Het genereren van een werkgeversverklaring met Visma.net HRM - E-dossier incl. de handleiding.
Hieronder vind je de nieuwe versie van 2024.
Update: 27 mei 2024
Kleine aanpassingen; incl. voetnoot
Introductie
Een nieuwe medewerker invoeren in Visma.net HRM.
Dat kan. Op dit moment moet je dan x stappen doorlopen (afhankelijk van je inrichting) waarin je secties voorbij ziet komen met vaak veel velden.
Deze velden kennen voor de gemiddelde HR en salarismedewerker geen geheimen. Maar voor een manager die ‘even’ die nieuwe collega wil aanmelden is dit geen pretje. En wat te denken van die nieuwe medewerker zelf! Moet deze nu eerst op papier zijn/haar eigen gegevens invullen en wordt dat vervolgens overgetypt? Of is dat een andere manier voor bedacht?
Dit jaar zijn we begonnen met de implementatie van een vernieuwd proces voor het invoeren van een nieuwe medewerker. In release 1.139.00 op 1 juli 2023 worden de eerste functionaliteiten uitgebracht.
Jullie kunnen na de release zelf gaan testen hoe dit werkt en het concept eigen maken. Feedback is van harte welkom!
Plan nieuwe medewerker proces
Maar eerst, wat is het plan in het kort:
We maken het mogelijk dat een gebruiker in Visma.net HRM, bijvoorbeeld een manager, een formulier invult voor de nieuwe medewerker met alleen de benodigde velden
Ook voor de nieuwe medewerker is het mogelijk om via een link toegang te krijgen tot een formulier in Visma.net HRM waarbij de eigen gegevens ingevuld kunnen worden
Daarna kan HR deze gegevens inzien en eventueel verder aanvullen
Pas als de invoer compleet is en de goedkeuring is gedaan, gaat de nieuw ingevoerde medewerker naar Visma.net Payroll
Het is mogelijk om de medewerker, na de goedkeuring, niet automatisch te versturen naar Visma.net Payroll. Dit kan dan via een handmatige actie. Bijvoorbeeld zodra de VOG binnen is.
Nog een aantal verbeteringen rondom aanmaken gebruikersaccount en inzage van schermen als toekomstige medewerkers.
Kortom: een oplossing binnen Visma.net HRM voor alle Visma.net gebruikers en voor de nog in te voeren nieuwe collega!
Wat zit er in release 1.139.00?
Het is mogelijk om een formulier te maken en deze toe te wijzen aan een bestaande gebruiker/gebruikersgroep of rol.
In dit formulier is het mogelijk velden op te nemen uit de secties Werktijden en Positie.
Daarnaast is het mogelijk om in te richten dat medewerkers niet automatisch naar Visma.net Payroll worden gestuurd. Dit kan dan later als handmatige actie worden uitgevoerd.
Meer informatie over de gereleasde functionaliteit kun je vinden in de releasenotes van versie 1.139.00.
Wat kan ik later in het jaar 2023 verwachten?
Voor het formulier moeten ook de overige secties van de module Persoonsgegevens worden toegevoegd. Daar gaan we het komende jaar verder mee aan de slag.
Daarnaast komt er een optie om een 2e formulier aan te maken en die toe te wijzen aan de toekomstige medewerker. Deze hoeft dan nog geen gebruikersaccount te hebben in Visma.net HRM.
Hoe kan ik feedback geven?
We horen graag jouw feedback!
Zou je het volgende formulier willen invullen? Bij voorbaat dank!
Ik wil het graag zien in plaats van lezen
In deze video wordt kort het plan toegelicht voor het nieuwe medewerker proces. De gereleasde functionaliteiten in 1.139.00 worden verder toegelicht. Zelf kun je al aan de slag met het inrichten van het formulier om een beeld te krijgen hoe de eindoplossing eruit komt te zien. In de video nemen we jullie mee in de inrichting hiervan.
Sommige knoppen in het menu van Visma.net HRM gebruik je heel vaak.
En bepaalde knoppen zul je minder vaak gebruiken.
Er zijn verschillende manieren om te navigeren in Visma.net HRM naar de juiste knoppen:
Door te zoeken in de zoekbalk(en)
Via de koppen op het startscherm:
Door te klikken op het menu:
Favorieten
Maar wist je dat je menu items die vaak gebruikt ook als favoriet kunt instellen?
