DigitalBooker käyttövinkit

Järjestelmään pystyy luomaan omia käyttäjäryhmiään ja asettamaan niihin käyttäjiä. Käyttäjäryhmille voidaan asettaa erikoishintoja ja määritellä omia varausnäkymiä. HUOM! Käyttäjäryhmien ja käyttäjäryhmäkohtaisten hintojen luominen ei ole mahdollista Easy-versiossa!   Käyttäjäryhmän luonti Luo uusi käyttäjäryhmä kohdassa Käyttäjät-Uusi käyttäjäryhmä. Anna ryhmälle jokin yksilöivä nimi, esim. Opiskelijat, VIP-asiakkaat ym.    Voit lisätä asiakkaita käyttäjäryhmään ottamalla halutun käyttäjän muokkaustilaan, ja rastittamalla halutut käyttäjäryhmät. Muista tallentaa!   Luotu käyttäjäryhmä löytyy nyt kohdasta Käyttäjät-Käyttäjäryhmät. Klikkaamalla käyttäjäryhmää, nähdään listaus siihen käyttäjäryhmään kuuluvista asiakkaista.   Käyttäjäryhmä-kohtaiset hinnat Käyttäjäryhmäkohtaisia hintoja pystyy määrittelemään resursseille, palveluille, tuntityypeille sekä kursseille. Tämä onnistuu Hallinta > haluttu varaustyyppi > Hinta > Lisää hinta tai muokkaa olemassa olevaa > Käyttäjäryhmät kohdan kynä > Valitse halutut käyttäjäryhmät > Takaisin > Tallenna. Tämän jälkeen näihin käyttäjäryhmiin kuuluvilla käyttäjillä on voimassa asetettu hinta silloin, kun he ovat kirjautuneena sisään ja tekevät varauksen omalla käyttäjätilillään.       Varausnäkymän asettaminen näkyväksi vain tietylle käyttäjäryhmälle Käyttäjäryhmälle pystyy myös asettamaan tietyn varausnäkymän näkyväksi. Tämä onnistuu kohdasta Hallinta > Varausnäkymät > Näkyvä ainoastaan seuraaville käyttäjäryhmille. Tällä tavalla tietylle käyttäjäryhmälle voidaan asettaa esimerkiksi tietty palvelu varattavaksi siten ettei muut käyttäjät näe sitä tai pysty sitä varaamaan. Ohje tällaiseen toteutukseen löytyy täältä.     Asiakkaan liittyminen käyttäjäryhmään rekisteröinnin yhteydessä Asiakkaiden on myös mahdollista käyttäjätilin luonnin yhteydessä liittyä käyttäjäryhmään. Asiakas ei pysty itse vaikuttamaan  mihin käyttäjäryhmään liittyy, vaan se on ennalta määritelty ryhmä. Määritä, mihin käyttäjäryhmään on mahdollista liittyä kohdassa Www > Asetukset > Salli käyttäjän liittyä ryhmään rekisteröityessä.    

