DigitalBooker käyttövinkit

Järjestelmään pystyy luomaan omia käyttäjäryhmiään ja asettamaan niihin käyttäjiä. Käyttäjäryhmille voidaan asettaa erikoishintoja ja määritellä omia varausnäkymiä. HUOM! Käyttäjäryhmien ja käyttäjäryhmäkohtaisten hintojen luominen ei ole mahdollista Easy-versiossa!   Käyttäjäryhmän luonti Luo uusi käyttäjäryhmä kohdassa Käyttäjät-Uusi käyttäjäryhmä. Anna ryhmälle jokin yksilöivä nimi, esim. Opiskelijat, VIP-asiakkaat ym.    Voit lisätä asiakkaita käyttäjäryhmään ottamalla halutun käyttäjän muokkaustilaan, ja rastittamalla halutut käyttäjäryhmät. Muista tallentaa!   Luotu käyttäjäryhmä löytyy nyt kohdasta Käyttäjät-Käyttäjäryhmät. Klikkaamalla käyttäjäryhmää, nähdään listaus siihen käyttäjäryhmään kuuluvista asiakkaista.   Käyttäjäryhmä-kohtaiset hinnat Käyttäjäryhmäkohtaisia hintoja pystyy määrittelemään resursseille, palveluille, tuntityypeille sekä kursseille. Tämä onnistuu Hallinta > haluttu varaustyyppi > Hinta > Lisää hinta tai muokkaa olemassa olevaa > Käyttäjäryhmät kohdan kynä > Valitse halutut käyttäjäryhmät > Takaisin > Tallenna. Tämän jälkeen näihin käyttäjäryhmiin kuuluvilla käyttäjillä on voimassa asetettu hinta silloin, kun he ovat kirjautuneena sisään ja tekevät varauksen omalla käyttäjätilillään.       Varausnäkymän asettaminen näkyväksi vain tietylle käyttäjäryhmälle Käyttäjäryhmälle pystyy myös asettamaan tietyn varausnäkymän näkyväksi. Tämä onnistuu kohdasta Hallinta > Varausnäkymät > Näkyvä ainoastaan seuraaville käyttäjäryhmille. Tällä tavalla tietylle käyttäjäryhmälle voidaan asettaa esimerkiksi tietty palvelu varattavaksi siten ettei muut käyttäjät näe sitä tai pysty sitä varaamaan. Ohje tällaiseen toteutukseen löytyy täältä.     Asiakkaan liittyminen käyttäjäryhmään rekisteröinnin yhteydessä Asiakkaiden on myös mahdollista käyttäjätilin luonnin yhteydessä liittyä käyttäjäryhmään. Asiakas ei pysty itse vaikuttamaan  mihin käyttäjäryhmään liittyy, vaan se on ennalta määritelty ryhmä. Määritä, mihin käyttäjäryhmään on mahdollista liittyä kohdassa Www > Asetukset > Salli käyttäjän liittyä ryhmään rekisteröityessä.    

DigitalBookerin sisäänrakennetun evästekäytännön saa kytkettyä pois järjestelmän asetuksista. Evästeilmoitus on näkyvissä vain niiden asiakkaiden järjestelmissä, joilla on Googlen seurantapalveluita käytössä (tiedote aiheesta).   DigitalBookerin hallintapuolella valitaan ylävalikosta "Asetukset", jonka alta "Tiedot" -välilehti: Asetukset -> Tiedot -> Järjestelmäasetukset   Jonka jälkeen painetaan vielä "Muokkaa järjestelmäasetuksia" -nappia:

Vuoden 2023 alusta voimaan tullut EU-direktiivi (DAC7) valtuuttaa ja velvoittaa digitaaliset alustat keräämään tietoja heidän alustallaan toimivista myyjistä ja näiden toiminnasta. Vuodesta 2023 alkaen alustaoperaattorien on kerättävä tiedot välittämistään myynneistä ja vuokrauksista, joita digitaalisen alustan kautta tehdään.  Kerätyt tiedot on ilmoitettava Verohallinnolle viimeistään raportointikautta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Vuoden 2023 tiedot on siis ilmoitettava 2024 tammikuun loppuun mennessä.   Alustat ovat jatkossa velvoitettuja tunnistamaan kaikki myyjänsä, keräämään tietoja näiden toiminnasta, validoimaan ilmoitetut tiedot ja raportoimaan ne vuosittain veroviranomaisille. Kerättäviä myyntitietoja ovat esimerkiksi tulot alustalla ja mahdolliset komissiot tai muut maksut.   