Brukertips i Visma Global

Som nevnt tidligere i "Product & Support Update", vil Microsoft begynne å rulle ut oppdatering KB5004442 den 14. mars. Tekniske detaljer rundt denne oppdateringen finner du her.   Denne oppdateringen gjør en endring på sikkerhetsrammene rundt protokollen DCOM, som benyttes av bl.a. Visma Global og Visma Lønn. Det er derfor viktig at dersom du kjører Visma Global i servermiljø med klient/tjener, så MÅ Visma Global i forkant av 14. mars oppgraderes til minimum versjon 16.10.2. Denne versjonen har støtte for de nye protokollendringene fra Microsoft.   Dersom man av ulike årsaker ikke har mulighet til å få oppgradert Visma Global før dette inntreffer, anbefales det å vente med installasjonen av KB5004442 (Windows update) til en oppgradering av Global kan utføres.

Den nye SAF-T MVA-meldingen er implementert i Visma Global versjon 16.01.   Her følger en beskrivelse av den nye MVA-meldingen for Visma Global.    Ønsker du å se kurs vedr MVA-melding, kan du klikke her.   

Ønsker du å legge til vedlegg på artikkelen som fast skal være med på tilbud, innkjøp, salgsordre og faktura, har du nå mulighet til å gjøre det.   Dette gjøres i «Notat» skjermbildet på artikkelen.       Gå til fane 4 «Vedleggsalternativ».       I nedtrekkslisten ‘Filvedlegg’ velger du det vedlegget du ønsker skal være fast. Det er kun de vedleggene som er tilgjengelig i fane 3, som du ser i nedtrekkslisten.     Huk av for hvilken ordretype (Salgsordre, tilbud, Innkjøpsordre, Faktura), du ønsker skal knyttes til artikkelen. NB. Om du huker av for salgsordre, så blir faktura også huket av.     Når dette er gjort, er det bare å klikke på 'disketten' for å lagre. 

Først må du legge til extension til Chrome: https://chrome.google.com/webstore/detail/authenticator/bhghoamapcdpbohphigoooaddinpkbai?hl=en   Det du nå må gjøre er å : 1. Aktivere to faktor via å bruke Chrome extension 2. Logge inn ved å bruke kode fra Chrome extension 3. Sette opp alternativ pålogging via sms til telefon fra brukeroppsettet 4. Ved neste pålogging kan du klikke for å bruke annen autentisering   Du skal da kunne logge inn med to faktor både med kode fra sms og med chrome extension koden.  

Det er to måter å aktivere lisens på i Visma Global, avhengig av om du har en online eller offline lisens.    For online lisens aktivering:  Ved oppstart av global vil du få beskjed om at lisens ikke er installert riktig. Velg da "aktiver lisens", og legg inn kundenummer og lisensnøkkel. Trykk "aktiver" og restart serverprosess.   For offline aktivering:    Her benyttes lisensfilen du fikk tilsendt fra Visma til å lisensiere installasjonen av Visma Global. Benytt denne framgangsmåten:   Lagre lisensfilen du har fått tilsendt fra Visma i en mappe på serverens lokale stasjon.   Endre navnet på filen til dette formatet: hostnavn.domene_Visma Global.lic Eksempel: Applikasjonsserver1.abc.hakkebakkeskogen.no_Visma Global.lic   Høyreklikk på filen og velg egenskaper - huk av for "read only".   4.Legg filen i mappen: C:\ProgramData\Visma\Global\Config. Pass på at dette er den eneste .LIC filen i mappen. Dersom du har en annen fra før må du rename denne til å slutte på f.eks .LICOLD   5.Restart Visma Global server

Fra versjon 15.00 er det mulig å forhåndsgodkjenne betalingen i samme steg som man godkjenner fakturaen i Visma.net Approval. Det vil si at når betalingen sendes fra Visma Global til Visma.net Autopay, så er den allerede ferdig godkjent og vil sendes direkte fra Visma.net Autopay til banken.    Vedlagt dokument viser steg for steg hvordan dette settes opp og gjøres.

Vedlagt følger en beskrivelse av hvordan bestillingsforslagsrutinen fungerer. 

I MVA-melding fom 2022 er det i versjon 17.00 lagt inn en ny fane, ‘3 MVA-melding fom 2022 spesifisert oversikt’: I det skjermbildet vil du få en mer detaljert oversikt over hva som danner grunnlaget for den valgte mva-terminen. Du kan bruke denne oversikten til å avstemme mva-skattemeldingene dine.   Oversikten har fast sortering på SAF-T mvakode og SAF-T spesifikasjonskode og de forskjellige vises nedover, og ikke i kolonner. Du har kolonner for grunnlag, hva som er registrert for utgående og inngående mva og kolonner for kalkulert mva som er basert på hva som er registrert på grunnlag og mva prosent fra avgiftsklassen.  

