Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Mange ser fordelen av å sende alle fakturaer via AutoInvoice, og på den måten sikre at fakturaen sendes på best mulig måte. Her følger en oppskrift for hvordan dette aktiveres.

Bankavstemming   Forutsetninger: Aktiv bankavtale i visma.net AutoPay Komme i gang med visma.net AutoPay, les her: Brukertips Visma-Business-Oppstart-Visma-net-AutoPay-med-Visma-Business/ Visma Business versjon 14.10. Alle kunder på bankavstemming må benytte ver. 15.x og nyere. Ver.14.10 var pilotversjon, og sentrale feil ble rettet etter pilotkjøring. Lisens for “Visma Business Bank reconciliation”. Modulen har ingen begrensning på antall brukere, det er kun en Av/På-lisens. Uten lisensen vil ikke behandlingsvalgene for bankavstemming være tilgjengelige   Se gjennomgang av bankavstemming ( se vedlagte pdf ) :   Banktransaksjoner tilbake i tid: Det fungerer ikke hente ned banktransaksjoner tilbake i tid, Du kan kun hente ned/motta automatisk via visma.net autopay kontoutskrifts-transaksjoner fra det tidspunkt hvor dette aktiveres på bankavtalen i Autopay. Du kan registrere kontoutskrifts-transaksjonene manuelt tilbake i tid inne i Visma Business.   Formular bankavstemmingsrapport: Det ligger 2 formularer som standard til bankavstemmingsrapporten – formulartype lik 12. Et formular for innenlands – og et formular for valutakonto   I formularet som benyttes mot en innlands- konto så er det viktig at det er kolonnen  for "avstemming restbeløp" som er tatt frem og benyttes - ikke kolonnen for "avstemming restbeløp i valuta". "Avstemming restbeløp i valuta" kolonnen benyttes ved avstemming valutakonti da det er "Beløp i valuta" verdiene som ligger til grunn   Husk å velge riktig formular ved godkjenning av periodens avstemming. Du kan manuelt evt endre vindu for utskriftsoppsett – eller lage et nytt utskriftsoppsett med riktige kolonner – og knytte dette til et nytt formular   Versjonsendringer:   Versjon 16.0     Avstemming av regnskapstransaksjon med valuta   Avstemming av en hovedbokstransaksjon med valuta mot en tilhørende kontoutskriftstransaksjonen, var ikke alltid mulig. Dette fordi mange banker leverer kontoutskrifter kun med beløp i kontovalutaen, uten de tilhørende valutabeløpene. Avstemming er nå endret for bankkontoer i innenlandske valuta (dvs. kontoer hvor feltet Valutanr i tabellen Bankpartner er tomt, eller likt med feltet Valutanr i tabellen Bedriftsopplysninger). For disse vil kun verdien i feltet Avstemming restbeløp bli tatt hensyn til i avstemmingen, og ikke som tidligere også valutafeltet på transaksjonen. Godkjent avstemming vedlegg   Det er nå mulig å koble vedlegg til rader i tabellen Godkjent avstemming. Vedlegg kan for eksempel være PDF-filer med kontoutdrag fra banken, eller dokumenter med ekstra forklaringer av beløpene i avstemmingen.   Versjon 15.01.0 Manuell avstemming   I tidligere versjoner fikk man en advarsel når det ble gjort forsøk på å matche transaksjoner med ulike beløp. Nå er standard virkemåte at dette ikke er mulig, og en feilmelding returneres. Det er imidlertid mulig å få tilbake den "gamle" virkemåten ved å angi den nye parameteren Match transaksjoner selv om beløpene er forskjellige i feltet EBF-behandling 2 i tabellen Bankpartner.   Versjon 15.00 Automatisk avstemming som en del av behandlingen Bokfør bankgebyrer og renter   Når Direkte oppdatering er aktivert i dialogboksen Bokfør bankgebyrer og renter, blir avstemmingsprosessen automatisk utført. Den opprettede posten i tabellen Hovedbokstransaksjon blir automatisk avstemt med den refererte posten i tabellen Kontoutskriftstransaksjon.   Merk: Kolonnen Kontoutskr.trans.nr har blitt lagt til i tabellene Bilag og Oppdatert bilag og som referanse til tabellen Kontoutskriftstransaksjon.   Bankreferanse-basert matchingsalgoritme for Automatisk avstemming   Det er lagt til en ny matchingsalgoritme for automatisk å kunne avstemme Hovedbokstransaksjon-poster med poster i tabellen Kontoutskriftstransaksjon. Algoritmen søker i disse to tabellene etter unike, matchende kombinasjoner av Bankreferanse og Avstemming restbeløp i valuta. Etter at matchingen er gjennomført, vil de resulterende Avstemt transaksjon-postene ha Algoritme angitt som 7 - Enkeltvise transaksjoner med samme bankreferanse.   