Användartips för Visma Control

Om ett avskrivningsbelopp blivit fel eller om det bokförts på fel konto går detta att korrigera i efterhand.    Gå till Anläggning - Sök, sök i Historik anläggning och ladda fram på anläggnings-ID.  

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till DCE Administrator.  Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i DCE.  

Om ni har många affärsenheter, men ett upplägg med moderbolag och dotterbolag, så finns möjlighet att hantera betalningar via moderbolagsavräkning, eller även kallad Cashpool i Visma Control. Man kopplar då dotterbolagen till moderbolaget och genom detta kommer återrapportering hanteras automatiskt direkt i dotterbolaget och sedan motbokas mot moderbolaget vid betalning och återrapportering.   Det är bara de sk. Cashpool-bolagen/moderbolagen som exporteras till Autopay Det är bara Cashpool-bolagen/moderbolagen som har bankavtal i Autopay Bokning av objekttyp för motpart och interimskonto mellan moderbolag och dotterbolag hanteras vid återrapportering. Betalnings skapas, precis som vanligt, i flödet Skapa betalningar. Där kan samtliga bolag, moderbolag och dotterbolag, väljas och skickas iväg för betalning till Visma .net Autopay och banken. Väl i Auotpay för godkännande listas samtliga bolags fakturor så man tydligt ser vilka fakturor och dotterbolag som hör till ett viss moderbolag.   Återrapportering av betalda fakturor sker via som vanligt helt automatisk, när banken har betalat fakturorna, men vid användning av moderbolagsavräkning/Cashpool så skapas det två verifikationer:   Betalningsverifikation i dotterbolaget som bokar bort leverantörsskuld mot interimskontot till moderbolaget.  Betalningsverifikation i moderbolaget som bokar mot likvidkontot för betalningen samt mot interimskontot. I båda verifikationerna hanteras motpartskod

Det finns många inställningar och validering på hur flödet kan se ut i EFH modulen DCE. Här kommer ett tips.    Fakturabelopp styr om sakgranskning och attest skall kunna ske av samma användare.   Om inställningen aktiverad att användarna kan sakgranska och attestera i samma steg och vill kunna styra att användaren får bara sakgranska och attestera fakturor upp till ett visst fakturabelopp. Kan man sätta upp det såhär:    Användaren Anna som är attestant har rätt att  sakgranska och attestera  sina fakturor om fakturabeloppet är upp till  2000 kr. Är fakturabeloppet på  t ex 2001 kr kan Anna inte  både sakgranska och attestera i samma steg utan då måste hon vidarebefordra den till annan giltig attestant.   Vilka inställningar krävs då? Enhetsparametrar sätts till nedanstående värden: AttestInCheck = 1 "Öppnar upp attestfunktion i steget sakgranskning" DiffCheckAttestSign = 0  "Krav på olika sakgranskning- attestsignaturer" DiffCheckAttestSignLimit = 2000 "Styr vilken beloppsgräns som skall gälla.      Så här kan de då se ut vid sakgranskning med attest.  

I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.     Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.  

Att leta differenser inför momsredovisningen brukar inte kännas som väl investerad tid. Här får du ett tips på hur du enkelt kan hitta differenserna så att du kan åtgärda dem snabbt. 

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?   För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på: Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura Hyror brukar innehålla avtalsnummer Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.  Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura

