Kennisbank Visma.net HRM

Een oud collega komt toch weer terug! Dat is heel fijn. Nu nog even registreren in Visma.net HRM.   Wordt er een medewerker nieuw ingevoerd, maar was deze al eerder werkzaam geweest binnen het bedrijf? Door te controleren op BSN werd dit duidelijk gemaakt aan de gebruiker die de medewerker invoert. Omdat deze controle op bsn niet meer toegestaan is wordt deze controle vervangen. De combinatie van geboortedatum en na(a)m(en) kan ook heel goed gebruikt worden om te identificeren of de medewerker al bestaat. Daarom wordt vanaf release 1.138.00 deze vervangende oplossing geimplementeerd.    Lees hierover meer in de bijlage aan dit artikel.

Release 1.137.16 - 7 Februari    In deze update worden de minimumloonschalen van de CAO Primair Onderwijs bijgewerkt. 

In deze releaseupdate zijn 3 aanpassingen gedaan:   - Gewijzigde doelgroep pNPS  - Nieuwe AOW leeftijd geimplementeerd - Autorisaties officiele documenten aanpepast

Als beheerder kan het handig zijn om een overzicht te hebben van alle gebruikers binnen de organisatie die werken met de software van Visma. Hiervoor is nu het self service portaal Authentication Settings beschikbaar. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten. Wanneer je een authenticatie beleid wilt instellen dat afwijkt van het door Visma ingestelde standaardbeleid, dan zijn hiervoor nu mogelijkheden beschikbaar.   In dit artikel laten we zien hoe gebruik gemaakt kan worden van de basisfunctionaliteit. De basisfunctionaliteit maakt het mogelijk om vanuit Authentication Settings een lijst met alle beschikbare gebruikers op te vragen binnen een bepaald domein (tab Gebruikers) waarbij gebruikersgegevens direct bewerkt kunnen worden (voornaam, achternaam, e-mailadres, land, taal). Ook is er informatie te vinden wanneer een gebruiker voor het laatst ingelogd is en het aantal keer dat een gebruiker in een bepaalde applicatie heeft ingelogd.   De beheerder krijgt tevens uitgebreide informatie te zien over het wachtwoord en de tweestapsverificatie (2FA)-opties van de desbetreffende gebruiker. Ook kan hij vanuit het venster gebruikers een aantal acties uitvoeren, zoals;   Verzenden reset wachtwoord e-mail (Send reset password e-mail) Genereer een eenmalig wachtwoord (Generate a one-time password) Genereer een eenmalige 2FA-backupcode (Generate a one-time emergency code) De verantwoordelijke medewerker kan via de volgende stappen toegang krijgen tot de Authentication Settings service. Voor Visma.net-gebruikers kan de Authentication Settings service op bedrijfsniveau worden ingeschakeld via Visma.net Admin. Dit kan voor ieder willekeurig bedrijf geactiveerd worden, dit kan dus ook een testbedrijf zijn.    Hierna kan op gebruikersniveau de rol Authentication administrator worden toegekend waarna de gebruiker rechten zal krijgen tot Authentication Settings.   De verantwoordelijke medewerker kan nu inloggen in Visma Home waar de tegel Authentication Settings zichtbaar is geworden. Om gebruik te maken van de functionaliteit moet via Authentication Settings een domein geregistreerd worden. Na het registreren van het domein is de hierboven beschreven basisfunctionaliteit direct beschikbaar..    Wanneer je gebruik wilt maken van de geavanceerde opties zoals Single Sign-On dan kan een koppeling met een eigen identiteitsprovider opgezet worden op de tab Single Sign-On. Lees hierover meer in de volgende veelgestelde vraag. Let op: deze geavanceerde opties zijn niet gratis.   Binnen het portaal in het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden hoe het domein vastgelegd en geverifieerd kan worden, deze is ook beschikbaar via de volgende link.

