Användartips för Visma Mamut

Ibland kan man behöva skriva ut originalfakturan på nytt, utan att det står kopia på rapporten. Om du har valt i föregatsinställningar för försäljning och fakturering, att spara PDF kopior vid fakturering så kan du skriva ut dokumentet från dokumentområdet. Gå till Arkiv - Databasverktyg - Gå till företagsdatabasens dokumentområde. I mappen som öppnas gå till Documents och sedan till Orders   Om du av någon anledning inte hittar originalfakturan på dokumentområdet kan du skriva ut fakturan från order/faktura modulen på samma sätt som du skriver ut en fakturakopia. Du behöver först redigera rapportmallen för att texten "Kopia" inte ska vara med.  Notera att det är olika tillvägagångssätt för detta beroende på om du har redigerat rapporten eller ej.  Om du har redigerat rapporten börjar du med att exportera den innan du gör någon ändring.   Exportera ut din rapport från programmet  Skapa en mapp på skrivbordet som du döper till exempelvis "redigerad rapport". Gå till Visa - Inställningar - Rapport - Rapporteditor. Markera rapporten som ska exporteras och klicka på knappen Exportera rapportfil. Klicka på knappen med tre prickar till höger om Katalog för att välja vart rapporten ska exporteras till och bläddra dig till den nyskapade mappen. Klicka Export, OK och Stäng.   Redigera rapporten Alternativ A) Dölj texten "Kopia" Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport/Etiketteditor. Markera önskad rapport och klicka på Redigera. Dubbelklicka på den stora gråa koden oReport som ligger bakom texten högst upp till höger på rapporten. Gå till fliken Style och under Color välj vit som färg för foreground (pen). Nu har du kvar koden på rapporten men den kommer inte att visas på fakturan (Om man skriver ut på vit papper). Gå till File - Save för att spara ändringarna som du har gjort på rapporten Gå tillbaka till din faktura och skriv ut originalfakturan på nytt. (Notera att du måste skriva ut från rapportområdet Företagsrapporter för att ändringarna ska synas). Alternativ B) Ta bort texten "Kopia" Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport/Etiketteditor. Markera önskad rapport och klicka på Redigera. Klicka på den stora gråa koden oReport som ligger bakom texten högst upp till höger på rapporten Klicka på Delete på tangentbordet. Gå till File - Save för att spara ändringarna som du har gjort på rapporten Gå tillbaka till din faktura och skriv ut originalfakturan på nytt. (Notera att du måste skriva ut från rapportområdet Företagsrapporter för att ändringarna ska synas).   Importera tillbaka den redigerade rapporten så att Kopia visas igen på utskrift av fakturakopior Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport -/Etiketteditor. Leta dig fram till den aktuella rapporten och markera denna. Klicka sedan på knappen Importera Rapportfil (ikonen ser ut som en knapp i blått och vitt med en nedåtpil). I nästa fönster som öppnas väljer du "Rapportkatalog" = "Fil". Då blir fältet under "Filnamn" tillgängligt och du kan klicka på knappen med tre prickar. Här hänvisar du nu till mappen där du sparade din rapport i steg 1 i mappen "redigerad rapport" och markerar filen som heter exempelvis "g_004602.frx". Klicka på knappen Välj och klicka därefter på knappen Import. Nu är det bara att stänga de fönster som är öppnade. Nästa gång du skriver ut din faktura ska det stå Kopia på fakturakopian igen.   Om du inte har redigerat rapporten sedan tidigare Ta bort texten "Kopia" som beskrivet ovan Skriv ut fakturan på nytt När du är klar kan du importera tillbaka originalrapporten så att Kopia visas igen på utskrift av fakturakopior Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport -/Etiketteditor. Leta dig fram till den aktuella rapporten och markera denna. Klicka sedan på knappen Importera Rapportfil (ikonen ser ut som en knapp i blått och vitt med en nedåtpil). I nästa fönster som öppnas väljer du "Rapportkatalog" = "Gemensamma rapporter". Klicka på Import. Du får ett meddelande om vilket område rapportfilen importeras till. Klicka på OK för att bekräfta. Den redigerade rapporten skrivs över med originalrapporten. Klicka på Stäng för att avsluta. Nästa gång du skriver ut din faktura ska det stå Kopia på fakturakopian igen.

