Kennisbank Visma.net HRM

Sommige knoppen in het menu van Visma.net HRM gebruik je heel vaak.  En bepaalde knoppen zul je minder vaak gebruiken.   Er zijn verschillende manieren om te navigeren in Visma.net HRM naar de juiste knoppen:   Door te zoeken in de zoekbalk(en)   Via de koppen op het startscherm: Door te klikken op het menu: Favorieten Maar wist je dat je menu items die vaak gebruikt ook als favoriet kunt instellen? Je kunt dit doen door met de rechtermuisknop op het menu te klikken   Of in vanuit het menu op het sterretje met plusje te klikken       Je favorieten zijn altijd overal snel beschikbaar!     Ook vanuit het startscherm kun je nu extra gemakkelijk naar jouw veelgebruikte pagina!      

In release 1.137 is het actie overzicht beschikbaar gesteld.   Er zijn 2 video's beschikbaar. In deze video wordt het actie overzicht in een notendop uitgelegd. In deze video wordt uitgebreider uitgelegd hoe het actie overzicht werkt.   Deze kunnen gebruikt worden om te delen met de gebruikers zodra zij de autorisatie voor het overzicht ontvangen hebben.   

Binnenkort is het zover. Dan wordt van jou als werkgever verwacht dat je een CO2-registratie gaat bijhouden. We hebben hier eerder over gecommuniceerd via een artikel op onze Community. Graag praten we jullie weer even bij.  Algemene informatie Meer informatie over Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit kun je vinden in onder andere dit artikel.  Er wordt duidelijk verschil gemaakt in de manier van het registreren van kilometers die met het openbaar vervoer zijn gemaakt of met leaseauto of dienstreizen met eigen auto en woon-werkverkeer.    Zakelijke kilometers via declaraties Bij het declareren van zakelijke kilometers (dienstreizen) moet vastgelegd worden welk brandstoftype voor de gedeclareerde route is gebruikt. Lees in het hoofdstuk 'Wat kun je verwachten in Visma.net HRM' hoe Visma.net HRM jullie daarin gaat ondersteunen Woon-werk declaraties Ook voor woon-werkkilometers die gedeclareerd worden in Visma.net HRM  komt nieuwe functionaliteit beschikbaar. Zie hiervoor het hoofdstuk 'Wat kun je verwachten in Visma.net HRM'. Woon-werk vaste vergoeding In het artikel Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit wordt in hoofdstuk 6.1 het woon-werkverkeer verder uitgewerkt.   Indien je kilometers per brandstof en vervoermiddel kunt afleiden, dan wordt geadviseerd gebruik te maken van dataverzameling via een eigen registratiesysteem. Dit kan als er per rit een brandstoftype is vastgelegd, zoals wanneer woon-werkkilometers gedeclareerd worden.   Bij een vaste woon-werkvergoeding wordt een enquête geadviseerd. Met de enquête worden voor een bepaalde periode de reisbewegingen en het daarbij ingezet brandstoftype uitgevraagd.   Hoe je deze enquête kunt opzetten wordt ook uitgewerkt in het artikel.    Een brandstoftype op werknemersniveau vastleggen zullen wij niet ondersteunen in Visma.net HRM & Payroll.  Het is namelijk niet toegestaan om voor een medewerker voor alle woon-werkbewegingen maar één brandstoftype vast te leggen. Een veld 'brandstoftype' toevoegen op werknemersniveau is daarom niet voldoende. Je moet per woon-werkbeweging apart kunnen aangeven welk brandstoftype voor deze rit geldt.    Maar mocht je als werkgever er toch voor willen kiezen één brandstoftype per werknemer vast te leggen, dan kun je daar een (of meerdere) vrij(e) veld(en) voor inrichten    Op dit moment onderzoeken we nog of we functionaliteit kunnen ontwikkelen die het mogelijk maakt om bij een medewerker één brandstoftype te importeren, mocht uit de enquête blijken dat die medewerker altijd van dezelfde brandstoftype gebruikmaakt.  OV Voor het openbaar vervoer geldt dat de gegevens bij de mobiliteitsdienstverlener opgevraagd moeten worden. Meer hierover kun je vinden in hoofdstuk 4.5.  (Bedrijfsauto)Leaserijders Voor leaseauto’s geldt dat de gegevens bij de leasebedrijven of wagenparkbeheerders opgevraagd moeten worden. Meer hierover kun je vinden in hoofdstuk 3. Wat kun je verwachten in Visma.net HRM In release 1.140.00 van 7 oktober leveren wij nieuwe functionaliteit op, die het mogelijk maakt het brandstoftype bij gedeclareerde kilometers te registreren. Deze functionaliteit kan worden ingezet voor de CO2-registratie van zowel zakelijke kilometers als woon-werkkilometers.    Er wordt voor zowel de webversie als de app een veld ‘brandstoftype’ geïntroduceerd. Dit veld moet eenmalig worden geactiveerd, zodat het veld  bij alle declaratie items van het type ‘kilometer’ getoond wordt.      Via het overzicht Declaraties - Overzichten - Declaraties per afdeling kan voor een heel kalenderjaar een overzicht gegenereerd worden.    FAQ Ik zie alleen 'auto' en 'fiets' staan op de screenshot. Mist hier de 'bromfiets' niet?   Voor de CO2-registratie is het veld ‘brandstoftype' toegevoegd. Hier kun je aangeven welk type brandstof het voertuig gebruikt waarmee de route is afgelegd.  De auto en fiets die je op de afbeelding ziet staan, hebben betrekking op de afstandsberekening van routeplanner ‘geintegreerd google maps’. In deze routeplanner kun je namelijk alleen kiezen voor afstand op basis van auto of fiets. 

