DigitalBooker käyttövinkit

  Huom! Kesällä 2020 tehdyn Schrems II -tuomion myötä Saksan Baijerin osavaltion tietosuojaviranomainen on todennut uutiskirjepalvelu Mailchimpin laittomaksi. Mailchimp on suosittu palvelu myös Suomessa, joten sen käyttäjien kannattaa nyt seurata tarkasti tekeekö Suomen tietosuojavaltuutettu linjausta palvelun laillisuudesta. Linkki Tietoviikon uutiseen: https://www.tivi.fi/uutiset/suositun-palvelun-kaytto-kiellettiin-saksassa-pian-sama-saatetaan-tehda-suomessakin/fa64adf4-0ae8-4765-8c34-680756b94c0c Jos et halua käyttää Mailchimpiä, voit luoda älyryhmiä joiden sähköpostiosoitteet on mahdollista kopioida työpöydälle tai viedä ne erilliseen tiedostoon ja käyttää muita palveluja sähköpostien lähetykseen. Ks. ohje Ryhmäsähköposti kaikille käyttäjille: https://community.visma.com/t5/DigitalBooker-kayttovinkit/Ryhmasahkopostin-lahettaminen-kaikille-kayttajille/ta-p/141600 Ohje Ryhmäposti lähetetään järjestelmän valikossa Käyttäjät. Valitse ensin ryhmä jolle haluat lähettää viestin (tai valitse koko asiakasrekisteri)*. Vasemmassa alakulmassa on ratasvalikko, josta löytyy toiminto "Vie käyttäjät" ja "Lähetä tekstiviesti". Voit valita kenelle ryhmän käyttäjistä lähetät viestin (kaikki/ hyväksyy varaustiedot /hyväksyy markkinoinnin). Kopioi sähköpostiosoitteet tässä ikkunassa ja tuot ne edelleen omaan sähköpostiohjelmaan tai Mailchimpiin. Tekstariviestin lähetät suoraan järjestelmästä.   *Jos haluat lähettää kohdistettuja viestejä tietyille asiakkaillesi, luo ensin ryhmiä (esim. opiskelijat/eläkeläiset) tai älyryhmiä asiakasrekisterissä tarpeestasi riippuen ja lähetä viesti ryhmälle.      

Varauskiellon asettaminen DigitalBookerissa.

Kun selaimeesi on tullut tällainen ilmoitus että salasanasi on vaarantunut Varaaheti.fi-sivustolla. Kyse voi olla että sinulla on helposti arvattava salasana.    Digitalbooker on palveluntarjoaja ja teidän pitäisi ottaa yhteyttä yritykseen kenen ajanvarausjärjestelmään olette rekisteröitynyt. Jokainen meidän asiakkaamme omistavat asiakasrekisterinsä.    Voitte tarkastaa teidän sähköpostistanne, kirjoittamalla noreply@digitalbooker.com, jos on tullut sähköposteja järjestelmästä johon olette rekisteröityneet.

Määrittely onnistuu Www-näkymän kautta.

 Pääset vaihtamaan salasanasi hallintapuolella kohdasta "Vaihda salasana".

Käyttäjät-valikon alta löytyy Uusi älyryhmä-valikko. Voit täältä luoda uuden älyryhmän, eli ryhmän joka täyttyy automaattisesti asiakkaista jotka täyttävät tietyt kriteerit. Esimerkissämme olemme halunneet tavoittaa asiakkaat, jotka ovat olleet 90 päivää ilman uusia varauksia tietyssä toimipisteessä.   Luo älyryhmä kohdasta Käyttäjät > Uusi älyryhmä   Saat lisää hakukriteerejä klikkaamalla sinistä plussaa.  

Asiakkaan luominen DigitalBookeriin onnistuu helposti kolmella eri tavalla.

Miksi asiakkaat eivät pysty itse peruuttamaan aikojaan vaikka yrittäisivät monta päivää   aiemmin?