Je kunt dit doen door met de rechtermuisknop op het menu te klikken
Of in vanuit het menu op het sterretje met plusje te klikken
Je favorieten zijn altijd overal snel beschikbaar!
Ook vanuit het startscherm kun je nu extra gemakkelijk naar jouw veelgebruikte pagina!
In release 1.137 is het actie overzicht beschikbaar gesteld.
Er zijn 2 video's beschikbaar.
In deze video wordt het actie overzicht in een notendop uitgelegd.
In deze video wordt uitgebreider uitgelegd hoe het actie overzicht werkt.
Deze kunnen gebruikt worden om te delen met de gebruikers zodra zij de autorisatie voor het overzicht ontvangen hebben.
Uitnodigings e-mail voor formulier
Vanuit de actie nieuwe werknemer is het mogelijk om een nieuwe werknemer zelf gegevens in te laten vullen.
Dit werkt via een link in een e-mail die verstuurd wordt naar de nieuwe werknemer. Deze link opent een taak in Visma.net HRM met een formulier. De medewerker kan dit formulier direct invullen of later. Zodra deze compleet is en ingediend, wordt de link ongeldig gemaakt. Indien de werknemer op ‘Later doen’ klikt zal er een nieuwe e-mail verstuurd worden met een nieuwe link. De oude wordt dan ongeldig. De werknemer kan in plaats van te kiezen voor de knop ‘Later doen’ de pagina ook sluiten. In dat geval blijft de oude link nog een bepaalde tijd bruikbaar. Verderop in dit document zijn de verschillende scenario’s meer gedetailleerd uitgeschreven. Als de medewerker het formulier volledig invult en verstuurd, zal de volgende stap in de actie nieuwe werknemer uitgevoerd worden.
Nadat de nieuwe werknemer volledig is ingevoerd en goedgekeurd, kan er een gebruikersaccount worden gekoppeld. Vanaf dat moment kan de werknemer zelf inloggen in Visma.net HRM.
Link in uitnodigings e-mail
De link in de e-mail blijft niet altijd geldig totdat het formulier is ingediend.
De link is na verzending 30 dagen geldig.
Vanaf het moment dat de link wordt geopend is deze 36 uur geldig. Dit geldt vanaf release 1.142.00 die 6 april beschikbaar is.
Als je op ‘Later doen’ klikt, krijg je een nieuwe link toegestuurd. Deze is vanaf het moment van verzenden weer 30 dagen geldig.
We beschrijven hieronder een aantal scenario’s.
Scenario 1: in 1 keer afronden
In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult het formulier in en klikt op indienen.
Zolang de webpagina open blijft staan is het formulier gewoon beschikbaar.
Scenario 2: openen en later afronden via later doen
In dit scenario opent de nieuwe collega de link, opent het formulier en klikt dan op ‘Later doen’. Eventuele wijzigingen in het formulier worden opgeslagen.
De oorspronkelijke link is niet meer geldig. Er wordt een nieuwe e-mail met link verstuurd. Deze nieuwe link is 30 dagen geldig.
Scenario 3: openen, browser sluiten en later verder
In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult eventueel het formulier deels in en sluit dan de browser. De link is vanaf het moment van openen 36 uur geldig.
Opent de nieuwe collega nogmaals de link binnen de 36 uur, dan kan het formulier alsnog worden afgerond.
Gebeurt dit niet, dan is de link na 36 uur ongeldig. Er moet dan een nieuwe e-mail worden verstuurd.
Via het Actie overzicht - ‘bekijk details' - kan de e-mail opnieuw worden verzonden.
Scenario 4: link wordt gebruikt door bestaande Visma.net HRM gebruiker
Het kan zijn dat de gegevens al bekend zijn van de nieuwe collega. Er hoeft dan geen formulier verzonden te worden. We maken binnenkort een optie beschikbaar op het startscherm van de actie nieuwe werknemer waarmee kan worden aangegeven dat de initiatiefnemer dan het formulier krijgt. Hiermee kan degene die de actie is gestart gelijk door met het invullen van het formulier en is de uitnodigingslink niet nodig. Houdt hiervoor de releasenotes van release updates in de gaten!