Käyttämällä asiakastyytyväisyyskyselyä voit saada asiakkailtasi arvokasta palautetta yrityksesi toiminnasta. Kyselyn tulosten avulla voit kehittää ja parantaa palvelua, ja reagoida mahdollisiin ongelmatilanteisiin. Tyytyväiset asiakkaat myös palaavat todennäköisemmin uudestaan, ja suositusten avulla voit saada lisää asiakkaita.   “Automaattinen asiakastyytyväisyys” -lisäosa voidaan ottaa käyttöön DigitalBookerin asetuksista (Asetukset > AppStore). Lisäosa on maksuton.     Asiakastyytyväisyyskysely lähetetään palvelun toteutumisen jälkeen sähköpostilla asiakkaille, joiden palveluvaraus on vahvistettu ja palvelu tapahtunut edellisen 24 tunnin aikana. Asiakas voi arvostella saamansa palvelun asteikoilla 1-4 ja lähettää myös kirjallisen palautteen palvelusta sähköpostitse. Huom! Kysely lähtee vain asiakkaille, jotka ovat luoneet käyttäjätilin ja hyväksyneet sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit. Uutena ominaisuutena on nyt mahdollista pyytää asiakkailta palautetta, joka näkyy yrityksesi Google arvosteluissa. Toimipisteen tietoihin voidaan lisätä toimipisteen Googlen Place ID -tunniste. Näin asiakkaalle lähtevään tyytyväisyyskyselyyn saadaan linkki Googlen arvostelu-palveluun. Asiakkaan tulee siis vielä erikseen käydä lisäämässä palaute Googlen arvostelu-palveluun Google-arvosteluja voivat jättää vain neljä tähteä palvelulle antaneet asiakkaat.   Mistä saan Google Place ID:?   Ensin teidän tulee mennä https://developers.google.com/maps/documentation/places/web-service/place-id osoitteeseen. Lisää toimipisteesi sijainti kartan päällä olevaan tekstikenttään Kartalle ilmestyy paikkamerkki. Kopioi Place ID -tunnisteen merkkijono ja lisää se toimipisteen tietoihin (Hallinta > toimipisteet). Miltä kysely näyttää asiakkaille?   Palautekysely lähetetään asiakkaille joiden varaus on vahvistettu ja jotka ovat hyväksyneet sähköpostin (markkinointi). Palautekysely lähetetään automaattisesti 24h varauksen jälkeen. Asiakkaat saavat sähköpostin joka sisältää linkin palautekyselyyn. Tämän jälkeen asiakastyytyväisyyskyselyissä neljä tähteä antaneella asiakkaalla on mahdollisuus antaa arvostelu myös kätevästi linkin kautta Googlessa. Google-arvostelun asiakas voi antaa tähtinä ja kirjallisena. Palautteet näkyvät yrityksesi Google hauissa ja voit hallinnoida niitä Google Yritysprofiili -tilillä (https://www.google.com/business/) Asiakastyytyväisyys-palautteet Digitalbookerissa   DigitalBookerissa asiakastyytyväisyys-palautteet ovat nähtävillä sekä asiakkaan varauksen tiedoissa että Tilastot > Asiakastyytyväisyyskysely -sivulla. Tilastoissa näkee kokonais asiakastyytyväisyyden ja myös työntekijä kohtaisen. Halutessaan tiettyä palvelua koskevan, automaattisesti lähtevän kysely-viestin voi myös poistaa, ennen kuin se on lähetetty. Tämä onnistuu Käyttäjät-sivulta, asiakkaan tiedoista Viestit -välilehdeltä.      

Tähän voi olla syynä se että olet kirjautunut Digitalbookeriin Visma Connectin kautta. Tällöin et pääse muokkaamaan Käyttäjät-välilehdeltä esimerkiksi sähköpostiasi tai nimeäsi.    Pääset kumminkin tekemään muutoksia kirjautumalla Visma Connectiin Jos et muista salasanaasi, niin pääset sieltä myös tilaamaan uuden salasanasi.   Jos käy kumminkin niin ettet pääse kirjautumaan Visma Connectiin, pyydämme teitä laittamaan meille tukeen viestiä osoitteeseen helpdesk@passeli.com

Jos selaimeesi on tullut ilmoitus salasanasi vaarantumisesta varaaheti-fi-sivustolla, on kyse usein liian helposti arvattavasta salasanasta.   Digitalbooker on palveluntarjoaja ja sinun tulisi ottaa yhteyttä suoraan siihen yritykseen, jonka ajanvarausjärjestelmään olet rekisteröitynyt. Jokainen meidän asiakkaamme omistaa itse oman asiakasrekisterinsä. Voit etsiä yrityksen tiedot, jolle varauksen olet tehnyt, sähköpostistasi hakemalla lähettäjän noreply@digitalbooker.com viestejä. Näin voit löytää mahdollisesti saamasi varausvahvistuksen.

Yli 30 päivää tilapäisellä tilillä tehdyt varaukset anonymisoituvat automaattisesti. Varaustiedot, palvelutiedot ym. jäävät talteen, mutta asiakkaan henkilötiedot katoavat.   Esimerkiksi kalenterissa lukee hiustenleikkaus, mutta Maija Virtanen on nyt Anonymous Anonymous.       Tämä johtuu toukokuussa 2018 voimaan tulleesta tietosuojalaista (GDPR).    Kun tiedot ovat anonymisoitu, niitä EI ole enää mahdollista saada takaisin.   Asiakkaat, jotka ovat tehneet varauksen tilillä ja rekisteröityneet ajanvarausjärjetelmään, voidaan myös anonymisoida tarvittaessa Digital Bookerin admin-käyttäjän tilillä.

DigitalBookerissa on useampi ominaisuus jolla voit tuoda tietoja tai viedä tietoja ulos ohjelmasta erilliseen tiedostoon.

Voit lisätä/poistaa käyttäjäryhmistä käyttäjiä linkkaamalla tietyn älyryhmän tavalliseen ryhmään.

