Brukertips i Visma Global

Etter flere henvendelser om spesifikasjoner på ulike moduler i Visma Global, legger vi på kundesenteret ut en enkel oversikt: Du kan også finne informasjon om modulene i F1 hjelpen i Visma Global.  Kostnadsbærere. – (Modul) (Produkt og ekstra 1-4 er tilleggsmoduler. Resten er i standard) Visma Global kan håndtere inntil 8 kostnadsbærere(dimensjoner/kontostreng). Hvor mange man skal ha tilgjengelig styres av hvor mange man har kjøpt lisens for. Kostnadsbærerstrukturen er gjennomgående for hele systemet og hver bærer vil være tilgjengelig i alle aktuelle rutiner. For eksempel er avdelingsbegrepet tilgjengelig i alle registreringsrutiner som tilbud, ordre, fakturering, regnskap og selvfølgelig for selektering i alle lister og rapporter. De ferdig definerte bærerne er avdeling, prosjekt, produkt, medarbeider og ekstra1-4. Navn på kostnadsbærerne kan enkelt endres og endringer vil fremkomme i hele systemet for alle brukere. Kostnadsbærerne avdeling, prosjekt, medarbeider, bilagsart og konto ligger standard i systemet.  Adgangskontroll  Ved hjelp av adgangsbegrensinger kan man effektivt begrense medarbeidernes tilgang til ulike rutiner i Visma Global. Hver enkelt bruker knyttes til en adgangsgruppe. For hver enkelt adgangsgruppe kan man for de ulike funksjonene definere full tilgang, lesetilgang eller ingen tilgang. I tillegg til adgangskontroll har man en utvidet adgangskontroll hvor man har en unik mulighet til ytterligere å begrense tilgangen til de ulike funksjonene i Visma Global. Man kan f.eks gi en brukergruppe tilgang til et begrenset antall kunder. På denne måten har man unike muligheter til å gi hver enkelt bruker kun tilgang til de kundene han er ansvarlig for. Adgangskontrollrutinene i Visma Global bygger på NT-Security. Selve brukeren må defineres i windows nettverket(domene) og kobles videre til en adgangsgruppe i Visma Global. Man trenger da ikke å ha et eget brukernavn og passord for å logge seg på Visma Global.  Designstudio - Design Editor  Design Editor gir deg mulighet til å redigere eller lage nye, lister, rapporter og blanketter i standardsystemet. Man kan enkelt hente inn nye datafelter innenfor samme oppgave til eksisterende lister, rapporter og blanketter. Man kan endre på utseende, legge på logo, lage streker og bokser, endre ledetekster, legge inn andre språk osv. Et godt utvalg av ferdige lister, rapporter og blanketter ligger ferdig i systemet. Disse kan man evnt. bruke som grunnlag for de man ønsker å definere selv. Design Editor kan også brukes til å gjøre justeringer i skjermbildene. Man kan flytte, ta bort eller legge til felter. Man kan også bruke Design Editor til å endre på systemets rollebaserte menystruktur. Man man også legge til egne menyvalg som peker til skjermbilder i systemet eller eksterne applikasjoner. Brukerdokumentasjon Brukerdokumentasjonen er elektronisk og direkte tilgjengelig fra Visma Global ved hjelp av F1 tasten. REGNSKAP (Ligger i regnskapsbrukeren) Driftsregnskap inneholder de grunnleggende regnskapsrutiner som bilagsregistrering, kontoforespørsel, mva. oppgave, registervedlikehold og flere rapporteringsverktøy. I driftsregnskapsmodulen ligger kostnadsbærerne konto, bilagsart, avdeling, prosjekt og medarbeider. Det er her mulig å supplere med inntil 5 kostnadsbærere etter behov. Rutinene som inngår i driftsregnskap er beskrevet nedenfor.   Bilagsregistrering Bilagsregistreringsrutinen er en fleskibel registreringsrutine og danner grunnlaget for all manuell føring av bilag inn mot regnskap og reskontro i Visma Global. Noen av funksjonene er:   Føring på flere perioder/år i samme bunt Debet/kredit på en eller flere linjer, valgfritt Ubegrenset antall bilagsnummer serier Posteringsmaler for forhåndsdefinering av bilagstyper Delsummering for bilagsnr. som går over flere linjer Valgfritt tabelloppsett i forhold til ønsket bruk av kostnadsbærere Automatiske %vise fordelingsnøkler  Full søk mot alle underliggende registre(debet, kredit, avdeling osv) Valutahåndtering Full tilgang for vedlikehold på alle underliggende registre Motpostautomatikk med søk ved manuell føring av inn-/utbetalinger Mulighet for mellomlagring av bunter før oppdatering Papirløs arkivering. Alle bunter kan hentes opp på skjerm eller skrives ut på nytt etter oppdatering   Kontoforespørsel En felles rutine for spørring mot kunde, leverandør og hovedbok. All historikk er tilgjengelig til i et oversiktlig skjermbilde. Noen av funksjonene er:   Flere forespørsler oppe på en gang Spørring på flere konti på en gang(intervalller) Kraftig filterfunksjon for raskere gjennfinning av data Søk på beløp og fritekst på konto eller kontogrupper Tabellsortering på alle kolonner i søkebildet Enkel rutine for automatisk korreksjonsføring Mulighet for manuell kjeding/oppheving av kjede  Mulighet for å endre div. opplysninger som forfallsdato, renteberegning, purrekoder mm. på oppdaterte transer. Direkte link fra transaksjon til fakturaarkiv og innkjøpsarkiv Mulighet for å se hele føringen pr. bilagsnr. Direkte utskrift av kontoutdrag på papir, fax eller e-mail.   