Momenteel wordt vaak het emailadres van de initiatiefnemer ingevuld. Als de link wordt geopend door iemand die ook als gebruiker in Visma.net HRM is ingelogd, opent het formulier niet.
Tip: kopieer de link en plak deze in een andere browser, of plak deze in een incognito versie van de browser.
Op 23 oktober 2023 heeft de Raad van State een advies uitgebracht over:
“Wijziging van het Besluit activiteiten leefomgeving en het Omgevingsbesluit in verband met het beperken van emissies van kooldioxide door werkgebonden personenmobiliteit”
In het kort komt het erop neer dat:
De handreiking op een aantal punten aangepast moet worden;
Aan de ministerraad wordt nu voorgelegd het besluit 1 juli 2024 in te laten gaan;
Het besluit wordt daarna gepubliceerd. Doordat er een invoeringstermijn van minimaal twee maanden geldt, is inwerkingtreding op 1 januari niet meer haalbaar.
We hebben de aanpassingen voor werkgebonden personenmobiliteit wel doorgevoerd in Visma.net We zijn nog bezig met het testen van de App dit wordt zsm uitgeleverd.
Je kunt al per 1 januari starten met de registratie. Dit is echter nog niet verplicht, wel raadzaam. Zodra het besluit door de ministerraad is genomen zullen we jullie hierover informeren. Invoering miv 1 Januari is niet meer mogelijk gezien de verval termijn.
Binnenkort is het zover. Dan wordt van jou als werkgever verwacht dat je een CO2-registratie gaat bijhouden. We hebben hier eerder over gecommuniceerd via een artikel op onze Community. Graag praten we jullie weer even bij.
Algemene informatie
Meer informatie over Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit kun je vinden in onder andere dit artikel.
Er wordt duidelijk verschil gemaakt in de manier van het registreren van kilometers die met het openbaar vervoer zijn gemaakt of met leaseauto of dienstreizen met eigen auto en woon-werkverkeer.
Zakelijke kilometers via declaraties
Bij het declareren van zakelijke kilometers (dienstreizen) moet vastgelegd worden welk brandstoftype voor de gedeclareerde route is gebruikt. Lees in het hoofdstuk 'Wat kun je verwachten in Visma.net HRM' hoe Visma.net HRM jullie daarin gaat ondersteunen
Woon-werk declaraties
Ook voor woon-werkkilometers die gedeclareerd worden in Visma.net HRM komt nieuwe functionaliteit beschikbaar. Zie hiervoor het hoofdstuk 'Wat kun je verwachten in Visma.net HRM'.
Woon-werk vaste vergoeding
In het artikel Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit wordt in hoofdstuk 6.1 het woon-werkverkeer verder uitgewerkt.
Indien je kilometers per brandstof en vervoermiddel kunt afleiden, dan wordt geadviseerd gebruik te maken van dataverzameling via een eigen registratiesysteem. Dit kan als er per rit een brandstoftype is vastgelegd, zoals wanneer woon-werkkilometers gedeclareerd worden.
Bij een vaste woon-werkvergoeding wordt een enquête geadviseerd. Met de enquête worden voor een bepaalde periode de reisbewegingen en het daarbij ingezet brandstoftype uitgevraagd.
Hoe je deze enquête kunt opzetten wordt ook uitgewerkt in het artikel.
Een brandstoftype op werknemersniveau vastleggen zullen wij niet ondersteunen in Visma.net HRM & Payroll. Het is namelijk niet toegestaan om voor een medewerker voor alle woon-werkbewegingen maar één brandstoftype vast te leggen. Een veld 'brandstoftype' toevoegen op werknemersniveau is daarom niet voldoende. Je moet per woon-werkbeweging apart kunnen aangeven welk brandstoftype voor deze rit geldt.
Maar mocht je als werkgever er toch voor willen kiezen één brandstoftype per werknemer vast te leggen, dan kun je daar een (of meerdere) vrij(e) veld(en) voor inrichten
Op dit moment onderzoeken we nog of we functionaliteit kunnen ontwikkelen die het mogelijk maakt om bij een medewerker één brandstoftype te importeren, mocht uit de enquête blijken dat die medewerker altijd van dezelfde brandstoftype gebruikmaakt.
OV
Voor het openbaar vervoer geldt dat de gegevens bij de mobiliteitsdienstverlener opgevraagd moeten worden. Meer hierover kun je vinden in hoofdstuk 4.5.
