DigitalBooker käyttövinkit

Epäaktiivisia käyttäjiä saa poistettua seuraavasti:   Mene kohtaan Käyttäjät, ja klikkaa vasemmalta alakulmasta rattaan kuvaa.    Valitse tästä aukeavasta valikosta alin, "Poista passiiiviset käyttäjät". Tämän jälkeen saat valittua haluatko poistaa käyttäjät, jotka ovat olleet passiivisia 1,2 vai 3 vuotta.      Ennen  käyttäjien poistamista, voit vielä estää yksittäisten käyttäjien poiston valitsemalla ne listasta. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset listaan, vahvista käyttäjien poisto klikkaamalla "Poista" .

Katso video-ohje käyttöoikeuksien määrittelemisestä

V oit lisätä/poistaa käyttäjäryhmistä käyttäjiä linkkaamalla  tietyn  älyryhmän tavalliseen ryhmään.

Yli 30 päivää tilapäisellä tilillä tehdyt varaukset anonymisoituvat automaattisesti. Varaustiedot, palvelutiedot ym. jäävät talteen, mutta asiakkaan henkilötiedot katoavat.   Esimerkiksi kalenterissa lukee hiustenleikkaus, mutta Maija Virtanen on nyt Anonymous Anonymous.       Tämä johtuu toukokuussa 2018 voimaan tulleesta tietosuojalaista (GDPR).    Kun tiedot ovat anonymisoitu, niitä EI ole enää mahdollista saada takaisin.   Asiakkaat, jotka ovat tehneet varauksen tilillä ja rekisteröityneet ajanvarausjärjetelmään, voidaan myös anonymisoida tarvittaessa Digital Bookerin admin-käyttäjän tilillä.

Ryhmäposti lähetetään järjestelmän valikossa Käyttäjät. Valitse ensin ryhmä jolle haluat lähettää viestin (tai valitse koko asiakasrekisteri)*. Vasemmassa alakulmassa on ratasvalikko, josta löytyy toiminto "Vie käyttäjät" ja "Lähetä tekstiviesti". Voit valita kenelle ryhmän käyttäjistä lähetät viestin (kaikki/ hyväksyy varaustiedot /hyväksyy markkinoinnin). Kopioi sähköpostiosoitteet tässä ikkunassa ja tuot ne edelleen omaan sähköpostiohjelmaan tai Mailchimpiin. Tekstariviestin lähetät suoraan järjestelmästä.   *Jos haluat lähettää kohdistettuja viestejä tietyille asiakkaillesi, luo ensin ryhmiä (esim. opiskelijat/eläkeläiset) tai älyryhmiä asiakasrekisterissä tarpeestasi riippuen ja lähetä viesti ryhmälle.   Katso webinaaritallenne DigitalBookerin markkinointityökaluihin liittyen:    

Mikäli haluat että työntekijä/käyttäjä näkee kirjautuessaan Digital Bookeriin ainoastaan kalenterinäkymän ja sen varaukset, voidaan muuttaa admin-käyttäjän oikeuksia.   Esimerkiksi hotellin yhteydessä on spa ja halutaan että respan työntekijät pääsevät katsomaan span ajanvarauksia. Heille voidaan perustaa Admin puolelle omat tunnukset josta he näkevät ainoastaan kalenterin ja varaukset, mutta eivät pääse muokkaamaan tai poistamaan varauksia.     Kun Admin käyttäjä on perustettu, voit mennä Hallinnan puolelle -> Käyttöoikeudet. Täältä voidaan valita mitä kyseinen Admin-käyttäjä pääsee näkemään tai muuttamaan.     Voit helposti muuttaa työntekijöidesi Admin oikeuksia vaihtamalla ylhäältä välilehdelle "Admin-käyttäjät". Jotta käyttäjä pääsee kirjautumaan Admin-puolelle, tulee hänellä olla vähintään yksi tähti.  

Asiakasryhmille voidaan asettaa esimerkiksi alennettuja hintoja tai tiettyjä hintoja halutulle tunnille/palvelulle. Asiakasryhmänä voi olla esim. kanta-asiakkaat jotka saavat jokaisesta palvelusta  5 €:n alennuksen.      Ryhmiin on helppo lisätä asiakkaita ja poistaminen käy helposti.  Lisätääksesi ryhmäkohtaisia hintoja luo ensin käyttäjäryhmä kohdasta käyttäjät -> Uusi ryhmä.     Mene sitten kohtaan Hallinta -> Palvelut -> Valitse palvelu -> Hinta -> Lisää hinta. Määrittele hinta ja muut tiedot haluamallasi tavalla ja valitse sitten käyttäjäryhmästä oikea ryhmä. Tämä hinta tarjotaan asiakkaalle kun hän on kirjautunut ja kuuluu kyseiseen käyttäjäryhmään. Käyttäjän voi lisätä ryhmään käyttäjän tiedoissa asiakasrekisterissä.     Voit lisätä haluamasi asiakkaan ryhmään milloin vain. Mene kohtaan Asiakkaat -> Valitse oikea asiakas -> Ota muokkaustila käyttöön -> Klikkaa päälle Ryhmät -kohdasta ja tallenna.

Määrittely onnistuu Www-näkymän kautta.

Tilien yhdistäminen tulee kyseeseen aina, jos henkilöllä on kaksi päällekkäistä tiliä.

Jos luot asiakkaalle tilin hänen puolestaan, sinun kannattaa aina luonnin yhteydessä klikata aktiiviseksi kohta "Lähetä tilitiedot sähköpostitse". Tällöin tieto tilin luonnista menee asiakkaalle sähköpostitse ja kyseinen meili sisältää linkin, jonka kautta asiakas voi hakea salasanan. Kun asiakkaalla on jo tili järjestelmässä, mutta ei salasanaa, hän hakee salasanan järjestelmän pääsivun "Unohtuiko salasana?" -toiminnolla.    

Varauskiellon asettaminen DigitalBookerissa.

Miksi asiakkaani tekemä varaus ei näy hänen tiedoissaan?

Kuinka   raportoida   ns. No Show -varaukset, eli varaukset joihin   asiakas   ei ole saapunut?

 Pääset vaihtamaan salasanasi hallintapuolella kohdasta "Vaihda salasana".

Kyseinen sähkäpostiosoite on jo käytössä järjestelmässä. 

Käyttäjät-valikon vasemmasta alakulmasta löytyy Uusi älyryhmä-valikko. Voit täältä luoda uuden älyryhmän, eli ryhmän joka täyttyy automaattisesti asiakkaista jotka täyttävät tietyt kriteerit, kuten esimerkiksi "Ikä 25-35v, sukupuoli nainen ja viimeksi kirjautunut yli 30 päivää sitten".   Luo älyryhmä "Uusi älyryhmä"-valikosta     Saat lisää hakukriteerejä klikkaamalla sinistä plussaa.

Etsin käyttäjää DigitalBookerista. Mitä tietoja tarvitsen? Käyttäjärekisteristä voi etsiä asiakkaita nimen, puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen perusteella.

Ratkaisu on rekisteröinti, jonka voi tehdä joko sinä tai asiakas. Mikäli asiakkaalla ei ole olemassaolevaa tiliä järjestelmässä, hän ei ole rekisteröitynyt.

Asiakkaan luominen DigitalBookeriin onnistuu helposti kolmella eri tavalla.