Op 6 januari staat er een update gepland waarin de nieuwste salarisschalen voor de CAO primair en voortgezet onderwijs 2023-2024 worden geïmplementeerd. Inclusief in deze aankondiging zijn de releasenotes HRM 1.141.04 en de brondocumentatie voor de CAO-schalen. Deze update zal een automatische salarisaanpassing uitvoeren zodat het salaris bij de betreffende medewerkers gecorrigeerd wordt.
Release notes Mobiele App Visma.Net HRM versie 10.0 Android / IOS
Het heeft even geduurd, maar daar is hij dan: de nieuwe app versie 10.0!
In deze update:
Nieuw logo bij openen
Brandstoftype bij kilometerdeclaratie
Technische verbeteringen
Aankondigingen toekomstige app release
In deze release komt de volgende :
Verlof Verlof Setting We hebben een nieuwe verlofinstelling geïntroduceerd: 'Verlofdefinities die in boekgroepen worden gebruikt verbergen'. Als dit selectievakje is ingeschakeld, worden alle verlofdefinities die al bestaan in een boekgroep verborgen voor de gebruiker in het scherm Verlofaanvraag. Deze nieuwe instelling staat standaard op inactief.
Ook in deze versie zijn 4 ondersteuningsitems opgelost.
Raadpleeg de bijgevoegde release-opmerkingen voor meer informatie.
Releasenotes Visma.net HRM 1.140.11 11 November 2023
In deze release komt de volgende oplossing:
oplossing voor E-Dossier verwijzing i.c.m. Digitaal ondertekenen
notificaties bij afwijzing of verlopen tekenproces
document omschrijving bij nieuw ondertekend document
ondertekend document mailen via Workflow Plus
Zie in de bijlage de volledige releasenotes.
BRIN voor Bovenschoolse aanstellingen Tot op heden gebruiken besturen voor de BRIN van een bovenschoolse aanstelling diverse werkwijzen, zoals:
1. gebruik een van de reguliere BRIN’s van het bestuur
2. gebruik een niet-bestaande BRIN (niet officieel uitgegeven)
3. gebruik een dummy BRIN (een BRIN in formaat XX99 i.p.v. 99XX)
Wanneer je werkwijze 1 hanteert, dan kun je dat gewoon blijven doen. Anders is hetgeen hieronder is beschreven van groot belang om te voorkomen dat DUO de OWP gegevenslevering voor die medewerkers zal afkeuren.
DUO hanteert voor de nieuwe manier van aanleveren van de OWP gegevens (via een API) strengere controles aangaande de BRIN. De BRIN moet bij DUO bekend zijn als zijnde een geldige BRIN bij het schoolbestuur. Tegelijkertijd maakt DUO het mogelijk om voor bovenschoolse medewerkers de BRIN achterwege te laten (de BRIN mag leeg gelaten worden). Dit laatste geldt echter niet voor het Vervangingsfonds; deze vereist nog steeds dat een aanstelling (=contract) gekoppeld is aan een BRIN. Om te zorgen dat de gegevenslevering aan DUO (en voor PO ook aan het Vervangingsfonds) goed verloopt, adviseren wij het volgende voor de BRIN van een bovenschoolse aanstelling:
Gebruik alleen bovengenoemde werkwijze 1 of werkwijze 3
Gebruik niet langer werkwijze 2
Aanvullende toelichting op werkwijze 3 - dummy BRIN Dit is een BRIN in omgekeerd formaat (bijv. AB01) i.p.v. het reguliere formaat (bijv. 01AB). Visma.NET kan zo’n dummy BRIN herkennen en zal dan in de gegevenslevering naar DUO dit gegeven leeg poetsen (om zo te voldoen aan de vereisten van DUO). Voor PO: let op i.v.m. het Vervangingsfonds: vraag de helpdesk van het Vervangingsfonds om een dummy BRIN uit te geven voor het bestuur. Zonder deze afstemming zal het Vervangingsfonds de gegevenslevering niet accepteren. Voor VO geldt dat het je vrij staat om zelf een dummy BRIN te bedenken.
Verlof Consolidatie van de opgebouwde rechten over contracten heen. Extra functie voor consolidatie verlof.