Om du har ny mobiltelefon behöver du lägga till din inloggning till VismaNet-Autopay i din nya mobiltelefon. För att göra detta så kan du använda följande steg.      Gå till home.visma.com fyll i din mejladress och ditt personliga lösenord. När man sedan kommer till och ska fylla i den 6-siffriga koden från Google Authenticator så kan du klicka på ”Prova ett annat sätt”. Där kan man välja att skriva in en engångskod. Engångskoden (XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX) fick man första gången som man loggade in i VismaNet-Autopay och lade till Google Authenticator. Fyll i den och sedan gå vidare. När man loggar in med engångskoden så blir den förbrukad, så tänk på att spara den nya koden som kommer upp på skärmen eftersom den behövs till senare. (Om man inte har kvar den koden så kan man skicka ett mejl till visma.control@visma.com och meddela att man har en ny mobiltelefon och sedan vilken mejladress man använder för att logga in i VismaNet-Autopay, så kommer en ny engångskod att skickas ut) När man väl är inloggad så klicka på sitt namn uppe till höger och välj sedan ”Mina uppgifter”. Inne på ”Mina uppgifter” så kan man scrolla ner till ”Inaktivera tvåstegsverifiering” och klicka där. Skriv in vanliga lösenordet och sedan när dem ber om den sex-siffriga koden så tryck på "Förlorat min telefon" och välj engångskod och skriv in koden som du fick vid inloggningen. Efter att man har inaktiverat tvåstegsverifieringen så kan man välja att ”Aktivera tvåstegsverifiering”. Följ stegen och där kommer där komma fram en QR-kod som man kan scanna av med sin nya mobiltelefon. Efter det så kommer man behöva skriva in den 6-siffriga koden som nu finns i Google Authenticator i mobiltelefonen. Sedan fortsätt följa instruktionerna på skärmen. Som sista åtgärd så kan man alltid säkerställa att det fungerar genom att logga ut helt från VismaNet-Autopay och sedan prova att logga in igen. Förhoppningsvis fungerar allt som det ska nu, men skulle det vara några problem så är det bara att höra av sig till visma.control@visma.com så kommer du få hjälp.

Det finns i Visma Control funktioner för snabbval i datumfält och kortkommandon som kan hjälpa såväl erfarna som nya användare att arbeta mer effektivt i systemet.     Snabbval i datumfält För att välja dagens datum kan man i datumfältet skriva in ”idag” (det räcker att bara skriva bokstaven ”i”) så kommer dagens datum upp och kan väljas.     Man kan med hjälp av minustecken och plustecken få upp förslag på datum som ligger önskat antal dagar innan eller efter dagens datum. Man kan till exempel skriva in -3 för att få upp datum 3 dagar innan dagens datum, eller +5 för att få upp ett datum 5 dagar framåt.   Kortkommandon Det finns kortkommandon som kan användas för att underlätta och effektivisera användandet i Visma Control. Till exempel att klicka på ”F1” för att nå hjälpavsnitt för aktuellt fönster i klienten.   Alla dessa kortkommandon går att hitta på följande länk: Kortkommandon Visma Control  Listan går även att nå via Hjälp>Supportpanelen i Control-klienten. Sök på ”snabbval”.

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

Om Du skulle få ett meddelande om att din Visma DCE licens har gått ut när du är inne och arbetar i Visma DCE Administrator gör följande: - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad. Om du fortfarande får felmeddelande kontakta Visma DCE supporten för mer hjälp.      

Här kommer ett litet tips från oss på DCE supporten nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

Nu när det börjar närma sig årsskifte finns del en del viktiga saker att tänka på i Visma Control. Några viktiga punkter: -Man kan ha två år öppna samtidigt i Control. I dagsläget innebär det att man låser 2019 och aktiverar 2021. Året 2020 går fortfarande att boka på. -När man aktiverar ett år via rutinen "byt år" betyder det att det nya året blir "innevarande år". Dvs 2021. -Lås perioder för att undvika felbokningar då man är inne och arbetar i två år samtidigt. Det betyder att man endast bör ha öppet december 2020 och januari 2021. Lås alla andra perioder. Skulle något behöva bokas går det att öppna tillfälligt. -Det går att periodisera framåt även om ett år inte är aktiverat. Det räcker att året är skapat. Först då periodiseringar ska bokföras i periodiseringsrutinen under redovisning-operationer måste året vara aktivt och perioden öppen.   Via länken nedan finns instruktioner på de olika stegen som ska göras i samband med årsskiftet 2020/2021.  Dokumentet avser versioner från Control 7 upp till  Control 13.  Årsbytesrutin 2020    Har du frågor kontakta oss gärna på Visma.control@visma.com   “Gilla” gärna om du tycker att informationen är bra och användbar!