Brukertips i Visma Contracting

Ved føring av bilag i Visma Dokumentsenter som føres debet/kredit hovedbokskonto mot en ordre, må føres på hver sin linje, hvis ikke vil begge føringene gå mot ordre i Visma Contracting. For eksempel føring av utlegg.

Innstillinger som må gjøres i Visma Contracting hvis det er ønskelig og klargjøre ordre før fakturering.

I dette tipset viser vi hvordan en kan legge opp en prisendring på serviceavtaler.   Du må først gå inn på Hovedopplysningene på serviceordren I sammenheng med serviceavtaler kan det opprettes prisgrupper med tilhkørende prosentsats. Ulike typer av serviceavtaler kan da henvises til disse prisgruppene.   Prisene kan endres for flere ordre i rutinen for "Priser service". Her velges intervall for prisdato og alle avtaler som har registrert prisdato i dette intervallet vil få avtaleprisene endret med den prosentsats som er registrert på avtalen. Avtalepris, endringsdato og %-økning kan også registreres her.     Hvis jeg her velger prisdato fra 011022 til 311222 så er det kun disse ordrene med prisdato innenfor dette intervallet som blir regulert     Klikk deretter på Endre priser, da vil bildet se slik ut     Men denne % må dere regne ut selv. D.v.s. forskjellen mellom indeksen forrige gang og indeksen som er på faktureringstidspunktet. Dersom de ønsker å vise indeks på kontraktstidspunkt og indeks på faktureringstidspunkt, må dette skrives manuelt inn på ordren. F.eks. under fakturatekst.  

Det kan være tilfeller hvor man trenger å slette Autofakt-filer i Visma Contracting.   For å gjøre dette må man først logge seg på med System-brukeren. Når man har gjort det går man på Ordre => Autofakt og merker Autofakten man ønsker å slette:     Trykk så Shift + F3  og denne dialogboksen kommer opp:     Trykk "Yes" og Autofakten slettes.   Hvis dere benytter Visma Document Center for å godkjenne Autofakter før de oppdateres så må dere huske å slette den der også.

En serviceavtale vil være en ordre som er aktiv en kort periode for registrering av timer og materiell. Etter at service er avholdt vil denne ligge i dvale til neste serviceoppdrag skal utføres. Ved opprettelse av en serviceavtale (-ordre) vil det automatisk opprettes to punkter, ett for fastpris og ett for arbeid etter regning. Serviceavtalen vil faktureres på fastprispunktet, punkt 1, mens eventuelle tillegg faktureres på punkt 2 etter regning (timer og materiell). Alle serviceavtaler vises samlet når man velger ”Serviceavtaler” i nedtrekksboksen i ordrebehandlingen.     To punkter opprettes automatisk når en serviceavtale opprettes og fakturatype settes til punkt.     Aktivering av serviceavtale Serviceavtaler vil fremkomme i ordrebehandlingen når man velger ”Serviceavtaler” i nedtrekksboksen, så sant servicedato tilfredsstiller gjeldende innstillinger.     ”Dager for aktivering av serviceavtale” angir antall dager i forkant av en service når denne skal fremkomme og aktiviseres. Settes denne til verdien = 0 vil alle avtaler være aktive. Avtaler hvor servicedato ikke er satt vil alltid være aktive.   Behandling av serviceavtale   En serviceavtale opptrer og behandles som en ordinær punktordre. Timer og materiell som skal faktures etter medgått påføres punkt for regningsarbeid, mens timer og materiell som inngår i serviceprisen påføres punktet for fastpris. Ved fakturering av en serviceavtale vil ny servicedato og/eller faktureringsdato beregnes. Dette avhenger om serviceavtalen er fakturert og/eller om tillegg etter regning ved service er fakturert. Deretter vil serviceordren gå i ”dvale”. Om sluttfaktura registreres vil serviceavtalen merkes som avsluttet men ny servicedato vil fremdeles beregnes om ikke sluttdato for avtale er satt og ny servicedato ikke overstiger denne.   Hvis service er gjennomført og ingen fakturering finner sted må en manuelt registrere at service er gjennomført. Dette gjøres i ordrebehandlingen ved å hake av for ”Service utført”. Ny servicedato vil bli beregnet.     Hvis en ønsker kun å se hvilke avtaler som er til fakturering er det eget uvalg for dette. Her velges siste fakturadato før serviceavtalene listes.     Prisendring av serviceavtaler   I sammenheng med serviceavtaler kan det opprettes prisgrupper med tilhørende prosentsats. Ulike typer av serviceavtaler kan da henvises til disse prisgruppene.     Prisene kan endres for flere ordre i rutinen for "Priser service". Her velges intervall for prisdato og alle avtaler som har registrert prisdato i dette intervallet vil få avtaleprisene endret med den prosentsats som er registrert på avtalen. Avtalepris, endringsdato og %-økning kan også registreres her.  

Akkumulerte tall på ordren viser summer for kostnads- og inntektsartene. Dette er gjort for at spørringen på ordrens nøkkeltall skal være hurtig tilgjengelig. I tillegg er alle detaljer på ordren, dvs. timer, materiell, andre kostnader og inntekter, lagret i separate dataregistre. Ved unormale avbrudd kan det derfor oppstå differanser.   Da kan en forsøke å danne ny saldo på ordren for å se om det da retter opp de akkumulerte tallene. Det er veldig viktig at en da går ut av ordren det skal dannes ny saldo på.   Dette gjøres fra følgende rutine:     Når en kommer inn i dette bildet, legg inn ordrenummer og klikk på Dann saldo     Da vil det gå 'blå strek' over skjermen. når den er ferdig, bare trykk esc ut av rutinen, og sjekk da på ordren om de akkumulerte tallene er endret.            

Noen av rapportene / oversiktene i Contracting er det ikke mulig og overføre til excel. I dette brukertipset viser vi hvordan en kan ta ut en ordreoversikt til fil.   Ordre - Lister - Ordreoversikt     Den lagrer seg da på området :\\Contracting\Data og heter ORDREOVR.OVF     Finnes den fra før slettes den,  og det dannes en ny. Denne kan hentes inn i Excel. Åpne Excel og klikk på open og browse og finn mappen i Contracting hvor den er lagret     Pass på at du velger All Files slik at du får opp alle når du skal åpne den i excel     Klikk på Next     Trykk så Next og deretter Finish        

Det er kun en måte man skal bytte anlegg på en ordre på:   Man går på Ordre => Vedlikehold => Flytt ordre     I neste bilde legger man inn Ordrenummeret som skal flyttes til nytt anlegg i feltet Ordre. I feltet Nytt anlegg legger man anleggsnummeret det skal flyttes til.    cont   Det er veldig viktig at man ikke bytter ordre på anlegg på noen annen måte. Hvis man gjør det så kan man miste både timer og materiell som var registrert før byttet.

I dette brukertipset viser vi hvordan en kan tildele / endre en rolle i Dokumentsenter.

Her viser vi Installasjon av Dokumentsenter på "arbeidsstasjoner"

I dette brukertipset viser vi hvordan du kan flytte timer fra en ordre over til en annen ordre.

Her viser vi Installasjon av Dokumentsenter på "arbeidsstasjoner"

Etter lønnstakeren er opprettet i Visma Contracting, må denne overføres til Handyman / Speedy Craft.

Her viser vi hvordan man kan flytte en ordre til nytt anlegg.