Wanneer een werknemer verlofrechten over meerdere contracten heeft geconsolideerd, wordt de vervolgkeuzelijst “Contract” automatisch standaard ingesteld op “Alle contracten” Dan worden de totalen van de rechten voor alle geconsolideerde contracten weergegeven.
Deze update brengt verbeteringen in de manier waarop het indiensttredingsformulier omgaat met de verschillende rooster instellingen die mogelijk zijn in Applicatiebeheer - Organisatie - Bedrijf. Het sluit nu beter aan bij de manier van omgaan met roosters zoals je gewend bent in de sectie werktijden.
Duurzame inzetbaarheid (EDU)
Met deze update komt een nieuwe optie beschikbaar om alle uren uit de budgetaanvraag in een keer te kunnen overhevelen naar de Verlofmodule (in plaats van hiervoor het bestedingsschema te volgen).
In deze update is een probleem opgelost in de takenlijst voor AK-bedrijven waarbij de gebruiker na voltooiing van een taak niet naar het juiste bedrijf werd teruggestuurd.
Het systeem stuurt de gebruiker nu terug naar de takenlijst in het bedrijf van waaruit de gebruiker de taak heeft gestart.
In deze update zijn wijzigingen aangebracht op de volgende onderdelen:
De functionaliteit 'Betermelding annuleren' is nu beschikbaar.
Vanaf deze update sturen we gedeeltelijk hersteld-meldingen naar de arbodienst voor alle actieve contracten.
Meer details hierover zijn terug te vinden in de hoofdrelease 1.140.00
In deze update zijn wijzigingen aangebracht op de volgende onderdelen:
- Indienst formulier - adres
- Tabblad velden nieuw contract zichtbaar in actie nieuwe werknemer
- Nieuw contractscherm: roostervelden
- Eigen overzicht
Het zijn verschillende acties, maar ze hebben allemaal dezelfde pictogram.
Bij het inrichten van acties en workflow plus processen kun je aangeven dat ze op het startscherm moeten komen. Daarbij kun je een pictogram kiezen. Voorheen was het aantal beschikbare pictogrammen wat beperkt. Daardoor kon het zijn dat je 1 bepaalde pictogram voor verschillende acties moest gebruiken.
Inmiddels is het aantal pictogrammen uitgebreid naar 50 verschillende types.
Hoog tijd dus om deze nog eens aan te passen, als dat niet al is gedaan!
Pictogram selecteren
Een andere pictogram kiezen bij een actie, hoe doe ik dat?
Een aantal pictogrammen zijn standaard en kunnen niet worden aangepast. Bijvoorbeeld bij Ziekmelden, of Taken.
Bij de acties in persoonsgegevens kun je de pictogram kiezen bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Soorten aanstellingen & acties. Kies de actie die je wilt aanpassen.
Onder Workflow actie zie je de optie Snel starten Talent. Daar kun je een pictogram kiezen en eventueel aanpassen. Let op, het kan zijn dat je dit voor meerdere soorten aanstellingen moet doen voor de betreffende actie.
Als de nieuwe pictogram is geselecteerd wordt deze zichtbaar op het startscherm.
Als de actie in Workflow plus is ingericht kan het vanuit die module worden aangepast.
Ga hiervoor naar Workflow plus - Onderhoud - Procedures en kies een procedure waarvoor je de pictogram wilt wijzigen.
Onder Opties voor starten procedure is ook hier ‘Snel starten Talent’ beschikbaar. Dit is alleen zichtbaar als de procedure gestart kan worden vanuit 1 of meerdere modules.
Hier kan eventueel het pictogram gewijzigd worden.
Persoonsgegevens
Salarisschalen PO en VO
Per 1 juli zijn de salarisschalen voor PO en VO gewijzigd. Deze schalen zijn bijgewerkt en bij de medewerkers is een herberekening gedaan.
Gedetailleerde informatie op werknemersniveau kun je terugzien bij Persoonsgegevens - Overzichten - Automatische salarisaanpassingen.
Conversies
De PO participatieschalen worden geconverteerd naar schaal categorie OOP schaal 0001 volgens onderstaande tabel.
De instroomschalen stonden onder schaal categorie PO Leraren. Dit zijn schalen 0001, 0002 en 0003. Deze instroomschalen worden 1-op-1 geconverteerd naar schaal categorie OOP, de schalen 0001, 0002 en 0003 en bijbehorende trede.