(Bedrijfsauto)Leaserijders
Voor leaseauto’s geldt dat de gegevens bij de leasebedrijven of wagenparkbeheerders opgevraagd moeten worden. Meer hierover kun je vinden in hoofdstuk 3.
Wat kun je verwachten in Visma.net HRM
In release 1.140.00 van 7 oktober leveren wij nieuwe functionaliteit op, die het mogelijk maakt het brandstoftype bij gedeclareerde kilometers te registreren. Deze functionaliteit kan worden ingezet voor de CO2-registratie van zowel zakelijke kilometers als woon-werkkilometers.
Er wordt voor zowel de webversie als de app een veld ‘brandstoftype’ geïntroduceerd. Dit veld moet eenmalig worden geactiveerd, zodat het veld bij alle declaratie items van het type ‘kilometer’ getoond wordt.
Via het overzicht Declaraties - Overzichten - Declaraties per afdeling kan voor een heel kalenderjaar een overzicht gegenereerd worden.
FAQ
Ik zie alleen 'auto' en 'fiets' staan op de screenshot. Mist hier de 'bromfiets' niet?
Voor de CO2-registratie is het veld ‘brandstoftype' toegevoegd. Hier kun je aangeven welk type brandstof het voertuig gebruikt waarmee de route is afgelegd.
De auto en fiets die je op de afbeelding ziet staan, hebben betrekking op de afstandsberekening van routeplanner ‘geintegreerd google maps’. In deze routeplanner kun je namelijk alleen kiezen voor afstand op basis van auto of fiets.
Een korte update over het nieuwe medewerker proces.
Nieuwe medewerker proces 1.139.00
Bij de release van versie 1.139.00 zijn de eerste stappen gezet in de nieuwe oplossing voor het invoeren van een nieuwe medewerker.
Hiervoor is destijds een artikel geplaatst op de community waarin het plan kort wordt beschreven. Ook wordt beschreven wat er is opgeleverd in deze release en hoe je dit in gebruik kunt nemen of kunt testen.
Meer hierover kun je lezen in het artikel, de releasenotes of kun je terugkijken in de video die via het artikel te bekijken is.
Nieuw in release 1.140.00
In release 1.140.00 zijn er weer nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. In de vorige release hebben we een eerste stap gemaakt met het beschikbaar stellen van een formulier waarin velden uit de secties Werktijden en Positie opgenomen kunnen worden.
In release 1.140.00 hebben we ons gefocust op de oplossing voor de nieuwe medewerker.
Hiervoor zijn de volgende nieuwe functionaliteiten toegevoegd:
Er is een 2e formulier beschikbaar. Er kunnen nu 2 formulieren worden ingericht.
De secties Persoonsgegevens, Adres, Bank en Officiële documenten zijn beschikbaar voor het formulier.
Er kan een formulier aangewezen worden aan de nieuwe medewerker
Er is een standaard uitnodigingsbericht beschikbaar met een link naar het formulier. Dit bericht kan naar eigen inzicht worden aangepast
Het emailadres kan worden aangegeven waar de uitnodiging met het formulier naartoe verzonden moet worden
Er is een optie om de uitnodigings email opnieuw te verzenden
Daarnaast is er inmiddels een overzicht beschikbaar waarop de medewerkers staan die niet automatisch verzonden worden naar Payroll, zie release 1.139.00. Dit is zowel op bedrijfsniveau als op masterniveau te gebruiken.
Wat kan ik later dit jaar verwachten
Uiteraard blijven we doorgaan met het ontwikkelen van deze functionaliteit.
In de volgende release voegen we weer meer secties toe aan de formulieren.
De actievragen willen we in het formulier gaan ondersteunen. Zo kunnen jullie zelf bepalen welke informatie er nog meer uitgevraagd moet worden.
Ook zullen we de functionaliteit met officiële documenten uitbreiden doordat je kunt instellen in welke edossier map een document type terecht moet komen.
En uiteraard willen we hier in 2024 doorgaan met de verdere geplande ontwikkelingen.
Presentatie
In de diverse gebruikersgroepen en releasedemo’s wordt bovenstaande gepresenteerd.
Hier is een video beschikbaar waarin we kort uitleggen wat er nu beschikbaar is!