Det er også mulighet for å kjøre batchrutiner for automatisk kjeding av åpne poster og øredifferanser.   Rapporteringsverktøy Visma Global inneholder flere rapporteringsvektøy for forskjellige behov. Felles for alle rapporteringsverktøyene er full drilldown mulighet, slik at man alltid enkelt kan grave seg ned til de underliggende tallene i rapportene. Alle rapportene kjøres rett på skjerm, men kan også skrives ut til papir eller e-post.   Dynamisk rapportering er et rapporteringsverktøy først og fremst for resultat og balanserapporter. Her bygger man opp rapporten med de kontoer/kontoklasser/delsummer/delsummeringer man ønsker, og kan straks hente den frem på skjermen. Med utgangspunkt i rapporten man har laget kan man velge den periodiseringen man ønsker. Man har tilgang til inntil 10 år samtidig og har også mulighet for avanserte filtere for å kjøre rapportene på avdeling, prosjekt og alle andre kostnadsbærere. Man har selvfølgelig mulighet for sammenstilling mot budsjett og kan lage egne formler i rapportkolonnene.   StatisTicker er et svært dynamisk spørre/rapportverktøy som kan brukes mot ordreregister, salgstatistikk, innkjøpsstatistikk, lagerstatistikk og regnskap. Her kan man for de forskjellige datagruppene velge mellom en rekke detaljnivåer, som kan slåes av og på og uavhengig av hverandre bytte om på rekkefølgen. Eksempelvis kan man på salgstatistikk velge mellom 15 nivåer. Dette gir flere millioner kombinasjoner bare på salgstatistikker. Man kan fritt velge periodisering helt ned på ukenivå, sammenligne over flere år, lage egne formler osv. På regnskapssiden er Statis-Ticker spesielt godt egnet til råblanse/gruppesummering på tvers av kostnadsbærere, feks. prosjektregnskap.   Elektronisk journalarkiv Visma Global er tilpasset det papirløse kontor. Man har til en hver tid full oversikt over alle uoppdaterte og oppdaterte journaler. Alle fakturajournaler og buntjournaler lagres elektronisk og kan når som helst skrives ut eller vises på skjerm. Oppdaterte journaler kan også reverseres for korreksjonsføringer. Alle korreksjonsføringer taes vare på i egne journaler. Budsjett  Budsjettmodulen gir mulighet for å registere budsjett på konto, avdelingsnivå eller på de andre kostnadsbærerne man bruker  i systemet. I Visma Global kan du registrere 3 budsjetter: opprinnelig, revidert og alternativt budsjett. Budsjettfordelingsgrupper gjør det enkelt å definere maler for budsjettering med flere muligheter for fordeling mellom de ulike periodene. Man kan også sammenligne budsjetter med tidligere års historikk og bruke dette som grunnlag for de nye. Dette kan gjøres automatisk med oppjustering i % eller manuelt. Man har også mulighet for opprette rene salgs-/innkjøpsbudsjetter som i utgangspunktet ikke berører regnskapsdelen av systemet. Her kan man blant annet budsjettere ned på varenivå. Salgbudsjetter på varenivå kan overføres til regnskapsbudsjetter utifra hvilke kontoer(posteringsmaler) de enkelte varene er koblet mot. Budsjettering kan også gjøres via Excel med direkte link mot Visma Global. Dette krever modulen Visma Global SDK Runtime. Purre-/Inkasso  Inkassomodulen inneholder purre- og renterutiner. Purre og renteforslag kan genereres automatisk og redigeres før den endelige purringen sendes kunden. Man har også her en kraftig filterfunksjon for å genere purre-/renteforslag for kun en del av reskontroen.  Parametre som styrer betalingsvarsler, rentefot osv. settes opp på kundens inkassoprofil. Man kan her valgfritt velge hvordan kunden skal motta sine purringer, pr. post eller pr. e-mail. Rentenota og purringen sendes automatisk til kunden via e-mail hvis dette er valgt.     Full justeringsmulighet av purre-/renteforslag på skjerm Direkte link fra transaksjon til fakturaarkiv Direkte mulighet for kjeding/oppheving av kjeder fra justeringsrutinen Valgfri utskrift av blanketter Mulighet for automatisk utsendelse av blanketter pr. mail Oversikt over poster til inkasso Integrasjon med inkassobyrå Beregning av renter for hele måneder Overføring av purregebyr og renter til ordre Elektronisk remittering  Elektronisk remittering automatiserer prosessen rundt utbetalinger til leverandører og kunder. Rutinen er laget rundt samme konsept som inkassorutinen og har samme type funksjonalitet. Man kan enkelt generere et remitteringsforslag som kan redigeres på skjerm før filen sendes elektronisk til banken. Avregnings- og betalingsretur leses inn i Visma Global slik at de åpne postene lukkes automatisk. Visma Global støtter blant annet telepay og BBS som standarder for elektronisk betaling. Remitteringsrutinen kan også brukes mot kunder for remittering av kreditnotaer. Remitteringsrutinen har støtte for valuta og automatisk føring av agio/disagio.   