Användartips för Visma Control

Om du t.ex. installerar eller uppdaterar QuickTime eller Photoshop (eller någon annan bildredigerings programvara) på din dator, så kan AlternaTIFF kan sluta fungera eller så försöker Quicktime öppna TIFF-bilder i Visma DCE.  En lösning för detta är att ominstallera AlternaTIFF. Detta gör du genom att gå till http://www.alternatiff.com. Följ sedan instruktionerna på sidan. Ett annat alternativ är att byta bildvisare i Visma DCE. Detta gör du genom att gå in i Inställningar - Fakturor - Generell och välj "Skalade från servern" som TIFF-visning.      

Om ni som kund alltid använder steget ankomst i leverantörsfaktura flödet kan nu styra funktionen på leverantören om inkommande fakturor inte skall stanna i steget ankomst om referensvärde finns med på fakturan. Förutsättningar är att ni har senaste versionen DCE 13.00 Inställningar i Enhetsregister Visma Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i leverantörsdata/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.    

 Vid definitivbokning rekommenderar vi att INTE ändra bokföringsdatum, då det kan skapa differens mellan reskontra och huvudbokskontot för leverantörsskulder. Istället för att ändra bokföringsdatum kan man periodisera fakturan för att få in kostnaden på rätt period. Behöver man ändra bokföringsdatum i alla fall bör man radera fakturan med ursprunglig datum och registrera igen med rätt datum.

En omatchad post som kommit in via Autopay och laddats fram i Control kan raderas.  Tryck på knappen "radera" längst ner i vyn och posten tas bort. Om flera poster laddats fram samtidigt åtgärdas dessa först genom att matchas upp eller stryk raderna via minustecknet längst ut till höger.  Strukna rader försvinner inte helt utan kan laddas fram igen till nästa gång. Raderade rader kommer inte fram igen.      

I betalningsflödet i Visma Control används begreppen betalningsdag efter och exakt. Betaldatum efter fungerar på så så sätt att fakturor som inte förfallit vid det satta betaldatumet blir betalda på förfallodagen. Är fakturan förfallen blir den betald på det datumet som sätts i betaldatum. Föredrar man att betala alla fakturor på samma dag oavsett förfallodatum väljs exakt i betaldatum. Morgondagens datum är att föredra då betaldatum efter används.    

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet.   Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.  

 Hej!   Nu när det närmar sig jul och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

Om du har Visma DCE 4.51 och Internet Explorer 11 kan det finnas problem med vikariefunktionen. För att avhjälpa detta måste du gå in i temporära internet inställningar och göra följande inställning. Först ställ in att sidan måste uppdateras varje gång den besöks Efter du har gjort denna inställning och klickat på OK skall du ta bort de temporära internetfilerna genom att göra följande. Stäng nu alla Internet Explorer fönster som du har igång och starta sedan Internet Explorer igen. Efter du har loggat in i Visma DCE kan du lägga upp en vikarie en gång. Sedan måste du göra om steg två på nytt. Ett annat alternativ är att använda DCE administrator för att lägga upp vikarier för användarna.    

Se 

Fråga: Vid auto-attest för återkommande faktura finns det en kontroll på att fakturan inte har kommit in i systemet mer än en gång? Svar: Ja denna validering sker direkt vid import mot Controls affärsregler på leverantörsregistret och även reglerna i DCE om förfallodatum är mer än 1 år framåt, momsbeloppet är större än fakturabelopp mm. Samtidigt kan man sätta upp hur många återkommande fakturor som skall få importeras detta styrs i mallen.   

I Visma DCE är det möjligt att kopiera inställningar som man gjort till andra enheter. Mycket viktigt att tänka på här är att man när man t.ex är inne i enhetsparametrar och vill kopiera ut en förändrings som man gjort till andra enheter markerar den förändrade inställningen och markerar "Kopiera vald parameter" innan man klickar på OK. Om man ej gör detta skrivs alla inställningar över på den andra enheten inklusive ConnectionString vilket gör att enheten försöker använda fel Visma Control databas.    

