Kennisbank Visma.net HRM

Met deze release wordt een verbetering doorgevoerd in Verzuim. Taken die toegewezen zijn aan het systeem, zoals bijvoorbeeld de bevestig ziek taken, worden sneller afgehandeld dan ervoor.   Voor details, raadpleeg de bijlage.

In de bijlage vind je de releasenotes Visma.net HRM 1.146.00. Deze release staat gepland op 5 April 2025.

In dit document wordt ingegaan op werkgebonden personenmobiliteit, een concept dat verwijst naar de manier waarop werknemers zich binnen hun werkomgeving verplaatsen om hun taken uit te voeren. Werkgebonden personenmobiliteit omvat alle aspecten van het reizen van en naar het werk, evenals de mobiliteit tijdens werktijd, zoals zakelijke reizen en andere werkgerelateerde verplaatsingen.   Dit document biedt een overzicht van wat werkgebonden personenmobiliteit inhoudt, met speciale aandacht voor de impact ervan op het HRM-systeem. Hierin zullen we uitgebreid ingaan op de verschillende aspecten van werkgebonden personenmobiliteit en hoe deze worden geregistreerd, beheerd, en geanalyseerd kunnen worden binnen het HRM-systeem.

Ik weet niet zeker of ik wel het juiste declaratie-item gekozen heb! Of; Het is mij niet duidelijk wat ik moet kiezen bij het indienen van een declaratie. Dit is feedback die wij regelmatig teruglezen vanuit de CES-en die wij hebben uitgezet bij de module declaraties. Bij de CES (Customer Effort Score) vragen we de gebruikers na het uitvoeren van een actie hoe gemakkelijk het was om die actie uit te voeren. Gebruikers kunnen dan een cijfer geven van 1 - 7 en daarbij een opmerking plaatsen. Regelmatig blijkt dat het niet duidelijk is welk type item gekozen moet worden.   Inrichting declaratie items Bij het inrichten van declaratie-items zijn er verschillende vragen die gesteld worden. Onder andere:  Welk onderscheid wil je kunnen maken in overzichten? Als je verschil wilt kunnen maken in lunch en diner declaraties, dan zal je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Op welke salariscomponenten moet er geboekt kunnen worden Per declaratie-item richt je 1 salariscomponent in. Wil je meerdere salariscomponenten gebruiken, dan zal je ook meerdere items aan moeten maken.   Welke restricties zijn er aan bepaalde items verbonden? Als je voor lunch een ander maximaal bedrag wilt kunnen instellen dan voor diner, dan zul je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Welke journaalposten wil je kunnen uitsplitsen Welk inzicht wil je uiteindelijk uit de financiële boekhouding kunnen halen? Per declaratie-item kun je 1 salariscomponent en dus ook 1 rekening kiezen. Wil je het kunnen splitsen in de financiële boekhouding, dan zal je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Welke informatie moet de gebruiker invullen? Welke velden moeten apart worden ingevuld? Bijvoorbeeld bij een declaratie voor woon-werkkilometers is de vraag of er per regel een item aangemaakt moet worden waarbij steeds het van en naar adres ingevoerd moet worden. Of volstaat het om alleen aan te geven dat je deze maand x dagen naar het werk bent gegaan?    Het moge duidelijk zijn, er komt nogal wat kijken bij het bepalen welke verschillende declaratie items er nodig zijn. Maar dan is daar ook nog jullie collega, de eindgebruiker. Die zal uit de lijst met beschikbare declaratie items de juiste keuze moeten maken. En dat valt niet altijd mee! Want de uitsplitsing die voor iedere doorgewinterde administratieve medewerker heel logisch is, is dat niet per se voor die collega.   Tip 1: Kies een eenvoudige benaming Probeer bij het kiezen van de naam te kiezen voor termen die eenvoudig te begrijpen zijn en de lading zo goed mogelijk dekken van waarvoor het bedoeld is. Is het de bedoeling dat het item uitsluitend gebruikt wordt voor onkosten voor lunch of diner? Geef het item dan de naam 'Lunch/Diner'. En niet bijvoorbeeld ‘Eten’ of ‘Maaltijd’.   Gelukkig is er wel een manier om extra toelichting te geven.    Tip 2: Geef een duidelijke beschrijving voor alle declaratie items mee In de omschrijving van het item kan een extra toelichting gegeven worden. Dit kun je inrichten in het scherm Declaraties - Onderhoud - Items   Deze omschrijving is zichtbaar achter de ‘meer info’ tekst achter het geselecteerde item bij het aanmaken van een nieuwe declaratieregel.     Tip 3: Maak handig gebruik van de mogelijkheid om de volgorde te bepalen De volgorde van de lijst met declaratie-items kan door de applicatiebeheerder worden ingesteld. Hiermee kun je de meest gebruikte items bovenaan zetten. Dat scheelt weer wat zoeken! De volgorde instellen doe je door bij Declaraties - Onderhoud - Items het veld ‘prioriteit lijstvolgorde’ te vullen. Nummer 1 komt bovenaan, daarna nummer 2, etc. Als er meerdere items zijn met hetzelfde nummer wordt de alfabetische volgorde aangehouden.   