Tips voor bij het testen
Misschien kun je niet wachten om aan de slag te gaan met het testen. De volgende tips kunnen hierbij helpen:
Let op de instelling op tabblad algemeen bij 'Rol centrale invoer'. Deze instelling negeert wat er bij de stappen bij 'Wie doet het' is ingesteld. Als hier bijvoorbeeld rol HR staat, wordt het formulier niet toegewezen aan de medewerker, maar aan de rol HR.
Als je de link wilt testen die in de uitnodigings e-mail is verzonden, open de link dan in een andere browser dan de browser waar je al bent ingelogd. Je kunt de link ook plakken in een incognito browser.
Komt dit je bekend voor?
Je krijgt een taak waarin staat dat je een contract moet aanmaken. Maar dat moet je dan vervolgens op een andere plek gaan doen.
Dat kan ook anders!
Er kan nu een taak gemaakt worden waarin direct het proces ‘ Nieuw contract’ gestart kan worden.
Dat ziet er dan zo uit:
Klik op ‘Starten’ en dan opent het nieuwe contractscherm:
Vul de gegevens in, klik op ‘Voltooien’, en het contract is aangemaakt!
Wil je weten hoe je dit proces kunt verbeteren?
Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag!
Nieuw type taak: actie nieuw contract
Het was in Workflow Plus al mogelijk om een actie in persoonsgegevens te laten starten om gegevens binnen een contract te wijzigen. Het is nu ook mogelijk om een nieuw contract actie te starten vanuit Workflow Plus.
Er is een nieuw Workflow Plus taak type beschikbaar. Binnen de taak is het mogelijk een soort aanstelling te selecteren. Dit wordt dan ingevuld in de nieuwe contract taak. Dit is een voorselectie. De gebruiker kan er nog van afwijken en een andere soort aanstelling kiezen.
De gebruiker die de taak op de lijst krijgt, ziet eerst het startscherm. Dit werkt hetzelfde als bij de taak actie persoonsgegevens wijzigen. Zodra dit is gestart komt het eenvoudige contract scherm naar voren.
De invoer notities die tijdens het voorafgaande Workflow Plus proces zijn ingevuld zijn ook in dit scherm beschikbaar.
Een voorbeeld van hoe je dit kunt gebruiken:
Een Workflow Plus proces start 2 maanden voor het einde van een (tijdelijk) contract). Via de Workflow Plus taken wordt besloten wat er moet gebeuren: moet het contract worden verlengd. Of gaat de medewerker uit dienst en moet er een extra contract en ikv worden aangemaakt tbv de transitievergoeding. Als dit via een beslissingstaak is besloten kan de vervolgtaak starten: actie nieuw contract. Zie voor meer informatie over het proces inrichten transitievergoeding de handleiding op de community.
Import geslaagd. 0 regels geïmporteerd. Dat is dus niet goed!
Soms komt het voor dat bijvoorbeeld een import van persoonsgegevens via massamutaties of de gewone import actie weliswaar succesvol lijkt, maar dat er toch niets blijkt te zijn geïmporteerd. De importstatus (onder Persoonsgegevens > Overzichten) geeft dan bijvoorbeeld iets aan als:
terwijl het Excelbestand (.xlsx) wel degelijk meerdere regels bevat.
Het probleem blijkt te zitten in de interne structuur van het aangeleverde bestand zelf. Mogelijk speelt hier de gebruikte versie van Excel een rol.
Algemeen advies voor het aanmaken van een correct werkend importbestand is om altijd te beginnen met een export. Verwijder vervolgens alle niet noodzakelijke regels, maar vooral niet de header (= koptekstenregel). Ook informatieve kolommen (de teksten op de regels zijn daar grijs) kunnen eventueel worden verwijderd. Vul vervolgens het werkblad met de te importeren gegevens en voer de import uit.
Mocht nu eerder genoemd effect optreden, dan kun je dit verhelpen door het bestand te openen en een nieuw werkblad aan te maken. Klik daarvoor op het plusteken.
Kopieer vervolgens het hele originele werkblad (dus inclusief de kolomkopregel) en plak dit op het nieuw aangemaakte werkblad.