Om du ska genomföra en lagerinventering som ska läggas in på ett datum bakåt i tiden, så kan du inte bara ändra systemdatum i programmet och sedan inventera in det antal som räknades den dagen. Du måste korrigera räknat antal med hänsyn till inköp som gjorts, produkter som levererats och övriga lagertransaktioner som kan ha gjorts under tiden. Vi rekommenderar att du först tar en säkerhetskopia innan du verkställer lagerinventeringen. Exempel: Den 31 december 2017 visar programmet att du har 105 st i lager av en viss produkt. Men när du räknar ditt verkliga lager den 31 december 2017 så har du 103 st. Per dagens datum (t ex 20 januari 2018) har du 78 st i lager enligt programmet.  Gå till Arkiv – Systemdatum och ange att 31 december 2017 är programmets systemdatum. Gå därefter till Visa – Lager – Lagerinventering och knappa in de siffror som gäller enligt nedan. I vårt exempel visade programmet 105 st i lager den 31 december 2017, men det verkliga lagret var 103 st. Per dagens datum visar programmet 78 st. Det som ska registreras som Räknat lager i inventeringen som gjordes den 31 december 2017 är 76. Uträkning: Registrerat lager per dagens datum – (Registrerat lager på systemdatumet – Verkligt Räknat lager) =Nytt Räknat lager per systemdatum: 78 – (105 – 103) = 76 Obs! Räknat lager för 31 december 2017 anges alltså till 76 st, och inte 103 st. Efter att du har verkställt lagerinventeringen går du till Arkiv – Systemdatum och ändrar tillbaka till dagens datum.

En differens mellan momsen i momsrapporten och momsen i huvudboken kan ha flera orsaker. Om momsen inte stämmer, börja med att skriva ut Skattedeklaration - Avstämning som du hittar under Arkiv - Skriv ut - Redovisning. Du kan också skriva ut rapporten Skattedeklaration - detaljerad. Den upplyser om vilka verifikat som som utgör underlag för de olika posterna i Skattedeklaration - momsrapport, som i sin tur utgör underlag för det som ska fyllas i på skattedeklarationen.   Bokföring har skett direkt på konto för utgående moms Med bokföring direkt mot konto för moms avses att någon användare har bokfört direkt mot exempelvis konto 2611 i verfikatregistreringen. Om du bokför på det sättet registreras inte någon omsättning och det blir därmed en differens mellan utgående moms och momspliktig omsättning.   Bokföring på konto med momskod, där momsinställningarna kan ha blivit ändrade eller raderade från Verfikatsregistreringen Detta medför en differens mellan momspliktig omsättning och utgående moms. Användaren bör bokföra utgående moms manuellt i Verifikatsregistrering med verifikationstypen Momsredovisning.   Ett momskonto har ett ingående saldo Konton 2611-2632 ska inte ha något ingående saldo. Före avslutandet av räkenskapsåret ska alla momskonton ha tömts mot momsredovisningskontot. Saldo på dessa konton korrigeras i verifikatregistreringen mot momsredovisningskonto 2650 och med verifikattypen momsredovisning.   Ingående saldo med momskod eller ingående saldo på resultatkonto Om ingående saldo blivit bokfört med momskod på något konto, kommer det bli fel i momsrapporten. Detta korrigeras i Verifikatsregistreringen. Inget resultatkonto (Kontonummer 3000-9999) ska ha ingående saldo på räkenskapsårets början. Om ingående saldo ska läggas in mitt under året görs detta i perioden innan perioden då bokföringen startar och ingående balans förs över vid periodavslutning.   Bokföring av utgående moms mot konto utanför 3000-serien Om det bokförs verifikat med momskod gällande utgående moms utanför 3000-serien kommer utgående moms med i momsrapporten, men inte i momspliktig omsättning. Därmed blir det en differens mellan utgående moms och momspliktig omsättning. Ett exempel på ett konto där detta kan vara aktuellt är kundförluster.   Du kan läsa mer om momskoder och momshanteringskoder i denna artikel   Obs! Mamut Supporten bistår inte användare med själva avstämningen av momsrapporten. Om momsrapporten inte stämmer med huvudboken får användaren själv gå igenom huvudboken och hitta felet. Avstämning är ett redovisningstekniskt arbete som utförs av alla redovisningskonsulter och det ingår inte i serviceavtalet.

Du skapa en säkerhetskopia med hjälp av programmet Mamut DataTools utan att logga in i ditt program. Du finner detta program i programfilsmappen. Högerklicka på genvägen till Mamut på skrivbordet och välj öppna filsökväg. Du kan också finna mappen som standard under:  C:\Program Files (x86)\Mamut\DataTools Dubbelklicka på mappen DataTools för att öppna den. Dubbelklicka därefter på programmet MDataTools.exe och logga in med ditt användarnamn och lösenord. Gå in på fliken Säkerhetskopiering och klicka på knappen Säkerhetskopia. Om du har tillgång till flera systemdatabaser på maskinen/ i nättverket så får du upp ett fönster där du kan välja vilka eller vilket system som skal säkerhetskopieras Klicka på Nästa i startbilden för säkerhetskopiering. Välj typ av säkerhetskopia. Standard är en fullständig säkerhetskopiering av det system som är aktivt inklusive samtliga företagsdatabaser i denna. Avancerat ger möjlighet att säkerhetskopiera enskilda företagsdatabaser i systemet samt välja om du vill att dokument/bilder och systemfiler ska inkluderas i säkerhetskopian. Säkerhetskopia till redovisningsbyrå väljer du om du önskar skapa en säkerhetskopia av endast en företagsdatabas utan dokument/bilder och systemfiler. Detta kan vara aktuellt om revisor/redovisningsbyrå önskar läsa in din säkerhetskopia i sitt eget system utan att deras egen data blir överskriven. När du har valt önskad typ av säkerhetskopia klickar du på Nästa för att fortsätta guiden. Om du har valt Standard säkerhetskopia får du nu upp ett fönster där du ska ange filnamn och sökväg för säkerhetskopian som ska skapas. Klicka på knappen med tre prickar för att välja placering. Om du önskar kan du lägga in en Beskrivning för säkerhetskopian, samt skydda den med lösenord. Notera dock att du inte kommer att kunna återställa säkerhetskopian om du glömmer lösenordet. Klicka på Nästa för att starta säkerhetskopieringen. Ett statusfönster visar framsteg av säkerhetskopieringen. Klicka på Slutför när du får besked om att säkerhetskopian är klar. Du har nu skapat en säkerhetskopia med hjälp av MDataTools, utan att behöva öppna Mamut Business Software. De kan klicka på Avsluta för att stänga programmet MDataTools.  