In deze bijlage vindt je de handleiding voor de Wijzig arbodienst werknemer functionaliteit. Deze is vanaf 1.143 beschikbaar om de arbodienst te kunnen wijzigen van een of meerdere werknemers. Alle informatie en hoe je deze stappen doorloopt is te vinden in de handleiding. 

2 Jaar nadat je afscheid hebt genomen van een collega is het de bedoeling dat (een deel) van zijn of haar gegevens in Visma.net HRM worden verwijderd. Na 5 en 7 jaar na uitdiensttreding moeten er ook weer gegevens worden verwijderd.   Wist je dat hier een mogelijkheid voor is in Visma.net HRM?   Goed nieuws, je hoeft zelf niet bij te houden wie er wanneer uit dienst is gegaan. Ook hoef je niet te onthouden welke gegevens je wanneer moet verwijderen: dat doet het systeem voor jou!  Alles wat jij hoeft te doen is het systeem vertellen dat je het wilt laten verwijderen. Hoe dit werkt? Lees snel verder.   Verwijderen gegevens na uit dienst Gegevens verwijderen Om gegevens te verwijderen van werknemers die uit dienst zijn ga je naar het volgende menu:   Applicatiebeheer - Verwijder gegevens - Verwijder werknemer   Vervolgens klik je op de knop ‘Zoeken’.   Het systeem gaat zoeken naar werknemers die langer dan 2 jaar uit dienst zijn. Vervolgens verschijnt er een overzicht. Daarin worden de volgende gegevens getoond: Werknemernummer Naam werknemer Afdelingsnummer Afdelingsnaam Indiensttredingsdatum Einde dienstverband datum Boodschap  In de boodschap wordt per werknemer benoemd wat er zal worden verwijderd.  Bijvoorbeeld: 2 beoordelingen 1 documenten in map Concepten te verwijderen 4 documenten in map Instroom te verwijderen 1 documenten in map Beoordeling te verwijderen 1 documenten in map Verwijderde documenten te verwijderen 3 verzuimregistraties 5 workflow procedures 45 mutaties op persoonsgegevens 1 officiële documenten overig 2 telefoonnummers en email adressen   Kies voor ‘Annuleren’ om de actie voor nu niet uit te voeren Kies voor ‘Verwijderen gegevens’ om de gegevens te verwijderen.   Uitsluitingen Als een werknemer moet worden uitgesloten van de Verwijder gegevens actie, kan dat worden aangegeven in het tabblad Uitsluitingen.  Hier kun je een werknemer zoeken en die toevoegen aan het tabblad.  Vervolgens zal de verwijder actie voor deze werknemer niet gedaan worden.  Instellingen Eerder werd al genoemd dat gegevens na 2,5 of 7 jaar worden verwijderd. Om te zien welke gegevens wanneer worden verwijderd, kun je de pagina Applicatiebeheer - Verwijder gegevens - Instellingen bekijken.      Voor het E-dossier kan de verwijder termijn per map ingesteld worden. Dit wordt ingesteld bij E-dossier - Onderhoud - Virtuele mappen.      

Het is je vast niet ontgaan. Voor de acties waarbij je persoonlijke en contractgegevens toevoegt of bijwerkt is de layout gewijzigd. Het gaat hierbij om de acties Nieuwe werknemer, Nieuw contract en de eigen gemaakte acties.   Naast dat de layout frisser en moderner oogt is er nog een groot voordeel!  Je kunt nu namelijk flexibel navigeren tussen de verschillende stappen. Zo hoef je niet meer 5 keer op de knop 'Vorige' te klikken als je 5 stappen terug wilt.    De nieuwe layout was al een een tijdje beschikbaar achter een 'toggle' rechts bovenin het scherm. Na release 1.146.00 zullen we deze toggle verwijderen. Daarmee staat de nieuwe layout voor alle gebruikers aan.   In deze video wordt de nieuwe layout verder toegelicht. 