Komt dit je bekend voor? Je krijgt een taak waarin staat dat je een contract moet aanmaken. In de taak staat de instructie dat je dit vervolgens via Persoonsgegevens - Acties - Nieuw contract het proces moet starten.    Dat kan ook anders!   Er kan nu een taak gemaakt worden waarin direct het proces ‘ Nieuw contract’ gestart kan worden. Je hoeft dan niet zelf de actie op te zoeken via het navigatie menu.  Je krijgt dan een taak te zien waarin de instructie staat en je alleen nog maar op de knop Starten hoeft te klikken.   Klik op ‘Starten’ en dan opent het nieuwe contractscherm:   Vul de gegevens in, klik op ‘Voltooien’, en het contract is aangemaakt!   Wil je weten hoe je dit proces kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag! Nieuw type taak: actie nieuw contract Het was in Workflow Plus al mogelijk om een actie in persoonsgegevens te laten starten om gegevens binnen een contract te wijzigen. Het is nu ook mogelijk om een nieuw contract actie te starten vanuit Workflow Plus.   Er is een nieuw Workflow Plus taak type beschikbaar. Binnen de taak is het mogelijk een soort aanstelling te selecteren. Dit wordt dan ingevuld in de nieuwe contract taak. Dit is een voorselectie. De gebruiker kan er nog van afwijken en een andere soort aanstelling kiezen.     De gebruiker die de taak op de lijst krijgt, ziet eerst het startscherm. Dit werkt hetzelfde als bij de taak actie persoonsgegevens wijzigen. Zodra dit is gestart komt het eenvoudige contract scherm naar voren.    De invoer notities die tijdens het voorafgaande Workflow Plus proces zijn ingevuld zijn ook in dit scherm beschikbaar.    Een voorbeeld van hoe je dit kunt gebruiken: Een Workflow Plus proces start 2 maanden voor het einde van een (tijdelijk) contract). Via de Workflow Plus taken wordt besloten wat er moet gebeuren: moet het contract worden verlengd. Of gaat de medewerker uit dienst en moet er een extra contract en ikv worden aangemaakt tbv de transitievergoeding. Als dit via een beslissingstaak is besloten kan de vervolgtaak starten: actie nieuw contract. Zie voor meer informatie over het proces inrichten transitievergoeding de handleiding op de community.

Er is een mutatie in Persoonsgegevens ingevoerd die vervolgens werd afgewezen omdat hier een foutje was gemaakt. Maar de mutatie moet alsnog goed worden doorgevoerd!   Als de goedkeurder tijdens het goedkeuren een foutje ontdekt, dan kan deze actie worden teruggestuurd via de ‘Vraag om correctie’ knop. De taak komt dan weer uit bij de gebruiker die de actie heeft gestart en deze kan hem vervolgens wijzigen en opnieuw indienen.  Daarbij komt ook het commentaar in beeld wat de goedkeurder geeft. De gebruiker die de taak terug krijgt weet dus precies wat er moet gebeuren!   Maar het kan ook zijn dat een actie wordt afgewezen.  Afgewezen actie heropenen Bij Persoonsgegevens - Overzichten - Procesmonitor kun je gemakkelijk filteren op afgewezen acties. Dit doe je door bij Status te kiezen voor 'Afgewezen'. Vervolgens is er de mogelijkheid om de taak te heropenen door de afwijzing ongedaan te maken. De taak kan nu alsnog worden teruggestuurd voor correctie! De goedkeurder kan ook zelf een wijziging doorvoeren en alsnog goedkeuren.   

1 tekstvak met daarin wat vragen en ook de bijbehorende antwoorden?  Of aparte velden met aparte antwoordvakken waarin duidelijk wordt welk type antwoord wordt verwacht?

Het is je vast niet ontgaan. Voor de acties waarbij je persoonlijke en contractgegevens toevoegt of bijwerkt is de layout gewijzigd. Het gaat hierbij om de acties Nieuwe werknemer, Nieuw contract en de eigen gemaakte acties.   Naast dat de layout frisser en moderner oogt is er nog een groot voordeel!  Je kunt nu namelijk flexibel navigeren tussen de verschillende stappen. Zo hoef je niet meer 5 keer op de knop 'Vorige' te klikken als je 5 stappen terug wilt.    De nieuwe layout was al een een tijdje beschikbaar achter een 'toggle' rechts bovenin het scherm. Na release 1.146.00 zullen we deze toggle verwijderen. Daarmee staat de nieuwe layout voor alle gebruikers aan.   In deze video wordt de nieuwe layout verder toegelicht. 

Op dinsdag 17 september 2024 in de avond wordt de module Bedrijfsdocumenten uitgeleverd. Deze bevat de nieuwe sectie 'Gedeelde documenten' waarmee bedrijfsmappen (en documenten) gedeeld kunnen worden tussen meerdere bedrijven. Zie de bijgevoegde releasenotes voor de volledige beschrijving.

Iedere applicatiebeheerder krijgt te maken met het aanpassen van bepaalde rechten in visma.net HRM. Dat kan bijvoorbeeld het wijzigen van een manager op een bepaalde afdeling zijn, of er is een nieuwe functie beschikbaar gekomen in een release van visma.net HRM. Voor de een zal dit vaker voorkomen dan voor een ander, maar beiden hebben wel iets met elkaar gemeen wat we graag nog eens toelichten:   Autorisatie wijziging   Als je een wijziging doet in de autorisatie, heeft het systeem daarna even tijd nodig om de wijziging te verwerken. Dit komt ondermeer voor in de volgende situaties (maar kunnen ook andere zijn):  Er is een manager gewijzigd op 1 of meerdere afdelingen;  Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de functiegroepen binnen je organisatie; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de gebruikersgroepen; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de virtuele mappen in het E-dossier; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de rollen binnen je organisatie.   Het komt voor dat de wijziging niet direct is verwerkt en dat er even gewacht moet worden, het kan hier gaan om enkele minuten veroorzaakt door:   1 - De verwerkingsduur en complexiteit   Afhankelijk van de wijziging die je hebt gedaan, bijvoorbeeld bij een manager toekennen aan een afdeling, gaan een aantal achtergrondprocessen lopen. Deze zorgen ervoor dat een manager de juiste afdeling(en) gaat zien, een eventuele voorganger zal zijn/haar rechten zien verdwijnen. Afhankelijk van hoe groot je organisatie is en afhankelijk van hoe groot de omvang van je wijziging is, is het advies om minimaal 5 minuten in acht te nemen voordat dit volledig is verwerkt door het systeem.    Terwijl deze wijziging wordt verwerkt, kan de medewerker zijn/haar ‘oude’ rechten nog steeds gebruiken. Wanneer de wijziging verwerkt is en de medewerker is opnieuw ingelogd, zullen de gewijzigde rechten effectief worden. Het is tijdens het verwerken niet zo dat de medewerker ineens iets anders kan dan wat in de oude of de nieuwe situatie van de rechten mogelijk was/is.    2 - Gebruik van “tijdelijke” internetbestanden   Om visma.net HRM zo snel mogelijk te houden voor jou als eindgebruiker, maken wij (net als praktisch alle websites) gebruik van het opslaan van tijdelijke internetbestanden op je lokale computer. Deze helpen om bijvoorbeeld het menu sneller te laden als je vaker op een dag visma.net HRM opent. Deze tijdelijke bestanden houden ook een deel van de autorisatie vast op jouw lokale computer, naast dat visma.net HRM dat ook aan onze kant doet. Hierdoor kunnen wijzigingen die gedaan worden in autorisatie, soms ook na 5 minuten nog niet het gewenste resultaat hebben.    Ons advies is dat de gebruikers, waarvoor je de wijziging in de autorisatie hebt gedaan, hun volledige browser afsluiten en deze opnieuw openen. In de meeste gevallen, als de 5 minuten ook in acht zijn genomen, zal dat voor een schone start zorgen.    Samenvatting Kortom, als jij als applicatiebeheerder wijzigingen doorvoert in visma.net HRM, is het handig om een aantal dingen te weten voor een optimaal resultaat: Wacht minimaal 5 minuten voordat de nieuwe wijzigingen worden uitgeprobeerd/getest worden; Adviseer je eindgebruiker om zijn of haar browser te sluiten (volledig) en daarna opnieuw te openen en in te loggen;   Uiteraard kan het ook aan te bevelen zijn om dergelijke wijzigingen waar mogelijk aan het eind van de dag of voor het weekend uit te voeren. In dat geval is het logisch dat de tijd is verstreken voor het systeem om de verwerking te doen en loggen gebruikers in de meeste gevallen opnieuw in nadat hun systeem is afgesloten.

In de release van vanavond, 9 juli, hebben we het volgende probleem met verlof opgelost: Gebruikers kunnen geen buitengewone verlofaanvragen registreren. Voor meer informatie zie de releasenotes in de bijlage.

In dit document wordt ingegaan op werkgebonden personenmobiliteit, een concept dat verwijst naar de manier waarop werknemers zich binnen hun werkomgeving verplaatsen om hun taken uit te voeren. Werkgebonden personenmobiliteit omvat alle aspecten van het reizen van en naar het werk, evenals de mobiliteit tijdens werktijd, zoals zakelijke reizen en andere werkgerelateerde verplaatsingen.   Dit document biedt een overzicht van wat werkgebonden personenmobiliteit inhoudt, met speciale aandacht voor de impact ervan op het HRM-systeem. Hierin zullen we uitgebreid ingaan op de verschillende aspecten van werkgebonden personenmobiliteit en hoe deze worden geregistreerd, beheerd, en geanalyseerd kunnen worden binnen het HRM-systeem.