Kennisbank Visma.net HRM

Introductie Een nieuwe medewerker invoeren in Visma.net HRM. Dat kan. Op dit moment moet je dan x stappen doorlopen (afhankelijk van je inrichting) waarin je secties voorbij ziet komen met vaak veel velden. Deze velden kennen voor de gemiddelde HR en salarismedewerker geen geheimen. Maar voor een manager die ‘even’ die nieuwe collega wil aanmelden is dit geen pretje. En wat te denken van die nieuwe medewerker zelf! Moet deze nu eerst op papier zijn/haar eigen gegevens invullen en wordt dat vervolgens overgetypt? Of is dat een andere manier voor bedacht?   Dit jaar zijn we begonnen met de implementatie van een vernieuwd proces voor het invoeren van een nieuwe medewerker. In release 1.139.00 op 1 juli 2023 worden de eerste functionaliteiten uitgebracht. Jullie kunnen na de release zelf gaan testen hoe dit werkt en het concept eigen maken. Feedback is van harte welkom!   Plan nieuwe medewerker proces Maar eerst, wat is het plan in het kort: We maken het mogelijk dat een gebruiker in Visma.net HRM, bijvoorbeeld een manager, een formulier invult voor de nieuwe medewerker met alleen de benodigde velden Ook voor de nieuwe medewerker is het mogelijk om via een link toegang te krijgen tot een formulier in Visma.net HRM waarbij de eigen gegevens ingevuld kunnen worden Daarna kan HR deze gegevens inzien en eventueel verder aanvullen Pas als de invoer compleet is en de goedkeuring is gedaan, gaat de nieuw ingevoerde medewerker naar Visma.net Payroll Het is mogelijk om de medewerker, na de goedkeuring, niet automatisch te versturen naar Visma.net Payroll. Dit kan dan via een handmatige actie. Bijvoorbeeld zodra de VOG binnen is.  Nog een aantal verbeteringen rondom aanmaken gebruikersaccount en inzage van schermen als toekomstige medewerkers.   Kortom: een oplossing binnen Visma.net HRM voor alle Visma.net gebruikers en voor de nog in te voeren nieuwe collega!   Wat zit er in release 1.139.00? Het is mogelijk om een formulier te maken en deze toe te wijzen aan een bestaande gebruiker/gebruikersgroep of rol. In dit formulier is het mogelijk velden op te nemen uit de secties Werktijden en Positie.   Daarnaast is het mogelijk om in te richten dat medewerkers niet automatisch naar Visma.net Payroll worden gestuurd. Dit kan dan later als handmatige actie worden uitgevoerd.   Meer informatie over de gereleasde functionaliteit kun je vinden in de releasenotes van versie 1.139.00. Wat kan ik later in het jaar 2023 verwachten? Voor het formulier moeten ook de overige secties van de module Persoonsgegevens worden toegevoegd. Daar gaan we het komende jaar verder mee aan de slag.  Daarnaast komt er een optie om een 2e formulier aan te maken en die toe te wijzen aan de toekomstige medewerker. Deze hoeft dan nog geen gebruikersaccount te hebben in Visma.net HRM.  Hoe kan ik feedback geven? We horen graag jouw feedback! Zou je het volgende formulier willen invullen? Bij voorbaat dank! Ik wil het graag zien in plaats van lezen In deze video wordt kort het plan toegelicht voor het nieuwe medewerker proces. De gereleasde functionaliteiten in 1.139.00 worden verder toegelicht. Zelf kun je al aan de slag met het inrichten van het formulier om een beeld te krijgen hoe de eindoplossing eruit komt te zien. In de video nemen we jullie mee in de inrichting hiervan. 

Deze handleiding beschrijft de stappen die je als klant uitvoert ter voorbereiding op het gebruik van Digitaal Ondertekenen in Visma.net HRM met API integratie. Daarnaast beschrijft het de stappen die nodig zijn voor de aanvraag.

Een korte update over het nieuwe medewerker proces.  Nieuwe medewerker proces 1.139.00 Bij de release van versie 1.139.00 zijn de eerste stappen gezet in de nieuwe oplossing voor het invoeren van een nieuwe medewerker. Hiervoor is destijds een artikel geplaatst op de community waarin het plan kort wordt beschreven. Ook wordt beschreven wat er is opgeleverd in deze release en hoe je dit in gebruik kunt nemen of kunt testen. Meer hierover kun je lezen in het artikel, de releasenotes of kun je terugkijken in de video die via het artikel te bekijken is. Nieuw in release 1.140.00 In release 1.140.00 zijn er weer nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. In de vorige release hebben we een eerste stap gemaakt met het beschikbaar stellen van een formulier waarin velden uit de secties Werktijden en Positie opgenomen kunnen worden.  In release 1.140.00 hebben we ons gefocust op de oplossing voor de nieuwe medewerker.  Hiervoor zijn de volgende nieuwe functionaliteiten toegevoegd: Er is een 2e formulier beschikbaar. Er kunnen nu 2 formulieren worden ingericht.  De secties Persoonsgegevens, Adres, Bank en Officiële documenten zijn beschikbaar voor het formulier. Er kan een formulier aangewezen worden aan de nieuwe medewerker Er is een standaard uitnodigingsbericht beschikbaar met een link naar het formulier. Dit bericht kan naar eigen inzicht worden aangepast Het emailadres kan worden aangegeven waar de uitnodiging met het formulier naartoe verzonden moet worden Er is een optie om de uitnodigings email opnieuw te verzenden   Daarnaast is er inmiddels een overzicht beschikbaar waarop de medewerkers staan die niet automatisch verzonden worden naar Payroll, zie release 1.139.00. Dit is zowel op bedrijfsniveau als op masterniveau te gebruiken.  Wat kan ik later dit jaar verwachten Uiteraard blijven we doorgaan met het ontwikkelen van deze functionaliteit. In de volgende release voegen we weer meer secties toe aan de formulieren.  De actievragen willen we in het formulier gaan ondersteunen. Zo kunnen jullie zelf bepalen welke informatie er nog meer uitgevraagd moet worden. Ook zullen we de functionaliteit met officiële documenten uitbreiden doordat je kunt instellen in welke edossier map een document type terecht moet komen. En uiteraard willen we hier in 2024 doorgaan met de verdere geplande ontwikkelingen. Presentatie In de diverse gebruikersgroepen en releasedemo’s wordt bovenstaande gepresenteerd. Hier is een video beschikbaar waarin we kort uitleggen wat er nu beschikbaar is!   Tips voor bij het testen Misschien kun je niet wachten om aan de slag te gaan met het testen. De volgende tips kunnen hierbij helpen: Let op de instelling op tabblad algemeen bij 'Rol centrale invoer'. Deze instelling negeert wat er bij de stappen bij 'Wie doet het' is ingesteld. Als hier bijvoorbeeld rol HR staat, wordt het formulier niet toegewezen aan de medewerker, maar aan de rol HR.  Als je de link wilt testen die in de uitnodigings e-mail is verzonden, open de link dan in een andere browser dan de browser waar je al bent ingelogd. Je kunt de link ook plakken in een incognito browser.