Användartips för Visma.net ERP

Periodiseringar i Visma.net ERP kan hanteras både för intäkter och kostnader. Och självklart är det möjligt att automatisera hela processen.

Budgetering är en prognos av förväntade intäkter och kostnader för en specifik period, till exempel ett räkneskapsår. 

Det händer att kunder returnerar en artikel. Denna artikeln beskriver hur du kan kan hanterar detta genom egna ordertyper i Visma.net.  OBS! Vi rekommenderar att fakturan för den ursprungliga försäljningen är bokförd före du gör detta.   Artikeln går igenom 3 olika scenarion: Kunden returnerar en artikel och får en kreditnota. Kunden returnerar en artikel och får en ny, likadan artikel.  Kunden returnerar en artikel och får en ny artikel (samma eller en annan artikel) och måste i tillägg betala extra för den nya artikeln, t.ex frakt. I våra exempel är det endast en linje som returneras, men detta kan göras med flera linjer samtidigt.   Returordrarna registreras i samma fönster som den ursprungliga ordern, fönstret Order (SO301000). Retur mot kreditnota När du registrerar en retur mot en kreditnota kan du använda två olika ordertyper: RC: Detta är i princip en motsatt försäljningsorder, med inleverans och kreditnota istället för utleverans och faktura. CM: Här är det samma logik, men mottaget upprättas automatiskt, du kan läsa mer om detta här.     I denna artikeln går vi igenom typen RC. 1. Välj ordertyp RC. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera linjen som ska returneras. Du kan också registrera artikeln manuellt, men vi rekommenderar att göra det via fakturan. 4. Klicka på Lägg till och stäng längst ner till höger.   5. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Inleverans. Detta är alltså ett mottag där artikeln kommer in på lagret.   OBS! Som standard kommer inleveransen in på lagerställe 2 som är inte tillgängligt för försäljning som standard. Detta kan eventuellt ändras i Lagerställen (IN204000). 6. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.  Returordren har nu Status: Slutförd. 7. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura upprättas med typ Kreditfaktura. Under fliken Leveranser på försäljningsordern ser du leveransen som på en vanlig försäljningsorder. Klickar du på dokumentet i kolumnen Ref. nr. lager öppnas själva lagerdokumentet. Detta är också ett lageruttag som på en försäljningsorder, men Typ är satt till Kreditnota.   På det sättet kan du se att detta handlar om en retur till en kund.   Retur mot en ny artikel Vid retur mot en ny artikeln registreras först den ursprungliga artikeln in på lagret. Därefter registreras en ny artikel ut från lagret. Det är alltså ingen faktura eller kreditnota som används.  1. Välj ordertyp RR. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt. 4. Välj Åtgärder - Upprätta inleverans. En leverans upprättas av typen Inleverans. Detta är ett mottag där artikeln kommer in på lagret. 5. Välj Åtgärder - Bekräfta inleverans. 6. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).   7. Gå tillbaka till försäljningsordern. Nu är det upprättats en ny linje eftersom att på förstalinjen var det ikryssat Autoskapa ärende. Notera att den mottagna linjen står med Inleverans i kolumnen Behandling, medans den nya linjen står med Ärende i samma kolumn. Den nya linjen innehåller samma artikel, men samma antal och pris.   8. Välj Åtgärder - Skapa utleverans. En utleverans upprättas med typen Leverans. Detta är alltså en helt vanlig leverans till kunden. 9. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 10. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)). 11. Gå tillbaka till försäljningsorder. Under fliken Utleverans ligger det nu två linjer. Klickar du på numret i kolumnen Lager. ref. nr öppnas själva lagerdokumentet. Båda dokumenten är Leverans (som på försäljningsordern), men på den första linjen är det Typ: Retur, och på den andra Typ: Lageruttag.   Returordern har nu Status: Slutförd.   Retur mot ny artikel och en extrafaktura 1. Välj ordertyp RM. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt. 4. Ta bort krysset för Autoskapa ärende på linjen som blir tillagd från fakturan. 5. Lägg till en ny linje med artikeln som kunden ska ha istället. Detta kan alltså vara en annan artikel än den som blir returnerad med ett helt annat pris. Den nya linjen blir automatiskt satt till Åtgärd: Ärende. Detta markerar att denna ska levereras ut till kunden.   6. Lägg till eventuella tillägg som t.ex fraktkostnad. 7. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Inleverans för att registrera mottag av den ursprungliga artikeln.  8. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 9. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)). 10. Gå tillbaka till försäljningsordern. 11. Välj Åtgärder - Upprätta utleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Ärende för att registrera utleveransen till kunden. 12. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 13. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).   Returordern har nu Status: Fullförd.   14. Gå tillbaka till försäljningsordern. 15. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura med differansen mellan in- och uttaget blir upprättat. I detta tillfället är mottaget 200, uttaget 500 och differansen är då 300. På fakturan kan kunden se vad som är grunden för detta i form av en plus och minuslinje.   OBS! Det är möjligt att upprätta en kreditnota från mottaget, och en faktura från leveransen. Då får man en separat kreditnota på 200 kr och en separat faktura på 500 kr (istället för en faktura på 300 kr).   Bokföring av kostpris OBS! Lagerdokumentet till returordern använder  inte samma kostpris som i den ursprungliga försäljningen. Kostpriset som används beror på vilka inställningar som är satta för kostpris i systemet.   På Lagerställen (IN204000) har man olika val för vilken kostnad som ska användas vid retur till lagerstället. Programmet har egna fält för artiklar som använder lagervärdesmetoden Genomsnitt, och varor som använder  FIFO. Har artikeln lagervärdesmetoden Genomsnitt används fältet Gj. sn. Standard returkostnader. Har artikeln lagervärdesmetoden FIFO används fältet FIFO standard returkostnader. För dessa två har man följande val: Genomsnitt - Använder det genomsnittliga kostpriset baserat på vad som är på lagret vid den aktuella tidspunkten. Sista - Använder det sista kostpriset som är mottagit på lagret(alltså det nyaste).   För att se vilket kostpris som har använts kan du skriva ut rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S). Här måste du i fältet Format välja Ange lager-ID,och ange artikelnummer i fältet Artikelnummer.   Här se du vilket kostpris som har blivit använt vid ett specifikt varuuttag.