Merk: Denne nye algoritmen får den høyeste kjøringsprioriteten av alle algoritmene for behandlingsvalget Automatisk avstemming. Ny kolonne for Bankpartnernr   Kolonnen Bankpartnernr er lagt til i tabellene Godkjent avstemming og Avstemt transaksjon. Ved hjelp av denne fremmednøkkelen kan tabellen Bankpartner slås sammen med tabellene Godkjent avstemming og Avstemt transaksjon.   Trekk tilbake godkjent avstemming   Nå er det mulig å trekke tilbake en bankavstemmingsrapport. Behandlingsvalget Trekk tilbake godkjent avstemming kan bare kjøres for den seneste godkjente rapporten. Dvs. hvis den valgte raden i tabellen Godkjent avstemming har det høyeste Avstemmingsnr. for en bestemt Bankpartnernr-verdi. I tillegg kan behandlingsvalget bare kjøres hvis Avstemt pr. dato for den valgte posten er nyere enn sperredatoen.   Bruk av feltet "Avstemming restbeløp" for matching   For bankkontoer i innenlandsk valuta benyttes nå feltet Avstemming restbeløp for matching av transaksjoner i tabellene Hovedbokstransaksjon og Kontoutskriftstransaksjon. Feltet Avstemming restbeløp i valuta ble tidligere brukt både for bankkontoer både i innenlandsk og utenlandsk valuta, men benyttes nå kun for utenlandske kontoer.   Bankavstemmingsrapport   I filen for norske standardoppsett (norstd.txt), har formularet for Bankavstemmingsrapport blitt oppdatert med informasjon for "Bankkonto" og "Hovedbokskonto". Det finnes nå også to utskriftsformularer, et som skal benyttes for bankkontoer i innenlandsk valuta og et for valutakontoer   Konvertering av format på bankkontonr. ved import av kontoutskriftstransaksjoner   Enkelte banker kan sende kontoutskriftstransaksjoner for bankkontonr. med et annet format (BBAN eller IBAN) enn det som er angitt på den aktuelle bankpartneren. For bankavstemmingsformål blir nå bankkontonr. på importerte rader i tabellen Kontoutskriftstransaksjon lagt til med samme format som bankkontonr. på bankpartneren.   Feil fortegn på banksaldo   Ved import av kontoutskriftstransaksjoner ble negative verdier i saldofeltene for bank importert som positive. Dette er nå løst.   Bankavstemmingsrapport   Ved utskrift av Bankavstemmingsrapport ble ikke uavstemte transaksjoner for tidligere perioder spesifisert, noe som førte til differanse på rapporten. Dette er nå løst.   Import av kontoutskriftstransaksjoner feiler   Hvis XML-filen for kontoutskriftstransaksjoner kun inneholdt saldoer, og ingen transaksjoner (dvs. ingen <Entry>-elementer), feilet importen. Dette er nå løst.   Versjon 14.10 Utskrift og godkjenning av avstemning   Det er lagt til utskrift av Bankavstemmingsrapport. Dette har blitt gjort for en eller flere bankkontoer, for en bestemt regnskapsperiode/år. Hvis innholdet i rapporten er riktig, kan det godkjennes før de avstemte transaksjonene låses for videre behandling. Det opprettes en post for godkjenningen i tabellen Godkjent avstemming, som også vil inneholde PDF-rapporten.   Legge inn data manuelt i tabellen Kontoutskriftstransaksjon   Når man starter opp med bankavstemmingen, kan man noen ganger trenge å legge inn poster manuelt i tabellen Kontoutskriftstransaksjon. Dette kan nå gjøres direkte i tabellen. Radene som er lagt inn manuelt, vil ha verdien 1 - Manuelt registrert i det nye feltet Opprinnelse. Disse radene kan redigeres og slettes helt til de har blitt avstemt, mens rader med opprinnelsen 2 - Importert fra AutoPay er låst for redigering.   Ny kolonne for Algoritme i tabellen Avstemt transaksjon   Det er lagt til en ny kolonne for Algoritme i tabellen Avstemt transaksjon. Kolonnen viser hvilken avstemmingsalgoritme den automatiske avstemmingsrutinen brukte. Hvis manuell avstemming ble brukt, logges det også.   Gjenstående desimaler etter avstemming   Avstemmingen kunne for noen beløp føre til at 0,01 ble stående igjen i feltene for Avstemming restbeløp. Dette er nå løst.    

En enkel beskrivelse av hva som må gjøres for å komme i gang med Visma.net Autopay i kombinasjon med Visma Business.

Etter seneste oppdatering av Outlook (KB4484343) har mange fått problemer med flytting av filer fra Outlook til Visma Document Center.   Avinstallasjon av seneste oppdatering for Outlook løser problemet. Se: https://support.microsoft.com/en-us/help/4484343/may-5-2020-update-for-outlook-2016-kb4484343 Alternativ løsning kan være å flytte filene til AutoImport mappe for VDC slik at de automatisk blir importer i VDC. Eller lagre filene i annen mappe for så og dra de inn i VDC.

