Zou graag mogelijkheid krijgen om logging in te zien van het verzenden van aanvullende (of notificatie) mail vanuit een workflow (eventueel opgenomen in de audittrail).
Bij meldingen dat ontvanger geen mail ontvangen heeft kan beheerder niet aantonen dat deze wel verzonden is.
Als deze info bij de servicedesk opgevraagd wordt (de info is dus wel beschikbaar), kan dit nagekeken worden maar slechts periode van 6 dagen in het verleden. Dit is ook wel erg kort.
Wij lossen dit nu op - wat omslachtig en niet het mooiste maar is wel een oplossing tot Raet dit heeft gerealiseerd- door altijd een Wordbijlage mee te sturen bij een mail. Dan wordt er namelijk wel gelogd. De bijlage heeft als naam Logdocument en als de bijlage wordt geopend staat daarin:
Dit document is als bijlage toegevoegd aan de mutatie om e-mailverzending te kunnen loggen.
Prima idee! Recentelijk helaas ook meegemaakt en bleek een template tegengehouden te worden door Visma-Raet in de virusscanner. Maar voordat je daar achter komt ben je wel 2 maanden verder.
Volgens mij heb ik dit jaren geleden al als idee geopperd. Intussen lossen wij het op door altijd een zgn 'logdocument' te laten meesturen met een mail vanuit een workflow. Templates worden namelijk wel gelogd, en daardoor kunnen wij in ieder geval zien, dat de mail is verstuurd. Wij moeten nu wel regelmatig het PDOL opschonen en alle logdocumenten verwijderen. Het mooiste is inderdaad wanneer alle mails worden gelogd, ongeacht of er een bijlage bij zit of niet.
Als toevoeging zou ik dan ook in de logging het e-mailadres willen zien waarnaar de mail is verstuurd, want:
- medewerkers vergeten dat ze een ander e-mailadres bij 'mijn voorkeur' hebben opgegeven
- bij het inrichten van wordkflows kan wel eens een typefoutje in een vast adres sluipen
Gezien de vele likes op al deze posts is er een grote behoefte aan logging van de e-mail verzending. Echter in geen van deze items een bijdrage van een @Anonymous -member.
De status van dit idee is geüpdatet naar ‘In onderzoek’ en er is een relevant label toegevoegd. Reden hiervoor is dat we in 2022 volop zijn begonnen met Youforce clean up ideeën. Voor Self Service hebben we meer dan 600 verschillende ideeën bekeken en beantwoord.
Om een weloverwogen antwoord te kunnen geven op dit idee combineren we dit met vergelijkbare ideeën met hetzelfde label. Voorbeelden van deze categorieën zijn:
Autorisatie en roltoewijzing
E-mail
Inzet formulier
Koppeling Personeelsdossier
We zullen de aankomende maanden gaan bepalen of we een dergelijke categorie kunnen toevoegen aan de roadmap voor Self Service. Zodra we dat hebben bepaald zullen we dit idee een definitieve status geven. Dit kan dus zowel ‘realisatie waarschijnlijk’ worden maar ook ‘afgewezen’.
Kan je hier al iets meer over zeggen? Er worden meer en meer mails verzonden vanuit de processen en al helemaal in combinatie met actieve signaleringen. Aan kunnen tonen dat een mail verzonden is (misschien zelfs met optie om nogmaals te versturen), is echt toegevoegde waarde voor beheer.
Het gaat inderdaad vooral over de mails die vanuit de flow verzonden worden via optie "Aanvullende E-mail" maar eigenlijk is dit voor alle mailtjes gewenst. Dus ook notificatie en informeren mails.
Voor de Informeren mails hebben wij een beperking zitten dat wij er maximaal 1 sturen per 24 uur, om te voorkomen dat gebruikers continu mails ontvangen. Logt de gebruiker tussentijds in en gaat hij naar Self Service, dan wordt die timer gereset. Het doel van die mails is immers om gebruikers er op te wijzen dat er iets staat in hun Inbox/Te doen, omdat zij dit anders zouden missen.
Bovendien geldt hier net als bij Notificatie verzenden, dat er diverse zaken geregeld moeten zijn om ook daadwerkelijk te mail te ontvangen: het e-mailadres van de gebruiker moet bekend zijn, dit kan afwijkend zijn opgegeven via Mijn Voorkeur, en is afhankelijk van of deze mails geforceerd aan staan voor de gebruikersgroep onder Beheer > Systeem > Instellingen > E-mail.
Ook is de lijst van potentiële ontvangers erg lang bij Informeren, of bij Notificatie ontvangen met veel activiteiten.
Derhalve wil ik voorstellen om het onderzoek te beperken tot de aanvullende email, en als wij dat kunnen realiseren, wij daarna de uitbreiding kunnen onderzoeken. Enerzijds helpt dit met de scope en daarmee de haalbaarheid, anderzijds verwacht ik ook dat daar de meeste nuances en belangen liggen.
door
Marjet(Bijgewerkt 26-03-202409:38doorMarjet)
Een workaround met een logdocument vind ik persoonlijk omslachtig in beheer, niet gebruiksvriendelijk maar boven alles zou ik graag willen weten aan wie de mails verzonden zijn.
Dus niet alleen "medewerker" of "manager", maar een gebruikersnaam en liefst ook e-mailadres. In onze situatie is het zo dat er regelmatig meerdere managers op een afdeling staan, die allemaal een aanvullende email moeten ontvangen, maar we krijgen regelmatig melding dat iemand hem niet ontvangen heeft (wel belangrijk voor het proces). We kunnen nu nergens zien aan wie de e-mail uitgestuurd is.
@Marjet , mee eens. We lopen er ook vaak tegenaan, dat medewerkers in 'Mijn voorkeur' een ander e-mailadres opgeven. Ze zijn vergeten dat ze dat hebben gedaan, wijzigen hun privé mailadres en de mails komen niet meer aan. Als het dan belangrijk is, melden ze, dat ze geen mail hebben ontvangen. Er komt dan wel een foutmelding bij de P&O-Servicedesk, maar sommige privé-mailadressen zijn zo vreemd, die zijn niet te herleiden naar een persoon. Het is dus heel wenselijk als het e-mailadres er bij staat, zodat wij ook aan de 'klager' kunnen melden naar welk adres de mail is verzonden.
Wanneer medewerkers menen, dat ze geen mail hebben ontvangen, verwijzen wij altijd naar 'Mijn voorkeur' om daar te kijken welk adres ze hebben opgegeven. 9 van de 10 keer is het probleem dan opgelost.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika