Användartips för Visma Control

  En omatchad post som kommit in via Autopay och laddats fram i Control kan raderas. Tryck på knappen "radera" längst ner i vyn och posten tas bort. Om flera poster laddats fram samtidigt åtgärdas dessa först genom att matcha upp eller stryk raderna via minustecknet längst ut till höger. Strukna rader försvinner inte helt utan kan laddas fram igen till nästa gång. Raderade rader kommer inte fram igen.    

Ni som redan använder vårt attestflöde  Visma Document Center Enterprise kan enkelt koppla på funktionen DCE Mobile för att kunna sakgranska och attestera fakturor med din smartphone.  Denna modul ingår redan i er licens.  Ta kontakt med din konsult eller partner så hjälper vi er vidare.  Här kan ni se en kort video på hur det fungerar.

Använder du Internet Explorer med Visma Document Center Enterprise så används Acrobat Reader för att visa fakturabilden. Efter det att du uppgraderat till Acrobat Reader DC kommer det upp ett verktygsfäkt varje gång du öppnar en faktura.  Trots att man minimerar detta dyker det upp när man bläddrar till nästa faktura. För att stänga va detta verktygsfält så öppnar du Acrobat Reader DC. Klicka sedan på "Redigera" och sedan "Inställningar" uppe i menyraden. Därefter klickar du på "Dokument" och bockar ur "Öppna verktygsruta för varje dokument". Nu kommer verktygsfältet inte att dyka upp efter att du har minimerat det.    

  Med tilläggsprogrammet SIE Export kan man ta ut SIE 1-Sie 4 filer från Visma Control. SIE Export är en extern applikation som är kopplad till Visma Control. Om du har SIE Export i licensen finns applikationen i Installationsmappen och går att lägga till som genväg under "länkar". Se inlägg här för hur man gör: Länka Sie Export   

Steget ”Validera objekt” ligger likt "Validera kontering" mellan steget ”Sakgranskning” och ”Attest”. Funktionen utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa konteringar för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”.   Konteringar som vill kontrolleras läggs upp per enhet i DCE-admin under Enhetsregister>Inställningar, fliken Objektkontroller. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en kontering som stämmer överens med upplagd i systemet innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I nedan exempel stannar alla fakturor konterade med [4051] eller [4011 och projekt 101] i Validera Objekt.   I gruppkön ”Validera Objekt” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna, radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare, samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Från och med version 10 har Visma Control en ny och webbaserad hjälpfunktion kallad Supportpanel.   Genom att klicka på frågetecknet eller via F1 så öppnas hjälpen upp i en webbsida.         Det går att söka på olika avsnitt eller bara fritextsöka. Man får träff på de delar av hjälpen där matchande text förekommer.               Det finns även en meny med där man kan få svar på vanliga förekommande frågor. Dessa frågor och svar uppdateras kontinuerligt.               Det finns även videos som komplement till olika hjälpavsnitt eller som allmän information.          

Ni kunder som idag använder vår betalningstjänst Visma .net Autopay, och har Swedbank som bank, har troligtvis stött på att betalningar blir avvisade pga ogiltiga tecken. Detta kan såklart gälla för alla banker,  men just för Swedbank har det varit en hel del avvisade betalningar. Jag bifogar därför nedan, de tecken som tillåts av Swedbank per idag, för översyn i erat leverantörsregister. Vi har dialog med banken och gjort dem uppmärksamma på att de bör tillåta flera tecken än vad de gör idag. De tecken som tillåts är följande: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z å Å ä Ä ö Ö 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / - ? : ( ) . , ' + & < > ” Mellanslag/Space   För att minimera antalet avvisningar har Visma .net Autopay, den 6/6, implementerat en "vaskningsfunktion" som innebär att betalningstjänsten går igenom leverantörsinformationen som finns och ser till att ersätta de icke godkända tecknen som vi känner till med ett frågetecken (?) istället. Förhoppningsvis kommer detta att minska antalet avvisningar.   Ni kanske redan nu har märkt skillnad?

 Du har väl inte missat våra utbildningar som supporten kör? Supporten håller kostnadsfria webinar under hela våren som du inte får missa. Vi har även ett utbud av utbildningstillfälle där du som kund har möjlighet att vara med på  mer ingående utbildning i olika moduler som supporten håller. Du hittar utbudet här   Boka dig redan idag, fåtal platser kvar   “Gilla” gärna om du tycker att informationen är bra och användbar.

Här kan du se en kort introduktionsfilm om hur du enkelt tar emot e-fakturor.

Här kan du se en kort introduktionsfilm om hur du enkelt tar emot e-fakturor

Nu ligger utbudet av vårens gratis webbinar i Visma DCE tillgängliga att anmäla sig till här.

Beskrivning av alla enhetsparametrar finns i den inbyggda hjälpen i DCE Administrator. Du hittar den under menyn Hjälp - Innehåll... eller via tangenten F1. För att hitta avsnittet om enhetsparametrar navigerar du i trädmenyn enligt bilden nedan. Du kan där läsa om vad parametrarna gör och vilka inställningar det finns för respektive parameter.  

  En ny modul i hotbaren som handhar Schemaläggning. Där kan Periodiseringar och Påminnelser schemaläggas efter vissa kriterier beroende på vilken typ som valts. När man skapar en ny schemaläggning så väljer man först typ (Periodisering eller Påminnelser), namn och Schemainformation, d.v.s. när och hur ofta man vill att detta ska upprepas:   Trevlig Sommar!  

I de fall då en enskild reskontrapost är betald i Autopay men blir inte återrapporterad i Control vill vi tipsa om hur ni kan felsöka i inköp-sök. I kolumnerna Autopaystatus och Autopaymeddelande  får man information om anledningen till att återrapporteringen inte kunnat slutföras i Control. Syns inte kolumnerna plockas dessa fram under kugghjulet. Det kan t ex stå "period/datum kan inte användas" vilket beror på att perioden inte är öppen i Control.  Då måste perioden öppnas och sen kan återrapporteringen göras.         

I senare versioner av DCE har det tillkommit nya kolumner för att kunna se om en faktura matchats mot en mall för återkommande faktura i systemet. Du kan då i sökningen se Mall Id, Mallnamn och Antal återkommande som gått mot just den mallen.     Det har också tillkommit en ny kryssruta om du bara vill söka efter just återkommande fakturor.  

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i DCE genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”. 

En ny funktion har kommit i Visma Control 11 så att man kan redigera en verifikation från sök vyn. Ni kan läsa mer om det här.