Full justeringsmulighet av remitteringsforslag på skjerm Direkte link fra transaksjon til innkjøpsarkiv/dokumentarkiv. Direkte mulighet for kjeding/oppheving av kjeder fra justeringsrutinen Mulighet for endring av enkelttransaksjoner(delbetaling, forfallsdato mm.) Oversikt over poster til godkjenning/attestasjon Håndtering av kreditnotater Remittering mot kunder Valutahåndtering Støtte for rene valutakonti Støtter remittering fra flere kontier(samme avtale)   Kundereskontro  Kundereskontro gir en komplett oversikt over kunderegister og fleksible oppfølgingsmuligheter på reskontronivå. Automatisk motpostføring og aldersfordelte lister gir fleksible løsninger for vedlikehold av reskontroen. Spørrerutiner etc. er beskrevet under modulen driftsregnskap. Modulen inneholder også en skjermbasert alderfordelt saldoliste. Her her kan man selv spesifisere alderfordelingen, kalkulere tilbake i tid, foreta drilldown og velge forskjellige brudd mm. Det er også mulighet for å generere nøkkeltall på reskontrohistorikk med tanke på gjennomsnittelig kreditt tid mm. Leverandørreskontro  Leverandørreskontro gir en komplett oversikt over kunderegister og fleksible oppfølgingsmuligheter på reskontronivå. Automatisk motpostføring og aldersfordelte lister gir fleksible løsninger for vedlikehold av reskontroen. Spørrerutiner etc. er beskrevet under modulen driftsregnskap. Modulen inneholder også en skjermbasert alderfordelt saldoliste. Her her kan man selv spesifisere alderfordelingen, kalkulere tilbake i tid, foreta drilldown og velge forskjellige brudd mm.   Valuta Valutamodulen gir mulighet for å bruke valuta i regnskap, reskontro og remitteringsrutinen. Grunnlaget for valutarutinen er valutaregisteret hvor man registrer kjøp, salg og gjenomsnittskurser. Man kan også registrere kurs mot Euro. Standard valutaregister ligger ferdig i Visma Global. Man har også muligheten for å operere med valutahistorikk slik at alle registrerte kurser lagres automatisk. Ved føring av inn-/utbetalinger samt via remitteringsrutinen har man automatisk føring av agio/disagio. Remitteringsrutinen håndterer valuta med rene valutakontoer og omregning til Euro. I kontoforespørsel, lister og rapportering er også valuta integrert. Valutakurser kan settes opp til nattlige oppdateringer. Kursene som importeres kommer fra Norges Bank. TILLEGGSMODULER REGNSKAP:   Utvidet mva-håndtering, produktnr. – (Modul) Utvidet mva-håndtering er en modul for håndtering av blandet/avvikende merverdiavgift. Med fullstendig håndtering menes: Bilagsregistrering med flere MVA-satser, automatisk håndtering av fradragsberettighet MVA ved føring av inngående fakturaer samt fullstendig mva-oppgave pr. avgiftsklasse. I Visma Global finnes det et avgiftsklasse-register som knyttes til hovedbokskonto. Dette registeret benyttes for å definere kontoer for mva-behandling, samt avgrense kontointervall for salg og kjøp. Her kan det også settes opp hvilke kontointervall som faller utenfor mva-området. Det er mulig å sette opp egne avgiftsklasser bl.a. for bedrifter som har avtale med fylkesskattekontoret om avvik fra standardreglene. Man trenger ikke denne modulen for å oppfylle standardkrav som 8% , 14% og 25% mva.   Attestasjon, produktnr. – (Modul) Attestasjonsrutinen inneholder komplette funksjoner for forhåndsregistrering og godkjenning av registrerte bilag. Inngående fakturaer registrereres som attesteringsbilag via vanlig bilagsregistrering og oppdateres direkte mot resultatregnskapet. Man kan så i en egen attestasjonsrutine anvise fakturaene når de er godkjent. Enten kan man godkjenne en transaksjon som den er, eller man kan gjøre de endringer man ønsker før anvisning.    Man har også en rutine for attesjonsoversikt med følgende muligher:   Oversikt over poster som ikke er attestert, viser alle poster som ligger til attestering. Oversikt over attesterte poster, viser alle poster for alle leverandører som er attestert. Leverandørvis ikke attestert, viser en sum pr leverandør med poster til attestering. Medarbeidervis ikke attestert, viser en sum pr. medarbeider med poster til attestering. Mulighet for automatisk påminnelse pr. mail til attestasjonsansvarlig   NB! Det er sjelden bruk for denne modulen hvis kunden benytter Visma Dokument Senter.   Enhetsregnskap. - (Modul) Enhetsregnskap gjør det mulig å registrere mengde/antall på alle kostnadsbærere man benytter i systemet. Dette brukes av og til i forbindelse med timeregnskap og i spesielle næringer som feks. skogbruk og landbruk.    Gyldighetskontroll. – (Modul) Gyldighetskontrollmodulen skal sikre riktig føring av regnskapet. I gyldighetskontroll opprettes ulike kombinasjoner av kontoer og kostnadsbærere, som kan være lovlige eller ulovlige. Det er mulig å velge om ulovlige kombinasjoner skal kunne overstyres i bilagsregistreringen. Gyldighetskombinasjoner kan føres på kontogrupper og kostnadsbærergrupper.   Automatposteringer. – (Modul) Rutine for å sette opp automatposteringer som skal foretaes når bestemte kombinasjoner av kontoer og kostnadsbærere inngår i en bunt. Automatposteringer kan oppdateres batchvis på grunnlag av allerede oppdaterte bunter eller direkte ved oppdatering av bunten. Posteringene kan også genereres til flere klienter/firmaer på en gang. I motsetning til fordelingsnøkler som brukes ved bilagsregistrering pr. transaksjon som gjøres automatposteringene på grunnlag av saldoen i hele bunten.  