Noen benytter fremdeles avtaler på Gammelt format i Visma.net AutoPay. Fra 31.12.21 vil det ikke lengre være mulig å remittere via disse. Anbefaler derfor at man endrer slike avtaler til Nytt format ( ISO20022) så snart som mulig.   For mer info, se dette brukertipset

Noen ganger kan en faktura feile i Autoinvoice med feilmelding: "Error SEND ERROR (REASON: Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [NO-R-001]-For Norwegian suppliers, a VAT number MUST be the country code prefix NO followed by a valid Norwegian organization number (nine numbers) followed by the letters MVA."   Denne viser til Mva reg.nr på Firmaopplysninger på klienten/avsender, og ikke til kundekortet/mottaker.   Vi forstår at dette ikke alltid gir helt mening, ettersom noen fakturaer sendes uten feil, og andre ikke. Dette er forklaringen: ​ Et absolutt krav er at MVA ligger bak org.nr i reg.nr-feltet. Hvis det også ligger NO foran og står skrevet slik: NOxxxxxxxxxMVA, og fakturaen sendes med Visma XML, så vil den bli sendt. Men om de har begynt å sende med Visma UBL, så vil den feile. Dette fordi NO automatisk legges ut i filen ved Visma UBL, og det da vil komme som "NONO...". Her kan det ligge ulike formater på ulike kunder, og derfor lar noen fakturaer seg sende og andre ikke.   Selv om det er viktig med MVA bak org.nr, og at fakturaen vil feile hvis ikke, så kan det allikevel oppstå tilfeller hvor en faktura går gjennom. I tilfellene vi har sett av dette, så er årsaken at fakturaen sendes internt i Autoinvoice som den er, og dermed blir den ikke sendt via Peppol-systemet og konvertert. Hadde den istedenfor gått via Peppol-nettverket, hadde den feilet. ​ Det som nå da anbefales, er å fjerne NO foran og kun ha org.nummer + MVA. Da vil det bli riktig ved alle XML-formater. Benytter de kun Visma XML, så er det ikke nødvendig å gjøre noe. Problemet oppstår først når de begynner å benytte Visma UBL. Da er det aller beste å fjerne NO foran, slik at Autoinvoice rydder opp i dette for avsender. Men dette blir rettet til versjon 16. Så hvis dere idag kun bruker Visma XML, kan dere fint la det stå som det er og mest sannsynlig har dere ikke opplevd problemer som dette. Hvis dere begynner å benytte Visma UBL på tidligere versjoner enn 16.xx, så bør NO fjernes 😊

Denne funksjonaliteten er nå tilgjengelig fra versjon 15.10 av Visma Global.   Dette ble implementert på bakgrunn av en idé her på Community, som vi så at mange ønsket seg.   For å opprette et tilbud går du inn på kundekortet, henter opp den aktuelle kunden, og deretter høyreklikker du i skjermbildet for å få frem et nytt tilbud. Da vil tilbudsregistrering åpne seg, og du kan da reistrere et nytt tilbud på den aktuelle kunden.

Fra versjon 15.10 er det mulig å gjøre enkel bankavstemming i Visma Global. Dokumentet under tar deg igjennom både oppsett og viser hvordan dette gjøres.

Kontoer som det har vært bevegelse på en gang i tiden, som nå er i null, blir med på rapporten  "Råbalanse" under Utskrifter.    Løsning: Ved å sette utvalg på Beløp <> 0 på rapporten, vil du ikke få linjer med bare 0 i beløp.     

I Visma Global under Verktøy / Importer data / Bunt, er det to av valgene for filformat som har støtte for at du samtidig kan få inn kundene. Det er "Fakturajournal: Rubicon standard format", og "Fakturajournal: Global format".     Merk: Du kan lese mer om hvordan filen må være bygget opp, ved å klikke F1 når du står i dette skjermbildet. Se under "Filformat" for de forskjellige formatene. Når et av disse to formatene er valgt, kan du i skjermbildet velge Kunde/adresseoppdatering: "Oppdater eksisterende og legg til nye" eller "Legg til nye".   Velger du "Oppdater eksisterende og legg til nye", blir Navn, Adresse 1 og 2, Postnr. og Poststed oppdatert i kunde- og fakturaadresse-registret. I tillegg blir også nye kunder lagt til. Navnet på fakturaadresseregistret blir ikke oppdatert. Velger du "Legg til nye", legger programmet til nye kunder.  

Fra versjon 10.10 av Visma Global er det mulig å importere fakturajournal GBAT10 format. Merk: Kundenummer og mva koder kan ha forskjellig antall siffer / intervall i Visma Global og det systemet det eksporteres fra. Se hjelpen F1 når du står i skjermbildet.

Noen ganger kan man oppleve at man ved åpning av en bunt får melding om at den er opptatt.