Ny norsk mva-rutine 2022 - elektronisk innsending   Forutsetninger for å sende elektronisk mva-melding via Autoreport Dette forutsetter versjon 16.10.2 av Visma Business / Regnskapsbyrå. Servicen “Visma Business Host for OD MessageQueue” må kjøre både på server og for pc klient. MVA- og SAF-T koder må være satt opp riktig. Autoreport må være aktivert for aktuelt firma, og du må ha aktivert “Send til Autoreport” i “Autoreport behandling” under “Bedriftsinformasjon”. Hvis aktuelt firma ikke er oprettet/eksportert til Visma.net, vil integrasjonen med Autoreport feile, og MVA-meldingen vil ikke komme frem til Autoreport.           Ny mva-melding fra 2022 innebærer en del endringer i rapporteringen til myndighetene. Skatteetaten ønsker at flest mulig skal levere elektronisk, noe som skjer i to trinn. Først validerer Skatteetaten mva-meldingen direkte via et eget grensesnitt, hvor de sjekker om mva-meldingen inneholder korrekt informasjon. Hvis denne første testen hos Skatteetaten konkluderer med at mva-meldingen er OK, vil den bli sendt videre til Altinn.   Det er også viktig å merke seg at Autoreport har endret måten en autentiserer seg på mot Altinn. For å levere ny mva-melding er det ikke den gamle påloggingen io Autoreport under “Settings” som skal velges.      Autoreport har laget en ny innlogging mot ID-porten, og her må du logge deg på ved sending av mva-rapport, og den nye innloggingen vil være aktiv i 8 timer før du trenger å logge deg inn på nytt. Ny innlogging er beskrevet lenger ned i dette dokumentet.   Sende MVA-meldingen Selve prosessen for å sende den nye mva-meldingen starter med at du under tabellen “Avgiftstermin” velger “Behandling” og deretter “Send norsk mva-melding”.   Du får da opp en dialog som viser mva-meldingen:   Behandlingen i Autoreport Når du trykker på “Send” vil mva-meldingen bli sendt til Autoreport, og Autoreport vil bli trigget til å starte opp i et eget nettleservindu hvor du må logge på Autoreport, og også logge inn via ID-porten hvis du ikke har gjort dette tidligere på dagen (innloggingen til ID-porten via Autoreport er aktiv i 8 timer før du må logge inn på nytt).    Hvis du ikke får opp et nettleservindu med Autoreport, må du åpne opp autoreport.visma.com manuelt, og logge på Autoreport der.    Når du er logget inn via ID-porten vil nettleservindu se slik ut:   Etter at du så har sendt mva-meldingen, vil du i Autoreport få opp følgende skjermbilde:       Det neste som så skjer er at mva-meldingen blir validert direkte mot Skatteetatens regler, da vil du i Autoreport se en klokke med en pil rundt, og statusen “Sending in progress, please wait…”       Etter at valideringen er gjennomført og alt er OK, vil statusen endres til “Sending to Altinn”. Altinn vil bruke noen minutter på å kvittere tilbake, og hvis alt gikk bra også her vil ny status være en grønn hake med ring rundt, og teksten vil si “Report was sent successfully and accepted by government”.       Det kan tenkes situasjoner hvor enten valideringen hos Skatteetaten eller innsendingen til Altinn feiler. Dette vil isåfall skyldes feil av en eller annen art i mva-meldingen, slik som f.eks. manglende mva-nummer, avvik mellom registrert mva prosent og beregnet mva etc.   Hvis valideringen hos Skatteetaten feiler, vil du få en status markert med en rød ring med et hvitt utropstegn i, og teksten vil si “Report rejected by Skatteetaten, see feedback for more details”. Det vil da stå ytterligere detaljer i filen som du kan laste ned under “Download feedback”, med tilbakemelding om hva som må rettes opp før du kan sende mva-rapporten på nytt.       I noen, ganske sjeldne tilfeller kan det hende at mva-meldingen passerer Skatteetatens validering, men blir avvist etter at den kommer til Altinn. I disse tilfellene vil vi fremdeles få den røde ringen med hvitt utropstegn, samt en beskjed om at “Report was rejected by government, Altinn error code…”, etterfulgt av en mer detaljert beskrivelse av hva som er feil.      Også i dette tilfellet må feilen korrigeres feil før du sender ny mva-melding. Behandlingen i Visma Business 16.10 Statusene ovenfor vil også reflekteres inne i Visma Business, i tabellen “Autoreport arkiv”.   Det første som skjer når vi sender en mva-melding til Autoreport og deretter til Skatteetaten/Altinn, er at vi venter i inntil 2 minutter for å se om valideringen hos Skatteetaten gikk bra eller ikke.    Hvis valideringen gikk bra vil du ganske raskt få opp en dialog for Avgiftsoppgjør, for å produsere / oppdatere bunt.       Denne dialogboksen komme kun opp hvis mva-meldingen er blitt sendt til Skatteetaten og validert OK der.    Hvis valideringen feiler, eller hvis du ikke sender rapporten videre fra Autoreport innen 2 minutter, vil vi få en timeout for avgiftsoppgjøret, og du vil i stedet få beskjed om at “Rapporten besto ikke valideringer”.    Dette er altså ikke nødvendigvis en melding om at det er feil i mva-meldingen, det kan like gjerne skyldes en timeout fordi meldingen ikke ble sendt i tide.         Det er som ovenfor nevnt derfor ikke nødvendigvis slik at mva-meldingen feilet i valideringen hos Skatteetaten. For å finne ut av hva som forårsaker denne feilmeldingen må vi derfor gå inn i tabellen “Autoreport arkiv” for å sjekke status, alternativt sjekke statusen i Autoreport som vist i det ovenstående.    Hvis du ser status = 3 (Mottatt i Autoreport) samtidig som du ser feilmeldingen om at rapporten ikke besto valideringer, betyr dette at du har fått en timeout, hvor mva-meldingen er oversendt Autoreport, men ikke sendt videre derfra.      