De naam van het nieuwe blad kun je eventueel wijzigen, maar is niet relevant. Verwijder ten slotte het originele werkblad en sla het bestand op. Ogenschijnlijk is het bestand identiek aan het origineel, maar onderwater heeft Excel extra benodigde informatie toegevoegd. Het bestand is fysiek dan ook groter geworden. De import zou nu wel het juiste aantal regels moeten tonen:
Tip: Verwijder van een goed werkend importbestand alle regels (behalve uiteraard de kolomteksten!) en bewaar dit lege bestand voor toekomstig gebruik.
Er is een nieuwe CAO Woondiensten 2024!
Naast een structurele salarisverhoging van 10% wordt ook het aanpassingsbedrag geschrapt. Omdat in de praktijk de woningcorporaties hier verschillend mee zijn omgegaan, heeft de afdeling Ontwikkeling een instructiedocument geschreven.
Dit document bevat een stappenplan om de nieuwe CAO Woondiensten door te voeren zoals aangekondigd door het FNV op 18 januari 2024. https://www.fnv.nl/nieuwsbericht/sectornieuws/bouwen-en-wonen/2024/01/onderhandelingsresultaat-cao-woondiensten-2024
Het complete onderhandelingsresultaat staat hier:
https://www.fnv.nl/getmedia/ea6b58ec-7472-42d9-b831-25dc38da2250/Onderhandelingsresultaat-CAO-Woondiensten-2024-2025-def-1.pdf
Het document is aangescherpt. Met dank voor de opmerkzame klanten die ons attendeerden op het verdwijnen van het verlengde einde.
Mocht je de "oude" instructie gevolgd hebben, dan zou het moeten volstaan om de verlengde schalen kolom leeg te halen (per regel) en daarna wel de Automatische salarisaanpassing stap opnieuw uit te voeren.
_____________________________________________________________
Stappen
Stap 1: Ga naar Applicatiebeheer>Algemene definities>CATS-schalen.
Kopiëren bestaande schaal
Stap 2: Open de meest recente schaal en klik op 'kopiëren'
De volgende pop-up verschijnt:
Stap 3: Voer de nieuwe ingangsdatum 1-jan-2024 in.
Stap 4: Voer het juiste CAO verhogingspercentage toe in het veld ‘Wijzigen met:’
Stap 5: Klik op volgende
Het volgende scherm verschijnt:
Haal de salarissen in de kolom ‘Verlengd einde’ leeg (maak 0). En controleer de overige salarissen.
De aanpassingsbedragen zijn op dit moment nog niet aangepast, zie stap 7. Stap 6: Kies voor ‘Opslaan’. De nieuwe schaal is nu aangemaakt.
Aanpassingsbedrag op 0 zetten
Stap 7: Wijzig nu per schaalregel alle aanpassingsbedragen naar 0. (let ook op de schalen onderaan de scrollbar rechts)
Automatische salarisaanpassing
Stap 8: Ga naar Persoonsgegevens>Acties>Automatische salarisaanpassing
Selecteer periode 202401 Selecteer het vinkje ‘Verhoging volgens cao…..’
Stap 9: Klik ‘Start berekening’ waarna het berekenen zal beginnen.
Wanneer de berekening gereed is kun je het rapport openen en de wijzigingen bekijken en goedkeuren.
Stap 10: Klik op ‘Weergeven’
(klikken op herstel draait de berekening terug)
De soort wijziging is ‘CAO Verhoging’.
De boodschap zal zijn: ‘Het salaris komt niet meer overeen met het salaris van de schaal, daarom alleen een salariswijziging….’
‘Aanpassingsbedrag toepassen’ op Nee zetten
Dit veld heeft invloed op de RSP factor. Als je het vinkje ‘Aanpassingsbedrag toepassen’ AAN hebt staan, wordt de RSP factor bepaald op basis van het Verlengd einde. Omdat het Verlengd einde en het aanpassingsbedrag per 1 januari 2024 niet meer van toepassing zijn, heeft het veld ‘Aanpassingsbedrag toepassen’ geen functie meer en daarom is het advies om dit NIET meer aan te vinken.
Stap 1: Ga naar Persoonsgegevens>Acties>Massamutaties en gebruik de volgende filteropties van boven naar beneden:
Actie: Mutatiewizard
Mutatie: Wijzigen Periode salaris(CATS-schalen)
Datum 1-jan-2024
Werknemers: Huidige en Toekomstig
Filteren op: Afdeling (default)
Filterbewerking: AND (default)
Afronding: Niet afronden
Tijdvak: Maand
Soort salaris: Vast salaris
Stap 2: klik op Volgende
De salarisregels worden nu geladen.