Ibland kan det vara önskvärt att säkerhetskopiera enskilda företagsdatabaser i Mamut Business Software. Obs! Denna artikel gäller ej för kunder på Mamut Application Hosting. Säkerhetskopiering för kunder på Mamut Application Hosting sker automatiskt var tredje timme.   Gå till Arkiv - Säkerhetskopia - Skapa säkerhetskopia. Programmet MDataTools kommer nu att startas. Klicka på Nästa. I fönstret som öppnas väljer du Avancerat, och klickar på Nästa. I nästa fönster markerar du Delar av systemet och bockar för den eller de företagsdatabaser du önskar att ta en säkerhetskopia av. Här anger du även om du önskar ta med Systemfiler och Dokument och bilder. Systemfiler är filer som är gemensamma för samtliga företagsdatabaser i ditt system. Obs! om du ska ta en säkerhetskopia av en eller flera företagsdatabaser, och denna säkerhetskopia ska läsas in i ett annat system och där läggas i tillägg till övriga företagsdatabaser så ska du inte ta med systemfiler i din säkerhetskopia. Om du har systemfiler med i säkerhetskopian så kommer säkerhetskopian att skriva över all data som finns i det system du återställer den i. Klicka på Nästa när du har gjort ditt val. I detta fönster anger du önskad beskrivning av säkerhetskopian samt sökväg där du vill spara säkerhetskopian. Du har även möjlighet att skydda säkerhetskopian med lösenord om så önskas. Notera dock att säkerhetskopian blir omöjlig att återställa om du glömmer lösenordet. Klicka på Nästa för att starta säkerhetskopieringen. Ett statusfönster visar processen för säkerhetskopieringen. När säkerhetskopieringen är klar kommer du till ett nytt fönster som visar detaljer för säkerhetskopian som precis har skapats. Klicka på Slutför för att avsluta guiden. Du har nu tagit säkerhetskopia av den eller de företagsdatabaser som valts.   Tips! Du kan även skapa en säkerhetskopia utan att vara inloggad i programmet. Detta görs via programmet DataTools. Läs mer om det här.  

Om du önskar skapa en komplett säkerhetskopia av alla dina företagsdatabaser, dokument och bilder samt systemfiler, ska du välja det alternativ som kallas säkerhetskopia standard. Gå in på Arkiv - Säkerhetskopia - Skapa säkerhetskopia. Klicka på Nästa för att starta guiden. Välj Standard (rekommenderas) för att skapa en säkerhetskopia av alla företagsdatabaser, dokument och bilder samt systemfiler. Klicka på Nästa. Klicka på knappen med tre prickar för att ange sökväg och namn på säkerhetskopian i fältet Namn. I fältet Beskrivning kan du skriva in en extra notering om säkerhetskopian. Du har även valet att lösenordsskydda på säkerhetskopian, så att obehöriga inte kan återställa den. Var dock uppmärksam på att du inte kan återställa en skyddad säkerhetskopia om du har glömt lösenordet. Klicka på Nästa för att starta säkerhetskopieringen. Ett statusfönster visar processen av säkerhetskopieringen. När säkerhetskopieringen är klar kommer du till ett nytt fönster som visar detaljer om säkerhetskopieringen. Klicka på Slutför. Du har nu skapat en standard säkerhetskopia, som innehåller alla dina företagsdatabaser, dokument och bilder samt systemfiler.   Tips! Om du önskar säkerhetskopiera endast en eller ett urval företagsdatabaser, med eller utan dokument och bilder samt systemfiler så ska du välja alternativet Avancerat i fönstret Välj typ av säkerhetskopia. Läs mer om detta i Säkerhetskopiera enskilda företagsdatabaser.  