Det du da må gjøre er å gå inn i Autoreport og sende mva-meldingen derfra, eventuelt også i forkant logge på ID-porten ved behov, slik som beskrevet ovenfor i avsnittet om behandling i Autoreport.       I dette tilfellet ser vi at rapporten nå har status 4 (Mottatt i Altinn), og dette betyr at den har passert validering og er sendt OK til Altinn.   Det er mulig med en rekke ulike statuser her, de vanligste vil ventelig være 2 (Sendt), 3 (Mottatt i Autoreport), 4 (Mottatt i Altinn)samt 9 (Akseptert i Altinn), i tillegg til status 11 (Betalingsinformasjon mottatt) naturligvis.       I vårt eksempel ovenfor venter vi nå litt, før vi ser at vi får en ny status med 11 Betalingsinformasjon mottatt. Her får du også kvitteringen tilbake fra Altinn, som du kan dobbeltklikke på og åpne direkte fra tabellen.       Siden alt nå ser bra ut, ønsker du å opprette både bunt og bilag, og vi velger derfor “Behandling” i Autoreport arkiv, og deretter “Godkjenn norsk mva-melding”     Vi får da opp dialogen for avgiftsoppgjør:       Betalingsoppfordring, Bilag for betaling til Skattetaten Dette er dessverre foreløpig ikke på plass slik at betaling må håndteres manuelt. Vi håper å få dette på plass i versjon 17.01.   Typiske feilsituasjoner Som vi så ovenfor er det en rekke ulike statuser i Autoreport arkiv, og noen av disse statusene er forbundet med noen typiske feilsituasjoner.        Den vanligste feilsituasjonen er at meldingen blir stående i status 2. Sendt. Hvis det viser seg at mva-meldingen rent faktisk er mottatt i Autoreport, skyldes denne situasjonen at meldingskøen ikke kjører, slik at Visma Business ikke mottar tilbakemeldingene fra Autoreport. For å rette denne situasjonen må du inn på Windows services og starte opp Visma Business Host for OD MessageQueue.     Hvis det derimot viser seg at statusen er 2. Sendt men mva-meldinge rent faktisk ikke er sendt til Autoreport, kan det tenkes at firmaet du sender mva-meldingen fra ikke er registrert i Visma.net, og/eller at Autoreport ikke er aktivert der. Det kan også tenkes at Visma Cloud Gateway ikke er aktivert, og isåfall vil du få en feilmelding ved sending av mva-meldingen som ser slik ut:     Det en da må gjøre er å starte opp tjenesten Visma Cloud Gateway     Forbereder autentisering… Vennligst vent, rapporten blir validert. Dette kan ta en stund:  Etter en tid vil du få en feilmelding i Visma Business som sier “Rapporten besto ikke valideringen”.      Hvis du får denne meldingen ved sending av MVA-oppgave i Autoreport, kan årsaken være at klientmaskin er klonet med MSMQ component. Løsningen for dette er å deaktivere MSMQ og aktivere igjen på hver klientmaskin. MSMQ kan ikke være klonet.     "Report was accepted with anomalies” Denne meldingen kan du få om det f.eks. mangler bankkonto i mva-meldingen. Mva-meldingen blir godkjent, men om du har penger til gode så er det et tips om å legge inn bankkontonr. slik at dette også kommer med i mva-meldingen. Sjekk i så tilfelle om bankkontonr. er registrert i Bedriftsopplysninger, kolonnen Bankkonto.   Feil ved validering av mva-melding pga feil mva sats Sjekk i tabellen Merverdiavgift og aktuell SAF-T avgiftskode om det ligger gammel sats i kolonnen Sats og riktig sats i kolonnen Ny sats med “Fom. dato” (fra og med dato). I så tilfelle må Sats settes lik Ny sats da det er Sats som benyttes for mva-melding. Vi beklager feilen og den er planlagt rettet i versjon 17.  Ny rapportering mva 2022 - innsending 

Nytt behandlingsvalg for levering av mva melding:     Mva-melding for 2022 blir sendt til Altinn 3 i steden for Altinn 2.  Siden mva-melding for 2022 blir sendt til Altinn 3 så benyttes ID porten - MinId, BankId etc.  Mva-melding blir sendt via Autoreport, så brukeren må ha en bruker i Autoreport  Når du sender mva-melding blir du satt til Id porten for autentisering. Etter autentisering blir Mva-melding sendt for validering. Når validering er ok kan du sende mva-melding fra Autoreport. Mva-melding bekreftelse/kvittering (pdf) blir automatisk nedlastet til AutoReport arkivet Ved pålogging mottar Autoreport en token fra ID-porten som varer i 8 timer. Betalingsoppfordring er dessverre ikke klart ennå (v. 17.00)  Komplett og signert er ikke tilgjengelig i Altinn 3.  Rapporter før 2022 blir fortsatt sendt til Altinn 2   Utfordringer pr 01.03.2022 Rapporteringsperiode var feil i utgående mva.melding for alt annet enn to-månedlig rapportering - Korrigert i versjon 16.10.2   Desimaler i norsk mva.rapportering blir nå fjernet og erstattet med .00 for å oppfylle valideringskravene i Altinn. - Korrigert i versjon 16.10.2   Dette gjelder både VB og VB Byrå. Du har mulighet til å korrigere manuelt, om du ikke har mulighet til å oppgradere.   Det er mulig å laste opp XML-en til Skatteetatens portal (https://skatt.skatteetaten.no/web/mva/) Du kan redigere  desimalverdiene i XML-en før du legger inn filen i Altinn. Xml-filen blir lagret i reportdata i autoreport arkiv. Det er også mulig å legge inn tallene manuelt i portalen 

Endring av merverdiavgift for lav sats endres fra 01.04.2020 og reduseres fra 12% til 6%. Ref. Skatteetaten: https://www.skatteetaten.no/satser/merverdiavgift/   Løsningen i Visma Business er å gjøre endring i tabellen Merverdiavgift. Raden for lav sats må endres slik at kolonnen for "Sats" settes til 12, kolonnen "Ny sats" til 6 og kolonnen "Fom. dato" til 01.04.2020. Eks.            Alternativ løsning for å håndtere eventuelle avvik i April (periode 4) kan være å sette Fom. dato til 02.04.2020 slik at bilag med 12% mva kan føres med valuteringsdato 01.04.2020.  