Denne rutinen finner du i Global ved å gå på Rutiner / Diverse regnskap / Driftsmidler og avskrivning.    Denne rutinen er et hjelpemiddel for å gi oversikt over driftsmidler og avskrivninger, og den skal også være til hjelp for å lage avskrivninger.   Per i dag støttes kun lineære, regnskapsmessige avskrivninger i den automatiske rutinen. Rutinen er foreløpig kun knyttet til regnskapssiden av Visma Global, og benytter standard bilagsregistrering for manuell registrering av de ulike transaksjoner som tilhører et driftsmiddel.   For å komme i gang med rutinen: Informasjon om driftsmiddel, driftsmiddel gruppe, driftsmiddel saldogruppe og driftsmiddel parameter fylles inn på fane 2-5. Dette danner grunnlaget for forslaget som genereres på fane 1.   Sørg for at bilagsarter er opprettet under fane 5   Aktiver så driftsmiddel og fyll inn leverandørnummer   Gjør et innkjøp med bilagsart 8600, D 1230 (balansekonto under kontoinformasjon fane 2, den er ofte også 1280) og K Leverandør. Husk å legge inn driftsmiddel.   Ser så at driftsmiddelet oppdateres med anskaffelsesbeløp   Rutinen Avskrivning er ment som et hjelpemiddel for generering av avskrivninger for et eller flere driftsmidler.   Angi perioden du ønsker å beregne avskrivningene til. Hvilken dato rutinen setter som "fra" finner du god forklaring på i F1-hjelpen. Du kan gjøre en rekke begrensninger av hva som skal tas hensyn til i forslaget. Enten ved å angi det som et intervall, eller en bestemt driftsmiddelgruppe, saldokode og/eller driftsmiddel. Deretter genererer du forslaget ved å klikke "Generer forslag". Ønsker du at noen av linjene slettes fra forslaget, kan du markere linjen(e) og trykke på Delete-tasten.   På venstresiden kan du også velge bunt typen du ønsker, for så å velge "Generer bunt" og få generert en bunt av avskrivningsforslaget. Når bunten er ferdig generert, kan du gå til Rapportering / Journaler for å oppdatere bunten.   "Status og meldinger" viser status for rutinen og eventuelle meldinger hvis feil oppstår.   Mer utfyllende og generell informasjon om hele denne rutinen finner du i F1-hjelpen.