Asiakasryhmille voidaan asettaa esimerkiksi alennettuja hintoja tai tiettyjä hintoja halutulle tunnille/palvelulle. Asiakasryhmänä voi olla esim. kanta-asiakkaat jotka saavat jokaisesta palvelusta/tunnista  esimerkiksi 5 €:n alennuksen.      Ryhmiin on helppo lisätä asiakkaita ja poistaminen käy helposti.  Lisätääksesi ryhmäkohtaisia hintoja luo ensin käyttäjäryhmä kohdasta käyttäjät -> Uusi ryhmä.       Mene sitten kohtaan Hallinta -> Palvelut -> Valitse palvelu -> Hinta -> Lisää hinta. Määrittele hinta ja muut tiedot haluamallasi tavalla ja valitse sitten käyttäjäryhmästä oikea ryhmä. Tämä hinta tarjotaan asiakkaalle kun hän on kirjautunut ja kuuluu kyseiseen käyttäjäryhmään. Käyttäjän voi lisätä ryhmään käyttäjän tiedoissa asiakasrekisterissä.       Voit lisätä haluamasi asiakkaan ryhmään milloin vain. Mene kohtaan Käyttäjät -> Valitse oikea asiakas -> Ota muokkaustila käyttöön -> Klikkaa päälle Ryhmät -kohdasta ja tallenna.   Ryhmiä voi luoda niin monta kuin haluat.

Mikäli haluat että työntekijä/käyttäjä näkee kirjautuessaan Digital Bookeriin ainoastaan kalenterinäkymän ja sen varaukset, voidaan muuttaa admin-käyttäjän oikeuksia.   Esimerkiksi hotellin yhteydessä on spa ja halutaan että respan työntekijät pääsevät katsomaan span ajanvarauksia. Heille voidaan perustaa Admin puolelle omat tunnukset josta he näkevät ainoastaan kalenterin ja varaukset, mutta eivät pääse muokkaamaan tai poistamaan varauksia.        Kun Admin käyttäjä on perustettu, voit mennä Asetukset välilehdelle -> Käyttöoikeudet. Täältä voidaan valita mitä kyseinen Admin-käyttäjä pääsee näkemään tai muuttamaan.     Voit helposti muuttaa työntekijöidesi Admin oikeuksia vaihtamalla ylhäältä välilehdelle "Admin-käyttäjät". Jotta käyttäjä pääsee kirjautumaan Admin-puolelle, tulee hänellä olla vähintään yksi tähti. Admin-käyttäjä ei tarvitse olla työntekijä.  

Epäaktiivisia käyttäjiä saa poistettua seuraavasti:   Mene kohtaan Käyttäjät, ja klikkaa vasemmalta alakulmasta rattaan kuvaa.    Valitse tästä aukeavasta valikosta alin, "Poista passiiiviset käyttäjät". Tämän jälkeen saat valittua haluatko poistaa käyttäjät, jotka ovat olleet passiivisia 1,2 vai 3 vuotta.      Ennen  käyttäjien poistamista, voit vielä estää yksittäisten käyttäjien poiston valitsemalla ne listasta. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset listaan, vahvista käyttäjien poisto klikkaamalla "Poista" .

Katso video-ohje käyttöoikeuksien määrittelemisestä

V oit lisätä/poistaa käyttäjäryhmistä käyttäjiä linkkaamalla  tietyn  älyryhmän tavalliseen ryhmään.

Yli 30 päivää tilapäisellä tilillä tehdyt varaukset anonymisoituvat automaattisesti. Varaustiedot, palvelutiedot ym. jäävät talteen, mutta asiakkaan henkilötiedot katoavat.   Esimerkiksi kalenterissa lukee hiustenleikkaus, mutta Maija Virtanen on nyt Anonymous Anonymous.       Tämä johtuu toukokuussa 2018 voimaan tulleesta tietosuojalaista (GDPR).    Kun tiedot ovat anonymisoitu, niitä EI ole enää mahdollista saada takaisin.   Asiakkaat, jotka ovat tehneet varauksen tilillä ja rekisteröityneet ajanvarausjärjetelmään, voidaan myös anonymisoida tarvittaessa Digital Bookerin admin-käyttäjän tilillä.

Tilien yhdistäminen tulee kyseeseen aina, jos henkilöllä on kaksi päällekkäistä tiliä.

Jos luot asiakkaalle tilin hänen puolestaan, sinun kannattaa aina luonnin yhteydessä klikata aktiiviseksi kohta "Lähetä tilitiedot sähköpostitse". Tällöin tieto tilin luonnista menee asiakkaalle sähköpostitse ja kyseinen meili sisältää linkin, jonka kautta asiakas voi hakea salasanan. Kun asiakkaalla on jo tili järjestelmässä, mutta ei salasanaa, hän hakee salasanan järjestelmän pääsivun "Unohtuiko salasana?" -toiminnolla.    

Miksi asiakkaani tekemä varaus ei näy hänen tiedoissaan?

Kuinka   raportoida   ns. No Show -varaukset, eli varaukset joihin   asiakas   ei ole saapunut?

Kyseinen sähkäpostiosoite on jo käytössä järjestelmässä.