På alle leverandører hvor det skal foretas utlandsbetalinger må det legges inn noen ekstra opplysninger som for eksempel SWIFT-kode (BIC): 1. Gå til Administrasjon > Aktører > Leverandører. 2. Legg inn bankkontoen etter IBAN standarden for de land som bruker det. (IBAN og BIC er et krav innen EU/EØS + Sveits) 3. Legg inn SWIFT-kode (omtalt som BIC/SWIFT-adresse av bankene) 4. SWIFT-adresser legges kun inn når IBAN ikke brukes, men må da legges inn. 5. Noen få land, bla. USA, krever Clearingkode/bankkode. Dette legges inn i feltet "Bankfilial". 6. I feltet "Lev.pref." bør du krysse av for "Utlandsremittering". 7. Se for øvrig DNB sine sider om krav til utlandsbetalinger. 8. Feltet ''Landnummer'' på leverandør må fylles ut, men ikke for Norge (47). 9. Utenlandsk landnummer må unntas fra moduluskontrollen    For mer utfyllende informasjon se pdf

Master Data Management benyttes i all hovedsak for å sende informasjon om ansvarsenheter, kontoplan o.l til Visma.net. Informasjonen som sendes via MDM kan benyttes på tvers av visma.net tjenester.   Komme i gang med MDM For å komme i gang med MDM er følgende punkter viktig å sjekke: Orgnr og landnr må være likt i Visma Business, Visma Document Center og visma.net ISO kode i Landtabellen må også være riktig, denne må stå til: NO Ofte ved feilsøking er det ikke korrekt utfylt ISO-kode i Landtabellen, og dette må korrigeres før ny eksport og kobling opprettes:   Land nr og orgnr må også fylles ut i Bedriftstabellen:    Eksporter/oppdater bedrift (Bedriftsopplysninger, behandling ”Aktiver visma.net”). Kolonne “Visma.net bedrifts-ID” i Bedriftstabellen fylles ut Opprettes kobling mot VB applikasjon i visma.net                 Unnta data fra MDM og send på nytt Dersom visse opplysninger ikke skal sendes til MDM kan dette unntas i Bedriftsopplysninger og hent opp kolonnen «Unnta fra Master Data Management»: Her kan du huke av for opplysninger du ikke ønsker å overføre: Merk: Dersom noe informasjon mangler i Visma.net, men integrasjonsstatus i tabellen firma står tom kan det hjelpe å huke av for å unnta data fra mdm, vente til synk er ferdig (int. status blir tom igjen) og deretter sende på nytt.   Aktiver MDM fra Visma Business Fra tabellen Bedrift kan du søke opp klienten du ønsker å aktivere MDM for, høyreklikk på klienten og velg «Aktiver Master Data Management».   Kontroller status for synkronisering Viktige tabeller som er involvert: Visma.net-Status SyncEngine kontrollinformasjon SyncEngine Meta Information Kolonne i tabellen Bedrift - Integrasjonsstatus   Gå inn i Tabeller/Felles/Integrasjoner/SyncEngine kontrollinformation   Kolonne Master Data Management datatype Det er 6 data typer som overføres til Visma.net. Dobbeltklikk i kolonnen for å se hvilke:   Kolonne Master Data Management behandling Data er ikke overført så lenge det finnes en verdi i denne kolonnen.   Kolonne Master Data Management snapshot id Tall i denne kolonnen viser hvor mange ganger data har blitt overført til visma.net. For å se detaljer om hvilke data som er blitt overført til visma.net gå inn på Tabeller/Felles/Integrasjoner/SyncEngine META information   I eksempelet nedenfor har vi søkt etter data type 3 Hovedbok. Kolonne «Fremmednøkkel Heltall» viser hvilke hovedbokskonti som er blitt overført. Kolonne Master Data Management status – viser status på overføring. Dersom det finnes en verdi i denne kolonnen, betyr det at enten systemet fortsatt jobber med  å synkronisere data eller at feil har oppstått. Dobbeltklikk i kolonnen for å se detaljene på status.   Indikasjon på at data er overført til visma.net uten feil: Tabell SyncEngine kontrollinformation Du har fått en verdi i kolonne MDM snapshot ID og kolonne MDM behandling er tom Tabell SyncEngine META information Du har fått en verdi i kolonne MDM synk. Versjonsnr. og kolonne MDM status er tom Har du fått feil i en av tabellene, kan du prøve å sende data på nytt. For å sende data på nytt, i tabellen SyncEngine kontrollinformation, velg data type som har feilet, høyreklikk og velg Behandling/Send på nytt til MDM. Dersom dette ikke løser problemet bør du se etter feilmeldinger i SyncEngine loggen.   