Ved føring av bilag i Visma Dokumentsenter som føres debet/kredit hovedbokskonto mot en ordre, må føres på hver sin linje, hvis ikke vil begge føringene gå mot ordre i Visma Contracting. For eksempel føring av utlegg.
Vurdering av fakturareserven (arbeid under utførelse) bør gjøres hver måned. Dette fordi denne vurderingen påvirker resultatet forholdsvis mye i en entreprenør/håndverksbedrift. Mye innsats av arbeid og materiell er kostnadsført på prosjektene uten at forventet inntekt av dette er med i regnskapet. Har du mye ufakturert, vil regnskapet vise for dårlig resultat. Har du forfakturert for mye, vil regnskapet vise for godt resultat. Derfor er det viktig å ha oversikt over situasjonen på alle prosjekter under utførelse.
En serviceavtale vil være en ordre som er aktiv en kort periode for registrering av timer og materiell.
Etter at service er avholdt vil denne ligge i dvale til neste serviceoppdrag skal utføres.
Ved opprettelse av en serviceavtale(ordre) vil det automatisk opprettes to punkter, ett for fastpris og ett for arbeid etter regning.
Serviceavtalen vil faktureres på fastprispunktet, punkt 1, mens eventuelle tillegg faktureres på punkt 2 etter regning (timer og materiell).
Alle avtaler samles under flik, ”Serviceavtaler”, i ordrebehandlingen.
Dette er en kjent melding dere kan få når dere skal forsøke å laste ned autofakt fra grossist via FTP.
Dette kan også forekomme når dere skal hente ned rabattfil og prisfil fra grossist.
Gjør som følger...
Ordre kan kun slettes hvis det ikke har vært registrert noe på den.
Dvs at verken timer eller materiell har vært registrert på ordren, eller har blitt flyttet til en annen ordre.
Hvis ordren har status ‘Jobb tildelt HPC’ eller
‘Arbeidsordre skrevet’
Og man ønsker å slette ordren, må status endres til ‘Ikke påbegynt’
Hvis statusen står med ‘Ikke påbegynt’ kan en stå på orden og trykke F3 og slette den.
For å få tilgang til å sette Ikke påbegynt på ordren, må en ha en brukerrettighet.
Deretter kan man gå på
Ordre – vedlikehold - ordre status
Og velge her Ikke påbegynt
Hvis dere opplever at dere f.eks ikke får koblet til boligmappa eller at det er dokumenter som dere ikke får overført til boligmappa, kan dere forsøke følgende:
Gå inn på hovedopplysninger på ordren det gjelder
Fjern så gatenummer her
Klikk på boligmappe fanen
Da er koblingen mot boligmappe fjernet
Gå så tilbake på hovedopplysninger og sett inn gatenummer igjen
Klikk så på Boligmappe fanen og koble til
Så forsøker du igjen og overføre dokumentet
Se da om du får samme feilmld
Hvis du gjør det, så kan du teste følgende:
Forsøk å endre kunde på ordren til en annen kunde og tilbake igjen
Svar da ja på begge disse spørsmålene
Når du har gjort det, bytter du tilbake til den opprinnelige kunden
Av og til hender det at man ikke finner igjen dokumentet fra dokumentsenteret i contracting. Dersom dette ikke har blitt overført kan man gjøre som vist i dette tipset...