Stap 3: Kies bij Selecteer veld: ‘Aanpassingsbedrag toepassen.(1) Selecteer bij (2) de waarde Nee.
Druk op Uitvoeren.(3)
De kolom ‘Aanpassingsbedrag toepassen’ ziet er nu voor alle regels als volgt uit:
Stap 4: Klik op ‘Akkoord’(4)
Als de mutatie geslaagd is, kun je de automatische salarisaanpassing gaan draaien. Dit zal de salarissen per 1-jan-2024 gaan aanpassen voor alle werknemers waar het aanpassingsbedrag van ja naar nee is gewijzigd.
Bijgaand de release notes behorende bij Visma.Net HRM versie 1.141.00 / 2 dec 2023.
Ben je geinteresseerd in de verschillen t.o.v. de concept release notes, dan kun je die nalezen in een van de opmerkingen hieronder.
1 tekstvak met daarin wat vragen en ook de bijbehorende antwoorden?
Of aparte velden met aparte antwoordvakken waarin duidelijk wordt welk type antwoord wordt verwacht?
Op dinsdag 17 september 2024 in de avond wordt de module Bedrijfsdocumenten uitgeleverd. Deze bevat de nieuwe sectie 'Gedeelde documenten' waarmee bedrijfsmappen (en documenten) gedeeld kunnen worden tussen meerdere bedrijven. Zie de bijgevoegde releasenotes voor de volledige beschrijving.
Iedere applicatiebeheerder krijgt te maken met het aanpassen van bepaalde rechten in visma.net HRM. Dat kan bijvoorbeeld het wijzigen van een manager op een bepaalde afdeling zijn, of er is een nieuwe functie beschikbaar gekomen in een release van visma.net HRM. Voor de een zal dit vaker voorkomen dan voor een ander, maar beiden hebben wel iets met elkaar gemeen wat we graag nog eens toelichten:
Autorisatie wijziging
Als je een wijziging doet in de autorisatie, heeft het systeem daarna even tijd nodig om de wijziging te verwerken. Dit komt ondermeer voor in de volgende situaties (maar kunnen ook andere zijn):
Er is een manager gewijzigd op 1 of meerdere afdelingen;
Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de functiegroepen binnen je organisatie;
Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de gebruikersgroepen;
Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de virtuele mappen in het E-dossier;
Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de rollen binnen je organisatie.
Het komt voor dat de wijziging niet direct is verwerkt en dat er even gewacht moet worden, het kan hier gaan om enkele minuten veroorzaakt door:
1 - De verwerkingsduur en complexiteit
Afhankelijk van de wijziging die je hebt gedaan, bijvoorbeeld bij een manager toekennen aan een afdeling, gaan een aantal achtergrondprocessen lopen. Deze zorgen ervoor dat een manager de juiste afdeling(en) gaat zien, een eventuele voorganger zal zijn/haar rechten zien verdwijnen. Afhankelijk van hoe groot je organisatie is en afhankelijk van hoe groot de omvang van je wijziging is, is het advies om minimaal 5 minuten in acht te nemen voordat dit volledig is verwerkt door het systeem.
Terwijl deze wijziging wordt verwerkt, kan de medewerker zijn/haar ‘oude’ rechten nog steeds gebruiken. Wanneer de wijziging verwerkt is en de medewerker is opnieuw ingelogd, zullen de gewijzigde rechten effectief worden. Het is tijdens het verwerken niet zo dat de medewerker ineens iets anders kan dan wat in de oude of de nieuwe situatie van de rechten mogelijk was/is.
2 - Gebruik van “tijdelijke” internetbestanden
Om visma.net HRM zo snel mogelijk te houden voor jou als eindgebruiker, maken wij (net als praktisch alle websites) gebruik van het opslaan van tijdelijke internetbestanden op je lokale computer. Deze helpen om bijvoorbeeld het menu sneller te laden als je vaker op een dag visma.net HRM opent. Deze tijdelijke bestanden houden ook een deel van de autorisatie vast op jouw lokale computer, naast dat visma.net HRM dat ook aan onze kant doet. Hierdoor kunnen wijzigingen die gedaan worden in autorisatie, soms ook na 5 minuten nog niet het gewenste resultaat hebben.