Medewerkers op andere afdelingen een contract/uitbreiding geven   Middels een extra functiegroep (in onderstaand voorbeeld de manager), kan een extra contract en/of uitbreiding vastgelegd worden voor iedere medewerker in het bedrijf.    Hoe dit werkt wordt beschreven in het artikel hieronder.   Als manager mag je allerlei gegevens van je eigen afdeling zien. Naast de manager rechten heeft de gebruiker ook de rechten via de functiegroep 'contract aanmaken'. In deze groep staan alleen de rechten voor de sectie Contract algemeen en actie contract aanmaken.   Inrichting De functiegroep daarvoor is als volgt in te richten:         Door in de gebruikersgroep DAA gehele organisatie aan te geven dat de functiegroep contract maken bij alle afdelingen kan komen, kan de manager alle medewerkers zien.  Wanneer het niet voor alle afdelingen nodig is, is het wellicht handiger een aparte gebruikersgroep aan te maken.  Daarin kun je bijvoorbeeld alleen de teams van de organisatie of scholen aanvinken en bijvoorbeeld staf en bestuursafdelingen uitsluiten.   De manager ziet alleen contract algemeen en kan alleen de namen van medewerkers zien. Dit zou verder niet anders moeten zijn als hoe zij nu al gewend zijn om te werken in veel gevallen.   Resultaat In onderstaande voorbeeld is de manager ingelogd van Afdeling Inkoop:  Wanneer je op contract staat zie je alle afdelingen:     En probeer je bijv. de persoonlijke gegevens in te zien, dan zie je alleen de eigen afdeling: Als je naar de actie nieuw contract ga, kan je van alle geautoriseerde afdelingen medewerkers selecteren. Het lukt ook om een contract aan te maken:     Van belang is wel dat de manager/indiener het juiste contract pakt (bijvoorbeeld het hoofdcontract bij een uitbreiding, ipv een andere uitbreiding). 

Releasenotes Visma.net HRM 1.137.04 22 december 2022   In deze update zijn de volgende wijzigingen: - Het toewijzen van stappen in een actie aan een andere gebruiker dan de initiatiefnemer  - Loonheffingskorting in mutatieformulier aangepast

In release 1.137 is het actie overzicht beschikbaar gesteld.   Er zijn 2 video's beschikbaar. In deze video wordt het actie overzicht in een notendop uitgelegd. In deze video wordt uitgebreider uitgelegd hoe het actie overzicht werkt.   Deze kunnen gebruikt worden om te delen met de gebruikers zodra zij de autorisatie voor het overzicht ontvangen hebben.   

Release notes Mobiele App  Visma.Net HRM  versie 9.5 (Android) / 9.6 (IOS)   Er is een update van de mobiele app.  In deze update:   Ondersteuning van meerdere bestandstypen als bijlage bij een declaratie Diverse kleine bugs opgelost

Releasenotes Visma.net HRM v.1.137.01- datum 20 december 2022   In deze update:   Diverse kleine verbeteringen in het actie overzicht Vaste uren en deeltijdfactor weer beschikbaar wanneer rooster niet in gebruik is

Definitieve Releasenotes Visma.net HRM v 1.137 17 December 2022

In de release notes 1.137.00 werd in hoofdstuk Applicatiebeheer > Bedrijfsinstellingen melding gemaakt van de nieuwe functionaliteit Gescande handtekeningen en bedrijfslogo als samenvoegvelden.  Er was sprake van een pilot waaraan een beperkt aantal klanten meededen. In de loop van 7 november komt deze functionaliteit nu voor iedereen beschikbaar. Doelgroep: Deze functionaliteit kan voordelen bieden voor bijv. administratiekantoren en service centers. Vooral wanneer er sprake is van een centrale inrichting van sjablonen in Visma.net HRM, die vervolgens gebruikt wordt door meerdere onderliggende bedrijven. Werkinstructie: Het gebruik van samenvoegvelden voor de bedrijfslogo en digitale handtekening heeft een afwijkende werkwijze. Daarom is er hierbij een werkinstructie toegevoegd. Lees deze voordat je deze nieuwe functionaliteit gaat gebruiken.

De module duurzame inzetbaarheid in Visma.Net HRM is momenteel alleen beschikbaar voor de sector Onderwijs. De handleiding bestaat uit 2 delen: Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Inrichtingsmogelijkheden Deze beschrijft hoe je de module kunt configureren om deze op de eigen mogelijkheden te laten aansluiten. Als je reeds de module in gebruik hebt, kun je deze ook naslaan om te begrijpen hoe of waarom het systeem zich op een bepaalde manier gedraagt. Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Acties & Scenario's Deze handleiding is er vooral op gericht hoe je bepaalde zaken moet bewerkstelligen, bijv. wat te doen voor een nieuwe medewerker, wat te doen als de uren per week wijzigt, wat te doen bij uitdiensttreding, en meer. Tevens wordt het proces beschreven dat opgestart moet worden aan het einde van het budgetjaar. Dit document is een groei document. Het zal op basis van feedback periodiek worden aangevuld met nieuwe onderwerpen en zonodig worden verbeterd en/of verduidelijkt.  

Definitieve Releasenotes Visma.net HRM v 1.136.00 1 Oktober 2022

Een vernieuwde, korte beschrijving van de eenvoudige contractinitialisatie.