I Mamut One kan du reservera inköp mot försäljningsorder för att säkerställa att produkter som ligger i inköp blir kopplade mot en viss försäljningsorder. Om du önskar att ta bort en inköpsreservation, måste du gå via lagermodulen: Gå till Visa - Lager - Lager. Klicka på Inköpsreservationer i vänstra menyn. I övre delen av fönstret sätter du eventuellt urval för att visa önskade reservationer och klickar på ikonen Uppdatera (F5) när urvalet är definierat. I listan nedtill kommer då alla inköpsreservationer inom det valda urvalet att visas. Dubbelklicka på den inköpsreservation som du önskar att ta bort. Samma inköp kan vara reserverat mot flera försäljningsorder och du ser information om produkt, inköp och försäljningsorder i de olika kolumnerna på raderna i detta fönster. I nästa fönster som öppnas ser du vilka produkter som ligger på aktuellt inköp i övre delen. När du markerar en produkt på inköpet i övre delen ser du vilken/vilka försäljningsorder produkten i detta inköp är reserverat mot i nedre delen av fönstret. Markera den försäljningsorder som reservationen ska tas bort från i nedre delen och klicka på det svarta krysset Radera (Ctrl+D). Notera att varken försäljningsorder eller inköp påverkas på annat sätt än att själva reservationen tas bort.

Ibland kan det vara nödvändigt att reservera inköp till kunder för att bevara en bra kundrelation eller av någon anledning säkerställa att produkter i inköp blir kopplade till speciella försäljningsorder.   Förberedande inställningar Gå till Visa – Inställningar – Företag. Gå in på fliken Inställningar per modul och klicka på Försäljning & Fakturering. Under fliken Generellt ska du bocka för Företaget reserverar inköp till kunder. Reservera inköp till kunder Gå till Visa – Beställning/Inköp – Inköp. Skapa ett nytt inköp eller leta fram ett befintligt inköp som ska reserveras. Klicka på den lilla pilen ner till höger om ikonen Koppling/reservation mot försäljningsorder under fliken Produktlinjer och välj Knytning/reservation mot försäljningsorder. Klicka på ikonen Ny och välj vilken försäljningsorder som inköpet ska kopplas/reserveras mot.  

Om en leverantör inte kan leverera alla produkterna på samma gång så kan du göra en varumottagning på en del av inkörsordern. Gå till Visa – Beställning/Inköp – Inköp. Leta fram den aktuella inköpsordern. Klicka på ikonen Registrera varumottagning (Ctrl+K). I kolumnen Varumottagning registrerar du antalet för varje produkt som har mottagits. Som standard kommer det att stå det antal som står på inköpsordern så detta måste du redigera eller nollställa. Klicka på Registrera varumottag. När leverantören har skickat resterande produkter så repeterar du stegen ovan för att göra en ny varumottagning på samma inköpsorder.  

För att kreditera ett inköp som inte är bokfört ännu, kan du registrera en negativ varumottagning som återställer den tidigare gjorda varumottagningen. Gå in på Visa - Beställning/Inköp - Inköp. Välj status Varumottagning uppe i högra rullgardinsmenyn, och leta fram det aktuella inköpet. Klicka på Registrera varumottag (Ctrl + K). Bocka för Visa även mottagna produktrader. Du kommer nu att se de tidigare mottagna produktraderna. I kolumnen för Varumottagning skriver du antalet i minus, antingen hela antalet eller endast det antal du har levererat tillbaka till leverantören. Klicka sedan på Registrera varumottag. Nu är både lagret och inköpet uppdaterat med riktigt antal.

Om du önskar att fortsätta på nummerserien från tidigare räkenskapsår när du startar det nya året måste du göra inställningar för det i redovisningsinställningarna. I Mamut Business Software är det vanligast att varje ver.typ har en egen nummerserie. Varje nummerserie startar på 1 vid årets början. Detta gör systemet automatiskt när det nya räkenskapsåret startar. Du behöver därmed inte göra något när du startar de olika modulerna i det nya året. Önskar du att nummerserien ska fortsätta från det tidigare året så måste du ändra nummerserierna. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Välj fliken Redovisningsinställningar och klicka därefter på ikonen Verifikationstypsinställn. och nummerserier. Gå in på fliken Nummerserier. I fönstret som visas anger du det nummer som det nya året ska börja på i kolumnen Första nummer och klickar på OK. Det går att ändra dessa nummer så länge du inte har börjat bokföra med verifikattypen. Inställningen måste därmed göras precis i övergången till det nya året. När det gäller nummerserier som Ordernummer, Fakturanummer och Kundnummer kommer de automatiskt att fortsätta där de har slutat föregående år. Anledningen till detta är att dessa serier inte är knutna mot räkenskapsåret. Om du önskar använda olika nummerserier för varje år kan du ange att nummerserien börjar med årtalet, t ex 20180101.