Beide conversies zijn gebaseerd op de informatie die we van de PO raad hebben ontvangen.
Aantal tredes per schaal opgehoogd
Het maximale getal van een trede binnen een salarisschaal was 99. Daardoor konden er maximaal 99 tredes worden aangemaakt. Dit is nu verhoogd naar 999 tredes.
Voor administratiekantoren kan dit nodig zijn om voor alle bestuurders een aparte trede aan te kunnen maken.
Automatisch aanpassen roosternaam
Vanaf release 1.140.00 worden nieuwe werknemer roosters opgeslagen met als roosternaam het aantal uren per dag. De vorige naam was ‘rooster op werknemerniveau’.
Om een overzicht te kunnen maken van alle roosters is het belangrijk dat ook alle huidige roosternamen worden aangepast. In deze releaseupdate zijn alle vorige namen ‘Rooster op werknemerniveau’ aangepast naar de nieuwe roosternamen.
Ik zoek dat ene salariscomponent voor ouderschapsverlof die ik altijd gebruik. Welke was dat ook alweer?
Er moeten overuren worden ingevoerd, maar als ik zoek op ‘uren’ krijg ik bijna 100 resultaten.
Er zijn ontzettend veel salariscomponenten beschikbaar. Maar het aantal salariscomponenten dat je regelmatig invoert zal beperkt zijn.
Wist je dat het mogelijk is een verkorte lijst te maken van salariscomponenten?
Verkorte keuzelijst inrichten
De verkorte lijst met salariscomponenten kan als volgt worden ingericht.
Ga naar Applicatiebeheer - Algemene definities - Keuzelijsten.
Hier is een apart kopje beschikbaar: Salaris Componenten. Daaronder staan de verschillende soorten salariscomponenten gegroepeerd. Alleen salariscomponenten die op dit moment of in de toekomst actief zijn worden hier getoond. Vink ‘toon historische salariscomponenten’ aan om ook salariscomponenten te tonen die niet meer actief zijn.
Kies een lijst, bijvoorbeeld vaste salariscomponenten. Dan komt de lijst met beschikbare salariscomponenten naar voren. Ook kan er worden gezocht naar een specifiek salariscomponent. Vink elk component aan die in de verkorte lijst terecht moet komen.
Alleen de salariscomponenten die in de verkorte lijst naar voren moeten komen hoeven te worden aangevinkt.
Als er bij geen van de salariscomponenten een vinkje aanstaat is er dus geen inrichting voor de verkorte lijst. De optie wordt dan ook niet getoond in het zoekscherm van het salariscomponent.
Verkorte keuzelijst gebruiken
Wanneer de optie is aangezet, komt er een nieuwe optie beschikbaar in het zoekscherm van salariscomponenten: Toon alle componenten. Deze staat standaard uitgevinkt. Daarmee zoekt de gebruiker standaard alleen in de voorgeselecteerde salariscomponenten. Een beperkte set aan salariscomponenten is nu zichtbaar.
Door het vinkje aan te zetten bij ‘Toon alle salariscomponenten’ kiest een gebruiker ervoor om wel te zoeken in alle salariscomponenten. Deze instelling wordt voor de gebruiker onthouden. Het is dus niet nodig dit vinkje elke keer aan of uit te zetten bij het opnieuw openen van het zoekscherm.
Voor gebruikers die gewend waren direct het salariscomponent in het veld in te voeren is er niets veranderd. Dit blijft gewoon mogelijk.
In het E-dossier is veel informatie op het scherm te zien.
Zowel in het overzicht wordt informatie getoond als bij acties, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een document.
Maar niet alle informatie is even relevant. Wellicht staan er velden aan die nooit gebruikt worden.
Instellingen velden E-dossier
Het is mogelijk om per kolom aan te geven of je dit wilt weergeven/gebruiken. Dit wordt ingericht op bedrijfsniveau. Als je dit aanpast is het direct van toepassing voor alle gebruikers.
Niet gebruikte velden kunnen worden uitgevinkt bij EDossier - Onderhoud - Instellingen bij ‘Velden weergeven in E-Dossier’.
Dit maakt het overzicht en het uitvoeren van acties in het E-dossier direct wat gebruiksvriendelijker!