Under våren kommer vi att hålla gratiswebinar där vi går igenom menyer och funktioner i DCE Administrator. Under genomgångarna kommer det även finnas möjlighet att ställa frågor. Webinaren hålls vid två tillfällen och varar i 45 minuter. Båda genomgångarna kommer beröra samma punkter och riktar sig mot administratörer.   Tillfällen:  25/3 10:00-10:45 6/5 10:00-10:45 Missa inte möjligheten och tipsa gärna dina kollegor. Anmäl dig HÄR

Under sommaren och semestertider så kan användare behöva ta över varandras arbetsuppgifter och fakturaflöden. Nedan finns arbetsgångar på den lättaste hanteringen samt tips på de vanligaste felen som kan uppstå i samband med ersättare.   Lägga till vikarie  Temporära roller  Försvunna fakturor 

Nu erbjuder vi ett kostnadsfritt webbinar av avtalsmodul i Visma Document Center Enterprise. Vi visar från grunden hur du enkelt kommer ingång och vilka inställningar som behöver göras.  Kan vara värt att redan nu undersöka att ni har era avtal i ett elektroniskt format  dvs pdf eller annat.   Datum  12 mars kl 10.00-10.30   Anmäl er via denna länken   Visma Contract    

En vanlig fråga från administratörer i DCE är om det finns någon utskrift som visar attestbehörigheterna.   Detta finns under Rapporter i DCE. Rapporten heter Attestbehörighetsspecifikation. Den gäller per enhet och visar attestbehörigheter både för roller och användare. För att se vilka roller en användare sen har kan utskriften Rolltillhörighet skrivas ut. Dessa två rapporter i kombination kan då visa exakt vad en användare kan attestera i DCE.   Om en rapport saknas i DCE måste de läggas till i DCE Admin på enheten.    

Följande steg går igenom hur ett eller flera registrerade avtal raderas från DCE. För att radera ett avtal behövs tillgång till DCE-admin.   Börja med att söka fram och ändra status på önskade avtal till "Makulerat" i DCE-webb. Fältet hittas inne på avtalet i den vänstra kolumnen. Öppna därefter upp DCE-admin och gå via Operationer>Operationer, fliken Ta bort avtal. Sök fram och markera ett eller flera avtal som ska raderas. Klicka Ta bort. Avtalet är nu raderat.

Under "sök faktura" i DCE finns möjligheten att söka fram och lista samtliga fakturor som aktuellt ligger i hos en specifik användare. Funktionen kan vara användbar vid exempelvis: När en användare ska raderas Om en användaren är frånvarande och fakturor kan behöver flyttas Om en användare behöver påminnas om någon faktura i sin kö

Om ni har många affärsenheter, men ett upplägg med moderbolag och dotterbolag, så finns möjlighet att hantera betalningar via moderbolagsavräkning, eller även kallad Cashpool i Visma Control. Man kopplar då dotterbolagen till moderbolaget och genom detta kommer återrapportering hanteras automatiskt direkt i dotterbolaget och sedan motbokas mot moderbolaget vid betalning och återrapportering.   Det är bara de sk. Cashpool-bolagen/moderbolagen som exporteras till Autopay Det är bara Cashpool-bolagen/moderbolagen som har bankavtal i Autopay Bokning av objekttyp för motpart och interimskonto mellan moderbolag och dotterbolag hanteras vid återrapportering. Betalnings skapas, precis som vanligt, i flödet Skapa betalningar. Där kan samtliga bolag, moderbolag och dotterbolag, väljas och skickas iväg för betalning till Visma .net Autopay och banken. Väl i Auotpay för godkännande listas samtliga bolags fakturor så man tydligt ser vilka fakturor och dotterbolag som hör till ett viss moderbolag.   Återrapportering av betalda fakturor sker via som vanligt helt automatisk, när banken har betalat fakturorna, men vid användning av moderbolagsavräkning/Cashpool så skapas det två verifikationer:   Betalningsverifikation i dotterbolaget som bokar bort leverantörsskuld mot interimskontot till moderbolaget.  Betalningsverifikation i moderbolaget som bokar mot likvidkontot för betalningen samt mot interimskontot. I båda verifikationerna hanteras motpartskod

Fråga: Kan jag få en XML faktura som har en tillhörande PDF att visa PDF fakturan som första sida? Svar: Ja detta styrs med en inställning i Visma Administrator,  vilken sida som skall visas som första sida.