Mijn Communities
Help
Walter Hol
CONTRIBUTOR ***

Logging van verzenden aanvullende mail uit workflow

door Walter Hol (Bijgewerkt ‎31-03-2023 09:57 door Remco te Ronde VISMA )
Status: In onderzoek

Zou graag mogelijkheid krijgen om logging in te zien van het verzenden van aanvullende (of notificatie) mail vanuit een workflow (eventueel opgenomen in de audittrail). 

 

Bij meldingen dat ontvanger geen mail ontvangen heeft kan beheerder niet aantonen dat deze wel verzonden is. 

 

Als deze info bij de servicedesk opgevraagd wordt (de info is dus wel beschikbaar), kan dit nagekeken worden maar slechts periode van 6 dagen in het verleden. Dit is ook wel erg kort.

18 Opmerkingen
Jeroen Coret
CONTRIBUTOR ***
door Jeroen Coret

Zou heel welkom zijn als dit beschikbaar komt!

Wim Boogaard
CHAMPION *
door Wim Boogaard

Helemaal mee eens. Deze info moet bij ons als professionals beschikbaar zijn, zodat er betere bediening van de klant kan zijn. 

John Muijs
CONTRIBUTOR ***
door John Muijs

Top idee Walter. Zou helemaal mooi zijn als het in het archief op te roepen is.

Jan_Laurijsen
CHAMPION *
door Jan_Laurijsen

Sluit me hier bij aan. Zeer welkome aanvulling.

Ellie van der Heide
CHAMPION **
door Ellie van der Heide

Wij lossen dit nu op - wat omslachtig en niet het mooiste maar is wel een oplossing  tot Raet dit heeft gerealiseerd-  door altijd een Wordbijlage mee te sturen bij een mail. Dan wordt er namelijk wel gelogd. De bijlage heeft als naam Logdocument en als de bijlage wordt geopend staat daarin: 

Dit document is als bijlage toegevoegd aan de mutatie om e-mailverzending te kunnen loggen.

Walter Hol
CONTRIBUTOR ***
door Walter Hol

Dank voor je aanvulling Ellie. Blijft work around en wat mij betreft niet de gewenste oplossing. Maar ik heb dit toch ook maar zo in gebruik genomen.

L Weegenaar
CONTRIBUTOR ***
door L Weegenaar

Prima idee! Recentelijk helaas ook meegemaakt en bleek een template tegengehouden te worden door Visma-Raet in de virusscanner.  Maar voordat je daar achter komt ben je wel 2 maanden verder. 

John KVK
CONTRIBUTOR **
door John KVK

Goed idee, vooral vanuit een service gedachte, hiermee zal dat zeker beter worden

Gea Bussink-Veerbeek
CHAMPION ***
door Gea Bussink-Veerbeek

Volgens mij heb ik dit jaren geleden al als idee geopperd. Intussen lossen wij het op door altijd een zgn 'logdocument' te laten meesturen met een mail vanuit een workflow. Templates worden namelijk wel gelogd, en daardoor kunnen wij in ieder geval zien, dat de mail is verstuurd. Wij moeten nu wel regelmatig het PDOL opschonen en alle logdocumenten verwijderen. Het mooiste is inderdaad wanneer alle mails worden gelogd, ongeacht of er een bijlage bij zit of niet.

Als toevoeging zou ik dan ook in de logging het e-mailadres willen zien waarnaar de mail is verstuurd, want:

- medewerkers vergeten dat ze een ander e-mailadres bij 'mijn voorkeur' hebben opgegeven

- bij het inrichten van wordkflows kan wel eens een typefoutje in een vast adres sluipen

Gea Bussink-Veerbeek
CHAMPION ***
door Gea Bussink-Veerbeek

Zie ook 

- Re: E-mails niet verzonden vanuit workflow - Visma Community

Overzicht verstuurde e-mails vanuit Self Service (... - Visma Community

- Inzicht in verstuurde e-mails vanuit de workflow (... - Visma Community

 

Gezien de vele likes op al deze posts is er een grote behoefte aan logging van de e-mail verzending. Echter in geen van deze items een bijdrage van een   @Visma -member. 