Releasenotes Visma.net HRM 1.136.03 22 oktober 2022.   De onderwerpen in deze release update zijn: - Er zijn 10 extra mutatieformulier sjablonen beschikbaar - Bij officiele documenten de upload knop beschikbaar - Omschrijving van actie layout wijzigingen - Knop toevoegen bij keuzelijsten in alle gevallen beschikbaar - Aanmaken inhuurcontract zonder belastingstap mogelijk - Aanpassing in Vervangingsplanner API gegevens

Algemene informatie Je vindt de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie heeft als primair doel het uitvoeren van een personeels- en salarisadministratie. Deze applicatie legt geen restricties op voor het registreren van persoonsgegevens. De doelbinding kan daarom per organisatie verschillen. Bewaartermijnen De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn afhankelijk van de doelbinding. Vanuit Visma Raet wordt er een standaard uitgeleverd, maar u kunt hiervan afwijken. Het is niet mogelijk om de bewaartermijn van fiscale gegevens (contractgegevens, salaris, declaraties,adres etc.) te wijzigen. Deze staat vast op 7 jaar. De bewaartermijnen van documenten in E-dossier kunt u instellen in Onderhoud virtuele mappen.  De bewaartermijnen van de overige gegevens stelt u in via Applicatiebeheer >Verwijder gegevens > Instellingen.   Recht op vergetelheid Binnen deze applicatie zijn medewerkers en hun dienstverbanden/contracten te verwijderen. Raadpleeg de in dit kader relevante wet- en regelgeving om te bepalen of de persoonsgegevens mogen worden verwijderd en wanneer dit mag. Het verwijderen van persoonsgegevens (medewerkers en dienstverbanden) uit deze applicatie kan consequenties hebben voor externe partijen. Toegang tot gegevens Deze applicatie is voor alle gebruikers binnen een organisatie. Als nieuwe gebruikers moeten worden aangemaakt of als gebruikers geen toegang meer mogen hebben tot de applicatie, is hun autorisatie via Visma.net Admin aan te maken of te beëindigen. Functiegroepen: In deze functiegroepen worden de rechten bepaald voor alle werknemers en managers en kan er bepaald worden wie wat waar mag inzien en wijzigen. In een functiegroep definieert u de autorisatie voor alle gebruikers die in deze groep geplaatst worden. U bepaalt de functiegroep vanuit de functies/rol binnen de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: werknemer, manager, salarisadministrateur en opleidingscoördinator. Per functie/rol maakt u een functiegroep. Een medewerker met meerdere rollen, krijgt meerdere functiegroepen.  Gebruikersgroepen: Via de gebruikersgroep geeft u een gebruiker rechten om van een beperkt aantal organisatorische eenheden de gegevens te tonen.  DAA: DAA staat voor Department Authorization Awareness functies. Wanneer bij DAA ‘Actief’ is aangevinkt dan betekent dit dat de betreffende functie afdelingsgevoelig is gemaakt en dat alleen leden van gebruikersgroepen met rechten op een afdeling voor die afdeling de functionaliteit mogen gebruiken. Autorisatie op persoonsniveau is ook mogelijk. Deze autorisatie werkt op alle gegevens.  De volgende overzichten zijn beschikbaar en worden hierna toegelicht: Gebruikers per functie Dit overzicht laat per selecteerde functie zien welke gebruikers hiervoor geautoriseerd zijn.  Gebruikers per gebruikersgroep Dit overzicht laat de naam, werknemersnummer (als deze er is), aanmeldingsnaam en gebruikersnummer zien van de gebruikers binnen de geselecteerde gebruikersgroep.  Autorisatie per functiegroep Dit overzicht laat de geautoriseerde functies zien per geselecteerde functiegroep. Hierin staan de functies, functie-id’s, omschrijving en er wordt onderscheid gemaakt tussen ‘Mijzelf/Mijn Talent’ en ‘Anderen/Talent’.  Autorisatie per gebruiker Dit overzicht laat zien aan welke functie- en gebruikersgroepen geselecteerde gebruiker is toegevoegd. Gebruikers Dit overzicht toont van gebruikers de volledige naam, superuser: ja/nee, gebruikersnummer, aanmeldingsnaam, domeinnaam, e-mailadres en naam en nummer van de gekoppelde werknemer. Vervallen gebruikers kunnen eruit gefilterd worden door ‘Exclusief vervallen gebruikers’ aan te vinken.  Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan interne partijen. nvt Externe partijen Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen. UWV Belastingdienst Onderliggende documenten Handleiding autorisaties Verwijderen gegevens ex-werknemers Verwijder één medewerker

Releasenotes Visma.net HRM 1.136.01 11 oktober 2022.   In deze release worden de salarisschalen uit de nieuwe CAO Bestuurders Funderend Onderwijs beschikbaar gemaakt (PO+VO bestuurders).