Visma.net status på tvers av klienter Gå til Tabeller/Felles/Intergasjoner/Visma.net status   Integrasjonsstatus I Bedriftstabellen har du i seinere versjoner en kolonne som heter "Integrasjonsstatus". Denne kolonnen forteller om det er en pågående synkronisering til Master Data Management, eller om det er ventende synkronisering. Kolonnen er viktig å kjenne til, da den vil fortelle deg status på synkronisering.   Hvem er master for MDM? Det kan kun være èn master for MDM.  Visma Business vil alltid være master for sending av Master Data Management uansett hvilket lønnssystem som benyttes.    Hvordan finne ut hvem som er master.   Tjenester innvolvert i Master Data Management:  VismaCloudGateway VismaBusinessHostODMessageQueue VismaBusinessServicesHostSyncEngine   Kjør Visma.Services.OPGateway.OPGDiagnosisApp.exe Sjekk adresse i systemopplysninger og i Visma.Services.OPGateway.OPGDiagnosisApp.exe.config Visma.Services.OPGateway.OPGatewayService.exe.Config - "LocalInstall" value="0"   Kjør Visma.Services.OPGateway.OPGDiagnosisApp.exe Sjekk adresse i systemopplysninger og i Visma.Services.OPGateway.OPGDiagnosisApp.exe.config Visma.Services.OPGateway.OPGatewayService.exe.Config - "LocalInstall" value="0"   MDM – sjekkpunkter ved feilsøk   Hvis status er forskjellig fra 0 i kolonnen Integrasjonsstatus i Bedriftstabellen og det ikke er en pågående synk: Merk Statuser i Sync Engine kontrollinformation og Sync Engine Eeta information endrer seg ikke,  kan følgende prosedyre følges:  1. Stopp Sync Engine (dette fordrer at det ikke er noen pågående synkroniseringer på eventuelle andre bedrifter/klienter i installasjon). Ref status i Integrasjonsstatus i tabellen Bedrift.  2. Deaktiver Master Data Management integrasjon på bedriften. Dette gjør du i Bedriftstabellen i kolonne "Bedriftsbehandling".  3. Fjern verdi i Integrasjonsstatusfelt i SQL. Verdi settes lik 0.  4. Eksporter bedrift til visma.net fra Bedriftsopplysninger 5. Aktiver Master Data Management på bedriften. Dette gjør du i Bedriftstabellen i kolonne "Bedriftsbehandling".  6. Start Sync Engine. Vi anbefaler alltid ved feilsøking at Sync Engine startes i console. Her vil du få statusmeldinger på synkroniseringen fortløpende. Når prosessen er ferdig kjørt vil du få en status på at datatypen er "Finished".    Andre sjekkpunkter:   Er det korrekt organisasjonsnummer i Visma Business og Visma.net? Disse må samsvare Aktuelle tjenester står til “Running” Kobling mellom VB og visma.net er opprettet I Visma.net, under Settings/Integrert bedrifter Ingen dublikater med samme organisasjonsnr i Visma.net Likt antall rader i tabell “METAInformation” og i aktuell datatabell Ved inkonsistens:  Send data på nytt til MDM. Dette gjøres fra tabellen SyncEngineKontrollInformation, via behandlingsmeny «Send på nytt til Master Data Management». Se for feilmeldinger i Visma.BusinessHost.SyncEngineService.exe På aktuell datatype sjekk format og collation i SQL. Kolonner skal ha desimalformat. Hvis format avvikler, kontakt support for script. MDM  - kjente problemstillinger “Incoming snapshot id is larger than…” Løsning: Send på nytt til MDM “Total count of entities is different than count of id’s” Løsning: Send på nytt til MDM “Invalid XML exception” Eksporter tabelldata til en tekstfil og bruk Notepad++ og søk etter verdi “x0” “Found entities with a same public id’s” Rydde opp i tabell “SyncEngine Meta Information” ved å utelate data fra MDM i Bedriftsopplysninger. Legge data tilbake og synkronisere de på nytt. “Application instances mismatch” Løsning: Sammenlign servernavn i register og ODBC   Collation  Løsning: collation må være lik på vbsys og klientbase før VB v12.10.1 Bruk av “Felles tabeller” Løsning: MDM må aktiveres på master klienten Slår du av bruk av “Felles tabeller” - husk å gjenopprette triggere (egen behandlingsmeny i Bedriftstabellen) Feil kolonneformat Kolonner skal ha “decimal” format. Vær oppmerksom ved sending av slettemelding og resending av data til MDM vil det ta tid før alt er synlig i visma.net. Tidsbruk vil være avhengig av datamengden som sendes.     Ofte stilte spørsmål: «Vi opplever at hovedbokskontoer og ansvarsenheter ikke synkroniseres» Dette tyder på at koblingen ikke lenger eksisterer, og det vil være behov for å aktivere MDM på nytt. Følgende kan da gjøres:   Aktiver Visma.net fra Bedriftsopplysninger:   Gå til bedriftslisten, og skru av krysset for Mastardata aktivt i bedriftsbehandling :   Høyreklikk på bedriften og vel aktivere MDM :   Gå til synkengine kontrollinformasjon, og send alt på nytt :   Gå til syncengine metainformasjon, marker alt og send på nytt :       Master Data Management i visma.net Payroll hvor ERP er master: Viktig informasjon i tilfeller der hvor ERP er master for MDM i visma.net Payroll.  Dersom det blir sendt slettemelding på Master Data Management fra ERP (Visma Business eller Visma Global) vil oppsett knyttet mot hovedbokskontoer i Payroll bli slettet - og må settes opp på nytt manuelt.  Oppsettet i payroll er knyttet external ID i MDM. Relaterte brukertips Visma.net Payroll