Het lukt niet om in te loggen in de app! Dit kan uiteraard verschillende oorzaken hebben. Soms komt dat doordat de gebruikersnaam niet juist is ingevoerd.
In de app van Visma.net HRM moeten eenmalig een aantal gegevens worden ingevuld.
Vervolgens is het mogelijk met een pincode in te loggen.
De inloggegevens worden vanuit de uitnodiging verstrekt aan de medewerkers.
Later kunnen zij altijd hun inloggegevens opvragen in Visma.net HRM bij Mijn Instellingen - Pincode voor Mobiel.
De gebruikernaam is standaard de Domeinnaam\Naam gebruiker. Een voorbeeld kan zijn: ODP\MariekeBos. Maar de gebruikersnaam kan ook uit een cijfercode bestaan.
Het kan soms lastig zijn deze gegevens te onthouden of over te nemen.
Wist je dat het ook mogelijk is om bij gebruiker het e-mailadres van de Visma.net gebruiker in te geven?
Dit werkt dus alleen als de gebruiker ook een account heeft op Visma.net HRM. Dit account is terug te vinden bij Applicatiebeheer - Autorisatie - Gebruikers.
Deze tip kun je doorgeven aan je collega’s als je merkt dat het invoeren van de gebruikersnaam regelmatig tot (invoer)issues leidt. Ook kun je dit opnemen in het uitnodigingsbericht.
Tip: Zie voor mogelijke inlog issues en oplossingen dit artikel in de community.
Wat vervelend, een collega heeft zich ziekgemeld. De ziekmelding moet uiterlijk om 9 uur ‘s ochtends worden doorgegeven aan de manager of HR.
Jullie willen graag bijhouden of dit inderdaad is gedaan.
In de vorige tips & tricks werd beschreven hoe je op werknemer of contractniveau eigen velden kunt configureren en vullen.
Maar wist je dat dit ook mogelijk is in de module Verzuim?
Ook bij het registreren van een ziekmelding kan het fijn zijn als je daar extra gegevens kunt uitvragen. Ook hier zijn eigen velden in te richten.
Vrije velden in Verzuim
Vrij veld inrichten
Bij Verzuim - Onderhoud - Vrije velden kun je vrije velden inrichten. Klik rechts op vrije velden en je ziet een aantal beschikbare, vrij in te richten velden.
Klik op het pennetje van het type veld dat je wilt gebruiken.
Er zijn datumvelden, numerieke velden en alfanumerieke velden.
Het veld geef je een naam. Wil je gebruik maken van een keuzelijst? Vink dit dan aan en klik op de knop Onderhoud keuzelijst om de beschikbare opties in te geven.
Zet het veld vervolgens op In gebruik.
Het veld is nu ingericht.
Vrij veld beschikbaar maken
Het veld is nu niet automatisch overal zichtbaar. Waar en wanneer het veld tevoorschijn moet komen bepaal je in de verzuimdefinitie.
Ga naar Verzuim - Onderhoud - Definities.
Kies de definitie waarin je het veld wilt gebruiken. Wil je dit bij meerdere verzuimdefinities? Herhaal dan deze stap later voor de andere verzuimdefinties.
Kies het tabblad Velden.
Je ziet nu een lange lijst met velden. Het nieuwe veld staat meestal onderaan.
Zet het vinkje aan bij ‘Gebruikt’ om het veld actief te maken. Vervolgens kies je per actie (de kolommen) of je het veld verplicht wilt laten vullen, optioneel wilt laten vullen, wilt weergeven of verbergen.
Vervolgens zal het veld bij de acties getoond worden waarbij dat is aangegeven.
In bovenstaande voorbeeld is het veld verplicht bij de ziekmelding. Dat zie je direct nadat het veld is toegevoegd terug:
Rapportages
De inhoud van de vrije velden is terug te vinden bij Verzuim - Overzichten - Verzuimexport.
In deze releaseupdates zijn 3 aanpassingen gedaan:
- Een afdelingswijziging via een actie werd niet opgeslagen als de stap positie werd overgeslagen, dat wordt nu voorkomen.
- Import werknemer en contractnotities verbeterd
- IKV controle uitgebreid
Zie voor meer informatie de bijlage.