Asiakasryhmille voidaan asettaa esimerkiksi alennettuja hintoja tai tiettyjä hintoja halutulle tunnille/palvelulle. Asiakasryhmänä voi olla esim. kanta-asiakkaat jotka saavat jokaisesta palvelusta/tunnista  esimerkiksi 5 €:n alennuksen.      Ryhmiin on helppo lisätä asiakkaita ja poistaminen käy helposti. Lisätääksesi ryhmäkohtaisia hintoja luo ensin käyttäjäryhmä kohdasta käyttäjät -> Uusi ryhmä.       Mene sitten kohtaan Hallinta -> Palvelut -> Valitse palvelu -> Hinta -> Lisää hinta. Määrittele hinta ja muut tiedot haluamallasi tavalla ja valitse sitten käyttäjäryhmästä oikea ryhmä. Tämä hinta tarjotaan asiakkaalle kun hän on kirjautunut ja kuuluu kyseiseen käyttäjäryhmään. Käyttäjän voi lisätä ryhmään käyttäjän tiedoissa asiakasrekisterissä.       Voit lisätä haluamasi asiakkaan ryhmään milloin vain. Mene kohtaan Käyttäjät -> Valitse oikea asiakas -> Ota muokkaustila käyttöön -> Klikkaa päälle Ryhmät -kohdasta ja tallenna.   Ryhmiä voi luoda niin monta kuin haluat.

Ei tarvitse. Voit kuitenkin halutessasi aktivoida kyseisen asetuksen helposti.

  Huom! Kesällä 2020 tehdyn Schrems II -tuomion myötä Saksan Baijerin osavaltion tietosuojaviranomainen on todennut uutiskirjepalvelu Mailchimpin laittomaksi. Mailchimp on suosittu palvelu myös Suomessa, joten sen käyttäjien kannattaa nyt seurata tarkasti tekeekö Suomen tietosuojavaltuutettu linjausta palvelun laillisuudesta. Linkki Tietoviikon uutiseen: https://www.tivi.fi/uutiset/suositun-palvelun-kaytto-kiellettiin-saksassa-pian-sama-saatetaan-tehda-suomessakin/fa64adf4-0ae8-4765-8c34-680756b94c0c Jos et halua käyttää Mailchimpiä, voit luoda älyryhmiä joiden sähköpostiosoitteet on mahdollista kopioida työpöydälle tai viedä ne erilliseen tiedostoon ja käyttää muita palveluja sähköpostien lähetykseen. Ks. ohje Ryhmäsähköposti kaikille käyttäjille: https://community.visma.com/t5/DigitalBooker-kayttovinkit/Ryhmasahkopostin-lahettaminen-kaikille-kayttajille/ta-p/141600 Ohje Ryhmäposti lähetetään järjestelmän valikossa Käyttäjät. Valitse ensin ryhmä jolle haluat lähettää viestin (tai valitse koko asiakasrekisteri)*. Vasemmassa alakulmassa on ratasvalikko, josta löytyy toiminto "Vie käyttäjät" ja "Lähetä tekstiviesti". Voit valita kenelle ryhmän käyttäjistä lähetät viestin (kaikki/ hyväksyy varaustiedot /hyväksyy markkinoinnin). Kopioi sähköpostiosoitteet tässä ikkunassa ja tuot ne edelleen omaan sähköpostiohjelmaan tai Mailchimpiin. Tekstariviestin lähetät suoraan järjestelmästä.   *Jos haluat lähettää kohdistettuja viestejä tietyille asiakkaillesi, luo ensin ryhmiä (esim. opiskelijat/eläkeläiset) tai älyryhmiä asiakasrekisterissä tarpeestasi riippuen ja lähetä viesti ryhmälle.      

Määrittely onnistuu Www-näkymän kautta.

Tilien yhdistäminen tulee kyseeseen aina, jos henkilöllä on kaksi päällekkäistä tiliä.

Jos luot asiakkaalle tilin hänen puolestaan, sinun kannattaa aina luonnin yhteydessä klikata aktiiviseksi kohta "Lähetä tilitiedot sähköpostitse". Tällöin tieto tilin luonnista menee asiakkaalle sähköpostitse ja kyseinen meili sisältää linkin, jonka kautta asiakas voi hakea salasanan. Kun asiakkaalla on jo tili järjestelmässä, mutta ei salasanaa, hän hakee salasanan järjestelmän pääsivun "Unohtuiko salasana?" -toiminnolla.    Voit myös luoda asiakastilin kun lisäät asiakasta tunnille tai varaat asiakkaalle palvelun. Huomioithan että pitää olla asiakkaalta lupa että saat luoda hänelle käyttäjätilin.      

Varauskiellon asettaminen DigitalBookerissa.

Miksi asiakkaani tekemä varaus ei näy hänen tiedoissaan?

Kuinka raportoida ns. No Show -varaukset, eli varaukset joihin asiakas ei ole saapunut?

 Pääset vaihtamaan salasanasi hallintapuolella kohdasta "Vaihda salasana".