Det er mulig å få ut en fakturajournal til fil i Visma Global.

Til versjon 16.00 er det nå mulig å sette opp automatisk oppdatering av bunter. Den tidsstyrte jobben settes opp under Verktøy / Administrator rutiner / System / Satsvise rutiner tidsstyrt. Under Journaler finner du «Oppdater buntjournal».    Som standard vil den oppdatere kun klargjorte bunter. Dersom du ønsker å oppdatere alle bunter, så er det et nytt parameter under Verktøy / Firmainstillinger / Økonomi. Under Tilleggsinstillinger finner du en ny knapp «Satsvise rutiner». Som standard står det avkrysset for «Oppdater kun klargjorte bunter», men dersom du fjerner haken så vil alle bunter oppdateres automatisk når den tidsstyrte rutinen kjøres. Bunter som ikke går i null, eller av annen årsak feiler, vil ikke bli oppdatert.

Denne artikkel tar for seg hva som må gjøres i de forskjellige integrasjonene mot Visma Global dersom en klient skal bytte organisasjonsnummer og/eller endre kundeforhold.   Visma.net Autoinvoice I Visma.net AutoInvoice må firmaet med det nye organisasjonsnummeret registreres som et nytt firma i AutoInvoice, og deretter kobles mot ERP systemet (slik som en ny-registrering i AutoInvoice).    Visma.net tjenestene Her kan dere selv logge inn i Visma.net for å endre organisasjonsnummeret. Gå i Admin / Firmaer. Finn deretter det aktuelle selskapet og bytt ut gammelt organisasjonsnummer med nytt. For å endre kundeforhold må dere kontakte lisens (lisens@visma.com) som da kan flytte klientene over på nytt kundeforhold. Det skal da også vedlegges bekreftelse på at kundeforholdet skal flyttes.   Webfaktura Her kan dere selv logge inn i webfaktura for å endre organisasjonsnummer. Gå til Innstillinger / Mitt firma og legg inn nytt organisasjonsnummer.   For å endre kundenummer i Webfaktura må dere logge inn med en byråbruker. Gå til Byrå innstillinger / Byrå og bytt ut gammelt serienummer med nytt serienummer (kundenummer).

Når man fører et bilag som går over flere linjer, kan man aktivere en sjekk som vil regne ut at totalbeløpet for bilagsnummeret er i balanse.

Dessverre ser vi at noen brukere har utfordringer med aktivering av 2FA fra remitteringsbildet i Visma Global.   Dere får feilmelding: Loading 2FA. Årsaken kan være problemer med "embedded" (innebygde) sider i Global for Autopay, når de benyttes i kombinasjon med 2FA.  Disse sidene er bygd mot Internet Explorer.   Det jobbes med å erstatte Internet Explorer med Microsoft Edge. Forhåpentligvis blir dette implementert i versjon 15.10.   Workaround blir å logge inn i Visma.Net AutoPay i nettleser utenfor Visma Global.

På utskriftsprofilen på kundekortet i Visma Global, kan man styre om man vil ha utskrift til printer, annet medium eller ingen utskrift.

Hvordan glede revisor når årets revisjon skal gjennomføres?