Ons advies is dat de gebruikers, waarvoor je de wijziging in de autorisatie hebt gedaan, hun volledige browser afsluiten en deze opnieuw openen. In de meeste gevallen, als de 5 minuten ook in acht zijn genomen, zal dat voor een schone start zorgen.
Samenvatting
Kortom, als jij als applicatiebeheerder wijzigingen doorvoert in visma.net HRM, is het handig om een aantal dingen te weten voor een optimaal resultaat:
Wacht minimaal 5 minuten voordat de nieuwe wijzigingen worden uitgeprobeerd/getest worden;
Adviseer je eindgebruiker om zijn of haar browser te sluiten (volledig) en daarna opnieuw te openen en in te loggen;
Uiteraard kan het ook aan te bevelen zijn om dergelijke wijzigingen waar mogelijk aan het eind van de dag of voor het weekend uit te voeren. In dat geval is het logisch dat de tijd is verstreken voor het systeem om de verwerking te doen en loggen gebruikers in de meeste gevallen opnieuw in nadat hun systeem is afgesloten.
In de release van vanavond, 9 juli, hebben we het volgende probleem met verlof opgelost: Gebruikers kunnen geen buitengewone verlofaanvragen registreren. Voor meer informatie zie de releasenotes in de bijlage.
In dit document wordt ingegaan op werkgebonden personenmobiliteit, een concept dat verwijst naar de manier waarop werknemers zich binnen hun werkomgeving verplaatsen om hun taken uit te voeren. Werkgebonden personenmobiliteit omvat alle aspecten van het reizen van en naar het werk, evenals de mobiliteit tijdens werktijd, zoals zakelijke reizen en andere werkgerelateerde verplaatsingen.
Dit document biedt een overzicht van wat werkgebonden personenmobiliteit inhoudt, met speciale aandacht voor de impact ervan op het HRM-systeem. Hierin zullen we uitgebreid ingaan op de verschillende aspecten van werkgebonden personenmobiliteit en hoe deze worden geregistreerd, beheerd, en geanalyseerd kunnen worden binnen het HRM-systeem.
In deze video neemt Lidia jullie mee in Visma.net HRM.
Ze laat zien hoe het startscherm werkt en ook neemt ze jullie mee in een aantal processen, vanuit verschillende rollen.
Deel deze video vooral met (nieuwe) collega's!
Veel plezier bij het kijken!
Je bent ingelogd op Visma.net en je klikt op HRM. Dan kom je direct uit in je eigen omgeving: Mijn Talent. Maar 9 van de 10 keer wil je niet je eigen gegevens inzien of wijzigen, maar die van jouw collega’s.
Dan is het handiger dat het scherm direct start in Talent.
Gelukkig is deze voorkeur gemakkelijk in te stellen!
Bij Mijn Instellingen - Weergaveopties kun je aangeven of je standaard wilt starten in Mijn Talent of Talent.
Je bent op zoek naar Jan de Jong. Maar daar zijn er meer van in dienst! En je wilt natuurlijk wel direct je ‘juiste’ Jan de Jong zien te vinden.
Wist je dat het mogelijk is om meerdere zoekcriteria in 1 zoekopdracht in te geven?
Medewerker zoeken
In het zoekscherm voor werknemers is het mogelijk om te zoeken op verschillende zoekcriteria.
De bekendste en meest gebruikte methode is zoeken op naam.
Alle medewerkers met deze naam worden getoond met enkele aanvullende gegevens. Je kunt nu kiezen welke van de 2 je wilt bekijken.
Maar het is ook mogelijk om met een combinatie van die criteria te zoeken.
Als je op zoek bent naar consultant Jan de Jong, dan kun je dat ook in de zoekbalk opgeven:
Er is nu maar 1 resultaat zichtbaar en als je nu op Enter klikt kom je direct bij de juiste persoon terecht.
Een ander voorbeeld is zoeken op naam en geboortedatum.
Ook hiervoor geldt dat er maar 1 resultaat wordt gevonden.
Je ziet dat het dus heel eenvoudig is om snel je collega te kunnen vinden. Ook als deze collega een bijzonder populaire naam heeft:)