 

door Remco te Ronde
Status changed to: Status: In onderzoek
 
door Christiaan Sluis
Status changed to: Status: In onderzoek

De status van dit idee is geüpdatet naar ‘In onderzoek’ en er is een relevant label toegevoegd. Reden hiervoor is dat we in 2022 volop zijn begonnen met Youforce clean up ideeën. Voor Self Service hebben we meer dan 600 verschillende ideeën bekeken en beantwoord.

 

Via ‘Nieuws’ verstrekken we regelmatig informatie over de ontwikkelingen van Self Service, zoals in de laatste 4e Algemene update PD Self Service.

 

Om een weloverwogen antwoord te kunnen geven op dit idee combineren we dit met vergelijkbare ideeën met hetzelfde label. Voorbeelden van deze categorieën zijn:

  • Autorisatie en roltoewijzing
  • E-mail
  • Inzet formulier
  • Koppeling Personeelsdossier

 

We zullen de aankomende maanden gaan bepalen of we een dergelijke categorie kunnen toevoegen aan de roadmap voor Self Service. Zodra we dat hebben bepaald zullen we dit idee een definitieve status geven. Dit kan dus zowel ‘realisatie waarschijnlijk’ worden maar ook ‘afgewezen’.

ZGV-Louis
CHAMPION *
door ZGV-Louis

Dat zou mooi zijn.

Ook call aanmaken help niet. Zij kunnen ook niet zien of het verstuurd is. Dus als idee is dit goed.

Walter Hol
CONTRIBUTOR ***
door Walter Hol

Hoi @Remco te Ronde,

Kan je hier al iets meer over zeggen? Er worden meer en meer mails verzonden vanuit de processen en al helemaal in combinatie met actieve signaleringen. Aan kunnen tonen dat een mail verzonden is (misschien zelfs met optie om nogmaals te versturen), is echt toegevoegde waarde voor beheer.

 

 

door Christiaan Sluis

Hoi @Walter Hol,

 

In dit geval is er nog geen technisch onderzoek gedaan. Wij erkennen het belang ervan maar hebben te maken (gehad) met andere prioriteiten.

 

Klopt mijn aanname dat dit (met name) van belang is bij Additionele emails?

Walter Hol
CONTRIBUTOR ***
door Walter Hol

Het gaat inderdaad vooral over de mails die vanuit de flow verzonden worden via optie "Aanvullende E-mail" maar eigenlijk is dit voor alle mailtjes gewenst. Dus ook notificatie en informeren mails.

Gea Bussink-Veerbeek
CHAMPION ***
door Gea Bussink-Veerbeek

@Christiaan Sluis Het gaat ons om alle e-mails die vanuit de workflows verzonden worden. 

door Christiaan Sluis

@Walter Hol en  @Gea Bussink-Veerbeek ,

Voor de Informeren mails hebben wij een beperking zitten dat wij er maximaal 1 sturen per 24 uur, om te voorkomen dat gebruikers continu mails ontvangen. Logt de gebruiker tussentijds in en gaat hij naar Self Service, dan wordt die timer gereset. Het doel van die mails is immers om gebruikers er op te wijzen dat er iets staat in hun Inbox/Te doen, omdat zij dit anders zouden missen.

 

Bovendien geldt hier net als bij Notificatie verzenden, dat er diverse zaken geregeld moeten zijn om ook daadwerkelijk te mail te ontvangen: het e-mailadres van de gebruiker moet bekend zijn, dit kan afwijkend zijn opgegeven via Mijn Voorkeur, en is afhankelijk van of deze mails geforceerd aan staan voor de gebruikersgroep onder Beheer > Systeem > Instellingen > E-mail.

Ook is de lijst van potentiële ontvangers erg lang bij Informeren, of bij Notificatie ontvangen met veel activiteiten.

 

Derhalve wil ik voorstellen om het onderzoek te beperken tot de aanvullende email, en als wij dat kunnen realiseren, wij daarna de uitbreiding kunnen onderzoeken. Enerzijds helpt dit met de scope en daarmee de haalbaarheid, anderzijds verwacht ik ook dat daar de meeste nuances en belangen liggen.