  Streckkoder är ett annat sätt att presentera information på än vanlig text och siffror. I praktiken blir varje bokstav och siffra utbytt mot ett streck. Streckkoden kan således ses som en typsnitt/font. För att skriva ut streckkoder måste därför ett särskilt typsnitt installeras i Windows. Många av dem som säljer programvara (exempelvis streckkodsläsare) säljer också typsnittspaket med streckkodstypsnitt. Det enklaste sättet att hitta ett sådant typsnitt är dock att söka efter "streckkodstypsnitt" via en sökmotor på Internet. Dessa typsnitt brukar kunna köpas för en rimlig kostnad.   I Mamut Business Software kan streckkoder användas för att representera produktnummer, serienummer och kundnummer. För att kunna skriva ut streckkoder måste du redigera rapporten. Gå till Visa - Inställningar - Rapporter. Klicka på Rapport/Etiketteditor. Markera aktuell rapport och klicka på Redigera. Notera att etiketterna ligger under fliken Etiketter. Markera det fält som ska presenteras som en streckkod. Gå till Format i verktygsmenyn och välj Font. Välj det streckkodstypsnitt som du har installerat och klicka på OK. Stäng rapporten och svara Ja till att spara ändringar. Kontrollera också under Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Rapporter att Företagsrapporter är valda som Standard rapportkatalog i annat fall får du endast ut originalrapporterna utan redigeringar.

En streckkodsläsare fungerar som ett vanligt tangentbord. Läsaren kopplas in mellan tangentbordet och datorn och kan läsa siffror och bokstäver i det program som körs på datorn. Streckkoder finns i många varianter, men den vanligaste är EAN (European Article Numbering). Koden består av 13 siffror där de två första är landsprefix och de följande fyra siffrorna är en leverantörskod som tilldelas av EAN:s representanter i det aktuella landet (EAN Sverige). Därefter följer sex siffror som utgör ett eget produktnummer. Den sista siffran är en kontrollsiffra.   Följande krävs för att du ska kunna använda streckkoder För att du ska kunna använda streckkoder måste varorna vara märkta med en streckkod som även registrerats i fältet EAN-kod under fliken Diverse i produktregistret. Om leverantörerna redan har märkt varorna med ett EAN-nummer eller liknande, kan du använda detta nummer som streckkod. Då måste emellertid alla produkter ha motsvarande nummer i fältet EAN-kod i produktregistret. För att registrera detta nummer i produktregistret kan du gå in under fliken Diverse och sätta markören i fältet EAN-kod. Scanna därefter av produktens streckkod så ska detta registreras på produkten i produktregistret. Ett annat alternativ är att märka produkterna med egna streckkoder som motsvarar produktnumren i produktregistret. Streckkoderna skrivs ut med ett särskilt teckensnitt som gör att koderna, och inte produktnumren, skrivs ut på produktetiketterna. Det finns också särskild programvara om du vill utforma egna produktetiketter. På det här sättet bibehåller du strukturen i produktregistret även om produkterna redan har registrerats och fakturerats. Läs hur du Skapar en order genom att använda streckkodsläsare.

När det är mindre än 2 månader till det nya året frågar Mamut automatiskt om du vill skapa nytt räkenskapsår. Om du inte gör det kommer du inte att ha möjlighet att fakturera, skapa verifikat, bokföra inköp osv i det nya året innan detta har skapats. Det lättaste sättet att upprätta nytt år då detta meddelande visas, är att klicka på Nästa och därefter Slutför. Men det är alltid möjligt att skapa året manuellt:  Välj Visa - Inställningar - Redovisning. Klicka på knappen Ny (Ctrl + N) överst i vänstra hörnet. Kontrollera att Antal momsperioder stämmer. Klicka på OK. När man skapar ett nytt år kommer verifikatnummerserien på det nya året att starta med 1. Om du vill fortsätta med din nummerserie kan du läsa mer om det här. Fakturanummerserien kommer att fortsätta från föregående år vid upprättande av nytt räkenskapsår. Om du har haft gemensam nummerserie så kommer det nya året även få gemensam nummerserie. Om du önskar ändra på detta i det nya året måste detta göras innan du börjar bokföra. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Välj fliken Redovisningsinställningar och klicka på knappen Verifikationstypinställn. och nummerserier. Välj fliken Nummerserier. Ta bort markeringen för Gemensam nummerserie för alla ver.typer.

När du börjar arbeta i ett nytt affärssystem ska vanligtvis den ingående balansen registreras. Oavsett om du börjar använda ditt affärssystem i början av räkenskapsåret eller mitt i ett år går det att registrera den ingående balansen (IB). För att den ingående balansen (IB) ska visas på Balansrapporten måste IB verifikatet systemöverföras från det föregående året, dvs vara baserat på föregående års utgående balans. För att detta ska bli korrekt får den ingående balansen inte registreras manuellt i verifikatsregistreringen på det år som den faktiskt gäller utan på det föregående året. Om ditt räkenskapsår startar med år 2018 ska du upprätta räkenskapsåret 2017 som ditt första räkenskapsår, när du skapar den nya företagsdatabasen för att IB ska registreras korrekt. Om du redan har upprättat år 2018 så kan du skapa det föregående året i redovisninginställningarna.   Skapa det föregående året (i detta fall år 2017) Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Klicka på pilknappen till höger om ikonen Ny i verktygsmenyn. Välj Föregående. Svara Ja på frågan om du önskar skapa räkenskapsåret. Registrera ingående balans på 2017 för att 2018 ska bli korrekt Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Klicka på kalenderknappen med årtal för att välja år 2017 (det föregående året). Klicka på ikonen Ny för att skapa nytt verifikat. Välj Ver.Typ = Ingående Balans. Välj Ver.datum och Period. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas med kalenderår och ska lägga in IB per 2018-01-01 kan du nu t ex registrera IB verifikatet på datum 2017-12-31 och period 12. Om du har ett räkenskapsår som startar 2018-05-01 så kan du t ex registrera IB verifikatet på datum 2018-04-30. Det viktiga är att verifikatet blir registrerat på det föregående räkenskapsåret som du upprättat och valt med hjälp av kalenderknappen med årtal innan det nya verifikatet skapades. Börja sedan med att lägga in tillgångarna i debet, på kontona 1000-1999. Notera att konto 1510 Kundfordringar kräver att du specificerar vilken kund bokningen ska ske på. Kundfordringar kan därmed hanteras på två olika sätt: Alla kundfordringarna läggs in som egna verifikatrader för respektive kund. Du anger då konto 1510 och väljer önskad kund. I dialogrutan som visas ska du fylla i fakturanumret. Har du flera fordringar på denna kund så kan du lägga in samtliga fakturanummer separerade med t ex kommatecken. Det är också möjligt att bara skriva "Ingående balans 2018" i fältet Fakturanr. Du avgör själv vad du önskar ange för att få reskontran så rätt och överskådlig som möjligt. Om du har väldigt många kundfordringar, och kanske på många olika kunder så kan du exempelvis upprätta ett eget separat konto utan reskontrafunktion, till exempel 1511 Kundfordringar gamla systemet, och bokföra totalsumman där. Notera dock att du själv då måste använda detta konto när du bokför inbetalningarna för dessa fakturor från det "gamla systemet" och du måste även på egen hand hålla översikten över vilken kund som har betalat eller ej vid sidan av programmet eftersom reskontrafunktionaliteten i programmet inte är aktiv när du gör på detta sätt. Därefter läggs skulder och eget kapital in på kredit, på kontona 2000-2999. Notera att motsvarande tillvägagångssätt för kundfordringar används även för leverantörsskulder 2440 då detta konto också kräver att du specificerar vilken leverantör bokningen ska ske på. Leverantörsskulder kan därmed hanteras på två olika sätt: En verifikatrad per leverantörsskuld (på samma sätt som för kundfordringarna, se ovan) Skapa ett nytt konto utan reskontrafunktion, t.ex. 2441 Leverantörsskulder gamla systemet, och bokför totalsumman av leverantörsskulderna. Notera dock att du själv då måste använda detta konto när du bokför utbetalningarna för dessa fakturor från det "gamla systemet" och du måste även på egen hand hålla översikten över vilken leverantör som du har betalat till eller ej vid sidan av programmet eftersom reskontrafunktionaliteten i programmet inte är aktiv när du gör på detta sätt. När du lagt in IB för samtliga konto överför du verifikatet till huvudboken genom att klicka på ikonen Huvudbok. Det rekommenderas att du lägger in IB som ett verifikat, inte uppdelat på flera IB-verifikat. Det är alltså bättre att redovisa alla IB på verifikat IB1 istället för på IB1 + IB2 + IB3 etc. Om du ändå väljer att dela upp din ingående balans på flera verifikat, var då noga med att alla verifikat balanserar tillsammans för tillgångar och skulder och inte bara enskilt per verifikat.   Överför den inlagda balansen till det nya året Gå till Visa - Redovisning - Överför preliminär Ingående balans. Välj de två räkenskapsår den preliminära ingående balansen ska överföras från och till. I detta exempel 2017-2018. Klicka på OK. Ett IB verifikat upprättas nu på det nya räkenskapsåret och innehåller alla balanskonton med dess saldon som du registrerat enligt ovan. Skriv eventuellt ut Balansrapport, detaljerad för det nya året för att verifiera att balansen är korrekt inlagd. Detta görs genom att gå till Arkiv - Skriv ut, välja Redovisning i vänstra menyn och markera Balansrapport, detaljerad för utskrift. Om du behöver justera den ingående balansen så lägger du in ett nytt verifikat på det föregående året med de ändringar som ska göras. Överför verifikatet till huvudbok och överför sedan en ny preliminär ingående balans mellan räkenskapsåren enligt ovan. Detta kommer då att uppdatera det befintliga IB verifikatet på det aktuella räkenskapsåret, med nya belopp. När du gör ett årsavslut i programmet kommer den utgående balansen för det året som avslutas att fastslås och uppdatera IB verifikatet på nästkommande räkenskapsår med dessa siffror. När årsavslutet är gjort är det året låst och du kan inte lägga in några fler ändringar för att justera den ingående balansen på nästkommande räkenskapsår.   OBS! Du kan också lägga in IB verifikatet i det räkenskapsår som ska bli första räkenskapsår i programmet men då får du ta ut rapporten saldobalans, detaljerad i stället