Raportoitavat olennaiset toimet Olennaisella toimella tarkoitetaan jotakin seuraavista vastiketta vastaan suoritettavista toimista:   1. Asuin- ja liikehuoneistojen, pysäköintipaikkojen sekä kiinteän omaisuuden antaminen vuokralle (esim. kokoustilat, saunat) Olennainen toimi on asuin- ja liikehuoneistojen, pysäköintipaikkojen, kaikenlaisen kiinteän omaisuuden tai näiden osan antaminen vuokralle. Vuokra-ajan pituudella ei ole merkitystä, ratkaisevaa on vastikkeellisuus. Omaisuuden omistus- tai hallintatavalla ei ole merkitystä. Siirrettävien rakennusten ja rakennelmien sekä veneiden osalta ratkaisevaa on niiden käyttötarkoitus. 2. Henkilökohtainen palvelu (esim.personal trainer-tunnit, fysioterapia, parturi-kampaamo, laulutunnit) Henkilökohtaisella palvelulla tarkoitetaan palvelua, jonka yhteydessä yksi tai useampi henkilö tekee itsenäisesti tai yksikön puolesta työtä, josta maksetaan ajan tai tehtävän perusteella, ja se tehdään käyttäjän pyynnöstä. Lain soveltamisalan ulkopuolelle jää esimerkiksi pääsyn antaminen valmiiseen online-kurssiin, Youtube -videoon tms., joka on toteutettu ilman kenenkään nimenomaista pyyntöä. 3. Tavaroiden myynti Tavaralla tarkoitetaan mitä tahansa aineellista hyödykettä ja omaisuutta. Tavaroiden myynti on olennainen toimi, kun ne ylittävät myyjällä raportointikauden aikana 2 000 euroa ja myyntejä on vähintään 30 kpl. 4. Liikennevälineen antaminen vuokralle (esim auto, sup-lauta, kanootti) Liikennevälineellä tarkoitetaan mitä tahansa kulkuvälinettä, jolla voidaan liikkua tai kuljettaa paikasta toiseen. Näitä ovat esimerkiksi auto, moottoripyörä, vene, helikopteri ja polkupyörä.   Myyjä Alustaoperaattoreiden tiedonantovelvollisuudesta annetun lain 2 §:n mukaan myyjällä tarkoitetaan olennaisen toimen suorittavaa, alustalle rekisteröityä alustan käyttäjää, joka on luonnollinen henkilö tai yksikkö.   Poikkeuksen alainen myyjä Poikkeuksen alaisella myyjällä tarkoitetaan myyjää, jota Suomeen raportoivan alustaoperaattorin ei tarvitse ilmoittaa Verohallinnolle. Alustaoperaattoreiden tiedonantovelvollisuudesta annetun lain 2 §:n mukaan poikkeuksen alaisia myyjiä ovat: julkisen vallan yksikkö, sellainen yksikkö tai sen lähiyksikkö, jonka osakkeilla käydään säännöllisesti kauppaa vakiintuneilla arvopaperimarkkinoilla (pörssiin listautunut yhtiö), yksikkö, joka on raportointikauden aikana vuokrannut saman alustaoperaattorin mahdollistamana kiinteistökokonaisuutta yli 2 000 kertaa, myyjä, joka on raportointikauden aikana suorittanut saman alustaoperaattorin mahdollistamana vähemmän kuin 30 tavaran myyntiä, jos myynneistä maksettujen tai hyvitettyjen vastikkeiden kokonaismäärä on enintään 2 000 euroa.   Vastike Kyseessä on lain tarkoittama olennainen toimi ainoastaan silloin, kun olennainen toimi on suoritettu vastiketta vastaan. Alustaoperaattoreiden tiedonantovelvollisuudesta annetun lain 2 §:n mukaan vastikkeella tarkoitetaan missä tahansa muodossa olevaa korvausta, josta on vähennetty raportoivan alustaoperaattorin pidättämät tai perimät maksut, palkkiot tai verot. Rahallisen korvauksen lisäksi vastike voi olla esimerkiksi myyjälle suoritettavaa palvelua, myyjälle annettavaa tavaraa taikka maksua virtuaali- tai muussa kuin jonkin valtion takaamassa valuutassa eli niin sanotussa fiat-valuutassa.   Direktiivin vaatimien tietojen täyttö Digitalbookerissa DAC7-direktiivin vaatimat tiedot tulee täyttää Digitalbookeriin Asetuksissa DAC7-välilehdellä (Asetukset-DAC7).    Perustiedot Perustiedot-välilehdellä määritetään käyttötapa. Tällä määritellään se, onko raportoitava yksikkö koko järjestelmä, työntekijä vai toimipiste. Mikäli järjestelmässä on esimerkiksi 3 toimipistettä jotka ovat omia y-tunnuksiaan, valitse Toimipiste. Esimerkiksi parturi-kampaamossa taas jokaisella työntekijällä voi olla oma y-tunnus, vaikka kaikkien palvelut olisivatkin varattavissa samasta järjestelmästä. Tässä tapauksessa valitse Työntekijä. Nämä valinnat määrittävät millainen yritysrakenne on missä olennaisia toimia tarjotaan. Valitse Ei käytössä, jos raportoitavia olennaisia toimia ei ole, tai myyjä on määritelty poikkeuksen alaiseksi myyjäksi.    