsten Autopay, så har det ju nu blivit obligatoriskt med 2FA vid attest av betalningar. I samband med detta har det tyvärr uppstått ett problem för den "inbäddade" lösningen för att öppna Autopay inne från Visma Control. Dvs om man öppnar menyn Visma.net- Attest av betalningar från Hotbaren så kommer man få ett meddelande som säger "Loading Visma 2FA" och sen händer ingenting.   Vi ser självklart på detta och återkommer så fort vi har en lösning när det fungerar igen.   Under tiden så kan ni lägga in Autopay som en "länk", som också då hamnar i Hotbaren under menyn Länkar istället. Skillnaden med denna är att vanliga webbläsaren öppnas, och ni får logga in i Autopay, med ert användarnamn och lösenord.   Gör så här: 1. Gå till Inställningar-Lokala inställningar-Länkar 2. Välj Ny 3. Menynamn = Ange ett namn som ni vill ska visas i Hotbaren,  tex "Attest av betalningar" 4. Öppna applikation = Klistra in https://autopay.visma.net/portal-web/approval     Nu kommer du se det namn du valde som menynamn under Hotbaren och Länkar.  

Steget ”Validera objekt” ligger likt "Validera kontering" mellan steget ”Sakgranskning” och ”Attest”. Funktionen utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa konteringar för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”.   Konteringar som vill kontrolleras läggs upp per enhet i DCE-admin under Enhetsregister>Inställningar, fliken Objektkontroller. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en kontering som stämmer överens med upplagd i systemet innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I nedan exempel stannar alla fakturor konterade med [4051] eller [4011 och projekt 101] i Validera Objekt.   I gruppkön ”Validera Objekt” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna, radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare, samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Skriver man ”idag” (räcker med att skriva i:et) så kommer dagens datum fram och kan väljas.     Vill man ha ett datum ex 3 dagar tidigare än dagen datum skriver man -3     Vill man ha ett datum ex 5 dagar framåt från dagens datum så skriver man +5    

Följande steg går igenom hur ett eller flera registrerade avtal raderas från DCE. För att radera ett avtal behövs tillgång till DCE-admin.   Börja med att söka fram och ändra status på önskade avtal till "Makulerat" i DCE-webb. Fältet hittas inne på avtalet i den vänstra kolumnen. Öppna därefter upp DCE-admin och gå via Operationer>Operationer, fliken Ta bort avtal. Sök fram och markera ett eller flera avtal som ska raderas. Klicka Ta bort. Avtalet är nu raderat.

Från och med version 10 har Visma Control en ny och webbaserad hjälpfunktion kallad Supportpanel.   Genom att klicka på frågetecknet eller via F1 så öppnas hjälpen upp i en webbsida.         Det går att söka på olika avsnitt eller bara fritextsöka. Man får träff på de delar av hjälpen där matchande text förekommer.               Det finns även en meny med där man kan få svar på vanliga förekommande frågor. Dessa frågor och svar uppdateras kontinuerligt.               Det finns även videos som komplement till olika hjälpavsnitt eller som allmän information.          

Först är det viktigt och se till att SieExport är installerat på samma plats som Visma Control är installerat. Till exempel är Control installerat på ett fjärrskrivbord måste SieExport också vara installerat på fjärrskrivbordet.

En ny funktion som kom i version 11 av Visma Control är att du från Verifikationer - Sök och sedan  Visa - Verifikation enkelt kan redigera verifikationen genom att klicka den nya knappen Redigera längst ner till vänster. Genom att klicka på den kommer du automatiskt till fönstret Redigera verifikation för att göra redigering.