I Mamut Business Software kommer du att bli tillfrågad om du önskar att skapa ett nytt räkenskapsår när det är 2 månader kvar till årets slut. Även om det fortfarande är ett tag kvar till årets slut bör du välja att skapa ett nytt räkenskapsår. Detta gör du genom att klicka Nästa i guiden som automatiskt visas. Du kan också välja att skapa ett nytt räkenskapsår manuellt i redovisningsinställningarna. Dessa finner du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning.   Anledningen till att du bör skapa ett nytt räkenskapsår i god tid är att du sannolikt kommer att behöva registrera verifikat för det nya året i förväg. Om du till exempel inte har skapat räkenskapsår 2019 och försöker fakturera med datum i 2019 kommer du att få besked om att detta inte är möjligt.

Vid övergång från ett bokföringsår till ett annat, kan det vara nödvändigt att bokföringen på det nya räkenskapsåret kan fortsätta, innan det föregående året är avslutat och slutgiltig balans överförs. Till exempel om du vill stänga januari och efterföljande perioder innan du har avslutat föregående år. Om du önskar fortsätta med bokföring på det nya året, och få information om ingående balans från det föregående året innan detta är avslutat, kan du överföra en preliminär ingående balans. Genom att överföra preliminär ingående balans får du bättre förutsättningar för att värdera företagets balansposter under denna tidsperiod. Gå in på Visa - Redovisning - Överför preliminär ”Ingående balans”. Välj vilka två räkenskapsår preliminär Ingående balans ska överföras emellan. Klicka OK. Ett verifikat skapas för det nya räkenskapsåret med verifikationstyp IB (Ingående balans) som innehåller alla balanskonton. Ta eventuellt ut en balansrapport för det nya året för att verifiera att balansen är uppdaterad. Upprepa proceduren varje gång du ändrar balansen för det gamla året. Samma verifikat uppdateras då med nytt saldo. När du gör årsavslut så kommer den slutliga ingående balansen att uppdatera den preliminära ingående balansen med slutgiltigt saldo. Obs! Om du har lagt in en manuell ingående balans i det nya året, så måste denna bokas bort innan du överför den preliminära ingående balansen via programmet. Om du inte gör detta kommer den ingående balansen att bli dubbelbokad.

Den ingående balansen (IB) visas inte på balansrapporten om det registrerats manuellt i verifikatregistreringen på aktuellt räkenskapsår. För att den ingående balansen ska visas på balansrapporten krävs det att du har registrerat föregående år och gjort årsavslut eller en preliminär överföring av den ingående balansen.   Årsavslut Ett årsavslut görs genom att gå till Visa - Redovisning - Årsavslut. Genom att slutföra denna vägvisare så förs utgående balans över automatiskt som ingående balans till nästkommande år, och nuvarande år avslutas och blir därmed stängt för ytterligare registreringar.   Preliminär ingående balans Om du inte vill avsluta året, så kan du istället föra över en Preliminär ingående balans genom att gå till Visa - Redovisning - Överför preliminär ingående balans. Denna procedur kan göras flera gånger för att uppdatera den ingående balansen allt eftersom du registrerar ytterligare verifikat på föregående år. Läs mer här. Det finns inget tidigare år i programmet Vill du att den ingående balansen ska visas på balansrapporten när du har skapat en ny företagsdatabas så kan du ändå få med uppgifterna på balansrapporten. Om du i företagsdatabasen startar med år 2018, väljer du att skapa år 2017 som ditt första år. På år 2017 registrerar du sedan den utgående balansen och överför detta till år 2018 genom att köra vägvisaren för att överföra preliminär ingående balans   Skapa föregående år i efterhand Har du redan skapat företagsdatabasen kan du i efterhand skapa föregående år. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning Klicka på pilknappen till höger om knappen Ny i verktygsmenyn Välj Föregående Svara Ja på frågan om du önskar skapa räkenskapsåret Därefter lägger du in den utgående balansen på detta år och för över den preliminära ingående balansen. Läs mer i Registrera ingående balans för en ny företagsdatabas