Tässä kohdassa määritetään myös, harjoittaako yritys kiinteän omaisuuden vuokrausta. Valitse kyllä, jos tarjoat asuin- ja liikehuoneistojen, pysäköintipaikkojen sekä kiinteän omaisuuden antamista vuokralle.   Yritystiedot Käytettäessä koko järjestelmää yrityksenä täytetään yrityksen tiedot automaattisesti sen mukaisesti, mitä on määritelty kohdassa Asetukset-Tiedot.  Toimipisteitä ja työntekijöitä yrityksenä käytettäessä Oletustiedot-kohta täytetään automaattisesti, toimipiste- ja työntekijäkohtaiset tiedot tulee täyttää manuaalisesti.     Kiinteä omaisuus Jos yritys harjoittaa kiinteän omaisuuden vuokrausta, tulee kiinteät omaisuudet luoda Uusi kiinteä omaisuus-painikkeesta. Omaisuudelle annetaan tarvittavat tiedot, ja valitaan alasvetovalikosta kiinteän omaisuuden tyyppi, esim. Toimisto, Siirrettävä rakennus, Pysäköintipaikka tai -alue. Aiemmin luotua kiinteää omaisuutta voidaan muokata valitsemalla muokattava kiinteä omaisuus alasvetovalikosta.   Resurssit Resurssit-välilehdellä valitaan resurssit, joihin liittyy olennaisia toimia. Esim. jos vuokrataan liikennevälineitä tulee resurssin tyypiksi valita Vuokrattavat liikennevälineet. Kiinteää omaisuutta vuokrattaessa tulee tyypiksi valita kiinteä omaisuus, joka on ensin luotu Kiinteä omaisuus-välilehdellä.   Palvelut, tunnit ja kurssit Palvelut, tunnit ja kurssit-välilehdillä tulee valita kaikki palvelut, tunnit ja kurssit, jotka ovat olennaisia toimia. Tyypiksi valitaan Henkilökohtainen palvelu.   HUOM! Katso tästä vielä webinaarimme aiheesta:   https://youtu.be/a8nQ2b7Cb2c 

Alennuskoodit ovat ilmainen lisäosa. Voit määrittää alennuskoodin valitsemillesi palveluille, tunneille tai resursseille. Asiakkaasi voi syöttää alennuskoodin varauksen yhteydessä. Alennuskoodiin voidaan asettaa käyttökerrat, ja hinnanalennus voi olla prosentuaalinen tai ennalta määritelty summa. Hinnat-toiminto tulee olla otettuna käyttöön ennen alennuskoodien käyttöönottoa. Alennuskoodit saat otettua käyttöösi kohdasta Asetukset-App Store-Alennuskoodit. HUOM! Alennuskoodit ovat mahdollisia vain kirjautuneille käyttäjille, eivätkä ne käy Easy-versiossa!   Alennuskoodin luonti Alennuskoodin saat luotua kohdasta Asetukset-Alennuskoodit-Uusi alennuskoodi. Anna alennuskoodille nimi esim. Juhannusale, ja määritä koodi esim. JUSSI23. Koodissa on sallittu ainoastaan kirjaimet, numerot ja merkit - ja _. Määrittele myös koodin voimassaoloaika, alennuksen määrä ja onko se prosentuaalinen vai euromääräinen. Valitse myös mihin toimipisteisiin alennuskoodi käy, sekä käyttökertojen määrä. Muista tallentaa!   Määrittele myös mihin palveluihin/tunteihin/resursseihin alennuskoodi käy ottamalla alennuskoodi muokkaustilaan ja valitsemalla haluamasi Palvelut, Tunnit ja Resurssi-välilehdiltä, ja muista tallentaa muutokset.     Alennuskoodien käyttö Alennuskoodi syötetään varauksen luonnin yhteydessä Alennuskoodi-kenttään. Kun alennuskoodi on hyväksytty, voidaan aika varata ja/tai maksaa.   Varausvahvistuksessa on näkyvissä annetun alennuksen määrä ja lopullinen alennettu hinta.   Alennus on nähtävillä myös suoraan varaukselta Kalenteri-näkymässä Tiedot-välilehdellä kohdassa Hinta.     Seuranta Alennuskoodien käyttöä voidaan tarkastella Käytöt-välilehdeltä ottamalla haluttu alennuskoodi muokkaustilaan, tai kohdassa Tilastot-Alennuskoodit.