Modulen Lager har egna rapporter för lagervärdering, bland annat Lagervärdering. En del användare kan uppleva att denna visar andra siffror än lagerkontona (vanligtvis 1460) i samma period. I denna artikeln går vi igenom den vanligaste orsaken till detta. Artikeln visar hur det kan identifieras och lösas.   1. Öppna rapporten Historisk Lagervärderingsöversikt (IN61800S) Klicka på Kör rapport. I det här fallet tittar vi på period 05-2019.   Rapporten visar utgående lagervärde I logistikmodulen för period 05-2019. 2. Gå till Kontoutdrag (GL404000) och välj samma från period 01-2019 och till period 05-2019. 3. Välj lagerkonto 1410.   Utgående saldo är 60.000 kr. Det borde varit 75.000 kr.   Skillnaden mellan Historisk lagervärderingsöversikt (IN61800S) och Kontoutdrag (GL404000) beror på att IN61800S visar lagervärde i lagermodulen medan GL404000 visar vad som är bokfört lagervärde. I bilden ovan, buntnummer 100001, har ”någon” direktbokat på lagerkontot vilket man inte ska göra. Buntnummer 100001 bör vändas.   4. Klicka på buntnumret.   5. I det nya fönstret, välj Åtgärder - Reversera bunt.     6. Frisläpp bunten. 7. Kör rapporten Kontoutdrag igen. Nu har vi rätt utgående saldo på konto 1410.

När du registrerar en ingående faktura kan du själv bestämma om denna ska registreras som netto- eller bruttobelopp på fakturalinjerna.   På bilden nedan är en faktura registrerad med bruttobelopp:     Öppnar vi leverantören och väljer fliken Inköpsinställningar så ser vi att i fältet Momsberäkningsmetod är det valt Brutto.     Ändras denna till Netto är det nettobeloppet som registreras på fakturalinjen. Denna information ligger också på Leverantörsklassen. Vid skapande av en ny leverantör kopieras det som ligger på Leverantörsklassen in som förslag, men det går att ändra på leverantören i efterhand.   Du har också möjlighet att ändra på denna inställning per enskild faktura. Du gör detta under fliken Redovisningsdetaljer.  

För att kunna skicka en faktura till Approval måste det finnas en bilaga på faktura i Visma.net Financials.     Klicka på Lägg till bilaga och välj sedan önskat dokument som ska skickas med till Approval.   Det är först när det finns en bilaga kopplad till fakturan som man kan klicka på knappen Skicka för godkännande.

I Visma.net Approval har du möjlighet att lägga in en kommentar när du godkänner ett dokument. En vanlig fråga som support tar emot är var i Visma.net Financials du har möjlighet att se dessa kommentarer.   Fönstret Dokumenthistorik från Approval(AP40104S) visar denna kommentaren. Men då måste du veta vilket verifikat du ska titta på.     Önskar du en samlad översikt över fakturor som är godkända i Approval där det finns en kommentar, kan du använda fönstret Frisläpp fakturor(AP501000). Detta kan vara nyttigt om du önskat att gå igenom alla fakturor som har blivit godkända i Approval och eventuellt göra ändrar innan de frisläpps.     I kolumnen “Kommentar” visas kommentaren du har lagt in. Du kan också göra ett urval på endast de fakturorna som är godkända.   Observera att detta fönstret kan endast användas om man inte frisläpper godkända fakturor automatiskt.

Man får ett felmeddelande när man försöker upprätta en avskrivningskalender till en avskrivningsbok i fönstret Avskrivningskalender(FA2060PL).

I denna artikeln går vi igenom hur man hanterar koddelar som inte längre ska användas i systemet.

Du har möjlighet att ställa in valideringsregler på kunder. Detta reducerar risken för att det registreras för lite information på kunder och är speciellt viktigt om man ska skicka e-fakturor till sina kunder.