Om du ska byta dator, är det bäst att använda sig av säkerhetskopiering. Tillvägagångssättet beskriver flytt från en dator där programmet är installerat som en enanvändarinstallation.   Steg 1 - Sätt datorn som inaktiv Gå till Hjälp - Om - Administrera licensinformation Markera Instalerade maskiner i vänstra sidan Bocka i Inaktiv för denna dator som du skall flytta programmet från. Steg 2 - Skapa fullständig säkerhetskopia Gå till Arkiv - Säkerhetskopia - Skapa säkerhetskopia. I guiden för säkerhetskopiering som öppnas klickar du på Nästa. Om du har tillgång till flera olika systemdatabaser på maskinen/i nätverket så får du nu fram ett fönster där du kan välja vilken eller vilka system som ska säkerhetskopieras. Välj sedan vilken typ av säkerhetskopia du önskar göra. Om du väljer Standard så skapas en säkerhetskopia av hela databasen. Klicka därefter på Nästa. Lägg in sökväg och filnamn för säkerhetskopian i fältet Namn. I fältet Beskrivning kan du lägga in en extra notering om säkerhetskopian om så önskas. Du kan även välja att skydda säkerhetskopian med lösenord vilket innebär att ingen kan återställa säkerhetskopian utan kännedom om lösenordet. Var dock uppmärksam på att du inte kommer att kunna använda säkerhetskopian om du skulle glömma bort/förlora lösenordet. Klicka därefter på Nästa för att starta säkerhetskopieringen. Ett statusfönster kommer upp och visar säkerhetskopieringsprocessen. När processen är klar kommer du till ett nytt fönster som visar detaljerna för säkerhetskopian. Klicka på Slutför. Steg 3 - Återställ säkerhetskopia Installera samma version av programmet som du har per idag, eller en senare version.  Ni kan finna aktuell lista över aktiva versioner av Mamut här. Starta Mamut Business Software via genvägen på skrivbordet eller från Start-menyen. Du får nu upp vägvisaren för förstagångs uppstart. Välj Återställ säkerhetskopia, och klicka på Nästa  Vägvisaren för återställning av säkerhetskopian öppnas (Mamut DataTools). Klicka på Nästa. Välj att återställa en Extern säkerhetskopia, och lägg in sökvägen till var säkerhetskopian ligger. Klicka eventuelt den grå knappen med tre prickar för att bläddra dig fram till säkerhetskopian. Klicka på Nästa. Klicka på Nästa på nytt. Bocka i Jag har läst och förstått varningarna ovan, och klicka på Nästa. När återställning är klar, skall du komma till ett nytt fönster som visar detaljer kring återställningen. Klicka på Slutför. Klcka på Avslut för att stänga vägvisaren. Starta Mamut Business Software, och logga in med ditt användarnamn och lösenord.

Från och med version 20.1 av Mamut stöds Microsoft SQL Server 2017. Om du går över från Mamut Application Hosting till lokal installation måste du installera Microsoft SQL Server 2017 för att återställa säkerhetskopian.   Den här artikeln beskriver manuell installation av Microsoft SQL Server 2017 Express, men skärmbilder och procedurer är ungefär identiska i andra versioner av Microsoft SQL Server 2017. De kritiska valen för alla omfattas här.      Installation av Microsoft SQL Server 2017 Express Lada ner och kör installationsfilen for Microsoft SQL Server 2017 Express från denna länk. Välj “Installation type:” Custom   Välj att ladda ner installationsfilen till en disk med ledig plats och klicka Install. älj New SQL Server stand-alone installation.... Nedladning av uppdateringar och installationen av Setup support files skall nu köras. Bocka i I accept the license terms, och klicka Next. Klicka nästa på installationsregler om de visas. Nu ska du välja att installera en ny instans eller att ändra på en existerande. Välj ny instans. Bocka i I accept the license terms, och klicka Next. Välj att installera Database Engine Services Installationen skall nu fråga om ett namn på instansen. Skriv in: MAMUT Klicka Next Installationen kommer nu att ange konton som ska köra SQL-tjänsten. Låt dem stå men se till att SQL Browser sätts till automatisk uppstart Sätt upp påloggningsmodus till Mixed Mode. Skriv också in ett lösenord för SA-användaren i SQL-servern Installationen sätts igång nu. Klick Close när den har slutförts.   Om denna dator skall användas som server för klientinstallationer, måste även nedan steg genomföras. Gå till Start - Microsoft SQL Server 201X - SQL Server Configuration Manager. I menyn i vänstra vyn av fönstret, utöka gruppen SQL Server Network Configuration. Klicka på Protocols for MAMUT. I högra vyn av fönstret ska Shared Memory, TCP/IP och Named Pipes alla stå som Enabled. Klicka sedan på SQL Server Services i menyn i vänstra vyn av fönstret. Kontrollera att SQL Server Browser står som Running.  Om den inte står som detta, dubbelklicka på den och öppna fliken Service.  Sätt Start Mode till Automatic. Klicka sedan på OK. Högerklicka på  SQL Server (MAMUT) och välj Restart. Högerklicka på SQL Server Browser och välj Restart.