Denne artikkelen er for å hjelpe de som har synkronisert .net Autopay med Visma Business og opplever at kommunikasjonen ikke er som den skal være.   Det har vært tilfeller der noen må hente informasjon fra AutoPay til Business manuelt første gang for å få igang automatikken. Før du gjør det må du først kontrollere at AutoPay er satt opp riktig, og avtalen med banken fungerer. Det kan du enkelt gjøre med å sjekke at transaksjonene vises i AutoPay. Skulle alt være riktig i visma.net, men informasjonen hentes ikke inn automatisk til Business så kan du følge stegene under:   Steg nr. 1: Lokaliser og markér Visma.Net AutoPay under: Regnskap, Betalingsformidling og Hente returdata. (alternativ rute: trykk på Oppsett-utforsker (CTRL+O), deretter: Tabeller, Regnskap, Betalingsformidling, Bankpartner)                         Når du er her er det en knapp til høyre i menyen som er markert på bildet (et lyn med pil ned):   Da vil informasjonen innhentes manuelt.  Dette skal løse problemet og bare være nødvendig å gjøre første gangen.

Vedr spørsmål om hvilken versjon av Visma Business man må ha for å kunne levere nødvendig informasjon i SAF-T-format til Skatteetaten. SAF-T blir som kjent obligatorisk ved bokettersyn for transaksjoner registrert etter 1/1 2020.    Vi har kun eksport av saf-t fil, dessverre ikke laget en import av saf-t til Visma Business ISO-koder anbefales å være oppdatert i valutatabellen, med 3 lengdesiffer. I eldre versjoner i VB har det hendt at en har kopiert ISO-kode fra landtabellen, og disse inneholder kun 2 bokstaver. Skatteetaten tilbyr systemleverandører eller andre som utvikler løsning for å støtte SAF-T formatene, å delta på test via Altinn. https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-drive/rutiner-regnskap-og-kassasystem/saf-t-regnskap/testinnsending/     Vi anbefaler at du kjører siste versjon vedr saf-t, da det er en del endringer. Dette er noen av endringene som ligger i versjonene:   Versjon 16.01: Delt eksportfil for SAF-T hvis antall transaksjoner er svært høyt Under behandlingsvalget Eksporter SAF-T er det lagt til alternativ for Eksporter grunndata og hver periodes transaksjoner i separate filer. Velges dette opprettes det én XML-fil med grunndata og 12 XML-filer med overskrift og hovedbokstransaksjoner.   Merk: Dette alternativet skal brukes av selskap med store datamengder der xml-filen blir større enn 2 GB hvis den eksporeres i en fil, fordi skattemyndighetene ikke kan håndtere filer som er større en 2 GB Utelat: Grunndata – utelater grunndata fra XML-filen Utelat: Hovedbokstransaksjoner – utelater hovedbokstransaksjonene fra XML-filen.   Versjon 16.0 Justert utlegg av data Bokstavene «MVA» legges ikke lenger ut i taggen <TacRegistration>   Versjon 15.10.1: Bilag uten Bilagsart Et problem ved eksport av bilag uten bilagsart har blitt løst.   Bilag anbefales å oppdateres med bilagsart, ved ikke angitt bilagsart ved bokføring tildeles automatisk bilagsart = 0 og denne finnes ikke i Masterdata. Dette kan for eksempeloppstå ved en filimport hvor bilagsart ikke er satt   Mva-beløp Fordeling av mva-beløp mellom transaksjoner kunne i noen tilfeller bli feil. Dette   er nå løst. Et litt smalt scenario i utfordringene rundt akkumulerte transaksjoner - når vi splitter det akkumulerte ut igjen på separate poster fant de en feil når det i samme journal var flere ordre med flere mva-satser innen hver ordre. - Versjon 15.10   Automatisk genererte transaksjoner Det er to oppsett i systemet som kan forårsake akkumulering av transaksjoner i tabellen Hovedbokstransaksjon, som kommer i konflikt med SAF-T-formatet. Disse to parametere i tabellen Bedriftsopplysninger blir endret under oppgraderingen av bedriftsdatabasene: Aut.gen.trans.beh. settes til 2 - Produseres fortløpende (anbefalt). Hovedbokstransaksjoner pr. faktura (anbefalt) i Regnskapsbehandl. aktiveres. Med innstillingene satt som beskrevet over, vil all informasjon som kreves av SAF-T-formatet være tilgjengelig for hver transaksjon. Denne har ikke tilbakevirkende kraft, denne blir satt under oppgradering – men anbefaler at denne blir satt evt også før oppgradering     Versjon 15.01 Behandlingsvalget Eksporter SAF-T Behandlingsvalget Eksporter SAF-T har blitt flyttet fra tabellen Bedrift til tabellen Bedriftsopplysninger.   