Met deze release wordt een deel van de salaristabel, behorend bij de functiecategorie OOP van het Primair Onderwijs, per 1-1-2025 aangepast naar het minimumloon. Voor meer details raadpleeg de bijlage.

De iOS versie 10.3 van de mobiele app van Visma.net HRM is eindelijk beschikbaar in de Apple App Store! We hebben de foutmeldingen in de modules Verlof en Declararies vereenvoudigd, zodat ze gemakkelijker te begrijpen zijn. We hebben het instellingenscherm bijgewerkt, zodat een langere gebruikersnaam en servernaam correct worden weergegeven. Tevens hebben we licentiegegevens toegevoegd. Raadpleeg de bijlage voor meer details.

Iedere applicatiebeheerder krijgt te maken met het aanpassen van bepaalde rechten in visma.net HRM. Dat kan bijvoorbeeld het wijzigen van een manager op een bepaalde afdeling zijn, of er is een nieuwe functie beschikbaar gekomen in een release van visma.net HRM. Voor de een zal dit vaker voorkomen dan voor een ander, maar beiden hebben wel iets met elkaar gemeen wat we graag nog eens toelichten:   Autorisatie wijziging   Als je een wijziging doet in de autorisatie, heeft het systeem daarna even tijd nodig om de wijziging te verwerken. Dit komt ondermeer voor in de volgende situaties (maar kunnen ook andere zijn):  Er is een manager gewijzigd op 1 of meerdere afdelingen;  Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de functiegroepen binnen je organisatie; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de gebruikersgroepen; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de virtuele mappen in het E-dossier; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de rollen binnen je organisatie.   Het komt voor dat de wijziging niet direct is verwerkt en dat er even gewacht moet worden, het kan hier gaan om enkele minuten veroorzaakt door:   1 - De verwerkingsduur en complexiteit   Afhankelijk van de wijziging die je hebt gedaan, bijvoorbeeld bij een manager toekennen aan een afdeling, gaan een aantal achtergrondprocessen lopen. Deze zorgen ervoor dat een manager de juiste afdeling(en) gaat zien, een eventuele voorganger zal zijn/haar rechten zien verdwijnen. Afhankelijk van hoe groot je organisatie is en afhankelijk van hoe groot de omvang van je wijziging is, is het advies om minimaal 5 minuten in acht te nemen voordat dit volledig is verwerkt door het systeem.    Terwijl deze wijziging wordt verwerkt, kan de medewerker zijn/haar ‘oude’ rechten nog steeds gebruiken. Wanneer de wijziging verwerkt is en de medewerker is opnieuw ingelogd, zullen de gewijzigde rechten effectief worden. Het is tijdens het verwerken niet zo dat de medewerker ineens iets anders kan dan wat in de oude of de nieuwe situatie van de rechten mogelijk was/is.    2 - Gebruik van “tijdelijke” internetbestanden   Om visma.net HRM zo snel mogelijk te houden voor jou als eindgebruiker, maken wij (net als praktisch alle websites) gebruik van het opslaan van tijdelijke internetbestanden op je lokale computer. Deze helpen om bijvoorbeeld het menu sneller te laden als je vaker op een dag visma.net HRM opent. Deze tijdelijke bestanden houden ook een deel van de autorisatie vast op jouw lokale computer, naast dat visma.net HRM dat ook aan onze kant doet. Hierdoor kunnen wijzigingen die gedaan worden in autorisatie, soms ook na 5 minuten nog niet het gewenste resultaat hebben.    Ons advies is dat de gebruikers, waarvoor je de wijziging in de autorisatie hebt gedaan, hun volledige browser afsluiten en deze opnieuw openen. In de meeste gevallen, als de 5 minuten ook in acht zijn genomen, zal dat voor een schone start zorgen.    Samenvatting Kortom, als jij als applicatiebeheerder wijzigingen doorvoert in visma.net HRM, is het handig om een aantal dingen te weten voor een optimaal resultaat: Wacht minimaal 5 minuten voordat de nieuwe wijzigingen worden uitgeprobeerd/getest worden; Adviseer je eindgebruiker om zijn of haar browser te sluiten (volledig) en daarna opnieuw te openen en in te loggen;   Uiteraard kan het ook aan te bevelen zijn om dergelijke wijzigingen waar mogelijk aan het eind van de dag of voor het weekend uit te voeren. In dat geval is het logisch dat de tijd is verstreken voor het systeem om de verwerking te doen en loggen gebruikers in de meeste gevallen opnieuw in nadat hun systeem is afgesloten.

In deze bijlage vindt u een verkorte versie van de  functionele beschrijving van de module Autorisatie voor klanten die werken met Visma.net HRM.