Oppdatert felt-mapping Mapping har blitt oppdatert for følgende tagger i filen: <GLPosting date> - Valuteringsdato (tidligere Opprettet dato) <JournalID> - Bilagsjour.nr (tidligere "A")   Versjon 15.0 Avrunding av strengverdier For å oppfylle spesifikasjonene for maksimal strenglengde for data eksportert til SAF-T, vil følgende datatyper avrundes på følgende måte: Kode: 9 tegn Kort tekst: 18 tegn Medium tekst 1: 35 tegn Medium tekst 2: 70 tegn Lang tekst: 256 tegn ISO-landskode: 2 tegn ISO-valutakode: 3 tegn SAF-T XML-fil, format Den eksporterte XML-filen ble ikke korrekt lagret i UTF-8-format. Dette er nå løst.   Det er noen som har fått feilmelding på ugyldige verdier i xml filen - "Invalid character in the given encoding.." Løsningen er da å lagre filen som utf-8 format, åpne filen i notepad+ og gjøre endringene   Generelt kan det feile på bruk i _ (understrek). Dette kan evt scriptes vekk. Vi har oppdaget at dette kan være satt på aktører, og filen kan feile her.     Versjon 14.10.1 Oppdatert fil for standardkontoer Skatteetaten har oppdatert filen for standardkontoer som benyttes i SAF-T. En oppdatert Standard_account.txt er inkludert i denne versjonen og kan importeres til tabellen Standardkonto.   Oppdatert til AuditFileVersion 1.10 SAF-T AuditFileVersion har blitt oppdatert til ver 1.10.   Filtrering av data Det er nå mulig å filtrere vekk Kundenr, Lev.nr og Ansvarsenhet 1 - Ansvarsenhet 12 uten data fra eksporten til SAF-T.   Versjon 14.10.0 XML-elementet NumberOfEntries (<n1:NumberOfEntries>) XML-filen som ble produsert av Eksporter SAF-T, viste antall Hovedbokstransaksjon i stedet for antall Bilag. Dette er nå løst. Utelatte XML-elementer Eksporter SAF-T eksporterte ikke XML-elementene GroupingCategory (<n1:GroupingCategory>) og GroupingCode (<n1:GroupingCode>). Dette er nå løst. Overflødige forekomster av XML-elementene CustomerID og SupplierID Eksporter SAF-T eksporterte XML-elementene CustomerID (<n1:CustomerID>) og SupplierID (<n1:SupplierID>) i linjene (<n1:Line>) under hovedboksposter (<n1:GeneralLedgerEntries>) for alle linjer, og ikke bare for linjer med en hovedbokskonto knyttet til kundereskontro og/eller leverandørreskontro. Dette er nå løst.   IB utelatt på resultatkontoer Eksport til SAF-T tok ikke med inngående balanse på resultatkontoer. Dette er nå løst.   Manglende Avg.kode når 0% mva. Eksport til SAF-T utelot elementer under <n1:TaxInformation> hvis raden i tabellen Hovedbokstransaksjon hadde en mva.kode med 0% mva. Dette er nå løst.   Man kan mappe mot næringsoppgave f.o.m. 14.10. Da må man bruke de feltene som heter Grupperingskategori og -kode. NB! Før denne versjonen blir ikke disse feltene tatt med i eksporten, selv om de finnes i databasen. Forarbeidet kan mao. gjøres i tidligere versjon, men ikke selve eksporten. Disse feltene må fylles manuelt med korresponderende kategori og koder, som finnes f.eks. her: https://github.com/Skatteetaten/saf-t/blob/master/Grouping%20Category%20Code/XML/RF-1167_Grouping_Category_Code.xml  Vi har ikke laget støtte for mappingforslag mot næringsoppgave, så det er evt. en manuell operasjon for dem som ønsker å bruke det.      F.o.m. 13.10 kan du importere SAF-T standardkonti til vbsys (fra fiilen Standard_account.txt som finnes i mappen Nor.Int der Business er installert, f.eks. C:\Visma\Business\Nor.Int), og deretter bruke behandlingsvalget "Angi standardkonto" på hovedbokskonti for å få et forslag til mapping mot 2- eller 4-sifret SAF-T-kode. Behandlingen kan kjøres enkeltvis for firma eller for flere firma av gangen via en tidsstyrt oppgave. Se også - https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Visma-Business-og/SAF-T-i-Visma-Business-versjonskrav/ba-p/242197